Hvordan kan LEAN understøtte organisasjonsutvikling i et helseforetak? Juni 2010 Marit Lind UNN HF 1

Transkript

1 Hvordan kan LEAN understøtte organisasjonsutvikling i et helseforetak? Juni 2010 Marit Lind UNN HF 1

2 Et foretak i Helse Nordgruppen Nord-Norges største arbeidsgiver ansatte Budsjett 5,3 milliarder Største arbeidsgiver i flere lokalsamfunn Nest største forskningsvirksomhet (etter UiT) UNN HF Juni 2010 Marit Lind UNN HF 2

3 Langsiktig utviklingen av UNN Fase 1 Ny organisasjons- og ledelsesstruktur Som reduserer avstanden mellom kjernevirksomheten og toppledelsen Tydeliggjør den ledelsesmessige linjen i organisasjonen Styrker medvirkningen fra ansatte og brukere Fase 2 Dokumentere kvalitet og prioritere riktig Bedre samhandling og helhetlige pasientforløp Juni 2010 Marit Lind UNN HF 3

4 Styrevedtak i sak 55 og 84/2007 Oppdraget til det langsiktige utviklings- og omstillingsprosjektet (LUO) var:..å utvikle en organisasjonsmodell som skulle sette UNN i stand til å løse sine oppgaver mest mulig effektivt med høy kvalitet og god service; herunder å etablere systemer for bedre samhandling og helhetlige pasientforløp. Juni 2010 Marit Lind UNN HF 4

5 Utgangspunktet Et av landets beste sykehus, men Ikke investeringsmidler For lite forskning Fragmentert struktur Svake samhandlingsfunksjoner Landets dyreste sykehus To lokalsykehus som skulle integreres i organisasjonen Juni 2010 Marit Lind UNN HF 5

6 Målene for LUO 1. Styrke UNN som universitets- og regionsykehus 2. Forbedre lokalsykehusfunksjonene 3. Oppnå drift i økonomisk balanse 4. Redusere opplevd misforhold mellom oppgaver og ressurser 5. Utvikle en ny og felles organisasjonskultur Modernisering av UNN og Det helsevitenskapelige fakultet Juni 2010 Marit Lind UNN HF 6

7 Hovedstrategier for å løse utfordringen Færre og større driftsenheter Færre mellomledere Radikal omlegging fra døgn- til dagbehandling Forbedring av pasientforløp (lean) Prioritering på alle nivåer i organisasjonen Arealfortetting Kvalitet og forskning Sterk satsing på ledelse Faglig styring av økonomien! Juni 2010 Marit Lind UNN HF 7

8 Årsresultat UNN pr feb Juni 2010 Marit Lind UNN HF 8

9 Kan vi leane pingvinen? Juni 2010 Marit Lind UNN HF 9

10 Hvorfor pasientforløpstenking? Gjennomført stor organisatorisk endring i UNN - nå skal den fylles med innhold! Vi skal ha fokus på måten vi jobber på vi har alltid potensial for å jobbe smartere, for å Bedre kvaliteten, faglig og pasientopplevd Frigjøre ressurser til nye satsinger, svakere områder, forskning, fagutvikling Motvirke tendensene til at hver klinikk i foretaket blir et eget sykehus (E.Bugge juni 2010) Juni 2010 Marit EB Lind UNN HF 10

11 Noen viktige spørsmål Gjør vi jobben på best mulig måte? Eller gjør vi som vi gjør fordi det har vi alltid gjort? Utnytter vi for eksempel potensialet i EPJ og andre systemer godt nok eller gjør vi som vi gjorde før? Hvert ledd fungerer oftest svært godt, men klarer vi å trekke godt nok i takt? Er tannhjulene i maskineriet godt nok synkronisert? (E.Bugge juni 2010) Juni 2010 Marit EB Lind UNN HF 11

12 Forbedringsarbeid Omfattende kvalitets- og forbedringsarbeid pågår til enhver tid ved UNN innsatsen har vært fragmentert dels manglet ledelsesmessig forankring og oppmerksomhet, planmessig strategisk innretning og/eller koordinering over seksjonsog avdelingsgrenser. implementering og det å holde fast på forbedringer har vært UNNs akilleshæl. Juni 2010 Marit Lind UNN HF 12

13 Pasientforløpsarbeidet Startet i 2008 LEAN ble valgt som metode Prosjektorganisert med egen strategi ut 2011: Sunn fornuft satt i system Direktørens ledergruppe vedtar nye prosjekter Prioriterer tversgående og klinikkovergripende prosjekter Unngå overbelastning av kjernevirksomheten Juni 2010 Marit Lind UNN HF 13

14 Pasientforløpsarbeid er å: Øke fokus på kvalitet og verdi for pasienten Strømlinjeforme forbedringsprosesser - skape forbedringskultur Utvikle medarbeiderne - videreutvikler medarbeidere gjennom jobben Juni 2010 Marit Lind UNN HF 14

15 5 lean-prinsipper Hva skaper verdi for pasienten Tegn opp verdistrøm, fjern aktiviteter uten verdi Skap flyt omkring de verdiskapende aktiviteter Innfør nye styringsprinsipper Løpende forbedringer Juni 2010 Marit Lind UNN HF 15

16 Organisering av prosjektene Styringsgruppe Klinikksjefer Tillitsvalgte Direktørens ledergruppe Prosjektleder/stab Lean-kompetanse Opplæring fasilitering Prosjektgruppe avdelingsledere Fokusgruppe Fagfolk Brukere Partnere Juni 2010 Marit Lind UNN HF 16

17 Til å oppnå forbedringer for: Pasientene Medarbeiderne Sykehuset Hva bidrar leanmetodikken til i pasientforløpsarbeidet hos oss? Vi effektiviserer arbeidets gang ved å redusere de ikkeverdiskapende prosesser på bakgrunn av medarbeidernes forbedringsforslag. Lean understøtter tversgående prosesser, og kartlegger pasientforløp på tvers av avdelings- og klinikkgrenser. Skaper bedre flyt i forløpene og derved forbedringer gir øket kvalitet for både pasienter og ansatte (standardiserer, skaper forutsigbarhet) Redusere plunder og heft Juni 2010 Marit Lind UNN HF 17

18 Juni 2010 Marit Lind UNN HF 18

19 Linje og lederforankring Forankret i styret Forankret hos direktør LEAN ble valgt som metodikk Ledergruppen fikk overordnet innføring i metoden Juni 2010 Marit Lind UNN HF 19

20 Linjeforankring Ass.dir leder styringsgruppene for de store klinikkovergripende prosjektene Prosjektleder deltar i øvrige styringsgrupper Klinikk- og senterledere har hovedansvar for implementering Juni 2010 Marit Lind UNN HF 20

21 Ledere og enheter settes under lupen Direktør Klinikksjef Avdelingsleder Klinikksjef ønsker direktørens oppmerksomhet, men ikke innblanding. Avdelingsleder ønsker klinikksjefs oppmerksomhet, men ikke innblanding. Lean, drevet av medarbeiderne, genererer en omfattende katalog av forbedringsmuligheter som ikke nødvendigvis harmonerer med det bilde lederen har gitt sin overordnede Det er derfor krevende å lede enheter som settes under lupen Juni 2010 Marit Lind UNN HF 21

22 Ansvarliggjøring Implementering kanskje det vanskeligste Ikke slippe for tidlig Sikre ryddig overlevering av ansvar Etterspørre Juni 2010 Marit Lind UNN HF 22

23 Oppfølging Stiller krav til dokumentasjon Målinger før og etter Etterspørres av direktør som en del av dialogavtalen/oppfølgingsmøtene med alle klinikk- senter- og stabsledere Tilsvarende på neste ledernivå Sette av ressurser/frigjøre tid Juni 2010 Marit Lind UNN HF 23

24 Lean og ledelse Det er medarbeiderne som kommer med endringsforslagene Forsiktig med å legge for sterke føringer i mandatet kan drepe prosessen Lederne må ta det som kommer kanskje ikke de forslagene man selv primært ønsker Juni 2010 Marit Lind UNN HF 24

25 Lean for leder Fokus på endring Fokus på kvalitet Fokus på prosedyrer Gjør de ansatte til medledere de tar ansvar for prosessene, mange blir mer motivert Flere medarbeidere ser mer av helheten, øker forståelsen for andre brikker i systemet Juni 2010 Marit Lind UNN HF 25

26 Status pr juni vedtatte prosjekter, herav: 7 iverksatte i linja, 6 implementeres nå, 4 igangsatt i vår 6 planlagt oppstart Juni 2010 Marit Lind UNN HF 26

27 Omfang pasientforløp 2010 Nov 2009 jan 2010 mars 2010 mai 2010 juli 2010 Sepsis I, klassifisere Sepsis II, plassering og oppfølg Servicetorg HR Tromsø Lab Harstad Lab Narvik PK Punksjonscytologi Inntak rus Oppmøte rus Utskr alderspsykiatri Flyt barne- og ungd.psyk Lungekreft hjerneslag Pasientflyt akuttenhet allmennpsyk. Døgnrytme sengepost med.kl PF Elektiv koronar angiografi Pasientforløp MS PF Gastroenterologi Henvisn ryggpasienter Hastegrad i akuttmottak, flyt videre i UNN Forskningsprosessen UNN - UiT Standardisere forløp Hofte kne proteser Juni 2010 Marit Lind UNN HF 27

28 Pasientforløpsarbeidet legger til rette for forskning og kvalitetsregistre Pasientforløpsarbeidet skal dokumentere varige og etterprøvbare resultater Stor oppmerksomhet fra studenter og forskningsmiljøer Følgeforskning; Dr Grad Fra Toyota til UNN. Effekt på pasientbehandlingen, for de ansatte og for effektiv ressursutnyttelse skal måles UNN som laboratorium Kvalitetsregister innen lungekreft, hjerneslag og sepsis i gang/under planlegging Juni 2010 Marit Lind UNN HF 28

29 Behandlingsforløp for lungekreftpasientene 19. okt 09 Utformet et smidig behandlingsforløp for lungekreftpasienter i UNN med fokus på å korte ned tidsforløp fra symptomdebut til behandling til 4 uker. Før: Median 64, snitt 107 dager, nå (de første 35 pasienter): 14 dager Juni 2010 Marit Lind UNN HF 29

30 Prøvetakingsenheten 6. nov 09 Juni 2010 Marit Lind UNN HF 30

31 Hvor tilfreds er du med din arbeidsdag i prøvetakingsenheten? % 30 Før Lean Etter Lean I svært stor grad I stor grad I noen grad I liten grad I svært liten grad/slett ikke Juni 2010 Marit Lind UNN HF 31

32 Hvordan kan LEAN understøtte organisasjonsutvikling i et helseforetak? Metoden i seg selv ikke avgjørende, men gjøre et valg skolere/gjøre kjent/standardisere Systematisk arbeid med pasientforløp har fokus på forbedringer av kjernevirksomheten i foretaket og understøtter på denne måten organisasjonsutviklingen Juni 2010 Marit Lind UNN HF 32

33 Oppsummerte erfaringer Være forankret i ledelsen Ha fokus på pasienten og kvaliteten på våre tjenester Være medarbeiderbåret Være et kontinuerlig forbedringsarbeid hvor effektmålinger står sentralt og etterspørres Være et verktøy for å minske misforholdet ansatte opplever mellom de oppgaver som skal gjøres og de ressurser vi har tilgjengelig (god vakt) - ikke benyttes til nedbemanning og innsparing Juni 2010 Marit Lind UNN HF 33