Kommunesammenslåing Hof og Holmestrand STATUSRAPPORT ARBEIDSGRUPPE 13

Transkript

1 Kommunesammenslåing Hof og Holmestrand STATUSRAPPORT ARBEIDSGRUPPE MAI 2016

2 Innholdsfortegnelse 1 Medlemmer av arbeidsgruppen Mandat Fremdriftsplan Kompetansebehov Hvilken kompetanse er nødvendig (lovmessig/forsvarlig) Kompetansegap Organisering Forslag til organisering i ny kommune Personellmessige utfordringer Økonomi IKT Fagsystemer Digitalisering internt (i kommunen) og eksternt (innbyggere) Arkiv Dagens rutiner Fremtidig behov Lokalisering Anskaffelser Synergieffekter Effektiviseringsgevinster arbeidsgruppens egne punkter Oppsummering status Eventuelle kritiske faktorer for å kunne etablere en ny kommune per

3 1 MEDLEMMER AV ARBEIDSGRUPPEN Navn medlem Stillingstittel Virksomhet Kommune Gilda Bjørnson Virksomhetsleder Veset Bo- og Hof aktivitetssenter Beate Rønningen Tillitsvalgt Veset Bo- og Hof aktivitetssenter Mette Poosz* Sykepleier Veset Bo- og Hof aktivitetssenter Hilde Ruså Virksomhetsleder Holmestrand Bo- og Holmestrand Ambjørg Akerholt Tjenestleder avd. B/C Holmestrand Bo- og Holmestrand Gunn-Kristin Hagen Tjenestleder avd. A/D Holmestrand Bo- og Holmestrand Berit L. Johannesen Dagsykepleier B/C Holmestrand Bo- og Holmestrand (demens) Heidi Aker Dagtilbud demens Holmestrand Bo- og Holmestrand Karianne Brathlie Spesialsykepleier A/D Holmestrand Bo- og Holmestrand Marit Lindberg Kjøkkensjef Holmestrand Bo- og Holmestrand Janne Haukås Tillitsvalgt NSF Holmestrand Bo- og Holmestrand Elisabeth Nygård Tillitsvalgt Holmestrand Bo- og Holmestrand fagforbundet Solfrid Nilsen Prosjektleder Personal og utvikling Holmestrand *Mette Poosz supplerer gruppen fra 12. mai og vil erstatte Gilda Bjørnson som slutter i sin stilling som Virksomhetsleder i juni Stillingen er omgjort og lyst ut som. 2 MANDAT Mandat: Den administrative organisering av nye Holmestrand kommune skal være på plass fra Overordnet ledelse, rådmann og kommunalsjefer skal være tilsatt, og de områder kommunalsjefene skal ha ansvar for skal være klare. Tjenesteområdene skal være organisert i hensiktsmessige enheter, der samarbeidet med andre kommuner skal være avklart, herunder lokalisering av de ulike tjenesteområder og evt. vertskommunesamarbeid. Ansattes rettigheter på alle nivå, skal ivaretas i arbeidet med å løse utfordringer av personalmessig karakter ved dannelsen av ny organisasjon. Synergieffekter ved sammenslåingen skal synliggjøres. IKT- infrastruktur og fagsystemer skal være samordnet, og sammenslåingen skal søke utvikling og forbedring av digitale løsninger for den kommunale organisasjon, og overfor innbyggerne. Føringene gitt gjennom den politiske plattformen for kommunesammenslåingen, som framkommer i vedlegget til søknaden om kommunesammenslåing, skal ivaretas. 2

4 3 FREMDRIFTSPLAN Oppstart gruppearbeid 4. april 2016 Når skal gruppens arbeid være ferdig: Juni 2017 Viktige milepæler underveis: Tidspunkt Milepæl Mai Mandat - Fremdriftsplan - Kartlegging av organisering og tjenesteområder September Forslag til organisering av institusjonsbaserte tjenester i ny kommune (Arbeidet er påbegynt og status fremkommer i Statusrapport innlevert mai 2016). - Forslag til lokalisering (som over) - Kompetansebehov og kompetansegap kartlagt Desember IKT o Fagsystem - Arkiv - Anskaffelser Mars 2017 Oversikt og forslag økonomi Juni Synergieffekter - Effektiviseringsgevinster - Arbeidsgruppens egne punkter - Oppsummert status 4 KOMPETANSEBEHOV 4.1 Hvilken kompetanse er nødvendig (lovmessig/forsvarlig) 4.2 Kompetansegap Er det kompetanse som helt mangler i dag? Hvilke områder er det behov for eventuell kompetanseheving? 3

5 5 ORGANISERING 5.1 Dagens organisering Veset Bo- og aktivitetssenter i Hof kommune Enhetens ansvarsområder dekker følgende tjenesteområder; Somatisk sykeavdeling (9 + 2 avklaringssenger) Skjermet avdeling for demens (6) Avdeling til personer med kognitiv svikt mv. (6) Omsorgsboliger med heldøgns omsorgstjenester (8) Kjøkken Vaskeri Veset Bo- og aktivitetssenter kan med relativt enkle grep utvide tilbudet med 10 plasser dersom det skulle være behov. Lederstruktur Rådmannens ledergruppe Sektorleder Virksomhetsleder Avd. A Avd. B Avd. D Vaskeri Kjøkken Omsorgsboliger Årsverk og ansatte etter tjeneste Årsverk Ansatte Avd. A, B + Omsorgsboliger 18, Tilsynslege 0,2 1 Avd. D 11,33 20 Vaskeri 0,8 1 Kjøkken 2,09 3 Virksomhetsleder 1 1 Sum 33,

6 Holmestrand Bo- og Virksomheten omfatter følgende tjenester: Drift av kommunens lang- og korttidsplasser i institusjon o Demensavdeling o Skjermet demensavdeling o Somatisk avdeling o Somatisk avdeling Kjøkken Vaskeri Dagaktivitetstilbud for hjemmeboende demente Merkantile (Rove) Lederstruktur: Rådmannens ledergruppe Kommunalsjef Merkantile Virksomhetsleder Dagaktivitetstilbud avdeling A og D kjøkken avdeling B, C og dagtilbud Dagsykepleier avdeling A og D Vaskeri Dagsykepleier avdeling B og C Årsverk og ansatte etter tjeneste Årsverk Ansatte Avd. A/D inkl. tjenesteleder og 0,64 tilsynslege 30,2 55 Avd. B/C inkl. tjenesteleder 22,38 42 Dagaktivitet hjemmeboende demente 2,00 5 Vaskeri 1,25 2 Kjøkken 6,10 10 Merkantile Rove 2,8 3 Virksomhetsleder 1,00 1 Sum 65,

7 5.2 Forslag til organisering i ny kommune Forslag lederstruktur/administrativ organisering: Gruppen foreslår en virksomhetsleder for institusjonsbaserte tjenester i ny kommune, og å utvide virksomheten med flere tjenesteledere. Dagsykepleierfunksjonene blir borte. Kjøkken blir værende som støttetjeneste til institusjonsbaserte tjenester, i en sammenslått utgave, mens vaskeri og merkantile foreslås flyttet nærmere egne fagmiljøer, se pkt Illustrasjon av ønsket organisering fremkommer under. Virksomhetsleder Institusjonsbaserte tjenester Veset avd. A, B,C Veset avd D Kjøkkensjef Veset+Bo og behandl. Bo/behandl. Avd. B, C Bo/behandl. Avd. A Bo/behandl.Avd. D Organiseringen fordrer en klar avgrensing av ansvar og oppgaver mellom ledernivåene. Et viktig aspekt å ivareta er tjenesteledernes mulighet til å organisere den daglige tjenesteutøvelsen på en faglig god måte. Oppgaver og ansvar/stillingsbeskrivelse Rolle Virksomhetsleder Ansvar og oppgaver 6

8 5.3 Personellmessige utfordringer Angi hvilke stillinger og/eller oppgaver det er knyttet personellmessige utfordringer til, f.eks. det er «dobbel dekning», eller oppgaven foreslås utført på annen måte enn i dag osv. Dette punktet skal avklares raskt og sendes videre til prosjektgruppen for videre behandling. Kjøkkenfunksjonen i ny kommune: Kjøkkenet i de to institusjonene skal slås sammen under en kjøkkensjef/tjenesteleder som har en 100% faglig, administrativ rolle. Kjøkkensjef blir fag-, personal-, og budsjettansvarlig for tjenesten med 12 medarbeidere og 7,1 årsverk (ekskl. kjøkkensjef selv og personell til matombringing). Rove hovedkjøkken: Kjøkkenet ved Holmestrand Bo- og blir hovedkjøkken i ny kommune. Middag for begge institusjonene skal produseres her. Middag skal daglig bringes til Veset Bo- og aktivitetssenter og tas i mot av kjøkkenpersonell der for klargjøring til avdelingene. Veset kjøkken: En medarbeider skal ha daglig ansvar for kjøkkenet på Veset, året rundt. Ansvaret skal rulleres på alle medarbeidere på kjøkkenet, slik at ingen ekskluderes fra det robuste fagmiljøet. Oppgavene ved kjøkken Veset blir hovedsakelig: Mottak av varer Smøre brødmat til avdelingene Mottak og klargjøring av middag fra Rove Bake Transport: Veset Bo- og aktivitetssenter har en 100% medarbeiderressurs som sørger for transport av hjemmeboende til dagaktiviteter og til matombringing. Ressursen vil benyttes til frakt av middag fra Rove til Veset. Matombringing til hjemmeboende flyttes: Rove hovedkjøkken vil fortsette å produsere middag til hjemmeboende med vedtak om matombringing. Ansvaret med å bringe maten ut til tjenestemottakerne bør imidlertid flyttes fra kjøkkenet til f.eks. hjemmetjenestene. Flytting av støttetjenester fra institusjonsbaserte tjenester: Det foreslås videre å flytte støttetjenestene «vaskeri» og «merkantile» til andre virksomheter/tjenester i ny kommune av tre årsaker; 1) det er ikke avgjørende for institusjonsbaserte tjenester at støttetjenestene er administrativt organisert her, selv om stedlig nærvær kan være en fordel, 2) faglig sett bør støttetjenestene være organisert under ledere med innsikt i faget som utøves, 3) det finnes allerede tjenesteområder i kommunen som kan få et styrket fagmiljø ved tilførsel av medarbeidere fra støttetjenestene tilknyttet institusjonene. Vaskeri: 2,05 årsverk som utgjør en samlet vaskeritjeneste i nye Holmestrand ønskes overført til «Renhold». Merkantile: Om lag tre årsverk som utfører merkantile oppgaver foreslås flyttet til andre administrative enheter som utfører liknende type oppgaver; arkivering, scanning, sentralbord, fakturering m.v. 7

9 6 ØKONOMI Veset Bo- og aktivitetssenter Tall i 1000 Budsjett 2015 Regnskap 2015 Budsjett 2016 Utgifter Inntekter Netto driftsutgifter Holmestrand Bo- og Tall i 1000 Regnskap 2014 Budsjett 2015 Budsjett 2016 Utgifter Inntekter Netto driftsutgifter IKT 7.1 Fagsystemer Hvilke fagsystemer finnes i dag i de respektive kommune? Er det behov for nye anbud, jfr. punkt 9 om anskaffelser. Problemstillinger sendes til arbeidsgruppe for anskaffelser på e-post Morten.Jakobsen@holmestrand.kommune.no Gruppe 13 foreslår at det opprettes en gruppe, bestående av medarbeidere som har spesiell innsikt i de ulike fagsystemene, til å foreta en gjennomgang i fagmiljøene for å avdekke styrker og svakheter ved de ulike fagsystemene. Med bakgrunn i en slik gjennomgang bør type/nytt fagsystem velges. 7.2 Digitalisering internt (i kommunen) og eksternt (innbyggere) 8 ARKIV 8.1 Dagens rutiner 8.2 Fremtidig behov 8

10 9 LOKALISERING Institusjonsbasert tjenester i nye Holmestrand består av følgende tjenesteområder: Demensomsorg o Dagaktivitetstilbud for hjemmeboende personer med demens o Skjermet omsorg o Forsterket skjerming Rehabilitering Somatisk behandling pleie og omsorg o Korttid o Utskrivingsklare pasienter fra sykehuset o Langtid Lindrende og palliativ omsorg Smittebehandling og behandling/omsorg i isolat Avlastning Demensomsorg Dagaktivitetstilbud for hjemmeboende personer med demens Tjenestetilbudet skal gis til hjemmeboende med diagnosen demens og utvides. Ny kommune skal ha om lag 8 plasser. Dagaktivitetsbrukere uten demensdiagnose som i dag nytter tilbudet vil henvises til andre lavterskel aktivitetstilbud (f.eks Botne aktivitetssenter). Tilbudet skal utvides til nye grupper, f.eks. yngre med demens, ved å utnytte «grønn omsorg» om mulig støttekontakttjenester i større grad. Lokalisering: Det foreligger to forslag til lokalisering av dagaktivitetstilbudet til hjemmeboende personer med demens: 7 tallet (liten boenhet lokalisert på Rove) Dagsenteret på Veset Transport: Veset har minibuss for transport og personalressurs til sjåfør. Personalressurs: To årsverk vil være tilknyttet dagaktivitetstilbudet, organisert under tjenesteleder. Demensavdeling: Skjermet avdeling: Avdeling for forsterket skjerming: Demensteam: 9

11 Rehabilitering/opptrening Rehabilitering defineres i forskrift om habilitering og rehabilitering som tidsavgrensede, planlagte prosesser med klare mål og virkemidler, hvor flere aktører samarbeider om å gi nødvendig bistand til brukerens egen innsats for å oppnå best mulig funksjons- og mestringsevne, selvstendighet og deltakelse sosialt og i samfunnet. (Forskrift om habilitering og rehabilitering, 2). Dette tjenestetilbudet skal samles i ny kommune for å få best mulig tverrfaglig tilbud med fysioterapi-, og ergoterapiressurser. Lokalisering: Rehabiliteringstilbudet skal lokaliseres til Veset Bo og aktivitetssenter. Somatisk behandling, pleie og omsorg Ordinære somatiske korttid og langtidspasienter skal få plass ved sykehjem avhengig av bostedsadresse. Her kan hensynet til viktigheten av å ha pårørende på besøk veie tungt. Lokalisering avansert klinikk: Utskrivingsklare pasienter fra sykehus og andre som er i behov av avansert klinisk behandling, pleie og omsorg skal få dette på Holmestrand Bo- og. Lindrende og palliativ omsorg Det skal utvikles en lindrende/palliativ avdeling/plasser som fremmer utvikling av og samler fagkompetansen på dette tjenesteområdet. Lindrende og palliativ behandling og omsorg strekker seg over flere tjenesteområder; lege, fysio- og ergoterapi, hjemmestjenester (med kreftkoordinator) og institusjon. Her bør det etableres et team for utvikling av organisering og samarbeid for best oppfølging av pasientgruppen. Smittebehandling/omsorg i isolat Det må etableres isolater for behandling og omsorg av smittefarlige pasienter og/eller pasienter som ikke skal bli utsatt for smitte. 10

12 10 ANSKAFFELSER Er det behov for nye avtaler? Anbud? 11 SYNERGIEFFEKTER 12 EFFEKTIVISERINGSGEVINSTER 13 ARBEIDSGRUPPENS EGNE PUNKTER Dersom arbeidsgruppens eget mandat identifiserer punkter som ikke er dekket i denne malen, settes disse inn her. 14 OPPSUMMERING STATUS Oppsummering av status i arbeidet skal etter oppsatt plan rapporteres til prosjektgruppen. Statusen som rapporteres skal ikke inneholde sensitive opplysninger (f.eks. navn på ansatte, brukere osv.) Eventuelle kritiske faktorer for å kunne etablere en ny kommune per