Side1. Møteinnkalling. Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 13:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 13:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf eller Møtesekretær innkaller vararepresentanter. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Per Kristian Øyen ordfører Eldbjørg Hogstad bysekretær Felles formannskapsmøte Fellesmøte med Gjemnes kommune i tidsrommet Side1

2 Saksliste Utvalgs- Innhold Unntatt Arkiv- saksnr offentlighet saksnr PS 13/57 Økonomirapport 1. tertial /1369 PS 13/58 Lokaler for Kristiansund opplæringssenter 2013/1089 PS 13/59 PS 13/60 PS 13/61 Avtale om kjøp av areal til næringsformål på Bolgneset IKT Orkidé strategiplan Høringssvar fra Kristiansund kommune Kulturutredningen høringssvar fra Kristiansund kommune 2012/ / /530 PS 13/62 Svar på henvendelse fra Nordmøre Fiskebåt 2013/1021 PS 13/63 PS 13/64 Deltakelse i prosjektet: Felles strategisk næringsplan for Nordmøre Høring - Oppdatering - Forskrifter om fartsbegrensninger i sjøområder - Kristiansund og Nordmøre Havn IKS. 2013/ /3568 PS 13/65 Søknad om støtte til Eldres dag /161 PS 13/66 Levekårsprosjektet - valg av vara for politiske representanter i styringsgruppen 2012/1271 PS 13/67 Referatsaker Liste over referatsaker /22 PS 13/68 Tjenestepensjonsordning for Kristiansund kommune 2013/1430 Side2

3 Arkiv: Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Per Sverre Ersvik Dato: Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 13/ Bystyret Økonomirapport 1. tertial 2013 Andre saksdokumenter. (Utlagt på politisk sekretariat. Ikke mangfoldiggjort): Månedsrapport fra alle enheter Rådmannen ber formannskapet legge saken frem for bystyret med følgende forslag til vedtak: Rådmannens innstilling 1. Økonomirapport 1. tertial 2013 tas til etterretning. 2. Rådmannen bes om å legge frem en oversikt over hvilke tiltak som iverksettes for å komme i økonomisk balanse i første bystyremøte. 3. Budsjettjusteringer som fremkommer i tabell i saksutredningen gjennomføres. 4. Bystyret vedtar korrigert netto driftsramme for rammeområdene slik disse fremkommer i tabell i saksutredningen. 5. Det tas opp ytterligere lån i Husbanken med inntil 15 mill. kroner til videre utlån. Denne saken gjelder økonomirapport for Kristiansund kommune for 1. tertial Saksopplysninger Formålet med tertialrapporten er å gi et bilde av kommunens økonomiske situasjon ved utgangen av april, samt anslå forventet resultat ved utgangen av året. Rapporten gir informasjon om både overordnede inntekter og utgifter, samt informasjon om den økonomiske situasjonen og anslag på årsresultat for de ulike rammeområdene. Rapporten omfatter både drift og investering. I tillegg til økonomisk informasjon gjør rapporten rede for omfang og utvikling i sykefraværet. Økonomirapporten er basert på enhetenes månedsrapportering og økonomisjefens vurderinger. I tillegg er det foretatt gjennomgang og vurderinger av andre fagpersoner fra enhetsområdene og økonomiseksjonen. Budsjettet for 2013 er stramt, noe som både skyldes merforbruk fra tidligere år og økt etterspørsel etter kommunale tjenester. Selv om kommunen gikk regnskapsmessig i balanse i 2012, var merforbruket i de kommunale driftsenheter i forhold til tildelt budsjett om lag 17 mill. kroner. Det er derfor en svært krevende oppgave å holde budsjettrammene for inneværende år. Rapporteringen viser at det er noen rammeområder som har god kontroll på den økonomiske situasjonen, men at det er for mange rammeområder som har betydelige økonomiske utfordringer. Side3

4 Det foreslås justeringer i forbindelse med 1. tertial hvor alle kjente tilgjengelige midler fordeles ut til rammeområdene. Rådmannen har igangsatt er arbeid for å identifisere og iverksette tiltak som skal bidra til å holde tildelte budsjettrammer. Budsjettjusteringer Det er på grunnlag av økonomirapporteringen per 1. tertial foretatt justeringer mellom noen rammeområder. Det er foretatt en styrking av; rammeområde 23 Barnehager med 1,5 mill. kroner. rammeområde 30 Fellestjenester Pleie og omsorg med 0,5 mill. kroner rammeområde 31 Sykehjem med 1,25 mill. kroner rammeområde 32 Hjemmetjenester med 2,0 mill. kroner. rammeområde 35 Barn, familie, helse med 1,0 mill. kroner. rammeområde 36 Bo- dagtilbud/oppfølging med 3,5 mill. kroner rammeområde 65 Brann og redning med 2,5 mill. kroner Styrkingene finansieres ved mer-/mindreforbruk på finansområdet på 7 mill. kroner, redusert budsjettert avsetning til disposisjonsfond og bruk av disposisjonsfond på 3,75 mill. kroner (fjorårets merforbruk i regnskapet) på 1,5 mill. kroner. Alle justeringer er innarbeidet i vedlagte oversikt over budsjettjusteringer samt i forslag til nye rammer for rammeområdene. RAMMEOMRÅDE (beløp i tusen kroner) Budsjett 2013 Vurderte årsavvik Budsjettjustering netto Årsavvik etter justering Ny ramme 10. POLITISK STYRING SENTRALADMINISTRASJONEN PREMIEAVVIK FELLES MVA-KOMPENSASJON FELLES AVSETNINGER PP-TJENESTEN GRUNNSKOLER BARNEHAGER KULTUR OG NÆRING FELLESTJENESTER PLEIE OG OMSORG SYKEHJEM HJEMMETJENESTEN PSYKISK HELSE NAV KRISTIANSUND BARN, FAMILIE, HELSE BO- DAGTILBUD/OPPFØLGING EKSTERNE ENHETER BYINGENIØREN PLAN OG BYGNING BYGG OG EIENDOM BRANN OG REDNING PARK OG IDRETT SKATT, RAMMETILSKUDD M.V Sum Side4

5 Rammeområdene 10. Politisk styring Rammeområdet ventes å gå i balanse ved årets slutt. 12. Sentraladministrasjonen Rammeområdet ventes å gå i balanse ved årets slutt. 17. Premieavvik Det er budsjettert med et forventet positivt premieavvik på 25 mill. kroner. Rådmannen har per dato ikke informasjon som tilsier en justering av forventet premieavvik. 18. Felles mva-kompensasjon Rammeområdet ventes å gå i balanse ved årets slutt. 19. Felles avsetninger Lønnsoppgjøret for 2013 er ikke ferdigstilt og rådmannen kommer tilbake til dette i 2. tertial når resultatet er klart. 20. PP-tjenesten Rammeområdet ventes å bli omtrent som budsjettert. Eventuelt avvik vil bli regulert mot egne fond. 21. Grunnskoler Rammeområdet ventes samlet å gå i balanse ved årets slutt. Ungdomsskolene har fått tildelt statlige øremerkede midler til ekstra lærerstillinger. 23. Barnehager Rammeområdet rapporterer om et samlet merforbruk på 3,0 mill. kroner for De kommunale barnehagene har god kostnadskontroll, men enkelte enheter har økt behov for styrking og spesialpedagogiske tiltak, merkostnader spes. ped ble tidligere finansiert ved bruk av fond, men dette ble fullt ut disponert i regnskapet for Om lag 1,5 mill. kroner av merforbruket er knyttet til de kommunale barnehagene, mens om lag 1,5 mill. kroner av merforbruket er knyttet til tilskudd til de private barnehagene. Rådmannen foreslår å styrke rammeområdet med 1,5 mill. kroner, og har iverksatt arbeid med tiltak som skal bidra til å gi balanse ved årets slutt. Side5

6 25. Kultur og næring Rammeområdet forventes å gå i balanse ved årets slutt. 30. Fellestjenester pleie og omsorg Rammeområdet forventer et merforbruk på 0,5 mill. kroner ved årets slutt. Dette skyldes i hovedsak merforbruk knyttet til BPA og husleiekostnader. Enheten fikk tilført midler til dette i 1.tertial 2012, men disse ble ikke videreført i budsjettet for Det er stort press på tjenesten og det anses lite realistisk at rammeområdet selv er i stand til å iverksette tiltak som kan balansere budsjettet. Rådmannen foreslår derfor å styrke rammeområdet med 0,5 mill. kroner. Brasen opptrening har utført koordinerings- og saksbehandlingsoppgaver på vegne av Tildeling og koordinering. Dette ønskes det nå å ryddes i, for å kunne skille saksbehandling og utøving av tjenester. Brasen opptrening vil derfor avgi lønnsmidler slik at Tildeling og koordinering kan opprette ny stilling og lyse ut og tilsette en saksbehandler til å utføre disse oppgavene. Dette er beregnet til 0,33 mill. kroner for I budsjettet for 2013 ble det vedtatt å bruke 0,6 mill. kroner til opprettelse av frislivsentral. Disse midlene ble lagt til dette rammeområdet. Brasen opptrening skal drifte tilbudet og midlene foreslås overført dit. 31. Sykehjem Rammeområdet rapporterer et merforbruk på 3,0 mill. kroner. Dette er i hovedsak knyttet til lønn og sosiale utgifter i forbindelse med økt bemanning på grunn av alvorlig syke pasienter. Alle sykehjemmene merker stort press på tjenesten, brukerne er tyngre og krever mer kompleks behandling enn tidligere. Dette ble forsterket ved innføringen av samhandlingsreformen som har resultert i at sykehusene skriver ut pasienter som krever mer oppfølging enn tidligere. I tillegg er det fortsatt store kostnader i forbindelse med høyt sykefravær. Sykefraværet er på samme nivå som i fjor, om lag 11 %. Det arbeides med tiltak ved alle sykehjemmene for å redusere rammeområdets merforbruk. Det vurderes urealistisk at rammeområdet selv kan iverksette tilstrekkelige tiltak for å komme i balanse fullt ut ved årets slutt. Rådmannen foreslår å styrke rammeområdet med 1,25 mill. kroner. 32. Hjemmetjenesten Rammeområdet forventer et merforbruk på 3,5 mill. kroner ved årets slutt. På samme måte som for sykehjemmene, har samhandlingsreformen gjort at trykket på hjemmetjenesten har økt i forhold til sykere og mer behandlingskrevende pasienter. I tillegg gjør mangel på sykepleiere at bruken av vikarbyrå øker samt utstrakt bruk av forskyvning og overtid. Hjemmetjenesten ble styrket i budsjettet for Styrkingen var knyttet til tiltak i forbindelse med samhandlingsreformen og generell styrking av rammeområdet. På grunn av den store økningen i antall brukere samt at flere av brukerne krever et mer sammensatt behandlingsopplegg, vurderes det at rammeområdet ikke fullt ut har evne til å iverksette tilstrekkelige tiltak for å komme i balanse ved utgangen av året. Side6

7 Det arbeides med tiltak i hjemmetjenestene for å redusere rammeområdets merforbruk. Det forventes ikke at rammeområdet selv kan iverksette tilstrekkelige tiltak for å komme i balanse fullt ut ved årets slutt. Rådmannen forslår derfor å styrke rammeområdet med 2,0 mill. kroner. Det forventes at resterende merforbruk dekkes inn av rammeområdet selv. 33. Psykisk helse Rammeområdet rapporterer et merforbruk ved årets slutt på 1,3 mill. kroner. Dette er knyttet opp mot bruker med behov for døgnkontinuerlig oppfølging. Det jobbes kontinuerlig for å finne et tilbud som kan sees i sammenheng med eksisterende tiltak. I tillegg så er tjenesten underkontinuerlig press/pågang av nye unge brukere, med vesentlig sammensatte utfordringer. Det er tenkt en omorganisering av det kommunale rusfeltet og Psykisk helse får overført midler fra NAV Kristiansund tilsvarende 175 % stilling. Dette er lagt inn budsjettrammen i tabellen over. Rådmannen legger til grunn at det skal utarbeides tiltak som gir balanse ved årets slutt. 34. NAV Kristiansund Rammeområdet rapporterer et årlig merforbruk på 2,0 mill. kroner, hovedsakelig på grunn av merkostnader til midlertidige/akutte boliger samt merforbruk knyttet til Kvalifiseringsprogrammet. Rammeområdet har fokus på hovedområdene sosialhjelp, introduksjonsstønad og kvalifiseringsstønad. Utgifter til sosialhjelp er betydelig redusert de siste månedene. Rådmannen legger til grunn at det skal utarbeides tiltak som gir balanse ved årets slutt. 35. Barn, familie, helse Rammeområdet rapporterer om et samlet totalt årlig merforbruk på kr. 1,0 mill. kroner. Merforbruket skyldes stort sykefravær, overtid og oppgradering av pc utstyr i barnevern og helsestasjon og merforbruk på Legevakt. Rådmannen foreslår å styrke rammeområdet med 1,0 mill. kroner. 36. Bo- dagtilbud/oppfølging Rammeområdet varsler et merforbruk på 4,0 mill. kroner. Merforbruket er blant annet knyttet til oppstart av tjenester til nye brukere, inkuderert brukere fra andre kommuner. I tillegg har rammeområdet et høyt sykefravær. Sykefraværet har økt i forhold til samme periode i fjor, og var på 13,86 % i 1. tertial. Dette medfører betydelige kostnader knyttet til overtid og innleie av vikarer. Noe av kostnadsveksten dekkes inn gjennom økte tilskudd til ressurskrevende brukere. Rådmannen foreslår å styrke rammeområdet med 3,5 mill. kroner. Side7

8 45. Eksterne enheter Kristiansund Kommunale Sundbåtvesen KF Kommunen yter tilskudd til det kommunale foretaket på 3,1 mill. kroner for Dette inkluderer 0,25 mill. kroner til drift av Framnæs. Inntektssiden er gått noe opp i forhold til 2012 når det gjelder billettinntekter og opplevelse/arrangement. Selskapet har god etterspørsel på utleie og en stabil passasjertrafikk. Sundbåtvesenet har store økonomiske utfordringer grunnet uforutsigbare reparasjoner på Angvik. Noe av dette dreier seg om en forsikringssak, samt pålegg fra Sjøfartsdirektoratet. Selskapet har videre en ansatt som tar ut AFP med virkning fra Det jobbes med å øke inntektene og å redusere merforbruket. Kristiansund Kirkelige Fellesråd Det er budsjettert tilskudd til enheten på 12,1 mill. kroner for Krematoriet er nå ferdigstilt, og finanskostnadene er blitt noe høyere enn først antatt, da kostnadene til selve ovnen og teknisk installasjon knyttet til denne, nå blir avskrevet over et kortere tidsrom, enn resten av bygget. Det er i tillegg store vedlikeholdsbehov på de ulike kirkeeiendommene i kommunen, og det er iverksatt tiltak ved Nordlandet kirke og Kirklandet kirke. Kristiansund kirkelige fellesråd har fremmet en søknad om tilleggsbevilgning for 2013 på 2,5 mill. kroner som vil bli behandlet som egen sak. Kristiansund Havnekasse Kommunekassen yter tilskudd til enheten på 1,9 mill. kroner for Enhetens kostnader består i hovedsak av finanskostnader knyttet til Storkaia. Det forventes at enheten går i balanse ved årets slutt. 60. Byingeniøren Med unntak av selvkostområdet forventes rammeområdet å gå i balanse ved årets slutt. SVAR-området Nedenfor følger et estimat på selvkost på SVAR-området for år 2013, basert på regnskapsdata per dags dato( ) Estimert selvkostkalkyle år 2013 (beløp i tusen kroner) Vann Avløp Renovasjon Slam SUM Gebyrinntekter år Andre inntekter år Sum inntekter år Direkte driftsutgifter år Fordelte driftsutgifter år Avskrivninger på investeringer år Renter på bundet kapital år Fordelte kapitalkostnader år Renter på selvkostfond år Sum kostnader år Estimert selvkostresultat år Selvkostfond (neg.fond er Selvkostfond memoriakonti) Side8

9 Ved utgangen av året estimeres samlede selvkostfond for vann og avløp til å være -18,7 mill. kroner. De negative fondene kan forklares ut i fra for lave gebyrer inneværende og tidligere år, sett opp mot tidligere års og inneværende års driftsnivå. Selvkostprinsippet bygger på et prinsipp om at brukerne av dagens tjenester skal betale det disse kostnader. Dette innebærer at en generasjon ikke skal subsidiere neste generasjon, eller omvendt. I dette tilfellet skal de negative fondene, som kommunen i praksis har til gode på innbyggerne i Kristiansund kommune, dekkes innenfor et 3-5 års perspektiv. Dette kan gjøres i form av økte gebyrer, reduksjon i driften eller en kombinasjon av disse to. Estimert merforbruk på rammeområdet anslås til 5 mill. kroner per dags dato. Rammeområdet har fokus på å redusere merforbruket ved årets slutt. Årsaken til at estimert årsavvik på rammeområdet ligger vesentlig under selvkostresultat, skyldes først og fremst at fordelte driftsutgifter og øvrige finanskostnader ikke belastes rammeområdet til Byingeniøren, samt at det ligger øvrige ansvarsområder under Byingeniøren som ikke angår selvkost. Rådmannen har iverksatt utarbeidelse av tiltak som ventes å gi balanse ved årets slutt. 62. Plan og bygning Rammeområdet forventes å gå i balanse ved årets slutt. 64. Bygg og eiendom Rammeområdet forventes å gå i balanse ved årets slutt, gitt at merforbruk for ansvar 6415 Renhold bygg på om lag 2,2 mill. kroner, forutsettes dekt inn av øvrige ansvarsområder under Bygg og Eiendom. 65. Brann og redning Rammeområdet forventer en budsjettoverskridelse på omlag 4,0 mill. kroner. Merforbruket fordeler seg på 2,6 mill. kroner på lønn, 0,1 mill. kroner på andre utgifter samt 1,3 mill. kroner i svikt i forhold til budsjetterte inntekter. Rammeområdet arbeider med tiltak for å redusere merforbruket ved årets slutt, men det er ikke realistisk at hele merforbruket kan dekkes inn. Rådmannen foreslår å styrke rammeområdet med 2,5 mill. kroner. 66. Park og idrett Rammeområdet forventes å gå i balanse ved årets slutt. Side9

10 70. Skatt, rammetilskudd m.v. SKATT, RAMMETILSKUDD, INNTEKTSUTJEVNING Det kom ikke spesielle endringer i revidert nasjonalbudsjett som tilsier en justering av anslagene i budsjettet nå. Vi ligger noe høyt i samlet inntektsanslag, men registrerer en god skatteinngang så lang. Rådmannen foreslår å avvente eventuelle justeringer her til 2. tertial. FINANSANALYSE Gjeldende finansreglement for Kristiansund kommune ble vedtatt , med virkning fra Renter på innlån Kommunens lånegjeld ved utgangen av 1. tertial var 1 778,3 mill. kroner. 49,2 % av lånegjelden hadde gjenstående rentebindingsperiode på mer enn 1 år. Den gjennomsnittlige renten på kommunens innlån var 3,28 % ved utgangen av 1. tertial. Kommunens lån med mindre enn 1 års gjenstående rentebinding hadde ved utgangen av 1. tertial en gjennomsnittlig rente på 3,10 %. Dette inkluderer lån som har hatt rentebinding i mer enn 1 år, men hvor det nå er mindre enn 1 år igjen av rentebindingsperioden og rentebytteavtaler. I forhold til vedtatt budsjett for 2013 ser dette ut til å blir omtrent som budsjettert. Avdrag Avdrag er budsjettert med 46,1 mill. kroner i driften for Ved utgangen av 1. tertial er det belastet 20,2 mill. kroner i avdrag i driftsregnskapet. I henhold til vedtatt budsjett skal betaling av avdrag baseres på bestemmelsene om minimum nivå på avdrag i forhold til eiendeler og restgjeld, såkalt minste tillatte avdrag. Dette vil medføre at avdrag for 2013 blir omtrent som budsjettert. Avkastning av bankinnskudd, utlån og aksjeutbytte Mottatte renter vedrørende utlån er budsjettert med 0,4 mill. kroner. Dette gjelder i hovedsak startlån samt utlån til Havnekassen, Sundbåtvesenet og Fellesrådet. Dette ventes å bli ca 6,4 mill. kroner og en merinntekt på 6,0 mill. kroner. Sett i forhold til budsjett forventes en merinntekt på renteinntekter på om lag 3,0 mill. kroner. Forventning om inntekter fra Kristiansund Parkering AS var så usikker at de ikke ble budsjettert, men selskapets utvikling viser at disse vil komme med om lag 3,0 mill. kroner. Aksjeutbytte fra NEAS er budsjettert med 5,0 mill. kroner for Det vil ikke bli utbetalt utbytte i år. Inntektssvikten blir dermed 5,0 mill. kroner. Totalt sett ventes det at leieinntekter, renteutgifter, renteinntekter, avdrag og aksjeutbytte vil medføre en netto mindreutgift/merinntekt på om lag 7,0 mill. kroner i forhold til budsjettet for Side10

11 Rapportering etter vedtatt finansreglement Innskuddsmidler i bank og fondsplasseringer INNSKUDD HOS HOVEDBANKFORBINDELSE (DANSKE BANK): NOK mill. Ulike driftskonti 20,3 32,4 202,8 82,7 197,7 82,9 274,7 85,2 Andelskapital i pengemarkedsfond Fond 1 Fond 2 Innskudd i andre banker Direkte eie av verdipapirer Samlet kortsiktig likviditet 20,3 32,4 202,8 82,7 197,7 82,9 274,7 85,2 BUNDNE RENTEBÆRENDE BANKINNSKUDD: Danske bank, eks. skattetrekkskonto 3,9 6,2 5,3 2,2 4,9 2,1 4,7 1,5 Danske bank, skattetrekkskonto 37,3 59,5 37,1 15,1 34,7 14,5 42,3 13,1 Danske bank, strømbørskonto 1,2 1,9 0,0 0,0 1,3 0,5 0,8 0,2 Alle innskuddsmidler og fondsplasseringer 62,7 100,0 245,2 100,0 238,6 100,0 322,5 100,0 Avkastning siden NOK 0,44 mill. % NOK mill. NOK 3,01 mill. % NOK mill. NOK 5,58 mill. Avkastning siden Avkastning siden (årsrente) 2,48 % 3,11 % 3,05 % - % NOK mill. - NOK 3,35 mill. Avkastning siden (årsrente) ,06 % Avkastning benchmark (ST1X) (gjennomsnitt årsrente fra ) Avkastning benchmark (ST1X) (gjennomsnitt årsrente fra ) Bekreftelse på at alle plasseringer er gjort med 20 % BIS vekt Bekreftelse på enkelteksponering 2 % av forvaltningskapital Bekreftelse på fondseksponering 5 % av forvaltningskapital 1,65 % 1,60 % 1,61 % ,66 % Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Uaktuelt Uaktuelt Uaktuelt Uaktuelt Bekreftelse på enkeltpapir 12 måneders løpetid Uaktuelt Uaktuelt Uaktuelt Uaktuelt Største tidsinnskudd NOK 0 mill. NOK 0 mill. NOK 0 mill. NOK 0 mill. Største enkeltpapirplassering NOK 0 mill. NOK 0 mill. NOK 0 mill. NOK 0 mill. Tabellen over er noe mer detaljert enn det som er angitt i vedtatte finansreglementet. Dette er gjort for å få frem mer relevant informasjon. % De bundne midlene er angitt fordi de er rentebærende med samme vilkår som bankavtalen angir, men inngår ikke som kortsiktig likviditet. Avkastningen på kommunens innskuddsmidler vurderes som tilfredsstillende. Avkastningen på innskuddsmidlene vil avhenge av rentenivået, ikke bare margin i forhold til referanserenten NIBOR 3 måneder, og innskuddsmidler. I 2. og 3. tertial 2012 samt 1. tertial 2013 har innskuddene på kommunens driftskonto vært betydelige, jfr tabellen foran. Årets budsjetterte låneopptak er foretatt og plassert til forrentning i bank. Dette er gjort før kommunen har behov for lån til å finansiere investeringer, men for å utnytte en positiv differanse mellom innskudds- og lånerente. Det har ikke vært noen endring i kommunens risikoeksponering for innskuddsmidler i løpet av 1. tertial Det er ikke avvik mellom faktisk forvaltning og risikorammene i finansreglementet for kommunens innskuddsmidler. Side11

12 Lån Lån med pt (flytende) rente Lån med NIBORbasert rente 3 mndr NOK mill % Dur. NOK mill. % Dur. NOK mill. % Dur. NOK mill. % Dur. 91,0 6,9 0,04 102,6 6,6 0,04 0,4 0,0 0,04 17,8 1,0 0,04 875,9 66,3 0, ,6 71,0 0, ,6 76,8 0, ,1 78,6 0,21 Lån med fast rente 352,6 26,7 2,17 347,9 22,4 1,82 370,1 23,2 3,90 362,4 20,4 3,61 RENTEBYTTEAVTALER: Avtaler med mottatte renter Avtaler med avgitte renter -625,0-47,4 0,15-625,0-40,2 0,06-825,0-51,8 0,15-775,0-43,6 0,16 625,0 47,4 3,65 625,0 40,2 3,31 825,0 51,8 4,65 775,0 43,6 4,66 Finansielle leasing Langsiktig gjeld eks. pensjonsforpliktelser Effektiv rentekostnad siden Effektiv rentekostnad siden Effektiv rentesats (årsrente) Avkastning (kostnad) benchmark (ST4X) (gjennomsnitt årsrente fra ) Avkastning (kostnad) benchmark (ST4X) (gjennomsnitt årsrente fra ) Antall løpende enkeltlån 1 319,5 100,0 2, ,1 100,0 1, ,1 100,0 3, ,3 100,0 2,86 NOK 17,6 mill. NOK 34,9 mill. NOK 54, NOK 22,6 3,95 % 3,57 % 3,69 % 3,28 % 1,68 % 1,55 % 1,54 % ,55 % Største enkeltlån NOK 250 mill. NOK 243 mill. NOK 241 mill. NOK 239 mill. I opprinnelig budsjett for 2013 er det vedtatt opptak av lån til investeringer med 193,3 mill. kroner. I tillegg er det vedtatt 35 mill. kroner til videre utlån (startlån). I løpet av 1. tertial 2013 er det opptatt 2 nye lån. Dette gjelder årets investeringer 2013 med 193,3 mill. kroner og vedtatte flyktningeboliger i 2012 med 6,4 mill. kroner (1 lån, totalt 199,7 mill. kroner) og startlån (1 lån, 17,5 mill. kroner). Sum nye låneopptak utgjør 217,2 mill. kroner. Det er betalt avdrag med 23,9 mill. kroner i balanseregnskapet og 9,1 mill. kroner i investeringsregnskapet, totalt 33,0 mill. kroner. Dermed er summen av langsiktige lån til finansiering av investeringer og utlån økt fra 1 594,1 mill. kroner per til 1 778,3 mill. kroner per Netto økning er 184,2 mill. kroner. Ingen lån er endelig nedbetalt i 1. tertial Antall lån per og er ved begge tidspunktene 32. Dette skyldes 2 nye låneopptak og at 3 sertifikatlån er sammenslått til 1. Rentebytteavtaler benyttes for å foreta rentebinding av lån som har kort rentebinding - 3 måneder. Dette er finansielle avtaler, ikke nye lån. Kommunen hadde 9 løpende rentebytteavtaler ved inngangen til 2013 med total hovedstol 825 mill. kroner. I løpet av 1. tertial 2013 har 1 rentebytteavtale utgått. Ingen nye rentebytteavtaler er etablert i 1. tertial Per hadde kommunen 8 løpende rentebytteavtaler og total hovedstol 775 mill. kroner. Dersom det generelle rentenivået endres med 1 %-poeng, vil virkningen isolert sett medføre at renteutgiftene endres med 17,8 mill. kroner på årsbasis med lånevolumet per Dette indikerer imidlertid ikke en øyeblikkelig konsekvens for kommunens netto driftsresultat og regnskapsresultat. Det skyldes at deler av lånegjelden har langsiktig rentebinding. For slike lån og rentebytteavtaler vil renteendring først slå ut når rentebindingsperiodene utgår. Side12

13 Deler av lånegjelden er også knyttet opp mot kommunale eiendomsgebyrer, rentebærende utlån og rentekompensasjonsordninger. Disse komponentene vil bidra til å dempe nettoeffekten av renteendringer. Kommunen har ingen avtaler om finansiell leasing. Det er ikke avvik mellom faktisk forvaltning og risikorammene i finansreglementet for kommunens lån. Kommunens låneportefølje forvaltes i henhold til finansreglementets punkt 7. Bortsett fra ovennevnte endringer for rentebytteavtaler har det ikke vært andre større endringer i kommunens risikoeksponering, gjenværende rentebinding og rentebetingelser i løpet av 1. tertial Gjenværende bindingstid, litt forenklet sagt lik durasjonen, reduseres selvsagt fortløpende om det ikke foretas nye bindinger. Norges Banks styringsrente var 1,75 % ved inngangen til Styringsrenten ble satt ned til 1,50 % i rentemøtet Siden har denne renten vært holdt uendret. Per var NIBOR 3 måneder 1,79 %. Startlån Det viser seg at etterspørselen etter Startlån er tiltagende. Dette er både en generell utvikling, og i Kristiansund delvis også knyttet til vår satsing på å få en forflytning fra leie til eie. Det er utarbeidet en statusrapport fra Startlångruppa som viser status og angir forventing om fremtidig behov. Selv om rådmannen understreker at det ikke er vesentlige tap i ordningen som følge av mislighold de senere år, er dette selvsagt en risiko. Vurderingen er likevel at dette er en akseptabel risiko på nåværende tidspunkt sett opp imot de positive effekter en aktiv bruk av ordningen med Startlån har. Det foreslås derfor å øke lånerammen, under forutsetning av Husbankens godkjenning, med 15 mill. til 50 mill. kroner i Side13

14 Investeringsprosjekt Kristiansund Kommune har i 2013 total budsjettramme for investeringer på kr 440,8 mill. kroner. Denne består av vedtatt investeringsbudsjett for 2013 med 213,6 mill. kroner (PS 12/87), samt avstemming per av tidligere vedtatte, men ikke gjennomførte prosjekter med 227,2 mill. kroner (PS 13/25). Det er per gjort investeringer for ca 62 mill. kroner. Bygg og eiendom Bygg og Eiendom har i 2013 et investeringsbudsjett på kr 239 mill. kroner. Per er 23,3 mill. kroner av budsjettet benyttet. Enheten har i 2013 flere store prosjekter i investeringsbudsjettet. Mange av disse er ikke, eller er knapt påbegynt per i dag. Blant annet kan nevnes: Norlandet Ungdomskole oppgradering. Budsjett 2013: 69,14 mill kroner. Forbrukt 0,98 mill. kroner. Prosjektet er ikke igangsatt, og er foreløpig på plan stadiet. I 2013 vil det påløpe prosjekteringskostnader på 2-3 mill. kroner. Resterende budsjett vil søkes overført til Tempoveien 23 Nytt Sykehjem. Budsjett 2013: 46 mill. kroner. Det er vedtatt nye kostnadsrammer på dette prosjektet av formannskapet i mai Saken skal opp til bystyrebehandling Ny ramme er på 160 mill. kroner, fratrukket 25 mill. kroner i tilskudd fra husbanken. Formannskapet har bedt om at de nye rammene innarbeides i økonomiplanen Forprosjektet er avsluttet, prosjektet vil komme i gang i løpet av høsten. Dale barnehage. Budsjett 2013: 21,1 mill. kroner. Det er per 30.4 medgått 3,3 mill. kroner. Totalentrepenøren melder at arbeidene følger oppsatt fremdriftsplan. Dette betyr en ferdigstillelse i august i år. Bedriftsveien 10 kjøp. Det ble bevilget 13,5 mill. kroner til dette prosjektet av bystyret i sak PS 13/29. Det er medgått 12 mill. kroner per i dag. Det gjenstår da 1,5 mill. kroner til funksjonell tilpasning av eiendommen. Nordlandet barneskole fasaderehabilitering og skifte av tak. Det er per påløpt ca 2 mill. kroner av estimerte kr 7,8 mill. kroner. Prosjektet er i gang. Dalabrekka barneskole fasaderehabilitering. Det er per kun påløpt ca kr av estimerte kr 6,8 mill. kroner. Prosjektet er i gang. Ingen av bygg og eiendom sine prosjekter ligger så langt an til et merforbruk i Prosjekter hvor det er behov for tilleggsbevilgning tas opp til politisk behandling. Byingeniøren Per er det brukt rundt 26 mill. kroner av netto budsjett på 176 mill. kroner. Byingeniøren er i 2013 i gang med en rekke store og små prosjekter. Ingen av prosjektene som nå er i gang overskrider per 30.4 budsjettet for Det meldes likevel at det vil komme et merforbruk på prosjektene Dalegata utskifting ledningsnett vann og avløp. Dette er rapportert til fast byggekommitté. Spørsmål om tilleggsbevilgning vil bli tatt opp som en egen sak, når prognosen på sluttbruk er klar. Et prosjekt som er kommet langt er Storkaia plastring. Her er det per 30.4 medgått kr 5,6 mill. kroner av total budsjett på 8 mill. kroner. Det meste av arbeidet er nå utført, men det er noe etterslep av fakturaer. Prosjektet ble mer omfattende enn opprinnelig antatt, det er derfor i løpet av prosessen omdisponert 5,3 mill. kroner, ved bystyrevedtak. Side14

15 Andre enheter Det er satt av midler til fire prosjekter. Anskaffelse av nytt økonomisystem, nytt kvalitetssystem, investeringer i forbindelse med e-handelsprosjektet, samt midler til etablering av Nordmøre Kemnerkontor. Kemneren har flyttet ut av rådhuset, og inn i nye lokaler. Ingen av systemene er per i dag innkjøpt, men det er foretatt anskaffelser til nye lokaler for kemneren innenfor budsjettrammene. Tabellen nedenfor viser de største investeringene per i dag: Prosjekt (beløp i kroner) Kostnad i 2013 Totale kostnader per 1. tertial 2013 Totalt budsjettert Prognose på sluttbruk Oppgradering Norlandet ungdomsskole Tempovn. 23 nytt sykehjem Dale barnehage Tollåsenga Dalegata utskifting av ledningsnett Ikke klart RV 70 undergang Ikke klart Storkaia plastring Sluttrapport I samsvar med økonomireglementet vil det bli lagt fram sluttrapport for prosjekter som har en budsjettramme over 8 mill. kroner. Byingeniøren skal legge fram sluttrapport for følgende prosjekt: Omagt/Løkkemyrveien/Vestbase vann og avløp I tillegg skal Bygg og eiendom legge fram sluttrapport for følgende prosjekt: Allanengen skole rehabilitering av fasade og tak Rensvik barneskole Nordlandet barneskole - ventilasjonsanlegg Prosjekter ved eksterne enheter Kristiansund kirkelig fellesråd - nytt krematorium Prosjektet fredigstilt. Sluttrapport skal avlegges. Kristiansund kommunale Sundbåtvesen nye pongtonger Prosjektet fredigstilt. Sluttrapport skal avlegges. Rådmannen vil fremme justering av investeringsbudsjettet som egen sak. Side15

16 Sykefravær Rammeområde 1. tertial 1. tertial 1. tertial 2011 (%) 2012 (%) 2013 (%) 10. POLITISK STYRING 1,76 1,35 24, SENTRALADMINISTRASJONEN 3,54 5,80 4,4 20. PP-TJENESTEN 12,17 10,46 8, GRUNNSKOLER 10,27 7,39 8, BARNEHAGER 14,95 12,20 13, KULTUR, NÆRING OG IDRETT 10,89 8,16 14, FELLESTJENESTER PLEIE OG OMSORG 12,59 4,08 7, SYKEHJEM 13,18 11,09 11, HJEMMETJENESTEN 13,06 14,24 13, PSYKISK HELSE 11,77 6,23 10,6 34. NAV KRISTIANSUND 9,45 12,23 14, BARN, FAMILIE, HELSE 8,90 8,26 10, BO- DAGTILBUD/OPPFØLGING 14,78 11,85 13, BYINGENIØREN 8,12 6,15 7, PLAN OG BYGNING 3,39 4,09 1, BYGG OG EIENDOM 12,57 13,09 10, BRANN OG REDNING 18,39 4,75 4, PARK OG IDRETT 2,01 3,93 0,54 Sykefravær totalt 11,48 9,42 10,28 Utviklingstrekk Sykefraværet var noe høyere i 1. tertial sammenlignet med samme periode i fjor. Økningen er ikke dramatisk og fraværet er lavere sammenlignet med Innenfor tekniske tjenester har Brann og redning klart å holde sykefraværet lavt også i starten av 2013 og har et sykefravær under 5 prosent. I tillegg har både Plan og bygning, Bygg og eiendom og Park og idrett redusert sykefraværet betydelig. Innenfor omsorgstjenestene er det relativt høyt sykefravær. Hjemmetjenesten har redusert sykefraværet noe, mens resten av rammeområdene har hatt noe økning i fraværet. Innenfor Grunnskoler og Barnehager er fraværet gått noe opp sammenlignet med Side16

17 Status verbalforslag vedtatt i budsjettet for 2013 Vedrørende Atlanten stadion/breddeanlegg Rådmannen bes fremme revidert sak om opprustning av Atlanten stadion som breddeidrettsanlegg for bystyret i tråd med dagens budsjettvedtak. Rådmannen bes snarlig utrede realisering av Atlanten til et breddeanlegg, basert på kr 40 millioner som er budsjettert (gjenstående) i økonomiplanperioden. Rådmannen har fått i oppdrag fra bystyret å se på overbygg på isbanen og utbygging av Atlanten stadion samlet. For å kunne komme tilbake med en eksakt økonomivurdering på dette må kommunen vite hvilke overbygg som vil bli godkjent av departementet, slik at vurderingene kan foretas før en samlet sak forelegges til politisk behandling. Tiltakene som vedtas må innarbeides i økonomiplan for Vedrørende samhandlingsreformen Bystyre ber regjeringen etterberegne Kristiansund kommunes kostnader knyttet til samhandlingsreformen. De foreløpige resultater når det gjelder utskrivnigsklare pasienter og med finansieringsordning bekrefter et klart behov for etterberegning av reformen med muligheter for justeringer. Brev sendt sentrale myndigheter. Ikke tatt til følge. Oppsummering Den økonomiske situasjonen er svært krevende i Basert på de økonomiske rapporter som foreligger er det behov for til dels omfattende driftsmessig tilpasninger som enten hever inntektene eller reduserer kostnadene. Alle enheter månedsrapporterer og rådmannen har særlig tett oppfølging av de enhetene som varsler betydelig merforbruk. Rådmannen har videre gjennomført egne møter med alle rammeområder for å sette i gang en prosess med utarbeidelse av tiltak som sikrer balanse ved årets slutt. Informasjon om hvilke tiltak som skal iverksettes for å sikre balanse vil bli lagt frem for bystyret i møtet, så langt rådmannen er kommet. Det er foretatt justeringer mellom rammeområdene som fullt ut disponerer alle kjente reserver i budsjettet per dato, men dette er ikke tilstrekkelig til å gi balanse. Etter at rådmannens forslag til omfordeling av ressurser i tertialrapporten er gjennomført gjenstår det derfor fortsatt en underbalanse som tiltakene som utarbeides skal søke å eliminere. Det gjenstående underbalanse er om lag 14,55 mill. kroner. Det er denne potensielle merutgiften tiltakene som utarbeides skal søke å eliminere. Klima eller miljøkonsekvenser av forslaget: Ingen. Just Ingebrigtsen rådmann Per Sverre Ersvik økonomisjef Side17

18 Arkiv: 614 Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Christine Reitan Dato: Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 13/ Bystyret Lokaler for Kristiansund opplæringssenter Vedlegg 1 Branntilsynsrapport av Risikovurdering av Rådmannen ber Formannskapet legge saken frem for bystyret med følgende forslag til vedtak: Rådmannens innstilling Bystyret ber rådmannen om å finne egnede lokaliteter for KO sine tjenester innen voksenopplæring og norskopplæring for innvandrere i det private leiemarkedet fra og med og med en ramme på minimum 5 år. Bystyret ber rådmannen utrede tilfredsstillende lokaliteter for Kristiansund Opplæringssenter på lang sikt. Kristiansund opplæringssenter (KO) har pr i dag virksomhet på tre ulike lokaliseringer. Et langsiktig mål har vært å samle hele KO. På kort sikt er det imidlertid behov for å finne egnede lokaler for KO sine tjenester innen voksenopplæring og norskopplæring for innvandrere. Denne tjenesten har etter pålegg fra Brann og Redning fra måttet redusere sin virksomhet i Trappehuset (Dr. Werringsgt.), og har p.t. delt tilhold i Trappehuset og i Folkets Hus. Alternativ som vurderes er det private leiemarkedet og kommunens egne bygg (Skolegata 9 eller Folkets Hus). Saksopplysninger Om Kristiansund opplæringssenter Kristiansund opplæringssenter (KO) har tre avdelinger plassert på tre (fire) ulike steder i kommunen. - Lokalisert på Bekkefaret ligger Bekkefaret skole et spesialskoletilbud for barn med omfattende funksjonsvansker. Side18

19 - Lokalisert på Goma (gamle Goma skole) har førskoleteam, logopedteam og voksen spesialpedagogisk team sine arbeidsplasser - Lokalisert i Dr. Werringsgate (heretter kalt Trappehuset) og Folkets Hus er virksomheten for voksenopplæring. Dette innebærer norskopplæring for innvandrere samt grunnskoleopplæring for voksne. Kristiansund opplæringssenter har et langsiktig mål om å samle virksomheten på Goma og i Trappehuset/Folkets Hus i et bygg. På kort og mellomlang sikt er det imidlertid den virksomheten som er lokalisert i Trappehuset/Folkets Hus som har de største utfordringene og som må løses. Virksomheten knyttet til voksenopplæring hadde inntil januar 2013 sitt tilhold i Trappehuset. Dette er en virksomhet som har økt sitt omfang pga. tre faktorer: - Bosetting av flyktninger - Økt arbeidsinnvandring - Økt familiegjenforening Opplæringsloven og Introduksjonsloven regulerer voksenopplæringen. Voksenopplæring tilbyr derfor både gratis grunnskoleopplæring i tråd med opplæringsloven og norskopplæring for voksne med minoritetsspråklig bakgrunn i tråd med introduksjonsloven. Noen elever betaler for slik norskopplæring, mens andre har rett på gratis opplæring i norsk og samfunnsfag. Det er også i hovedsak minoritetsspråklige som tar grunnskoleopplæring for voksne. Pr dato er det følgende elevtall på Trappehuset/Folkets Hus: Flyktninger 75 Arbeidsinnvandrere 99 Andre 66 SUM 240 Av disse har 184 personer sitt undervisningstilbud på dagtid og 56 sitt undervisningstilbud på kveldstid. I tillegg kommer et personale på 24 personer (20,45 årsverk), derav 20 lærere. Lokaler Brann og redning hadde et tilsyn i Trappehuset Etter dette mottok Kristiansund opplæringssenter en Branntilsynsrapport datert (vedlagt saken). En rekke avvik ble påpekt. I hovedsak var disse rettet mot huseier, men det ble også påpekt avvik bl.a. på manglende brannøvelser som er rettet mot leietaker. På bakgrunn av at antall personer i huset var høyere enn det som huset opprinnelig var dimensjonert for, ba Brann og Redning om at det ble gjennomført en risikoanalyse for bruken av huset. Risikoanalysen datert (vedlagt saken) ble gjennomført av Firesafe Consulting på oppdrag fra Kristiansund kommune. Etter møte mellom kommuneledelsen, Kristiansund Opplæringssenter og Brann og Redning, gjorde sistnevnte en ny befaring Etter denne befaringen samt tolkning av risikoanalysen ble antall personer i Trappehuset satt til maksimalt 90 personer. I tillegg en rekke andre tiltak både mot huseier og mot leietaker, bl.a. er de to øverste etasjene stengt pga. ikke godkjente rømningsveier. Side19

20 Kristiansund opplæringssenter innførte maksimalbegrensningen på antall personer allerede fra samme dato ( ), noe som medførte at omlag halvparten av elevene ikke fikk opplæringstilbud i en periode. Rådmannen ba om at Folkets Hus ble vurdert som tilleggslokaler. Og fra og med hadde Kristiansund opplæringssenter i samarbeid med Bygg og Eiendom greid å etablere et midlertidig tilbud i Folkets Hus for de som ikke lengre kunne ha sitt opplæringstilbud i Trappehuset. Noen av lokalene krevde tilpasning og tilbudet var derfor til tider mangelfullt. Møtelokaler i Rådhuset måtte derfor brukes på enkelte dager. Pr 1. april 2013 var de nødvendige ombyggingene i Folkets Hus ferdigstilt, og virksomheten har etter forholdene tilfredsstillende fasiliteter på kort sikt. I Trappehuset er det opprinnelig 800 m 2. Trekkes de stengte to øverste etasjene fra, sitter KO igjen med ca 500 m 2. I Folkets Hus er ca 550 m 2 tilrettelagt for KO. Leieavtalen med Heinsa Eiendom på Trappehuset går ut Leieavtalen er p.t. ikke fornyet. Bygg og Eiendom har etter oppdrag fra rådmannen gjort en kartlegging av tilgjengelige kommunale lokaler. I det omfang som KO har behov for, og med tiden som er til rådighet, er det kun to alternativer i kommunens egne bygg; Gamle Langveien ungdomsskole (heretter kalt Skolegata 9) og Folkets Hus Et annet alternativ er det private leiemarkedet. Her kan det være flere alternativer, men rådmannen har foreløpig kun hatt kontakt med to aktører. Den ene er Heinsa Eiendom i forhold til ev. leie av Trappehuset med tilleggsareal i nærliggende bygg. Den andre er Umoe Sterkoder i forhold til ev. leie av arealer i Industriveien 18. Uten nye bygg må aktiviteten tilpasses lokalitetene i Trappehuset. Dette vil i praksis si å kutte undervisningstilbudet til arbeidsinnvandrere og andre og kun gi et tilbud til de deltakerne som har status som flyktninger. Dette alternativet vil også bety at man ikke lengre kan ha avtaler om salg av opplæringstjenester til nabokommunene, for eksempel Averøy kommune. I utredningen av saken, har rådmannen vært i kontakt med Lusparken arkitekter i Trondheim v/daglig leder. Deres anbefaling på nybygg for voksenopplæring er en arealnorm på 5 m 2 netto og 6m 2 brutto pr elev. Da er det elevene på dagtid som er dimensjonerende. Dette er en arealnorm som man ser også i andre kommuner som planlegger nye bygg for voksenopplæring, for eksempel i Bodø kommune. Dette betyr at Kristiansund opplæringssenter vil ha behov for minimum et bruttoareal på 1200 m 2. Effektiv arealbruk fordrer nybygg, eventuelt omfattende ombygging av eksisterende bygg. Rådmannen har ut fra dette bedt om en videre utredning av alternative lokaliteter i egne bygg og i det private leiemarkedet. Kommunale bygg For en midlertidig løsning i Skolegata 9, er det rehabilitering og mindre tilpasninger av lokalitetene som er utredet. Det betyr at det ikke er foreslått å gjøre store ombygginger, men å oppgradere rommene i den form de er i. Ventilasjon legges heller ikke inn i bygget, nødvendig lufting må skje gjennom å åpne vindu. Det eneste omfattende ombyggingstiltaket som er planlagt er å sette inn heis. Klasserommene i Skolegata 9 er dimensjonert for klasser på opptil 30 elever. Gruppene som skal ha undervisning gjennom voksenopplæringen er ofte vesentlig mindre. Dette betyr at det nødvendige antall rom fordrer et større areal enn det en arealnorm på 5m 2 /6m 2 pr elev utgjør. I tillegg til dette har arealene i Skolegata 9 forholdsmessig store gangarealer enn nyere bygg. Totalt ser en behov for ca 1355 m 2 netto/2115m 2 brutto. Side20

21 I Folkets Hus vil det være behov for mindre omfattende ombygginger. Her kan ca 1200 m 2 frigjøres for KO. Det vil si et areal som er akkurat innenfor arealnormen på brutto 6m 2 pr elev. Utfordringen i Folkets Hus er at KO ikke får sine arealer samlet, men spredt om i huset. Privat leiemarked I det private leiemarkedet er det flere mulige løsninger på lengre sikt. Den knappe tiden før nye lokaliteter må stå ferdig, gjør imidlertid oppgaven med å finne gode lokaliteter i det private leiemarkedet noe mer komplisert. Rådmannen har i denne saken vurdert to alternativer, men understreker at dette ikke er de eneste alternativene. Heinsa eiendom kan gjennom utbedringer av Trappehuset samt naboeiendom frigjøre totalt 1200 m 2 for KO. Det vil si et areal som er innenfor arealnormen på brutto 6m 2 pr elev. Brann og Redning har pekt på at Trappehuset ikke er godt egnet som skolebygg. Dette vil fortsatt være en utfordring selv med utvidede arealer. Umoe sterkoder har fra juni 2013 ledige arealer i Industriveien 18 i størrelsesorden 1200 m m 2. Dette er lokaliteter som er godt egnet for formålet. En samlokalisering med Høgskolesenteret i Kristiansund vil også kunne bety tilgang til bibliotek og kantine. Utfordringen ved denne lokaliseringen er at KO må flytte ut av sentrum. Lokalisering i sentrum er fordelaktig for KO av to hensyn. Fysisk nærhet mellom KO og NAV er en fordel siden oppfølging av flyktninger fordrer et tett samarbeid mellom disse instansene. I tillegg er sentrum også en god lokalisering for flyktninger fra Averøy som har et tilbud ved KO. Rådmannen har vært i kontakt med NAV v/enhetsleder og skolefaglig rådgiver i Averøy kommune om saken. Fra begge hold uttales det at lokalisering i sentrum er en fordel, men at det er mulig å finne tilfredsstillende løsninger også ved en lokalisering på Løkkemyra. Økonomisk vurdering Husleie og driftsutgifter (helårsvirkning) : Husleie Trappehuset ,- Driftsutg. Trappehuset ,- Husleie Folkets Hus ,- Driftsutg. Folkets Hus ,- SUM ,- SUM ,- De økonomiske rammene gjør det nødvendig å søke løsninger for KO innenfor en husleie og driftskostnader på kr 2,1 mill 3,0 mill 2 årlig. En generell gjennomgang av bygget i Skolegata 9, antas å medføre en rehabiliteringskostnad på ca. 6,2 mill. kr, inkl. mva. I hovedsak inngår generell rehabilitering av 2115 m 2 brutto areal samt installasjon av heis for å bedre tilgjengeligheten. Det er stipulert en uforutsett post på 20 % hvor man antar det blir mulighet for oppgradering for noe av IKT anlegget. 1 Husleie og driftskostnader i Folkets Hus ligger ikke inne i opprinnelig budsjett for 2013, finansieres innenfor rammeområde 21 Grunnskole. 2 2,1 mill tilsvarer kostnader lokaler i opprinnelig budsjett for KO/norskopplæring ,0 mill tilsvarer kostnader lokaler for helårs drift i 2013 med delt lokalisering (dekkes innenfor rammen av rammeområde grunnskole). Side21

22 Ombyggingskostnadene i Folkets Hus antas å bli mye lavere ned mot 2,2 mill, men der vil det i tillegg påløpe husleie på kr 1100,- pr m 2. Investeringene i kommunens egne bygg må finansieres gjennom låneopptak. Årlige kostnader på låneopptaket forutsettes til 2% rente og 3 års nedbetalingstid 3. Stipulert årlig husleie og driftsutgifter for Folkets Hus og Skolegata 9 4 : Lån Skolegt ,- Lån Folkets Hus ,- Husleie 0,- Husleie Folkets Hus ,- Driftsutgifter Skolegt ,- Driftsutgifter FH ,- SUM , ,- Lokalisering i Skolegata 9 vil kreve at budsjettet må påplusses ca 1 mill. Lokalisering i Folkets Hus vil være innenfor de rammene som er satt i saken. Også ved leie av lokaliteter vil det påløpe kostnader til ombygginger som må dekkes over husleie. Imidlertid vil en på leiemarkedet kunne inngå avtaler på lengre horisont enn 3 år. Heinsa eiendom har i et foreløpig estimat satt husleien til kr 1.650,- pr m 2 forutsatt minimum 5 års leiekontrakt. Dette vil tilsvare ca 2,0 mill årlig husleie. Umoe Sterkoder har i et foreløpig estimat satt husleien til kr 1.200,- pr m 2 forutsatt minimum 5 års leiekontrakt. Dette vil tilsvare ca 1,5 mill årlig husleie. Det foreligger ikke oversikt over driftsutgiftene på disse alternativene foreløpig. Areal og alder/stand på bygg tilsier imidlertid at driftsutgiftene for disse alternativene vil kunne sammenliknes med driftsutgiftene på Folkets Hus. Rådmannens vurdering Elevtallet på voksenopplæring og norskopplæring for innvandrere har økt hvert år både pga. mottak av flyktninger vedtatt av bystyret, familiegjenforeninger og et stadig økende antall arbeidsinnvandrere. Dette er også en tjeneste som kommunene rundt oss har vært og er interessert i å kjøpe av Kristiansund kommune. Dette innebærer også en vekst i antall ansatte og behov for større lokaler. Strakstiltakene med utflytting av deler av virksomheten til Folkets Hus som ble gjort i forbindelse med risikovurderingen var påkrevet for å sikre kommunens ansatte og elever et forsvarlig og trygt arbeidssted. Dette er imidlertid ikke en løsning som er tilfredsstillende på sikt. Rådmannen har i sin utredning av alternative lokaliseringer kun funnet Skolegata 9 og Folkets Hus som aktuell av kommunens egne bygg. Alternativt kan nye lokaler leies i det private leiemarkedet. Her har rådmannen sett på et alternativ i sentrum (Heinsa eiendom) og et på Løkkemyra (Umoe Sterkoder). 3 3 års horisont er valgt av hensyn til fremdriftsplan for nytt opera og kulturhus. 4 Stipulert ut fra sammenlikninger med utgifter pr m 2 på Allanengen skole som er et sammenliknbart bygg. Side22

23 Økonomiske konsekvenser av de ulike alternativene er gjort ut fra foreløpige estimat og er ikke nøyaktige. Likevel ser det ut til at leie av lokaler i det private markedet er mer økonomisk gunstig for kommunen enn å sette i stand egne lokaler. Leiekontrakter i det private markedet kan også inngås for en lengre tidshorisont (5-10 år), mens lokalisering i kommunens egne bygg kan bli begrense til kortere tid grunnet opera og kulturhus. Stadige flyttinger vil være uheldig for alle virksomheter også KO sin. Etter en helhetlig vurdering vil Rådmannen derfor anbefale at man søker å finne nye og egnede lokaliteter for KO sine tjenester innen voksenopplæring og norskopplæring for innvandrere i det private leiemarkedet. Klima eller miljøkonsekvenser av forslaget: Ingen Just Ingebrigtsen rådmann Christine Reitan kommunalsjef Side23

24 Side24

25 Side25

26 Side26

27 Side27

28 RISIKOVURDERING DR. WERRINGS GATE 5, KRISTIANSUND Prosjektnr: Ansvarlig: Kontrollert av: xxxxx fnberrun Jonas Segtnan Berg Xxx Rune Xxx Berglund Dato: Revisjonsnummer Oppdragsgiver Xxxxx Kristiansund Kommune Firesafe Consulting Oslo - Tevlingveien 23 - PB 6411 Etterstad OSLO - Tlf Faks Firesafe Consulting Trondheim Sorgenfriveien Trondheim Tlf Faks Firesafe Consulting Kristiansund Kongsveien Frei Tlf Side28

29 Risikovurdering Dr. Werrings gate 5 Ansvarlig: Jonas Segtnan Berg Prosjektnr: Kontrollerende: Rune Berglund Dato: Rev. Nr.: 1.0 SAMMENDRAG Dr. Werrings gate 5 sin funksjon er senter for norskopplæring hos voksne personer. Skulle bygget oppleve en brann, kan dette i dag medføre uakseptabelt store negative konsekvenser. Gode brannforebyggende tiltak i bygget må derfor være en selvfølge og slike tiltak må være en del av den daglige driften. Risikovurderingen finner ingen måte å oppgradere bygget til et akseptabelt sikkerhetsnivå. En kombinasjon av flere tiltak vil til sammen, på sikt, gi et godt sikkerhetsnivå i bygget. Overordnet konklusjon med bakgrunn i alle observerte forhold Det må prosjekteres nye godkjente rømningsløsninger i bygget. Prosjekteringen må følge offentlig byggesak, og det må søkes om igangsettingstillatelse når prosjektering er fullført. Følgende forhold reduserer brannrisikoen i byggene: Bygget er dekket med et sonebasert brannalarmanlegg Det er plassert ut håndslokkere i bygget Brukere er relativt godt kjent i bygget Risikoanalysen avdekker følgende forhold med høy risiko for personsikkerheten: Rømning er tilrettelagt via annen branncelle, men rømningsvei er låst Smal lysåpning i dør til balkong Klasserom i loftsetasje, rømning via stige med ryggbøyle Høyere personbelastning enn dispensasjon tar høyde for i alle etasjer Risikoanalysen avdekker følgende forhold med middels risiko for personsikkerheten: Hovedtrapperom er av type Tr1 og brennbar Håndslokkere har ikke gjennomgått service og vedlikehold Kategori 1 brannalarmanlegg Merking av rømningsveier Brennbar kledning i gjennomgang fra bakgård Anbefalte sannsynlighetsreduserende tiltak er angitt i påfølgende vurdering Side 2 Side29

30 Risikovurdering Dr. Werrings gate 5 Ansvarlig: Jonas Segtnan Berg Prosjektnr: Kontrollerende: Rune Berglund Dato: Rev. Nr.: 1.0 Utført av: Kontrollert av: Jonas Segtnan Berg Brannteknisk rådgiver Rune Berglund Brannteknisk rådgiver Ved eventuelle spørsmål i forbindelse med rapporten, vennligst ta kontakt med undertegnede på telefon , sentralbord eller jsb@firesafe.no Side 3 Side30

31 Risikovurdering Dr. Werrings gate 5 Ansvarlig: Jonas Segtnan Berg Prosjektnr: Kontrollerende: Rune Berglund Dato: Rev. Nr.: 1.0 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING Bakgrunn Hensikt Krav til risikovurdering i forskrifter Metodebeskrivelse Avgrensninger og antakelser ANALYSEOBJEKTET Generelt Dispensasjoner gitt i byggesak Bruk av bygget Rømning av personer Tiltak med innvirkning på risikoen VURDERING AV RISIKO Brannscenario Sammendrag og Risikovurderingsskjema RISIKOVURDERING Side 4 Side31

32 Risikovurdering Dr. Werrings gate 5 Ansvarlig: Jonas Segtnan Berg Prosjektnr: Kontrollerende: Rune Berglund Dato: Rev. Nr.: INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Firesafe Consulting er engasjert av Kristiansund Kommune for å gjennomføre en risikovurdering av Dr. Werrings gate 5, Kristiansund. Bygningen er et særskilt brannobjekt og det foreligger tilsynsrapport av Kristiansund brann- og redningstjeneste. 1.2 Hensikt Hensikten med risikovurderingen er å gi en oversikt over mulige brannfarer i bygningen som har betydning for person- og verdisikkerheten. Fokus vil være på hvor og hvordan en brann kan oppstå, og tiltak (bygningsmessige eller driftsmessige) som vil hindre at en brann starter. 1.3 Krav til risikovurdering i forskrifter Intern-kontrollforskriften 5 pkt. 6: Virksomheten skal kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn (FOBTOT) stiller krav til at eier skal dokumentere at brannsikkerheten er ivaretatt. Dette innebærer bl.a. at man skal avdekke eventuelle svakheter i den tekniske utformingen av bygget, i de organisatoriske tiltakene eller i den daglige driften som vil kunne utgjøre en større risiko for brann utover et akseptabelt nivå (jfr. FOBTOT kap. 2 4). 1.4 Metodebeskrivelse Den metoden som er brukt, er en enkel metode basert på kvalitative vurderinger. Første trinn består i å identifisere kritiske brannscenarier for bygget. For hvert scenario er det så gjort en risikovurdering der mulig konsekvens ved brannen er vurdert for henholdsvis personsikkerheten og verdisikkerheten og den tilhørende sannsynlighet er angitt, se vedlegg Risikovurderingsskjema. Ut fra risikovurderingene er alle brannscenarioene rangert etter hvilke som representerer den høyeste brannrisiko, og aktuelle tiltak er identifisert. Tiltakene kan være av bygningsteknisk eller organisatorisk karakter. Sannsynlighet: Grad Betegnelse Forklaring 1 Lite sannsynlig Sjeldnere enn 1 hendelse pr. 100 år 2 Mindre sannsynlig Omkring 1 hendelse pr. 100 år eller oftere 3 Sannsynlig Omkring 1 hendelse pr 10 år eller oftere 4 Meget sannsynlig Omkring 1 hendelse pr. år eller oftere 5 Svært sannsynlig 10.hendelser pr. år eller oftere Side 5 Side32

33 Risikovurdering Dr. Werrings gate 5 Ansvarlig: Jonas Segtnan Berg Prosjektnr: Kontrollerende: Rune Berglund Dato: Rev. Nr.: 1.0 Konsekvens: Grad Betegnelse Mennesker Materialer Miljø 1 Ufarlig Ubetydelige skader på personer Ingen påviselig skade på bygning og/eller ubetydelig skade på utstyr Ikke registrerbar skade 2 Farlig Mindre personskader Mindre materielle skader som ikke trenger umiddelbar reparasjon Lokal skade 3 Kritisk Betydelige personskader Materielle skader som krever umiddelbar reparasjon Geografisk omfattende skade med restaureringstid >1 mnd. 4 Meget kritisk Kan resultere i død Tap av bygning Geografisk omfattende skade med restaureringstid > 1 mnd. - 1 år 5 Katastrofal Kan resultere i mange døde Tap av bygning / flere bygninger Geografisk omfattende skade med restaureringstid > 1 år 1.5 Avgrensninger og antakelser Begrensninger Analysen er begrenset til å omhandle én uønsket hendelse brann. Andre mulige uønskede hendelser som innbrudd, tyveri, sabotasje, oversvømmelse m.fl. er ikke tatt med. Analyse av sannsynlighet baserer seg på erfaringer fra virksomhetenes drift, registrerte uønskede hendelser (brann), erfaringer fra andre bygg med tilsvarende drift og utrustning samt brannstatistikk. Konsekvens beskriver mulige påvirkninger og skader for tilstedværende personer i bygget, materiell og miljø når brann oppstår. Side 6 Side33

34 Risikovurdering Dr. Werrings gate 5 Ansvarlig: Jonas Segtnan Berg Prosjektnr: Kontrollerende: Rune Berglund Dato: Rev. Nr.: ANALYSEOBJEKTET 2.1 Generelt Objekt: Type brannobjekt: Bruk: Rapport: Oppdragsgiver: Utarbeidet av: Dr. Werrings gate 5, Kristiansund Særskilt brannobjekt Skole og barnehage Risikoanalyse brann Kristiansund kommune v/ Ingar Viktil Jonas Segtnan Berg 2.2 Dispensasjoner gitt i byggesak Rømning via annen branncelle Brannvesen som sekundær rømningsvei basert på lav personbelastning Firesafe Consulting har ikke mottatt dispensasjonsrapport, men punktene ble muntlig beskrevet av oppdragsgiver og virksomhet, samt at siste tilsynsrapport datert bekrefter at bygningssjefen har godkjent de mangelfulle rømningsveiene. 2.3 Bruk av bygget Bygget består hovedsakelig av kontorer og undervisningsrom. Dette bygget brukes som senter for norsk opplæring (skole) og barnehage. Det antas at de ansatte er godt kjent og at disse vil være i stand til å rømme lokalene i en faresituasjon. Avfallshåndteringen er satt i system og det er plassert ut avfallsdunker og containere for forskjellig avfall. Trepaller synes ikke å ha noen fast plassering og det ble observert noe lagring i bakgårdens gjennomgang. 2.4 Rømning av personer Persontallet er opprinnelig godkjent til å være personer. Dagens persontall er i realiteten nærmere 230 personer. Det er etablert rømningsveier i bygget, men flere av disse er mangelfulle. De ansatte/tilstedeværende er godt kjent i lokalet. Under befaring ble det observert rømning via bakgård. Det er etablert tre stiger med ryggbøyle som alle fører til bakgård. Noen av stigene nås via vindu, andre via dører i fasade. Loftsetasjen brukes i dag som undervisningsrom for voksne personer, men er godkjent som spiserom for maks 10 personer. 2.5 Tiltak med innvirkning på risikoen Følgende forhold reduserer brannrisikoen i bygget: Bygget er dekket med et sonebasert brannalarmanlegg Det er plassert ut håndslokkere i bygget Brukere er relativt godt kjent i bygget Side 7 Side34

35 Risikovurdering Dr. Werrings gate 5 Ansvarlig: Jonas Segtnan Berg Prosjektnr: Kontrollerende: Rune Berglund Dato: Rev. Nr.: VURDERING AV RISIKO 3.1 Brannscenario Risikovurderingen tar utgangspunkt i en uønsket hendelse brann. Ved oppstått brann er det vurdert hvordan konsekvensene vil utvikle seg med tanke på personlig sikkerhet for de tilstedeværende. Materielle og økonomiske belastninger for virksomheten er medtatt, men vektlegges ikke like mye som personsikkerheten. 3.2 Sammendrag og Risikovurderingsskjema Risiko = Sannsynlighet * Konsekvens Etter at man har kartlagt farer og problemer og på denne bakgrunn vurdert risiko skal det utarbeides tilhørende handlingsplaner og tiltak for å redusere risikoforholdene. For å vurdere om tiltak må/bør iverksettes i avvik som avdekkes i risikoanalysen, benyttes tre sikkerhetsnivåer/akseptkriterier. Inndelingen i risikonivåer vi benytter er hentet fra faghefte 3: Risikoanalyse fra Næringslivets sikkerhetsorganisasjon NSO. Avdekkede avvik i bygget er gradert etter disse sikkerhetsnivåene/akseptkriteriene. Høy risiko: Middels risiko: Lav risiko: Ikke akseptabelt, tiltak må iverksettes. Risikoreduserende tiltak må vurderes. Aksepteres uten spesielle tiltak, åpenbare tiltak bør vurderes. Ufarlig konsekvens Farlig konsekvens Kritisk konsekvens Meget kritisk konsekvens Katastrofal konsekvens Svært sannsynlig Meget sannsynlig Sannsynlig Mindre sannsynlig Lite sannsynlig Side 8 Side35

36 Risikovurdering Dr. Werrings gate 5 Ansvarlig: Jonas Segtnan Berg Prosjektnr: Kontrollerende: Rune Berglund Dato: Rev. Nr.: 1.0 Tiltaksliste PRI Risiko TILTAK FULL- FØRT INNEN 1 25 For å oppnå god nok overordnet rømningssikkerhet, må byggets rømningsveier prosjekteres på nytt i et eget prosjekt. OBS: Dette punktet har ikke egen tabell i kapittel Sørg for at dør tilrettelagt for rømning via annen branncelle aldri er låst Utvide lysåpning i dør til balkong Utføre punkt 1 ANSVAR Eier Eier / virksomhet (organisatorisk) Eier Utført Ja / nei 4 16 Erstatte vinduer fra 3. etasje med dører Utføre punkt 1 Eier Etablere utvendig trapp fra loftsetasje Utføre punkt 1 Eier 6 10 Oppgradere brannalarmanlegg fra kategori 1 (sonebasert) til et heldekkende brannalarmanlegg i FG-kategori Oppgradere trapperom Tr1 til trapperom Tr2 Underkle hovedtrapperom med ett lag branngips Vanger og rekkverk brannmales Utføre punkt Gjennomføre service og vedlikehold på alle håndslokkere i bygget Etabler plogskilt over alle håndslokkere 9 6 Erstatte mangelfulle elektriske og / eller etterlysende markeringsskilt i bygget Erstatt brennbar kledning i gjennomgang med gips eller annet materiale med ubrennbare kvaliteter. Eier / Virksomhet Eier Eier / Virksomhet Eier / Virksomhet Eier Side 9 Side36

37 4 RISIKOVURDERING Loftsetasje Risikonivå Brannteknisk vurdering: Anbefalte tiltak: Bildet viser rømning fra loftsetasje. Høyden fra dør til terreng overstiger ytelseskrav om maks 7,5 meter for stige med ryggbøyle. Nivå Plattform er bygd for rømning av under 10 personer fra loftsetasjen. Opplæringssenteret har i senere tid opplevd økende pågang og flere studenter, noe som har medført en endring av spiserommet til et ekstra klasserom. Klasserommet har en kapasitet på omtrent 30 personer. Det er over 7,5 meter til bakkenivå. Det skal være etablert en utvendig trapp, ikke stige med ryggbøyle, når det er høyere enn 7,5 meter til bakkenivå. Sannsynligheten for brann i hovedtrapperom settes som mindre sannsynlig (omkring 1 hendelse per 100 år) mens sannsynligheten for falsk alarm settes som svært sannsynlig (omkring 10 hendelser per år) Ved falsk alarm bruker personer normalt sett hovedtrapperom, men alternativ rømningsvei kan bli brukt. Konsekvensen av et fall fra denne høyden kan være meget kritisk (kan medføre død). Ved brann øker konsekvensen til katastrofal (mange døde) grunnet brennbar hovedtrapp, vesentlig høyere personbelastning enn tillatt og høy fallhøyde. Dagens løsning medfører derfor et høyt risikonivå for personsikkerheten i bygget og må utbedres umiddelbart. Stige er ingen godkjent rømningsvei i risikoklasse 3 og må erstattes med utvendig trapp. Stige fra loftsetasjen kan muligens erstattes med utvendig trapp uten videre vurdering, men andre rømningsveier kan bli avhengig av tilkomst til akkurat denne stigen. Tiltaket må derfor ses i sammenheng med punkt 1 i tiltakslisten (ny prosjektering av rømningsveier) og vurderes på nytt i denne prosjekteringen. Alternativt kan rommets funksjon tilbakeføres til spiserom for inntil 10 personer. Løsningen stige med ryggbøyle er fortsatt et fravik, men vil da være å regne som et eksisterende forhold. Dette skal være vurdert og dokumentert i opprinnelig byggesak. Dersom fraviket ikke er vurdert eller ikke kan dokumenteres, kan denne løsningen ikke benyttes. Side 10 Side37

38 Hovedtrapp Risikonivå Brannteknisk vurdering: Anbefalte tiltak: Bildene viser brennbar trapp som er byggets hovedinngang og hovedrømningsvei Nivå 10 Hovedtrapperommet i bygget er i dag av type Tr1. Iht. VTEK97 skal bygg i risikoklasse 3 ha trapperom av type Tr2. Trappen er også bygget av brennbart materiale, og er byggets hovedrømningsvei. En antennelse av trappen vil spre en brann til alle plan. Alternative rømningsveier er i dag mangelfulle, noe som gjør hovedtrapperommet desto viktigere. Sannsynligheten for brann i trapperommet settes som mindre sannsynlig (omkring 1 hendelse per 100 år). Konsekvensen av dette kan være katastrofal (mange døde) grunnet låste rømningsveier, smale rømningsveier, høye rømningsveier og høy personbelastning. Trappen må oppgraderes til et trapperom Tr2. Dette innebærer at trappen må skilles ut som en egen branncelle EI 60 [B60] og ha et mellomliggende rom utført som en egen branncelle EI60 [A60] mellom trapperommet og brannceller det skal rømmes fra. Dør fra mellomliggende rom til trapperom Tr2 skal ha brannmotstand E 30-CS a [F30S] Dør fra branncelle til mellomliggende rom skal ha brannmotstand EI 2 30-S a [B30] Trappen må også underkles med normal gips eller branngips for å oppnå R 30 [B30] bærende brannmotstand. Vanger og rekkverk må brannmales for å motvirke tidlig antennelse. Det må kun benyttes godkjente produkter under utførelsen. Dokumentasjon av utførelsen samles i byggets FDV og branndokumentasjon. Dagens løsning medfører derfor et høyt risikonivå for personsikkerheten i bygget og må utbedres umiddelbart Oppgradering av trapperom må ses i sammenheng med punkt 1 i tiltakslisten (ny prosjektering av rømningsveier) og vurderes på nytt i denne prosjekteringen. Side 11 Side38

39 Rømningsskilt i hele bygget Risikonivå Brannteknisk vurdering: Anbefalte tiltak: Nivå 6 Elektriske markeringsskilt i bygget lyste ikke. Etterlysende markeringsskilt i bygget er ikke plassert eller utført iht. forskrift fra arbeidstilsynet om sikkerhetsskilting og signalgivning på arbeidsplassen. Sannsynligheten for at noen løper feil under strømbrudd og brann på bakgrunn av skiltene er mindre sannsynlig da alle personer i bygget under befaring var godt kjent. Konsekvensen av å rømme i feil retning under et brannforløp kan være kritisk (betydelige personskader) Dagens løsning medfører derfor et middels risikonivå for personsikkerheten i bygget. Eksisterende etterlysende skilt tas ned og benyttes på godkjente steder så langt det lar seg gjøre. Skilter skal plasseres over dører og i retningsendringer i rømningsveien. Nye elektriske og / eller etterlysende markerinsskilter plasseres over dører og i trapperom iht. forskrift fra arbeidstilsynet. Bildene viser markerings- og rømningsskilt i bygget. Side39 Side 12

40 Gjennomgang fra bakgård Risikonivå Brannteknisk vurdering: Anbefalte tiltak: Nivå 6 Tilnærmet alle sekundære rømningsveier i bygget fører til byggets bakgård. Ut fra bakgården er det etablert en gjennomgang, noe som var en normal byggemetode for slike bygg. Gjennomgangen er på den ene veggen betong, mens den andre veggen samt himling er av trepanel. Døren er av tre. Det er også lagret noen stoler og en trepalle i gjennomgangen. En brann i gjennomgangen, typisk påsatt eller elektrisk svikt, vil kunne medføre at trekledningen eller lagret brennbart materiale tar fyr og blokkerer rømningsveien. En brann i ekspedisjon / kontor i 2. etasje vil også kunne medføre at trekledningen i gjennomgangen tar fyr og blokkerer rømningsveien. Sannsynligheten for at gjennomgangen tar fyr og blokkeres under brann, er sannsynlig. Konsekvensen av at gjennomgangen tar fyr og blokkeres under brann er farlig (mindre person- og materielle skader) Kledning og himling av brennbart materiale erstattes med gips eller materiale med ubrennbare egenskaper. Det må kun benyttes godkjente produkter under utførelsen. Dokumentasjon av utførelsen samles i byggets FDV og branndokumentasjon. Oppgradering av gjennomgang fra bakgård må ses i sammenheng med punkt 1 i tiltakslisten (ny prosjektering av rømningsveier) og vurderes på nytt i denne prosjekteringen. Bildene viser lagring, kledning og rømningsvei, 2. etasje. Bakgrunnen for den lave konsekvensen for personsikkerheten i bygget, er at byggets alternative rømningsveier er generelt sett gode og godt adskilt fra gjennomgangen. Dagens løsning medfører derfor et middels risikonivå for person- og materiell sikkerhet i bygget. Forholdet må utbedres på sikt. Side 13 Side40

41 Brannalarmanlegg Risikonivå Brannteknisk vurdering: Anbefalte tiltak: Nivå 10 Bygget har etter våre opplysninger hatt siste byggesak etter TEK97. Den gang var kravet at bygg i risikoklasse 3 skulle ha heldekkende brannalarmanlegg i kategori 1 (sonebasert). Det er derfor blitt installert et sonebasert brannalarmanlegg i bygget. Bildene viser sonebasert brannalarmanlegg i bygget. Bygg skal etter forebyggendeforskriften (FOBTOT) oppgraderes til dagens regelverk så langt dette lar seg gjøre innenfor en praktisk og økonomisk forsvarlig ramme. En oppgradering av brannalarmanlegget vurderes som både praktisk og økonomisk forsvarlig i dette bygget. Med bakgrunn i dispensasjoner gitt i dette bygget, mangelfulle rømningsveier og høy personbelastning må det fattes kompenserende tiltak foruten risikoreduserende tiltak. Installering av et heldekkende brannalarm i kategori 2 i dette bygget vurderes som et viktig tiltak, da tidlig varsling av personer i bygget, samt brannvesenet, er ytterst viktig for personsikkerheten. Sannsynligheten for at et sonebasert brannalarmanlegg svikter under brann settes som mindre sannsynlig. Konsekvensen av manglende alarm kan i dette tilfellet være katastrofal (mange døde) på bakgrunn av nevnte mangler i bygget. Dagens løsning medfører derfor et høyt risikonivå for personsikkerheten i bygget og må utbedres umiddelbart Med et heldekkende brannalarmanlegg i kategori 2, vil sannsynligheten for alarmsvikt synke, mens sannsynligheten for tidlig varsling øker. Sannsynligheten for falsk alarm vil også synke. Det bemerkes at falsk alarm i dette bygget medfører en fare for personsikkerheten skulle noen benytte alternative rømningsveier foruten hovedtrappen. Konsekvensen av alarmsvikt vil være lik såfremt andre mangler ikke utbedres. Et heldekkende brannalarmanlegg i kategori 2 skal: Prosjekteres etter FG reglene Ha alarmoverføring til nødalarmeringssentral Ha orienteringsplaner som viser detektorene i bygget Ha avtale om årlig service og vedlikehold av alarmanlegget Side 14 Side41

42 Håndslokkere i hele bygget Risikonivå Brannteknisk vurdering: Anbefalte tiltak: Bildene viser en håndslokker i 1. etasje. Nivå 9 Etter VTEK skal bygget ha brannslanger dersom det er tilgang på trykkvann. Siden det er installert håndslokkere i bygget, antas det at det ikke er tilgang på trykkvann. Byggets håndslokkere må ha årlig service og merkes med plogskilt iht. arbeidstilsynets forskrift om sikkerhetsskilting og signalgivning på arbeisplassen. Håndslokkerne hadde siste service tidlig 2011, og har ikke gjennomgått årlig service i Sannsynligheten for at en håndslokker ikke fungerer under brann settes i dette tilfellet til sannsynlig grunnet mangelfull service. Konsekvensen av at en håndslokker ikke fungerer vil være kritisk (personskader og større materielle skader). Dagens løsning medfører en middels risiko for personsikkerheten i bygget. Håndslokkerne i bygget gjennomgår årlig service av godkjent firma / foretak. Merkelapp på hver enkelt håndslokker oppdateres etter service, dokumentasjon av service samles i byggets FDV og branndokumentasjon. Alle håndslokkere merkes med høyt monterte plogskilt (høyere enn 1,8 meter over bakken). Side42 Side 15

43 Rømning fra 3. etasje Risikonivå Brannteknisk vurdering: Anbefalte tiltak: Nivå 20 Dør til balkong har bredde ca. 0,7 m og Dør må ha lysåpning minst 1,2 meter. åpner feil vei mot stige med ryggbøyle fra balkong til terreng (3 meter høyde). Byggforskseriens detaljblad beskriver at det er viktig å ta forhåndsregler mot kødannelse og innsnevringer, da panikk og trengsel kan medføre personskader og død heller enn selve brannen. Panikk og trengsel ved en innsnevring som er trangere enn ytelseskravene, øker omvendt proporsjonalt med innsnevringens størrelse. Desto mindre døren er, samt desto høyere personbelastning, jo mer panikk og trengsel vil oppstå. Det bemerkes at rømningsdøren slår ut mot stigen, og vil i så måte blokkere videre rømning mot stigen. Sannsynligheten settes derfor (i et brannscenario) til svært sannsynlig. Stige er ingen godkjent rømningsvei i risikoklasse 3 og må erstattes med utvendig trapp. Tiltaket må ses i sammenheng med punkt 1 i tiltakslisten (ny prosjektering av rømningsveier) og vurderes på nytt i denne prosjekteringen da det ikke lar seg gjøre å erstatte stige med utvendig trapp uten videre. Bildet viser rømning fra 3. etasje. Stige med ryggbøyle befinner seg til venstre, bak døren på bildet. Konsekvensen av slik panikk og trengsel er meget kritisk(kan medføre død). Dagens løsning medfører derfor et høyt risikonivå for personsikkerheten i bygget og må utbedres umiddelbart Side 16 Side43

44 Rømning fra 3. og 4. etasje Risikonivå Brannteknisk vurdering: Anbefalte tiltak: Bildet viser rømning fra 3. etasje. Nivå 25 Det er etablert rømning via annen branncelle i bygget. Det er gitt dispensasjon for denne løsningen. Dispensasjonen kombineres med at brannvesenet har kort utrykningsvei og skal være sekundær rømningsvei. Løsningen baserer seg på en lav personbelastning i bygget. Under befaring var dørene, som skal være tilrettelagt for rømning mellom branncellene, låst. Sannsynligheten for at dørene er låst eller ikke mulig å åpne under rømning settes i dette tilfellet til svært sannsynlig grunnet flere observerte tilfeller. Konsekvensen av at en dør er låst vil kunne være katastrofal (mange døde). Dagens løsning medfører derfor et høyt risikonivå for personsikkerheten i bygget og må utbedres umiddelbart. Erfaringsbranner viser at alternative rømningsveier er den viktigste sikkerheten man kan ha i et bygg. Alternative rømningsveier er vesentlig bedre enn alle andre tiltak, være det seg sprinkling, brannalarm eller inergenanlegg. Det er derfor ekstremt viktig for alle som oppholder seg i bygget at alle dører i og til rømningsvei kan åpnes uten bruk av nøkkel. Dette kan løses ved å koble døren til byggets brannalarmanlegg slik at døren går i åpen stilling ved alarm. Ved slike løsninger må man også å ha panikkbeslag på døren for manuell åpning, skulle den allikevel ikke åpne som tenkt. Rømning via annen branncelle, uansett om dør er tilrettelagt eller ikke, er ingen godkjent rømningsløsning etter VTEK97. Dette forholdet kombinert med bl.a. rømning via stige medfører at rømningsveier må prosjekteres på nytt i et eget prosjekt for å ivareta personsikkerheten i bygget. Side44 Side 17

45 Rømning fra 4. etasje Risikonivå Brannteknisk vurdering: Anbefalte tiltak: Nivå 16 Det er etablert rømning via vindu til utvendig stige med ryggbøyle. Ifølge VTEK97 kan ikke bygg i risikoklasse 3 ha vindu som rømningsvei uansett om disse er tilrettelagt for rømning når de er høyere enn 1,5 meter over planert terreng. Byggets vinduer ligger nærmere 7 meter over terreng. Ifølge VTEK97 kan ikke bygg i risikoklasse 3 ha stige som rømningsvei. Sannsynligheten for at noen ikke kommer seg ut vinduet eller faller ut i panikk settes til meget sannsynlig. Konsekvensen av at noen faller ut av vinduet vil være meget kritisk (kan resultere i død). Dagens løsning medfører derfor et høyt risikonivå for personsikkerheten i bygget og må utbedres umiddelbart. Vinduene i bygget må erstattes med dører. Dør må ha lysåpning minst 1,2 meter. Stige er ingen godkjent rømningsvei i risikoklasse 3 og må erstattes med utvendig trapp. Tiltaket må ses i sammenheng med punkt 1 i tiltakslisten (ny prosjektering av rømningsveier) og vurderes på nytt i denne prosjekteringen da det ikke lar seg gjøre å erstatte stige med utvendig trapp uten videre. Bildet viser rømning fra 4. etasje. Side45 Side 18

46 Arkiv: 611 Arkivsaksnr: 2012/ Saksbehandler: Geir Aakvik Dato: Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 13/ Bystyret Avtale om kjøp av areal til næringsformål på Bolgneset Vedlegg: Utkast til kjøpekontrakter Rådmannen ber formannskapet legge saken frem for bystyret med følgende forslag til vedtak: Rådmannens innstilling Kristiansund kommune kjøper eiendommen gnr 138 bnr 44 og deler av eiendommen gnr 138 bnr 26. Kjøpesummen utgjør kr 110,-/m 2 for selve utbyggingsarealet (ca 74,2 mål) og kr 15,-/m 2 for øvrig areal. Kjøpet dekkes ved avsatte investeringsmidler til formålet i budsjettet for 2013 på kr 8 millioner. Resterende beløp på kr 1,5 millioner innarbeides ved rullering av investeringsbudsjettet. Denne saken gjelder tilråding om kjøp av areal ved Bolgneset som i kommuneplanens arealdel er avsatt til næringsformål for ca 9,5 mill. kr. Saksopplysninger Ved sluttbehandlinga av kommuneplanens arealdel i bystyret ble et areal på ca 78 mål ved Bolgneset og vestover avsatt som framtidig, sjøtilknyttet næringsareal. Området er i privat eie, men det kom ingen merknader fra grunneierne til den viste arealbruken i planprosessen forut for bystyrets planvedtak. I starten av planprosessen reiste enhetsfylket innsigelse til planforslaget grunnet registrert fornminne på selve Bolgneset (se kartutsnittet), men etter nærmere dialog med kommunen, aksepterte fylket den viste arealbruken. Side46

47 Administrasjonen har gjennomført forhandlinger med aktuelle grunneiere for å kjøpe det aktuelle næringsarealet på Bolgneset. Ca 74 mål av det 78 mål store næringsarealet i kommuneplanen eies av to grunneiere. Kommunen har derfor avgrenset sine kjøpsinteresser til disse eiendommene. 138/44 LNF-område Avsatt næringsareal i kommuneplanen 138/26 Begge eiendommene strekker seg utenfor det areal som er avsatt til næringsformål i kommuneplanen, se figur. Eier av gnr 138 bnr 44 har stilt som vilkår for salg at kommunen kjøper hele eiendommen (ca 134 mål). Forslag til kjøpekontrakt innebærer at kommunen betaler kr 110/m 2 for areal avsatt til næringsareal i kommuneplanen, mens øvrig areal (landbruks-, natur- og friluftsområde) betales med kr 15/m 2. Arealene skal oppmåles nøyaktig og samlet kjøpesum vil bli ca 9,5 mill. kr (ca 8,2 mill. kr for næringsarealet og ca 1,3 mill. kr for LNF-området). Forhandlingene er ført i konkurranse med private kjøpere. Rådmannen har underveis i prosessen informert formannskapet om forhandlingene. Rådmannen har overfor selgerne klargjort at rådmannen ikke har hatt fullmakt til å binde kommunen som avtalepart. Ervervet av gnr 138 bnr 44 er avhengig av at kommunen får konsesjon for ervervet (fylkesmannen er konsesjonsgiver). Kjøp av 138/26 kan skje konsesjonsfritt da eiendommen i sin helhet er avsatt til annet formål enn LNF-formål i kommuneplanen. Det er derfor i avtalen tatt forbehold om at kommunen får konsesjon for ervervet av denne eiendommen. Rådmannens vurdering Som ledd i kommunens medvirkning i tilrettelegging for næringsaktivitet, ikke bare som planmyndighet, men også som aktiv utviklingsaktør med mulighet for også å sikre iverksetting og gjennomføring av fysiske utbyggingstiltak, har Kristiansund kommune selv ervervet større områder for utbyggingsformål (bolig, næringsformål, offentlige bygg og anlegg). Rådmannen mener kommunen står overfor betydelige utfordringer i å få tilrettelagt tilstrekkelig næringsarealer og med riktig lokalisering for utbygging. Kommunen som planmyndighet har en viktig rolle for å få dette til. Det er imidlertid i rollen som grunneier at kommunen kan sikre en ønsket gjennomføring til ønsket tid og i noen tilfeller med de riktige bransjer og enkeltaktører. Når det gjelder prisen, er denne høy, men etter rådmannens vurdering på forventet nivå for denne type sjøtilknytta areal med nærhet til andre attraktive, offshoreretta næringsareal på Husøya og for så vidt også på Vestbase. Eiendommene er ikke tilknytta offentlig vei. Kommuneplanen har anvist veitilknytning via fylkesveien til Vadsteinvika og/eller via Husøya. Annen veitilknytning kan også være aktuelt å utrede i forbindelse med utbygging av området. Klima eller miljøkonsekvenser av forslaget: Overdragelsen i seg selv vil ikke skape miljø- eller klimakonsekvenser. Disse ble vurdert gjennom prosessen med utarbeidelse og vedtak av kommuneplanens arealdel. Side47

48 Just Ingebrigtsen rådmann Karl Kjetil Skuseth kommunalsjef Side48

49 Side49

50 Side50

51 Side51

52 Side52

53 Side53

54 Side54

55 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Karl Kjetil Skuseth Dato: Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 13/ IKT Orkidé strategiplan Høringssvar fra Kristiansund kommune Vedlegg 1 Arbeid med ny strategiplan for IKT Orkidé, høringsdokumenter 2 Strategiplan Evaluering av IKT ORKidé Strategi og plan Foreløpig SWOT IKT ORKide Saken legges frem for formannskapet med følgende forslag til vedtak: Rådmannens innstilling Formannskapet slutter seg til rådmannens vurdering og oversender denne til Orkide som Kristiansund kommunes høringssvar. Denne saken gjelder utarbeidelse av ny strategiplan for IKT Orkidé for perioden Rådmannens vurdering Det vises til høringsdokumenter i forbindelse med arbeidet med ny strategiplan for IKT Orkidé: Evaluering av foregående strategiplan sendt til kommunene Foreløpig SWOT-analyse sendt til kommunene Strategiforslag presentert i styremøte i IKT Orkidé Innledningsvis vil vi nevne at Kristiansund kommune opplever IKT Orkidé som et robust og godt samarbeid som har spilt en stor rolle i utviklingen og effektiviseringen av medlemskommunene. Dagens organisasjonsmodell har i så måte fungert meget godt, selv om det kan argumenteres for at en strammere modell kan være med på å åpne for økte økonomiske gevinster. Å gjøre en god vurdering rundt eventuelt bytte av organisasjonsmodell krever god informasjon og mulighet for rådspørring. I så måte vil vi påpeke at tidsskjema for utarbeidelsen av strategiplan er stramt, med korte høringsfrister sett i sammenheng med fellesferien. Det gjør det vanskelig for kommunene å involvere seg i den grad arbeidet med ny strategiplan fortjener. Side55

56 Kristiansund kommune har hatt rollen som teknisk knutepunkt, og har hatt hovedansvaret for de tekniske løsningene som støtter opp om fellestjenestene. Dette er en rolle kommunen tar på alvor, og som vi har hatt stort utbytte av i vårt IT fagmiljø. Kommunen ser at mange av momentene som trekkes fram når det gjelder tilgang til kompetanse og ressurser også gjelder for Kristiansund kommune. Et større og mer helhetlig sammensatt fagmiljø gir mange gevinster, ikke minst med tanke på rekruttering og utvikling av spesialkompetanse. Et tettere samarbeid på tvers av kommunegrensene åpner spennende muligheter også utenom den direkte økonomiske gevinstrealiseringen som etterspørres. I det videre arbeidet med ny strategiplan ber vi om at følgende momenter vektlegges: Evaluering av foregående strategiplan (2010 til 2013) Den forhåndsutfylte evalueringen sendt til kommunene viser at IKT Orkidé har vært styrt i henhold til gjeldende strategiplan. Kristiansund kommune slutter seg til denne vurderingen og gir honnør for godt gjennomført arbeid med stor måloppnåelse og gjennomføringsevne. Foreløpig SWOT-analyse Vi vil påpeke at SWOT er utarbeidet uten innspill fra medlemmer utenfor arbeidsutvalget. Det oppleves spesielt som en svakhet at faggruppene ikke er rådspurt, da mye av IKT Orkidés arbeid foregår nettopp her. Faggruppene skal i henhold til vedtektene for IKT Orkidé informeres og rådspørres i strategiprosessen. En swot-analyse bør favne bredere for å gi et godt bilde av nåsituasjonen. Analysen burde helst vært styrt av en uavhengig og nøytral aktør. Forslag til ny organisering av IKT Orkidé Det oppleves som noe uheldig at det fokuseres på å foreslå en ny organisering uten at det først foreligger strategiske mål som nødvendiggjør en annen organisering enn dagens modell. Organisasjonsmodellen må utarbeides for å best mulig kunne oppnå målene i strategiplanen. Det oppleves derfor som uklokt å utarbeide den nye strategiplanen for å passe til ny organisasjonsmodell. Rådmannen i Kristiansund ønsker vurdert også andre alternativer for å nå strategimålene for IKT Orkidé. For eksempel kan det være mulig å gjøre mindre endringer til dagens modell for å møte utfordringene og svakhetene som nevnes i analysen, uten å miste de fordelene vi ser som styrker i dag. Mulighetene og konsekvensene av et slikt alternativ bør utredes. En annen mulighet kunne vært å gjøre et forsøk med vertskommune i en mindre skala, for eksempel to eller tre kommuner, og bruke erfaringene fra dette for å vurdere om man skal utvide dette til å gjelde flere kommuner. Kristiansund kommune ser at en omorganisering av IKT Orkidé etter de linjer som foreslås fordrer en storstilt standardisering av kommunenes IT-tjenester, og kan åpne for tjenestesamarbeid i større skala og på flere områder enn det som er tilfelle i dag. Dette er og i tråd med regjeringens signaler gjennom stortingsmelding nr 23, PÅ NETT MED INNBYGGERNE. Kristiansund kommune ønsker å beholde rollen som vertskommune for de tekniske løsningene, og har også mulighet og ønske om å ta vertskommuneansvaret hvis det viser seg at en omorganisering av IT-tjenestene til en vertskommunemodell etter kommunelovens 28 blir nødvendig for å oppnå Side56

57 IKT Orkidés strategimål. Når det legges til rette for flere og større tjenestesamarbeid på sikt, er det viktig å synliggjøre muligheten for at også omlandskommunene kan ha vertskapsroller innen forskjellige tjenesteområder. En eventuell omorganisering må skje innen forsvarlige rammer, og med god involvering av alle berørte. Med forslag om å samle alle IT-ressurser i en vertskommune, blir de IT-ansatte i særlig grad berørt, og involvering og medvirkning blir helt essensielt for gjennomføringen. Klima eller miljøkonsekvenser av forslaget: Ingen. Just Ingebrigtsen rådmann Karl Kjetil Skuseth kommunalsjef Side57

58 Side58 file:///c:/ephorte/pdfconvdocprodir/eph_p_kru/192161_fix.html Page 1 of Til postmottak i IKT Orkidé kommunene Kopi til Rådmann og styremedlem i IKT Orkidé kommunene. IKT Orkidé har satt i gang arbeidet med en ny strategiplan. Den nye planen skal gjelde for Det forventes at ny plan foreligger I arbeidet med ny strategiplan ønsker vi en evaluering av vår nåværende strategiplan, Strategiplan for Strategiplanen, samt et eget evalueringsdokument er vedlagt. Her ønsker vi å se på hva som er gjennomført i henhold til planen. Det er også utarbeidet en SWOT analyse av IKT Orkidé Dette dokumentet er også vedlagt. Disse dokumentene (Evaluering av strategiplanen og SWOT analysen) sendes kommunene for høring, med frist Svar sendes undertegnede pr. epost. Resultatet av høringene vil brukes i arbeidet med nye strategiplan. Andre innspill/forslag knyttet til ny strategiplan kan også sendes inn.

59 Strategiplan for IKT ORKidé Handlingsplan Side59

60 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning Status IKT ORKidé Organisering av IKT ORKidé Gevinster av samarbeidet Om strategiplanen Rammebetingelser og sentrale føringer Strategiprosessen for IKT ORKidé Nye gevinstmuligheter av samarbeidet Kommunens egne målsettinger IKT ORKidé strategi Visjon Overordnet målsetting Hovedmål for perioden Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet Tjenester på nett Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten NAV-reformen og IKT IKT i grunnopplæringen Geografisk informasjon Elektronisk handel Arkivering og saksbehandling Informasjonssikkerhet IKT- arkitektur Åpne standarder Integrasjon av IKT-systemer Fri programvare Grønn IT Bredbånd Interkommunalt samarbeid Strategisk IKT-ledelse Kompetanseutvikling Organisasjonsutvikling og drift av IKT ORKidé Handlingsplan Skansen Nye prosjektforslag Oppvekst forprosjekt Feide og felles PC-adm for skolesektoren Teknisk Krafttak Felles energioppfølgingssystem etc Pleie/omsorg Innføring av felles IK/kvalitetssystem Ny portalløsning E-bygg nye prosjekter Utredning av nytt fellessystem for økonomi, lønn og personal IKT ORKidé 2 av 40 februar 2010 Side60

61 Strategi og handlingsplan Innledning Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) blir i stadig sterkere grad en forutsetning for velferdssamfunnet. IKT effektiviserer offentlige tjenester IKT øker produktiviteten i landet. ( ) Vilje til tverrpolitiske initiativ, til å ta del i en helhetlig IKT-politikk til samarbeid gir en mer effektiv utnytting av samfunnets felles ressurser og bedre tjenester for innbyggere og næringsliv. (FAD) 1.1 Status IKT ORKidé IKT ORKidé er et interkommunalt samarbeid for alle kommuner på Nordmøre samt Fræna og Nesset. IKT ORKidé har utviklet seg gradvis over mange år, og fremstår i dag som et viktig felles redskap for IKT-utviklingen i deltakerkommunene. Målsettingen for IKT ORKidé er å nå de overordnede nasjonale mål for bruk av IKT i kommunal sektor, som definert i KS-dokumentet ekommune2012 lokal digital agenda. Visjonen for ekommunen er at norske kommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. Dette er ambisiøse målsettinger som krever en betydelig og målrettet innsats. IKT ORKidé har følgende visjon; felles utfordringer felles løsninger. Dette innebærer at IKT ORKidé har en ambisjon om å fylle rollen som redskap for realisering av kommunenes felles IKT-behov. For å ivareta og videreutvikle rollen, kreves en omforent strategi- og handlingsplan og en organisering som sikrer god forankring til kommunene. Hovedoppgaven for IKT ORKidé er innføring av fellesløsninger som tilfredsstiller de overordnede målsettinger for IKT innenfor virksomhetsområdene. På flere områder har kommunene kommet langt, mens på andre områder gjenstår fortsatt mye arbeid. De oppgaver som IKT ORKidé er ansvarlig for pr i dag omfatter: Strategier, langsiktige planer med budsjett og løpende oppfølging av arbeidet innenfor felles IKT utvikling i kommunene Planlegging og gjennomføring av felles strategisamlinger for kommunene Kompetanseutviklingstiltak og oppfølging av felles faggruppe Felles internettilkobling og bredbåndsnett mellom kommunene Felles maskinpark Drift av fellespunkt (felles sentrale nettverk og serverpark) Felles e-post og sikkerhetsløsninger Felles portalløsning for internett og intranett Orkideportalen.no (intranettportal for interkommunale samarbeidsprosjekter) Felles sak-/arkivsystem Felles økonomisystem (Agresso) Kart på web og løsning for plan på web Skanning av kommunale planer Skanning av eiendomsarkiver Felles skoleadministrativt system IKT ORKidé 3 av 40 februar 2010 Side61

62 Strategi og handlingsplan Organisering av IKT ORKidé IKT ORKidé er et formalisert interkommunalt samarbeid etter 27 i kommuneloven, og har vært organisert som følger: Som et resultat av strategiprosessen har det fremkommet et klart behov om å gjennomføre en reorganisering av virksomheten for å bedre ivareta behov for kompetanseutvikling, erfaringsutveksling og oppgaver på tvers av de ulike faggruppene. IKT ORKidé har tidligere ikke beskjeftiget seg spesielt med disse områdene, men ut i fra en rekke tilbakemeldinger i strategiprosessen kommet fram til at dette må revurderes. Erkjennelsen om at teknologien kun utgjør ca 20% av innsatsen som kreves i et IKT-prosjekt, tilsier at det store potensialet for gevinster ligger i at man øker felles innsatsen på områdene organisasjon og prosesser, se figuren under. IKT ORKidé 4 av 40 februar 2010 Side62

63 Strategi og handlingsplan Økt fokus på kompetanseutvikling og erfaringsutveksling vil være en forutsetning for å øke gevinstene av de betydelige investeringer som er foretatt gjennom IKT ORKidé, og ved å samarbeide om dette gis det også grobunn for etablering av et enda mer omfattende tjenestesamarbeid mellom kommunene, noe som er erfart gjennom prosessen med etablering av ett felles driftsteam for IKT ORKidé. Et typisk eksempel på en problemstilling i grenselandet mellom teknologi, prosess og organisering er arbeidet med innføring av nye elektroniske tjenester og tekniske integrasjoner for forbedret prosesshåndtering og automatisering. Dette er i seg selv et område med betydelig gevinstpotensial, da man gjennom etablering av elektronisk saksbehandling kan tilby automatiserte selvbetjeningsløsninger som er kostnadsbesparende både for kommunene og for brukerne av tjenestene. Innføringen av fullelektronisk håndtering av søknader til oppvekstsektoren er et godt eksempel på dette. Dette er en løsning som har ført til en betydelig forenkling, både for kommunen og for søkere. Men, parallelt med innføring av de nye løsningene må det også gjøres analyser av om prosessene som gjennomføres er rasjonelle og hensiktsmessige. Denne type analyser er i liten grad gjennomført, noe som kan føre til at man ikke får realisert det gevinstpotensialet de nye løsningene gir mulighet for. I tillegg til en gjennomgang og eventuelt redesign av prosesser, må det også gjøres vurderinger omkring personellressurser og organisering, dette for å unngå at man fortsetter å jobbe på samme måte som før, uten at det foretas en vurdering av om dette er hensiktmessig, og om de som er ansvarlige har den nødvendige kompetanse som kreves for å utføre oppgavene på en ny måte. For å møte utfordringene foreslår styret en opptrappingsplan for frikjøp av ressurser til å koordinere innsatsen i faggruppene. Videre foreslås en reorganisering og ytterligere styrking av faggruppe for portal og e-tjenester. Faggruppen for portal og e-tjenester skal dekke tversgående behov og skal i tillegg til leder bemannes med en representant fra hver faggruppe. I tillegg skal faggruppe for portal og e-tjenester etablere og drive et fagforum for portalansvarlige i kommunene. Styret IKT ORKidé 1 representant m/vara valgt av kommunestyrene Arbeidsutvalget IKT ORKidé Oppnevnt av styret OPPVEKST HELSE OMSORG KOMMUNAL TEKNISK IKT SAK/ ARKIV ØKONOMI DRIFTSTEAM IKT PORTAL OG E-TJENESTER IKT ORKidé 5 av 40 februar 2010 Side63

64 Strategi og handlingsplan Dette er det viktigste resultatet av strategiprosessen, og styret foreslår at det allerede for neste år startes en opptrappingsplan for å styrke fagsamarbeidet og øke innsatsen for å løse felles utfordringer knyttet til etablering av nye elektroniske tjenester. 1.3 Gevinster av samarbeidet IKT ORKidés visjon er å møte felles utfordringer med felles løsninger innenfor IKT-området. Den løpende utviklingen innenfor IKT og forventninger fra omgivelsene stiller betydelige krav til investering, oppgradering og generelt utviklingsarbeid i kommunene. Ved å møte utfordringene ved felles løsninger og innsats, har kommunene som deltar i samarbeidet oppnådd betydelige gevinster. Kort oppsummert kan gevinstene kategoriseres og synliggjøres som følger: Teknisk Lavere installasjonskostnader (en felles installasjon fordelt på alle deltakere). Installasjonskostnad er omtrent den samme, eller kan faktisk også bli noe lavere for IKT ORKidé som en følge av at fellesløsningen er mer fleksibel og utbyggbar enn løsningene i den enkelte kommune. Anslår engangsbesparelse pr kommune pr programsystem til ca (så langt er det installert 4 systemer i fellespunkt). Dvs. anslag besparelse ca Lavere maskinvarekostnader. Ved installasjon av nytt system kreves maskinvareoppdateringer, nyinvesteringer etc. Disse kostnadene deles på alle kommuner, og det gir anslagsvis en engangsbesparelse på pr kommune og pr større system som installeres. Lavere kostnader til maskinvare drift. Felles driftsavtale med UMOE IKT der kostnader fordeles på alle kommuner. Anslag besparelse pr/år. Lavere drifts- og vedlikeholdskostnader av felles programvare som følge av felles driftsteam i egen regi. Anslag besparelse på ca pr kommune pr år. Bedre kvalitet og mer stabil drift som følge av meget gode sikkerhetsløsninger og døgnbetjent driftsovervåking. Administrativ/prosjektgjennomføring Felles kravspesifikasjon og innkjøpsprosess gir bedre innkjøpsprosesser, mindre ressursbruk pr kommune og lavere priser. Anslag besparelse på ca pr kommune pr større anskaffelsesprosess som gjennomføres. Lavere kostnader til innføring av nye systemer som følge av fagsamarbeid mellom kommunene og bruk av felles ressurspersoner. Lavere opplæringskostnader som følge av felles kursing, opplæring av egne kursholdere m.v. Anslag besparelse på pr kommune. Annet IKT ORKidé har fått ca 8 mill i offentlige tilskudd til utviklingsarbeidet i felles regi. Utviklingen i samarbeidet har vært en sterkt medvirkende årsak til at det er gjennomført en betydelig oppgradering og forsterkning av bredbåndsnettet i hele regionen. Betydelige fordeler for de minste kommunene i forhold til å nå overordnede målsetninger og krav fra omgivelsene vedr. ekommune Felles fagsystemer er en investering til fremtidig utvidet kommunesamarbeid med betydelig gevinstpotensial. IKT ORKidé 6 av 40 februar 2010 Side64

65 Strategi og handlingsplan Det er selvsagt også visse ulemper/utfordringer for kommunene ved å delta i et slikt samarbeid, som f. eks: Prioritering av IKT i forhold til andre viktige oppgaver i kommunen. IKT-samarbeidet trekker mye ressurser, og det kan være vanskelig å stå i mot presset om å delta. Store og komplekse prosjekter gir relativt stor risiko ved eventuelle mislykkede prosjekter. Dagens organiseringer er sårbar og avhengig av noen nøkkelpersoner - hva skjer hvis samarbeidet stopper opp? For kommuner som tidligere har operert i fremste front innenfor IKT-utviklingen så kan samarbeidet fungere som en brems for egne utviklingsplaner. For kommuner som har satset mindre på IKT, så kan det være krevende å følge den farten som IKT-samarbeidet legger opp til. 1.4 Om strategiplanen En felles IKT strategi- og handlingsplan vil være kommunenes viktigste dokument for styring og oppfølging av IKT ORKidé de neste 4 årene. IKT-strategien skal: Være solid forankret både politisk og administrativt i deltakerkommunene. Være et styringsdokument for politisk og administrativ ledelse og et prioriteringsdokument for enhetsledere i deltakerkommunene. Være et arbeidsdokument for styret i IKT ORKidé for styring og utvikling av virksomheten. Fungere retningsgivende for IKT planlegging i deltakerkommunene. Være et levende dokument som revideres etter behov. Ha elektroniske tjenester til innbyggere og næringsliv i fokus. Ta utgangspunkt i struktur og tema slik de framkommer i ekommune Beskrive viktige satsningsområder for inneværende økonomiplanperiode. Gi en oversikt prioriterte tiltak. For at IT-strategien skal være et levende dokument, er koblingen mot kommunens øvrige planverk forsøkt gjort så sterk som mulig. Det betyr at den skal drøftes og revideres løpende i forhold til å møte både interne og eksterne utfordringer. I dette arbeidet, er planen å involvere alle sektorer/enheter i kommunen. Når økonomiplanarbeidet startes opp, er målsettingen at IT-strategien skal være et grunnlagsdokument som kan hjelpe enhetslederne i prioriteringen av IT-relaterte prosjekter. De kortsiktige prioriteringene er ment å være innspill til konkrete prosjekt og aktiviteter som bør prioriteres i budsjettarbeidet for neste periode. Strategiplanen skal være retningsgivende for arbeidet i IKT ORKidé de neste 4 årene. Strategiplanen vil allikevel være gjenstand for årlige revisjoner, og det planlegges årlige strategisamlinger hver høst der representanter fra kommunene kan delta. Handlingsplanen vil være gjenstand for årlige revisjoner, og målet er at revidert handlingsplan og budsjett for neste driftsår skal være kommunene i hende innen primo oktober. IKT ORKidé 7 av 40 februar 2010 Side65

66 Strategi og handlingsplan Rammebetingelser og sentrale føringer Offentlig IKT-politikk er nedfelt i en rekke styrende dokumenter. enorge 2009 det digitale spranget Stortingsmelding nr. 17 ( ) Eit informasjonssamfunn for alle ekommune 2012 lokal digital agenda, KS I tillegg til disse dokumentene er krav knyttet til annen tjenesteproduksjon nedfelt på en rekke områder herunder: IKT i PLO: IPLOS, Kommunikasjon helsenett, Samspill 2.0, IKT i helse og omsorg ( ) strategi og handlingsplan fra KS. IKT i skolen: Program for digital kompetanse ( ), Nye læreplaner, Kunnskapsløftet, IKT og grunnopplæringen - KS ( ), St.meld 31 ( ): Kvalitet i skolen. Stortingsmelding nr. 17 ( ) Eit informasjonssamfunn for alle er det nyeste og mest omfattende uttrykk for statlig IKT-politikk i Norge. Den peker på betydningen av at alle skal kunne delta i informasjonssamfunnet gjennom digital tilgang (bredbånd), universell utforming og digital kompetanse. Regjeringen ønsker en fornyelse av offentlig sektor med bedre tjenester og mindre bruk av ressurser til administrasjon. Sentralt i dette er en døgnåpen digital forvaltning basert på digitale selvbetjeningstjenester til innbyggere og næringsliv, utvikling av felles løsninger og en felles overordnet IKT-arkitektur for offentlig sektor. Formålet med å etablere felles arkitekturprinsipper er å sikre at samhandling kan skje på tvers av virksomhetsområder og forvaltningsnivåer. Dette krever en samordnet innsats både fra statlig og kommunal sektor. Aktuelle tjenester skal gjøres tilgjengelig via næringsportalen Altinn og innbyggerportalen MinSide. Kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon (KS) utviklet i 2008 strategidokumentet ekommune lokal digital agenda som en støtte for kommunene og fylkeskommunene i utviklingen av egne målsettinger og strategier for bruk av IKT. Dokumentet gir råd om viktige satsingsområder når det gjelder bruk av IKT for å effektivisere virksomheten og utvikle kvalitativt gode tjenester. KS vektlegger spesielt forholdet til innbyggerne med mål om stadig flere digitale tjenester og intern effektivisering. KS har laget følgende visjon for ekommune 2012: Norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. I ekommune 2012 begrunnes satsningen på IKT slik: Informasjons- og kommunikasjonsteknologien er grenseoverskridende og griper inn i alle sektorer og samfunnsområder. IKT er en sentral drivkraft i økonomien og bidrar til å effektivisere både offentlig og privat sektor. Samtidig gjør teknologien det mulig å styrke lokaldemokratiet, utvikle bedre tjenester og skape økt samhandling mellom ulike aktører. IKT ORKidé 8 av 40 februar 2010 Side66

67 KS påpeker at det er fem sentrale områder som må vies oppmerksomhet: IKT som produktivitetsfaktor deltakelse i informasjonssamfunnet mer helhetlig offentlig sektor økt tjenestekvalitet effektiv intern drift Strategi og handlingsplan I ekommune 2012 er det videre definert forslag til målformuleringer på følgende områder. 1. Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet 2. Tjenester på nett 3. Elektronisk samhandling i helse og omsorgstjenesten 4. NAV-reformen og IKT 5. IKT i grunnopplæringen 6. Geografisk informasjon 7. Elektronisk handel 8. Arkivering og saksbehandling 9. Informasjonssikkerhet 10. IKT-arkitektur 11. Åpne standarder 12. Integrasjon av IKT-systemer 13. Fri programvare 14. Grønn IT 15. Bredbånd 16. Interkommunalt samarbeid 17. Strategisk IKT-ledelse 18. Kompetanseutvikling Utvikling av nye elektroniske tjenester til innbyggere og næringsliv er en sentral utfordring for kommunene. For å lykkes med etablering av integrerte tjenester som både ivaretar interne og eksterne behov for interaksjon for samhandling kreves omfattende samarbeid og samhandling både i kommunene, regionalt og nasjonalt. IKT ORKidé vil være en felles ressurs for kommunene på dette området gjennom deltakelse i nasjonale prosjekter og spesifisering av fellesløsninger som kan ivareta behovet for integrerte og brukertilpassede tjenester. IKT ORKidé 9 av 40 februar 2010 Side67

68 Strategi og handlingsplan Strategiprosessen for IKT ORKidé Arbeidet med revidert strategi- og handlingsplan ble initiert høsten 2008 på basis av sentrale føringer og et erkjent behov for en mer forpliktende samhandling mellom IKT ORKidé og deltakerkommunene i forhold til samarbeidets videre utvikling og forutsigbarhet. Første forslag til plan forelegges kommunene til behandling høsten Forslag til plan er utviklet av styret. Som del av prosessen er det gjennomført en omfattende presentasjon og diskusjon med kollegiemøtet i ORKidé. Videre er det gjennomført en bred strategisamling i august 2009, der alle direkte involverte og andre interesserte deltok. Revidert strategiplan fremlegges for kommunene til godkjenning høsten 2009, og også i den forbindelse vil det være mulig for kommunene å komme med innspill og forslag. Strategidokumentet skal være retningsgivende for IKT ORKidés videre utvikling og drift og fungere som et grunnlag for utarbeidelse av handlingsplaner i deltakerkommunene. For at IT-strategien skal bli et levende dokument, er koblingen mot kommunens øvrige planverk av sentral betydning. Strategien må derfor drøftes bredt og revideres løpende i forhold til interne og eksterne utfordringer for alle virksomhetsområder i kommunen. Når økonomiplanarbeidet for neste periode starter opp, er målsettingen at IT-strategien skal være et grunnlagsdokument som kan hjelpe kommunene i prioriteringen av IT-messige prosjekter. De kortsiktige prioriteringene er ment å være innspill til konkrete prosjekt og aktiviteter som bør prioriteres i budsjettarbeidet for neste periode. IKT ORKidés forslag til plan tar utgangspunkt i de sentrale momenter i ekommune2012, og foreslår prioriteringer og konkrete mål for hvordan de nasjonale målsettinger skal nås innenfor de angitte områder. IKT ORKidé sin hovedoppgave er å serve kommunene med infrastruktur og løsninger som muliggjør oppnåelse av nasjonale målsettinger, og det vil således være opp til IKT ORKidé 10 av 40 februar 2010 Side68

69 Strategi og handlingsplan kommunene å foreta prioriteringer og definere konkrete mål og tiltak for implementering av nye tjenester. På denne måte kan dokumentet også benyttes direkte til utarbeidelse av en kommunal handlingsplan for IKT. Milepælsplan for gjennomføring av strategiprosess. Milepæl 1 Milepæl 2 Milepæl 3 Milepæl 4 Milepæl 5 November 2008 Styret beslutter oppstart av prosess Mai 2009 Planskisse forelegges kollegiemøtet inkl. Fræna og Nesset August 2009 Strategisamling for alle direkte involverte og andre interesserte September 2009 Plan sendes til kommunene for behandling og uttalelser Desember 2009 Plan vedtas av styret i IKT ORKidé 1.7 Nye gevinstmuligheter av samarbeidet En sentral beveggrunn for den interkommunale IKT innsatsen er at felles gjennomføring både styrker det interkommunale samarbeidet og gir betydelige kostnadsbesparelser i forbindelse med planlegging, innkjøp og prosjektgjennomføring. Samtidig sørger IKT ORKidé for at de minste kommunene i samarbeidet oppnår betydelige fremskritt på området. Felles utredning, innkjøp, opplæring, gjennomføring og systemdrift gir kommunene store gjennomføringsgevinster. Ved innføring av fellesløsninger legges det til rette for utvidet fagsamarbeid, felles kompetanseutviklingstiltak etc., som kan gi kommunene gevinster på driftssiden. Samarbeidet har så langt gitt kommunene en påkrevd oppgradering av IKT-løsninger til en betydelig lavere kostnad enn om kommunene skulle ha gjort dette hver for seg. I tillegg til de påkrevde oppgraderinger har også innbyggere og næringsliv en klar forventning om at kommunene følger opp øvrig utvikling i samfunnet, gir muligheter for innsyn og gjør sine tjenester tilgjengelig på nett. Styrets forslag om økt innsats på kompetanseutvikling og erfaringsutveksling, er et viktig skritt i retning av å høste ytterligere gevinster av de investeringer som er foretatt. Dagens felles infrastruktur legger til rette for økt samhandling mellom kommunene på mange områder, og gitt politisk vilje og klar plan for gevinstrealisering i den enkelte kommune kan betydelige gevinster høstes. Etablering av felles faginstanser på tvers av kommunegrensene kan enkelt realiseres rent teknisk, men slike prosesser krever selvsagt at de ansatte tas med på lag i en konstruktiv organisasjonsutviklingsprosess. Innenfor IKT-området er det allerede opprettet en felles faginstans for oppfølging og drift av felles infrastruktur. De som deltar i ordningen har fått nye utfordrende oppgaver og er blitt del av et større fagmiljø. Tilsvarende spesialisering kan realiseres på flere områder, og gi grunnlag for gevinster både i form av økt tjenestekvalitet og betydelige kostnadsbesparelser. IKT ORKidé 11 av 40 februar 2010 Side69

70 Strategi og handlingsplan Den store innsatsen med innføring av nye løsninger er krevende for den enkelte kommune. En sentral utfordring er derfor å utvikle organisasjonene og sørge for at de ansatte deltar aktivt i prosessene som pågår. For å lykkes er det avgjørende at prosjektene forankres godt i hver enkelt kommune, og at det investeres i kompetanseutvikling for de ansatte. En stor og viktig del av innsatsen i IKT ORKidé ytes av ildsjeler fra kommunene. Deres innsats er bærebjelken i samarbeidet og en betingelse for videre suksess. Det er derfor av stor betydning at kommunene legger forholdene til rette for personer som ønsker å engasjere seg i IKT ORKidé. 1.8 Kommunens egne målsettinger IKT ORKidés har tatt utgangspunkt ekommune2012 ved utarbeidelse av strategiplanen. Selv om kommunene samarbeider om IKT, har kommunene et ulikt ståsted i forhold til målsetningene. Derfor må kommunene selv prioritere tiltak og sørge for iverksettelse av realistiske planer for egen innsats på IKT området. IKT ORKidé 12 av 40 februar 2010 Side70

71 Strategi og handlingsplan IKT ORKidé strategi 2.1 Visjon IKT ORKidé sin visjon er: Felles utfordringer felles løsninger. Kommunene står overfor felles utfordringer innenfor IKT-området. IKT ORKidé er kommunenes felles redskap for å imøtekomme disse utfordringene gjennom etablering av gode fellesløsninger. 2.2 Overordnet målsetting IKT ORKidé skal gjennom målrettet fellesinnsats bidra til at deltakerkommunene når de overordnede nasjonale mål om at norske kommuner skal være blant de fremste i verden innenfor elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning innen Hovedmål for perioden Hovedmålene for IKT ORKidé er inndelt etter samme prinsipper som i ekommune2012, og hensikten er å gi direkte svar på hvilke prinsipper, prioriteringer og oppgaver som IKT ORKidé har for de ulike innsatsområdene. Enkelte av områdene er utvidet, mens andre anses som mindre relevante for IKT ORKidé som en følge av arbeidet som allerede er utført i felles regi. IKT ORKidé kan først og fremst bidra gjennom å etablere og drifte felles løsninger, det er kommunene selv som må prioritere hvilke innsatsområder som skal prioriteres og ikke minst sørge for at løsningene tas i bruk på en formålstjenlig måte. Hvis ønskelig kan IKT ORKidé utvikles videre og påta seg nye IKT-relaterte fellesoppgaver for kommunene. Aktuelle områder som kan være en naturlig utvidelse kan f. eks være: - rådgivingstjenester til gjennomføring av innførings- og omstillingsarbeid i den enkelte kommune - faste kurstilbud og felles kompetanseutviklingstiltak - etablering og drift av felles tjenestesenter (f. eks lignende løsninger som Skansen) Beslutning om denne type utvidelser vil måtte tas i deltakerkommunene på basis av forslag fra styret. IKT ORKidé 13 av 40 februar 2010 Side71

72 Strategi og handlingsplan Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet Et godt lokaldemokrati kjennetegnes ved at innbyggerne har tillit til lokalpolitikerne, og at de folkevalgte setter dagsordenen, styrer ressursbruken, er ombud for innbyggerne og leverer det de lover. En fellesnevner for disse punktene er god kommunikasjon, dialog og samhandling med innbyggerne. Bevisst bruk av teknologi kan bidra til å styrke samhandlingen. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner ha etablert flere digitale kanaler mellom innbyggerne, kommunen og den folkevalgte. 2. I løpet av 2009 skal alle kommuner og fylkeskommuner ha lagt saksdokumenter til møter i folkevalgte organer på internett samtidig som dokumentene sendes organets medlemmer, med unntak av dokumenter som er unntatt offentlighet 3. I løpet av 2010 skal kommunale og fylkeskommunale nettsteder være i samsvar med kvalitetskriteriene til Norge.no Status IKT ORKidé 1. IKT ORKidé har innhentet tilbud for utprøving av direkte overføring av kommunestyremøter o.a. via nett/tv. 2. IKT ORKidé har etablert en plattform som muliggjør kontrollert innsyn via web. 3. IKT ORKidé har arbeidet aktivt med å forbedre dagens plattform for de kommunale nettstedene for at løsningen skal være i samsvar med kvalitetskriteriene til Norge.no. Etter en totalvurdering av dagens portalløsning har styret og AU besluttet at det ikke vil være mulig å oppnå målsetningene med dagens portalløsning fra Acos. Styret foreslår derfor at det iverksettes en utskifting av dagens portalløsning for kommunene i Status kommunen IKT ORKidé 14 av 40 februar 2010 Side72

73 Strategi og handlingsplan Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse O1-1 Ved anskaffelse og innføring av nye løsninger og tjenester skal kravene om universell utforming av IKT vektlegges spesielt (forslag om nasjonalt krav til universell utforming for alle løsninger i 2011) O1-2 Løsningene i IKT ORKidé skal muliggjøre bred deltakelse og interaksjon med innbyggerne gjennom bruk av ulike kanaler slik som nettsider, e-post, blogg, chat og SMS (innarbeides i kravspesifikasjoner ved ny løsninger) O1-3 I løpet av 2010 skal det være gjennomført utprøving av løsninger for overføring av kommunestyremøter via WEB/TV i 2-3 kommuner. Eventuelle fellesløsninger innenfor området vil vurderes innført i 2010 etter avsluttet utprøving. O1-4 IKT ORKidé skal innen 2012 (* ha etablert en bedre internett-/intranettplattform som muliggjør full oppfylling av kvalitetskriteriene til Norge.no og som muliggjør kommunikasjon med innbyggere via alternative digitale kanaler. O1-5 (* I forslaget som ble sendt kommunene stod det På basis av tilbakemeldinger fra kommunene har styret valgt å utsette portalprosjekt inntil videre. Spørsmålet om behov for utskifting vil bli tatt opp på nytt i forbindelse med revisjon av strategiplan. Prioriterte tiltak kommunen: Nr Beskrivelse K1-1 K1-2 K Tjenester på nett Etablering av elektroniske tjenester for innbyggere og næringsliv har fått stadig større oppmerksomhet i offentlig sektor. De viktigste årsakene til at kommunene utvikler interaktive tjenester for publikum og næringsliv, er ønsket om å effektivisere interne prosesser, samt at innbyggerne i stadig større grad ønsker å kommunisere med det offentlige ved hjelp av elektroniske selvbetjeningsløsninger. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal kommunene kunne tilby elektroniske tjenester til innbyggerne gjennom Minside. 2. I løpet av 2009 skal kommunene kunne tilby elektroniske tjenester til næringslivet gjennom Altinn. 3. I løpet av 2011 skal kommunene kunne tilby elektroniske selvbetjeningsløsninger på nivå 4 i tjenestetrappa for de mest brukte tjenestene Status IKT ORKidé IKT ORKidé skal utvikle og drifte en felles teknisk plattform som muliggjør en sikker og enkel løsning for etablering av nye kommunale tjenester på nett. I tillegg vil det gjennom IKT ORKidé 15 av 40 februar 2010 Side73

74 Strategi og handlingsplan faggruppene utarbeides planer for utvikling av nye nettbaserte tjenester innenfor de ulike virksomhetsområdene. 1. IKT ORKidé har anskaffet felles portalløsning, tjenestekatalog, skjemaverktøy, gjennomført digitalisering av planarkiver og innført flere nye fellessystemer som muliggjør etablering av fullintegrerte elektroniske tjenester til innbyggerne. IKT ORKidé har vært avventende til innføring av MinSide, på grunn av usikkerheten som har vært omkring den nasjonale løsningen. 2. IKT ORKidé har ikke fokusert på denne oppgaven foreløpig. 3. En egen portalgruppe har hatt ansvaret for utarbeidelse av planer for etablering av elektroniske selvbetjeningsløsninger. Arbeidet med utarbeidelse av en egen strategi for området vil gjennomføres i løpet av 2010, og innarbeides i strategi- og handlingsplanen for IKT ORKidé når den foreligger. Status kommunen Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse O2-1 Reorganisere arbeidet med realisering av nye nettbaserte tjenester og utarbeide en omforent plan for implementering av nye elektroniske tjenester i O2-2 Oppgradere portalløsning i henhold til krav og forventninger (O1-4) O2-3 Tilrettelegge felles løsning for håndtering av MinId og MinSide innen utgangen av 2010 O2-4 Tilrettelegge felles løsning for håndtering av Altinn til næringsliv innen utgangen av 2010 O2-5 Vurdere deltakelse i nasjonale samarbeidsprosjekter/fora (f. eks KS) for utvikling av tjenester på nett Prioriterte tiltak kommunen: Nr Beskrivelse K2-1 K2-2 K2-3 K Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten Kommunene har ansvaret for at innbyggerne sikres grunnleggende helse- og sosialtjenester som er effektive og brukervennlige og har høy kvalitet, og en helhetlig satsing på IKT vurderes av mange som det mest virkningsfulle tiltaket for styrket kvalitet og effektivitet i sektoren. Befolkningsframskrivninger viser at det vil bli en betydelig vekst i den eldre del av befolkningen i årene framover. Pleie-, rehabiliterings- og omsorgstjenesten i kommunene vil stå overfor betydelige utfordringer når det gjelder rekruttering av arbeidskraft, mer effektiv IKT ORKidé 16 av 40 februar 2010 Side74

75 Strategi og handlingsplan ressursutnyttelse, tilstrekkelig behandlingskapasitet, samt mulighetene til å gi et godt tjenestetilbud. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal all dokumentasjon i helse- og omsorgstjenesten skje i elektronisk journalsystem, basert på nasjonale standarder for struktur, funksjonalitet og innhold. 2. I løpet av 2011 skal alle kommuner være tilknyttet Norsk Helsenett og ha tatt i bruk elektronisk samhandling med helseforetak og fastleger. 3. I løpet av 2011 skal alle fylkeskommuner ha knyttet tannhelsetjenesten til Norsk helsenett og tatt i bruk elektronisk samhandling med NAV, helseforetak, fastleger og kommuner. 4. I løpet av 2011 skal ansatte i helse- og omsorgstjenesten i kommunene ha opparbeidet tilstrekkelig kunnskap om bruk av digitale verktøy til å kunne kommunisere elektronisk med helseforetak, fastleger og legevakt. Status IKT ORKidé 1. Det er etablert en felles løsning for tilkobling til Norsk Helsenett. 2. Det er igangsatt arbeider for innføring av felles IK/kvalitetssystem for kommunene med utgangspunkt i behov innenfor helse- og omsorgstjenesten. Det er utarbeidet en plan for innføring av felles system, men ikke gjort endelig vedtak om oppstart og gjennomføring. For øvrig har IKT ORKidé ikke gjennomført fellestiltak innenfor helse- og omsorgssektoren. I dag har deltakerkommunene tre ulike fagsystemer, og en sentral oppgave for IKT ORKidé vil være å få på plass et felles fagsystem for helse- og omsorgssektoren i kommunene. Kommunene har selv påpekt behov for etablering av en felles løsning for kvalitetssikring, HMS og internkontroll innenfor helse- og omsorgstjenesten. Det er derfor igangsatt en prosess for utredning av aktuelle løsninger, der det også vurderes muligheter for etablering av en løsning som kan ivareta kommunenes for slike løsninger innenfor andre virksomhetsområder. Forslag til løsning framlegges i forslag til handlingsprogram. Status kommunen Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse O3-1 Aktivere faggrupper for iverksetting av felles kompetanseutviklingstiltak i 2010 O3-2 Sikre at felles plattform og nye løsninger tilfredsstiller samhandlingskrav og implementere fellesløsninger for elektronisk datautveksling (Norsk Helsenett). O3-3 Gjennomføre innføring av felles HMS/IK/KS for helse og omsorgstjenesten i 2011 *) O3-4 Utrede innføring av felles fagsystem (EPJ) for helse og omsorgstjenesten 2011 *) Innføring nytt HMS/IK/KS-system er utsatt inntil videre. Vil tas opp til ny vurdering ifm årets revisjon av strategiplan. IKT ORKidé 17 av 40 februar 2010 Side75

76 Strategi og handlingsplan Prioriterte tiltak kommunen: Nr Beskrivelse K3-1 K3-2 K3-3 K NAV-reformen og IKT Organiseringen av NAV-kontorene i kommunene varierer etter hvilke sosialtjenester som den enkelte kommune velger å legge inn. NAV-samarbeidet representerer betydelige utfordringer med hensyn til innføring av elektroniske samhandlingsløsninger og felles arbeidsflate for saksbehandlerne. Det er bl.a. en utfordring å tilpasse kommunens sosialsystem og unngå parallelle løsninger. Dette punktet er ikke prioritert i IKT ORKidé fordi det fortsatt er mye som er uavklart på IKT området i forbindelse med etableringen av NAV-kontorer i kommunene. Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse O4-1 Tilrettelegge for samkjøring av eventuelle tekniske løsninger på kommunal side for NAV-kontorene når behov og krav foreligger Prioriterte tiltak kommunen: Nr Beskrivelse K4-1 K4-2 K4-3 K IKT i grunnopplæringen Kunnskapsløftet definerer bruk av digitale verktøy som en basisferdighet på lik linje med lesing, regning, skriving og sosiale ferdigheter. IKT er inkludert i læreplanenes kompetansemål i alle fag. For barnehager er retningslinjer for IKT-bruk nedfelt i rammeplanen. Det er store forskjeller i IKT bruk, både mellom enkeltskoler i en kommune og mellom kommuner. Feide er en felles innloggingstjeneste for alle elever og lærere i Norge og rulles ut av Uninett/Feide. IKT ORKidé 18 av 40 februar 2010 Side76

77 Strategi og handlingsplan Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2010 skal IKT være en integrert del av skoleutviklingsprogrammene i hver kommune 2. I løpet av 2010 skal alle kommuner tilby Feide som felles innloggingstjeneste for elever og undervisningspersonalet 3. I løpet av 2011 skal digitale læringsressurser brukt i grunnopplæringen være tilgjenglig for alle uavhengig av teknologisk plattform. 4. I løpet av 2011 skal lærere i grunnopplæringen ha nok kunnskap til å bruke digitale verktøy og læringsressurser i den daglige undervisningen Status IKT ORKidé IKT ORKidé har prioritert innføring av felles skoleadministrativt system. Dette arbeidet pågår fortsatt for fullt, og vil kreve betydelig ressurser til opplæring før løsningen kan utnyttes for fullt. Det er også iverksatt arbeid med kartlegging og tilrettelegging for innføring av Feide. Egen faggruppe for IKT i skolen er etablert. Faggruppen er koordinert opp i mot Nettverk Nordmøre som er et interkommunalt samarbeid innenfor skoleutvikling. Status kommunen Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse O5-1 Gjennomføre forprosjekt for nye tekniske løsninger, felles systemer og innføring av Feide for skolesektoren 2010 O5-2 Gjennomføre eventuelt hovedprosjekt for Feide-tilkopling i 2011 O5-3 Gjennomføre hovedprosjekt for felles tekniske løsninger og prioriterte felles systemer til skolesektoren 2011 O5-4 Prioriterte tiltak kommunen: Nr Beskrivelse K5-1 K5-2 K5-3 K5-4 IKT ORKidé 19 av 40 februar 2010 Side77

78 Strategi og handlingsplan Geografisk informasjon Geografisk informasjon spiller en viktig rolle både i samfunnsplanlegging, naturforvaltning og utvikling av tjenester rettet mot næringslivet og innbyggerne. Tilgang til korrekt og oppdatert geografisk informasjon er avgjørende for kommunal saksbehandling og utvikling av kvalitativt gode tjenester. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2008 skal alle kommuner og fylkeskommuner delta i Norge digitaltsamarbeidet. 2. Alle kommuner og fylkeskommuner skal legge til rette for at innbyggerne og næringsliv skal kunne benytte kommunens geodata på en enkel måte. 3. I løpet av 2009 skal alle kommuner ha tatt i bruk matrikkelen. Status IKT ORKidé IKT ORKidé har kommet langt på dette området, som en følge av målrettet innsats over flere år. Det er etablert fellesløsninger for kart og plan på web, og det er også igangsatt prosjekt for digitalisering av eiendomsarkiv. IKT ORKidé arbeidet aktivt opp i mot Norge Digitalt i flere år, og det er etablert et regionalt samarbeid som IKT ORKidé deltar i. IKT ORKidé har videre innført felles kart på web-løsninger og vurderer oppstart av arbeid med etablering av felles geodataplan. Det er også igangsatt en betydelig innsats for digitalisering og tilgjengeliggjøring av kommunale tekniske arkiver. Status kommunen Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse O6-1 Gjennomføre digitaliseringsplan for planer og eiendomsarkiver innen 2013 O6-2 Videreføre planlagt e-bygg aktivitet ihht foreliggende planer O6-3 Avklare interesse for etablering av felles Geodataplan innen 2010 O6-4 Utrede nye former for fagsamarbeid innenfor teknisk sektor O6-5 O5-6 Prioriterte tiltak kommunen: Nr Beskrivelse K6-1 K6-2 K6-3 K6-4 IKT ORKidé 20 av 40 februar 2010 Side78

79 Strategi og handlingsplan Elektronisk handel E-handel er et virkemiddel for økt samhandling mellom innkjøpere og leverandører og for realisering av gevinster knyttet til effektivisering av anskaffelsesprosessen. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner ha målsettinger, strategier og planer for sine innkjøp som inkluderer bruk av elektroniske prosesser. 2. I løpet av 2010 skal kommuner ha tatt i bruk løsninger for elektronisk fakturering 3. I løpet av 2011 skal kommuner ha innført elektronisk innkjøp og tatt i bruk markedsplassen ehandel.no Status IKT ORKidé Økonomisystemet er en sentral løsning for innføring av elektronisk handel. Pr i dag har kommunene i IKT ORKidé to ulike økonomisystemer (Agresso og Unique). Det er etablert en fellesløsning for drift av Agresso i IKT ORKides regi. På grunn av ulike fagsystemer har det så langt ikke blitt prioritert å etablere felles løsninger for elektronisk handel. Status kommunen Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse O7-1 Gjennomføre forprosjekt for felles økonomi/lønn/personal inklusive elektronisk handel og elektronisk fakturering i 2010 O7-2 Eventuell innføring av felles økonomi/lønn/personalsystem innen 2013 (endret fra 2012). Beslutning avhenger blant annet av konklusjoner i forprosjekt. O7-3 O7-4 Prioriterte tiltak kommunen: Nr Beskrivelse K7-1 K7-2 K Arkivering og saksbehandling Forvaltningens saksdokumenter er offentlige. Både arkivloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven og personopplysningsloven stiller krav til offentlige organer når det gjelder arkiv. Elektronisk arkiv er en av forutsetningene for elektronisk kommunikasjon og effektivisering av interne prosesser. IKT ORKidé 21 av 40 februar 2010 Side79

80 Strategi og handlingsplan Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner ha gjennomgått og etablert rutiner for håndtering og gjenfinning av alle typer henvendelser 2. I løpet av 2010 skal kommuner ha etablert digitalt saksarkiv basert på gjeldende standarder og rutiner for avlevering til digitalt deponi 3. I løpet av 2010 skal kommuner ha utarbeidet en plan for integrasjon mellom sak-/arkivsystemer, fagsystemer og datafangstsystemer 4. I løpet av 2010 skal kommuner ha etablert en løsning hvor korrespondanse til og fra forvaltningen er tilgjengelig på internett, med unntak av informasjon som inneholder taushetsbelagte opplysninger eller er unntatt fra offentlighet Status IKT ORKidé IKT ORKidé har nettopp gjennomført innføring av ny felles sak-/arkivløsning (ephorte). Løsningen skal dekke de overordnede krav til elektronisk saksbehandling og arkivering for offentlig sektor. Det pågår et omfattende arbeid med integrasjon av ulike applikasjoner inn mot dette og øvrige fagsystemer i IKT ORKidé. Fordi ikke alle kommuner har samme løsning for sak/arkiv, blir arbeidet med integrasjoner komplisert og kostbart. Status kommunen Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse O8-1 Sikre at nye løsninger integreres med sak/arkivsystemet og at det arbeides løpende med integrasjoner for øvrig O8-2 Utarbeide planer og implementere nye relevante integrasjoner mellom fagsystemer, datafangstsystemer O8-3 Arbeide videre med utvikling av felles arkivplaner, saksbehandlingsprosesser, felles dokumentmaler O8-4 Utarbeide felles kursplan for oppdateringskurs/nyansatte O8-5 Vurdering og eventuelt innkjøp av tilleggsmodul for elektronisk overføring av dokumenter mellom kommunene og eksterne aktører i 2010 Prioriterte tiltak kommunen: Nr Beskrivelse K8-1 K8-2 K Informasjonssikkerhet Ny teknologi og økt kompleksitet øker kravene til informasjonssikkerhet i kommunesektoren. Offentlig sektor benytter i stor grad fødselsnummer og organisasjonsnummer i IKT-systemene til datafangst og andre formål. Bruk av fødselsnummer for nettbaserte tjenester bidrar til å øke risikoen for identitetstyveri. Elektronisk ID og elektronisk signatur er nødvendig for å kunne innføre fullelektronisk kommunikasjon mellom kommunen og innbyggerne og næringslivet. IKT ORKidé 22 av 40 februar 2010 Side80

81 Strategi og handlingsplan Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2008 skal kommuner ha innarbeidet sikkerhetsrutiner i henhold til gjeldende retningslinjer fra Datatilsynet 2. I løpet av 2009 skal kommuner kunne tilby autentisering ved hjelp av Minid 3. I løpet av 2009 skal kommuner som tilbyr portaltjenester gjennom egen portal eller gjennom Minside/Altinn, ha gjort risikoanalyser av personvernet Status IKT ORKidé 1. IKT ORKidé har etablert en felles kommunikasjon og plattform med felles sikkerhetsløsninger av høy standard. En felles gjennomgående brannmurløsninger har medført betydelige forenklinger for kommunene og den tekniske sikringen ivaretas med bruk av de mest avanserte løsninger på markedet. 2. Innenfor MinId, MinSide og Altinn er det så langt ikke gjort felles innsats i regi av IKT ORKidé. Status kommunen Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse O9-1 Utarbeidelse av ROS og beredskapsplan, inkludert informasjonssikkerhet for felles IKT i 2010 O9-2 Etablere løsninger i fellespunkt for ivaretakelse av sikkerhetskrav i forhold autentisering O9-3 Prioriterte tiltak kommunen: Nr Beskrivelse K9-1 K9-2 K9-3 K IKT- arkitektur Kommunene har behov for oversikt over og styring med ressursbruken innenfor IKT-området. IKT-arkitekturen skal beskrive sammenhengen mellom kommunens strategiske mål og teknologiske behov. Arkitekturen kobler visjon, forretningsplan, strategi og prosesser til IKTstrategier og ressurser. IKT ORKidé 23 av 40 februar 2010 Side81

82 Strategi og handlingsplan Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2010 skal kommuner ha utarbeidet en beskrivelse av sin IKT-arkitektur basert på overordnede mål og strategier. Status IKT ORKidé IKT ORKidé har utarbeidet en overordnet beskrivelse av sin IKT-arkitektur som er basert på overordende mål og strategier. Dagens beskrivelse er noe overfladisk og har ikke tatt inn over seg de nye satsingsområder som fremkommer av denne handlingsplan. IKT ORKidé har nedfelt i sine vedtekter at deltakerkommunene kan velge fritt om de ønsker å delta i nye fellestiltak. I det videre strategi- og planleggingsarbeidet må det utredes nærmere om konsekvensene av dette frivillighetsprinsippet. Erfaringene viser at det er spesielt krevende og kostbart å operere med ulike kjernesystemer (dvs øk/ad og sak/arkiv), og konsekvensene av dette frivillighetsprinsippet må derfor utredes nærmere i forbindelse arbeidet med IKTarkitekturen. Status kommunen Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse O10-1 Utarbeide en revidert beskrivelse av etablert og planlagt IKT-arkitektur for IKT ORKidé i løpet av 2010 (del av punkt O9-1) O10-2 Vurdere frivillighetsprinsippet for deltakelse i felles anskaffelser for kjernesystemer Prioriterte tiltak kommunen: Nr Beskrivelse K10-1 K10-2 K10-3 K Åpne standarder Innføring av elektronisk forvaltning i kommunesektoren forutsetter at systemene i offentlig sektor kan samhandle seg imellom og med innbyggere og næringsliv på en bedre måte enn i dag. Kommuner og fylkeskommuner bør ved framtidige anskaffelser legge til grunn at leverandører skal støtte åpne standarder, i henhold til de føringer som er gjeldende for offentlig sektor gjennom anvisningene i referansekatalogen for IT-standarder. IKT ORKidé 24 av 40 februar 2010 Side82

83 Strategi og handlingsplan Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner ha innarbeidet krav til åpne standarder i sine styringsdokumenter for IKT 2. I løpet av 2010 skal kommuner ha implementert gjeldende krav til bruk av åpne standarder på alle områder Status IKT ORKidé IKT ORKidé har innarbeidet krav til åpne standarder ved innkjøp av nye løsninger, men har pr i dag ikke innført krav til dette i sine overordnede styringsdokumenter. Status kommunen Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse O11-1 Innarbeide krav til åpne standarder i styringsdokument for IKT ORKidé 2010 O11-2 Videreføre praksis med krav til åpne standarder ihht Norge.no sine kvalitetskriterier ved kravspesifikasjoner for nye systemer Prioriterte tiltak kommunen: Nr Beskrivelse K11-1 K11-2 K Integrasjon av IKT-systemer De siste årene har integrasjon mellom portalløsninger, sak-/arkivløsninger og fagsystemer kommet i fokus. Mangel på integrasjon og muligheter for sømløs overføring av data mellom ulike løsninger er trolig den største hindringen for automatisert saksbehandling. Årsaken er at løsningene er levert av forskjellige leverandører og ikke snakker sammen. Mål ekommune2012: I løpet av 2010 skal kommuner ha tatt i bruk IKT-løsninger som sikrer sømløs overføring av data mellom portaler, databaser, sak-/arkivsystemer og fagsystemer for ett eller flere av de viktigste tjenesteområdene. Status IKT ORKidé Integrasjoner har vært et prioritert område for IKT ORKidé i flere år. Ved innkjøp av nye fellesløsninger er spesifikasjon og krav til integrasjoner angitt som viktige vurderingskriterier, og tatt hensyn til ved valg av leverandør/løsning. Det pågår en prosess med vurdering av om dagens portalløsning er egnet. IKT ORKidé 25 av 40 februar 2010 Side83

84 Strategi og handlingsplan Status kommunen Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse O12-1 Gjennomføre løpende kartlegging av integrasjonsbehov og utarbeide plan for gjennomføring av integrasjoner O12-2 Løpende evaluering IKT arkitektur, portalløsning og fagsystemer i forhold til fremtidige integrasjons- og utviklingsbehov O12-3 Vurdere oppbygging av egen integrasjonskompetanse i IKT ORKidé (ref. etablering av gruppen for portal/e-tjenester) Prioriterte tiltak kommunen: Nr Beskrivelse K12-1 K Fri programvare Både i Norge og i mange andre europeiske land har anvendelse av fri programvare i offentlig sektor blitt mer utbredt. Fri programvare er basert på tanken om samhandling og deling av teknologi og kompetanse. Den største barrieren for å ta i bruk fri programvare er knyttet til kompetanse om juridiske forhold, lisensregler, sikkerhet og forhold rundt videreutvikling og vedlikehold av programvaren. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner ha vurdert bruk av fri programvare innenfor administrasjon og grunnutdanning. 2. I løpet av 2010 skal kommuner ha vurdert bruk av fri programvare innenfor helse og omsorg og andre sentrale virksomhetsområder. Status IKT ORKidé Fri programvare har så langt ikke vært en prioritert oppgave for IKT ORKidé. Status kommunen IKT ORKidé 26 av 40 februar 2010 Side84

85 Strategi og handlingsplan Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse O13-1 IKT ORKidé vil vurdere muligheter for økt bruk av fri programvare. Et fagsamarbeid med ROR-kommunene kan være aktuelt på området. Prioriterte tiltak kommunen: Nr Beskrivelse K13-1 K Grønn IT Av verdens samlede IKT-kostnader utgjør energibruken omtrent 40 prosent. I 2010 anslås det at energikostnadene vil utgjøre omtrent halvparten av de samlede kostnadene knyttet til maskinvare. Servere og serverrom står for en betydelig del av energiforbruket i kommunale bygg, og forbruket fortsetter å øke. Gjennom konsolidering og virtualisering av servere og ved å benytte styringssystemer for strøm er det mulig å redusere behovet for energi. Produktenes livsløp er av betydning for energiforbruk og miljøpåvirkning. Kommunesektoren bør sette krav til produksjon og avhendingsprosesser for maskinvare. I tillegg bør kommunen selv legge en strategi for å forlenge levetiden, vurdere gjenbruk eller omfordeling og eventuell resirkulering av produktene. Mål ekommune2012: I løpet av 2009 skal kommuner ha innarbeidet energi- og miljøtiltak i sine styringsdokumenter for IKT. I løpet av 2009 skal kommuner ha innarbeidet miljøkrav i sine anskaffelsesdokumenter for nye IKT-systemer. Status IKT ORKidé IKT ORKidé har tatt initiativ til et felles prosjekt for gjennomføring av konkrete energi- og klimatiltak med bruk av IKT/teknologi. IKT ORKidé har sammen med Innkjøpskontoret innarbeidet miljøkrav i sine anskaffelsesdokumenter for nye IKT-systemer. IKT ORKidé har etablert en felles returordning for utrangert datautstyr. Aktiv og riktig bruk av teknologi kan gi betydelige energi- og klimagevinster for kommunene. I følge en rapport av Siemens Norge og Bellona kan det oppnås energibesparelser på opptil 30% i nye bygg gjennom riktig bruk av teknologi for styring og overvåking av energibruken. Videre finnes en rekke andre tiltak der teknologiske løsninger kan bidra til viktige klimagevinster, f. eks ved å redusere utskrift av papir, bruk av resirkulert papir, redusert reisevirksomhet ved bruk av videokonferanse/nettmøter, innføring av elektronisk faktura etc. IKT ORKidé 27 av 40 februar 2010 Side85

86 Strategi og handlingsplan Status kommunen Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse O14-1 Initiere prosjekt for felles energioppfølging og energistyring i IKT ORKidé anser ikke dette som et prioritert område, og vil derfor kun fungere som en tilrettelegger initielt i denne sammenheng. O14-2 Vurdere andre tiltak som kan bidra til redusert energibruk/miljøbelastning med bruk av IKT, f. eks økt bruk av videokonferanseutstyr, gjennomføre tiltak for å redusere printing (f. eks e-faktura) O14-3 Kartlegge muligheter og kostnader for redusert el-forbruk i fellespunktet Prioriterte tiltak kommunen: Nr Beskrivelse K14-1 K14-2 K14-3 K Bredbånd For å realisere målsettingene om økt elektronisk samhandling på tvers av virksomhetsområder, forvaltningsnivåer og kommunegrenser er kommunesektoren avhengig av bredbånd med tilstrekkelig båndbredde. Bredbånd er også viktig for å utvikle nye elektroniske tjenester. Bredbånd blir vurdert som et viktig virkemiddel for verdiskapende virksomhet. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner ha sørget for bredbånd med tilstrekkelig kapasitet til alle kommunale virksomheter. 2. I løpet av 2010 skal kommuner ha planlagt en hensiktsmessig bredbåndsinfrastruktur lokalt og regionalt. Status IKT ORKidé IKT ORKidé har gjennom avtaler sørget for etablering av en fremtidsrettet bredbånds infrastruktur mellom kommunene. I avtalene er det også gitt kommunene gode løsninger for etablering av lokale løsninger. Alle kommuner som deltar i IKT ORKidé har vært aktive deltakere i det regionale bredbåndsprosjektet for utbygging av bredbånd til områder med manglende eller utilfredsstillende tilbud. IKT ORKidé 28 av 40 februar 2010 Side86

87 Strategi og handlingsplan Status kommunen Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse O15-1 Vurdere behov for forsterket bredbåndsløsning og felles kommunikasjonsløsninger i løpet av 2011 i forbindelse med ny kommunikasjons- og driftsavtaler for fellespunkt. O16-2 Vurdere andre felles infrastrukturtiltak i tråd med nye nasjonale programmer for bredbåndsutbygging (ref. FAD s rapport Mål og virkemidler for bredere bredbånd fra 4. september 2009.) Prioriterte tiltak kommunen: Nr Beskrivelse K15-1 K15-2 K15-3 K Interkommunalt samarbeid Interkommunalt samarbeid er et virkemiddel for bedre og mer effektive kommunale tjenester. IKT gir muligheter til å samarbeide om oppgaveløsning i sann tid, uavhengig av fysisk plassering av personell og teknisk utstyr. Mange kommuner samarbeider om ulike oppgaver innenfor IKT-området, for eksempel om anskaffelser, felles brukerstøtte, drift og vedlikehold av maskiner, utstyr og programvare. Mulighetene for effektivisering og bedre ressursutnyttelse gjennom interkommunalt samarbeid med IKT som verktøy er likevel på langt nær utnyttet. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2008 skal alle kommuner ha vurdert mulighetene for effektivisering og kvalitetsheving av forvaltning og tjenesteproduksjon gjennom interkommunalt IKTsamarbeid 2. I løpet av 2009 skal kommuner som er del av et IKT-samarbeid ha utarbeidet egne strategidokumenter på basis av sin bestillerrolle 3. I løpet av 2009 skal alle IKT-samarbeid ha utviklet egne strategidokument for egen virksomhet IKT ORKidé 29 av 40 februar 2010 Side87

88 Strategi og handlingsplan Status IKT ORKidé 1. IKT ORKidé er et velfungerende IKT samarbeid for kommunene på Nordmøre samt Fræna og Nesset. 2. Dette dokumentet vil være IKT ORKidé sitt bidrag til oppnåelse av målet om utarbeidelse av egne strategidokumenter i kommunene. 3. IKT ORKidé har hatt eget strategidokument siden Dette dokumentet er en mer omfattende variant og en videreføring av tidligere strategiarbeid. 4. IKT ORKidé har gjennomført en bred strategiprosess og utarbeidelse av overordnet handlingsplan for IKT i 2009 Status kommunen Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse O16-1 Gjennomføre forprosjekt for lønn/personal og økonomi i 2010 O16-2 Innføring av felles fagsystemer innenfor lønn/personal og økonomi innen 2012 O16-3 Vurdere etablering av fellesfunksjoner innenfor ulike virksomhetsområder i løpet av 2011 og eventuelt starte etablering av nye fellesfunksjoner i 2012 O16-4 Gjennomføre løpende evaluering og oppfølging av strategi- og handlingsplan Prioriterte tiltak kommunen: Nr Beskrivelse K16-1 K Strategisk IKT-ledelse For å kunne hente ut gevinster av kommunenes IKT-satsing er det avgjørende at ledere på alle nivåer i organisasjonen har kunnskap og evne til virksomhetsstyring og organisasjonsutvikling, med utgangspunkt i de muligheter teknologien gir for effektivisering og bedre tjenester. Folkevalgte i kommuner og fylkeskommuner må også ha tilstrekkelig kunnskap for å forstå og fatte strategiske beslutninger på IKT-området. Behov for nye løsninger må være forankret i reelle behov som støtter seg på strategiske virksomhetsmål. IKT ORKidé 30 av 40 februar 2010 Side88

89 Strategi og handlingsplan Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal toppledere i kommuner ha opparbeidet tilstrekkelig kompetanse til å kunne lede arbeidet med å utvikle en IKT-strategi og realisere gevinster ved IKTinvesteringer 2. I løpet av 2009 skal kommuner ha gjennomført strategisk IKT-planlegging som er knyttet til kommunens overordnede målsettinger 3. I løpet av 2010 skal folkevalgte i kommuner ha opparbeidet kunnskap om betydningen av IKT som virkemiddel for omstilling, effektivisering og kvalitetsheving i egen kommune 4. I løpet av 2011 skal kommuner kunne dokumentere gevinster ved IKT-investeringer Status IKT ORKidé IKT ORKidés viktigste bidrag for oppnåelse av overordnede målsettinger er utarbeidelse og gjennomføring av en helhetlig plan for IKT utvikling i felles regi som enkelt kan koples sammen med kommunenes egne planer på området. Flere medlemmer i IKT ORKidé sitt styre har gjennomført kompetanseutviklingsprogram innenfor IKT-strategi. IKT ORKidé har gjennomført en strategiutviklingsprosess som omfatter kompetanseutvikling innenfor strategisk IKT i Status kommunen Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse O17-1 Gjennomføre fellestiltak i forbindelse med utarbeidelse av felles handlingsplan som kan bidra til økt kompetanse innenfor strategisk bruk av IKT O17-2 Tilby lokale strategisamlinger for hver kommune ( e-kommisær ) i forbindelse med den kommunale behandlingen av felles handlingsplan O17-3 Utarbeide gevinstrealiseringsplaner for nye prosjekter i felles regi Prioriterte tiltak kommunen: Nr Beskrivelse K17-1 K17-2 K17-3 K17-4 IKT ORKidé 31 av 40 februar 2010 Side89

90 Strategi og handlingsplan Kompetanseutvikling I kommunesektoren er behovet for IKT-kompetanse forskjellig for ulike grupper av ansatte. For kommunale ledere er kompetansebehovet i stor grad knyttet til effekten av IKT som strategisk virkemiddel, mens det for andre ansatte kan være behov knyttet til bruk av særskilte fagsystemer. De ansattes kompetanse i bruk av IKT er avgjørende for effektiv forvaltning og tjenesteyting. Derfor bør kommunen kartlegge den digitale kompetansen i organisasjonen Mål ekommune2012: I løpet av 2009 skal kommuner ha utarbeidet en plan for de ansattes kompetanseutvikling på IKT-området Status IKT ORKidé IKT ORKidé tilbyr og gjennomfører en rekke felles kompetanseutviklingstiltak innenfor IKTområdet, men det er så langt ikke gjennomført kompetansekartlegging eller etablert en felles kompetanseutviklingsplan for deltakerkommunene. Utvikling og drift av IKT ORKidé er også en kompetansekrevende oppgave, og behov for kursing av styremedlemmer, prosjektledere og andre involverte må vurderes. Status kommunen Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse O18-1 Utarbeide plan for felles IKT-relaterte kurstjenester og drift av egne kurssenter O18-2 Stille konkrete kompetansekrav til prosjektledere og vurdere gjennomføring av prosjektlederkurs O18-3 Revurdere ansvar, organisering og ressurser til faggruppene i forhold til felles kompetanseutviklingsplaner for fagområdene Prioriterte tiltak kommunen: Nr Beskrivelse K18-1 K18-2 K18-3 IKT ORKidé 32 av 40 februar 2010 Side90

91 Strategi og handlingsplan Organisasjonsutvikling og drift av IKT ORKidé IKT ORKidé har fått ansvar for en rekke krevende og omfattende utviklings- og driftsoppgaver som krever en løpende vurdering av organisering, kompetanse og ressurser. Hovedinnsatsen utføres av ildsjeler fra de ulike deltakerkommunene, og en slik innsats er også av avgjørende betydning for den videre utvikling av IKT ORKidé. Som en følge av økt omfang og mer krevende ansvar og oppgaver må foretas en grundig vurdering av dagens organisering med hensyn til kompetanse og ressurser. Som en følge av utviklingen har følgende oppgaver blitt vesentlig mer omfattende og krevende: - Tilrettelegging, forberedelser og oppfølging av arbeid i styrearbeid/arbeidsutvalg - Adm. ledelse herunder budsjett, regnskap, lønn, prosjektutvikling og prosjektoppfølging - Ansvar for drift og utvikling av fellespunkt Dette stiller krav om en løpende vurdering av om dagens organisering er god nok, er riktig organisert og har tilstrekkelige ressurser. I dag benyttes innleid kompetanse for overordnet prosjektoppfølging, tilrettelegging for styret/arbeidsutvalget og prosjektutvikling. Denne rollen må evalueres og vurderes i forbindelse med strategiprosessen. En aktuell løsning kan være at det engasjeres en person på fulltid til å ivareta koordinatorfunksjonen for IKT ORKidé. Videre vil en fortsatt suksess være avhengig av at det engasjeres kompetente og motiverte prosjektledere til gjennomføringsprosjekter. Opplæringstiltak innenfor prosjektstyring og prosjektledelse kan være et aktuelt fellestiltak. Faggruppenes rolle har vært noe uklar. For å kunne nyttiggjøre seg de muligheter som nye løsninger gir, kreves en løpende innsats med kompetanse- og organisasjonsutviklingstiltak. Dette kan løses ved gjennom en opptrapping av innsatsen i de felles faggruppene, og som en nødvendig del av denne opptrappingen må det også settes av mer ressurser til økt innsats fra faggruppelederne. I tillegg til gevinster i forbindelse med felles innføring av nye IKT-løsninger, kan det også oppnås betydelige besparelser på driftssiden hos kommunene. Dersom kommunene ønsker at IKT ORKidé skal involveres i arbeid med å realisere ytterligere gevinster på driftsiden, må det utarbeides egne planer for hvordan et slikt arbeid bør organiseres, drives og finansieres. Felles innsats på dette området kan f. eks omfatte utarbeidelse av mer detaljerte planer for hvordan nye systemer bør innføres i den enkelte kommune og hvordan arbeidet med å hente ut effekter kan organiseres og gjennomføres, kort sagt etablering av en felles rådgivingsfunksjon for kommunenes omstillingsarbeid ved innføring av nye IKT-løsninger. Følgende tiltak planlegges gjennomført i planperioden. Nr Beskrivelse O21-1 Utarbeide revidert plan for organisering av IKT ORKidé, herunder opptrappingsplan for faggruppelederrollen. O21-2 Utarbeide av mandater, stillingsinstrukser o.a for vedtatt organisasjonsstruktur O21-3 Hvis interesse hos kommunene: Utarbeide plan for etablering av felles omstillingssenter som kan bistå kommunene med innføringsprosesser O21-4 Utarbeide retningslinjer for innføring av fellesløsninger ikke er initiert av IKT ORKidé (eksempler: felles BVPRO-installasjon, felles løsning for PPT-kontorer) IKT ORKidé 33 av 40 februar 2010 Side91

92 Strategi og handlingsplan Handlingsplan 2010 Styret har mottatt tilbakemeldinger fra samtlige kommuner vedrørende foreslått handlingsplan. Flere kommuner signaliserer utfordringer knyttet til kapasitet for gjennomføring av flere innføringsprosjekter i parallell, og behov for en viss konsolidering etter flere krevende prosjekter. På grunnlag av responsen fra kommunene har styret revidert handlingsplanen for 2010 som følger: Prosjekt Skansen (4.1) gjennomføres som planlagt. Forprosjekt Oppvekst/Feide (4.2.1) gjennomføres som planlagt. Invitasjon til deltakelse sendes i februar/mars. Prosjekt ORKidé Krafttak (4.2.2) overføres til ORKidé/vertskommune. Invitasjoner sendes i løpet av Prosjektet vil fortsatt ha en kopling til IKT ORKidé pga innvilget prosjekttilskudd til anskaffelse av felles energioppfølgingssystem. Prosjekt Kvalitetssystem for Helse/omsorg (4.2.3) gjennomføres ikke i Prosjekt Ny portalløsning (4.2.4) gjennomføres ikke i Prosjekt E-bygg (4.2.5) gjennomføres som planlagt. Forprosjekt Utredning felles økonomi for alle kommuner (4.2.6) gjennomføres i 2010, men mandat og fremdriftsplan for prosjektet endres. Hensikten med forprosjektet er å avklare om det er realistisk å få etablert en felles løsning for alle kommuner innenfor planperioden, og hvilke kostnader, fordeler og ulemper en felles økonomiløsning for alle kommuner vil gi. I tillegg til de nevnte prosjekter gjennomføres også et prosjekt i regi av IKT for å styrke felles beredskap og sikkerhet for fellesløsninger. Dette prosjektet håndteres innenfor de allerede angitte rammer for IKT-området (Investeringsbudsjettet). IKT ORKidé 34 av 40 februar 2010 Side92

93 Strategi og handlingsplan OVERSIKT PÅGÅENDE, PLANLAGTE OG UTSATTE PROSJEKTER Prosjekt Start Status Ansvarlig Pågående prosjekter Innføring oppvekstsystem 2009 Innføringsarbeid pågår. Avsluttes i Skansen 2009 Etableringsarbeid pågår. Oppstart produksjon i Gjennomføring vil ta anslagsvis 3 år. Krafttak forprosjekt 2009 Prosjektansvaret overføres til ORKidé/vertskommune innen medio Avsluttes av IKT ORKidé ifm avslutning av forprosjekt. Kristin Schrøder Sigurd Stangvik/ Aure kommune Nils E. Pettersen Oppstart 2010 Utredning felles øk/ad 2010 Forprosjekt med utredning av felles øk.system gjennomføres i 2010 Forprosjekt Feide 2010 Forprosjekt/planlegging innføring av FEIDE for oppvekstsektoren IKT Sikkerhet/beredskap 2010 Forbedret sikkerhet/beredskap for fellespunkt (se investeringsbudsjett) Videreføring E-Bygg 2010 Prosjekt er i oppstartsfasen. Prosjekt vil pågå fram til (DIFI-midler) AU/ ikke valgt p.leder Tore Lien Steinar Holm Sigurd Stangvik Utsatt/uavklart Nytt økonomisystem 2013 Avhengig av konklusjoner fra forprosjekt. Ny portalløsning? Utsatt inntil videre Kvalitetssystem omsorg? Forprosjekt gjennomført. Hovedprosjekt er utsatt inntil videre. IKT ORKidé 35 av 40 februar 2010 Side93

94 Strategi og handlingsplan Skansen I fjor høst fikk alle kommuner invitasjon til å delta i felles prosjekt for digitalisering av eiendomsarkiver og andre arkiver. Alle kommuner unntatt Kristiansund og Tingvoll har vedtatt at de skal gjennomføre digitalisering av sine arkiver. Arbeidet med digitalisering skal gjennomføres ved oppretting av en skannesentral (Skansen) i egen regi i Aure kommune. Arbeidet med oppstart av skannesentralen pågår for fullt, og det forventes at denne vil være klar til oppstart omkring årsskiftet. Det var opprinnelig planlagt at Skansen skulle være i drift denne høsten, men fordi forberedelsene har tatt noe lengre tid enn planlagt, vil sentralen ikke være i drift før omkring årsskiftet. Det er lagt en foreløpig kjøreplan for gjennomføring av digitaliseringsjobben. Kjøreplanen er utarbeidet på grunnlag av de tilbakemeldinger som ble gitt i forbindelse med invitasjonen. Oppstart Skansen Pulje Kommune 1-2 Halsa 1 Aure 1 Gjemnes 1 Sunndal 1 Rindal 2 Surnadal 2 Nesset 2 Fræna 2 Smøla 3-4 Averøy 3 Eide 5 Tingvoll 5 Kristiansund Oppstart år Pulje Deltar ikke Det forventes at Skansen ikke vil være klar for oppstart før omkring årsskiftet. I og med at de fleste kommunene ikke har kommet særlig langt i ryddeprosessen, så er det av den grunn også meste aktuelt med oppstart av digitaliseringsarbeidet i Konsekvensen av dette blir at kjøreplanen forskyves med ett år i forhold til det som vises over. IKT ORKidé 36 av 40 februar 2010 Side94

95 Strategi og handlingsplan For kommunene vil kostnadene for digitalisering påløpe det året som arbeidet gjennomføres. Det vil si at kommunene i pulje 1 vil belastes i 2010, kommuner i pulje 2 vil belastes i 2011 osv. Kostnadsbudsjett pr kommune er angitt i budsjett fanen merket Nye prosjektforslag Styret forslo 6 nye prosjekter i Prosjektforslagene fremkom i strategiprosessen. På grunnlag av tilbakemeldinger fra kommunene er forslaget til oppstart av prosjekter revidert som vist over. Det utarbeides invitasjoner til kommunene om deltakelse i de 3 prosjektene som ble prioritert (Feide, forprosjekt økonomi og nye ebygg) Oppvekst forprosjekt Feide og felles PC-adm for skolesektoren Det er et nasjonalt mål at alle skoler skal være tilknyttet en nasjonal felles løsning for sikker identifikasjon og pålogging for elever og ansatte i skolesektoren (se Før innføring av Feide må det gjennomføres kartlegging av teknologisk status, utredning av alternative løsinger og planlegging av gjennomføringsprosjekt. Det er totalt mer enn 4000 PC i skolesektoren i kommunene, og ikke minst på grunn av det store antallet maskiner og direkte berørte, må det gjennomføres et omfattende kartleggings- og planleggingsarbeid. Det er for øvrig også søkt om midler fra DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT) til gjennomføring av dette prosjektet, men det er ikke mottatt svar på denne søknaden pr i dag. Innføring av Feide anses som et tiltak som kommunene må gjennomføre. Felles planlegging og gjennomføring av tiltaket vil gi betydelige lavere kostnader pr kommune, i og med at deler av implementeringen kan utføres 1 gang i fellespunktet i stedet for i hver kommune. En felles implementering vil også gi lavere driftskostnader for oppfølging og drift av tjenesten. I tillegg til felles Feide-tilkobling vil det i forprosjektet også foretas en kartlegging og utredning omkring mulighetene for å få etablert en mer effektiv løsning for teknisk drift av PCer til skolene. Kommunene bruker i dag betydelige ressurser til installasjon, drift og vedlikehold av PCer til skolesektoren, og nye alternative løsninger som finnes tilgjengelig kan redusere kostnadene betydelig. Styrets forslag innebærer at det bevilges 1 mill kroner til gjennomføring av et utrednings- og planleggingsprosjekt for Feide-tilkopling og mer effektiv håndtering av PC-parken i skolesektoren i IKT ORKidé 37 av 40 februar 2010 Side95

96 Strategi og handlingsplan Teknisk Krafttak Felles energioppfølgingssystem etc. Høsten 2008 vedtok styret at det skulle igangsettes et utredningsarbeid for et fellesprosjekt for byggstyring og energioppfølging. Tidligere i år fikk IKT ORKidé midler både fra Møre og Romsdal fylke og fra DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT) til utredning og prosjektgjennomføring, totalt kr Styret for IKT ORKidé mener at Krafttak er et prosjekt som ikke bør gjennomføres i regi av IKT ORKidé. Selv om det er betydelige systemtekniske muligheter knyttet til prosjektet, så er det først og fremst ideen om en felles gjennomføring av energi- og klimatiltak som er prosjektets hovedmoment. IKT ORKidé har vært og vil fortsatt være fødselshjelper for prosjektet gjennom bruk av allerede bevilgede midler fra fylket og DIFI, men målet er å finne en alternativ organisering som også kan omfatte et samarbeid med e-verkene i regionen. Drift av felles EOS system for kommunene kan som eksempel være en oppgave som løses i fellesskap med e-verkene. Deler av midlene er brukt til gjennomføring av forprosjekt, og etter gjennomføring av forprosjektet er det foretatt justeringer både for gjennomføringsplan og fremdrift. En årsak til revisjon av planen er at Kristiansund kommune allerede har fått midler til anskaffelse og etablering av energioppfølgingssystem fra Enova. Anskaffelsen være sluttført innen juni 2010, og for å kunne gjennomføre en felles anskaffelse måtte planene for fellesprosjektet forseres. Videre kjøreplan for anskaffelsen er som følger: 1) Det lages en overordnet beskrivelse av hva som skal anskaffes og hvordan løsningene skal driftes etc. inkl budsjetter innen oktober. Beskrivelsen sendes til kommunene med 1 måneds svarfrist. 2) Kristiansund skal uansett gjennomføre en anskaffelse, og derfor vil det parallelt utarbeides anbudsunderlag etc. i oktober/november. 3) Konkurransegrunnlag ferdigstilles og lyses ut (ultimo november) 4) Valg av leverandør januar/februar ) Start innføringsprosjekt mars/april 2010 En eventuell felles løsning vil installeres i fellespunktet. Det er p.t. ikke endelig avklart løsningsomfang, men dette vil fremgå av invitasjonen som vil sendes kommunene i oktober/november Kostnader for den enkelte kommune vil avhenge av omfang og opsjoner som velges, men det forventes at tilskuddet som er bevilget fra DIFI vil dekke visse basistjenester for alle kommunene som ønsker å delta (f. eks tilgang til felles EOS og tilgang til felles WLAN for driftstekniske tjenester). I tillegg til basistjenestene, vil det tilbys ulike tilleggsopsjoner som hver enkelt kommune kan ta stilling til. IKT ORKidé 38 av 40 februar 2010 Side96

97 Strategi og handlingsplan Pleie/omsorg Innføring av felles IK/kvalitetssystem I 2009 har det vært gjennomført en utredning omkring innføring av felles kvalitetssystem for pleie og omsorgssektoren. Prosjektet har høyeste prioritet fra faggruppen for pleie og omsorg. Et godt kvalitetssystem og løsninger for internkontroll og avvikshåndtering er spesielt påkrevd innenfor pleie og omsorgsområdet. Systemkostnadene for en felles installasjon er relativt lave, og ved innføring av en felles løsning for alle kommuner kan det igangsettes et større fagsamarbeid for utvikling av rutiner, prosedyrer og kvalitetsutvikling for øvrig i alle kommunene. Målet er å innføre et felles system for pleie- og omsorgssektoren i 2010, og at samme system på sikt også skal kunne brukes til å dekke tilsvarende behov i øvrige sektorer. Forslaget innebærer at det startes opp og gjennomføres en systemanskaffelse i løpet av Det er innhentet budsjettall fra noen aktuelle leverandører, og disse fremgår av budsjettet. Mer detaljert informasjon og planer om prosjektet vil utarbeides når styret har fått tilbakemelding fra kommunene om interesse for deltakelse. Plan om gjennomføring er revidert som følge av tilbakemeldinger fra kommuner. Oppstart hovedprosjekt er utsatt inntil videre Ny portalløsning Dagens portalløsning ble anskaffet i Siden den gang har utviklingen på området vært betydelig, og styret og faglige ansvarlige mener dagens løsning ikke tilfredsstiller de kravene som stilles til moderne offentlige portalløsninger, noe som blant annet fører til at kommunenes nettsteder ikke tilfredsstiller kvalitetskriteriene for offentlige nettsteder. Styrets anbefaling er derfor at det gjennomføres en konkurranse for anskaffelse av en ny felles portalløsning for kommunene i En felles portalløsning for alle kommuner er et vesentlig moment i forhold til fremtidig utvikling av samarbeidet, og dersom det ikke oppnås full oppslutning omkring dette prosjektet, så vil det ikke gjennomføres i 2010, men utsettes til Flere kommuner er såpass oppgitt over dagens løsning, at en slik utsettelse kan føre til at enkelte kommuner velger å gjennomføre anskaffelse uavhengig av IKT ORKidé. Dette vil i så fall være negativt for samarbeidet, og vil kunne medføre betydelige ekstra kostnader i tiden fremover knyttet til arbeidet med innføring av nye elektroniske tjenester, integrasjoner etc. Budsjett for anskaffelsen fremgår av vedlagt budsjett fane 4.4. Plan om gjennomføring er revidert som følge av tilbakemeldinger fra kommuner. Oppstart hovedprosjekt er utsatt inntil videre. IKT ORKidé 39 av 40 februar 2010 Side97

98 Strategi og handlingsplan E-bygg nye prosjekter E-bygg prosjektet i IKT ORKidé har pågått siden 2007, og det har væt gjennomført en rekke større og mindre prosjekter og tiltak for teknisk sektor, som f. eks etablering av felles kartløsninger, digitalisering av kommunale planer, digitalisering av eiendomsarkiver. I vår ble det bevilget nye midler til E-bygg prosjektet fra DIFI, og IKT ORKidés andel av tilskuddet forventes å utgjøre i underkant av 1 mill kr. En rekke relevante tiltak for utbygging og forbedring av de elektroniske tjenester til næringslivet og innbyggere skal gjennomføres. En stor kostnadsandel vil finansieres av E-bygg midlene, men det må også påregnes en viss egenfinansiering fra kommunene som vil delta i videreføring av E-bygg, se fane 4.5 i vedlagt budsjett for detaljer Utredning av nytt fellessystem for økonomi, lønn og personal Økonomisystemet og sak/arkiv-systemet er de mest sentrale virksomhetssystemene for kommunene. I dag benyttes to ulike økonomisystemer av kommunene, og denne løsningen medfører ekstra utfordringer når det skal innføres nye systemer som skal utveksle data automatisk med økonomisystemet. Dette vanskeliggjør og fordyrer arbeidet med å få på plass integrerte løsninger betydelig, og kan på sikt føre til problemer med å få på plass gode fellesløsninger for alle kommunene. Løpende driftskostnader for dagens to økonomisystemløsninger i IKT ORKidé er meget store. Erfaringer fra tidligere fellesprosjekter viser at ett felles anbud og en felles installasjon kan gi betydelig besparelser for kommunene. Et annet sentralt moment i denne sammenheng er at flere av kommunene benytter NLP som lønns- og personalsystem. Denne løsningen er i ferd med å fases ut fra leverandørens side, og av den grunn må mange av kommunene uansett anskaffe nytt lønns- og personalsystem. På basis av de ovenfor nevnte momenter, så har både styret og faggruppen for økonomi et felles ønske om at det igangsettes et planleggingsarbeid for etablering av en felles løsning fagområdet. Innføring av nytt øk/ad system for kommunene er et krevende prosjekt som må forberedes godt. Styret foreslår at det bevilges midler til et forprosjekt som skal utarbeide planer og budsjetter for innføring av nytt felles øk/ad system for alle kommuner innen Forprosjektet skal være avsluttet innen sommeren Rammen for forprosjektet er satt til 0,5 mill kr. IKT ORKidé 40 av 40 februar 2010 Side98

99 Evaluering av hovedmålene i Strategiplan Datert Side99

100 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning, Hensikten med evaluering Hovedmålene Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet Tjenester på nett Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten NAV-reformen og IKT IKT i grunnopplæringen Geografisk informasjon Elektronisk handel Arkivering og saksbehandling Informasjonssikkerhet IKT- arkitektur Åpne standarder Integrasjon av IKT-systemer Fri programvare Grønn IT Bredbånd Interkommunalt samarbeid Strategisk IKT-ledelse Kompetanseutvikling Bruk av strategiplanen Har planen blitt brukt i perioden? IKT ORKidé 2 av 25 Side100

101 Evaluering av Strategiplan Innledning, Hensikten med evaluering I strategiplanen for ble det utarbeidet tiltak/målsetninger basert på ekommune 2012 planen. Det er nå av interesse å evaluere i hvilken grad vi har gjennomført disse tiltakene. Både for å se i hvilken grad vi selv etterlever egne planer, men også for å se om det er tiltak som ikke er gjennomført som vi bør ta med inn i neste strategiplan: eorkidé Hovedmålene/tiltakene var delt opp i 18 områder, slik som ekommune 2012: 1. Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet 2. Tjenester på nett 3. Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten 4. NAV-reformen og IKT 5. IKT i grunnopplæringen 6. Geografisk informasjon 7. Elektronisk handel 8. Arkivering og saksbehandling 9. Informasjonssikkerhet 10. IKT- arkitektur 11. Åpne standarder 12. Integrasjon av IKT-systemer 13. Fri programvare 14. Grønn IT 15. Bredbånd 16. Interkommunalt samarbeid 17. Strategisk IKT-ledelse 18. Kompetanseutvikling I 2. Hovedmålene går vi gjennom disse områdene. Her har vi tatt med en beskrivelse av målene fra strategiplanen. Vi har gjort en vurdering på tiltakene (O1-1..O18-3) om de er gjennomført (OK), delvis gjennomført (Delvis) eller ikke gjennomført(ikke). Dette står i kolonnen «Evaluering» under hvert tiltak. Her ønsker vi at kommunene, og faggruppene gjør sin egen evaluering. Om de er ening i det som er satt inn, eller har en annen oppfatning. I 3. Bruk av strategiplanen drøftes i hvilken grad Strategiplan har blitt brukt. Her ønsker vi at kommune, og faggruppene gjør sin egen evaluering. Om de er ening i det som er satt inn, eller har en annen oppfatning. For den videre behandling er den en høringsfrist på Meldes til daglig leder Steinar Holm på e-post steinar.holm@iktorkide.no IKT ORKidé 3 av 25 Side101

102 Evaluering av Strategiplan Hovedmålene 2.1 Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet Et godt lokaldemokrati kjennetegnes ved at innbyggerne har tillit til lokalpolitikerne, og at de folkevalgte setter dagsordenen, styrer ressursbruken, er ombud for innbyggerne og leverer det de lover. En fellesnevner for disse punktene er god kommunikasjon, dialog og samhandling med innbyggerne. Bevisst bruk av teknologi kan bidra til å styrke samhandlingen. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner ha etablert flere digitale kanaler mellom innbyggerne, kommunen og den folkevalgte. 2. I løpet av 2009 skal alle kommuner og fylkeskommuner ha lagt saksdokumenter til møter i folkevalgte organer på internett samtidig som dokumentene sendes organets medlemmer, med unntak av dokumenter som er unntatt offentlighet 3. I løpet av 2010 skal kommunale og fylkeskommunale nettsteder være i samsvar med kvalitetskriteriene til Norge.no Status IKT ORKidé pr : 1. IKT ORKidé har innhentet tilbud for utprøving av direkte overføring av kommunestyremøter o.a. via nett/tv. 2. IKT ORKidé har etablert en plattform som muliggjør kontrollert innsyn via web. 3. IKT ORKidé har arbeidet aktivt med å forbedre dagens plattform for de kommunale nettstedene for at løsningen skal være i samsvar med kvalitetskriteriene til Norge.no. Etter en totalvurdering av dagens portalløsning har styret og AU besluttet at det ikke vil være mulig å oppnå målsetningene med dagens portalløsning fra Acos. Styret foreslår derfor at det iverksettes en utskifting av dagens portalløsning for kommunene i Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse Evaluering O1-1 Ved anskaffelse og innføring av nye løsninger og OK tjenester skal kravene om universell utforming av IKT vektlegges spesielt (forslag om nasjonalt krav til universell utforming for alle løsninger i 2011) O1-2 Løsningene i IKT ORKidé skal muliggjøre bred OK deltakelse og interaksjon med innbyggerne gjennom bruk av ulike kanaler slik som nettsider, e-post, blogg, chat og SMS (innarbeides i kravspesifikasjoner ved ny løsninger) O1-3 I løpet av 2010 skal det være gjennomført utprøving av løsninger for overføring av kommunestyremøter via WEB/TV i 2-3 kommuner. Eventuelle fellesløsninger innenfor området vil vurderes innført i 2010 etter avsluttet utprøving. Delvis, lydoverføring, ikke bilde/tv IKT ORKidé 4 av 25 Side102

103 Evaluering av Strategiplan O1-4 IKT ORKidé skal innen 2012 (* ha etablert en bedre internett-/intranettplattform som muliggjør full oppfylling av kvalitetskriteriene til Norge.no og som muliggjør kommunikasjon med innbyggere via alternative digitale kanaler. OK IKT ORKidé 5 av 25 Side103

104 Evaluering av Strategiplan Tjenester på nett Etablering av elektroniske tjenester for innbyggere og næringsliv har fått stadig større oppmerksomhet i offentlig sektor. De viktigste årsakene til at kommunene utvikler interaktive tjenester for publikum og næringsliv, er ønsket om å effektivisere interne prosesser, samt at innbyggerne i stadig større grad ønsker å kommunisere med det offentlige ved hjelp av elektroniske selvbetjeningsløsninger. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal kommunene kunne tilby elektroniske tjenester til innbyggerne gjennom Minside. 2. I løpet av 2009 skal kommunene kunne tilby elektroniske tjenester til næringslivet gjennom Altinn. 3. I løpet av 2011 skal kommunene kunne tilby elektroniske selvbetjeningsløsninger på nivå 4 i tjenestetrappa for de mest brukte tjenestene Status IKT ORKidé pr : IKT ORKidé skal utvikle og drifte en felles teknisk plattform som muliggjør en sikker og enkel løsning for etablering av nye kommunale tjenester på nett. I tillegg vil det gjennom faggruppene utarbeides planer for utvikling av nye nettbaserte tjenester innenfor de ulike virksomhetsområdene. 1. IKT ORKidé har anskaffet felles portalløsning, tjenestekatalog, skjemaverktøy, gjennomført digitalisering av planarkiver og innført flere nye fellessystemer som muliggjør etablering av fullintegrerte elektroniske tjenester til innbyggerne. IKT ORKidé har vært avventende til innføring av MinSide, på grunn av usikkerheten som har vært omkring den nasjonale løsningen. 2. IKT ORKidé har ikke fokusert på denne oppgaven foreløpig. 3. En egen portalgruppe har hatt ansvaret for utarbeidelse av planer for etablering av elektroniske selvbetjeningsløsninger. Arbeidet med utarbeidelse av en egen strategi for området vil gjennomføres i løpet av 2010, og innarbeides i strategi- og handlingsplanen for IKT ORKidé når den foreligger. Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse Evaluering O2-1 Reorganisere arbeidet med realisering av nye Ok nettbaserte tjenester og utarbeide en omforent plan for implementering av nye elektroniske tjenester i O2-2 Oppgradere portalløsning i henhold til krav og OK forventninger (O1-4) O2-3 Tilrettelegge felles løsning for håndtering av MinId Ikke, uaktuelt og MinSide innen utgangen av 2010 O2-4 Tilrettelegge felles løsning for håndtering av Altinn OK til næringsliv innen utgangen av 2010 O2-5 Vurdere deltakelse i nasjonale Delvis IKT ORKidé 6 av 25 Side104

105 samarbeidsprosjekter/fora (f. eks KS) for utvikling av tjenester på nett Evaluering av Strategiplan IKT ORKidé 7 av 25 Side105

106 Evaluering av Strategiplan Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten Kommunene har ansvaret for at innbyggerne sikres grunnleggende helse- og sosialtjenester som er effektive og brukervennlige og har høy kvalitet, og en helhetlig satsing på IKT vurderes av mange som det mest virkningsfulle tiltaket for styrket kvalitet og effektivitet i sektoren. Befolkningsframskrivninger viser at det vil bli en betydelig vekst i den eldre del av befolkningen i årene framover. Pleie-, rehabiliterings- og omsorgstjenesten i kommunene vil stå overfor betydelige utfordringer når det gjelder rekruttering av arbeidskraft, mer effektiv ressursutnyttelse, tilstrekkelig behandlingskapasitet, samt mulighetene til å gi et godt tjenestetilbud. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal all dokumentasjon i helse- og omsorgstjenesten skje i elektronisk journalsystem, basert på nasjonale standarder for struktur, funksjonalitet og innhold. 2. I løpet av 2011 skal alle kommuner være tilknyttet Norsk Helsenett og ha tatt i bruk elektronisk samhandling med helseforetak og fastleger. 3. I løpet av 2011 skal alle fylkeskommuner ha knyttet tannhelsetjenesten til Norsk helsenett og tatt i bruk elektronisk samhandling med NAV, helseforetak, fastleger og kommuner. 4. I løpet av 2011 skal ansatte i helse- og omsorgstjenesten i kommunene ha opparbeidet tilstrekkelig kunnskap om bruk av digitale verktøy til å kunne kommunisere elektronisk med helseforetak, fastleger og legevakt. Status IKT ORKidé pr : 1. Det er etablert en felles løsning for tilkobling til Norsk Helsenett. 2. Det er igangsatt arbeider for innføring av felles IK/kvalitetssystem for kommunene med utgangspunkt i behov innenfor helse- og omsorgstjenesten. Det er utarbeidet en plan for innføring av felles system, men ikke gjort endelig vedtak om oppstart og gjennomføring. For øvrig har IKT ORKidé ikke gjennomført fellestiltak innenfor helse- og omsorgssektoren. I dag har deltakerkommunene tre ulike fagsystemer, og en sentral oppgave for IKT ORKidé vil være å få på plass et felles fagsystem for helse- og omsorgssektoren i kommunene. Kommunene har selv påpekt behov for etablering av en felles løsning for kvalitetssikring, HMS og internkontroll innenfor helse- og omsorgstjenesten. Det er derfor igangsatt en prosess for utredning av aktuelle løsninger, der det også vurderes muligheter for etablering av en løsning som kan ivareta kommunenes for slike løsninger innenfor andre virksomhetsområder. Forslag til løsning framlegges i forslag til handlingsprogram. Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse Evaluering O3-1 Aktivere faggrupper for iverksetting av felles Ok kompetanseutviklingstiltak i 2010 O3-2 Sikre at felles plattform og nye løsninger tilfredsstiller samhandlingskrav og implementere fellesløsninger for Ok IKT ORKidé 8 av 25 Side106

107 Evaluering av Strategiplan elektronisk datautveksling (Norsk Helsenett). O3-3 Gjennomføre innføring av felles HMS/IK/KS for helse og omsorgstjenesten i 2011 *) O3-4 Utrede innføring av felles fagsystem (EPJ) for helse og omsorgstjenesten 2011 Ok, forsinket, Kjøres i 2013 Ok, forsinket, Forprosjekt kjøres i 2013 IKT ORKidé 9 av 25 Side107

108 Evaluering av Strategiplan NAV-reformen og IKT Organiseringen av NAV-kontorene i kommunene varierer etter hvilke sosialtjenester som den enkelte kommune velger å legge inn. NAV-samarbeidet representerer betydelige utfordringer med hensyn til innføring av elektroniske samhandlingsløsninger og felles arbeidsflate for saksbehandlerne. Det er bl.a. en utfordring å tilpasse kommunens sosialsystem og unngå parallelle løsninger. Dette punktet er ikke prioritert i IKT ORKidé fordi det fortsatt er mye som er uavklart på IKT området i forbindelse med etableringen av NAV-kontorer i kommunene. Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse Evaluering O4-1 Tilrettelegge for samkjøring av eventuelle tekniske løsninger på kommunal side for NAV-kontorene når behov og krav foreligger OK IKT ORKidé 10 av 25 Side108

109 Evaluering av Strategiplan IKT i grunnopplæringen Kunnskapsløftet definerer bruk av digitale verktøy som en basisferdighet på lik linje med lesing, regning, skriving og sosiale ferdigheter. IKT er inkludert i læreplanenes kompetansemål i alle fag. For barnehager er retningslinjer for IKT-bruk nedfelt i rammeplanen. Det er store forskjeller i IKT bruk, både mellom enkeltskoler i en kommune og mellom kommuner. Feide er en felles innloggingstjeneste for alle elever og lærere i Norge og rulles ut av Uninett/Feide. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2010 skal IKT være en integrert del av skoleutviklingsprogrammene i hver kommune 2. I løpet av 2010 skal alle kommuner tilby Feide som felles innloggingstjeneste for elever og undervisningspersonalet 3. I løpet av 2011 skal digitale læringsressurser brukt i grunnopplæringen være tilgjenglig for alle uavhengig av teknologisk plattform. 4. I løpet av 2011 skal lærere i grunnopplæringen ha nok kunnskap til å bruke digitale verktøy og læringsressurser i den daglige undervisningen Status IKT ORKidé pr : IKT ORKidé har prioritert innføring av felles skoleadministrativt system. Dette arbeidet pågår fortsatt for fullt, og vil kreve betydelig ressurser til opplæring før løsningen kan utnyttes for fullt. Det er også iverksatt arbeid med kartlegging og tilrettelegging for innføring av Feide. Egen faggruppe for IKT i skolen er etablert. Faggruppen er koordinert opp i mot Nettverk Nordmøre som er et interkommunalt samarbeid innenfor skoleutvikling. Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse Evaluering O5-1 Gjennomføre forprosjekt for nye tekniske løsninger, Ok felles systemer og innføring av Feide for skolesektoren 2010 O5-2 Gjennomføre eventuelt hovedprosjekt for Feidetilkopling i 2011 Ok (Rindal har ikke tatt i bruk O5-3 Gjennomføre hovedprosjekt for felles tekniske løsninger og prioriterte felles systemer til skolesektoren 2011 løsningen) Ok (Rindal har ikke tatt i bruk løsningen) IKT ORKidé 11 av 25 Side109

110 Evaluering av Strategiplan Geografisk informasjon Geografisk informasjon spiller en viktig rolle både i samfunnsplanlegging, naturforvaltning og utvikling av tjenester rettet mot næringslivet og innbyggerne. Tilgang til korrekt og oppdatert geografisk informasjon er avgjørende for kommunal saksbehandling og utvikling av kvalitativt gode tjenester. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2008 skal alle kommuner og fylkeskommuner delta i Norge digitaltsamarbeidet. 2. Alle kommuner og fylkeskommuner skal legge til rette for at innbyggerne og næringsliv skal kunne benytte kommunens geodata på en enkel måte. 3. I løpet av 2009 skal alle kommuner ha tatt i bruk matrikkelen. Status IKT ORKidé pr : IKT ORKidé har kommet langt på dette området, som en følge av målrettet innsats over flere år. Det er etablert fellesløsninger for kart og plan på web, og det er også igangsatt prosjekt for digitalisering av eiendomsarkiv. IKT ORKidé arbeidet aktivt opp i mot Norge Digitalt i flere år, og det er etablert et regionalt samarbeid som IKT ORKidé deltar i. IKT ORKidé har videre innført felles kart på web-løsninger og vurderer oppstart av arbeid med etablering av felles geodataplan. Det er også igangsatt en betydelig innsats for digitalisering og tilgjengeliggjøring av kommunale tekniske arkiver. Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse Evaluering O6-1 Gjennomføre digitaliseringsplan for planer og Ok eiendomsarkiver innen 2013 O6-2 Videreføre planlagt e-bygg aktivitet ihht foreliggende Ok planer O6-3 Avklare interesse for etablering av felles Geodataplan? innen 2010 O6-4 Utrede nye former for fagsamarbeid innenfor teknisk sektor Delvis IKT ORKidé 12 av 25 Side110

111 Evaluering av Strategiplan Elektronisk handel E-handel er et virkemiddel for økt samhandling mellom innkjøpere og leverandører og for realisering av gevinster knyttet til effektivisering av anskaffelsesprosessen. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner ha målsettinger, strategier og planer for sine innkjøp som inkluderer bruk av elektroniske prosesser. 2. I løpet av 2010 skal kommuner ha tatt i bruk løsninger for elektronisk fakturering 3. I løpet av 2011 skal kommuner ha innført elektronisk innkjøp og tatt i bruk markedsplassen ehandel.no Status IKT ORKidé pr : Økonomisystemet er en sentral løsning for innføring av elektronisk handel. Pr i dag har kommunene i IKT ORKidé to ulike økonomisystemer (Agresso og Unique). Det er etablert en fellesløsning for drift av Agresso i IKT ORKides regi. På grunn av ulike fagsystemer har det så langt ikke blitt prioritert å etablere felles løsninger for elektronisk handel. Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse Evaluering O7-1 Gjennomføre forprosjekt for felles Ok økonomi/lønn/personal inklusive elektronisk handel og elektronisk fakturering i 2010 O7-2 Eventuell innføring av felles økonomi/lønn/personalsystem innen 2013 (endret fra 2012). Beslutning avhenger blant annet av konklusjoner i forprosjekt. Ok, noe forsinket i forhold til opprinnelige planer IKT ORKidé 13 av 25 Side111

112 Evaluering av Strategiplan Arkivering og saksbehandling Forvaltningens saksdokumenter er offentlige. Både arkivloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven og personopplysningsloven stiller krav til offentlige organer når det gjelder arkiv. Elektronisk arkiv er en av forutsetningene for elektronisk kommunikasjon og effektivisering av interne prosesser. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner ha gjennomgått og etablert rutiner for håndtering og gjenfinning av alle typer henvendelser 2. I løpet av 2010 skal kommuner ha etablert digitalt saksarkiv basert på gjeldende standarder og rutiner for avlevering til digitalt deponi 3. I løpet av 2010 skal kommuner ha utarbeidet en plan for integrasjon mellom sak-/arkivsystemer, fagsystemer og datafangstsystemer 4. I løpet av 2010 skal kommuner ha etablert en løsning hvor korrespondanse til og fra forvaltningen er tilgjengelig på internett, med unntak av informasjon som inneholder taushetsbelagte opplysninger eller er unntatt fra offentlighet Status IKT ORKidé pr : IKT ORKidé har nettopp gjennomført innføring av ny felles sak-/arkivløsning (ephorte). Løsningen skal dekke de overordnede krav til elektronisk saksbehandling og arkivering for offentlig sektor. Det pågår et omfattende arbeid med integrasjon av ulike applikasjoner inn mot dette og øvrige fagsystemer i IKT ORKidé. Fordi ikke alle kommuner har samme løsning for sak/arkiv, blir arbeidet med integrasjoner komplisert og kostbart. Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse Evaluering O8-1 Sikre at nye løsninger integreres med sak/arkivsystemet Ok og at det arbeides løpende med integrasjoner for øvrig O8-2 Utarbeide planer og implementere nye relevante Ok integrasjoner mellom fagsystemer, datafangstsystemer O8-3 Arbeide videre med utvikling av felles arkivplaner, Delvis saksbehandlingsprosesser, felles dokumentmaler O8-4 Utarbeide felles kursplan for oppdateringskurs/nyansatte Delvis O8-5 Vurdering og eventuelt innkjøp av tilleggsmodul for elektronisk overføring av dokumenter mellom kommunene og eksterne aktører i 2010 Ikke gjennomført, fortsatt aktuelt IKT ORKidé 14 av 25 Side112

113 Evaluering av Strategiplan Informasjonssikkerhet Ny teknologi og økt kompleksitet øker kravene til informasjonssikkerhet i kommunesektoren. Offentlig sektor benytter i stor grad fødselsnummer og organisasjonsnummer i IKT-systemene til datafangst og andre formål. Bruk av fødselsnummer for nettbaserte tjenester bidrar til å øke risikoen for identitetstyveri. Elektronisk ID og elektronisk signatur er nødvendig for å kunne innføre fullelektronisk kommunikasjon mellom kommunen og innbyggerne og næringslivet. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2008 skal kommuner ha innarbeidet sikkerhetsrutiner i henhold til gjeldende retningslinjer fra Datatilsynet 2. I løpet av 2009 skal kommuner kunne tilby autentisering ved hjelp av Minid 3. I løpet av 2009 skal kommuner som tilbyr portaltjenester gjennom egen portal eller gjennom Minside/Altinn, ha gjort risikoanalyser av personvernet 1. Status IKT ORKidé pr : 2. IKT ORKidé har etablert en felles kommunikasjon og plattform med felles sikkerhetsløsninger av høy standard. En felles gjennomgående brannmurløsninger har medført betydelige forenklinger for kommunene og den tekniske sikringen ivaretas med bruk av de mest avanserte løsninger på markedet. 3. Innenfor MinId, MinSide og Altinn er det så langt ikke gjort felles innsats i regi av IKT ORKidé. Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse Evaluering O9-1 Utarbeidelse av ROS og beredskapsplan, inkludert Delvis, er fortsatt aktuelt informasjonssikkerhet for felles IKT i 2010 O9-2 Etablere løsninger i fellespunkt for ivaretakelse av sikkerhetskrav i forhold autentisering Delvis, er fortsatt aktuelt IKT ORKidé 15 av 25 Side113

114 Evaluering av Strategiplan IKT- arkitektur Kommunene har behov for oversikt over og styring med ressursbruken innenfor IKT-området. IKT-arkitekturen skal beskrive sammenhengen mellom kommunens strategiske mål og teknologiske behov. Arkitekturen kobler visjon, forretningsplan, strategi og prosesser til IKTstrategier og ressurser. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2010 skal kommuner ha utarbeidet en beskrivelse av sin IKT-arkitektur basert på overordnede mål og strategier. Status IKT ORKidé pr : IKT ORKidé har utarbeidet en overordnet beskrivelse av sin IKT-arkitektur som er basert på overordende mål og strategier. Dagens beskrivelse er noe overfladisk og har ikke tatt inn over seg de nye satsingsområder som fremkommer av denne handlingsplan. IKT ORKidé har nedfelt i sine vedtekter at deltakerkommunene kan velge fritt om de ønsker å delta i nye fellestiltak. I det videre strategi- og planleggingsarbeidet må det utredes nærmere om konsekvensene av dette frivillighetsprinsippet. Erfaringene viser at det er spesielt krevende og kostbart å operere med ulike kjernesystemer (dvs øk/ad og sak/arkiv), og konsekvensene av dette frivillighetsprinsippet må derfor utredes nærmere i forbindelse arbeidet med IKTarkitekturen. Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse O10-1 Utarbeide en revidert beskrivelse av etablert og planlagt IKT-arkitektur for IKT ORKidé i løpet av 2010 (del av punkt O9-1) O10-2 Vurdere frivillighetsprinsippet for deltakelse i felles anskaffelser for kjernesystemer Ok. Vi har et oppdatert, detaljert Design dokument som beskriver vår løsning. Ikke. Er fortsatt aktuelt. IKT ORKidé 16 av 25 Side114

115 Evaluering av Strategiplan Åpne standarder Innføring av elektronisk forvaltning i kommunesektoren forutsetter at systemene i offentlig sektor kan samhandle seg imellom og med innbyggere og næringsliv på en bedre måte enn i dag. Kommuner og fylkeskommuner bør ved framtidige anskaffelser legge til grunn at leverandører skal støtte åpne standarder, i henhold til de føringer som er gjeldende for offentlig sektor gjennom anvisningene i referansekatalogen for IT-standarder. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner ha innarbeidet krav til åpne standarder i sine styringsdokumenter for IKT 2. I løpet av 2010 skal kommuner ha implementert gjeldende krav til bruk av åpne standarder på alle områder Status IKT ORKidé pr : IKT ORKidé har innarbeidet krav til åpne standarder ved innkjøp av nye løsninger, men har pr i dag ikke innført krav til dette i sine overordnede styringsdokumenter. Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse Evaluering O11-1 Innarbeide krav til åpne standarder i styringsdokument Ok for IKT ORKidé 2010 O11-2 Videreføre praksis med krav til åpne standarder ihht Norge.no sine kvalitetskriterier ved kravspesifikasjoner for nye systemer Ok IKT ORKidé 17 av 25 Side115

116 Evaluering av Strategiplan Integrasjon av IKT-systemer De siste årene har integrasjon mellom portalløsninger, sak-/arkivløsninger og fagsystemer kommet i fokus. Mangel på integrasjon og muligheter for sømløs overføring av data mellom ulike løsninger er trolig den største hindringen for automatisert saksbehandling. Årsaken er at løsningene er levert av forskjellige leverandører og ikke snakker sammen. Mål ekommune2012: I løpet av 2010 skal kommuner ha tatt i bruk IKT-løsninger som sikrer sømløs overføring av data mellom portaler, databaser, sak-/arkivsystemer og fagsystemer for ett eller flere av de viktigste tjenesteområdene. Status IKT ORKidé pr : Integrasjoner har vært et prioritert område for IKT ORKidé i flere år. Ved innkjøp av nye fellesløsninger er spesifikasjon og krav til integrasjoner angitt som viktige vurderingskriterier, og tatt hensyn til ved valg av leverandør/løsning. Det pågår en prosess med vurdering av om dagens portalløsning er egnet. Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse Evaluering O12-1 Gjennomføre løpende kartlegging av integrasjonsbehov Delvis og utarbeide plan for gjennomføring av integrasjoner O12-2 Løpende evaluering IKT arkitektur, portalløsning og OK fagsystemer i forhold til fremtidige integrasjons- og utviklingsbehov O12-3 Vurdere oppbygging av egen integrasjonskompetanse i IKT ORKidé (ref. etablering av gruppen for portal/etjenester) Delvis IKT ORKidé 18 av 25 Side116

117 Evaluering av Strategiplan Fri programvare Både i Norge og i mange andre europeiske land har anvendelse av fri programvare i offentlig sektor blitt mer utbredt. Fri programvare er basert på tanken om samhandling og deling av teknologi og kompetanse. Den største barrieren for å ta i bruk fri programvare er knyttet til kompetanse om juridiske forhold, lisensregler, sikkerhet og forhold rundt videreutvikling og vedlikehold av programvaren. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner ha vurdert bruk av fri programvare innenfor administrasjon og grunnutdanning. 2. I løpet av 2010 skal kommuner ha vurdert bruk av fri programvare innenfor helse og omsorg og andre sentrale virksomhetsområder. Status IKT ORKidé pr : Fri programvare har så langt ikke vært en prioritert oppgave for IKT ORKidé. Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse Evaluering O13-1 IKT ORKidé vil vurdere muligheter for økt bruk av fri programvare. Et fagsamarbeid med ROR-kommunene kan være aktuelt på området. Delsvis IKT ORKidé 19 av 25 Side117

118 Evaluering av Strategiplan Grønn IT Av verdens samlede IKT-kostnader utgjør energibruken omtrent 40 prosent. I 2010 anslås det at energikostnadene vil utgjøre omtrent halvparten av de samlede kostnadene knyttet til maskinvare. Servere og serverrom står for en betydelig del av energiforbruket i kommunale bygg, og forbruket fortsetter å øke. Gjennom konsolidering og virtualisering av servere og ved å benytte styringssystemer for strøm er det mulig å redusere behovet for energi. Produktenes livsløp er av betydning for energiforbruk og miljøpåvirkning. Kommunesektoren bør sette krav til produksjon og avhendingsprosesser for maskinvare. I tillegg bør kommunen selv legge en strategi for å forlenge levetiden, vurdere gjenbruk eller omfordeling og eventuell resirkulering av produktene. Mål ekommune2012: I løpet av 2009 skal kommuner ha innarbeidet energi- og miljøtiltak i sine styringsdokumenter for IKT. I løpet av 2009 skal kommuner ha innarbeidet miljøkrav i sine anskaffelsesdokumenter for nye IKT-systemer. Status IKT ORKidé pr : IKT ORKidé har tatt initiativ til et felles prosjekt for gjennomføring av konkrete energi- og klimatiltak med bruk av IKT/teknologi. IKT ORKidé har sammen med Innkjøpskontoret innarbeidet miljøkrav i sine anskaffelsesdokumenter for nye IKT-systemer. IKT ORKidé har etablert en felles returordning for utrangert datautstyr. Aktiv og riktig bruk av teknologi kan gi betydelige energi- og klimagevinster for kommunene. I følge en rapport av Siemens Norge og Bellona kan det oppnås energibesparelser på opptil 30% i nye bygg gjennom riktig bruk av teknologi for styring og overvåking av energibruken. Videre finnes en rekke andre tiltak der teknologiske løsninger kan bidra til viktige klimagevinster, f. eks ved å redusere utskrift av papir, bruk av resirkulert papir, redusert reisevirksomhet ved bruk av videokonferanse/nettmøter, innføring av elektronisk faktura etc. Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse Evaluering O14-1 Initiere prosjekt for felles energioppfølging og Ok energistyring i IKT ORKidé anser ikke dette som et prioritert område, og vil derfor kun fungere som en tilrettelegger initielt i denne sammenheng. O14-2 Vurdere andre tiltak som kan bidra til redusert Ok energibruk/miljøbelastning med bruk av IKT, f. eks økt bruk av videokonferanseutstyr, gjennomføre tiltak for å redusere printing (f. eks e-faktura) O14-3 Kartlegge muligheter og kostnader for redusert el-forbruk i fellespunktet Ok IKT ORKidé 20 av 25 Side118

119 Evaluering av Strategiplan Bredbånd For å realisere målsettingene om økt elektronisk samhandling på tvers av virksomhetsområder, forvaltningsnivåer og kommunegrenser er kommunesektoren avhengig av bredbånd med tilstrekkelig båndbredde. Bredbånd er også viktig for å utvikle nye elektroniske tjenester. Bredbånd blir vurdert som et viktig virkemiddel for verdiskapende virksomhet. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner ha sørget for bredbånd med tilstrekkelig kapasitet til alle kommunale virksomheter. 2. I løpet av 2010 skal kommuner ha planlagt en hensiktsmessig bredbåndsinfrastruktur lokalt og regionalt. Status IKT ORKidé pr : IKT ORKidé har gjennom avtaler sørget for etablering av en fremtidsrettet bredbånds infrastruktur mellom kommunene. I avtalene er det også gitt kommunene gode løsninger for etablering av lokale løsninger. Alle kommuner som deltar i IKT ORKidé har vært aktive deltakere i det regionale bredbåndsprosjektet for utbygging av bredbånd til områder med manglende eller utilfredsstillende tilbud. Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse Evaluering O15-1 Vurdere behov for forsterket bredbåndsløsning OK og felles kommunikasjonsløsninger i løpet av 2011 i forbindelse med ny kommunikasjons- og driftsavtaler for fellespunkt. O15-2 Vurdere andre felles infrastrukturtiltak i tråd med nye nasjonale programmer for bredbåndsutbygging (ref. FAD s rapport Mål og virkemidler for bredere bredbånd fra 4. september 2009.) Delvis IKT ORKidé 21 av 25 Side119

120 Evaluering av Strategiplan Interkommunalt samarbeid Interkommunalt samarbeid er et virkemiddel for bedre og mer effektive kommunale tjenester. IKT gir muligheter til å samarbeide om oppgaveløsning i sann tid, uavhengig av fysisk plassering av personell og teknisk utstyr. Mange kommuner samarbeider om ulike oppgaver innenfor IKT-området, for eksempel om anskaffelser, felles brukerstøtte, drift og vedlikehold av maskiner, utstyr og programvare. Mulighetene for effektivisering og bedre ressursutnyttelse gjennom interkommunalt samarbeid med IKT som verktøy er likevel på langt nær utnyttet. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2008 skal alle kommuner ha vurdert mulighetene for effektivisering og kvalitetsheving av forvaltning og tjenesteproduksjon gjennom interkommunalt IKTsamarbeid 2. I løpet av 2009 skal kommuner som er del av et IKT-samarbeid ha utarbeidet egne strategidokumenter på basis av sin bestillerrolle 3. I løpet av 2009 skal alle IKT-samarbeid ha utviklet egne strategidokument for egen virksomhet Status IKT ORKidé pr : 1. IKT ORKidé er et velfungerende IKT samarbeid for kommunene på Nordmøre samt Fræna og Nesset. 2. Dette dokumentet vil være IKT ORKidé sitt bidrag til oppnåelse av målet om utarbeidelse av egne strategidokumenter i kommunene. 3. IKT ORKidé har hatt eget strategidokument siden Dette dokumentet er en mer omfattende variant og en videreføring av tidligere strategiarbeid. 4. IKT ORKidé har gjennomført en bred strategiprosess og utarbeidelse av overordnet handlingsplan for IKT i 2009 Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse Evaluering O16-1 Gjennomføre forprosjekt for lønn/personal og Ok økonomi i 2010 O16-2 Innføring av felles fagsystemer innenfor Ok (under innføring) lønn/personal og økonomi innen 2012 O16-3 Vurdere etablering av fellesfunksjoner Delvis innenfor ulike virksomhetsområder i løpet av 2011 og eventuelt starte etablering av nye fellesfunksjoner i 2012 O16-4 Gjennomføre løpende evaluering og oppfølging av strategi- og handlingsplan Ok IKT ORKidé 22 av 25 Side120

121 Evaluering av Strategiplan Strategisk IKT-ledelse For å kunne hente ut gevinster av kommunenes IKT-satsing er det avgjørende at ledere på alle nivåer i organisasjonen har kunnskap og evne til virksomhetsstyring og organisasjonsutvikling, med utgangspunkt i de muligheter teknologien gir for effektivisering og bedre tjenester. Folkevalgte i kommuner og fylkeskommuner må også ha tilstrekkelig kunnskap for å forstå og fatte strategiske beslutninger på IKT-området. Behov for nye løsninger må være forankret i reelle behov som støtter seg på strategiske virksomhetsmål. Mål ekommune2012: 1. I løpet av 2009 skal toppledere i kommuner ha opparbeidet tilstrekkelig kompetanse til å kunne lede arbeidet med å utvikle en IKT-strategi og realisere gevinster ved IKTinvesteringer 2. I løpet av 2009 skal kommuner ha gjennomført strategisk IKT-planlegging som er knyttet til kommunens overordnede målsettinger 3. I løpet av 2010 skal folkevalgte i kommuner ha opparbeidet kunnskap om betydningen av IKT som virkemiddel for omstilling, effektivisering og kvalitetsheving i egen kommune 4. I løpet av 2011 skal kommuner kunne dokumentere gevinster ved IKT-investeringer Status IKT ORKidé pr : IKT ORKidés viktigste bidrag for oppnåelse av overordnede målsettinger er utarbeidelse og gjennomføring av en helhetlig plan for IKT utvikling i felles regi som enkelt kan koples sammen med kommunenes egne planer på området. Flere medlemmer i IKT ORKidé sitt styre har gjennomført kompetanseutviklingsprogram innenfor IKT-strategi. IKT ORKidé har gjennomført en strategiutviklingsprosess som omfatter kompetanseutvikling innenfor strategisk IKT i Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse Evaluering O17-1 Gjennomføre fellestiltak i forbindelse med Delvis utarbeidelse av felles handlingsplan som kan bidra til økt kompetanse innenfor strategisk bruk av IKT O17-2 Tilby lokale strategisamlinger for hver Ikke. kommune ( e-kommisær ) i forbindelse med den kommunale behandlingen av felles handlingsplan O17-3 Utarbeide gevinstrealiseringsplaner for nye prosjekter i felles regi Ok IKT ORKidé 23 av 25 Side121

122 Evaluering av Strategiplan Kompetanseutvikling I kommunesektoren er behovet for IKT-kompetanse forskjellig for ulike grupper av ansatte. For kommunale ledere er kompetansebehovet i stor grad knyttet til effekten av IKT som strategisk virkemiddel, mens det for andre ansatte kan være behov knyttet til bruk av særskilte fagsystemer. De ansattes kompetanse i bruk av IKT er avgjørende for effektiv forvaltning og tjenesteyting. Derfor bør kommunen kartlegge den digitale kompetansen i organisasjonen Mål ekommune2012: I løpet av 2009 skal kommuner ha utarbeidet en plan for de ansattes kompetanseutvikling på IKT-området Status IKT ORKidé pr : IKT ORKidé tilbyr og gjennomfører en rekke felles kompetanseutviklingstiltak innenfor IKTområdet, men det er så langt ikke gjennomført kompetansekartlegging eller etablert en felles kompetanseutviklingsplan for deltakerkommunene. Utvikling og drift av IKT ORKidé er også en kompetansekrevende oppgave, og behov for kursing av styremedlemmer, prosjektledere og andre involverte må vurderes. Prioriterte tiltak IKT ORKidé: Nr Beskrivelse Evaluering O18-1 Utarbeide plan for felles IKT-relaterte Ok kurstjenester og drift av egne kurssenter O18-2 Stille konkrete kompetansekrav til prosjektledere Ok og vurdere gjennomføring av prosjektlederkurs O18-3 Revurdere ansvar, organisering og ressurser til faggruppene i forhold til felles kompetanseutviklingsplaner for fagområdene Ok IKT ORKidé 24 av 25 Side122

123 Evaluering av Strategiplan Bruk av strategiplanen 3.1 Har planen blitt brukt i perioden? Har den blitt brukt av styret/ikt Orkidé? Evaluering: Mener at styret har fulgt opp strategiplanen godt. Det vises ved at de aller fleste tiltak er gjennomført. Har den blitt brukt av kommunene? Evaluering: Usikker på i hvilken grad kommunen har lagt vekt på strategiplanen i eget arbeid. Manglende tilslutning på en del strategiske fellesprosjekter (for eksempel Skansen og LØP) viser kanskje at man ikke har gjort det i den grad man skulle ønsket. Laget kommunene en egen variant (sin egen IKT Strategiplan)? Evaluering: Det er få kommuner som har laget sin egen strategiplan. Det blir også et spørsmål med utformingen om man tar sikte på å lage kommunale IKT strategiplaner, eller om den nye planen eorkidé skal være kommunens IKT strategiplan. IKT ORKidé 25 av 25 Side123

124 SWOT Strategiplan arbeidet IKT ORKidé 1 av 13 Side124

125 Innholdsfortegnelse 1. Bakgrunn Evaluering av nåværende strategiplan Utgangspunkt SWOT Muligheter Utfordringer Styrker Svakheter Overordnede føringer Innovasjonsbehov Problemstillinger til videre arbeid Fremdriftsplan for videre arbeid med strategiplan Utkast til innholdsfortegnelse i ny strategiplan IKT ORKidé 2 av 13 Side125

126 1. Bakgrunn Gjeldene strategiplan utløper 2013, IKT ORKidé startet prosessen med ny strategiplan i desember 2012 med mål om at plan for kan vedtas av kommunene inneværende år. Arbeidsgruppe ble oppnevnt med leder (Per Ove Dahl) nestleder (Kirsten S. Skaget) samt daglig leder (Steinar Holm). Arbeidsgruppens mandat er å utarbeide forslag til prosess for arbeidet med nye strategiplan, inkludert; framdriftsplan forankring og behandling i styrende organer og kommuner organisering av planprosessen Arbeidet skal omfatte evaluering av nåværende plan (Strategiplan ), evaluering av målsettinger og måloppnåelse, samt evalueringen av deltakerkommunenes erfaringer med gjeldende strategiplan. apoint AS ved Nils Erik Pettersen er innleid for å bistå i evalueringsprosess og utarbeidelse av strategiplan for neste periode. Pettersen var i flere år prosjektkoordinator for IKT ORKidé, og har derfor gode forutsetninger for å delta i evaluerings- og strategiutviklingsprosessen. 2. Evaluering av nåværende strategiplan IKT-ORKidè Administrasjonen for IKT ORKidé har gjennomført en evaluering av gjeldende strategiplan hvor de kom frem til; Evalueringen viser at strategiplanen er brukt, og at flesteparten av periodens målsettinger er nådd. En svakhet med gjeldende strategiplan er at den i liten grad dekker behovene for videreutvikling av IKT ORKidé. Evalueringen distribueres til alle kommuner. Kommunene oppfordres til gjennomgang av evalueringsrapport og komme med synspunkter. IKT ORKidé 3 av 13 Side126

127 Ekstern rådgiver ble bedt om å foreta en overordnet vurdering av IKT ORKidés ståsted: Førsteinntrykk: IKT ORKidé fungerer meget godt og har utviklet seg fra «prosjekt» til «drift». Utviklingsrolle versus driftsrolle bør opp til diskusjon Er dagens organisasjonsform tilpasset dagens og fremtidige oppgaver, roller og utfordringer? Strategiprosess og -plan: Justert versjon av strategiplan kan være OK for kommunene, men IKT ORKidé kan ha behov for egen virksomhetsplan. Er tiden moden for felles regional IKT-strategi? Utfordringer (?) Høsting av gevinst etter idriftsettelse i kommunene synes fortsatt å være sentral utfordring faggruppe blir muligens for «løst» og uforpliktende? 3. Utgangspunkt Som utgangspunkt for utarbeidelse av ny strategiplan har styret besluttet at det gjennomføres en vurdering av styrker, svakheter, muligheter og trusler for IKT ORKidé (SWOT). IKT ORKidé 4 av 13 Side127

128 Styrker og svakheter omfatter analyse av interne forhold som IKT ORKidé som egen virksomhet kan endre eller videreutvikle, og gir svar på hvilke egenskaper virksomheten har, fortrinn og ulemper sett i forhold til alternative løsninger. Muligheter og trusler representerer analyse av virksomhetens omgivelser og interessenter som er av vesentlig betydning for IKT ORKidés virksomhet, og som virksomheten må ha et bevisst forhold til for å være posisjonert og forberedt for endringer. En SWOT har som hovedhensikt å få etablert en felles forståelse av dagens situasjon og mulighetsområder for virksomheten som analyseres. På grunnlag av en felles forståelse av nåsituasjonen utarbeides en strategi som angir mål og viktige veivalg for virksomheten. Basert på mål og strategi utarbeides en konkret handlingsplan med budsjetter som også innebefatter viktige fellesprosjekter og interne endringer. 4. SWOT Hensikten med SWOT er å få en mest mulig omforent nåsituasjonsbeskrivelse for IKT ORKidé. Rådgiver har i samarbeid med administrasjonen utarbeidet forslag til SWOT for IKT ORKidé. Resultatene er revidert etter gjennomgang med styret for IKT ORKidé ( ). Etterfølgende forslag til SWOT sendes kommunene som underlag for deltakelse i utviklingen av ny strategiplan. IKT ORKidé 5 av 13 Side128

129 4.1 Muligheter IT-plattform kan utvides i flere retninger for realisering av forbedringer og besparelser. o Fellesløsning fagsystemer og overordnede løsninger (eks. kvalitetsstyring) o Utvidede fellesløsninger for IT/telefoni/internett/intranett/sikkerhet. IT-plattform kan tilbys andre kommuner og benchmarkes mot markedsbaserte tilbud for å sikre at fremtidig tilbud forblir konkurransedyktig. Fellesløsninger gir mulighet for utvidet samarbeid om strategi og drift. o En felles IT-strategi for kommunene o Utvidet driftssamarbeid o Ny felles drifts- service og vedlikeholdsavtaler Fellesløsninger gir mulighet for ytterligere effektivisert saksbehandling, standardisering av prosesser, forbedret service og besparelser gjennom etablering av tjenestesamarbeid. Gode regionale løsninger gir enklere tilpasninger til nasjonale fellesløsninger. Nye selvbetjeningsløsninger kan implementeres og redusere saksbehandlingstid, sikre kvalitet, frigi kapasitet og gi besparelser. Overordnede styrings- og oppfølgingsbehov kan ivaretas ved implementering av «smarte dashbord» som rapporterer status, viktige hendelser og avvik. Effektivisering av kommunale tilbud gir positive ringvirkninger og kan brukes til profilering. Overordnede styrings- og oppfølgingsbehov kan ivaretas ved implementering av «smarte dashbord» som rapporterer status, viktige hendelser og avvik. Mobile og sosiale plattformer representerer nye muligheter (og utfordringer): o Bygge relasjoner til kunder/samarbeidspartnere gjennom dialog, involvering og brukermedvirkning o Innsikt i kundeatferd og preferanser o Forbedrer kundeservice og omdømme av servicene o Gir næring til innovasjonsprosesser på tvers av eksisterende forretningssystemer o Øke sikkerhet gjennom varslingssystem for svindel/identitetstyveri 4.2 Utfordringer Generelle av betydning for IT-prioriteringer Krav og forventninger fra staten, innbyggerne og næringsliv døgnåpen forvaltning. Innvandringsvekst (språkutfordringer) og økende etterspørsel etter kommunale tjenester. Kompetanse- og rekrutteringsutfordringer. Sikkerhets- og beredskapsutfordringer. Digitaliseringen skaper avstand og krav om tilpasning til ulike behov/ferdighetsnivå. IKT ORKidé 6 av 13 Side129

130 4.2.2 Overordnede IT-relaterte Statlige IT-føringer med ønske om mer overordnet samkjøring/nasjonale initiativ. Utbredelse og bruken av mobile løsninger og sosiale medier krever ny kompetanse, tilpasninger og skjerper oppetids-/tilgjengelighetskrav. Sterkt økende mengder av elektronisk informasjon som må forvaltes og sikres mot uautorisert innsyn kombinert med sterk økning i cyberkriminalitet. Utfasing av «gammeldagse» løsninger som f. eks representerer sikkerhetsutfordringer. Høye kostnader ved innføring og opplæring av IKT system. Økte kostnader til drift, forvaltning og kompetanseheving Overordnede IKT-strategisk regional Svak forankring og begrenset fokus på IKT i forhold til regionale utfordringer på ORKidénivå. Felles IKT kan fungere som «lim» i regionsutviklingsprosjekter. Få regionalpolitiske diskusjoner om hvordan IKT kan bidra til mer effektiv og bedre tjenesteproduksjon, for eksempel målrettet utvikling av flere tjenestesamarbeid basert på bruk av etablerte IKT-løsninger. Andre IKT-samarbeid er har en mer top-down tilnærming til IKT og er koplet opp til andre regionalstrategiske planer. IKT ORKidé har vært utviklet basert på bottom-up strategi. Andre IKT-samarbeid kan sies å «konkurrere» med IKT ORKidé om deltakere, og det er derfor viktig at regionen (ORKidé) får en mer pro-aktiv rolle til samarbeidets betydning og potensial IKT ORKide v.s. eierkommunene Hvordan ivareta god eierstyring av IKT ORKidé uten å hemme fremdriften? o IT-strategisk problemstilling som må settes på agendaen i kommunene o Svekket IKT kompetanse/forståelse i kommunene (til dels pga IKT ORKidé) - kan true et konsensusbasert samarbeid. Til dels mangelfull forankring av IKT ORKidés planer og prosjekter i kommunene. Samordnings- og samarbeidsutfordringer o «Tjeneste-shopping» kan gi engangsbesparelser men vanskeliggjøre tjenestesamarbeid og varige driftsgevinster o Ulike basissystemer vil redusere samarbeidets totalnytte og potensial. o Utvidelse av IKT ORKidé med nye kommuner vil redusere gjennomføringsevne og kan begrense muligheter til tjenestesamarbeid IKT ORKidés videre suksess vil avhenge av gevinstrealisering i kommunene. Hvordan? o Varierende forståelse i kommunene for de spesielle muligheter og problemstillinger fellesløsningene gir, f. eks knyttet til intranettbruk, drift av PCpark, IT-sikkerhet o.a. gir reduserer driftsgevinster og kan føre til sikkerhetsutfordringer. o Mangelfull implementering i den enkelte kommune eller på virksomhetsområder gir reduserte gevinster av anskaffede løsninger (eks. bruk av ephorte på teknisk). IKT ORKidé 7 av 13 Side130

131 4.3 Styrker Personell/kompetanse Sertifisert, erfarent og oppdatert personell for ivaretakelse av basisdrift. Gode IT-avtaler og solid erfaring med IT-anskaffelser. Høy kompetanse på basisdrift sikkerhet, maskiner, nettverk, databaser og PC. Høy kompetanse på drift av basisapplikasjoner (lønn, økonomi, personal, sak/arkiv) Annet pluss fra sikkerhetsrapport? System Etablert redundant fiberløsning til alle deltakerkommuner. Sikre lokaliteter og god basis infrastruktur (strømforsyning, kjøling og adgangskontroll). Gode basisløsninger for ivaretakelse av systemsikkerhet (virus, tilgang, spam, ). (andre vesentlige positive momenter fra sikkerhetsrapport) Robust, moderne, modulær og utbyggbar maskinvareplattform. Avtalefestet oppdatering/oppgradering av IT-plattform. Jevnlig sikkerhetsrevisjon av systemer og løsninger (ref. sikkerhetsrapport) Organisering/prosess God overordnet organisering og drift av IKT ORKidé Forutsigbar finansiering av løpende drift og videreutvikling IKT ORKidé Svært kostnadseffektiv drift sammenlignet med liknende virksomheter. Stabil driftsorganisasjon for ivaretakelse av fellesløsninger Godt arbeidsmiljø med lite fravær og få konflikter Etablert faggrupper med bred kommunal deltakelse for forankring, videreutvikling og igangsetting av relevante prosjekter og tiltak innenfor de ulike virksomhetsområdene. Godt dokumenterte rutiner, arbeidsprosesser for ivaretakelse av basis driftsoppgaver- God ivaretakelse av behov for overlappende kapasitet/kompetanse på basisoppgaver, inkludert aktiv bruk av leverandørmarked for å sikre nødvendig dublering. ROS for IKT er under innføring. IKT ORKidé 8 av 13 Side131

132 4.4 Svakheter Personell Kapasitet/kompetanse prosjektledelse Kapasitet/kompetanse til å støtte implementerings-/endringsprosesser i kommunene. Kapasitet/kompetanse til gjennomføring av nye IT-anskaffelser og hva med kapasitet på formalia/juridiske knyttet til innkjøp? Kapasitet/kompetanse på ikke-administrative basissystemer (f. eks systemer for tekniske tjenester, pleie/omsorg?, kvalitetssystem etc.) System Mangler entydig serviceavtale med vertskommunen og til dels uavklarte ansvarsforhold for drift av datarom (lås/sikring, kjøling, strømforsyning) Til videre vurdering: o Sikkerhetsrapport nye system-/løsningsbehov knyttet til sikkerhet? o ephorte?, Visma Skole,? eller andre applikasjoner? f. eks ekstra høye drifts- og vedlikeholdskostnader? o Kvalitetssystem? andre «prekære» systembehov i kommunene som ikke er løst? o Utfasing/rydding «gamle» systemer? o Andre spesielle oppgraderingsbehov av en viss størrelse/betydning? Organisering/prosess Dagens strategiplan har ikke blitt brukt som forutsatt, dette kan delvis skyldes at dagens strategiplan er tiltaksfokusert og i liten grad dekker mer overordnede problemstillinger av relevans for IKT ORKidé. Til dels mangelfull forankring av IKT ORKidés planer og prosjekter i kommunene. OBS! Store forskjeller mellom deltakerkommunene! Svekket IKT kompetanse/forståelse i kommunene som følge av IKT ORKidé(?) - fare for ansvarsfraskrivelse? Uklar ansvarsdeling mellom IKT ORKidé og kommunene for ivaretakelse av overordnede IT-strategiske problemstillinger? Varierende erfaringer/resultater av faggruppeorganisering. Opplagte gevinster realiseres ikke p.g.a ingen instruksmulighet for gjennomføring av f. Eks knyttet til drift av PC-park, IT-sikkerhet o.a. Mangelfull implementering i den enkelte kommune eller på virksomhetsområder begrenser IKT ORKidés/kommunene muligheter til gevinstrealisering. Begrensede muligheter til å instruere IT-personell som er ansatt i kommunene gir sikkerhetsutfordringer og svekker gjennomføringsevnen i prosjekter. Dagens løselige organisering av driftsorganisasjon kan gi uklare kommandolinjer i drift, spesielt ved gjennomføring av større prosjekter, spesielle hendelser og krisesituasjoner. Arbeid med ROS (risiko- og sårbarhetsanalyser) for IKT kan forbedres. Innføring av ITIL kan gi bedre kvalitetssikring av IT-funksjonen. (ITIL er et etablert internasjonalt rammeverk for kvalitetssikring av IT) Begrensede muligheter til å instruere IT-personell som er ansatt i kommunene gir sikkerhetsutfordringer og svekker gjennomføringsevnen i prosjekter. IKT ORKidé 9 av 13 Side132

133 5. Overordnede føringer IKT integreres i stadig større grad i utførelsen av kommunale tjenester. Det er utfordrende for kommunene å imøtekomme forventninger om å inkludere IKT i en helhetlig tjenesteutvikling. De overordnende føringer angir mål om forbedret dialog med innbyggerne, redusert sårbarhet, høyere effektivitet og kvalitetforbedring. Regjeringens digitaliseringsprogram utfordrer også kommunesektoren på flere områder og det er derfor flere gode grunner for at det etableres en ny strategi for kommunesektoren nå. Strategien setter må for hvor langt kommunene skal være kommet i løpet av KS har en visjon om at norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. KS har derfor iverksatt egne satsinger med mål om bedre samordning mellom kommuner og standardisering av løsninger. 5.1 Innovasjonsbehov KS ser at vi trenger en nyskapende kommunesektor for å løse velferdsutfordringene. Innovasjon er ikke å betrakte som et mål i seg selv, men et virkemiddel for å løse komplekse og sentrale velferdsutfordringer Kommunesektoren trenger å bygge en innovasjonskultur. Dette handler blant annet om nye tankesett, nye samarbeidsmåter og nye måter å organisere seg på for å finne løsninger egnet for framtidas utfordringer I følge Microsoft er Norden den mest innovative arenaen for IKT utenfor California noe som kan gi grunnlag for målsettinger om Norge som «verdens smarteste» offentlige sektor. 6. Problemstillinger til videre arbeid I utviklingen av strategiplanen må kommunene involveres i diskusjon om hvilke målsettinger som bør defineres for den videre utviklingen av IT for kommunene. De overordnede målsettinger fra kommunene skal gi de viktigste føringene til utviklingen av IKT ORKidé. Dersom de overordnede målsettingene fra kommunene spriker i alle retninger, bør det iverksettes en prosess for avklaring og mest mulig samordning. Arbeidsgruppen ønsker involvering og innspill, og oppfordrer derfor kommunene til å delta aktivt i prosessen. Et sentralt spørsmål i diskusjonen er: Hvilke overordnede målsettinger har kommunene for den videre utviklingen av IT-bruk i kommunen som helhet og for de ulike virksomhetsområdene? En viktig del av strategiprosessen vil være å få avstemt etablerte planer i kommunene/ikt ORKidé opp i mot kommunenes fremtidige målsettinger innenfor IT-bruk. Arbeidsgruppen vil sørge for at ORKidé også involveres i diskusjonen, og vil i prosessen frem til ny strategiplan skal foreligge også sørge for at overordnede målsettinger for IT-bruken i kommunene blir drøftet både i fagledersamling og på strategisamling i høst. IKT ORKidé 10 av 13 Side133

134 IKT ORKidé vil basert på foreliggende analyser og input underveis i prosessen jobbe videre med følgende problemstillinger: 1. Hvordan skal IKT ORKidé posisjonere seg i forhold til forventinger og krav fra de ulike interessentene og endringer i teknologi og marked? 2. Hvordan skal videreutviklingen av IKT ORKidé styres? 3. Hva kreves av kompetanse (i IKT ORKidé og i kommunene)? 4. Hvor mye ressurser kreves? (penger, personell, utstyr og systemer) 5. Hvordan skaffes ressursene? 6. Hvilken organisasjonsutvikling kreves i IKT ORKidé? 7. Hvordan utvikles samspillet mellom driften i kommunene med driften og prosjekt i IKT ORKidé? 8. Hvordan sikre gevinstrealiseringen i kommunene? 7. Fremdriftsplan for videre arbeid med strategiplan (Foreløpig fremdriftsplan med forbehold om endringer) Aktivitet Dato SWOT og evalueringsdokument distribueres medio april til kommunene for vurdering og involvering i prosess Frist Styreleder og dagligleder har diskusjonsmøte med AU ORKidé Presentasjon av strategiutkast for styret med vurdering av alternative løsninger Presentasjon av strategiutkast for Stor-ORKidé Juni -møtet Strategiutkast tas opp til diskusjon på ledersamling for IKT ORKidé 20./ Strategiutkast sendes på høring til kommunene etter ledersamling Høringsfrist: Styremøte IKT ORKidé Strategikonferanse med strategidiskusjon den Forslag strategiplan med budsjett for neste runde utsendes kommunene Ny presentasjon i Stor-ORKide Oktober (dato ikke satt) Daglig leder reiser rundt i kommunene for presentasjon Okt. des. Vedtak i kommunene IKT ORKidé 11 av 13 Side134

135 8. Utkast til innholdsfortegnelse i ny strategiplan. Det er utarbeidet et utkast til innholdsfortegnelse for IKT ORKidés nye strategiplan: 1. Om rammebetingelser/føringer etc. 2. SWOT med analyse a. Hvordan skal IKT ORKidé posisjonere seg i forhold til forventinger og krav fra de ulike interessentene og endringer i teknologi, marked inkl. trusselbilde i. kommunene, statlige føringer, interne brukere, eksterne brukere/innbygger/næringsliv, egne ansatte ii. iii. iv. ORKidé sin rolle IKT ORKidé sin rolle Kommunenes rolle b. (interessentanalyse) og posisjonering ift marked/utviklingstrekk 3. Strategi a. Hvordan skal videreutviklingen av IKT ORKidé styres? i. Hvor skal IKT ORKidé være om 5 år? ii. Hvilke overordnede grep må iverksettes og hvem skal prioritere mellom tiltakene? - eks. felles regional IKT-strategi iii. (aktuelle tiltak, investeringer nye løsninger etc.) b. Hvilken organisasjonsutvikling kreves i IKT ORKidé? i. Hvordan utvikle samspillet mellom driften i kommunene med driften og prosjekt i IKT ORKidé ii. iii. Hvordan sikre gevinstrealiseringen i kommunene? (revidert organisasjonsplan) eks. skille drift/strategi vurdere dagens organisasjonsmodell og foreslå endring c. Hva kreves av kompetanse for å lykkes med videreutvikling av IKT ORKidé? i. Hos eierne/beslutningstakerne? ii. iii. Hos brukerne (kommunene)? Hos IKT ORKidé? IKT ORKidé 12 av 13 Side135

136 iv. (Hvordan sikre kompetanseutviklingen og hvordan skaffes manglende kompetanse?) d. Hvilke systemer / tekniske endringer av overordnet betydning er viktig for IKT ORKidé i neste planperiode? i. Nye fellessystemer for virksomhetsområdene ii. iii. Nye fellessystemer for styring av virksomhetene (kvalitetssystem, business intelligens etc.) Generelle IT-løsninger 4. Overordnet handlingsplan a. Når og hvordan gjennomføres tiltakene og skaffes ressursene? b. Hva kreves av penger, personell, utstyr og systemer c. (revidert langtidsbudsjett - overordnet) IKT ORKidé 13 av 13 Side136

137 Arkiv: C00 Arkivsaksnr: 2013/530-3 Saksbehandler: Eigunn Stav Sætre Dato: Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 13/ Kulturutredningen høringssvar fra Kristiansund kommune Vedlegg: 1 Høringssvar NOU 2013:4 Kulturutredningen Kristiansund kommune 2 Høring av NOU 2013:4 Kulturutredningen 2014 Saken legges frem for formannskapet med følgende forslag til vedtak: Rådmannens innstilling Formannskapet vedtar vedlagte utredning til NOU 2013:4 Kulturutredningen 2014 som Kristiansund kommunes høringssvar og ber administrasjonen oversendte dette til Kulturdepartementet innen fristen 1. juli Denne saken gjelder høringssvar til Kulturdepartementet angående Kulturutredningen Høringssvaret støtter hovedkonklusjonene i utredningen. Saksopplysninger Kulturutredningen 2014 ble oppnevnt ved kongelig resolusjon den 18. mars 2011 for å utrede utviklingen i norsk kulturpolitikk etter 2005, og gi en vurdering av de viktigste utfordringene kulturpolitikken står foran i årene som kommer. Etter 2005 har Kulturløftet I og Kulturløftet II stått sentralt i kulturpolitikken, og har resultert i et stort økonomisk løft for norsk kulturliv. Utvalget som ble nedsatt bestod av følgende personer; Leder: Anne Enger, Moss Fylkesmann i Østfold, tidligere kulturminister ( ) Øvrige medlemmer: Anne Eriksen, Oslo Professor, kulturforsker ved UiO Karen Espelund, Trondheim tidligere generalsekretær Norsk Fotballforbund, nå fylkesdirektør for kultur og kommunikasjon, Sør-Trøndelag Lene Hansen, Tromsø grunnlegger av Riddu Riđđu - festivalen Side137

138 Corinne Lyche Campos - danser og produsent Marit Eikemo, Bergen - forfatter og journalist, leder Litteratursymposiet i Odda Ingrid Røynesdal, Bergen - klassisk pianist og statsviter, avdelingsdirektør Troldhaugen Tale Hungnes, Oslo - generalsekretær LNU Kjell Magne Mælen, Tromsø - dekan UiT, doktorgrad i publikumsutvikling Martin Revheim, Oslo direktør i MIC. Grunnlegger av Blå, tidligere leder Kongsberg Jazzfestival og kringkastingsorkesteret Eivind Nåvik, Lillehammer konsulent for Kulturskolerådet i Oppland og Hedmark Sjur Paulsen, Stavanger daglig leder, Filmkraft Rogaland AS Geir Berdahl, Bærum forlagssjef Oktober, leder Forleggerforeningen Arne Nøst, Stavanger maler, grafiker, musiker med mer. Teatersjef Rogaland Teater Kulturutredningen har vurdert kulturpolitiske mål, virkemidler og tiltak i perioden etter Også juridiske, økonomiske, organisatoriske og informerende virkemidler og tiltak på statlig, regionalt og kommunalt nivå kommer inn under utredningen, og utvalget har lagt vekt på at hele landet er nedslagsfelt for kulturpolitikken. Utvalget har gjennomført arbeidet i åpen dialog med aktørene i bredden av kulturfeltet. Utredningen forholder seg i hovedsak ikke til idrettsfeltet og medieområdet, da disse får egne utredninger/meldinger. Spesielt har utredningen tatt for seg følgende problemstillinger: Relevansen av de nasjonale kulturpolitiske målene sett i lys av samfunnsutviklingen Lokal/regional kontra sentral beslutningsmyndighet, herunder samspillet mellom de tre forvaltningsnivåene stat, fylkeskommune og kommune Rolle- og funksjonsdeling mellom kunst- og kulturfaglige og politiske beslutningstakere Forholdet mellom kulturuttrykk med smalt nedslagsfelt og den brede kulturaktiviteten Kulturpolitikk i en digital tid Kulturpolitikkens mangfoldsdimensjoner Samspillet mellom kulturpolitikken og andre samfunnsområder, herunder helse og omsorg, utdanning, arbeidsliv, integrering og regional utvikling og næringsliv. Frivillig sektors rolle i kulturpolitikken. Utviklingen i den geografiske fordelingen av kulturmidler, og betydningen av fordelingen for kulturtilbud i ulike deler av landet. Utredningen konkluderer med en rekke forslag om endringer, prioriteringer og mål/tiltak. For mer informasjon om utredningen, samt selve utredningen, se Den ferdige utredningen ble fremlagt for departementet 4. mars 2013, og ligger nå ute til høring. Kristiansund kommune er en av høringspartene, og administrasjonen har utarbeidet vedlagte høringsforslag til behandling. Side138

139 Rådmannens vurdering Rådmannen vurderer det som viktig å gi et høringssvar på Kulturutredningen Kultur er et prioritert område i Kristiansund kommune, og utvalgets konklusjoner vil ha stor påvirkning på den videre utviklingen av kulturfeltet. Dette gjelder ikke minst for kommunens lovregulerte kulturoppgaver innen kulturskole og bibliotek, men også innen kommunens egne prioriteringer av barne- og ungdomskultur og frivilligheten. Klima eller miljøkonsekvenser av forslaget: Ingen. Just Ingebrigtsen rådmann Karl Kjetil Skuseth kommunalsjef Side139

140 Det kongelige kulturdepartement P.b Dep 0030 OSLO Deres ref: Vår ref Saksbehandler Dato 2013/530-4 Eigunn Stav Sætre Høringssvar NOU 2013:4 Kulturutredningen Kristiansund kommune Kristiansund kommune har med stor interesse lest Kulturutredningen 2014, og vil berømme utvalget for et solid stykke arbeid. Kristiansund kommune har i en årrekke prioritert og utviklet det lokale kulturarbeidet, og ser behovet for et nasjonalt løft på den fronten. Derfor er vi svært fornøyd med hovedkonklusjonen i rapporten, der den lokale grunnmuren løftes frem som et foreslått satsingsområde i årene fremover. Kristiansund kommune mener innføringen av ytringskulturen som begrep er svært positivt, og det er viktig at man kritisk tar tak i det som per i dag oppfattes som et ullent kulturbegrep med uklar grenseoppgang. Kultur er et stort og komplekst fagområde, selv om det i mange kommuner vurderes som det motsatte. Kristiansund kommune vil understreke utvalgets slutning om at kommunen er en av hovedkildene til finansiering av kulturlivet og frivilligheten. Det er kommunene som står nærmest brukerne, kjenner best til utfordringene og som på enklest mulig måte kan støtte opp under utviklingen av kulturlivet lokalt. Dette er et ansvar vi som kommune har tatt på alvor, men som står i konstant fare for nedskjæringer når viktige prioriteringer må tas. Konsekvensene av dette er at mange kommuner står igjen uten den kulturfaglige kompetansen til å støtte kulturutviklingen, og de økonomiske midlene til å gjennomføre dette. Utvalget viser blant annet til tendensen til at kulturfeltet i økende grad blir sett på som et aspekt ved andre politikkfelt og i mindre grad forstått som et selvstendig virksomhetsområde i kommunene. Vi observerer stadig at kommuner nedbemanner på nettopp dette området, noe som igjen fører til at kommunen som helhet mister muligheten til å fremme kulturens interesser både i egen organisasjon, og opp mot resten av virkemiddelapparatet, som stat og fylkeskommune. Kristiansund kommune er enig i den samfunnsmessige forankringen av kulturen som en avgjørende del av demokratiutviklingen. Når utvalget viser til oppbyggingen av den kulturelle grunnmuren, stiller Kristiansund kommune seg bak dette. Foruten bibliotek, Kultur- og næringsenheten Postadresse Besøksadresse Telefon Bank Postboks 178, 6501 Kristiansund Kristiansund Servicekontor E-post Langveien 19 Telefaks Org.nr postmottak@kristiansund.kommune.no NO Side140

141 kulturskole, fritidsklubber og frivilligheten, vil vi også understreke at den offentlige kulturfaglige tilrettelegger- og utviklerkompetansen i kommunen er en viktig del av dette fundamentet. Med en sterk tradisjon for samarbeid mellom amatør og profesjonell vil Kristiansund kommune også understreke viktigheten av tiltak som sikrer profesjonelt kulturliv i regionene, bl.a. gjennom mer hensiktsmessige vilkår for profesjonelle utøvende kunstnere. Den kunstneriske friheten må i alle sammenhenger ivaretas. Kristiansund kommune mener at fokuset for kulturarbeidet og kulturmidlene bør være der kultur er hovedformålet, ikke bare et delmål. Øremerking av midler kan være en ide i forhold til innføring av nye ordninger. Man må i midlertid være oppmerksom på at dette kan føre til utfordringer for ulike kommuner da organiseringen av kulturarbeidet varierer. Man bør være varsom med å ha en statlig overordnet styring av hvordan midlene skal brukes, selv om det ofte er en fordel med nasjonalt trykk på ulike områder. Kristiansund kommune mener at en lovfesting styrker fagområdet på en bedre måte, og en foreslått styrking av lovverket for kulturfeltet støttes. Kristiansund kommune oppfatter den kulturelle infrastrukturen som både egnede lokaler, organisasjon og faglig kompetanse. I Kulturløftet II har det vært lagt stor vekt på utbygging av fysisk infrastruktur, da spesielt på nasjonalt nivå. Dette arbeidet er på ingen måte ferdigstilt med tanke på helheten i den kulturelle infrastrukturen. Vi vil understreke behovet for et fortsatt sterkt fokus på utviklingen av den kulturelle infrastrukturen lokalt innen både egnede bygg og lokaler, organisasjon og faglig kompetanse. Et viktig element her er å vurdere kulturbygg med et like tydelig fagfokus som ved idrettsbygg, og med lignende finansieringsnøkkel. Kristiansund kommune anerkjenner og støtter behovet for å skape en mer kunnskapsbasert kulturpolitikk. Mens andre fagområder styrker og underbygger sin rolle i samfunnsbyggingen, svekkes kulturområdet gjennom manglende dokumentert effekt. En forskningsbasert utvikling vil i sin tur sikre en klarere målstyring av kulturarbeidet. Vi vil avslutningsvis poengtere ytringskulturen som en vesentlig del av den kulturelle dannelsen av individet. Vi opplever stadig hvor viktig kultur er for å la hvert enkelt menneske utvikle seg som individ. Kultur fremmer livskvalitet, trivsel og god helse og fortsetter å være et viktig fagområde i dagens komplekse samfunn. Side 2 av 2 Side141

142 Side142

143 Side143

144 Arkiv: U01 Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Bente Weiseth Frantzen Dato: Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Næringsutvalg 13/ Formannskapet 13/ Svar på henvendelse fra Nordmøre Fiskebåt vedr. daglig ledelse Rådmannen ber Næringsutvalget legge saken frem for Formannskapet med følgende forslag til vedtak: Rådmannens innstilling Kristiansund kommune støtter Nordmøre Fiskebåts ønske om marin kompetanse i rollen som daglig leder og ber styret i Nordmøre Fiskebåt om å arbeide videre med å finne fagkompetanse i miljøet i en av de andre kommunene. Dersom selskapet ikke lykkes å rekruttere slik kompetanse vil Kristiansund kommune ta opp saken til ny vurdering. Denne saken gjelder henvendelse fra Nordmøre Fiskebåt, som ønsker tilbakemelding på mulige løsninger for fremtidig daglig ledelse. Behandling i Næringsutvalg I samsvar med rådmannens innstilling gjorde Næringsutvalget følgende enstemmige vedtak: Kristiansund kommune støtter Nordmøre Fiskebåts ønske om marin kompetanse i rollen som daglig leder og ber styret i Nordmøre Fiskebåt om å arbeide videre med å finne fagkompetanse i miljøet i en av de andre kommunene. Dersom selskapet ikke lykkes å rekruttere slik kompetanse vil Kristiansund kommune ta opp saken til ny vurdering. Saksopplysninger Nordmøre Fiskebåt er en aktør med kontor på Averøy, som vil styrke marin sektor på Nordmøre, og som viser vilje og evne til samarbeid med næringslivet og det offentlige. De ønsker gjennom kompetanse og nettverk å være en ressurs til beste for eiere og Side144

145 samfunnet rundt seg. I tillegg til arbeidet for nye fiskefartøy og kvoterettigheter til Nordmøre, tilbyr de følgende tjenester: Bistand i forhandlinger om kvotekjøp Samarbeid mellom rederier Rederidrift Organisere felles forskings- og utviklingsprosjekt (FoU) Sekretariatstjenester Prosjektadministrasjon Gjennomføre tiltak og aktiviteter som bidrar til å utvikle marin sektor Administrasjon, innleie og bruk av fiskefartøy til oppdrag utenom ordinær virksomhet, eksempelvis beredskap, utdanning, rekruttering, FoU-tjenester Markedsføre det marine Nordmøre Styrearbeid Rådgiving Nordmøre Fiskebåt AS ønsket, i brev av , å utvide aksjekapitalen og inviterte til aksjetegning i selskapet til en verdi av kr Dette ble gjort i forbindelse med at selskapet foretok en strategisk omlegging. Denne forespørselen ble behandlet i Kristiansund kommunes bystyre den I samsvar med rådmannens innstilling vedtok bystyret, mot 7 stemmer, at Kristiansund kommune kjøpte 200 aksjer i Nordmøre Fiskebåt AS for til sammen kr ,-. Aksjenes pålydende var kr 100,- og ble tegnet med en overkurs på kr 400,- per aksje. Aksjekjøpet ble finansiert gjennom bruk av investeringsfond. Antall eiere er nå oppe i 20 aksjonærer. I denne perioden gikk daværende styreleder Jarle Haga inn som arbeidende styreformann. Selskapet ønsket seg større deltagelse fra marin sektor og kommunene i regionene i forhold til ledelse og drift. På sikt så man for seg en % stilling som daglig leder for å utøve arbeidet. Nøkkelen til suksess ligger her i å få kvalifisert, marin kompetanse inn i en slik stilling. Det er dette som nå etterspørres i brev fra Nordmøre Fiskebåt til ordførerne i Averøy, Fræna, Kristiansund og Smøla: FRAMTIDIG DAGLIG LEDELSE I NORDMØRE FISKEBÅT AS Som kjent er aksjekapitalutvidelsen i Nordmøre Fiskebåt AS nå avsluttet med et vellykket resultat. Nytegningen endte på kr , og antall aksjonærer økte fra 9 til 20. Styret fattet i sitt møte 27. november 2012 under sak 51 / 2012 slikt enstemmig vedtak: Driften av Nordmøre Fiskebåt AS må i tiden framover baseres på at daglig leder ansettes i et deltidsengasjement. Etter at selskapet har gjennomført aksjekapitalutvidelsen tas det kontakt med politisk og administrativ ledelse i de kommunene som er aksjonærer i Nordmøre Fiskebåt AS, med sikte på å avklare om det er interesse for å få til stillingsdeling med personer som arbeider med næringsutvikling. Det er en forutsetning at vedkommende som blir aktuell for ledelsen av Nordmøre Fiskebåt AS har tilstrekkelig kompetanse for selskapets oppgaver. Jeg ber om at ordførerne videreformidler dette vedtaket til sine rådmenn, og avklarer om det i den enkelte eierkommune er grunnlag for å melde interesse for en slik løsning. Slik eventuell interesse bes meddelt Side145

146 Nordmøre Fiskebåt AS innen 31. mai Etter at eventuelle drøftingsmøter med de som måtte være interessert er avholdt, vil styret i selskapet behandle saken. Med vennlig hilsen Jarle Haga Rådmannens vurdering Satsing på marin sektor i Kristiansundsregionen er ønskelig jf. Kristiansund kommunes Kommuneplan , Samfunnsdelen kapittel 4 Næringsutvikling: Kristiansundsområdet skal utvikles til et aktivt og allsidig arbeidsmarked. Kommunen skal særlig befeste og utvikle sin rolle som senter for petroleumsvirksomheten, marine næringer, reiselivsvirksomheten, kompetanseutvikling og kulturbasert næringsliv. Kristiansund ønsker å legge til rette for økt marin utvikling, og ser at kompetanse og bransjekunnskap er en nødvendighet for å lykkes her. Det arbeides på flere felt og ulike nivå for å legge til rette for marin bransje gjennom: - Næringsutvalget i Kristiansund - Næringspolitisk Råd (Kristiansund/Averøy) - Marin Arena En møteplass for marine næringer, forskning, forvaltning, virkemiddelapparat og andre interesserte med faglige innlegg og en god prat nyopprettet Omfatter Kristiansund, Averøy, Smøla og Aure. - NFKK: Nettverk for fjord- og kystkommuner ble opprettet i 2009, basert på ønsket om en arealavgift (naturressursavgift). Kommunene ønsket å få noe igjen for arbeidet med å tilrettelegge og forvalte sjøarealene våre. Mange av kommunene er stolte vertskap for havbruksvirksomhet. Men mange opplever også at virksomheter sentraliseres. Arbeidsplasser på land forsvinner og kommuner sitter igjen med saksbehandling og merder i sjøen. Skattekronene har ikke nødvendigvis samme ankerfeste som oppdrettsmerdene. Dette er en av grunnene til etableringen av Nettverk fjord- og kystkommuner. Kristiansund ble medlem i NFKK i I tillegg ble det også forsøkt etablert et interkommunalt marint utvalg i 2011, som ennå ikke er konstituert. Som deleier i Nordmøre Fiskebåt ønsker Kristiansund kommune å etterstrebe samarbeid og arbeidsfordeling. Vi ønsker også å legge til rette for at personer med kompetanse innen bransjen får muligheten til å være med på utviklingsarbeidet. Rådmannen mener derfor at det er naturlig å finne denne kompetansen i det marine miljøet på Smøla eller Averøy. Kristiansund kommune vil fremdeles jobbe for marin utvikling gjennom både politiske utvalg og administrasjon, men ser at det er mer naturlig at vi jobber opp mot en stillingsressurs enn inn i den. Vi vet av erfaring at både Smøla og Averøy har god marin kompetanse og disse kommunene står for en god del av den marine verdiskapingen på Nordmøre. Dersom selskapet ikke lykkes å rekruttere slik kompetanse vil vi kunne ta opp saken til ny vurdering. Når det gjelder utviklingsarbeidet som skal gjøres i tiden fremover i regi av Nordmøre Fiskebåt, ønsker Kristiansund kommune å være en aktiv bidragsyter. Klima eller miljøkonsekvenser av forslaget: Ingen Just Ingebrigtsen Side146

147 Rådmann Karl Kjetil Skuseth kommunalsjef Side147

148 Arkiv: U01 Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Odd-Arild Bugge Dato: Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 13/ Deltakelse i prosjektet: Felles strategisk næringsplan for Nordmøre Vedlegg 1 Invitasjon til kommunene_ felles strategisk næringsplan 2 Prosjektbeskrivelse Rådmannen legger saken frem for formannskapet med følgende forslag til vedtak: Rådmannens innstilling 1) Kristiansund kommune slutter seg til arbeidet med felles strategisk næringsplan for Nordmøre 2) Kommunen stiller med egne ressurser, gjennom å stille med representant til prosjektgruppa. 3)Kommunen forplikter seg til å ta sin andel av felleskostnadene i henhold til vanlig Orkidé-nøkkel. Kommunens kostnader belastes sentraladministrasjonen. Denne saken gjelder. Nordmørskommunene skal sammen lage en strategisk næringsplan for regionen. Arbeidet, som er kostnadsregnet til 1,9 mill. kroner, skal gjennomføres som et spleiselag med ORKidé som styringsorgan. Finansieringen skjer gjennom bruk av egne ansatte, tilskudd fra fylkeskommunen og kr som fordeles mellom kommunene over to år. Planen skal vedtas i 2014, og skal gi grunnlag for gevinster både for næringslivet, næringsorganisasjonene og kommunene. Saksopplysninger Bakgrunn for prosjektet Kommunene på Nordmøre har et felles mål om fortsatt vekst og utvikling i regionen. Å tilrettelegge for planlagt og god næringsutvikling er en viktig del av dette. Utarbeidelse av en felles strategisk næringsplan vil bli et felles verktøy, for å sikre balansert og dynamisk vekst på tvers av kommunegrenser. Side148

149 Ordfører- og rådmannskollegiet for Nordmøre (ORKidé) ønsker nå at alle kommunene på Nordmøre går sammen om å få realisert felles strategisk næringsplan for området. En felles plan vil gi tydelige signaler om retningsvalg for en samlet region. Målet for prosjektet er å skape en helhetlig og dynamisk region som gir grunnlag for videre vekst, og at det skal være utviklet og implementert en felles strategisk næringsplan for Nordmøre innen utgangen av juni Resultatmål for prosjektet: Næringsplanen brukes som en felles plattform for næringsutvikling i regionen Næringsplanen understøtter arbeidet som gjøres i Fylkesplana for Møre og Romsdal Kommunene sine egne næringsplaner og arealplaner skal utvikles i tråd med de felles målene regionen arbeider i mot Næringsplanen blir retningsgivende for utarbeidelse av årlige/faste handlingsplaner Næringsplanen blir plattform for nye interkommunale samarbeid Bedre regional arbeidsdeling i forhold til type næringsliv man skal satse på, kompetansemiljø og støttetjenester Etter gjennomført prosjekt forventes følgende effekter: For næringslivet: En samla næringspolitisk region, gir et større marked, som igjen fører til et mer konkurransedyktig næringsliv Økt lønnsomhet og innovasjon Mer bærekraftig verdiskapning Nyetableringer av virksomheter og større lokalt eierskap Mulighet for å skape nye næringsklynger Raskere og mer forutsigbar kommunal saksbehandling For kommunene: Økt kompetanse Økt etableringslyst og sysselsetting også i kommuner som i dag har demografiske utfordringer Gjensidig kjennskap til næringssammensetningen i regionen, som igjen kan gi grunnlag for nye samarbeid og nyetableringer Raskere og mer forutsigbar kommunal saksbehandling Omdømmebygging - felles merkevarebygging For næringsorganisasjoner: En mer effektiv organisering og større gjennomslagskraft Omdømmebygging - felles merkevarebygging For øvrig næringsliv nasjonalt og internasjonalt: Omdømmebygging - felles merkevarebygging Kjennskap til hva Nordmørsregionen er, og hva den kan tilby Organisering Det engasjeres en konsulent som prosjektleder til å kjøre prosessen og produsere plandokumentene. Vi starter med en kartlegging av nå-situasjonen i næringslivet, før det i dialog med aktuelle deltakere utarbeides forslag til strategier, mål og tiltak. Prosjekteier er ORKidé og styringsgruppe er AU ORKidé. Det etableres en prosjektgruppe med en representant fra hver kommune, og en referansegruppe med sentrale politikere, representanter fra næringslivet, kommunal administrasjon, samt at Møre og Romsdal fylkeskommune blir invitert. Side149

150 Økonomi Hver kommune bevilger sin andel av kostnadene, og stiller ressurser i form av eget arbeid til disposisjon for prosjektet i henhold til prosjektplanen: 1000 kr Merknad Kostnader Prosjektadministrasjon 100 Frikjøp ansatt i 5 % stilling over to år Kontorhold, reise, møter 100 Inkl. drift av styrings- og arbeidsgrupper Utredninger kommunevis 800 Eget arbeid i kommunene Prosjektledelse 800 Kjøp av prosjektleder / konsulenttjenester Diverse 100 Sum Finansiering Eget arbeid i kommunene månedsverk/kommune over 2 år 10 mnd.verk Kommunale bidrag 400 Fordeles på kommunene over 2 år Tilskudd M&R fylkesk. 700 Sum NB: 1)Ingen beløp er avklart med partene, beløp inkl. mva. 2)Næringslivets innsats er ikke definert i budsjettet da de vil bidra med egeninnsats Rådmannens vurdering Det var Næringspolitisk råd som tok initiativ til dette arbeidet våren 2012, og Kristiansund kommune som sekretariat har alt nedlagt betydelig arbeid for å få fram dette prosjektet. Ved en vellykket gjennomføring vil vi få styrket det gode samarbeidsklimaet mellom nordmørskommunene, og bedre grunnlaget for å sikre rekruttering til nøkkelstillinger og tilrettelegge attraktive arealer for næringslivet i hele regionen. Kostnadene med Kristiansund kommunes deltakelse (ORKidé-fordelt andel av kr /år over to år) dekkes over sentraladministrasjonens budsjett. Klima eller miljøkonsekvenser av forslaget: Ingen direkte Just Ingebrigtsen rådmann Karl Kjetil Skuseth kommunalsjef Side150

151 Til kommunene på Nordmøre Invitasjon til deltakelse i prosjektet: «Nordmøre i samspill en felles «Strategisk næringsplan for Nordmøre» Kommunene på Nordmøre har et felles mål om fortsatt vekst og utvikling i regionen, og på bakgrunn av et initiativ fra Næringspolitisk råd for Kristiansund og Averøy kommuner, er det satt i gang arbeid med å utarbeide en felles strategisk næringsplan for Nordmøre i regi av ORKidé. En overordnet plan vil innebære en strategi for hvordan vi kan bruke våre ulike styrker og vekstområder, til å skape ytterligere vekst. Å få en oversikt og planlegge ut i fra en helhet, kan gi kommunene på Nordmøre en god regional arbeidsdeling. Formålet med prosjektet er å skape en helhetlig og dynamisk region som gir grunnlag for videre vekst, samt at en felles strategisk næringsplan for Nordmøre, skal være utviklet og implementert innen utgangen av juni Vedlagt finner dere en fullstendig prosjektbeskrivelse med budsjett, og et utkast til saksfremlegg som kan benyttes i den kommunale saksbehandlingen. Vi ber om at denne saken blir tatt opp i kommunestyret for behandling, og setter en frist for tilbakemelding til: 15.august 2013 Kristiansund 30. mai 2013 Vennlig hilsen Ordfører og rådmannskollegiet for Nordmøre (ORKidé) Mons Otnes leder Side151

152 Nordmøre i samspill - felles strategisk næringsplan for Nordmøre Prosjektbeskrivelse Side152