R E N T V A N N T I L F O L K O G F J O R D Forvaltningsrevisjon. Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter. Kommentarer fra Vann- og avløpsetaten

Transkript

1 Forvaltningsrevisjon. Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter Kommentarer fra Vann- og avløpsetaten

2 Oppfølgingstiltak etter revisjonen: Revisjonsrapporten har initiert et prosjekt for etablering av en felles modell for gjennomføring av kommunens investeringsoppgaver. Ledes av Finansavdelingen. Tema for prosjektet: Budsjettering Konseptvalg Usikkerhetsanalyser Ekstern kvalitetssikring av løsningsvalg Gjennomføring Rapportering

3 Oppfølging i Vann- og avløpsetaten Innført konseptutvalgsmodell for kvalitetssikring og gjennomføring av store investeringsprosjekter: Espeland vannbehandlingsanlegg Konseptvalg Usikkerhetsanalyse med ekstern rådgiver Styringsgruppe med representanter utenfor etaten Masteroppgave i prosjektledelse med case fra oppgraderingen av Kvernevik renseanlegg. Oppgradering av de mindre renseanleggene: Justert tidsplan for gjennomføring for å sikre tilstrekkelig tid til planlegging, kvalitetssikring og gjennomføring, inkl. erfaringsoverføring fra anlegg til anlegg. Fylkesmannen har med denne begrunnelse godkjent utsettelse av frist for ferdigstillelse fra til Intern organisering og bemanning i etaten vil bli vurdert i lys av anbefalingene i rapporten.

4 Organisering av prosjekter: Vann- og avløpsetaten har gjennomført oppgraderingen av renseanleggene og byggingen av nytt biogassanlegg i samsvar med tidligere praksis, og som etter vår oppfatning har fungert godt: Tydelig ledelse av prosjektene i etaten. Lav intern bemanning og ikke dimensjonere organisasjonen for enkeltprosjekt. Eksterne rådgivere og byggeledere. Uten «sikkerhetsnett» i form av høye forhåndskalkyler. Kostnadsanslag basert på foreliggende oversikt og kunnskap. Fokus på levesyklus og driftskostnader. Rapportering ut av etaten ved tertialrapportering og budsjettbehandling. Sørge for kostnadsdekning gjennom budsjettjusteringer.

5 Organisering av prosjekt: Konsekvenser ved slik organisering: Avhengig av nøkkelpersoner med relevant kompetanse og erfaring. Krevende å erstatte personell som slutter. Fare for å «brenne ut» nøkkelpersoner. Prisgitt rådgivernes kompetanse. Sårbare i juridiske gråsoner mellom rådgivere og mellom leverandører.

6 Kommentar til rapporten Uavhengig kontroll av kostnadskalkyler var ikke et krav i BK. Byggherrerådgiver er en ekstern part, selv om den kanskje ikke i denne sammenheng kan karakteriseres som uavhengig Kontraktsalternativer og tekniske løsninger ble nøye vurdert i tidlig prosjektfase - dette blir lite vektlagt i rapporten. PA-håndbok er utarbeidet for hvert enkelt anlegg med detaljerte forretningsrutiner, organisasjon mm. Dette blir lite vektlagt i rapporten, bare at det mangler noe formell oppdatering i håndbøkene.

7 Fullmakter I følge revisjonsrapporten og revisors tilleggsnotat har VA-etaten godkjent endringer som går utover etatens fullmakter. Etter VA-etatens oppfatning har godkjenning av endringer vært i tråd med økonomiregelverket. Byrådsavdeling for byutvikling deler etatens syn på at endringer i prosjekt ikke er nye enkeltkjøp, men knyttet til inngåtte kontrakter som VA-etaten har fått fullmakt til å følge opp. Byrådsavdeling for finans deler denne oppfatningen. Det er også praksis i Etat for utbygging. Det kan være nyttig å vurdere om formuleringer som brukes i vedtak i dag er tydelige nok i forhold til økonomiregelverket.

8

9 Om roller, ansvar og oppgaver Etter revisjonens oppfatning er ansvar og oppgaver for investeringsprosjekter klart fordelt i etaten (3.3.2, s.12) Uformelle beslutningsprosesser utenfor den etablerte styringsstrukturen i prosjektene medfører en risiko for at beslutninger tas med for lite bakgrunnsinformasjon og skaper også uklarhet om hvem som tar beslutning i forhold til den enkeltes beslutningsmyndighet (4.5.2, s. 26)

10 Kommentar: Vann- og avløpsetaten er en gjennomførerorganisasjon. Prosjektledelsen sitter også i linjeorganisasjonen og prosjektspørsmål drøftes jevnlig med kollegaer og ledere. Beslutninger blir derfor ikke alltid protollert i egne møter, men meldt videre til rådgivere eller entreprenører fra prosjektleder og byggeleder etter interne drøftinger, f.eks. ved godkjenning evt. avvisning av endringsanmodninger.

11 Avsluttende kommentar Vann- og avløpsetaten er sertifisert etter NS-ISO 9001 og og vår erfaring er at revisjoner er et svært godt og nødvendig forbedringsverktøy. Vann- og avløpsetaten vil i de store og viktige oppgavene vi har foran oss bruke det vi har lært her, slik at vi kan gjennomføre oppgavene på best mulig måte. Dette innebærer endringer som vil medføre mer tidsbruk og større ressursinnsats i prosjektenes planleggings-, budsjetterings- og gjennomføringsfase. Målet er å få fram robuste og kvalitetssikrede løsninger og kostnadsvurderinger på et tidligere stadium i prosjektene. Etaten vil tilpasse framtidig rapportering i tråd med politiske ønsker og beslutninger.