GNA fase 3. Felles krav innen helse, miljø og sikkerhet HMS: Utviklingsplan Mars 2008 Revidert mai 2008

Transkript

1 GNA fase 3 HMS: Utviklingsplan Mars 2008 Revidert mai 2008

2 Forord Prosjektet er et delprosjekt i det nordiske prosjektet Gemensam nordisk anläggningsmarknad GNA initiert av Nordisk ministerråd og gjennomført av nordiske veg- og jernbaneetater. I GNA-prosjektets fase 3 ( ) skal delprosjekt HMS utarbeide forslag til felles utviklingsplan for HMS. Den foreliggende rapporten omhandler prosjektgruppens forslag til denne felles utviklingsplanen. Tidligere arbeid i denne fasen omfatter forslag til HMS-indikatorer og rapporteringsopplegg (rapport fra delprosjektet i juni 2007 med revisjon i november 2007) samt forslag til incitamentsordninger og sanksjoner (rapport fra delprosjektet i november 2007). I neste omgang vil prosjektgruppen i samarbeid med styringsgruppen for GNAprosjektet starte arbeid for å skape holdninger i forhold til sikkerhetsfokus, og ut fra forslag til intern samordning ta initiativ for å avklare mulighetene for et felles nettverk med tilsynsmyndigheter og andre aktører for samordning innen HMS-området. Jon Rømoen (prosjektleder) Statens vegvesen Norge Mai 2008 HMS: Utviklingsplan Side 2

3 Innhold 1 GNA-prosjektet: Delprosjekt HMS Anbefaling til etatsledelsen Forslag til utviklingsplan Grunnlag Faser og mål Tidsplan Utviklingsplan: Aktiviteter... 8 Vedlegg 1 Prosjektdirektiv Dokumenthistorie Arkiv: VN/15047/Rapport/GNA Fase 3 HMS-Utviklingsplan Rapport ver Dato Revisjon Sign Fordeling Revidert navn på fase etter kommentar fra styringsgruppen JMJ JR, JEL, K-pers., B. E. Selnes Versjon oversendt GNA-styringsgruppen v/b. E. Selnes Versjon oversendt GNA-styringsgruppen v/b. E. Selnes JMJ JR, JEL, K-pers., B. E. Selnes Versjon for kommentering av kontaktpersoner JMJ JR, JEL, K-pers Første versjon av rapport JMJ JR, JEL HMS: Utviklingsplan Side 3

4 1 GNA-prosjektet: Delprosjekt HMS Prosjektet Gemensam Nordisk Anläggningsmarknad, GNA, er etablert på oppdrag fra Nordisk ministerråd og er et samarbeidsprosjekt mellom veg- og jernbaneetatene i Norden, med unntak av Jernbaneverket i Danmark. Hensikten med prosjektet er å sikre et felles og velfungerende anleggsmarked i Norden, og bidra til et bedre samarbeidsklima mellom bestiller og utførende. Arbeidet i GNA-prosjektet i , fase 3, omfatter også virksomhet innen delprosjektet Felles krav innen HMS. Deltagere i fase 3 er vegetatene i Danmark, Finland, Sverige og Norge, samt jernbaneverkene i Sverige og Norge. Følgende deloppgaver skal bearbeides: utarbeide forslag til felles rapporterings- og evalueringsopplegg for HMS utarbeide forslag til et incitaments- og sanksjonssystem for HMS utarbeide forslag til en felles utviklingsplan for helse, miljø og sikkerhet (HMS) i de deltagende etatene i samarbeid med styringsgruppen 1. arbeide for å skape holdninger i forhold til sikkerhetsfokus 2. avklare mulighetene for et felles nettverk med tilsynsmyndigheter og andre aktører for samordning innen HMS-området Prosjektgruppens forslag til felles indikatorer og rapporteringsopplegg er presentert i en rapport datert juni Denne rapporten er revidert og gitt ut på nytt i november 2007 etter behandling i GNA-prosjektets styringsgruppe og etter gjennomgang med delprosjektets nordiske kontaktpersoner og bransjen i Norge. Prosjektgruppens forslag til incitaments- og sanksjonssystem er presentert i en rapport datert november Den foreliggende rapporten inneholder prosjektgruppens forslag til felles utviklingsplan for HMS. Prosjektet er gjennomført av en prosjektgruppe som består av: Jon Rømoen, Statens vegvesen, Norge (prosjektleder) Jan Erik Lien, Statens vegvesen, Norge Johnny M Johansen, ViaNova Plan og Trafikk AS Kontaktpersoner i de øvrige nordiske land er: Erland Nydén, Banverket, Sverige Sven-Erik Hallberg, Vägverket, Sverige Kirsten M Kjærsgaard, Vejdirektoratet, Danmark Esko Tuhola, Vägforvaltningen, Finland Ove Knutsen, Jernbaneverket, Norge Hovedaktivitetene i delprosjektet knyttet til utviklingsplanen har vært følgende: 1. Prosjektmøte 18. desember 2008 i København med drøfting av innhold i en utviklingsplan samt tidsperspektivet for gjennomføring. HMS: Utviklingsplan Side 4

5 2. Januar 2008: Utarbeidelse av skisse til utviklingsplan. 3. Februar 2008: Kontaktpersonene kommenterer skissen til utviklingsplan. 4. Seminar i Tromsø februar 2008 samt prosjektmøte i Tromsø 13. februar 2008 med presentasjon og drøfting av utviklingsplanen. 5. Revisjon av utviklingsplanen på grunnlag av drøftingene i Tromsø. 6. Kommentarrunde hos kontaktpersonene. 7. Mars 2008: Oversendelse av forslag til utviklingsplan til GNAstyringsgruppen for behandling i styringsgruppemøte 27. mars HMS: Utviklingsplan Side 5

6 2 Anbefaling til etatsledelsen Forslaget til utviklingsplan for HMS i de nordiske samferdselsetatene tar utgangspunkt i arbeidet utført i GNA-delprosjekt fase 2 (rapport juni 2006). Utviklingsplanen bygger videre på at delprosjektets forslag vedrørende HMS-indikatorer, rapporteringsopplegg, incitamenter og sanksjoner skal implementeres (rapporter november 2007). En viktig forutsetning for gjennomføring av utviklingsplanen er forankringen i etatens egen organisasasjon og hos entreprenørene. Dette arbeidet må ta utgangspunkt i en beslutning i etatsledelsen om gjennomføring av utviklingsplanen og en tydelig deltagelse av ledelsen i arbeidet med å informere om og begrunne styrking av HMSarbeidet. Etatene må legge ned ressurser i å konkretisere utviklingsplanen for egen etat og fastlegge ansvar for gjennomføring samt beslutte forpliktende milepeler. Forslaget bygger på en tidsplan som gir overgang til normal driftsfase etter 4 år. Avhengig av status i den enkelte etat og ambisjonsnivå for gjennomføringen kan den enkelte etat beslutte raskere gjennomføring. Forslag til tidsplan for igangkjøring av arbeidet med utviklingsplanen er vist nedenfor. Aktivitet Ansvar Tidspunkt Forslag til utviklingsplan oversendes til Arbeidsgruppen Innen styringsgruppen Behandle forslag til utviklingsplan Styringsgruppe Oppstart etableringsfase Arbeidsgruppe April/mai 2008 Kontaktpersoner Etatsvis arbeid med etableringsfasen Etatene Mai desember 2008 Møte for informasjon, erfaringsutveksling, støtte, evaluering, mm Arbeidsgruppe Kontaktpersoner Høsten 2008 Dersom det vedtas å gjennomføre utviklingsplanen som foreslått, bør det etableres et felles prosjekthotell (e-rom) for lagring av felles dokumenter samt nasjonale dokumenter knyttet til gjennomføringen av planen. Dette vil lette erfaringsoverføring og effektivisere samordningen på nordisk plan. HMS: Utviklingsplan Side 6

7 3 Forslag til utviklingsplan 3.1 Grunnlag Grunnlaget for utviklingsplanen utgjøres av: GNA fase 3 - prosjektdirektiv GNA Felles krav innen Helse, miljø og sikkerhet Juni 2006 GNA fase 3 HMS-indikatorer og rapporteringsopplegg Juni 2007 Revidert november 2007 GNA fase 3 HMS: Incitamenter og sanksjoner November Faser og mål Gjennomføringen av utviklingsplanen omfatter tre faser (som foreslått i GNArapporten fra 2006) med hovedmål som vist nedenfor: Fase Mål Etableringsfase 1. Hovedbeslutning om gjennomføring av utviklingsplan med fastlegging av mål 2. Etablering av konkrete HMS-rutiner for virksomheten 3. Forankring av mål og utviklingsplan i organisasjonen 4. Sikring av engasjement for utviklingsplanen hos entreprenørene og deres organisasjoner 5. Involvere tilsynsmyndighet Tilpasningsfase 1. Iverksetting av aktiviteter som er nødvendig for å gjennomføre utviklingsplanen og implementere vedtatte HMS-rutiner 2. Oppfølging, evaluering og justering av HMS-rutinene Driftsfase 1. Fortløpende justering av ambisjoner og rutiner for å få rett detaljeringsgrad samt effektivisere HMS-arbeidet Disse felles målene kan suppleres med etatsspesifikke mål for den enkelte fase. HMS: Utviklingsplan Side 7

8 3.3 Tidsplan Utviklingsplanen skal dekke 5-års-perioden Forslag til tidsplan for gjennomføringen er vist nedenfor: Fase Etableringsfase Tilpasningsfase Driftsfase Den enkelte etat kan vedta en forsert framdriftsplan i forhold til den angitte tidsplanen. 3.4 Utviklingsplan: Aktiviteter Aktivitetene i de enkelte fasene er vist nedenfor. Etableringsfase Mål Ressursbehov Forankring i egen organisasjon HMS-rutiner Fastlegge HMS-status i etaten Fastlegge mål for utvikling innen HMS i etaten Mål bør i første omgang settes relatert til status i bransjen i de respektive land. Avklare ressursbehov for Gjennomføring av utviklingsplanen Drift av HMS-arbeidet Informere om og begrunne styrking av HMS-arbeidet (ledelsesansvar). Vurdere utarbeidelse av felles informasjonsmateriell for bruk i dette arbeidet. Fastlegge HMS-rutiner mht: HMS-indikatorer Rapporteringsrutiner Incitamenter og sanksjoner Kontraktskrav Opplæring ift risiko Entreprenører og deres organisasjoner Fastlegge HMS-krav i kontraktene, inkludert bestemmelser om incitamenter og sanksjoner Fastlegge ambisjonsnivå og krav til opplæring ift aktuell risiko i det enkelte prosjekt/kontrakt (hos byggherre og entreprenør) Sikre forståelse og engasjement hos entreprenørene for utvikling av HMS-arbeidet gjennom informasjon fra byggherren HMS: Utviklingsplan Side 8

9 Nøkkelpersoner Tilsynsmyndigheter Nordisk kontakt Identifisere og involvere nøkkelpersoner med hensyn til Strategisk: Personer som er viktige for beslutninger samt kan virke som pådrivere i utviklingen av HMS-arbeidet Praktisk: Personer som er viktige for den praktiske implementeringen og gjennomføringen av HMS-arbeidet i organisasjonen Etablere kontakt til tilsynsmyndighetene, avklaring av samarbeid nasjonalt og over landegrensene, blant annet med hensikt å få etablert bransjestatistikk for HMS i de respektive land. Kontakt mellom etatene for evaluering av framdrift og status, erfaringsoverføring, gjensidig bistand, mm (2 ganger pr år) Tilpasningsfase Utviklingsplan Evaluering og eventuell justering av utviklingsplanen med spesielt hensyn til Mål for utvikling innen HMS Ressursbehov Tids- og aktivitetsplan HMS-rutiner og kontraktskrav Opplæring HMS-analyse/vurdering HMS-indikatorer som konkurranseparameter Nordisk kontakt Rutiner og krav (inkludert krav til opplæring) gjennomgås og eventuelt justeres for å sikre rett ambisjons- og presisjonsnivå samt effektive arbeidsmåter Opplæring av nøkkelpersonell i HMS-rutiner (linjeledelse og støttepersonell) Rutiner for analyse og vurderinger av HMSresultater fastlegges Utrede hvilke HMS-parametre som kan nyttes som konkurranseparametre, fastlegge rutiner for dokumentasjon av oppnådde resultater, fastlegging av vurderingsprosedyre inkludert vekting ift andre konkurranseparametre Kontakt mellom etatene for evaluering av framdrift og status, erfaringsoverføring, gjensidig bistand, mm (2 ganger pr år) HMS: Utviklingsplan Side 9

10 Driftsfase Utviklingsplan Evaluering og eventuell justering av utviklingsplanen med spesielt hensyn til Mål for utvikling innen HMS Ressursbehov Tids- og aktivitetsplan HMS-rutiner og kontraktskrav Oppfølging Nordisk kontakt Evaluering og eventuell justering av HMS-rutiner og kontraktskrav Oppfølging av HMS-arbeidet mht måloppnåelse, opplæring, effektivisering, analyser, bruk av HMSresultater, mm Kontakt mellom etatene for evaluering av framdrift og status, erfaringsoverføring, gjensidig bistand, mm (1 gang pr år) Den enkelte etat kan vedta etatsspesifikke aktiviteter i tillegg til aktivitetene omtalt i utviklingsplanen. HMS: Utviklingsplan Side 10

11 Vedlegg 1 Prosjektdirektiv GNA fase 3 - prosjektdirektiv Bakgrunn, dagens situasjon Arbeidet i GNA-prosjektets fase to har avdekket at praksis og holdninger til HMS (helse, miljø, sikkerhet) i de nordiske land er forskjellig, og at det foreliggende offenlige statistikkmateriale er usikkert. Det foreligger ikke et enhetlig rapporteringsog evalueringsopplegg. Tilsynsmyndighetene arbeider på forskjellige måter, og de nasjonale tilpasningene av EU-direktivet er forskjellig. Bransjen i Norge og Sverige har meldt tilbake at de oppfatter dette som et viktig prosjekt om må gis høy prioritet. Flere selskaper arbeider med å etablerere en bedre HMS-praksis, og understreker betydningen av byggherrenes fokus og holdning. Det legges til grunn at veg- og jernbaneetatenes virksomhet skal gjennomføres ut fra prinsippet om at mennesker, materiell og miljø ikke skal påføres skade. Dette krever et holdningsmessig arbeid som krever tydelig toppledelsesfokus og ansvarsforståelse hos linjepersonell både på bestiller og utførerside. Mål Prosjektet skal utarbeide forslag til en felles utviklingsplan fra og med 2008 for helse, miljø og sikkerhet (HMS) i vegetatene i Danmark, Finland, Sverige og Norge, samt jernbaneverkene i Sverige og Norge. Som grunnlag for den felles planen skal det i løpet av 2007 utarbeides forslag til felles rapporterings- og evalueringsopplegg I samarbeid med delprosjekt felles anskaffelsespraksis skal det i løpet av 2007 utarbeides forslag til et incitaments- og bonussystem for HMS. I samarbeid med styringsgruppen skal det arbeides for å skape holdninger i forhold til sikkerhetsfokus, og ut fra forslag til intern samordning skal det tas initiativ for å avklare mulighetene for et felles nettverk med tilsynsmyndigheter og andre aktører for samordning innen HMS-området. Det forutsettes at et felles opplegg ikke medfører en vesentlig økning av ressursbehovet på bestillersiden. Risikovurdering Den viktigste risikofaktoren ligger i ulik forståelse og fokus på HMS-området, og at dette ikke gis tydelig ledelsesfokus. HMS: Utviklingsplan Side 11

12 Organisering Ansvarlig for delprosjektet er Jon Rømoen. Styringsgruppe og sekretariat vil engasjere seg sterkt i det holdningsdannende arbeid. Det etableres et nettverk bestående av ressurspersoner fra linjeorganisasjonen i etatene, bransjen og tilsynsmyndighetene i de ulike land. Nettverket vil kunne bidra til at tilsynsmyndighetene vil kunne utvikle en mer lik praksis på sikt. Kontaktpersoner: Erland Nydén, Banverket Anne Marie Flensted, Vejdirektoratet Esko Tuhola, Vägforvaltningen (opprinnelig Matti Piispanen) Sven-Erik Hallberg, Vägverket Ove Knutsen, Jernbaneverket Aktivitetsplan Aktivitet Beskrivelse Ansvar 1 Prinsippbeslutning om å etablere felles krav innen helse, miljø og sikkerhet Beslutte innføring av felles HMS-krav Høring og involvering i fagmiljø, byggherrer, rådgivere og entreprenører. Etablere et samarbeid med tilsynsmyndighetene Beslutning 11. oktober Prosjektgruppe/ linjeansvarlig 2 Utarbeide opplegg for felles rapportering 3 Utarbeide felles incitamentsordninger 3 Utvikle felles forståelse for HMSholdning 4 Etablere felles målsetting og plan for utvikling av HMS Bestemme måleparametere basert på felles definisjon og målemetode og opplegg for rapportering Forslag til incitamentsordning basert på felles rapportering og evaluering Seminarer, nettverksarbeid. Involvere bransje og tilsynsmyndigheter Utarbeide forslag til utviklingsplan fra 2008 Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Arbeidsgruppestyringsgruppe Arbeidsgruppe Beslutning av etatsledelse Tidsplan Aktivitet Tid 1 Prinsippbeslutning om innføring av felles funksjonskrav Høsten Forslag felles rapporteringssystem Juni 2007 beslutning om gjennomføring fra Felles incitamentsordninger Oktober 2007 beslutning om gjennomføring fra Felles utviklingsplan Desember 2007 beslutning om gjennomføring fra Utvikle felles nivå Nordisk evaluering Årlig 2008, 2009,... HMS: Utviklingsplan Side 12