IKT-kostnads- og modenhetsanalyse for RegionData PA Consulting Group

Transkript

1 IKT-kostnads- og modenhetsanalyse for RegionData PA Consulting Group

2 Agenda 1. Bakgrunn og hensikt 2. Tilnærming og metode 3. Deltakerne 4. Sammendrag 5. Totalkostnadsanalyse 6. Kvalitetsanalyse 7. Kostnadsanalyse per fagsystem 8. Vurdering av IKT-samarbeidenes organisasjonsform

3 Introduksjon til IKT-kostnads- og -modenhetsanalyse 1. Bakgrunn og hensikt Bakgrunn KS KommIT gjennomførte prosjekt «Digital Innsikt» sommeren og høsten Ila. prosjektet ble IKT-kostnads- og -modenhetsanalyse utviklet sammen med IKTsamarbeider, kommuner og fylkeskommuner. Analysen sammenligner IKT-kostnad og kvalitet, og er basert på en omfattende benchmark-modell. Modellen inkluderer analyser på tvers av sektorer samt innen utvalgte fokusområder, herunder økonomi/hr/lønn, sak/arkiv, helse og velferd, skole og oppvekst og plan, bygg og geodata. PA Consulting Group gjennomfører IKT-kostnads- og -modenhetsanalysen hvert år, og resultatene føres inn i en database. Hensikt Kommunene og IKT-samarbeidene som deltar i analysen får mulighet til å gjennomgå og gruppere sine IKT-kostnader på en sammenlignbar måte. Dette gir økt IKT-kostnadsoversikt og -kontroll. Analysen gir kommunene mulighet til å sammenligne IKT-kostnad og -kvalitet med kommuner av lik størrelse og identifisere forbedringspotensial. Deltakelse i analysen gir også en unik mulighet til å lære beste praksis av andre kommuner og IKT-samarbeider. I tillegg har selve prosessen med å delta i analysen vist seg til å være av stor nytte for deltakerne. Deltakelse har trigget gode interne diskusjoner mellom samarbeidet, IKT-avdelingen, ledelsen og fagsiden i kommunen vedrørende digitaliseringsstrategi, IKT-styring med mer. På bakgrunn av analysen, kan kommunene definere strategiske tiltak for det videre digitaliseringsarbeidet.

4 Introduksjon til presentasjonen for RegionData Deltakerne Denne presentasjonen viser resultatene fra IKT-kostnads- og modenhetsanalysen for RegionData, IKT-samarbeidet i kommunene Lejsa, Dovre, Sel, Vågå, Lom og Skjåk. Presiseringer Analysen er utarbeidet på bakgrunn av innsendt tallgrunnlag fra IKT-samarbeidet fra regnskapsåret 2014

5 Agenda 1. Bakgrunn og hensikt 2. Tilnærming og metode 3. Deltakerne 4. Sammendrag 5. Totalkostnadsanalyse 6. Kvalitetsanalyse 7. Kostnadsanalyse per fagsystem 8. Vurdering av IKT-samarbeidenes organisasjonsform

6 Hva er IKT-kostnads- og -modenhetsanalyse? 2. Tilnærming og metode Undersøkelsen sammenligner kostnad og kvalitet på IKT-tjenestene i norske kommuner, fylkeskommuner og IKTsamarbeider (se oversikt under). Analysen omfatter totale kostnader og kostnader knyttet til spesifikke IKT-tjenester og fagsystemer, samt kostnader til IKT-ledelse og -administrasjon. Kvalitet blir målt på bakgrunn av spørsmål rundt tjenesteomfang, IKT-modenhet, brukertilfredshet og digitaliseringsgrad. Totale kostnader Tjenesteomfang Kostnader per IKT-tjeneste IKT-modenhet Kostnader per fagsystem Kostnad Kvalitet Brukertilfredshet Kostnader til IKT-ledelse og -administrasjon Digitaliseringsgrad

7 IKT-kostnad: oversikt over definisjoner og metodikk for datainnhenting 2. Tilnærming og metode Kostnad Totale kostnader Kostnader per IKT-tjeneste Kostnader per fagsystem Totale kostnader defineres som kostnader knyttet til brukerstøtte, drift og vedlikehold av IKT-løsninger, systemforvaltning, innkjøp av sluttbrukerutstyr, prosjektgjennomføring, IKT-ledelse og -administrasjon. Kostnadene er samlet inn ved hjelp av et spørreskjema med tilhørende brukerveiledning. Kommunene har fylt ut spørreskjemaet, og det er kvalitetssikret av PA. Det er gjennomført grundig oppstartsmøte og oppfølgingsintervjuer med hver kommune for å sørge for at det sammenlignes epler og epler. I tillegg er det gjennomført kryssjekk med dokumentasjon fra kommunene og IKT-samarbeidene. Kostnadene er fordelt på følgende måte: brukerstøtte (1.nivå og IT-ansvarlige på skoler), drift og applikasjonsvedlikehold (inkl. klientdrift), innkjøp av sluttbrukerutstyr og IKT-rekvisita, utviklingsprosjekter og IKT-ledelse og -administrasjon. Fordelingen er foretatt av kommunene basert på definisjoner i veiledningen til spørreskjemaet og i tett dialog med PA. Kostnader knyttet til sluttbrukerutstyr og utviklingsprosjekter har blitt normalisert slik at de representerer et gjennomsnittet for de siste fem årene. Det er målt lisens- og driftskostnader knyttet til fagsystemer innen økonomi, HR og lønn, sak/arkiv, helse og velferd, skole og oppvekst og plan, bygg og geodata. PA har diskutert med hver kommune hvilke systemer og kostnadstyper som inngår på hvert område. Resultater fra kartleggingen av kostnader knyttet til helse og velferd, skole og oppvekst og plan, bygg og geodata har ikke blitt inkludert i sluttrapporten grunnet usikkerheter knyttet til tallgrunnlaget. Kostnader til IKT-ledelse og -administrasjon Det er målt kostnader knyttet til IKT-ledelse og -administrasjon i kommunen, IKT-samarbeidet og evt. bestillerenheter. Kostnadene omfatter administrative kostnader (f.eks. strøm, husleie, bevertning osv.) og lønnskostnader knyttet til IKTledelse og -administrasjon.

8 IKT-kvalitet: oversikt over definisjoner og metodikk for datainnhenting 2. Tilnærming og metode Tjenesteomfang Tjenesteomfang er målt i antall og typer IKT-tjenester som tilbys, samt garanterte og faktiske tjenestenivåer (eksempelvis oppetid og responstid). Dataene er kryssjekket mot SLAer (tjenestenivåavtaler), tjenestekataloger, serviceerklæringer og tjenesterapporter. For ulike typer tjenester og tjenestenivåer har deltakerne fått tildelt poeng som til sammen utgjør tjenesteomfangsscore. Kvalitet IKT-modenhet Dataene er innsamlet ved hjelp av spørreskjema med tilhørende brukerveiledning i tett dialog med kommunene og IKTsamarbeidene. Brukertilfredshet IKT-modenhet er definert som modenhet knyttet til brukerstøtte, drift og applikasjonsvedlikehold/endringsadministrasjon, samt systemforvaltning og -opplæring. Modenhet knyttet til systemforvaltning og -opplæring er målt ved hjelp av en spørreundersøkelse som har blitt sendt ut til stab. Det har blitt målt grunnleggende brukerkompetanse, systemkompetanse og modenhet på systemforvaltning. Modenhet knyttet til brukerstøtte, drift og applikasjonsvedlikehold/endringsadministrasjon er målt ved hjelp av en tilpasset skala med fem nivåer for modenhet. For hvert nivå er det definert tydelige krav som må oppfylles. Disse kravene er gjennomgått og diskutert i intervjuer med PA. PA har tildelt poeng til deltakerne basert på intervjuet. Brukertilfredshet er målt ved hjelp av nettbasert spørreundersøkelse som ble sendt ut til rådmenn, helse og velferdssjefer, skole og oppvekstsjefer, plan- og byggsjefer, saksbehandlere innen helse og velferd og plan, bygg og geodata samt enhetsledere innen skole og oppvekst. Hver gruppe hat mottatt et tilpasset spørreskjema. Spørsmålene har i utgangspunktet blitt utformet av PA i tett dialog med KS KommIT og fagrepresentanter fra kommunesektoren. Digitaliserings -grad Digitaliseringsgrad er definert som digitaliseringsgrad innen helse og velferd, skole og oppvekst og plan, bygg og geodata. Digitaliseringsgrad er målt ved hjelp av spørsmålene om implementering av ulike digitale tjenester, tilgang til digitale enheter, bruk av nasjonale felleskomponenter med mer. Spørsmålene har blitt utformet av PA i tett dialog med KS KommIT og kommunale representanter fra respektive fagområder. Spørsmålene har blitt besvart av kommunene i tett dialog med helse og velferdssjef, skole og oppvekstsjef, plan/byggsjef og de ulike enhetene.

9 2. Tilnærming og metode Metodikken i undersøkelsen sørger for at det sammenlignes «epler og epler» Det er utviklet en metodikk for kartlegging av kostnader som minimerer usikkerheten knyttet til oppgitte tall. KS KommIT ønsker likevel å presisere at deltakerne selv står ansvarlige for innrapporterte tall og kvalitetsparametere, og det kan derfor aldri garanteres at en slik undersøkelse er 100% korrekt. Undersøkelsen er skreddersydd for kommunesektoren.. Det gjennomføres oppstartsmøte med deltakerne for å sikre at alle elementer i spørreskjemaet er riktig forstått og veilede kommunen i datainnsamling. Deltakeren oppfordres til å legge inn kommentarer i spørreskjemaet. Mottatt spørreskjema kvalitetssikres gjennom nøye analyse og kryssjekk Det gjennomføres oppfølgingsintervjuer for videre verifisering og avklaring.

10 Agenda 1. Bakgrunn og hensikt 2. Tilnærming og metode 3. Deltakerne 4. Sammendrag 5. Totalkostnadsanalyse 6. Kvalitetsanalyse 7. Kostnadsanalyse per fagsystem 8. Vurdering av IKT-samarbeidenes organisasjonsform

11 Værnesregionen IT Digitale Gardermoen IKS IKT Orkidé VarIT leverer felles drift og vedlikehold av IT-løsninger til: Stjørdal kommune Selbu kommune Meråker kommune Frosta kommune Tydal kommune DGI er et samarbeid som leverer IKT-tjenester til: Eidsvoll kommune Gjerdrum kommune Hurdal kommune Nannestad kommune Nes kommune Ullensaker kommune IKT ORKidé er et samarbeid om felles datanettverk og drift av programvare for kommunene: Sunndal, Aure, Averøy, Eide, Fræna, Gjemnes, Halsa, Kristiansund, Nesset, Rindal, Smøla, Surnadal og Tingvoll Etableringsår 2004 Etableringsår 2005 Etableringsår 1997 Organisasjonsform Etter 27 Organisasjonsform IKS Organisasjonsform Etter 27 Antall innbyggere Antall årsverk 18,75 Antall klienter Antall innbyggere Antall årsverk 39,6 Antall klienter Antall innbyggere Antall årsverk 9,25 Antall klienter ASP Hedmark SÅTE IKT Agder IKS Drammensregionen IKT (D-IKT) SÅTE er et IKT-samarbeid som leverer drifts- og innkjøpstjenester for fire små kommuner: Stor-Elvdal kommune Åmot kommune Trysil kommune Engerdal kommune IKT Agder er leverandør av IKT-tjenester for: Arendal kommune Grimstad kommune Froland kommune Aust-Agder fylkeskommune D-IKT er drift- og innkjøpsselskap for: Drammen kommune Nedre Eiker kommune (siden 2013) Røyken kommune (siden 2010) Sande kommune Svelvik kommune Etableringsår 2001 Etableringsår 2002 Etableringsår 2006 Organisasjonsform Etter 27 Organisasjonsform IKS Organisasjonsform Etter 27 Antall innbyggere Antall årsverk 14 Antall klienter Antall innbyggere Antall årsverk 48 Antall klienter Antall innbyggere Antall årsverk 44 Antall klienter

12 Kongsbergregionen IKT-samarbeidet mellom Skien, Siljan, Bamble ROR-IKT Kongsbergregionen IKT-samarbeidet mellom ROR-IKT leverer til: leverer til: Skien, Bamble og Siljan Aukra kommune Flesberg kommune leverer til: Vestnes kommune Hjartdal kommune Bamble kommune Midsund kommune Kongsberg kommune Siljan kommune (siden 2009, ikke del Rauma kommune Nore og Uvdal kommune av analysen) Molde kommune Notodden kommune Skien kommune Rollag kommune Tinn kommune Etableringsår 2010 Etableringsår 2006 Etableringsår 2014 Organisasjonsform Etter 27 Antall innbyggere Antall årsverk 1,5 Antall klienter RegionData RegionData leverer til: Lesja kommune Dovre kommune Sel kommune Vågå kommune Lom kommune Skjåk kommune Etableringsår 2004 Organisasjonsform Etter 27 Antall innbyggere Antall årsverk 1,2 Antall klienter 2883 Organisasjonsform Etter 27 Antall innbyggere Antall årsverk 21 Antall klienter Organisasjonsform Etter 27 Antall innbyggere Antall årsverk - Antall klienter -

13 Agenda 1. Bakgrunn og hensikt 2. Tilnærming og metode 3. Deltakerne 4. Sammendrag 5. Totalkostnadsanalyse 6. Kvalitetsanalyse 7. Kostnadsanalyse per fagsystem 8. Vurdering av IKT-samarbeidenes organisasjonsform

14 Sammendrag resultater for IKT-samarbeider 4. Sammendrag SÅTE Totale kostnader Lav Høy VarIT Kostnad Administrasjonskostnader Lav Høy DGI IKT Orkidé IKT Agder Kvalitet Tjenesteomfang Lav Høy IKT-modenhet Lav Høy Kundetilfredshet Lav Høy D-IKT Kongsbergregionen GS RegionData Notat: Grafen skal gi et overblikk over resultater. Plasseringen er ikke 100% nøyaktig.

15 Agenda 1. Bakgrunn og hensikt 2. Tilnærming og metode 3. Deltakerne 4. Sammendrag 5. Totalkostnadsanalyse 6. Kvalitetsanalyse 7. Kostnadsanalyse per fagsystem 8. Vurdering av IKT-samarbeidenes organisasjonsform

16 RegionData har lavere kvalitet på IKT-tjenestene enn de andre IKTsamarbeidene IKT-KOSTNAD PR. KLIENT VS. KVALITETSSCORE 57% 62% RegionData SÅTE VarIT Administrasjonskostnader pr. klient Kvalitetsscore, maks 100% 77% 74% DGI IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan IKT-kostnad pr. klient IKT Agder 2012 D-IKT Totalkostnadsanalyse VIKTIGSTE FUNN Notat: Kostnadene knyttet til utviklingsprosjekter er ikke inkludert. Digitale Gardermoen IKS (DGI) har de høyeste kostnadene per klient, men leverer bedre kvalitet på tjenestene enn de andre samarbeidene. DGI har vesentlig høyere administrasjonskostnader enn de andre samarbeidene, noe som kan skyldes organiseringen hvor det tydelig er skilt mellom leverandørrollen, bestillerrollen og styrerrollen. IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan har lavest kostnad per klient blant samarbeidene. Særlig er kostnadene innen brukerstøtte lave. IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan tilbyr kun andrelinje brukerstøtte, og dette medfører ekstra kostnader knyttet til førstelinje brukerstøtte i kommunene. RegionData er det samarbeidet som har nest lavest kostnad per klient. Dette skyldes primært at IKTsamarbeidet ikke håndterer brukerstøtte på vegne av kommunene, og at totalkostnadene blir lav som følge av dette. Kostnader tilknytte drift og applikasjonsvedlikehold er imidlertid nest høyest i RegionData, bare DGI har høyere kostnader. Atea er driftsleverandør og håndterer drift/applikasjonsvedlikehold på vegne av kommunene i samarbeidet og RegionData administrerer avtalen med Atea på vegne av kommunene. RegionData har lavest kvalitet på IKT-tjenestene sammenlignet med de andre IKT-samarbeidene. RegionData har ganske lav modenhet på IKT-tjenestene som leveres, og brukertilfredsheten er også lavere enn for de andre IKT-samarbeidene.

17 Kongsbergregionen har høyest kostnad knyttet til brukerstøtte 5. Totalkostnadsanalyse Brukerstøttekostnad per klient Åpningstider Vaktordning Modenhets-score, maks 5 2,5 BRUKERSTØTTE KOSTNAD PR. KLIENT RegionData BRUKERSTØTTE TJENESTENIVÅER Servicedesk 8:00-16:00 SÅTE :00-15:30 VarIT 8:00-15:30 8:00-16:00 BRUKERSTØTTE MODENHET 7:30-15:45 7:00-17:00 8:00-15:30 2,0 3,0 1,5 4,0 3,75 4,0 2,0. *Kostnadene til SÅTE, IKT Agder og D-IKT er fra 2012 og er ikke direkte sammenlignbare med kostnadene i 2013 Kongsbergregionen - DGI IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan IKT Agder 2012 D-IKT 2012 VIKTIGSTE FUNN Kongsbergregionen har de høyeste kostnadene innen brukerstøtte sammenlignet med de øvrige samarbeidene. Kongsbergregionen tilbyr ikke sentral servicedesk gjennom samarbeidet, men har avtale med Itum om andrelinje brukerstøtte for de regionale fellesløsningene. Kommunenes ITavdelinger har etablert lokal førstelinje brukerstøtte som fungerer som bindeledd mot Itum. Nåværende organisering hindrer realisering av skalafordeler i samarbeidet. IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan har de nest laveste kostnadene knyttet til brukerstøtte av alle samarbeidene. Brukerstøtten inkluderer et sentralt servicedesk team og brukerstøtte på stedet. Kommunene har i tillegg lokal brukerstøtte som fungerer som førstelinjerespons. Kommunene Skien og Bamble har høyere brukerstøttekostnad enn gjennomsnittet for alle kommuner i IKT-samarbeidet scorer ganske godt på modenhet innen brukerstøtte og har eksempelvis innført responstidsgarantier og kontinuerlig evaluering av måten henvendelser blir løst på. IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan leverer lavere kvalitet på brukerstøttetjenester enn DGI. DGI har blant annet lavere responstid, og er mer proaktiv i problemhåndtering. RegionData håndterer ikke brukerstøtte på vegne av kommunene i samarbeidet.

18 RegionData VarIT Kongsbergregionen DGI IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan IKT Orkidé RegionData har lavest kostnader knyttet til utviklingsprosjekter 5. Totalkostnadsanalyse UTVIKLINGSPROSJEKTER KOSTNAD PR. KLIENT OG KUNDETILFREDSHET 4,22 3,85 3,87 3,18 3,33 2, Kostnader knyttet til utviklingsprosjekter Kommunetilfredshet med utviklingen på IKT-området, maks 5 VIKTIGSTE FUNN Sammenlignet med de andre samarbeidene er kostnadene knyttet til både avskrivninger og prosjektledelse vesentlig lavere i RegionData enn i andre kommuner. Dette har trolig sammenheng med lavt investeringsnivå i IKT-samarbeidet. Viktige prosjekter i 2014 var innføring av e-handel, men utover dette har det vært få store prosjekter ila Kommunenes tilfredshet innen utviklingen på IKTområdet er også relativt lavt sammenlignet med de andre IKT-samarbeidene. Rådmennene som har besvart undersøkelsen mener IKT-utviklingen de siste årene i liten grad har bedret integrasjonen og samhandlingen med statlige organer. Samtidig mener de at IKT-utviklingen de siste årene i stor grad har bedret beslutningsgrunnlaget for den administrative ledelsen i kommunen. IKT Orkidé har satset kraftig på standardisering og utvikling av felles tjenester, noe som har medført høye kostnader knyttet til utviklingsprosjekter i de siste årene. IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan har nest lavest kostnader innen utviklingsprosjekter. Dette har sammenheng med at kommunene fører mesteparten av utviklingskostnadene på kommunenes egne budsjetter. De totale utviklingskostnadene i kommunene Skien og Bamble er på samme nivå som i andre kommuner.

19 RegionData SÅTE 2012 VarIT Kongsbergregionen DGI IKT-samarbeidet mellom Skien, Siljan og Bamble IKT Orkidé IKT Agder 2012 D-IKT 2012 RegionData SÅTE 2012 VarIT Kongsbergregionen DGI IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan IKT Orkidé IKT Agder 2012 D-IKT 2012 RegionData har ledelse- og administrasjonskostnader på nivå med de øvrige IKT-samarbeidene 503 0,42 LEDELSE OG ADMINISTRASJON - KOSTNAD PER KLIENT , ANTALL ÅRSVERK PR KLIENTER 5,74 0,40 5,86 2,95 1, ,82 3,34 VIKTIGSTE FUNN 5. Totalkostnadsanalyse IKT Orkidè har lavest IKT-kostnader knyttet til ledelse og administrasjon, men også lavere tjenesteomfang enn DGI og Var-IT. DGI bruker mest penger på ledelse og administrasjon sammenlignet med de øvrige IKT-samarbeidene. DGI har høyest antall årsverk per klienter blant alle IKTsamarbeidene. RegionData har lavest antall årsverk per klient sammenlignet med de andre IKT-samarbeidene. Tjenesteomfanget er imidlertid også det laveste. DGI er ikke 100% sammenlignbar med de andre deltakerne på IKT-ledelse og administrasjon. Selskapet leverer tjenester til eksterne kunder i tillegg (i begrenset omgang). I tillegg blir kostnader knyttet til regnskap og HR for IKT synliggjort i IKSer i en større grad enn i samarbeider etter 27, herunder SÅTE, VarIT og IKT Orkidé. IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan benytter 17% av totale lønnskostnader til IKT-ledelse og -administrasjon, selv om samarbeidet håndterer nærmere dobbelt så mange klienter som Kongsbergregionen.

20 RegionData bør i større grad utnytte skalafordeler på tvers av kommunene 5. Totalkostnadsanalyse IKT-KOSTNAD/KVALITET PER IKT-SAMARBEID 62% 63% 61% 64% 62% 66% 67% 68% 68% 68% 70% 57% 51% 62% 47% 41% 52% 44% 44% 51% 60% 38% 44% 49% 49% 36% 57% 63% 52% 44% 43% 52% 48% 50% VarIT DGI IKT Orkidé Kongsbergregionen ROR-IKT IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan RegionData IKT-kostnad pr. innbygger, NOK Gj.snitt for alle kommuner Kvalitetsscore, maks 100% Kommunene i RegionData har middels kostnader, men scorer ganske bra på kvalitet. Organiseringen av IKT-samarbeidet hindrer trolig stordriftsfordeler innen anskaffelser, og modenhet i brukerstøtte. I tillegg er kommunene i RegionData så små, at de bør samarbeide om de større digitale løftene. Små kommuner alene vil ha store utfordringer med å levere de store, komplekse løftene knyttet til helse og oppvekst, eksempelvis. Kommunene i Kongsbergregionen har de høyeste IKT-kostnadene, men har lavere kvalitet på tjenestene enn VarIT og DGI. Dette tyder på at organiseringen i Kongsbergregionen hindrer skalafordeler og gir lav IKT-modenhet. Kommunene i ROR-IKT har kostnadsnivå under gjennomsnittet for alle kommuner, hovedsakelig grunnet lave investeringer i påvente av etablering av IKTsamarbeidet i Kvaliteten på tjenestene som leveres i ROR-IKT er høyere i de store kommunene enn i de små kommunene, men er generelt lavere enn for IKT Orkidé, VarIT og DGI. Et samarbeid om IKT-tjenester vil trolig særlig gagne de minste kommunene i samarbeidet.

21 Agenda 1. Bakgrunn og hensikt 2. Tilnærming og metode 3. Deltakerne 4. Sammendrag 5. Totalkostnadsanalyse 6. Kvalitetsanalyse 7. Kostnadsanalyse per fagsystem 8. Vurdering av IKT-samarbeidenes organisasjonsform

22 6. Kvalitetsanalyse RegionData ganske lavt på tjenesteomfang, men tilbyr også få fellesløsninger for kommunene i samarbeidet Oppetid Responstid (reaksjonstid) Opprettelse ny bruker Konfigurasjon ny PC Tjenesteomfangsscore RegionData 56% 57% 99,3-99,7% (estimat, ikke garantert) 0,2-5 timer (avh. av prioritet) - - VarIT TJENESTEOMFANG UTVALGTE MÅLEPARAMETRE 99-99,5% (estimat, ikke garantert) «Snarest» (måles ikke, ikke garantert) Automatisert 1-3 dager (ikke garantert) *Tjenesteomfang ble målt som antall og typer IKT-tjenester som tilbys, samt tjenestenivåer Kongsberg-regionen 31% 99-99,5% (garantert 99%) 4 timer (garantert 4 timer) - - DGI 79% 99,7% (garantert 98%) 24 min (garantert 30 min) 1t 40 min (garantert 4 timer) 55 min (garantert 4 timer) IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan 65% 98,5-99,5% (garantert 98%) 30 min (garantert 1 t) 1 t (ikke garantert) 48 t IKT Orkidé 57% 99-99,6% (garantert 99,6%) 90% innen 2 t (garantert 2 timer) 90% innen 2 t (garantert 2 timer) Tilbys ikke VIKTIGSTE FUNN RegionData oppnår en score på 56 % på tjenesteomfang, noe som er på det jevne sammenlignet med de andre IKT-samarbeidene. Samarbeidet har etablert relativt få felles IKTløsninger, blant annet tilbys ikke bruker IDadministrasjon, mailtilgang og konfigurasjon av PC av RegionData dette håndteres lokalt i kommunene. Oppetid og responstid på servicedesk, drift og vedlikehold av fagsystemer i RegionData er høy sammenlignet med de andre kommunene, og er estimert til henholdsvis 99,3 % og 20 minutter. DGI har høyest tjenesteomfang sammenlignet med de andre samarbeidene. DGI håndterer alle tjenester knyttet til brukerstøtte, drift og applikasjonsvedlikehold til kommunene gjennom samarbeidet. Kongsbergregionen scorer lavest på tjenesteomfang. Samarbeidet tilbyr ikke servicedesk og klienthåndtering og har etablert få felles IKT-løsninger. De felles IKT-løsningene driftes av en privat leverandør, Itum. Samarbeidet garanterer oppetid og responstid kun på tjenestene levert av Itum.

23 6. Kvalitetsanalyse Høyere tjenesteomfang hos IKT-samarbeidet gir kommunene høyere modenhet innen brukerstøtte, drift og applikasjonsvedlikehold TJENESTEOMFANG OG IKT-MODENHET VIKTIGSTE FUNN Tjenesteomfangs -score*, maks 100% Modenhet brukerstøtte, maks 5 Modenhet drift, maks 5 Modenhet applikasjonsvedlikehold og endringsadministrasjon, maks 5 RegionData 56% 57% 0,00 - VarIT 3,00 2,75 3,00 Kongsbergregionen 31% 1,50 2,00 2,75 3,25 2,50 DGI 79% IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan 65% 4,00 4,00 4,00 4,00 3,75 4,00 IKT Orkidé 57% 1,00 2,00 1,50 Det er en statistisk signifikant sammenheng mellom IKT-samarbeidenes tjenesteomfangsscore og den totale modenhetsscoren for brukerstøtte, drift og applikasjonsvedlikehold (korrelasjonskoeffisient: 0,69). Dette betyr at samarbeider med god tjenesteomfangsscore som regel også har høy IKT-modenhet. RegionData scorer middels bra på modenhet innen brukerstøtte sammenlignet med de andre IKT-samarbeidene. Veiledninger for typiske henvendelser er eksempelvis innebygd i servicedesk-systemet IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan scorer nest best på IKT-modenhet i undersøkelsen. Samarbeidene har implementert grunnleggende elementer fra ITIL-rammeverket, dokumentert de fleste IKT-prosessene og etablert en tjenestekatalog. IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan mangler allikevel kontinuerlig måling og oppfølging av tjenestenivåer og mer proaktiv tilnærming i måten henvendelsene håndteres på.

24 RegionData scorer relativt bra på kundetilfredshet 6. Kvalitetsanalyse Kvalitetsanalyse Overordnet score IKT-samarbeidet har en god relasjon med kommunen IKT-samarbeidet fremstår som kompetente i forbindelse med anskaffelsesprosessene IKT-samarbeidet legger opp til effektive og lite byråkratiske beslutningsprosesser IKT-samarbeidet er godt organisert med tydelige prosesser, roller og ansvarsfordeling IKT-samarbeidet har fokus på gevinstrealisering før, under og etter prosjekter IKT-samarbeidet er innovativ og tar i bruk nye teknologier IKT-samarbeidet tilrettelegger for digitalisering av kommunen IKT-samarbeidet jobber proaktivt og unngår brannslokking IKT-samarbeidet har klar strategi operasjonalisert i form av tiltaksplan KUNDETILFREDSHET 1 svært liten grad svært stor grad RegionData ROR IKT IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan Kongsbergregionen IKT Agder 2012 IKT Orkidé DGI VarIT SÅTE 2012 VIKTIGSTE FUNN RegionData scorer svært godt på evne til å legge opp effektive og lite byråkratiske beslutningsprosesser, men mangler en klar strategi som er operasjonalisert i form av en tiltaksplan. RegionData har også et forbedringspotensial når det gjelder å arbeide proaktivt for å unngå brannslokking. Totalt sett er kommunene i samarbeidet ganske tilfredse med IKT-samarbeidet. Kongsbergregionen scorer dårligere på total kundetilfredshet enn de fleste andre samarbeidene. Kongsbergregionen scorer best på arbeid med gevinstrealisering, og oppnår en god score på dette området i forhold til de andre samarbeidene. Kongsbergregionen har arbeidet bevisst for å innføre felles gevinstrealiseringsmetodikk i alle kommuner. Kongsbergregionen kan forbedre seg ytterligere ved å være bevisst på å legge opp til effektive beslutningsprosesser, arbeide mer proaktivt og i større grad legge til rette for digitalisering i kommunene. IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan scorer best av alle kommuner på kundetilfredshet. Særlig er respondentene fornøyde med samarbeidets kompetanse i anskaffelsesprosesser og måten strategien er operasjonalisert i form av tiltaksplaner. Proaktivt arbeid for å unngå brannslokking er et område samarbeidet kan forbedre seg ytterligere på.

25 Agenda 1. Bakgrunn og hensikt 2. Tilnærming og metode 3. Deltakerne 4. Sammendrag 5. Totalkostnadsanalyse 6. Kvalitetsanalyse 7. Kostnadsanalyse per fagsystem 8. Vurdering av IKT-samarbeidenes organisasjonsform

26 7. Kostnadsanalyse per fagsystem Regiondata har lavest kostnader for drift og maskinvare knyttet til system for økonomi, HR og lønn SYSTEM FOR ØKONOMI, HR OG LØNN KOSTNAD PER KLIENT Kostnad per klient Systemer RegionData 957 SYSTEM FOR ØKONOMI, HR OG LØNN - LEVERANDØRER Visma Enterprise VarIT 1097 Visma Enterprise Agresso. *Kostnadene til SÅTE, IKT Agder og D-IKT er fra 2012 og er ikke direkte sammenlignbare med kostnadene i 2013 Kongsbergregionen 2012 Visma Enterprise DGI 942 IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan 461 Agresso IKT Agder Agresso VIKTIGSTE FUNN Notat: For de oppgitte samarbeidene, er lokale kostnader knyttet til drift og konsulenttjenester tatt med. IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan har lavest kostnad per klient på systemer for økonomi, HR og lønn. Kongsbergregionen har høyest kostnad per klient for system for økonomi, HR og lønn.i løpet av 2013 etablerte Kongsbergregionen fellessystem for økonomi, HR og lønn for kommunene Notodden, Tinn, Hjartdal og Kongsberg. Kommunene har ingen lokale kostnader knyttet til systemet, alt håndteres av IKT-samarbeidet. Kostnadene er forventet å reduseres de kommende år. RegionData har kostnader knyttet til system for økonomi, HR og lønn på nivå med de andre IKT-samarbeidene. Kostnader knyttet til drift av programvare og maskiner er lavere enn i de andre IKTsamarbeidene. Lisenskostnadene per klient knyttet til Visma Enterprise, er imidlertid høyere i RegionData enn for de andre IKTsamarbeidene, med unntak av Kongsbergregionen.

27 IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Skien har lavest kostnad per klient knyttet til sak/arkivsystemet Kostnad per klient System SvarUt EDU Sikker sone Noark-5- kjerne SAK-/ARKIVSYSTEM KOSTNAD PR. KLIENT RegionData 736 SAK-/ARKIVSYSTEM - SYSTEMPARAMETRE ephorte VarIT ephorte5 DGI 333 ephorte5 IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan ESA ephorte4. *Kostnadene til SÅTE, IKT Agder og D-IKT er fra 2012 og er ikke direkte sammenlignbare med kostnadene i 2013 IKT Orkidé ephorte4 IKT Agder D-IKT Kostnadsanalyse per fagsystem VIKTIGSTE FUNN Notat: For de oppgitte samarbeidene, ble de lokale kostnadene knyttet til drift og konsulenttjenester tatt med. Tallene for D-IKT er mindre sikre. IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan har de laveste kostnadene per klient knyttet til sak-/arkivsystemet. Sammenlignet med VarIT har samarbeidet nær halvparten av lisenskostnadene. Skien og Bamble innførte ila nytt sak-/arkivsystem Public 360 som gir tilgang til Noark 5-kjerne og sikker sone. Tallene i analysen er imidlertid basert på det gamle sak/arkiv-systemet ESA. VarIT har den høyeste kostnaden per klient. VarIT har færre antall klienter og færre brukere enn de øvrige samarbeidene. RegionData harnest høyest kostnad knyttet til sak-/arkiv system. Kostnadene for drift av programvare og maskiner er lave, mens lisenskostnadene er vesentlig høyere enn i de andre IKT-samarbeidene. RegionData bruker mer penger på konsulenttjenester utover faste avtaler enn de andre IKT-samarbeidene. RegionData benytter ephorte4, men skal oppgradere til ephorte 5 ila

28 Agenda 1. Bakgrunn og hensikt 2. Tilnærming og metode 3. Deltakerne 4. Sammendrag 5. Totalkostnadsanalyse 6. Kvalitetsanalyse 7. Kostnadsanalyse per fagsystem 8. Vurdering av IKT-samarbeidenes organisasjonsform

29 8. IKT-samarbeidenes organisasjonsform Samhandling om IKT-relaterte oppgaver i RegionData bør øke og inkludere brukerstøtte samt IKT-strategiske oppgaver Styret IKTinfrastruktur REGIONDATA- ORGANISASJONSFORM Drift RegionData er et 27- samarbeid mellom kommunene Dovre, Lesja, Lom, Skjåk, Sel og Vågå. Oppgavene til RegionData består i å bidra til kostnadseffektive og fremtidsrettede IKT-løsninger for kommunene i regionen, og serve felles IKT-systemer som basis for samarbeid en pådriver til enhetlig IKT-utvikling i regionen. I tillegg, koordinering og rådgivning ifbm. IKT-investeringer, organisering og oppfølging av prosjekter og gevinstrealisering. Styret sørger for at det blir gjort hensiktsmessige anskaffelser på bakgrunn av kommunenes behov. RegionData forestår kommunene bestilling og/eller innhenting av tilbud på leveranser av IKT-infrastruktur, og drift, service og sikkerhet knytttet til dette. Styret representerer kommunene utad Kommuner Regionrådet RegionData Service Sikkerhet Fagsystemer IT-gruppen Faggrupper Strategiutvikling OVERORDNET VURDERING RegionData bør fungere som en sentral pådriver for arbeid med IKT-strategiske oppgaver på den ene siden og drift, forvaltning, support og leverandørstyring på den andre. For å sikre kostnadseffektivitet og samtidig god kvalitet på IKTtjenestene i medlemskommunene bør RegionData vurdere å øke den IKT-strategiske samhandlingen. For å øke det strategiske fokuset i samarbeidet bør det etableres en felles IKTstrategi på tvers av kommunene i IKT-samarbeidet som inkluderer de ulike virksomhetsområdene i kommunen. Lokale planer for hvordan man skal realisere gevinstene spesifisert i digitaliseringsstrategien må i tillegg utvikles i den enkelte kommune. Operasjonaliseringen av IKT-strategien bør gjennomføres ved hjelp av porteføljestyring med koordinering på tvers av kommunene. Dersom IKT-samarbeidet ønsker en slik dreining, bør det sikres ressurser med kompetanse innen porteføljestyring, gevinstrealisering, anskaffelse og virksomhetsarkitektur som kan jobbe på tvers av kommunene. Utvikling av felles metodikk på tvers av kommunene bør initieres av IKT-samarbeidet. RegionData bør fortsette samarbeid om drift, og bør også vurdere å øke graden av samhandling om brukerstøtte for å øke kvaliteten på IKT-tjenestene i medlemskommunene. For å sikre porteføljestyring og tilstrekkelig koordinering er det viktig at brukerstøtte på vegne av alle medlemskommunene organiseres gjennom IKT-samarbeidet. RegionData bør initiere en prosess som har til formål å avklare og definere tydelig rolle- og ansvarsfordeling av IKT-oppgaver mellom kommunene og IKT-samarbeidet, og som resulterer i at nødvendige fullmakter blir etablert. En eventuell in-sourcing av driftstjenester til vertskommune, bør hensynta krav til investeringskostnader, og om vertskommunens tilgang til ressurser og kompetanse vil evne å ivareta krav til kostnad og kvalitet ut fra fremtidige driftsbehov innen de tre mest krevende sektorene (helse, utdanning og plan, bygg og geodata).

30 8. IKT-samarbeidenes organisasjonsform Samhandling om IKT-relaterte oppgaver i RegionData bør øke og inkludere brukerstøtte samt IKT-strategiske oppgaver Styret IKTinfrastruktur REGIONDATA- ORGANISASJONSFORM Drift RegionData er et 27- samarbeid mellom kommunene Dovre, Lesja, Lom, Skjåk, Sel og Vågå. Oppgavene til RegionData består i å bidra til kostnadseffektive og fremtidsrettede IKT-løsninger for kommunene i regionen, og serve felles IKT-systemer som basis for samarbeid en pådriver til enhetlig IKT-utvikling i regionen. I tillegg, koordinering og rådgivning ifbm. IKT-investeringer, organisering og oppfølging av prosjekter og gevinstrealisering. Styret sørger for at det blir gjort hensiktsmessige anskaffelser på bakgrunn av kommunenes behov. RegionData forestår kommunene bestilling og/eller innhenting av tilbud på leveranser av IKT-infrastruktur, og drift, service og sikkerhet knytttet til dette. Styret representerer kommunene utad Kommuner Regionrådet RegionData Service Sikkerhet Fagsystemer IT-gruppen Faggrupper Strategiutvikling OVERORDNET VURDERING RegionData bør fungere som en sentral pådriver for arbeid med IKT-strategiske oppgaver på den ene siden og drift, forvaltning, support og leverandørstyring på den andre. For å sikre kostnadseffektivitet og samtidig god kvalitet på IKT-tjenestene i medlemskommunene bør RegionData vurdere å øke den IKT-strategiske samhandlingen. For å øke det strategiske fokuset i samarbeidet bør det etableres en felles IKT-strategi på tvers av kommunene i IKT-samarbeidet som inkluderer de ulike virksomhetsområdene i kommunen. Lokale planer for hvordan man skal realisere gevinstene spesifisert i digitaliseringsstrategien må i tillegg utvikles i den enkelte kommune. Operasjonaliseringen av IKT-strategien bør gjennomføres ved hjelp av porteføljestyring med koordinering på tvers av kommunene. Dersom IKTsamarbeidet ønsker en slik dreining, bør det sikres ressurser med kompetanse innen porteføljestyring, gevinstrealisering, anskaffelse og virksomhetsarkitektur som kan jobbe på tvers av kommunene. Utvikling av felles metodikk på tvers av kommunene bør initieres av IKT-samarbeidet. RegionData bør fortsette samarbeid om drift, og bør også vurdere å øke graden av samhandling om brukerstøtte for å øke kvaliteten på IKT-tjenestene i medlemskommunene. For å sikre porteføljestyring og tilstrekkelig koordinering er det viktig at brukerstøtte på vegne av alle medlemskommunene organiseres gjennom IKT-samarbeidet. RegionData bør initiere en prosess som har til formål å avklare og definere tydelig rolle- og ansvarsfordeling av IKToppgaver mellom kommunene og IKT-samarbeidet, og som resulterer i at nødvendige fullmakter blir etablert.

31 8. IKT-samarbeidenes organisasjonsform Kongsbergregionen bør tilstrebe sterkere sentral styring for å realisere gevinster gjennom samordning av IKT-tjenestetilbudet KONGSBERGREGIONEN- ORGANISASJONSFORM Kommunale enheter Kommuner Styre SuksIT Regionale faggrupper Styre Kongsbergregionen IKT-drift SuksIT er et 27- samarbeid mellom kommunene Rollag, Hjartdal, Flesberg, Nore og Uvdal, Tinn, Notodden og Kongsberg. SuksIT er har ansvar for felles IKT-strategi- og utvikling i medlemskommunene. Oppgavene til SuksIT består i å være en pådriver til enhetlig IKT-utvikling i regionen. I tillegg, koordinering og rådgivning ifbm. IKT-investeringer, organisering og oppfølging av prosjekter og gevinstrealisering. Kongsbergregionen IKT-drift er en separat enhet med eget styre som er i etableringsfasen. Enheten blir ansvarlig for drift og brukerstøtte av all regional IKTinfrastruktur, samt videreutvikling av denne infrastrukturen. Kommunikasjonen mellom SuksIT og Kongsbergregionen IKT-drift blir som følger: SuksIT bestiller tjenester/løsninger, og Kongsbergregionen IKT-drift leverer dem. Kommunale enheter og regionale faggrupper definerer sine behov til SuksIT og SuksIT vil fungere som koordineringsorganet i regionen. OVERORDNET VURDERING SuksIT håndterte i 2013 strategi- og bestillerfunksjon på vegne av alle kommunene i Kongsbergregionen. En utvidelse av IKTsamarbeidets funksjon til også å gjelde driftstjenester og brukerstøtte medfører en endring i tjenestene som skal utføres av samarbeidet og påvirker dermed organiseringen. SuksIT forplikter i dag kommunene til å legge til grunn at de viktigste IKT-systemene skal håndteres i fellesskap, men skaper fortsatt rom for lokal handlefrihet. Kongsbergregionen kan høste høyere gevinster ut av IKT-samarbeidet ved å innføre sterkere sentral styring på både IKT-utviklingen og drift fremover. SuksIT bør også søke å bli mer strategisk orienterte samarbeidet fremstår i dag som noe umoden på strategi. Med dette mener vi å drive en strategisk utvikling ut fra innbyggerens og virksomhetens behov. For at SuksIT skal tilføre gevinst for kommunene som koordineringsorgan, er det viktig at SuksIT kan drive en sentral porteføljestyring på tvers av regionen ut fra virksomhetsbehov. Kommunene vil måtte ta et aktivt ansvar for gevinstrealisering lokalt. SuksIT bør nå definere hvilke kritiske kapasiteter SuksIT bør inneha, og hvilke kommunene bør inneha, for å sikre gevinster ut av denne organiseringen. Viktige kapasiteter sentralt i SuksIT vil eksempelvis være virksomhetsarkitektur, teknisk arkitektur, kompetanse innen porteføljestyring, programstyring, anskaffelser og gevinstrealisering. SuksIT bør styre den strategiske utviklingen, og støtte kommunene i å realisere gevinstene. Gevinster fra felles driftssamarbeid blir et resultat av SuksITs evne til å styre den strategiske utviklingen, fordi tettere strategisk samarbeid og felles løsninger vil medføre driftsmessige fordeler på sikt. SuksIT får en viktig koordinerende rolle i forhold til de regionale faggruppene, som må være førende for den sektorvise utviklingen.

32 8. IKT-samarbeidenes organisasjonsform IKT-samarbeidet bør vurdere å inkludere flere kommuner i Grenlandsregionen i samarbeidet IKT-SAMARBEIDET MELLOM SKIEN, BAMBLE OG SILJAN - ORGANISASJONSFORM Brukerstøtteapparat Kommuner Styret Driftssenteret Brukerforum IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan betegnes Driftssenteret. Samarbeidet er organisert etter 27 i kommuneloven, Skien er kontorkommunen. I hver kommune utnevnes det en person som er ansvarlig for kontakten med Driftssenteret. Styret sin oppgave er knyttet til operasjonelle, strategiske og økonomiske forhold. Hver kommune etablerer et brukerstøtteapparat som fungerer som et bindeledd mellom brukerne og Driftssenteret. Gjennom dette organet håndteres driftsproblemer. Kommunene skal opptre samordnet i utredning, valg og installasjon av nye programprodukter. Driftssenteret sørger for at det etableres Brukerforum innenfor viktige fagområder for å sikre utstyr og infrastruktur. Driftssenteret er blant annet ansvarlig for daglig drift, vedlikehold, datasikkerhet og implementering, utskifting og fornyelse av utstyr. Samarbeidet har i tillegg til kommunene Skien, Bamble og Siljan eksterne kunder i kommunalt eide virksomheter Skien fritidspark, Kirkelig fellesråd, Skien Lufthavn og Renovasjon i Grenland som ikke er inkludert i analysen. OVERORDNET VURDERING IKT-samarbeidet bør initiere samarbeid med flere kommuner i Grenlandsregionen. En utvidet organisasjon vil kunne oppnå skalafordeler gjennom økt forhandlingsmakt mot leverandører, og kvalitetsøkning gjennom ytterligere spesialisering og kompetanseøkning på leveranse av IKT-tjenester. IKT-samarbeidets organisering tilrettelegger for separasjon av de ulike IKT-funksjonene knyttet til hhv. brukerstøtte-, drift-, strategi- og bestillerfunksjon. Økt samarbeid mellom Driftssenteret og Styret om arbeid med strategiske oppgaver vil være viktig for å sikre gevinstrealisering i samarbeidet og lokalt i kommunene. Organiseringen gjør at ansvaret for IKT-funksjonene for Skien, Bamble og Siljan kommune er delt mellom ulike enheter. Selv om samarbeidet har lave kostnader og ganske god kvalitet på tjenestene knyttet til brukerstøtte, avdekker analysen for kommuner at Skien og Bamble kommune har høyere kostnader og lavere kvalitet på tjenesten enn gjennomsnittet. Samordning gjennom sentralisering av første- og andrelinjebrukerstøtten som håndteres av hhv. Brukerstøtteapparatet og Driftssenteret vil trolig være hensiktsmessig. Driften bør profesjonaliseres ytterligere gjennom høyere modenhet knyttet til brukerstøtte, drift og applikasjonsvedlikehold. Dette kan eksempelvis gjøres ved å overvåke og sjekke svartid og løsningstid samt tjenestenivåer opp mot tjenestekatalogen, samt ved å etablere klare rutiner for forbedring og optimalisering av prosesser på dette området.

33 8. IKT-samarbeidenes organisasjonsform Tilstrekkelig sentralisering blir viktig i samordning av kommunenes tjenester gjennom ROR-IKT for å sikre strategisk arbeid med IKT Stab ROR-IKT - ORGANISASJONSFORM Kommuner Styre Daglig leder ROR-IKT er et interkommunalt samarbeid etter 27 i kommuneloven mellom kommunene Aukra, Midsund, Molde, Rauma og Vestnes. Rådmannen eller administrasjonssjefen fra de fem kommunene sitter i styret. Bestillerutvalg Faggrupper Driftsteknisk IKT Servicedesk Prosjekt & utvikling Daglig leder og staben legger strategien for IKT-samarbeidet. Molde kommune leverer støttefunksjoner i staben innenfor økonomi/regnskap, personell, sak/arkiv og innkjøpsrådgivning. Skal staben utføre oppgaver utover dette, må ROR- IKT bygge opp en egen stab. Ledergruppen består av alle avdelingsledere og daglig leder. Gruppen koordinerer driften av avdelingen. Den driftstekniske avdelingen er blant annet ansvarlig for drift og overvåking av nettverksutstyr, oppgradering av servere og drift av fagsystemer. Dersom innmeldte support-.saker ikke løses av servicedesken, tar den driftstekniske avdelingen over. Prosjekt- og utviklingsavdelingens arbeider i hovedsak med prosjektarbeid, koordineringsarbeid knyttet til fagsystemer og rådgivningstjenester i kommunene. Avdelingen fungerer som rådgiver for kommunene i alle IKT-relaterte spørsmål, dermed er det viktig at den er faglig oppdatert. OVERORDNET VURDERING ROR-IKT bør innta en sentral rolle som pådriver i forhold til strategisk arbeid med IKT. Den felles handlingsplanen i samarbeidet bør danne utgangspunktet for digitalisering i alle kommunene, men det bør etableres lokale planer med fokus på hvordan man skal klare å realisere gevinstene i den felles handlingsplanen i den enkelte kommune. Det bør innføres porteføljestyring av utviklingsprogrammer og prosjekter på tvers av kommunene. ROR-IKT bør koordinere porteføljestyringen og bidrar med sentrale ressurser som kan bistå kommunene i tilknytning til gevinstrealisering og virksomhetsarkitektur. Utvikling av felles metodikk på tvers av kommunene bør initieres av IKTsamarbeidet. Arbeidet som er igangsatt med samarbeid om tjenesteleveranser innen brukerstøtte og drift vil trolig medføre økt kvalitet på tjenestene som leveres til en lavere kostnad. Tilstrekkelig sentralisering av oppgaver knyttet til brukerstøtte, drift og utvikling bør sikres for å kunne effektivisere interne prosesser og tjenesteproduksjon. Stor lokal handlefrihet i den enkelte kommune vil kunne gjøre det utfordrende å optimalisere tjenestetilbudet og sikre et helhetlig tilbud i alle kommuner. ROR-IKT bør også være bevisste på funksjonen til Bestillerutvalget. Dersom bestillerrollen «outsources» kan det resultere i manglende lokal kompetanse og involvering fra kommunene i samarbeidet når det gjelder anskaffelsesprosesser. Dette kan være utfordrende for gevinstrealisering, og kan potensielt være et fordyrende ledd. Samtidig er det viktig at IKT-samarbeidet utnytter stordriftsfordeler gjennom anskaffelsesprosesser om brukerstøtte, drift og innkjøp.

34 8. IKT-samarbeidenes organisasjonsform Svak sentral styring i IKT Orkidé gir kommunene høy handlefrihet, og ser ut til å hindre optimalisering av IKT-kostnad og -kvalitet Helse og familie IKT ORKIDÉ - ORGANISASJONSFORM Faggrupper Omsorg Oppvekst Kommuner Styret Arbeidsutvalget Driftsteam Kommunal teknisk IKT Orkidé er et interkommunalt samarbeid etter 27 i kommuneloven. Beslutninger som angår virksomhetens drift og organisering og vedtak om alle saker gjøres av styret. Kommunene velger en representant med vara til styret. Styret velger arbeidsutvalg på 6 medlemmer blant styrets medlemmer. Arbeidsutvalget er ansvarlig for løpende oppfølging av virksomheten, utarbeidelse av handlingsplan og budsjett, fastsettelse av arbeidsoppgaver for ansatte i IKT Orkidé, oppfølging av faggrupper og oppfølging av muligheter for tilleggsfinansiering av prosjektaktiviteter. Daglig leder har det operative ansvar for teknisk drift, prosjekter, faggruppesamarbeid og andre oppgaver som besluttes iverksatt av styret eller arbeidsutvalget. For å ivareta felles faglige utfordringer har IKT Orkidé etablert 8 faggrupper. Driftsteam drifter IT-løsninger og koordinerer driftsoppgaver levert av driftsleverandører. Ressursene som inngår i driftsteamet er i hovedsak frikjøpt i ulike stillingsandeler fra kommunene. Prosjektgrupper settes opp for å lede vedtatte prosjekter. Portal Prosjekt IKT Daglig leder / rådgivere Sak/ arkiv Økonomi OVERORDNET VURDERING IKT Orkidès organisasjonsform ser ut til å medføre lave IKTledelse- og -administrasjonskostnader. IKT Orkidé har svak sentral styring og begrenset grad av sentralisering. Dette gir kommunene høy lokal handlefrihet, og gjør det utfordrende å optimalisere tjenestetilbudet. IKT-samarbeidets kombinasjon av sentrale og lokale løsninger, eksempelvis knyttet til datarom både lokalt og sentralt, ser ut å gå utover helhetsfokus på teknisk arkitektur inkludert infrastruktur og driftsstabilitet. Frikjøpte ressurser i samarbeidets driftsteam er ikke sentralisert på et felles kontor. Dette gjør det utfordrende å lede personalet og jobbe som et team. Det skaper heller ikke et kompetansemiljø. Frivillighetsprinsippet for deltakelse i felles prosjekter skaper utfordringer knyttet til standardisering og harmonisering av IKT-tjenester, samt realisering av stordriftsfordeler og gevinster. Begrenset grad av sentraliserte IKT-tjenester fører til at Surnadal, Sunndal og Kristiansund leverer ulike nivåer på IKT-kvalitet. Høy grad av lokale løsninger ser ut til å skape høy belastning på IKT-ansatte i de små kommunene. Sunndal påpeker eksempelvis at mange ressurser brukes på brannslokking istedenfor proaktivt og strategisk arbeid. Felles faggrupper legger til rette for et godt samarbeid rundt IKT på de ulike fagområdene på tvers av kommunene. Gevinstrealisering ute i kommunene ser likevel ut til å fortsatt være en utfordring.

35 8. IKT-samarbeidenes organisasjonsform God relasjon med kommunene bidrar til en god dialog i Værnesregionen, men kan gjøre det utfordrende å stille krav til IKT-samarbeidet VARIT - ORGANISASJONSFORM Kommuner Regionrådet Arbeidsutvalget IKT-team i vertskommune Stjørdal Leder for IKT Den interkommunale IKT- tjenesten er organisert etter vertskommuneprinsippet. Stjørdal kommune er vertskommune og skal som arbeidsgiver ivareta partenes rettigheter og plikter iht. lov og avtaleverk, herunder personal- og lønnsansvar. Regionrådet (RR) i Værnesregionen sine representanter for medlemskommunene er styre for IKT. Tilsetting av leder for IKT er Stjørdal kommune sitt ansvar. I tillegg til kommunen oppnevner medlemskommunene en representant i tilsettingsutvalget, samt at tillitsvalgte deltar med en representant. Tilsetting av øvrig personell foretas av IKT- leder i samarbeid med representanter fra de tillitsvalgte. Det er delt ansvar mellom tjenestesenteret og kommunene. Stillingsbeskrivelsen for tjenesteleder IKT konkretiserer oppgavefordelingen. Ressurser som er avsatt til felles tjenestesenter skal nyttes til drift av fellesløsninger og til tjenesteutvikling basert på elektroniske løsninger. Rådmann i Stjørdal kommune er delegert myndighet i saker som gjelder drift og ledelse av IKT Værnesregionen. Denne er videre delegert til leder av tjenesten. OVERORDNET VURDERING Værnesregionen ITs (VarIT) organisasjonsform ser ut til å medføre lave IKT-ledelse- og - administrasjonskostnader. VarIT har etablert en sterk tilknytning til sine medlemskommuner. IKT-ansatte er samlet i felles lokaler i Stjørdal, og det holdes en god dialog med kommunene. Tilfredshetsundersøkelsen viser at IKT-samarbeidet har etablert en svært bra relasjon med sine deltakere. VarIT har ikke etablert serviceerklæring eller garantier på tjenestenivåer. Tjenestenivåer blir heller ikke målt eller rapportert på. Gevinstrealisering i kommunene er en utfordring for IKT-samarbeidet. Oppgjørsmodellen i VarIT tilsier at 60% kostnadene fordeles etter innbyggerantall og 40% fordeles jevnt. Benchmark-resultatene tyder på at Stjørdal mottar IKT-tjenester som er noe høyere valuta for pengene enn de mindre kommunene. Alternative fordelingsnøkler (eksempelvis 70% etter innbyggerantall som i IKT Orkidé) kan muligens være lurt å vurdere. Analysen kan tyde på at de små kommunene i VarIT-samarbeidet kan forbedre sin bestillerfunksjon. Det er viktig å utvikle en god bestiller kompetanse når IKT-tjenester blir outsourcet.

36 8. IKT-samarbeidenes organisasjonsform Mye kan tyde på at ØRUs organisasjonsform rundt IKT medfører høyere administrasjonskostnader og hindrer gevinstrealisering fra IKT-prosjekter ØRU/DGI - ORGANISASJONSFORM Kommuner ØRU estab Digitale Gardemoen IKS (DGI) Faggrupper Øvre Romerike Utvikling (ØRU) er samarbeidsorganet for kommunene Ullensaker, Nes, Eidsvoll, Hurdal, Nannestad og Gjerdrum kommuner. ØRU utfører styrerollen i IKT-samarbeidet. Kommunenes ordførere og fylkesordføreren utgjør styret for ØRU. Styrets leder og nestleder utgjør arbeidsutvalget. Styret tilsetter daglig leder som rapporterer til styreleder. Rådmannsutvalget utfører ved behov saksforberedelse og har ansvar for iverksettelse av vedtak etter styrets nærmere bestemmelse. estab er IKT-strategi- og bestillerenhet for kommunene. estab er et kommunesamarbeid hvor Ullensaker kommune er vertskommune og er blitt delegert myndighet til å inngå avtaler på vegne av ØRU-kommunene. Digitale Gardemoen IKS (DGI) er et interkommunalt selskap som er eid av kommunene Ullensaker, Nes, Eidsvoll, Gjerdrum, Nannestad og Hurdal og leverer felles drifts- og vedlikeholdstjenester til ØRUkommunene. Selskapet leverer også tjenester til andre IKS-er i regionen slik som Øvre Romerike Brann og Redning (ØRB), Øvre Romerike Revisjonsdistrikt (ØRRD), Arbeidsgiverkontrollen Øvre Romerike (AØR) samt ØRU-kontoret.» OVERORDNET VURDERING ØRU har etablert et tydelig skille mellom leverandørrollen (DGI), bestiller rollen (estab) og styrerollen (ØRU). Dette muliggjør å behandle DGI som en ekstern leverandør, og det kan stilles tydelige krav. Det har blitt etablert SLA som fastsetter garantier på tjenestenivåer. Kommunene har regelmessige dialogmøter med DGI og får detaljerte rapporter om leverte tjenester. estab fungerer som en slags «outsourcet» bestiller- rolle. Dette ser ut til å resultere i mangel på lokal kompetanse og involvering fra kommunene, noe som medfører utfordringer med gevinstrealisering. Leverandør-, bestiller- og styrerollene ligger utenfor kommunene. Kommunene opplyste i intervjuene at de ikke opplever at de er godt involvert i samarbeidet vedrørende ØRU, DGI og estab. Flere representanter fra kommunene føler at de i begrenset grad er engasjert i utforming av kommunens IKT-strategi, styring av IKT-prosjektporteføljen og generell kravstilling til IKT. Benchmark-resultatene tyder på at denne organisasjonsformen medfører høyere administrasjonskostnader. Deltakende kommuner opplever videre ikke at samarbeidet «legger opp til effektive og lite båråkratiske beslutningsprosesser». Det er etablert faggrupper i ØRU-kommunene. De bidrar til forbedret samarbeid mellom fag- og IKT-siden.

37 Vedlegg

38 Avklaringer og forutsetninger Deltakere: Kostnader og kvalitetsparametere knyttet til Siljan kommune i IKR-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan er ikke inkludert fordi de ikke hadde mulighet til å delta på undersøkelsen SÅTE og IKT Agder ble benchmarket i 2012 IKT Orkidé og ROR-IKT kan ikke sammenlignes med de øvrige samarbeidene p.g.a. et betydelig lavere omfang på tjenestene Kommunene i oversikten er sortert etter stigende klientantall mot høyre i grafen Definisjoner: Klient er definert som PC eller tynn klient IKT-kostnad omfatter kostnader knyttet direkte til IKT-tjenester, inkl. kostnader knyttet til kompetansetiltak. Administrasjonskostnader omfatter stillinger knyttet til økonomi, HR og ledelse; husleie, strøm, rekvisita/ kontormateriell/abonnement, telefon/porto/linjeleie og arbeidstøy/blomster/bevertning Tjenesteomfang ble målt som antall og typer IKT-tjenester som tilbys, samt tjenestenivåer Kvalitet ble målt som tjenestenivå (45%), IKT-modenhet (45%) og kundetilfredshet (10%) IKT-modenhet har blitt målt gjennom egenvurdering på skala fra 1 til 5. Scoren har blitt kvalitetssikret og justert av PA etter oppfølgingsintervjuene hvor kravene til hvert nivå har blitt gjennomgått i detalj

39 Fordeler og ulemper ved analysemetodene IKT-kostnad Tjenesteomfang IKT-modenhet FORDELER VED VALGT METODE Fokus på kostnadstyper, ikke konkrete kontoer eller art, har gitt mulighet til å sammenligne kostnader til tross for ulik regnskapspraksis på tvers av kommuner. Det har blitt kartlagt hvilke IKT-tjenester som ytes, samt garanterte og faktiske tjenestenivåer i detalj. Det ligger derfor solide fakta til grunn for vurderingen av IKT-kvalitet. Krav til dokumentasjon på tilbudte tjenester har gitt mulighet til å gjennomføre en grundig kvalitetssikring av innrapportert data. IKT-modenhet har blitt målt gjennom egenvurdering ut fra en definert skala knyttet til velkjente standarder, eksempelvis ITIL. Dette ga muligheten til å samle data på en ressurseffektiv måte. ULEMPER VED VALGT METODE IKT-kostnader er rapportert «manuelt». Dette gir rom for bevisste og ubevisste feil. Noen kostnadsposter er estimert. Denne usikkerheten ble redusert ved bruk av detaljerte instrukser, gjennomføring av gjentatte kryssjekk (bl.a. mot offentlige tall og tall fra IKT-samarbeider) og oppfølgingsintervjuer. Selvrapportering fra benchmarkens deltakere kan føre til noen bevisste og ubevisste feil. Denne ulempen har blitt redusert gjennom kryssjekk mot dokumentasjon fra deltakerne, samt grundige oppfølgingsintervjuer. Detaljert kartlegging av tjenesteomfang har økt belastning på prosjektdeltakerne. Egenvurdering er subjektiv. Denne ulempen har blitt redusert ved hjelp av oppfølgingsintervjuer. Under intervjuene, har PA gjennomgått og diskutert med deltakerne kravene som stilles per nivå. Scorene har deretter blitt justert basert på resultatene av intervjuet. Brukertilfredshet Brukertilfredshet er målt gjennom en spørreundersøkelse som besvares av rådmann, saksbehandlere innen helse/omsorg, helse/omsorgssjef, oppvekst/utdanningssjef og enhetsledere innen oppvekst/utdanning. Dette har gitt muligheten til å få brukerens vurdering av IT-tjenester de mottar. Spørsmålene har ikke blitt testet for statistisk validitet. I tillegg er utvalget lite. For å kompensere for dette utgjør brukertilfredshet kun 10% av den totale kvalitetsscoren.

40 Kvalitetsscore: parametere og beregningsmåte Kvalitetsscore er målt på en skala fra 0% til 100%. Denne scoren består av fire parametere: tjenesteomfang, IKTmodenhet, brukertilfredshet og digitaliseringsgrad. Hvert parameter er målt på skala fra 0% til 100% og har fått en bestemt vekting i den totale kvalitetsscoren. Vektingen er som følger: tjenesteomfang 30%, IKT-modenhet 30%, brukertilfredshet 10% og digitaliseringsgrad 30%. 0% Kvalitetsscore 100% Appendiks 30% 30% 10% 30% Tjenesteomfang IKT-modenhet Brukertilfredshet Digitaliseringsgrad 0% 100% 0% 100% 0% 100% 0% 100% Alle tjenestenivåer er vurdert på en skala fra 0% til 100%. 0% er tildelt når tjenesten ikke tilbys eller tjenestenivået er meget lavt. Scoren over 0% er beregnet basert på hvor langt tjenestenivået ligger fra høyest standard innen IKT. Alle tjenester har lik vekting. IKT-modenhet innen brukerstøtte, drift, applikasjonsvedlikehold, samt grad av strategisk fokus innen IKT, er vurdert på en skala fra 1 til 5. Modenhet innen systemforvaltning og -opplæring er vurdert ved hjelp av spørreundersøkelse sendt ut til ansatte i kommunenes stab(score satt på skala fra 1 til 5). Brukertilfredshet er vurdert ved hjelp av spørreundersøkelse. Svarene er oppgitt på en skala fra 1 til 5. Resultatene er omregnet til %. Brukertilfredshet fra ulike ansattgrupper er tildelt lik vekting. Digitaliseringsgrad har er vurdert basert på spørsmål om tilgang til digitale enheter, digitale tjenester og bruk av programvare innen helse og velferd, skole og oppvekst og, for noen kommuner, plan, bygg og geodata For hvert svar har kommunen blitt tildelt %-score basert på hvor langt kommunen ligger fra en optimal tilstand. Resultatene er omregnet til %. Alle modenhetstyper har fått like vekting. Det har blitt beregnet score for hvert av de to (eller tre) fagområdene, og snittet av scorene gir totalscoren.

41 Hvilke fordeler har din kommune ved å delta i IKT-kostnads- og modenhetsanalyse? Appendiks Mulighet til å utnytte benchmarken til å etablere måleindikatorer på IKT-området. Dette kan danne basis for en kontinuerlig måling av områder kommunen ønsker å forbedre seg på Sikre kontinuerlig forbedring Fordeler ved IKTkostnadsbenchmark Vurdere IKTtjenester i kommunen Mulighet til å sammenligne IKTkostnad og -kvalitet med kommuner av lik størrelse og behovsprofil Identifisere områder hvor kostnader og/eller kvalitet bør forbedres Identifisere forbedringstiltak på bakgrunn av innsikt i IKT-kostnad/ -kvalitet og beste praksis Identifisere forbedringsinitiativer Få innsikt i beste praksis Få innsikt i hvordan andre kommuner klarer å levere bra på IKT-kvalitet og kostnad innenfor ulike IKT-områder