IKT-kostnads- og modenhetsanalyse for Gran og Lunner. 08. mars 2016 PA Consulting Group

Transkript

1 IKT-kostnads- og modenhetsanalyse for Gran og Lunner 08. mars 206 PA Consulting Group

2 Agenda. Bakgrunn og hensikt 2. Tilnærming og metode 3. Deltakerne 4. Oppsummering 5. Analyse av totale kostnader 6. Analyse per IKT-tjeneste 7. Analyse per fagsystem 8. Analyse av lisenskostnader 9. Analyse av brukerundersøkelser 0. Oppsummering og anbefalinger 2

3 I ntroduksjon til I KT - kostnads - og - modenhetsanalyse. Bakgrunn og hensikt Bakgrunn KS KommIT gjennomførte prosjekt «Digital Innsikt» sommeren og høsten Ila. prosjektet ble IKT - kostnads - og - modenhetsanalyse utviklet sammen med IKT - samarbeider, kommuner og fylkeskommuner. Analysen sammenligner IKT - kostnad og kvalitet, og er basert på en omfattende benchmark - modell. Modellen inkluderer analyser på tvers av sektorer samt innen utvalgte fokusområder, herunder økonomi, HR/ og lønn, sak og arkiv, helse og velferd, skole og oppvekst, og plan, bygg og geodata. PA Consulting Group gjennomfører IKT - kostnads - og - modenhetsanalysen og resultatene føres inn i en database. Hensikt Kommunene og IKT - samarbeidene som deltar i analysen får mulighet til å gjennomgå og gruppere sine IKT - kostnader på en sammenlignbar måte. Dette gir økt IKT - kostnadsoversikt og - kontroll. Analysen gir kommunene mulighet til å sammenligne IKT - kostnad og - kvalitet med kommuner av lik størrelse og identifisere forbedringspotensial. Deltakelse i analysen gir også en unik mulighet til å lære beste praksis av andre kommuner og IKT - samarbeider. I tillegg har selve prosessen med å delta i analysen vist seg til å være av stor nytte for deltakerne. Deltakelse har trigget gode interne diskusjoner mellom samarbeidet, IKT - avdelingen, ledelsen og fagsiden i kommunen vedrørende digitaliseringsstrategi, IKT - styring med mer. På bakgrunn av analysen, kan kommunene definere strategiske tiltak for det videre digitaliseringsarbeidet. 3

4 Introduksjon til presentasjonen for Gran og Lunner kommune. Bakgrunn og hensikt Deltakerne Denne presentasjonen viser resultatene fra IKT-kostnads- og modenhetsanalysen for Gran og Lunner kommune. Kommunene samarbeider ikke på IKT per i dag, men det ble i 203 utført en forstudie som anbefalte at Gran og Lunner etablerte et IKT-samarbeid med Sigdal, Krøgsherad, Modum, Ringerike og Jevnaker. Datagrunnlaget i analysen er innhentet av kommunen for regnskapsåret 204. Presiseringer I analysen er kommunene delt inn i fem grupper: Under 5,000 innbyggere; 5,00-5,000 innbyggere; 5,00-35,000 innbyggere; 35,00-65,000 innbyggere; over 65,000 innbyggere. Gran og Lunner kommune med tilhører Gruppe 2. 4

5 Agenda. Bakgrunn og hensikt 2. Tilnærming og metode 3. Deltakerne 4. Oppsummering 5. Analyse av totale kostnader 6. Analyse per IKT-tjeneste 7. Analyse per fagsystem 8. Analyse av lisenskostnader 9. Analyse av brukerundersøkelser 0. Oppsummering og anbefalinger 5

6 Hva er IKT-kostnads- og -modenhetsanalyse? 2. Tilnærming og metode Undersøkelsen sammenligner kostnad og kvalitet på IKT-tjenestene i norske kommuner, fylkeskommuner og IKTsamarbeider (se oversikt under). Analysen omfatter totale kostnader og kostnader knyttet til spesifikke IKT-tjenester og fagsystemer, samt kostnader til IKT-ledelse og -administrasjon. Kvalitet blir målt på bakgrunn av spørsmål rundt tjenesteomfang, IKT-modenhet, brukertilfredshet og digitaliseringsgrad. Totale kostnader Tjenesteomfang Kostnader per IKT-tjeneste IKT-modenhet Kostnader per fagsystem Kostnad Kvalitet Brukertilfredshet Kostnader til IKT-ledelse og -administrasjon Digitaliseringsgrad 6

7 2. Tilnærming og metode Metodikken i undersøkelsen sørger for at det sammenlignes «epler og epler» Det er utviklet en metodikk for kartlegging av kostnader som minimerer usikkerheten knyttet til oppgitte tall. PA Consulting ønsker likevel å presisere at deltakerne selv står ansvarlige for innrapporterte tall og kvalitetsparametere, og det kan derfor aldri garanteres at en slik undersøkelse er 00% korrekt. Undersøkelsen er skreddersydd for kommunesektoren.. Det gjennomføres oppstartsmøte med deltakerne for å sikre at alle elementer i spørreskjemaet er riktig forstått og veilede kommunen i datainnsamling. Deltakeren oppfordres til å legge inn kommentarer i spørreskjemaet. Mottatt spørreskjema kvalitetssikres gjennom nøye analyse og kryssjekk. Det gjennomføres oppfølgingsintervjuer for videre verifisering og avklaring. 7

8 Agenda. Bakgrunn og hensikt 2. Tilnærming og metode 3. Deltakerne 4. Oppsummering 5. Analyse av totale kostnader 6. Analyse per IKT-tjeneste 7. Analyse per fagsystem 8. Analyse av lisenskostnader 9. Analyse av brukerundersøkelser 0. Oppsummering og anbefalinger 8

9 3. Deltakerne Deltakerne er fordelt i fem grupper basert på antall innbyggere i kommunene GRUPPE Tydal < 5,000 innbyggere Rollag Hjartdal Midsund Lesja Skjåk Lom Meråker Nore og Uvdal Frosta Flesberg Hurdal Dovre Aukra Vågå Selbu Drangedal Gol GRUPPE 2 5,000 5,000 innbyggere Froland Surnadal Tinn Sel Gjerdrum Eidskog Vestnes Sunndal Rauma Kragerø Nannestad Notodden Bamble Lunner Gran GRUPPE 3 5,00 35,000 innbyggere Nes Røyken Grimstad Eidsvoll Stjørdal Nittedal Kristiansund Kongsberg Molde Gjøvik Ullensaker Steinkjer GRUPPE 4 35,00 65,000 innbyggere Porsgrunn Arendal Skien Asker GRUPPE 5 > 65,000 innbyggere Tromsø Kristiansand Stavanger 9

10 3. Deltakerne Gruppe : Tydal, Rollag, Hjartdal, Midsund, Lesja, Skjåk, Lom, Meråker, Nore og Uvdal, Frosta, Flesberg, Hurdal, Dovre, Aukra, Vågå, Selbu, Drangedal og Gol side /2 GRUPPE < 5,000 innbyggere Tydal kommune Befolkning 865 Rollag kommune Befolkning 355 Hjartdal kommune Befolkning 609 Sør - Trøndelag Buskerud Telemark KOSTRA - gruppe 6 IKT - samarbeid Værnesregionen IT Midsund kommune Befolkning 2 00 KOSTRA - gruppe 06 IKT - samarbeid Kongsbergregionen Lesja kommune Befolkning KOSTRA - gruppe 05 IKT - samarbeid Kongsbergregionen Skjåk kommune Befolkning Møre og Roms. Oppland Oppland KOSTRA - gruppe 05 IKT - samarbeid ROR - IKT Lom kommune Befolkning KOSTRA - gruppe 03 IKT - samarbeid RegionData Meråker kommune Befolkning 2 50 KOSTRA - gruppe 02 IKT - samarbeid RegionData Nore og Uvdal kommune Befolkning 2 53 Oppland Nord - Trøndelag Buskerud KOSTRA - gruppe 02 IKT - samarbeid RegionData KOSTRA - gruppe 03 IKT - samarbeid Værnesregionen IT 0 KOSTRA - gruppe 03 IKT - samarbeid Kongsbergregionen

11 3. Deltakerne Gruppe : Tydal, Rollag, Hjartdal, Midsund, Lesja, Skjåk, Lom, Meråker, Nore og Uvdal, Frosta, Flesberg, Hurdal, Dovre, Aukra, Vågå, Selbu, Drangedal og Gol side 2/2 GRUPPE < 5,000 innbyggere Frosta kommune Befolkning Flesberg kommune Befolkning Hurdal kommune Befolkning 2685 Nord - Trøndelag Buskerud Akershus KOSTRA - gruppe 02 IKT - samarbeid Værnesregionen IT Dovre kommune Befolkning KOSTRA - gruppe 0 IKT - samarbeid Kongsbergregionen Aukra kommune Befolkning KOSTRA - gruppe 0 IKT - samarbeid Digitale Gardermoen IKS Vågå kommune Befolkning Oppland Møre og Roms. Oppland KOSTRA - gruppe 02 IKT - samarbeid RegionData Selbu kommune Befolkning KOSTRA - gruppe 6 IKT - samarbeid ROR - IKT Drangedal kommune Befolkning 4 39 KOSTRA - gruppe 02 IKT - samarbeid RegionData Gol kommune Befolkning Sør - Trøndelag Telemark Buskerud KOSTRA - gruppe 02 IKT - samarbeid Værnesregionen IT KOSTRA - gruppe 0 IKT - samarbeid Utenfor KOSTRA - gruppe 02 IKT - samarbeid IKT Hallingdal

12 3. Deltakerne Gruppe 2: Froland, Surnadal, Tinn, Sel, Gjerdrum, Eidskog, Vestnes, Sunndal, Rauma, Lunner, Kragerø, Nannestad, Notodden, Gran og Bamble side /2 GRUPPE 2 5,000-5,000 innbyggere Froland kommune Befolkning Surnadal kommune Befolkning Tinn kommune Befolkning Aust - Agder Møre og Romsdal Telemark KOSTRA - gruppe 02 IKT - samarbeid IKT Agder Sel kommune Befolkning KOSTRA - gruppe IKT - samarbeid IKT Orkidé Gjerdrum kommune Befolkning KOSTRA - gruppe 2 IKT - samarbeid Kongsbergregionen Eidskog kommune Befolkning Oppland Akershus Hedmark KOSTRA - gruppe IKT - samarbeid RegionData Vestnes kommune Befolkning KOSTRA - gruppe 08 IKT - samarbeid Digitale Gardermoen IKS Sunndal kommune Befolkning KOSTRA - gruppe 0 IKT - samarbeid Utenfor Rauma kommune Befolkning 7 42 Møre og Romsdal Møre og Romsdal Møre og Romsdal KOSTRA - gruppe 0 IKT - samarbeid ROR - IKT KOSTRA - gruppe 2 IKT - samarbeid IKT Orkidé 2 KOSTRA - gruppe IKT - samarbeid ROR - IKT

13 3. Deltakerne Gruppe 2: Froland, Surnadal, Tinn, Sel, Gjerdrum, Eidskog, Vestnes, Sunndal, Rauma, Lunner, Kragerø, Nannestad, Notodden, Gran og Bamble side 2/2 GRUPPE 2 5,000-5,000 innbyggere Lunner kommune Befolkning Kragerø kommune Befolkning Nannestad kommune Befolkning 505 Oppland Telemark Akershus KOSTRA - gruppe 07 IKT - samarbeid Utenfor Notodden kommune Befolkning KOSTRA - gruppe 08 IKT - samarbeid Utenfor Gran kommune Befolkning KOSTRA - gruppe 07 IKT - samarbeid Digitale Gardermoen IKS Bamble kommune Befolkning 4 29 Telemark Oppland Telemark KOSTRA - gruppe IKT - samarbeid Kongsbergregionen KOSTRA - gruppe 0 IKT - samarbeid Utenfor KOSTRA - gruppe 08 IKT - samarbeid Med Skien og Siljan 3

14 Gruppe 3: Nes, Røyken, Grimstad, Steinkjer, Eidsvoll, Stjørdal, Nittedal, Kristiansund, Kongsberg, Molde, Gjøvik, Ullensaker og Hamar side /2 3. Deltakerne GRUPPE 3 5,00-35,000 innbyggere Nes kommune Befolkning 9 89 Røyken kommune Befolkning Grimstad kommune Befolkning Akershus Buskerud Aust - Agder KOSTRA - gruppe 07 IKT - samarbeid Digitale Gardermoen IKS Steinkjer kommune Befolkning KOSTRA - gruppe 08 IKT - samarbeid D - IKT Eidsvoll kommune Befolkning KOSTRA - gruppe 08 IKT - samarbeid IKT Agder Stjørdal kommune Befolkning Nord - Trøndelag Akershus Nord - Trøndelag KOSTRA - gruppe 3 IKT - samarbeid Inn - Trøndelag IKT Nittedal kommune Befolkning KOSTRA - gruppe 07 IKT - samarbeid Digitale Gardermoen IKS Kristiansund kommune Befolkning 24 3 KOSTRA - gruppe 3 IKT - samarbeid Værnesregionen IT Kongsberg kommune Befolkning Akershus Møre og Romsdal Buskerud KOSTRA - gruppe 3 IKT - samarbeid Utenfor KOSTRA - gruppe 3 IKT - samarbeid IKT Orkidé 4 KOSTRA - gruppe 3 IKT - samarbeid Kongsbergregionen

15 Gruppe 3: Nes, Røyken, Grimstad, Steinkjer, Eidsvoll, Stjørdal, Nittedal, Kristiansund, Kongsberg, Molde, Gjøvik, Ullensaker og Hamar side 2/2 3. Deltakerne GRUPPE 3 5,00-35,000 innbyggere Molde kommune Befolkning Gjøvik kommune Befolkning Ullensaker kommune Befolkning Møre og Romsdal Oppland Akershus KOSTRA - gruppe 3 IKT - samarbeid ROR - IKT KOSTRA - gruppe 3 IKT - samarbeid Utenfor KOSTRA - gruppe 3 IKT - samarbeid Digitale Gardermoen IKS Hamar kommune Befolkning Hedmark KOSTRA - gruppe 3 IKT - samarbeid Hedmark IKT 5

16 Gruppe 4: Porsgrunn, Arendal, Skien og Asker 3. Deltakerne GRUPPE 4 35,00-65,000 innbyggere Porsgrunn kommune Befolkning Arendal kommune Befolkning Skien kommune Befolkning Telemark Aust - Agder Telemark KOSTRA - gruppe 3 IKT - samarbeid Utenfor KOSTRA - gruppe 3 IKT - samarbeid IKT Agder KOSTRA - gruppe 3 IKT - samarbeid Med Skien, Bamble og Siljan Asker kommune Befolkning Akershus KOSTRA - gruppe 3 IKT - samarbeid Utenfor 6

17 Gruppe 5: Tromsø, Kristiansand og Stavanger 3. Deltakerne GRUPPE 5 > 65,000 innbyggere Tromsø kommune Befolkning Kristiansand kommune Befolkning Stavanger kommune Befolkning 29 9 Troms Vest - Agder Rogaland KOSTRA - gruppe 3 IKT - samarbeid Utenfor KOSTRA - gruppe 3 IKT - samarbeid Utenfor KOSTRA - gruppe 4 IKT - samarbeid Utenfor 7

18 Agenda. Bakgrunn og hensikt 2. Tilnærming og metode 3. Deltakerne 4. Oppsummering 5. Analyse av totale kostnader 6. Analyse per IKT-tjeneste 7. Analyse per fagsystem 8. Analyse av lisenskostnader 9. Analyse av brukerundersøkelser 0. Oppsummering og anbefalinger 8

19 Gran og Lunner scorer lavt på kvalitet blant annet på grunn av et lavt tjenesteomfang. Kommunene har ikke en tjenestekatalog med garanterte re spons - og oppetider som gir store utslag i analysen. Lunner har en høy kostnad per innbygger blant annet på grunn av dyre lisensavtaler, mange årsverk brukt på IT - ansvarlige i skolene og brukerstøtte. Gran har en lav kostnad per innbygger blant annet på grunn av lave kostnader knyttet til brukerstøtte og utviklingsprosjekter. IKT - KOSTNAD PER INNBYGGER VS. KVALITETSSCORE Gran og Lunner scorer lavt på I KT - kvalitet. Gran har en lavere I KT - kostnad per innbygger enn gjennomsnittet, Lunner har en høyere kostnad enn gjennomsnittet 4.Sammendrag % 46% 35% 33% 54%54% 49% 63% 50% 60% 44% 6% 55% 44% 50% 62% 47% 44% 56% 42% 54% 63% 46% 49% 42% 46% 43% 49% 66% 47% 43% 56% 66% 52% 64% 63% 48% 58% 57% 26% 64% 5% 65% 55% 59% 52% T y d a l R o la g H ja rtd a l M id s u n d L e s ja S k jå k L o m M e rå k e r N o re o g U v d a l F ro s ta F le s b e rg H u rd a l D o v re A u k ra V å g å S e lb u D ra n g e d a l G o l L u s te r F ro la n d S u rn a d a l T in n S e l G je rd ru m E id s k o g V e s tn e s S u n n d a l R a u m a S o g n d a l L u n n e r K ra g e rø N a n n e s ta d N o to d d e n G ra n B a m b le N e s R ø y k e n S te in k je r G rim s ta d E id s v o l S tjø rd a l N ite d a l K ris tia n s u n d K o n g s b e rg M o ld e H a m a r G jø v ik U le n s a k e r P o rs g ru n n A re n d a l S k ie n A s k e r T ro m s ø K ris tia n s a n d S ta v a n g e r IKT-kostnad pr. innbygger, NOK Gj.snitt for alle kommuner Kvalitetsscore, maks 00%

20 Agenda. Bakgrunn og hensikt 2. Tilnærming og metode 3. Deltakerne 4. Oppsummering 5. Analyse av totale kostnader 6. Analyse per IKT-tjeneste 7. Analyse per fagsystem 8. Analyse av lisenskostnader 9. Analyse av brukerundersøkelser 0. Oppsummering og anbefalinger 20

21 5. Totalkostnadsanalyse Gran og Lunner befinner seg på hver sin ende av kostnadsskalaen, kvalitetsmessig scorer kommunene likt IKT - KOSTNAD PR. INNBYGGER VS. KVALITETSSCORE Gruppe 2: innbyggere 44% 42% 54% 46% 42% 46% 43% 49% 47% 43% 56% IKT-kostnad pr. innbygger, NOK Kvalitetsscore, maks 00% Gj.snitt for alle kommuner *IKT - kostnad inkl. innkjøp av datautstyr og - rekvisita, lønnskostnader knyttet til IT - ansvarlige på skoler, superbrukere og systemansvarlige og utviklingsprosjekter. Kostnader knyttet til innkjøp av mobiltelefoner, telleskritt og mobiltelefoni er ikke tatt med. Kostnaden er oppgitt uten mva. **Kvalitet har blitt målt som tjenesteomfang (25%), digitaliseringsgrad (25%), IKT - modenhet (25%) og brukertilfredshet (25%). 2 VIKTIGSTE FUNN IKT - kostnad per innbygger for Gran og Lunner er svært forskjellig. Gran bruker betydelig mindre en gjennomsnittet for alle kommuner, mens Lunner bruker noe i overkant av gjennomsnittet. Kvalitetsmessig leverer både Gran og Lunner noe under snittet for gruppen. Forklaringen kan være at syv av kommunene i gruppen deltar i IKT - samarbeid. Kommuner som deltar i IKT - samarbeid scorer ofte høyt fordi avtaler og kommunikasjon mellom IKT - avdeling og kommunen blir formalisert. Kommunene Notodden (medlem i Kongsbergregionen) og Vestnes (medlem av ROR - IKT) har høyeste IKT - kostnader per innbygger. Særlig er driftskostnadene høyere enn for andre kommuner i gruppen. Ingen av kommunene hadde felles drift igjennom IKT - samarbeidet i året undersøkelsen ble gjort. Tinn kommune (medlem av Kongsbergregionen) er én av de minste kommunene, og scorer dårligst på kvalitet. Det er særlig tjenesteomfang og modenhet som trekker scoren ned. Tinn kommune har ikke etablert tjenestekatalog med garantier for respons - og oppetider og har lav modenhet knyttet til både brukerstøtte, drift, applikasjonsvedlikehold og strategisk fokus.

22 5. Totalkostnadsanalyse Gran leverer lav kvalitet til lav kostnad, mens Lunner leverer lav kvalitet til høy kostnad IKT-kvalitet IKT-KOSTNAD PR. INNBYGGER VS. KVALITETSSCORE Gruppe 2: innbyggere Høy kvalitet - Lav kostnad Høy Høy kvalitet - Høy kostnad Bamble Sel Kragerø Notodden Sogndal Gran Luster Vestnes Lunner Tinn Rauma Lav Lav kvalitet - Lav kostnad Lav kvalitet - Høy kostnad Lav IKT-kostnad pr. innbygger Høy VIKTIGSTE FUNN Både Gran og Lunner leverer forholdsvis lav kvalitet på IKT-tjenestene sine. De scorer begge spesielt lavt på tjenesteomfang på grunn av manglende tjenestekataloger med garantert respons- og oppetid. Gran har de laveste kostnadene i gruppen, men kvalitetsmessig må de se seg slått av nesten alle bortsett fra Lunner, Tinn og Rauma. Kommunene Bamble og Vestnes har også ganske høye IKT-kostnader i.f.t. oppnådd kvalitet. Bamble kommune er en av kommunene med høyest interne lønnskostnader knyttet til drift, mens Vestnes kommune særlig har høye lisenskostnader. Kvaliteten på tjenestene ligger på nivå med de andre kommunene i gruppen. Kommunene Rauma (medlem av ROR-IKT fra 204), Kragerø og Tinn betaler lite for IKT-tilbudet sammenlignet med de andre kommunene i gruppen, men kvaliteten på tjenestene er samtidig lav, særlig knyttet til tjenesteomfang og digitaliseringsgrad. Kommunene manglet i tillegg strategisk fokus innen IKT. Rauma og Kragerø var ikke del av IKTsamarbeid i 203, og Tinn mottok i begrenset grad tjenester fra IKT-samarbeidet. *IKT-kostnad inkl. innkjøp av datautstyr og -rekvisita, lønnskostnader knyttet til IT-ansvarlige på skoler, superbrukere og systemansvarlige og utviklingsprosjekter. Kostnader knyttet til innkjøp av mobiltelefoner, telleskritt og mobiltelefoni er ikke tatt med. Kostnaden er oppgitt uten mva. **Kvalitet har blitt målt som tjenesteomfang (25%), digitaliseringsgrad (25%), IKT-modenhet (25%) og brukertilfredshet (25%). 22

23 5. Totalkostnadsanalyse Gran og Lunner er kommunene som bruker henholdsvis minst og mest på IKT som andel av driftsutgifter IKT-KOSTNADER SOM ANDEL AV NETTO DRIFTSUTGIFTER Gruppe 2: innbyggere 4,0 % 3,6 % 3,2 % 3,0 % 2,8 % 2,8 % 2,7 % 2,3 % 2,4 % 2,3 % 3,7 % VIKTIGSTE FUNN Kommunene Lunner, Bamble og Notodden har høyest andel IKT-kostnader som andel av netto driftsutgifter. Lunner kommune bruker den største andelen av driftsutgifter på IKT i gruppen. Kommunen har ikke et spesielt høyt tjenesteomfang og heller ikke en spesiell høy digitaliseringsgrad. Bamble kommune har høye IKT-kostnader knyttet til drift og brukerstøtte. Kommunen har samtidig høyere tjenesteomfang og modenhet på IKT-tjenester enn mange andre kommuner i gruppen. Notodden kommune har høyere kostnader knyttet til drift enn de øvrige kommunene. Kongsbergregionen hadde ikke etablert felles drift i 203, og resultatene viser at det helt klart forelå et effektiviseringspotensial ved overgang til felles drift. Gran kommune er blant kommunene som bruker minst på IKT i forhold til driftsutgiftene. Kvalitetsmessig kommer de likt ut som Lunner. Gran er den nest største kommunen i gruppen, men bruker fortsatt betydelig mindre enn Bamble med i overkant av innbyggere. IKT-Kostnader som andel av netto driftsutgifter i alt (%) Gj.snitt for alle kommuner *Kilde til netto driftsutgifter i alt: KOSTRA, SSB 23

24 5. Totalkostnadsanalyse Kostnad per klient skiller seg ikke særlig ut fra kostnad per innbygger på grunn av lik PC-tetthet på tvers av kommunene IKT-KOSTNADER PR. KLIENT VS. ANTALL KLIENTER PR. INNBYGGER Gruppe 2: innbyggere 0,9 0,6 0, 0,2 0,2 0,2 IKT-kostnader pr. klient, NOK Antall klienter pr. innbygger *IKT-kostnad inkl. innkjøp av datautstyr og -rekvisita, lønnskostnader knyttet til IT-ansvarlige på skoler, superbrukere og systemansvarlige og utviklingsprosjekter. Kostnader knyttet til innkjøp av mobiltelefoner, telleskritt og mobiltelefoni er ikke tatt med. Kostnaden er oppgitt uten mva. 0,4 **Klient er definert som PC eller tynn klient 0,5 0,0 0,3 Gj.snitt for alle kommuner 0, VIKTIGSTE FUNN Både Gran og Lunner kommune har en forholdsvis høy PC-tetthet i kommunen sammenlignet med resten av gruppen. Ulikhetene i kostnad per klient mellom kommunene er i tråd med kostnad per innbygger da PC-tettheten er veldig lik. Lunner har marginalt høyere PC-tetthet enn Gran, dette kan være på grunn av høyere pc-tetthet i skolen. Tall fra Grunnskolens Informasjonssystem fra oppgir hhv. 2,03 og 2,2 elev per pc for Gran og Lunner. Tinn kommune har det høyeste antallet klienter per innbygger, og samtidig lavest IKT-kostnad per klient (NOK 9 728). Høyt antall klienter i Tinn kommune har sammenheng med høy PC-tettheten på kommunens grunnskoler. Kommunen hadde 2,25 elever per PC i , mens gjennom-snittet for hele landet var 2,75 elever per PC. Kragerø kommune det nest høyeste antallet klienter per innbygger, og samtidig den nest lavest IKTkostnad per innbygger. Kommunen har også høy PC-tetthet på grunnskolene -,75 elever per PC i i kommunen. Notodden kommune hadde nest høyest IKTkostnad per klient, mens antall klienter per innbygger i kommunen ligger på gjennomsnittet for alle kommuner. Kommunen har spesielt høye kostnader knyttet til drift og utviklingsprosjekter. 24

25 5. Totalkostnadsanalyse Lunner bruker over dobbelt så mye som Gran på interne lønnskostnader per innbygger i kommunen FORDELING AV IKT-KOSTNADER: INTERNE OG FELLES KOSTNADER Gruppe 2: innbyggere *Interne lønnskostnader inkl. sosiale kostnader og kompetansetiltak **Innkjøp av varer og tjenester inkl. innkjøp av datautstyr og -rekvisita og ekskl. kostnader knyttet til innkjøp av mobiltelefoner, telleskritt og mobiltelefoni. Kostnaden er oppgitt uten mva Interne lønnskostander knyttet til IKT, NOK pr innbygger Innbetalinger til IKT-samarbeid/IKS, NOK pr innbygger Innkjøp av varer og tjenster utenom IKT-samarbeid/IKS, NOK pr innbygger VIKTIGSTE FUNN Lunner kommune bruker mest per innbygger på interne lønnskostnader i kommunen sammenlignet med kommunene i gruppen. Dette er til dels fordi Lunner bruker 3,2 årsverk på IT-ansvarlige på skolene, men også at de bruker forholdsvis mye på brukerstøtte i kommunen. Sammenlignet med andre kommuner i gruppen bruker Lunner over snittet på innkjøp av varer og tjenester. Dette kan tyde på at det finnes rom for forhandling med eksterne aktører på pris og løsningene de bruker i dag er forholdsvis dyre. Gran kommune bruker svært lite på interne lønnskostnader. Kostnader for IT-ansvarlige på skolene er lave og beregnet ut i fra antall timer frikjøp lærerne ved hver enkelt skole. Det lave kostnadsnivået kan tyde på at ikke all tid blir riktig ført. Bamble kommune har en ganske høy andel kostnader til innkjøp av varer og tjenester utenom IKT-samarbeidet til å være del av et IKT-samarbeid. Dette kan tyde på effektiviseringspotensial gjennom samordning av innkjøp gjennom IKT-samarbeidet Notodden kommune (medlem i Kongsbergregionen) har høyest IKT-kostnad per innbygger i denne gruppen. Kommunen forbruker en større andel kostnader på innkjøp utenfor IKTsamarbeidet og interne lønnskostnader sammenlignet med Tinn kommune. Dette kan tyde på effektiviseringspotensial ved økt grad av samarbeid innenfor Kongsbergregionen.

26 5. Totalkostnadsanalyse Lunner kommune bruker en stor andel av IKT-budsjettet på utvikling og brukerstøtte. Begge kommunene bruker lite på IKT-ledelse og -administrasjon FORDELING AV IKT-KOSTNADER PER IKT-TJENESTE Gruppe 2: innbyggere 5,3 % 63,8 % 6,7 %,8 % 5,6 % 53, % 50,2 % 58, % 4,6 % 4,2 % 4,9 % 3, % 2, % 4,2 % 2,3 % 4,2 % 2,3 % 5, %,7 % 8,6 % 2,5 %,6 %,2 % 2,2 % 9,9 %,2 %,7 % 3,0 %, % 3,8 % 3,0 % 2, %,3 % 0,0 %, % 7,0 % 8,3 % 0,0 % 6,8 % 0, % 4,8 % Brukerstøtte (. nivå), % IKT-ledelse og -administration Utviklingsprosjekter 9,3 % 8,7 % 76,0 % 46,9 % 49,8 % 36,4 % 27,0 % 40,3 % 54,9 % Innkjøp av sluttbrukerutstyr Drift og applikasjonsvedlikehold 7,2 % 70,4 % 5, % *Innkjøp av sluttbrukerutstyr ekskluderer mobiltelefoner og smartboards. **Drift og applikasjonsvedlikehold inkluderer lønnskostnader knyttet til systemforvaltning og ekskluderer telleskritt og mobiltelefoni. 26 7,7 % VIKTIGSTE FUNN Lunner kommune har brukt forholdsvis mye av IKTbudsjettet sitt på utvikling sammenlignet med Gran kommune. Ut i fra dokumentasjon mottatt av kommunene virker det som at begge kommuner har kjørt omfattende utviklingsprosjekter, men Lunner har brukt flere årsverk på området samtidig som at de har hatt høyere avskrivninger. Lunner er kommunen med høyest andel av IKTbudsjettet brukt på brukerstøtte. Dette er hovedsakelig på grunn av høye kostnader tilknyttet IT-ansvarlige ved skolene. Notodden er blant kommunene med lavest andel IKT-kostnader knyttet til brukerstøtte. Modenhet på brukerstøtte er samtidig lav. Notodden håndterer brukerstøtte internt i kommunen, og kommunen har ikke etablert servicedesk. Bamble kommune har nest høyest andel kostnader tilknyttet brukerstøtte. Brukerstøtten i kommunen er organisert med lokal førstelinjerespons, og andrelinje-respons fra IKT-samarbeidet mellom Skien, Bable og Siljan. Bamble har de nest høyeste kostnadene til brukerstøtte i gruppen, noe som tyder på at organiseringen av lokal førstelinjerespons kan være fordyrende for kommunen. Rauma kommune har høyest andel kostnader til drift. Særlig er det lisenser og nettverk- og kommunikasjonskostnader som trekker opp kostnadsnivået. Rauma har samtidig lavest tjenesteomfang i denne kommunegruppen.

27 5. Totalkostnadsanalyse Gran og Lunner kommune scorer lavt på tjenesteomfang blant annet på grunn av mangler i tjenestekatalog og mangelfull vaktordning Luster 567 Tinn 604 Sel 577 Vestnes 975 Rauma 500 Sogndal 509 Lunner 95 Kragerø 50 Notodden 2 08 Gran 87 Bamble 939 Faktisk gj. oppetid (%) Faktisk gj. responstid (timer) Faktisk opprettelse av ny bruker (timer) IKT-KOSTNAD PR. INNBYGGER VS. TJENESTEOMFANG Gruppe 2: innbyggere IKT-kostnad pr. innbygger (NOK) Tjenesteomfangsscore (maks 00%) Faktisk konfigurasjon av ny PC (timer) 37% 32% 64% 47% 36% 4% 32% 38% 49% 32% UTVALGTE MÅLEPARAMETRE 27 60% 99,6 % 86,6 % 87,3 % 99,4 % 99,0 % 99,8 % 99,0 % 85,7 % 87,3 % 99, % 99,4 % 0,8 25, 0,7,2 2,5 98,6 4,8 46,8 2,2 2,9 2,3 0,3 60,0 0,5 0,5 24,0 24,0 3,0 0,5 0,,0 2,0 37,5 60,0 3,0 3,0 7,0 3,0 2,0 2,5 5,0 5,0 2,0 VIKTIGSTE FUNN Både Gran og Lunner scorer lavt på tjenesteomfang. Dette er i stor grad på grunn av at IKT-avdelingene mangler tjenestekatalog med garanterte respons- og oppetider, selv om kommunene leverer tjenester på linje med de andre kommunene i gruppen. Verken Gran eller Lunner har innført 24/7 vaktordning som trekker ned scoren på tjenesteomfang. Kommunene Notodden og Vestnes har høyest kostnad per innbygger, og scorer samtidig relativt lavt på tjenesteomfang. Verken Notodden kommune eller Rauma kommune hadde etablert servicedesk i 203. Kommunene Tinn, Rauma og Kragerø scorer vesentlig dårligere på tjenesteomfang enn de andre kommunene i gruppen. Tinn kommune bruker lengst tid på å opprette ny bruker (60 t.), mens Rauma eksempelvis ikke har vaktordningstilbud i kommunen. Kragerø har den høyeste faktiske responstiden på 66 timer. Ingen av de nevnte kommunene har etablert garantier for tjenestenivåer. Bamble kommune scorer relativt høyt på tjenesteomfang, og har samtidig relativt høy IKTkostnad. Bamble kommune har etablert servicedesk, har lav faktisk responstid (3,7 timer), høy oppetid (ca. 99 %) og definerte tjenestenivåer for responstidsgarantier i tjenestekatalogen til IKTsamarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan.

28 5. Totalkostnadsanalyse Gran og Lunner leverer en rekke digitale tjenester til innbyggerne, men kan høste betydelige gevinster ved å integrere de mot fagsystemer Luster 567 Tinn 604 Sel 577 Vestnes 975 Rauma 500 Sogndal 509 Lunner 95 Kragerø 50 Notodden 208 Gran 87 Bamble 939 IKT-KOSTNAD, DIGITALISERINGSGRAD OG BRUKERTILFREDSHET, HELSE OG VELFERD Gruppe 2: innbyggere 75% 76% 68% 66% 69% 55% 56% 60% 57% 53% 53% 54% 5% 53% 55% 52% 45% 40% 43% 35% 33% Digitaliseringsgrad helse og velferd Brukertilfredshet helse og velferd *Digitaliseringsgrad har blitt målt ved hjelp av skreddersydd spørreskjema 28 VIKTIGSTE FUNN Gran og Lunner scorer litt over snittet på digitaliseringsgrad og under snittet på brukertilfredshet innen helse og velferd. På tvers av alle kommuner i undersøkelsen er det svært få kommuner som leverer digitale tjenester innen helse og velferd. Både Gran og Lunner leverer digitale tjenester, men kan i større grad integrere nettbaserte skjema med fagsystemene. Luster kommune scorer høyest på digitaliseringsgrad innen helse og velferd fordi kommunen i stor grad har tatt i bruk helsenettet for elektronisk samhandling på tvers av tjenesteområdene. Til sammenligning har Gran og Lunner kun tatt i bruk dette i pleie- og omsorgstjenesten, fastlegekontorer, legevaktsordninger og Gran har i tillegg tatt dette i bruk på helsestasjon(er). Kommunene Tinn og Notodden, medlemmer i Kongsbergregionen, har en høy digitaliseringsgrad innen helse og velferd. Tinn har implementert to-veis PLO-meldinger innen fem områder i kommunen og har pilotert velferdsteknologi. Notodden har tatt i bruk mobile enheter til bruk ute hos pasienten og har implementert både Normen og Personalopplysningsloven med forskrifter. Bamble og Rauma scorer lavest på digitaliseringsgrad innen helse og velferd. Rauma og Bamble har eksempelvis ikke pilotert noen former for velferdsteknologi eller tatt i bruk mobile enheter innen helse og velferd.

29 5. Totalkostnadsanalyse Lunner har den nest høyeste digitaliseringsgraden innen skole og oppvekst. Gran har den fjerde høyeste Luster 567 Tinn 604 Sel 577 Vestnes 975 Rauma 500 Sogndal 509 Lunner 95 Kragerø 50 Notodden 208 Gran 87 Bamble 939 IKT-KOSTNAD, DIGITALISERINGSGRAD OG BRUKERTILFREDSHET, SKOLE OG OPPVEKST Gruppe 2: innbyggere 69% 67% 69% 68% 66% 6% 63% 57% 59% 58% 60% 59% 60% 55% 55% 5% 52% 5% 45% 46% 39% 4% Digitaliseringsgrad skole og oppvekst Brukertilfredshet skole og oppvekst VIKTIGSTE FUNN Lunner kommune har den nest høyeste digitaliseringsgraden blant kommunene i gruppen innen skole og oppvekst. De scorer noe høyere enn Gran blant annet på grunn av at elektronisk kommunikasjon med foresatte er integrert med fagsystem, grunnskolene har flere digitale verktøy, f.eks. interaktive tavler og alle grunnskolene har tilgang til digital løsning for utarbeidelse av individuell opplæringsplan. Skoleledere og lærere i både Gran og Lunner ønsker mer kursing i IKT arrangert av både IKTavdeling og av skolene for å øke bruk av digitale læremidler. Elever ved skolene i Lunner etterspør i større grad enn elever ved Gran økt bruk av digitale læremidler. Skoleledere i Lunner melder om at lærerne føler at det er for mange plattformer å forholde seg til i sitt daglige virke. I Gran formidler skoleledere også et ønske om felles innlogging på flere systemer. Kragerø kommune har høyere digitaliseringsgrad innen skole og oppvekst enn innen helse og velferd og plan, bygg og geodata. Kragerø tilbyr eksempelvis en rekke digitale tjenester knyttet til barnehage og grunnskole, alle barnehager i kommunen har et administrativt system. *Digitaliseringsgrad har blitt målt ved hjelp av skreddersydd spørreskjema 29

30 5. Totalkostnadsanalyse Gran har den høyeste digitaliseringsgraden innen plan, bygg og geodata i gruppen. Både Gran og Lunner scorer forholdsvis høyt på brukerundersøkelsene. Luster 567 Tinn 604 Sel 577 Vestnes 975 Rauma 500 Sogndal 509 Lunner 95 Kragerø 50 Notodden 208 Gran 87 Bamble 939 IKT-KOSTNAD, DIGITALISERINGSGRAD OG BRUKERTILFREDSHET, PLAN, BYGG OG GEODATA Gruppe 2: innbyggere 79% 48% 50% 4% 42% 40% 44% 72% 29% 29% Digitaliseringsgrad plan, bygg og geodata 56% 48% 54% 62% 49% 38% Brukertilfredshet plan, bygg og geodata 24% 70% 53% 48% 73% VIKTIGSTE FUNN Gran kommune har gruppens høyeste digitaliseringsgrad innen Plan, bygg og geodata. De har blant annet inkludert alle reguleringsplanene i en nettbasert innsynsfunksjon. De tilbyr også en rekke digitale tjenester i tilknytning til byggesaksprosessen som er integrert med fagsystemet. Lunner kommune har en lavere digitaliseringsgrad enn Gran, men scorer fortsatt forholdsvis høyt i forhold til de andre kommunene i gruppen. Både Gran og Lunner scorer midt på treet på brukertilfredshet. For Lunner er dette noe preget av at enhetsledere mener at det er for lite strategisk fokus på IKT og at ansvar for IKT er fragmentert rundt omkring i kommunen. Gran kommune mottar 40 % av byggesøknader som elektroniske XML-filer som går direkte i inn i arkivet. Til sammenligning går ingen av de elektroniske XML-filene direkte inn i arkivet for Lunner, men de mottar 20 % i dette formatet. Lunner mottar 50 % av søknadene per e-post, Gran mottar kun 5 % per e-post. Tinn, Vestnes, Kragerø og Bamble har alle en meget høy tilfredshet blant de ansatte innen plan, bygg og geodata. Kommunene i gruppen scorer jevnt over dårlig på digitalisering-grad innen plan, bygg og geodata. *Digitaliseringsgrad har blitt målt ved hjelp av skreddersydd spørreskjema 30

31 5. Totalkostnadsanalyse IKT-modenhet er lav blant alle kommuner i gruppen. Gran og Lunner scorer på linje med de andre kommunene i gruppen. Luster 567 Tinn 604 Sel 577 Vestnes 975 Rauma 500 Sogndal 509 Lunner 95 Kragerø 50 Notodden 208 Gran 87 Bamble 939 IKT-KOSTNAD PR. INNBYGGER VS. IKT-MODENHET Gruppe 2: innbyggere IKT-kostnad pr. innbygger (NOK) Modenhet brukerstøtte (maks 5) Modenhet drift (maks 5) Modenhet applikasjonsvedlikehold/endringsadministrasjon (maks 5) Grad av strategisk fokus innen IKT (maks 5),8,5,8,5 2,0,5 2,5 2,8 2,8,8,5 2,2,5,5,5 2,0 2,5 2,0 2,3,8,9,3,5 2,2 2,0 2,3 2,5,7,8,8 2,2 3,0 2,5 2,0 2,8 2,0 2,8 2,0 2,9 3,0 3,0,8 2,0 2,8 *IKT-modenhet har blitt målt gjennom egenvurdering på skala fra til 5. Scoren har blitt kvalitetssikret og justert av PA etter oppfølgingsintervjuene hvor kravene til hvert nivå har blitt gjennomgått i detalj. VIKTIGSTE FUNN Kommunene scorer lavt på strategisk fokus innen IKT under 3 av 5 mulige poeng. Kragerø og Bamble er blant kommunene som scorer best, men må på samme måte som de andre kommunene i gruppen øke ledelsens fokus på strategisk IKTsatsning og realisering og oppfølging av gevinster. Lunner scorer høyere enn Gran på modenhet innen applikasjonsvedlikehold/endringsadministrasjon. Dette er fordi Lunner har en bedre prosess for å gjennomføre systemendringer hvor endringer prioriteres, godkjennes og planlegges på tvers av IKT- og fagmiljøet. Både Gran og Lunner scorer 2 av 5 mulige poeng på grad av strategisk fokus innen IKT. De har begge strategier som er utløpt. Kommunene Tinn (medlem i Kongsbergregionen) og Vestnes (medlem i ROR-IKT) scorer relativt dårlig på modenhet innen brukerstøtte. Kommunene har ikke etablert servicedesk, og følger i liten grad fast IKTrammeverk på området. Både Kongsbergregionen og ROR-IKT har planer om opprettelse av felles brukerstøtte i regionene. Vestnes kommune scorer dårligst på modenhet innen drift og applikasjonsvedlikehold. Prosesser knyttet til drift er ofte reaktive, det er ikke etablert garantier knyttet til responstid og oppetid, og det er ikke implementert en strukturert IKT-rammeverk, som f.eks. ITIL. 3

32 Agenda. Bakgrunn og hensikt 2. Tilnærming og metode 3. Deltakerne 4. Oppsummering 5. Analyse av totale kostnader 6. Analyse per IKT-tjeneste 7. Analyse per fagsystem 8. Analyse av lisenskostnader 9. Analyse av brukerundersøkelser 0. Oppsummering og anbefalinger 32

33 6. Analyse per IKT-tjeneste Lunner har høye kostnader knyttet til IT-ansvarlige ved skolene, men kan tilby gode åpningstider på sin servicedesk uten høye kostnader Luster Tinn Sel Vestnes Rauma Sogndal Lunner Kragerø Notodden Gran Bamble BRUKERSTØTTE - KOSTNAD PR. INNBYGGER Gruppe 2: innbyggere Servicedesk Åpningstider Vaktordning Modenhetsscore (maks 5) Utbetalinger til IKT-samarbeid Lønnskostnader kommune UTVALGTE MÅLEPARAMETRE BRUKERSTØTTE MODENHET Lønnskostnader skoler Gj.snitt alle kommuner : :30 8-5: :30-8: ,8,5 2,5,5 2,0 2,5 2,0 2,3,8,9 2, VIKTIGSTE FUNN Lunner kommune bruker langt over gjennomsnittlig på brukerstøtte. De skiller seg ut med meget høye kostnader til IT-ansvarlige ved skolene. Gran bruker minst i gruppen på brukerstøtte. Gran er også kommunen som har færrest antall timer med brukerstøtte, mens Lunner har en av de lengste åpningstidene. Sett bort i fra skole har Gran og Lunner hhv. 77 og 95 kr i lønnskostnader per innbygger som blir brukt til brukerstøtte. Kun én kommune, Bamble, har en formell vaktordning på plass i gruppen. Dette er mye vanligere blant større kommuner. Bamble har en av de høyeste kostnadene tilknyttet brukerstøtte i gruppen. Bamble har størst utbetaling til IKT-samarbeidet av kommunene i gruppen, men har likevel høye kostnader tilknyttet interne lønnskostnader i kommunen og på skoler. Bamble mottar brukerstøtte gjennom IKT-samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan, men har i tillegg lokal brukerstøtte i kommunen som fungerer som førstelinje support. Analysen tyder på at dette er en kostbar organisering av brukerstøtte. Bamble kommune har flere faste IKT-ansatte enn de andre kommunene med unntak av Notodden. Notodden kommune håndterer på sin side hoveddelen av brukerstøtten lokalt i kommunen. Resultatene tyder på at samarbeid om felles brukerstøtte fører til høy kvalitet på tjenestene, men ikke nødvendigvis til lavere kostnad.

34 6. Analyse per IKT-tjeneste Gran og Lunner har lave kostnader på drift av maskinvare og programvare. Lunner bruker mer på eksterne driftsavtaler uten at dette fører til høye kostnader Luster Tinn Sel Vestnes Rauma Sogndal Lunner Kragerø Notodden Gran Bamble DRIFT AV MASKINVARE OG PROGRAMVARE KOSTNAD PR. INNBYGGER Gruppe 2: innbyggere Innkjøp av varer og tjenester Interne lønnskostnader Utbetalinger til IKT-samarbeid Gj.snitt for alle kommuner Tjenesteomfangsscore (maks 00 %) Faktisk gj. oppetid (%) Datalagrings-behov (TB) Modenhetsscore (maks 5) DRIFT AV MASKINER OG PROGRAMVARE TJENESTENIVÅER 37% 32% 99,6 % 86,6 % 87,3 % 99,4 % 99,0 % 99,8 % 99,0 % 85,7 % 87,3 % 99, % 99,4 % DRIFT AV MASKINVARER OG PROGRAMVARE MODENHET,8,5 64% 2,8 47% 36% 4% 32% 38% 49% 32%,3,5 2,2 2,0 2,3 2,5, % 3,0 VIKTIGSTE FUNN Gran og Lunner bruker langt under snittet på drift av maskinvare og programvare. De scorer også lavt på tjenesteomfang. Dette er blant annet på grunn av mangel av tjenestekatalog med garanterte responsog oppetider, og mangel på katastrofeberedskap. Lunner kjøper mer driftstjenester eksternt enn f.eks. Gran. Dette ser ikke ut til å gi store utslag på kostnadsnivået. Blant kommuner med innbyggere har Notodden kommune høyest kostnad per innbygger knyttet til drift av maskinvare og programvare. Notodden kommune har særlig høye interne lønnskostnader sammenlignet med den andre kommunene i gruppen. Kommunene Notodden og Tinn har inngått en felles rammeavtale med en privat leverandør om overvåkning og drift av lokal IKT-infrastruktur på servernivå i tillegg til å motta tjenester fra Kongsbergregionen. Kommunene Kragerø og Rauma har de laveste kostnadene for drift av maskinvare og programvare, men scorer samtidig lavt på tjenesteomfang. Dette er blant annet knyttet til stabiliteten i tjenestene. Kragerø har lavere oppetid på servere enn mange andre kommune (98%), mens Rauma hadde en gjennomsnittlig oppetid på 98,5 % nettverket. *Tjenesteomfang har blitt målt som antall og typer IKT-tjenester som tilbys, samt tjenestenivåer 34

35 6. Analyse per IKT-tjeneste Lunner har tredje høyeste kostnad per innbygger på utviklingsprosjekter. Størst andel av kostnadene stammer fra avskrivning av IKT-utstyr Luster 83 Tinn 267 Sel 85 Vestnes 308 Rauma 6 Sogndal 29 Lunner 364 Kragerø 547 Notodden Gran Bamble 343 UTVIKLINGSPROSJEKTER KOSTNAD PR. INNBYGGER Gruppe 2: innbyggere Kostnader til utviklingsprosjekter Gj.snitt for alle kommuner UTVIKLINGSPROSJEKTER - SOM ANDEL AV TOTALE IKT-KOSTNADER Utviklingsprosjekter som andel av totale IKT-kostnader (%) Digitaliseringsscore (maks 00%) 5% UTVIKLINGSPROSJEKTER - DIGITALISERINGSGRAD 57% 7% 2% 6% 54% 5% 49% 44% 48% 58% *Utviklingsprosjekter er prosjekter for oppgradering av IKT-infrastruktur og systemer % 9% 9% 36% 27% 53% 5% 7% 62% 8% 47% VIKTIGSTE FUNN Lunner bruker betydelig mer enn Gran på utviklingsprosjekter. Grunnen til dette er todelt, 77 % av Lunners kostnader brukt på utviklingsprosjekter stammer fra avskrivninger på utviklingsprosjekter og oppgradering/utskiftning av IKT-infrastruktur, og de resterende er lønnskostnader for de som er involvert i utviklingsprosjekter. Lunner har høyere kostnader enn Gran på begge områdene. Kommunene Vestnes og Rauma hadde de laveste kostnadene knyttet til utviklingsprosjekter. Dette har sammenheng med at det ble investert lite i nye prosjekter de siste årene i påvente av oppstart av det interkommunale samarbeidet ROR-IKT. Kommunene Notodden og Kragerø har de høyeste kostnadene knyttet til utviklingsprosjekter. Etablering av felles system for økonomi, HR og lønn i regi av Kongsbergregionen var et viktig prosjekt for Notodden kommune i undersøkelsesåret, mens Kragerø kommune investerte i innføring av et nytt sak-/arkiv system, digitalt byggesaksarkiv, e-handelssystem og skoleadministrativt datasystem. Kragerø kommune har den høyeste digitaliseringsscoren i gruppen. Innen helse og velferd, piloterer Kragerø velferdsteknologi og tilbyr nettbasert skjema for endring og bestilling av nye helsetjenester. Innen skole og oppvekst, tilbyr kommunen en rekke digitale tjenester som er integrert med fagsystemer - digital barnehagesøknad med digitale endringsmeldinger, digital SFO-søknad m.m. 35

36 6. Analyse per IKT-tjeneste Gran og Lunner har lave kostnader knyttet til IKT-ledelse og -administrasjon Luster Tinn Sel Vestnes Rauma Sogndal Lunner Kragerø Notodden Gran Bamble IKT-LEDELSE OG ADMINISTRASJON KOSTNAD PR. INNBYGGER Gruppe 2: innbyggere VIKTIGSTE FUNN Kommunene Rauma, Lunner, Kragerø og Gran har de laveste kostnadene knyttet til IKT-ledelse og administrasjon. Ingen av kommunene deltar i et IKTsamarbeid. Kommunene Vestnes, Rauma, Tinn, Notodden, og Bamble i det som i dag er ROR-IKT, Kongsbergregionen og samarbeidet mellom Skien, Bamble og Siljan har høyere kostnader, men de ligger alle under gjennomsnittskostnaden for IKTledelse og -administrasjon for alle kommuner i undersøkelsen. Resultater fra undersøkelsen blant alle kommuner tyder på at kommuner som deltar i IKT-samarbeid bruker mer ressurser på IKT-ledelse og administrasjon Kostnader til IKT-ledelse og -administrasjon pr. innbygger Gj.snitt for alle kommuner 36

37 Agenda. Bakgrunn og hensikt 2. Tilnærming og metode 3. Deltakerne 4. Oppsummering 5. Analyse av totale kostnader 6. Analyse per IKT-tjeneste 7. Analyse per fagsystem 8. Analyse av lisenskostnader 9. Analyse av brukerundersøkelser 0. Oppsummering og anbefalinger 37

38 7. Analyse per fagsystem Gran har lave kostnader per innbygger for drift og applikasjonsvedlikehold av system for økonomi, H R og lønn. Lunner har en kostnad over gjennomsnittet SYSTEM FOR ØKONOMI, HR OG LØNN KOSTNAD PR. INNBYGGER Gruppe 2: innbyggere Drift og applikasjonsvedlikehold av system for økonomi, HR og lønn Gj.snitt alle kommuner System Antall brukere Tyngre brukere 8 7 r te s u L 4 2 n in T 8 3 l e S 6 4 s e s tn e V 3 9 a m u a R 2 5 l a d n g o S r e n u L 7 rø e g ra K 5 6 n e d to o N 3 8 n ra G 7 le b m a B VIKTIGSTE FUNN Notat: Det er usikkerhet knyttet til innrapporterte tall på dette området. Visma Enterprise brukes av alle kommuner med unntak av Bamble som skiftet fra Agresso til Visma Enterprise året etter undersøkelsen fant sted. Det er en stor fordel at kommuner i et IKT - samarbeid bruker det samme systemet for økonomi, HR og lønn. Tallene skal tas med en klype salt da kommuner gjerne ikke fordeler IKT - kostnadene sine på denne måten og kommuner bruke ulike fordelingsnøkler. Kragerø kommune er blant kommunene med lavest kostnader knyttet til system for økonomi, HR og lønn. Kommunen har samtidig dobbelt så mange brukere av systemet som Bamble kommune. Kragerø kommune er samtidig den eneste kommunen i gruppen som har automatisert/integrert bruker ID - administrasjon med HR - systemet. Den største kommunen i gruppen, Bamble, har nest høyes kostnader tilknyttet system for økonomi, HR og lønn. Kommunen har dobbelt så høye kostnader og en fjerdedel så mange brukere som Notodden kommune. Tinn kommune har nest høyest kostnad knyttet til system for økonomi, HR og lønn. Både Notodden kommune som har svært lave kostnader, og Tinn kommune mottar tjenester knyttet til system for økonomi, HR og lønn fra IKT - samarbeidet Kongsbergregionen. Tinn kommune har samtidig færrest antall brukere av systemene. 38

39 7. Analyse per fagsystem Kommunene i gruppen henger etter i utviklingen som har skjedd innen sak/arkiv. Gran og Lunner har sitt sak/arkiv-system i sikker sone Luster Tinn Sel Vestnes Rauma Sogndal Lunner Kragerø Notodden Gran Bamble SAK/ARKIVSYSTEM - KOSTNAD PR INNBYGGER Gruppe 2: innbyggere Kostnad til drift og applikasjonsvedlikehold av sak arkiv-system, pr innbygger (NOK) Gj.snitt alle kommuner EDU Sikker sone SvarUt VIKTIGSTE FUNN Notat: Det er usikkerhet knyttet til innrapporterte tall på dette området. Lunner kommune har de fjerde høyeste kostnadene knyttet til drift av sak/arkiv-system, mens Gran har de neste laveste. Kommunene bruker hhv. ESA og Public 360. Kommunene Sel, Vestnes og Rauma har de høyeste kostnadene, og har vesentlig høyere kostnader for sak-/arkivsystem enn gjennomsnittet for alle kommuner. Vestnes kommune hadde Ephorte og Rauma kommune hadde Acos Websak. Begge kommunene hadde sak/arkiv-systemet lokalt i kommunene. Rauma og Vestnes har ikke implementert elektronisk dokumentutveksling med offentlige etater (EDU), digital formidling av post til innbyggere, og arkivet ligger ikke i sikker sone. Bare Rauma kommune har implementert Noark 5 kjerne. Bamble og Kragerø kommune innførte Public 360 som tok over for ESA ila Det er rapportert kostnader knyttet til begge systemer for Bamble kommune, og kostnader knyttet til ESA i Kragerø kommune. Noark-5-kjerne 39

40 Agenda. Bakgrunn og hensikt 2. Tilnærming og metode 3. Deltakerne 4. Oppsummering 5. Analyse av totale kostnader 6. Analyse per IKT-tjeneste 7. Analyse per fagsystem 8. Analyse av lisenskostnader 9. Analyse av brukerundersøkelser 0. Oppsummering og anbefalinger 40

41 CosDoc CosDoc CosDoc CosDoc Gerica Gerica Profil Profil Profil Profil Profil Profil Profil Profil Profil Profil Profil Hjartdal Vestnes Bamble Skien Molde Hamar Rollag Midsund Flesberg Drangedal Tinn Rauma Lunner Notodden Gran Steinkjer Kongsberg Lisenskostnader for pleie og omsorgssystemer Lunner har betaler en høy lisensavgift for Visma Profil 8. Analyse av lisenskostnader LISENSKOSTNADER PLEIE- OG OMSORGSYSTEM, KR PR. INNBYGGER Gjennomsnitt Bruksavtale inkl. support VIKTIGSTE FUNN Notat: Bare kommuner som har rapportert lisenskostnader er med i oversikten. Kostnadene er oppgitt i hele kroner. Analysen tar ikke hensyn til antall moduler de forskjellige kommunene bruker. Tallene er derfor ikke alltid sammenlignbare. Profil er det mest utbredde pleie og omsorgssystemet. Spesielt for kommuner med mindre enn innbyggere. Lunner har en av de høyeste lisenskostnadene for Profil. De har også oppgitt å ha en bruksavtale inkl. support som andre kommuner ikke har oppgitt. Det er usikkert om andre kommuner ikke oppgir dette eller om andre kommuner velger å ikke ha dette. Skien kommune har de laveste kostnadene for pleie- og omsorgssystemer. Skien kommune håndterer fagsystemet Acos CosDoc lokalt i kommunen for brukere. Skien kommune scorer relativt lavt på digitaliseringsgrad innen helse og velferd, men ganske godt på brukertilfredshet. Hjartdal kommune har vesentlig høyere kostnader for pleie- og omsorgssystemer enn de andre kommunene som har rapportert inn lisenskostnader. Hjartdal kommune håndterer pleie- og omsorgssystemet Acos Cosdoc lokalt i kommunen. Systemet har 90 brukere. Hjartdal kommune scorer også ganske lavt på digitaliseringsgrad og brukertilfredshet innen helse og velferd. 4

42 8. Analyse av lisenskostnader Lisenskostnader for skoleadministrative systemer og læringsplattformer Gran har lave kostnader tilknyttet skole (mangler tall fra Lunner) Rollag Hjartdal Midsund Flesberg Aukra Drangedal Tinn Vestnes Rauma Kragerø Notodden Gran Bamble Kongsberg Molde Hamar Skien LISENSKOSTNADER SKOLE OG OPPVEKST, KR PR. INNBYGGER VIKTIGSTE FUNN Notat: Bare kommuner som har rapportert lisenskostnader er med i oversikten. Kostnadene er oppgitt i hele kroner. Lisenskostnadene er beregnet ut fra totalkostnadene for skoleadministrative systemer og læringsplattformer. Gran bruker svært lite på sine skoleadministrative systemer og læringsplattformer. Det er knyttet usikkerhet om undersøkelsene har fanget opp alle kostnader på dette området. Hamar kommune er i samme gruppe som Kongsberg og Molde, og betaler en lisenskost per innbygger midt i mellom disse på kr per innbygger. 85 Molde bruker Fronter og Vokal og hadde en digitaliseringsgrad innen skole og oppvekst på 26 %, Kongsberg bruker Fronter og Oppad (inkl. barnehage) og oppnådde en digitaliseringsgrad på 73 % Hjartdal kommune ( 609 innbyggere, medlem i Kongsbergregionen) har de høyeste kostnadene ved skoleadministrativt system sammenlignet med andre kommuner som har rapportert lisenskostnader på fagsystemet. Hjartdal er den minste kommunen som har rapportert inn kostnader, og dette er en naturlig forklaring på de høye kostnadene. Hjartdal kommune håndterer systemet lokalt i kommunen, og betjener Oppad for 56 brukere. Hjartdal er en av kommunene som scorer best på digitaliseringsgrad innen oppvekst og utdanning sammenlignet med kommuner med samme størrelse. Gjennomsnitt 42