MØTEPROTOKOLL. Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Petter Haugland Haraldsen Medlem H

Transkript

1 1 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Lugaren, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 09:00 09:50 FRA SAKSNR:027/14 TIL SAKSNR:029/14 Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte:4/5 Møteleder: Leder Øystein Holmelid Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Wenche Lyngbø Nestleder H Øystein Holmelid Leder AP Torhild Mathiassen Medlem AP Oddvar Ellila Medlem FRP Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Petter Haugland Haraldsen Medlem H Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Fra administrasjonen møtte: Gunnar Husabø, Deloitte Sølvi Legård, sekretær Underskrift:

2 2 SAKSLISTE Utvalgssaksnr Innhold U.off. Arkivsaksnr PS 29/14 Forvaltningsrevisjon investeringsprosjekt - 027/ /7644 PS 30/14 Sekretariat for kontrollutvalget - Drøftingssak, 028/ /8310 Innkalling: Godkjent uten merknader Saksliste: Godkjent med følgende endringer: Ekstrasak på sakslisten, sak 029/14 Plassering av møtene i kontrollutvalget med tanke på åpne møter Møtebok Godkjent uten endringer

3 3 Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll PS 27/14 Forvaltningsrevisjon investeringsprosjekt - 027/14 Møtebehandling i Kontrollutvalget Innstilling/vedtak: Kommunestyret slutter seg til revisjonens vurderinger i rapporten om investeringsprosjekt i Askøy kommune. I samsvar med revisjonens anbefalinger ber kommunestyret rådmannen å sette i verk følgende tiltak: 1. Etablere systemer for oppfølging av at prosjektstyringssystemet innen Bygg og bolig blir benyttet i samsvar med intensjonen, samt prioritere arbeidet med å ta stilling til et felles prosjektstyringssystem også innen Vann og avløp. 2. Sikre at det til enhver tid foreligger oppdaterte beskrivelser av rolle- og ansvarsforhold i prosjekter, både på overordnet nivå og for det enkelte prosjekt. Under dette vurdere å etablere tydeligere retningslinjer for opprettelse og involvering av brukergrupper i byggeprosjekter. 3. Sikre at det blir gjennomført systematiske risikovurderinger i samsvar med anbefalinger i ISO-standarden. 4. Gjennomføre systematiske kartlegginger av kompetanse og kompetansebehov i Teknisk fagavdeling. 5. Gjennomgå kommunens systemer og rutiner for kontraktsoppfølging, og sikre at disse er tilstrekkelige for å sikre god oppfølging av det arbeidet som utføres av innleid personell, samt gir god oversikt over hvilket arbeid som skal inngå i leveransen. 6. Utarbeide kontraktsstrategier og retningslinjer for vurderinger og dokumentasjon knyttet til valg av kontrakts- og entrepriseform. 7. Vurdere å tydeliggjøre og dokumentere retningslinjer for hvordan innkjøpsrådgiver skal involveres i innkjøpsprosessene knyttet til investeringsprosjekter. 8. Vurdere å gi tydeligere føringer for ansvarsfordeling mellom Askøy kommune og eksterne rådgivere, for eksempel retningslinjer for hvordan dokumentasjon knyttet til anskaffelsesprosessene skal oppbevares. 9. Sikre at retningslinjer for kvalitetssikring av anbudsdokumenter blir etterlevd. 10. Gjennomgå krav til og behov for rapportering, og supplere disse med ytterligere retningslinjer og rutiner for å sikre en enhetlig og tilstrekkelig rapportering til politisk nivå. 11. Sørge for at det etableres en enhetlig praksis for rapportering om investeringsprosjekter internt i administrasjonen, og etablere retningslinjer og maler som gir tydelige føringer for hvilke krav som stilles til slik rapportering.

4 4 12. Sikre at systemet for økonomistyring blir benyttet som forutsatt, og utarbeide skriftlige retningslinjer som gir tydelige føringer for hvordan økonomistyringen i investeringsprosjekter skal ivaretas. 13. Etablere systemer og retningslinjer som sikrer tilstrekkelig kontroll når det gjelder endringsog avvikshåndtering i prosjekter. 14. Utarbeide og implementere retningslinjer for systematisk evaluering av ferdigstilte investeringsprosjekter, og for systematisk erfaringsoverføring og kunnskapsdeling knyttet til gjennomførte prosjekter. 15. Utarbeide retningslinjer og rutiner som beskriver sentrale roller og oppgaver i forbindelse med avslutning av prosjektregnskaper. 16. Sikre at det så snart som mulig blir gjort nødvendige avklaringer slik at felles retningslinjer for arkivering kan implementeres. Kontrollutvalget ser med bekymring på rapportens innhold og ber rådmannen gi en tilbakemelding til kommunestyret innen utgangen av mars 2015 med en plan for å følge opp tiltakene. Kommunestyret ber også om kvartalsvise løypemeldinger. Behandling: Kontrollutvalget fremmet følgende forslag: Kommunestyret slutter seg til revisjonens vurderinger i rapporten om investeringsprosjekt i Askøy kommune. I samsvar med revisjonens anbefalinger ber kommunestyret rådmannen å sette i verk følgende tiltak: 1. Etablere systemer for oppfølging av at prosjektstyringssystemet innen Bygg og bolig blir benyttet i samsvar med intensjonen, samt prioritere arbeidet med å ta stilling til et felles prosjektstyringssystem også innen Vann og avløp. 2. Sikre at det til enhver tid foreligger oppdaterte beskrivelser av rolle- og ansvarsforhold i prosjekter, både på overordnet nivå og for det enkelte prosjekt. Under dette vurdere å etablere tydeligere retningslinjer for opprettelse og involvering av brukergrupper i byggeprosjekter. 3. Sikre at det blir gjennomført systematiske risikovurderinger i samsvar med anbefalinger i ISO-standarden. 4. Gjennomføre systematiske kartlegginger av kompetanse og kompetansebehov i Teknisk fagavdeling. 5. Gjennomgå kommunens systemer og rutiner for kontraktsoppfølging, og sikre at disse er tilstrekkelige for å sikre god oppfølging av det arbeidet som utføres av innleid personell, samt gir god oversikt over hvilket arbeid som skal inngå i leveransen. 6. Utarbeide kontraktsstrategier og retningslinjer for vurderinger og dokumentasjon knyttet til valg av kontrakts- og entrepriseform. 7. Vurdere å tydeliggjøre og dokumentere retningslinjer for hvordan innkjøpsrådgiver skal involveres i innkjøpsprosessene knyttet til investeringsprosjekter.

5 5 8. Vurdere å gi tydeligere føringer for ansvarsfordeling mellom Askøy kommune og eksterne rådgivere, for eksempel retningslinjer for hvordan dokumentasjon knyttet til anskaffelsesprosessene skal oppbevares. 9. Sikre at retningslinjer for kvalitetssikring av anbudsdokumenter blir etterlevd. 10. Gjennomgå krav til og behov for rapportering, og supplere disse med ytterligere retningslinjer og rutiner for å sikre en enhetlig og tilstrekkelig rapportering til politisk nivå. 11. Sørge for at det etableres en enhetlig praksis for rapportering om investeringsprosjekter internt i administrasjonen, og etablere retningslinjer og maler som gir tydelige føringer for hvilke krav som stilles til slik rapportering. 12. Sikre at systemet for økonomistyring blir benyttet som forutsatt, og utarbeide skriftlige retningslinjer som gir tydelige føringer for hvordan økonomistyringen i investeringsprosjekter skal ivaretas. 13. Etablere systemer og retningslinjer som sikrer tilstrekkelig kontroll når det gjelder endrings- og avvikshåndtering i prosjekter. 14. Utarbeide og implementere retningslinjer for systematisk evaluering av ferdigstilte investeringsprosjekter, og for systematisk erfaringsoverføring og kunnskapsdeling knyttet til gjennomførte prosjekter. 15. Utarbeide retningslinjer og rutiner som beskriver sentrale roller og oppgaver i forbindelse med avslutning av prosjektregnskaper. 16. Sikre at det så snart som mulig blir gjort nødvendige avklaringer slik at felles retningslinjer for arkivering kan implementeres. Kontrollutvalget ser med bekymring på rapportens innhold og ber rådmannen gi en tilbakemelding til kommunestyret innen utgangen av mars 2015 med en plan for å følge opp tiltakene. Kommunestyret ber også om kvartalsvise løypemeldinger. Avstemming: Enstemmig PS 28/14 Sekretariat for kontrollutvalget - Drøftingssak, 028/14 Møtebehandling i Kontrollutvalget Innstilling/vedtak: Kontrollutvalget ønsker å fortsette med den ordningen som er i dag. Behandling: Saken ble tatt opp som drøftingssak på bakgrunn av vedtak i sak 027/07 Kontrollutvalget fremmet følgende forslag: Kontrollutvalget ønsker å fortsette med den ordningen som er i dag.

6 6 Avstemming: Kontrollutvalgets forslag: Enstemmig PS 29/14 Plassering av møtene i kontrollutvalget med tanke på åpne møter, 029/14 Møtebehandling i Kontrollutvalget Vedtak: Møtene i kontrollutvalget skal holdes for åpne dører, og må derfor få tildelt møterom som er tilgjengelig for publikum. Behandling: Saken ble tatt opp i møtet av leder. Kontrollutvalget fremmet følgende forslag: Møtene i kontrollutvalget skal holdes for åpne dører, og må derfor få tildelt møterom som er tilgjengelig for publikum. Avstemming: Enstemmig ANDRE SAKER Vedr. sak 026/13 om forvaltningsrevisjon på evaluering - oppmålingsgebyr 2012 Denne forvaltningsrevisjonen skulle vært startet opp høsten Kontrollutvalget vedtok å sende brev til revisjonen med melding om oppstart i januar Neste møte fastsatt til 20. januar 2015 kl Saker som må på sakskartet: - Møteplan 1. halvår Nye forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2015