MØTEPROTOKOLL. Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Karoline Salamonsen Medlem AP

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 15:00 16:40 FRA SAKSNR: 008/16 TIL SAKSNR: 012/16 Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte:5 av 5 Møteleder: Petter Haraldsen Haugland Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Øystein Holmelid Medlem AP Ketil Lavik Medlem AL Petter Haraldsen Haugland Leder H Nansy Askildsen Lyngbø Medlem FRP Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Karoline Salamonsen Medlem AP Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Trygve Trohaug Karoline Salamonsen SV Merknader Andre møtende: Gunnar Husabø fra Deloitte Svein Viktor Ellingbø, leder budsjett og analyse Rådmann Eystein Venneslan Sølvi Legård, sekretær Underskrift:

2 SAKSLISTE Utvalgssaksnr Innhold U.off. Arkivsaksnr PS 8/16 Meldinger - 008/ /3931 PS 9/16 Plan for forvaltningsrevisjon - 009/ /3931 PS 10/16 Plan for selskapskontroll - 010/ /3931 PS 11/16 PS 12/16 Tilbakemelding fra rådmannen på forvaltningsrevisjonsprosjekter - 011/16 Forvaltningsrevisjonsrapport "kontraktstyring og avfallshåndtering" BIR - oversending av rapport - 012/ / /3931 Innkalling: Godkjent uten merknader Saksliste: Godkjent uten merknader Orienteringene ble tatt i starten av møtet Sakene 009/16 og 010/16 ble behandlet først Møtebok : Godkjent uten merknader ORIENTERINGER Svein Viktor Elllingbø, leder for budsjett og analyse orienterte om Situasjonen med skatteoppkrevning i Askøy kommune Gjennomgang av årsregnskapet for 2015 med fokus på følgende: - hovedtrekkene i regnskapet - fordringer regnskap og lønn - purringsrutiner - avskrivingsrutiner/tapsføring

3 PS 8/16 Meldinger - 008/16 Kontrollutvalget tar økonomirapporten til orientering. Enstemmig vedtatt Vedtak: Kontrollutvalget tar økonomirapporten til orientering. PS 9/16 Plan for forvaltningsrevisjon - 009/16 Tilrådning til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner plan for forvaltningsrevisjon slik den foreligger, med følgende prioriterte prosjekter: 1. Investeringer innen vann og avløp (VA) 2. PPT og vedtak om spesialundervisning 3. Saksforberedelse og vedtaksoppfølging 4. Helsestasjon og skolehelsetjeneste 5. Bemanning i barnehager 6. Vedlikehold av kommunale bygg 7. Oppfølging av barn med særskilte behov i barnehagen 8. Samhandling mellom teknisk avdeling og avdeling for areal og samfunn 9. HMS og sykefravær 10. Arkivering og journalføring 11. Innleie av konsulenterl 12.Tilpasning til samhandlingsreformen Dersom kommunestyret ber kontrollutvalget gjennomføre en forvaltningsrevisjon, eller prioriteres, kan kontrollutvalget avvike fra vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Dersom kontrollutvalget finner det hensiktsmessig kan plan for forvaltningsrevisjon rulleres i løpet av Kommunestyret godkjenner plan for forvaltningsrevisjon slik den foreligger,

4 med følgende prioriterte prosjekter:. Kontrollutvalget prioriterte følgende 12 prosjekter fra forslagene til Deloitte: - Investeringer innen vann og avløp (VA) - Bemanning i barnehager - PPT og vedtak om spesialundervisning - Vedlikehold av kommunale bygg - Oppfølging av barn med særskilte behov i barnehagen - Saksforberedelse og vedtaksoppfølging - Helsestasjon og skolehelsetjeneste middels risiko - Samhandling mellom teknisk avdeling og avdeling for areal og samfunn middels risiko - HMS og sykefravær - Arkivering og journalføring - Innleie av konsulenter middels risiko - Tilpasning til samhandlingsreformen middels risiko 4 av prosjektene ble valgt fra listen over områder med middels risiko Kontrollutvalget vedtok enstemmig å ta inn følgende tillegg til vedtaket: Dersom kommunestyret ber kontrollutvalget gjennomføre en forvaltningsrevisjon, eller prioriteres, kan kontrollutvalget avvike fra vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Dersom kontrollutvalget finner det hensiktsmessig kan plan for forvaltningsrevisjon rulleres i løpet av For at kontrollutvalget skal kunne ha løpende kontroll med kostnader til forvaltningsrevisjoner og selskapskontroll, ble det bedt om at Deloitte i forkant av hvert møte sender ut en oversikt over medgåtte kostnader pr. dato. PS 10/16 Plan for selskapskontroll - 010/16 Tilrådning til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner plan for selskapskontroll slik den foreligger, med følgende prioriterte prosjekter: 1. Askøy kommune sin eierskapsforvaltning 2. Trigger Jobb AS 3. Askøy kommunale Eiendomsselskap AS og datterselskap

5 Dersom kommunestyret ber kontrollutvalget gjennomføre en selskapskontroll, eller prioriteres, kan kontrollutvalget avvike fra vedtatt plan for selskapskontroll. Dersom kontrollutvalget finner det hensiktsmessig kan plan for selskapskontroll rulleres i løpet av Kommunestyret godkjenner plan for selskapskontroll slik den foreligger, med følgende prioriterte prosjekter:. Fra revisjonen forelå det forslag om 3 prioriterte prosjekter. Kontrollutvalget vedtok å ta med alle prosjektene med følgende prioritering: 1. Askøy kommune sin eierskapsforvaltning 2. Trigger Jobb AS 3. Askøy kommunale Eiendomsselskap AS og datterselskap Kontrollutvalget vedtok enstemmig å ta inn følgende tillegg til vedtaket: Dersom kommunestyret ber kontrollutvalget gjennomføre en selskapskontroll, eller prioriteres, kan kontrollutvalget avvike fra vedtatt plan for selskapskontroll. Dersom kontrollutvalget finner det hensiktsmessig kan plan for selskapskontroll rulleres i løpet av PS 11/16 Tilbakemelding fra rådmannen på forvaltningsrevisjonsprosjekter - 011/16 Kontrollutvalget tar tilbakemeldingene til orientering. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar tilbakemeldingene til orientering.

6 PS 12/16 Forvaltningsrevisjonsrapport "kontraktstyring og avfallshåndtering" BIR - oversending av rapport - 012/16 Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. EVENTUELT Ingen saker