Bakgrunn: Varsel om pålegg, Arbeidstilsynets God Vaktkampanje har avdekket avvik knyttet til ubalanse mellom oppgaver og ressurser.

Transkript

1 Samsvar mellom oppgaver og ressurser førstelinjelederes arbeidssituasjon Bakgrunn: Varsel om pålegg, Arbeidstilsynets God Vaktkampanje har avdekket avvik knyttet til ubalanse mellom oppgaver og ressurser. Nå-situasjon: Førstelinjeledere opplever å ha fått økt arbeidsmengde, spesielt mht adm. oppgaver og innføring av nye systemer. Mål: Frigjøre tid for førstelinjeledere for å hindre ubalanse mellom oppgaver og ressurser Styringsvariabel: Førstelinjelederne har oppnådd 10% forbedring mht frigjøring av eksisterende arbeidsoppgaver, som kan brukes til andre gjøremål, innen utgangen av. - Sett i forhold til resultatet av utført 0 punkt analyse. Kritiske suksessfaktorer Faktorer/forhold som hindrer suksess Kortfattet oppsummering av nåsituasjonen ift faktorer/forhold som hindrer suksess Opprettelse av vikarpool avlaster og Vikarpoolen kan ikke skaffe Enkelte bruker en del tid daglig på å frigjør tid for enkelte ledere slik at vikarer, slik at førstelinjeledere skaffe vikarer. Uforutsigbarhet mht disse bruker minst mulig tid på å fortsatt må kontakte egne vikarer vaktplanlegging, slitasje på ansatte. skaffe vikarer. eller byrå. Sannsynlighet Konsekvens Risiko (1-5) (1-5) Grønn Gul Rød Datasystemet GAT frigir tid til førstelinjeledere & ledere i legestillinger. GAT krever for mye tid av førstelinjeledere. Første linjeledere opplever GAT som et hjelpemiddel, mens enkelte mener det representerer merarbeid og stor arbeidsbelastning. 3 5 x Optimal bemanningsplanlegging slik at bemanningen er i tråd med løpende oppgaver. Arbeidsmengde står ikke i forhold til bemanningen og ressurser. Grunnbemanning oppleves ikke å stå i forhold til pleietyngde, oppgaver og arbeidsbelastning. 4 4 x Samarbeid på tvers av avdelinger innen yrkesgrupper. Riktig kompetanse på rett sted til rett tid. Manglende samarbeid på tvers av avdelinger innen yrkesgrupper som sikrer riktig kompetanse på rett sted til rett tid. I perioder med stor pleietyngde oppleves arbeidsbelastning som stor på poster med for lav bemanning i forhold til pleietyngden. 4 3 x Pasientflytkooridinatorer medvirker til reduksjon og fordeling av overbelegg og avhjelper sengepostene med fordeling av pasienter i løpet av døgnet. MOBA konseptet fungerer. Manglende samarbeid og forståelse på tvers av organisasjonen. Vansker med å flytte pasienter til andre avdelinger. Ikke nært nok samarbeid mellom mottak, avdelinger og pasientflytkoordinatorerne. Korridorpasienter og uteliggere oppleves fortsatt som et problem i organisasjonen.

2 Kritiske suksessfaktorer Faktorer/forhold som hindrer suksess Kortfattet oppsummering av nåsituasjonen ift faktorer/forhold som hindrer suksess Maksimal utnyttelse av hotellsenger Dårlig utnyttelse av hotellsenger. Hotellet blir ikke benyttet optimalt for for frigjørelse av pasientsenger. frigjøring av pasientsenger. Sannsynlighet (1-5) Konsekvens Risiko (1-5) Grønn Gul Rød Organisasjons- og fullmaktsstrukturen er på plass, slik at lederlinjene er klare og forståelige. Uklare fullmaktsstrukturer skaper frustrasjon og merarbeid. Organisasjonsstrukturen er ukjent. Fullmaktsstrukturen er på et for høyt ledernivå og ikke spesifikk nok. Organisasjonskarter for hele foretaket er ikke tilgjengelige. Pålagte arbeidsoppgaver står i forhold til tilgjengelige ressurser, oppgaver, verktøy, utstyr, opplæring, kompetanse, funksjonsbeskrivelse, osv. Mangelfull opplæring, kompetanse, ressurser, verktøy, arbeidsmengde, osv. som hindrer førstelinjeleder i å utføre pålagte arbeidsoppgaver på en tilfredsstillende måte innenfor gitte rammer. Flere har opplevde at grunnbemanningen synes å være for lav. Årsaker kan være budsjettmessige forhold, manglende vurdering av alternative løsninger for oppgavefordeling og arbeidsorganisering. Spesielt bruk av IT baserte datasystemer tar for mye tid vekk fra lederoppgaver. Behersker ikke alle dataverktøy. Mange ledere ønsker mer stab støtte personell. 3 4 x

3 Vedlegg 2 Tiltaksplan Helse Stavanger HF Dato: Deltatt ved utarbeidelse: Birthe Helland, FHVO og Anne Berte Vigrestad, HMS sjef Prioritering 2 Førstelinjeledere, inkl. lege ledere må Opprettelse av intern vikarpool for somatikken. M. Jonassen. Feb. Antall vikarer skaffet fortsatt ringe til egne vikarer eller byrå for å Tilsetting av leder for vikarpool. M. Jonassen Feb. gjennom intern skaffe vikarer. Antall vikarer skaffet via intern vikarpool M. Jonassen. Des. vikarpool brukes som ordning. måleparameter. 0-punkt fastsettes ved tilbakemelding fra 20 avdelinger. A.B.Vigrestad Feb. Bedre opplæring av ringsenter i GAT og utsendelse av SMS m/forespørsel om vakter. S.Haugland Vår GAT krever for mye tid av førstelinjeledere og oppleves som meget arbeidskrevende. Vurdere oppgavefordeling. Bistå leverandør med forslag til forbedringer av systemet. Ca. 1-1,5 år etter at et forslag blir prioritert før det kommer i ny versjon. Linjeleder Alle, men S.Haugland hovedansvarlig Pågående aktivitet Kontinuerlig Kontinuerlig prosess. Noe forbedring av funksjonalitet ventet i ny versjon våren. Se på oppgavefordeling og mulighet for delegering i fht oppgaver relatert til GAT. Eget prosjekt i Psykiatrisk divisjon for å se på dette. Også andre divisjoner følger opp dette. Divisjonene Våren Tilby GAT-kurs jevnlig. S Haugland Kontinuerlig Vurdere mulige tiltak for forbedringer av responstid i GAT. S Haugland Våren

4 Prioritering 1 Arbeidsmengde står ikke i forhold til bemanningen og ressurser. Aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging. Pilot i Kirurgisk divisjon med utprøving av veileder. Utarbeidelse av erfaringsrapport. Kurs i aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging. Oversykepleier Kirurgisk divisjon S. Haugland Start 2011 Erfaringer fra pilot, Kirurgisk divisjon & LEAN deles med enheter. Via læringsportalen. Iverksatt prosjekt på intensiv avd. LEAN. Utarbeidelse av erfaringsrapport. Sekretærprosjektet i Psykiatrisk divisjon. Kartlegging av pleietyngde via SVIPS Avdelingssykepleiere For iverksetting av tiltak. 1 Liten grad av samarbeid på tvers av avdelinger innen yrkesgrupper som sikrer riktig kompetanse på rett sted til rett tid. 2 Ikke god nok pasientflyt som medfører opphoping og overbelegg av pasienter. Helse Stavanger HF ved Medisinsk divisjon skal delta i det regionale KLEM (kompetanse, lederskap, endring og medarbeiderskap) prosjektet. Utpekt leder for pasientflytkoordinatorer. Daglige møter med evaluering av effektivitet. Prosjektleder for økt bruk av hotellsenger. Månedlige målinger av benyttede hotellsenger S. Skeie. - Prosjektet er et forskningssamarbeid mellom Helse Vest, NTNU og datafirmaet Dossier. T. Alsvåg Tilsatt. Innført. Tilsatt Månedlige oversikter utarbeides 2 Uklare fullmaktsstrukturer skaper frustrasjon og merarbeid da den er på et for høyt ledernivå og ikke spesifikk nok. Organisasjonsstrukturen er ukjent. Revisjon av fullmaktsstrukturen. Organisasjonskarter utarbeides for hele foretaket og gjøres tilgjengelige Revisjon av organisasjonsnivå 3 & 4 Administrerende. M.Jonassen / er M.Jonassen Fullmaktsstrukturen ned på et lavere nivå.

5 Prioritering 1 Pålagte arbeidsoppgaver står ikke i forhold budsjettet er lagt opp slik at divisjonene Administrerende til tilgjengelige ressurser og økonomiske kan administrere dette innenfor tildelte / rammer. økonomiske rammer. Mangelfullt kjennskap og opplæring i er foretakets styringssystem og verktøy. Basisprogram for ledere og lederskolen via M.Jonassen /2011 læringsportalen