Forenkle og forbedre med LEAN på UNN v/pasientforløpskoordinator Merete Postmyr

Transkript

1 Forenkle og forbedre med LEAN på UNN v/pasientforløpskoordinator Merete Postmyr

2 Hva er Lean? Metodikk og filosofi for kvalitetsforbedring. Avdekke plunder og heft ved å gjennomgå arbeidsprosesser i detalj, fjerne flaskehalser og skape flyt i den forbedrede prosessen ved hjelp av standardisering og kundefokus/pasientfokus 2

3 Lean skal understøtte tversgående prosesser, og kartlegge pasientforløp på tvers av avdelings- og klinikkgrenser. Lean betyr slank/redusere variasjon (forenkle, standardisere, skape flyt og forutsigbarhet) Ta bort det som ikke skaper verdi Lean handler i all hovedsak om å få gjennomført de riktige tingene på de riktige stedene, til rett tid, i riktig mengde Forbedring med Lean er 20% metodikk..resten er kultur og holdning.

4 Hastegradsprosjektet Akuttmottaket April 2010 Oktober 2011 Innføre triage/hastegradsvurdering som metode for akuttmottaket (et system som sikrer at de pasientene som trenger raskest medisinsk hjelp får det) Sikre forsvarlig vurdering og behandling av ø-hjelpspasienter i Akuttmottaket. Redusere individuell variasjon i pasientvurdering og arbeidsflyt. Prosjektleder Inghild Nerland

5 Prioritering og hastegrad ut fra vitalparametre og kontaktårsak Fem sorteringsnivå; fire av dem utgjør prioritetsnivå 1-4 (rød, oransje, gul og grønn), det femte er et sorteringsnivå (blå) for pasienter med enkle problemstillinger som ikke trenger triage Kontaktårsak/ESS vil kunne gi pasienten en høyere prioritet i de tilfellene hvor vitalparametre er normale eller gir lav prioritet utgjør en ekstra sikkerhet for tilsynelatende upåvirkede pasienter med en potensielt alvorlig/livstruende tilstand

6 Endringer i arbeidsoppgaver i og mellom personalgrupper Kontorpersonell overtar flere oppgaver og oppdaterer EPJ som styringsverktøy Koordinerende sykepleier mer fristilt som arbeidsleder Pleiepersonellet jobber etter fastlagte algoritmer vedr observasjon og prosesstiltak Bruk av hastegrad for å prioritere ressurser til pasienter i samarbeid med andre

7 Kontinuerlig forbedring i akuttmottaket som følge av LEAN Susan Amdal Avd.leder de riktige tingene på de riktige stedene, til rett tid, i riktig mengde Silja M. Jensen superbruker IKT-systemer

8 Forenkle og forbedre med LEAN Eksempler fra kontortjenesten på UNN v/ Silja Mikkola Jensen Prosjektmedarbeider kvalitet & Superbruker Akuttmedisinsk Klinikk UNN Tromsø

9

10 Kontortjenestens oppgaver Sekretær i vaktteam Motta melding om pasient Vedlikeholde sengepostlisten Henvendelser i ekspedisjon, pasienter, pårørende, drosje, helsepersonell Primærdrift telefoner, interne og eksterne Pasientbetaling (betalingsterminal) Tilgjengelighetsarbeid Kontor Akuttmottak Registrere pasienter ut av Akuttmottaket; post eller poliklinikk Utenlandske gjestepasienter dokumentasjon og frakturering Skriving og skanning av pasientdokumentasjon Reiseplanlegging og bestilling Pasientbeatling (giro) Dips support utenom HN- IKT Brukerstøttes åpningstid for alle UNNs lokalisasjoner, somatikk og psykiatri. Tilgjengelighetsarbeid Kontortjenesten har katastrofeberedskap Postsekretær Observasjonpost Henvendelser i ekspedisjon og på telefon Post inn/ut Journalrydding Matbestilling Skriving av pasientdokumentasjon Registrere diagnoser og prosedyrer Reiseplanlegging og bestilling Tilgjengelighetsarbeid

11 Akuttmedisinsk Klinikk UNN Tromsø

12 MISSION STATEMENT Formål; Helhetlig gjennomgang av dokumentasjonsflyt for Ø-hjelpsprosessene via Akuttmottaket. Tiltaksområder; Innføre en kvalitetskontroll der all informasjon inn i, og ut av Akuttmottaket monitoreres og kvalitetssikres. 1. Utvikle nye rutiner og verktøy som sikrer enhetlig og reproduserbar dokumentasjon. 2. Opplæring av personell

13 Kartlegging av registreringer 2 uker, januar 2012

14 Tiltak; egenvurderinger og rutinegjennomgang Tiltak; gruppevis rutinegjennomgang Gruppe 1 58 rutiner Gruppe 2 39 rutiner Gruppe 3 15 rutiner 1:1 25 rutiner/7 ansatte Rutinegjennomgangene Praksis med oppgaver i Dips Kursbase Bakgrunnsinfo, f.eks styrende rutiner fra DocMap Diskusjon (Jeg opplevde at Hva er korrekt å gjøre?)

15 Resultat (halvveis)

16 Tiltak; rask tilgang til mye brukte og komplekse rutiner. Laminerte rutinekort festet til hver datamaskin. Opprette ukjent ID. Innlegging/overflytting. m.v. Flytskjema i plakatstørrelse Utenlandske pasienter; dokumentasjonskrav og fakturering Reisebestilling; pasient/ledsagers krav på skyss

17 Poliklinisk pasient får ettersendt giro i posten Ca 15 giroer i retur per måned. 10 minutter arbeidstid å finne korrekt adresse m.v Betalingsterminal Tiltak; Betalingsterminal for direktebetaling Ønsker pasienten giro får h*n denne i hånden fremfor i posten. Resultat; Sparer 30 timer oppretting/år ved å flytte arbeidsoppgaven fra kontor til ekspedisjon Bedre arbeidsfordeling Sparer porto

18 Gjennomføre rutinegjennomgang/opplæring for alle. Ny kartlegging av feil for å se om målet er nådd, identifisere problemområder som evt. ikke er dekket. Delegere kontrollpunkter til personale i vakt. Alle ansatte vil være ansvarlig for en liten bit av kvalitetssikringen, finner og korrigerer feil og mangler, rapporterer målepunkter jevnlig. (Forhåpentlig resultat; større eierskap/ansvarliggjøring). Når ombygging ferdig; kontortjenesten sitter samlet optimalisere arbeidsfordeling/-flyt for å sikre max kvalitet og effektivitet. Når ombygging ferdig; kun relevante ting skal flyttes til nytt kontor. (Resultat; ingen unødig tidsbruk på å lete etter noe man trenger for å utføre jobben.) Mer flisespikkeri

19 Takk for oppmerksomheten tlf: