Referat Nasjonalt styremøte NS

Transkript

1 Referat Nasjonalt styremøte NS Soria Moria Hotell og Konferansesenter, 9. oktober 2015 Kl fredag 9. oktober. Referent: Oppmøtte Nasjonalt styre: Rasmus Bakken (RB), Eivind Valestrand (EV), Vilde Skylstad (VS), Laksha Ranshon (LR), Sara Gilani (SG), Helene Kolstad Skovdahl (HS) og Ole Marius Gaasø (OG). Nasjonalt styre 2016: Øyvind Rustan (ØR) (kom kl 09:11), Laksha Ranshon (LR), Kristina Albertsen (KA), Ingrid Dyvik (ID), Silje Malene Korsvold (SK) Forfall Orienterte Lokallagsledere: Øystein Ohr (ØO), Emma Lengle (EL), Åshild Ash Nordbotten (ÅN), Timo Kanehl (TK) og Cathrine Sevre (CS) Komitéledere: Elisabeth Holven (EH), Torfinn Madssen (TM), Hanna Gran Sestøl (HG), Ida Marie Nyhagen Vikan (IV), Katherine Wang (KW), Torunn Hjøllo (TH) Nettredaktør: Haakon Albech (HA) Leder MedHum-2016: Marlene Løw (ML) Leder FINO2015: Emily McLean (EM) Æsculap-redaktør: Frederik Emil Juul (FJ) Sekretær: Anita Fagersand (AF)

2 Innholdsfortegnelse INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 VEDLEGG... 3 SAKSKART... 4 SAK 1 FORMALIA GODKJENNING AV MØTEINNKALLING OG SAKSDOKUMENTER VALG AV MØTELEDER OG REFERENT GODKJENNING AV TIDSPLAN GODKJENNING AV REFERAT FRA SISTE NASJONALE STYREMØTE 7 SAK 2 ORIENTERINGER PERIODERAPPORTER HANDLINGSPLAN FRA FORRIGE MØTE STATUSRAPPORT ØKONOMI (REVIDERT) PR KURS I LNU HØSTEN ENDRINGER I FORENINGENS NASJONALE TILLITSVALGTE 10 SAK 3 SØKNADER OG OPPNEVNELSER SØKNAD OM ØKONOMISK STØTTE TIL KONFERANSEN MEDISIN OG KRISTEN TRO 2015 (NY I REVIDERTE SAKSPAPIRER) SØKNAD OM ØKONOMISK STØTTE TIL LIK (NY I REVIDERTE SAKSPAPIRER) 12 SAK 4 DISKUSJONSSAKER STATUS ARBEIDSPROGRAM OVERGANGSSAMLING TVK3-BUDSJETTET (NY I REVIDERTE SAKSPAPIRER) 14 SAK 5 VEDTAKSSAKER FORRETNINGSORDEN VALGMØTET VALGORDEN FOR NASJONALT STYRES INNSTILLINGER TIL VALGMØTET VERVSBESKRIVELSER HØRING NASJONALE SAMLINGER (NYTT VEDLEGG I REVISJONEN) SØKNAD OM UTVIDET BUDSJETTRAMME FOR PROSJEKT- OG UTVEKSLINGSHELGEN LEDERSAMLING RUTINER FORDELINGSUTVALGET FORDELING AV LNU MIDLER HØRINGSSVAR - UTKAST PÅ RAPPORT OG POLICYNOTAT OM FORSKNINGSFINANSIERING FRA LEGEFORENINGENS FORSKNINGSUTVALG NMF ALUMNI POLITISK RÅD OVERSIKT OVER RETNINGSLINJER OG VEILEDERE RETNINGSLINJER FOR VURDERING AV SØKERE TIL OPPNEVNINGER ELLER VALG RETNINGSLINJER FOR ORDEN OG ATFERD PÅ NMF SINE INTERNE OG EKSTERNE MØTER RETNINGSLINJER FOR KLIMANØYTRAL DRIFT RETNINGSLINJER FOR PROSJEKTER ARBEIDSMENGDE I VERV - EN VEILEDER FOR TILLITSVALGTE I NMF GODKJENNING AV RAPPORT FRA EUREGME GODKJENNING AV RAPPORT FRA GA AM2015 (UTSATT) GYMO-AVTALEN (NY I REVIDERTE SAKSPAPIRER) 29 SAK 6 EVENTUELTSAKER EKSTRA PLASSER PÅ FINO 30

3 SAK 7 AVSLUTNING OPPSUMMERING HANDLINGSPLAN PLANLEGGING AV NESTE MØTE MØTEKRITIKK/EVALUERING AV MØTET 31 VEDLEGG NS NS Referat NS NS e Referat Nasjonalt styremøte NS Perioderapporter samlet NS Konferanse medisin og kristen tro NS Søknad konferanse om medisin og kristen tro NS Budsjett konferanse om medisin og kristen tro NS Nmf-LIK 2016 NS Søknad Nmf-LIK-2016 NS Budsjett og regnskap LIK NS [lenke] Arbeidsprogrammet NS Forslag til forretningsorden VM2015 NS Valgorden Nmf forslag 2015 NS [lenker] Vervsbeskrivelser NS Høring Nasjonale samlinger Høringssvar samlet NS Utvidede budsjettrammer for Prosjekt- og Utveklsingshelg NS PogU-helg søknad NS PogU-helg Budsjett NS PogU-helg Tilbud Clarion hotel NS Rutiner Fordelingsutvalget NS Af rsrapport for lokallag NS Af rsrapport for Nasjonalt styre NS Mal - Deltakerliste sentralt kurs NS Mal - Rapport fra sentralt kurs NS Mal - Søknad om sentralt kurs NS Rapport - Internasjonal aktivitet NS Retningslinje Sentrale kurs NS [lenker] Høringssvar - Utkast pa rapport og policynotat om forskningsfinansiering fra Legeforeningens forskningsutvalg NS [lenker] Oversikt over retningslinjer og veiledere NS Vurdering av søkere til oppnevninger-valg NS Ordensreglement pa møter NS Retningslinjer for klimanøytral drift NS Forventninger til arbeidsmengde i Nmf NS Rapport_fra_EuRegMe 2015 Vedlegg uthevet med fet skrift er nye i reviderte sakspapirer

4 Sakskart SAK 1 FORMALIA 1.1 GODKJENNING AV MØTEINNKALLING OG SAKSDOKUMENTER Vedtak: Møteinnkalling og saksdokumenter godkjennes. 1.2 VALG AV MØTELEDER OG REFERENT Vedtak: RB velges som møteleder, EV skriver referat og LR skriver handlingsplan. 1.3 GODKJENNING AV TIDSPLAN Vedtak: Foreslått tidsplan godkjennes. 1.4 GODKJENNING AV REFERAT FRA SISTE NASJONALE STYREMØTE Vedtak: Referat fra NS og NS e godkjennes med de endringer som ble meldt som ønsket. SAK 2 ORIENTERINGER 2.1 PERIODERAPPORTER 2.2 HANDLINGSPLAN FRA FORRIGE MØTE 2.3 STATUSRAPPORT ØKONOMI (REVIDERT) 2.4 PR 2.5 KURS I LNU HØSTEN ENDRINGER I FORENINGENS NASJONALE TILLITSVALGTE SAK 3 SØKNADER OG OPPNEVNELSER 3.1 SØKNAD OM ØKONOMISK STØTTE TIL KONFERANSEN MEDISIN OG KRISTEN TRO 2015 (NY I REVIDERTE SAKSPAPIRER) Vedtak: Det vedtas å innvilge 5000 kr i støtte til konferansen for medisin og kristen tro 2015 mot promotering av Nmf etter nærmere avtale. Støtten utbetales ved fakturering, og belastes kostsenter for utdelt støtte, 60/ SØKNAD OM ØKONOMISK STØTTE TIL LIK (NY I REVIDERTE SAKSPAPIRER) Vedtak: Søknaden avslås med begrunnelse i at søknadsteksten fordrer at innvilget beløp er høyt, et beløp Nmf ikke kan støtte LIK med. Nasjonalt styre går videre i dialog med LIK om andre former for samarbeid. SAK 4 DISKUSJONSSAKER 4.1 STATUS ARBEIDSPROGRAM 4.2 OVERGANGSSAMLING Vedtak: VS er organisatorisk ansvarlig for årets Overgangshelg. 4.3 TVK3-BUDSJETTET (NY I REVIDERTE SAKSPAPIRER) Saken utsatt til neste møte. SAK 5 VEDTAKSSAKER 5.1 FORRETNINGSORDEN VALGMØTET 2015 Vedtak: Vedlagte forslag til forretningsorden vedtas som Nasjonalt styres innstilling til Valgmøtet VALGORDEN FOR 2016 Vedtak: Vedlagte forslag til Valgorden vedtas som Nasjonalt styres innstilling til Valgmøtet NASJONALT STYRES INNSTILLINGER TIL VALGMØTET Vedtak: Nasjonalt styre fremlegger for Valgmøtet følgende innstillinger: Ordstyrer Andrea Melberg

5 Bisitter Vibeke Risvold Referent Synne Lofstad Varareferent Cathrine Rath Pedersen Protokoll Mikal Thomas Dworak Hanne Hope Tellekorps Kenan Santic Augusta Horn Welle-Strand Ida Constanse Riis Jakobsen Leder, to medlemmer og ett varamedlem til valgkomité Elisabeth Holven 5.4 VERVSBESKRIVELSER Vedtak: Vedlagte vervsbeskrivelser vedtas med de endringer som kommer frem i møtet. 5.5 HØRING NASJONALE SAMLINGER (NYTT VEDLEGG I REVISJONEN) Vedtak: Nasjonalt styre tar med seg innspillene fra høringsrunden til kommende nasjonale samlinger, og det utformes et intensjonsdokument for hvordan nasjonale samlinger organiseres. Nasjonalt styre ser på hvordan finansieringsordninger for lokallagene til nasjonale samlinger kan forbedres. 5.6 SØKNAD OM UTVIDET BUDSJETTRAMME FOR PROSJEKT- OG UTVEKSLINGSHELGEN Vedtak: Nasjonalt styre vedtar å øke budsjettrammene for Prosjekt- og Utvekslingshelgen 2015 med kr, til en total ramme på kr. Utgiftene til Prosjekt- og Utvekslingshelgen belastes kostsenter 50/1221. RB får mandat til å signere kontrakt på vegne av Norsk medisinstudentforening. 5.7 LEDERSAMLING Vedtak: Nasjonalt styre innvilger å sette av midler til en ledersamling. Utgiftene føres på kostsenter 80/1120 styreadministrasjon, og utgiftene skal holdes så tett opp til budsjett som mulig. I forslag til revidert budsjett for 2016 tas det høyde for utgifter til ledersamling. 5.8 RUTINER FORDELINGSUTVALGET Saken utsatt til neste møte. 5.9 FORDELING AV LNU MIDLER Saken utsatt til neste møte HØRINGSSVAR - UTKAST PÅ RAPPORT OG POLICYNOTAT OM FORSKNINGSFINANSIERING FRA LEGEFORENINGENS FORSKNINGSUTVALG Vedtak: Nasjonalt styre vedtar å sende inn høringssforslag. Dette tar utgangspunkt i utkastet presentert på møtet, og revideres utfra de innspill som kommer i møtet. EV utformer endelig høringsforslag NMF ALUMNI Vedtak: Nasjonalt styre går videre i prosess med å opprette Nmf Alumni. RB tar ansvar for videre arbeid i saken. Det foreslås for Landsmøtet å sette av midler til Nmf Alumni i revidert budsjett for 2016.

6 5.12 POLITISK RÅD Saken utsatt til neste møte OVERSIKT OVER RETNINGSLINJER OG VEILEDERE Vedtak: Nasjonalt styre formidler oversiktene over retningslinjer og veiledere til lokallagene og nasjonale tillitsvalgte, med presisering om at disse er ment som oppslagsverk til hjelp i ulike prosesser RETNINGSLINJER FOR VURDERING AV SØKERE TIL OPPNEVNINGER ELLER VALG Vedtak: Nasjonalt styre godkjenner vedlagte dokument som retningslinje for vurdering av søkere til oppnevninger eller valg i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet 5.15 RETNINGSLINJER FOR ORDEN OG ATFERD PÅ NMF SINE INTERNE OG EKSTERNE MØTER Vedtak: Nasjonalt styre godkjenner vedlagte dokument som retningslinjer for for orden og atferd på Nmf sine interne og eksterne møter i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet 5.16 RETNINGSLINJER FOR KLIMANØYTRAL DRIFT Vedtak: Nasjonalt styre godkjenner vedlagte dokument som retningslinjer for klimanøytral drift i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet 5.17 RETNINGSLINJER FOR PROSJEKTER Vedtak: Nasjonalt styre godkjenner vedlagte dokument som retningslinjer for Nmfs prosjekter, med de endringer som kommer frem under møtet 5.18 ARBEIDSMENGDE I VERV - EN VEILEDER FOR TILLITSVALGTE I NMF Vedtak: Nasjonalt styre godkjenner vedlagte dokument, med tittel Arbeidsmengde i verv - en veileder for tillitsvalgte i Nmf som veileder 5.19 GODKJENNING AV RAPPORT FRA EUREGME2015 Vedtak: Nasjonalt styre godkjenner vedlagte rapport fra EuRegMe2015 med de endringer som kommer frem under møtet 5.21 GYMO-AVTALEN (NY I REVIDERTE SAKSPAPIRER) Vedtak: Nasjonalt styre vedtar at Leder signerer den skisserte intensjonsavtalen med GYMO, på vegne av Nmf. SAK 6 EVENTUELTSAKER 6.1 EKSTRA PLASSER PÅ FINO Vedtak: Nasjonalt styre vedtar å tilby de ekstra plassene på FINO til søkere på varalisten SAK 7 AVSLUTNING 7.1 OPPSUMMERING HANDLINGSPLAN 7.2 PLANLEGGING AV NESTE MØTE Vedtak: Nasjonalt styre har Skype-møte mandag 2. november kl 17:00 til 22: MØTEKRITIKK/EVALUERING AV MØTET

7 SAK 1 FORMALIA 1.1 Godkjenning av møteinnkalling og saksdokumenter Vedtak: Møteinnkalling og saksdokumenter godkjennes. 1.2 Valg av møteleder og referent Vedtak: RB velges som møteleder, EV skriver referat og LR skriver handlingsplan. 1.3 Godkjenning av tidsplan Gjennomgang av tidsplan og tidsskjema. Sak 5.9 og 4.3 foreslås flyttet til neste møte. Vedtak: Foreslått tidsplan godkjennes. 1.4 Godkjenning av referat fra siste nasjonale styremøte Vi har siden sist ordinære styremøte, vi skal derfor godkjenne referat fra både NS og NS e. Vedtak: Referat fra NS og NS e godkjennes med de endringer som ble meldt som ønsket.

8 SAK 2 ORIENTERINGER 2.1 Perioderapporter Perioderapporter fra nasjonale tillitsvalgte og lokallagene er vedlagt i eget dokument. Muntlig orientering fra TM og EH (for FINO). 2.2 Handlingsplan fra forrige møte Gjennomgang av handlingsplanen fra sist styremøte, og eventuell overføring av uløste oppgaver. 2.3 Statusrapport økonomi (revidert) Saksbehandler: OG Utover at jeg forbereder meg til TVK3, har jeg ikke noe nytt å vise til. Kvartalsrapport for tredje kvartal har ikke kommet ennå. Henviser ellers til sakstekst fra NS09: Vi har - som alltid - mye penger på bok. Per 1. juli hadde vi kr i medlemsinntekter; i løpet av 2014 fikk vi totalt inn Dette er omtrent det samme nivået vi var på i 2013, og vi kan forvente de samme medlemsinntektene i år. Det er ingenting som tyder på store utskeielser hittil i år. Om vi bruker mer penger på FINO 2015 enn først vedtatt, mener jeg det er bra - vi bør forvente å spise litt av formålskapitalen og la regnskapet gå noe i minus, da det ikke er formålstjenlig for en ideell organisasjon å ha nærmere tre millioner i formålskapital. (Se vedlegg) Det ble under møtet orientert om status for arbeidsgruppe for honorarer i foreningen. Det blir bedt om innspill til aktuelle personer til arbeidsgruppen, bør ha tilknytning til Nmf.

9 2.4 PR Saksbehandler: HS Siden sist har et nytt nummer av Æsculap kommet, og jeg vil berømme dere alle for strålende bidrag til dette denne gangen! Disse artiklene har vi hatt i Æsculap: - Sommerens akademikerfabrikk (HS) - Nmfs (unike) nye utseende (HS) - Migrasjon av helsearbeidere- et tema som påvirker "oss" og "dem" (VS) - Bli med på prosjekt og utvekslingshelg (IV og HG) - Hvem skal bli lege? (EV, RB) - Heilskapleg medisinarutdanning - felles ansvar (EV, TM) - Et innadrettet blikk (EV, RB) - Solidaritet med Fremtidige pasienter (VS og Ingrid Nome) - Valgmøtet 2015! (Valgkomiteen) I tillegg til dette har alle lokallag, med unntak av Nmf Oslo, sendt inn bidrag til siste sides hendelseskalender. Nmf Oslo bes sende inn neste gang. Jeg vil også berømme FINO for en nydelig logo/illustrasjon! På nettsiden har det blitt publisert utlysning av FINO Underveis i TVK3 skal vi ha PR-stunt med tema papirløses rett til helse, og vil bruke #helsehjelpforalle #grensevakt i sosiale medier. Dette vil innebære: - Nettsak i forkant, med samme tema som Æsculap-artikkel "solidaritet med fremtidige pasienter" - Stunt underveis med bilder, plakater og banner - Forhåpentligvis en kronikk i etterkant, i tillegg til den ny nettsak Alle tillitsvalgte forventes å delta med glød :) Plan for PR videre inneholder: - Nettsak om GUK, påmelding til dette etterhvert (Torfinn) - Nettsak fra Valgmøtet med resultat og litt om hver nye vervsinnehaver (Helene) - Nettsak fra TVK3 (Sara) - Nettsak/Æsculap om de nye utvekslingsavtalene (KW, TH) - Æsculap: Åpen publisering (HS, IV) - Æsculap: Et tema innenfor grunnutdanning i forbindelse med GUK () - Æsculap: Temaartikkel FINO () Dessuten ønsker jeg å planlegge PR Stunt i forbindelse med GUK og Prosjekt og Utvekslingshelg, og kommer til å kontakte nasjonale tillitsvalgte i forbindelse med dette.

10 2.5 Kurs i LNU høsten 2015 Saksbehandler: EV LNU arrangerer som vanlig mange gode kurs høsten 2015, der flere kan være aktuelle for tillitsvalgte i foreningen. Ber derfor om at det til møtet leses igjennom de ulike kursene, og vurderes om noen av disse kan være relevante for dere eller andre i foreningen å delta på oktober: Webinar oktober: Webinar om rekruttering oktober: Global helse oktober: Global helse oktober: Storytelling november: Kurshelg november: Lønnsforhandlinger Mer informasjon finner dere på: Endringer i foreningens nasjonale tillitsvalgte Saksbehandler: RB Siden sist ordinære styremøte har to nasjonale tillitsvalgte trukket seg fra sine verv. Dette er Louise Carlsen, som trakk seg fra vervet som Nasjonalt styrerepresentant for Nmf Tromsø , og Monika Mielnik som trakk seg fra vervet som Klinisk Utvekslingsansvarlig for Utreisende studenter Laksha Ranshon har trådd inn som Nasjonalt styre representant for Nmf Tromsø for resten av perioden 2015, som i kraft av å være valgt til Nasjonalt styrerepresentant for Nmf Tromsø i 2016 var Louises førstevara da hun trakk seg. Det foreslås ikke å sette inn en erstatter for Klinisk Utvekslingsansvarlig for Utreisende studenter før Valgmøtet 2015, men forespørre nyvalgt i dette vervet om hun/han vil tre inn fra 11. oktober, framfor 1. januar 2016.

11 SAK 3 SØKNADER OG OPPNEVNELSER 3.1 Søknad om økonomisk støtte til konferansen medisin og kristen tro 2015 (ny i reviderte sakspapirer) Saksbehandler: OG Gjennom Norges kristelige legeforening arrangeres det årlig en konferanse om medisin og kristen tro for medisinstudenter, og den finner i år sted på Hermon Høyfjellssenter oktober. Med et budsjett med totalkostnader på kr, forventer de i å gå kr i minus. De søker derfor om kr i støtte fra Norsk medisinstudentforening. Jeg synes det høres ut som en bra og etablert konferanse (den har vært arrangert siden 2001), og det er en mulighet for Nmf til å nå ut til et mindre, men viktig segment blant medisinstudenter. I søknaden får vi høre at arrangørene kan - i motytelse mot støtte - henge opp «Nmf-plakater i møtelokalene» og bruke de «flotte Nmf-pennene». Det er med andre ord ikke lagt opp til noe mer enn at Nmf kan vise normal synlighet som en sponsor. Foreningen tar avstand fra å motta støtte fra legemiddelselskaper. I budsjettet er det skrevet at de forventet kr i uspesifikke tilskudd, og vil da likevel gå kr i minus. Jeg vet ikke om de da har budsjettert med eller uten Nmfs eventuelle støtte. Videre har de ikke lagt vekt på ting som differensiert deltakeravgift, som jeg mener ville vært avgjørende ved å gi kr. Jeg synes Nmf kan vurdere å gi 3000 kr, som et lite bidrag, mot at det blir hengt opp noen plakater. Nmf har, så vidt jeg vet, ikke støttet denne konferansen før (?). Jeg vil - som en liten sidenote - understreke at jeg har mottatt to søknader, en direkte fra Andreas Nydal som kom tidlig, og en annen gjennom RB, undertegnet Fredrik Wilhelm Brunstad, som kom senere. Det er to ulike budsjetter og to ulike søknader. Det er mulig ledelsen har en flat struktur i beste anarkiånd med mangelfull ansvarsfordeling (de som har lest Tolstoj vet at kristne også kan være anarkister), eller det kan være ledelsen rett og slett ikke har pratet godt nok sammen. Jeg har uansett valgt å kun behandle den første søknaden. At det er to søknader skaper noe forvirring, men jeg vil i en svar-epost understreke hvilken søknad som er behandlet, og hvilke premisser vi eventuelt gir støtte på. Vedtak: Det vedtas å innvilge 5000 kr i støtte til konferansen for medisin og kristen tro 2015 mot promotering av Nmf etter nærmere avtale. Støtten utbetales ved fakturering, og belastes kostsenter for utdelt støtte, 60/1160.

12 3.2 Søknad om økonomisk støtte til LIK (ny i reviderte sakspapirer) Saksbehandler: OG Så har vi fått en dristig, stor søknad fra Legestudentenes idrettsklubb (LIK). Søknaden, som egentlig bærer mer preg av å være en søknad om å starte et samarbeide med Nmf over tid, er på hele kr for hele En lang liste med goder som vi kan få dersom vi støtter, blir nevnt. I og med at LIK Oslo er ansvarlig for deltakelse og/eller arrangering av en mengde idrettsarrangementer, spesielt i Oslo-området, for medisinstudenter, så lokker de med at de skal sette opp bannere med en stor Nmf-logo overalt hvor de er, og at Nmf skal reklameres kraftig for hver gang de presenterer seg. Nmfs mal for økonomiske søknader er brukt. Jeg har mange mulige innvendinger mot dette: 1) Dette er en Oslo-basert forening tilknyttet UiO, så det er ikke unaturlig at Nmf Oslo kan ta seg av dette. En problematisering av dette er at Nmf Oslo ikke har ressurser til å gjennomføre en storstilt satsing på LIK Oslo - om det i det hele tatt er aktuelt. LIK har riktignok et mål om å være landsomfattende. 2) Jeg er usikker på om LIK vil være interessert i å bli «underlagt» Nmf, jeg tror uavhengigheten deres er viktig. En mulig konsekvens av en slik stor støtte er at Nmf vil kunne kreve en rimelig lojal organisasjon tilbake. 3) Nmf skal støtte det Nmf-medlememmene mener er viktig. Klart idrett er viktig, men spørsmålet er om Nmf skal favne alle organisasjoner for legestudenter. Jeg føler LIK passer bedre inn på fakultetsnivå enn på Nmf-nivå, som egentlig er en fagforening. Men kan det være bra reklame for Nmf å støtte LIK? Utvilsomt. Blant legestudenter i Oslo er, etter det jeg har fått med meg, arrangementet til LIK Oslo populært. Men i og med at søknadsrammen er så vid og bred, mener jeg det er umulig for Nmf å gi et lite beløp, for da vet vi ikke helt hva vi støtter. Med denne søknaden som utgangspunkt, står vi altså igjen med to hovedalternativer: a) la Nmf begynne å støtte idrett for medisinstudenter på et høyt økonomisk nivå i bytte mot promotering eller b) avslå søknaden. Vedtak: Søknaden avslås med begrunnelse i at søknadsteksten fordrer at innvilget beløp er høyt, et beløp Nmf ikke kan støtte LIK med. Nasjonalt styre går videre i dialog med LIK om andre former for samarbeid.

13 SAK 4 DISKUSJONSSAKER 4.1 Status Arbeidsprogram Saksbehandler: RB Vi går gjennom status for Arbeidsprogrammet og diskuterer hvordan vi skal komme i med de resterende punktene. Planen vi har laget for arbeidsprogrammet er tilgjengelig her: he23cnok/edit?usp=drive_web Ber om at alle går inn før møtet og oppdaterer feltene for sine punkter, samt kommenterer på plan for gjennomføring for punkter som ikke er fullført. Arbeidsprogrammet ble gjennomgått på møtet, og det ble avklart oppfølgning videre for punkter som ikke er gjennomført. 4.2 Overgangssamling Saksbehandler: RB Handoverperioden mellom Nasjonalt styre og nasjonale tillitsvalgte for 2015 og 2016 kulminerer i en overgangssamling, helgen desember. Under denne helgen har Nasjonalt styre for 2015 sitt siste styremøte, og Nasjonalt styre for 2016 sitt første. Her konstituerer Nasjonalt styre for 2016 seg og fastsetter årshjulet for 2016, med datoer for styremøter og andre aktiviteter. Sted settes normalt i nærheten av Oslo, for enkel tilgang for flest mulig tillitsvalgte, men ønskes samtidig å holdes utenfor allfarvei slik at vi blir noe isolert under helgen. Til møtet bes det om innspill til hvor møtet kan holdes. Vedtak: VS er organisatorisk ansvarlig for årets Overgangshelg.

14 4.3 Tvk3-budsjettet (ny i reviderte sakspapirer) Saksbehandler: SG Etter beregningene i vedlagt budsjett ser vi ut til å gå i betraktelig underskudd under årets Tvk3, som i tidligere år. Grunnen til at dette ikke kom tydelig frem i det tentative budsjettet var mangel på oversikt over reell deltakertall, inkludert nyvalgte nasjonalt styrerepresentanter 2016, nasjonale tillitsvalgte, ordstyrerbenk og valgkomité bl.a. Jeg har av den grunn søkt Danske Bank, Storebrand og Legeforeningen om underskudds støtte for å dekke 10 av de beregnede 48 deltakerne som dekkes av Tvk3 budsjettet. Dessverre har Danske Bank og Storebrand avslått søknaden siden de selv ikke kan delta på arrangementet den helgen, og de velger heller ikke å gi redusert støtte mot promotering på program og i forkant av arrangementet da de mener dette har lite nytteverdi. Avventer fortsatt tilbakemelding fra Dnlf. Jeg har fått økt kapasiteten på antallet trippelrom for å trekke ned kostnadene og i tillegg etterspurt reelle reisekostnader fra deltakere. Dette viser at reisekostnadene (hvis uendret) er mindre enn beregnet, og vi kan derfor forvente et mindre underskudd enn det som er forespeilet. Vi prøver også å velge ordstyrerbenken fra de påmeldte lokallagsdeltakerne, så kostnadene ikke øker. Det er likevel snakk om betraktelig underskudd. På bakgrunn av flere år med underskudd og et vanskelig budsjett å jobbe med, spesielt når det er flere deltakere som skal delta enn det er midler til i det nåværende budsjettet, foreslås en økning av Tvk3 budsjettet 2016 til ,- (tilsvarer 5 deltakere etter årets beregning) eller ,- (tilsvarer 10 deltakere etter årets beregning). Tvk3 er en viktig samlingsarena og opplæringsmulighet for de tillitsvalgte, og uavhengig av om vi velger et rimeligere hotell til neste år, er det behov for flere midler. Saken utsatt til neste møte.

15 SAK 5 VEDTAKSSAKER 5.1 Forretningsorden Valgmøtet 2015 Saksbehandler: RB, EV Nasjonalt styre skal foreslå forretningsorden for Landsstyrets møter. Forretningsorden vedtas ved konstituering av hver møte, og og er gyldig kun under det aktuelle møtet. I flere år er det benyttet en mer eller mindre uendret versjon av forretningsorden, med noen endringer gjort under Valgmøtet Under Valgmøtet 2014 kom det også fram at forretningsorden har hatt noen mangler. Vi presenterer et nytt, helhetlig forslag til forretningsorden. Dette er en mer omfattende forretningsorden, men tar da også med bestemmelser fra vedtektene og Dnlfs lover, slik at alt er samlet i ett dokument. Det er også markert når noe er bestemt av et annet dokument. I denne versjonen av forretningsorden har vi forsøkt å dekke opp for tidligere mangler, klargjøre flere av punktene og ta forbehold for flere eventualiteter. Dokumentet er send Landsstyret med sakspapirene til Valgmøtet, med endelig innstilling kan variere fra denne etter diskusjon under styremøtet. Versjon hvor kommentarer og endringsforslag kan legges til: VroKs/edit?usp=sharing Vedtak: Vedlagte forslag til forretningsorden vedtas som Nasjonalt styres innstilling til Valgmøtet 2015.

16 5.2 Valgorden for 2016 Saksbehandler: RB, EV Valgorden regulerer prosessen fram til og under valg av Nasjonale tillitsvalgte i foreningen, inklusive å styre Valgkomiteens arbeid. Valgorden vedtas av Valgmøtet og er gyldig til og med Valgmøtet det påfølgende året. Det er Nasjonalt styre som legger fram en innstilling til Valgorden under Valgmøtet. Vi presenterer her en omarbeidet versjon av Valgorden fra den som ble vedtatt i 2014 (også vedlagt). Denne er mer omfattende en tidligere og tar sikte på å dekke opp for tidligere mangler, fjerne gjentakelser, klargjøre flere av punktene og ta forbehold for flere eventualiteter. Dokumentet er send Landsstyret med sakspapirene til Valgmøtet, med endelig innstilling kan variere fra denne etter diskusjon under styremøtet. Versjon hvor kommentarer og endringsforslag kan legges til: Eqvg/edit?usp=sharing Vedtak: Vedlagte forslag til Valgorden vedtas som Nasjonalt styres innstilling til Valgmøtet 2015.

17 5.3 Nasjonalt styres innstillinger til Valgmøtet Saksbehandler: RB Til sakene til behandling under Valgmøtet er det flere Nasjonalt styre skal komme med en innstilling til. Foruten forslag til Forretningsorden og Valgorden, som behandles som separate saker (5.1 og 5.2), skal Nasjonalt styre innstille personer til: Ordstyrer, Bisitter, Referent, Varareferent (ikke regulert av vedtekter eller forretningsorden), Protokollsignatører (2), Tellekorps (3), og Valgkomité (leder, to medlemmer og ett varamedlem). Vedtak: Nasjonalt styre fremlegger for Valgmøtet følgende innstillinger: Ordstyrer Andrea Melberg Bisitter Vibeke Risvold Referent Synne Lofstad Varareferent Cathrine Rath Pedersen Protokoll Mikal Thomas Dworak Hanne Hope Tellekorps Kenan Santic Augusta Horn Welle-Strand Ida Constanse Riis Jakobsen Leder, to medlemmer og ett varamedlem til valgkomité Elisabeth Holven

18 5.4 Vervsbeskrivelser Saksbehandler: EV Etter at både nasjonale tillitsvalgte og Nasjonalt styre har meldt tilbake om hva de anser som sine arbeidsoppgaver, er det med dette som utgangspunkt utformet vervsbeskrivelser. Innmeldte arbeidsoppgaver fra Nasjonalt styre: Innmeldte arbeidsoppgaver fra nasjonale tillitsvalgte: Forslag vervsbeskrivelser for alle nasjonale tillitsvalgte: 2RZjDQ/edit?usp=sharing Ber om at tilbakemeldinger som går på spesifikke ting kommer FØR møtet, slik at diskusjonen på møtet kan tilstrebes å holdes mer overordnet. Momenter til diskusjon: - Kan vervsbeskrivelsene ha den nytteverdi vi ser behov for? - Er det noe som mangler eller burde vært annerledes? Er oppgaver riktig plassert? - Det legges opp til en tydeliggjøring av nasjonale tillitsvalgte sitt ansvar opp mot IFMSA. Er dette hensiktsmessig? Vedtak: Vedlagte vervsbeskrivelser vedtas med de endringer som kommer frem i møtet.

19 5.5 Høring nasjonale samlinger (nytt vedlegg i revisjonen) Saksbehandler: EV Høringsfristen gikk ut 30. september. Nasjonalt styre må ta stilling til hvordan en tar innspillene til følge, og går videre med struktur på nasjonale samlinger. På denne linken finner dere oppsummering av høringssvarene som kom inn: FAHOteULqUw/edit?usp=sharing Vedlegg: - Høringssvar samlet Vedtak: Nasjonalt styre tar med seg innspillene fra høringsrunden til kommende nasjonale samlinger, og det utformes et intensjonsdokument for hvordan nasjonale samlinger organiseres. Nasjonalt styre ser på hvordan finansieringsordninger for lokallagene til nasjonale samlinger kan forbedres. 5.6 Søknad om utvidet budsjettramme for Prosjekt- og Utvekslingshelgen Saksbehandlere: KW, IV, HG Vi søker om utvidet budsjettramme for gjennomføring av Prosjekt- og Utvekslingshelgen i Bergen november. Dette er en konsekvens av et ønske om å endre på helgens format, både hva gjelder rammer og innhold. Som del av dette ønsker i å arrangere helgen på et konferansehotell. Vi har fått et bra tilbud fra Clarion Airport Hotel Bergen, hvor Nmfs Landsmøte ble holdt i Da Utvekslingshelgen kombineres med Prosjekthelgen blir den arrangert i større skala, og vi håper at det kan bli en fast del av årshjulet i Nmf på lik linje med for eksempel GUK. Vedtak: Nasjonalt styre vedtar å øke budsjettrammene for Prosjekt- og Utvekslingshelgen 2015 med kr, til en total ramme på kr. Utgiftene til Prosjekt- og Utvekslingshelgen belastes kostsenter 50/1221. RB får mandat til å signere kontrakt på vegne av Norsk medisinstudentforening.

20 5.7 Ledersamling Saksbehandler: EV, RB Det ble i vår foreslått å arrangere en arbeidshelg for lokallagslederne og Nasjonalt styres nåværende og påtroppende leder og nestleder. Helgen forsøkes arrangert i løpet av høsten, evt tidlig i Hensikten med samlingen er å skape en møteplass for ledergruppen, og stimulere til erfaringsutveksling, ideutvikling og forberedelse til foreningens landsmøte. Det ønskes et vedtak om å sette av midler til dette nå, slik at tidspunkt for samlingen kan planlegges med lokallagslederne i løpet av Tvk3. Estimerte utgifter er ca kr. Reise Pris Antall Sum Bergen Tromsø Trondheim Utland Oslo Mat Pris Antall Sum Lunsj, middag Hotell Pris Antall Sum 2-sengsrom Totalt Vedtak: Nasjonalt styre innvilger å sette av midler til en ledersamling. Utgiftene føres på kostsenter 80/1120 styreadministrasjon, og utgiftene skal holdes så tett opp til budsjett som mulig. I forslag til revidert budsjett for 2016 tas det høyde for utgifter til ledersamling.

21 5.8 Rutiner Fordelingsutvalget Saksbehandler: EV, RB For at foreningen skal ha mulighet til å motta ordinær støtte fra Fordelingsutvalget om noen år må det etableres rutiner for godkjenning og arrangering av sentrale kurs i foreningen. Det er derfor utformet utkast til retningslinje for kurs, med mal for rapportering og søknad, utfra krav fra Fordelingsutvalget. Disse er vedlagt. Det må også etableres rutiner for rapport fra lokallag og internasjonal aktivitet. Forslag til rapportskjema er utarbeidet. Momenter til diskusjon: - Er det annet som bør inkluderes i retningslinje og/eller maler? - Ansvarslinje opp mot nasjonalt styre og nasjonalt tillitsvalgte - Er det annet som bør inkluderes i rapportskjema? Vedlegg: - Mal Deltakerliste sentralt kurs - Mal Rapport fra sentralt kurs - Mal Søknad om sentralt kurs - Rapport Internasjonal aktivitet - Retningslinje Sentrale kurs - Årsrapport for lokallag - Årsrapport for Nasjonalt styre Saken utsatt til neste møte.

22 5.9 Fordeling av LNU midler Saksbehandler: EV Nmf fordeler per nå midler fra LNU kun som driftsmidler til lokallagene. Selv om det er stor frihet i hvordan LNU-midlene benyttes, sitter det også noen føringer som kan være uheldig for noen lokallag for eks for Nmf Utland da midlene kun kan benyttes i Norge. Det foreslås at det gjøres en vurdering av om mindre av LNU midlene kan benyttes til driftsmidler, og heller tildeles som prosjektmidler ved søknad fra lokallagene. Dette kan de være en måte å tildele prosjektene i Nmf midler på. Det er argumenter både for og i mot å endre på tildelingen. Saken utsatt til neste møte.

23 5.10 Høringssvar - Utkast på rapport og policynotat om forskningsfinansiering fra Legeforeningens forskningsutvalg Saksbehandler: EV Forskningsutvalget i den foreliggende rapporten Kunnskap koster forsøker Forskningsutvalget å gi et faktagrunnlag for pengestrømmer og pengebruk i norsk forskning. Hensikten er å utarbeide et sett argumenter som alle Legeforeningens organisasjonsledd kan bruke i sitt forskningspolitiske arbeid. Det er resultatet av et slikt arbeid som nå sendes på høring i Legeforeningen. Høringen finnes her: Her finnes utkast til høringssvar. Ber om at innspill tilstrebes å komme før møtet så tidlig som mulig slik at det kan innarbeides i utkastet: Momenter til diskusjon: - Tas de riktige poengene opp? - Er det andre poeng som bør fremmes? Vedtak: Nasjonalt styre vedtar å sende inn høringssforslag. Dette tar utgangspunkt i utkastet presentert på møtet, og revideres utfra de innspill som kommer i møtet. EV utformer endelig høringsforslag.

24 5.11 Nmf Alumni Saksbehandler: EV, RB Etter initiativ fra andre i foreningen har det blitt vurdert en mulig etablering av Nmf Alumni. Det er laget en kort beskrivelse av hva dette kan være, og dette er sendt ut til Nasjonalt styre i forkant av møtet, med mulighet for dem til å komme med innspill. I tillegg har Even Holth Rustad, Christian Lolland og Marit Witsø kommet med innspill. Momenter til diskusjon: - Er det hensiktsmessig å etablere Nmf Alumni? - Hvordan skal drift sikres? Ønskelig at referent noterer momenter fra diskusjon. Vedtak: Nasjonalt styre går videre i prosess med å opprette Nmf Alumni. RB tar ansvar for videre arbeid i saken. Det foreslås for Landsmøtet å sette av midler til Nmf Alumni i revidert budsjett for 2016.

25 5.12 Politisk råd Saksbehandler: EV, RB Nmf har stort potensial til å utvikle sin rolle som politisk aktør. Et mulig redskap kan være å etablere en politisk ressursgruppe som kan bidra med råd til Nmf om hvordan de kan øke sin rolle som politisk aktør samt bidra til å identifisere arenaer der Nmf må være tilstede. Mandat eller hensikt til en slik gruppe må utformes, og det må identifiseres potensielle personer til en slik gruppe. Gruppen kan fungere som rådgivere, men potensielt også som ambassadører for Nmf. Tanken kommer etter inspirasjon fra IFMSA sitt Board of Recommendations som en kan lese mer om her: Nasjonalt styre har fått tilsendt et notat med en beskrivelse av hva et slikt råd kan være, med mulighet til å komme med innspill før møtet. I tillegg har Even Holth Rustad, Christian Lolland og Marit Witsø kommet med innspill. Momenter til diskusjon: - Er det hensiktsmessig å etablere en politisk ressursgruppe for Nmf? - I så fall hva skal mandat eller hensikt være formulert som? - Hvem er potensielle medlemmer til en slik gruppe? Ønskelig at referent noterer momenter fra diskusjon. Saken utsatt til neste møte.

26 5.13 Oversikt over retningslinjer og veiledere Saksbehandler: EV Det er utformet en oversikt over retningslinjer og veiledere utformet i foreningen til nå. Det er viktig å presisere overfor lokallagene at det ikke er meningen at de skal lese eller kunne alle retningslinjene, men at de er ment som hjelp i forskjellige prosesser slik at disse prosessene kan bli enklere å gjennomføre. Ber om tilbakemelding på om dette bidrar til å forenkle lokallagenes forhold til retningslinjer og veiledere. Oversikt over retningslinjer: Oversikt over veiledere: NQ3JE/edit?usp=sharing Vedtak: Nasjonalt styre formidler oversiktene over retningslinjer og veiledere til lokallagene og nasjonale tillitsvalgte, med presisering om at disse er ment som oppslagsverk til hjelp i ulike prosesser.

27 5.14 Retningslinjer for vurdering av søkere til oppnevninger eller valg Saksbehandler: VS Ble sendt til nasjonalt styre for innspill 20.juli. Legges nå frem for godkjenning. Vedtak: Nasjonalt styre godkjenner vedlagte dokument som retningslinje for vurdering av søkere til oppnevninger eller valg i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet 5.15 Retningslinjer for orden og atferd på Nmf sine interne og eksterne møter Saksbehandler: VS Ble sendt til nasjonalt styre for innspill 20.juli. Legges nå frem for godkjenning. Vedtak: Nasjonalt styre godkjenner vedlagte dokument som retningslinjer for for orden og atferd på Nmf sine interne og eksterne møter i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet 5.16 Retningslinjer for klimanøytral drift Saksbehandler: HS, RB Vedlagte retningslinjer er skrevet med utgangspunkt i diskusjonen under Nasjonalt styres sommersamling.. Vedtak: Nasjonalt styre godkjenner vedlagte dokument som retningslinjer for klimanøytral drift i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet 5.17 Retningslinjer for prosjekter Saksbehandler: RB Det foreslås retningslinjer får å regulere Nmfs prosjekter. Retningslinjene er skrevet med utgangspunkt i diskusjonen under arbeidshelgen for prosjektutvikling. Foreslått dokument ble ettersendt med reviderte sakspapirer. Vedtak: Nasjonalt styre godkjenner vedlagte dokument som retningslinjer for Nmfs prosjekter, med de endringer som kommer frem under møtet

28 5.18 Arbeidsmengde i verv - en veileder for tillitsvalgte i Nmf Saksbehandler: VS Ble sendt til Nasjonalt styre for innspill 20.juli. Legges nå frem for godkjenning. Vedtak: Nasjonalt styre godkjenner vedlagte dokument, med tittel Arbeidsmengde i verv - en veileder for tillitsvalgte i Nmf som veileder

29 5.19 Godkjenning av rapport fra EuRegMe2015 Saksbehandler: VS Omsider er rapporten fra EuRegMe klar, og til godkjenning hos Nasjonalt styre. EuRegMe er møtet til europaregionen i IFMSA, som i år ble avholdt i Aalborg. Vedtak: Nasjonalt styre godkjenner vedlagte rapport fra EuRegMe2015 med de endringer som kommer frem under møtet 5.20 Godkjenning av rapport fra GA AM2015 (utsatt) 5.21 GYMO-avtalen (ny i reviderte sakspapirer) Saksbehandler: SG SG har før sommer forhandlet frem en bedre avtale med GYMO. Denne avtalen binder oss i 5 år og gir oss dermed 25 % rabatt på medisinsk utstyr i tillegg til 3 tilpassede gunstige Nmf-pakker med essensielt utstyr for medisinstudentene, spesielt skreddersydd for de som skal starte i klinikken. Dette er den beste rabatten nettbutikken noen gang har tilbudt, og kan brukes godt til promotering blant potensielle og gamle medlemmer. Før avtalen kan tre i kraft, må kontrakten signeres. SG har sendt kontrakten til avdeling for jus og arbeidsliv i Dnlf, og de har bekreftet at dette er en god avtale som ikke binder oss på negativt vis. Den gir også mulighet for evaluering og krever ikke spesifikke oppgaver i retur. De foreslår også at vi signerer avtalen. Vedtak: Nasjonalt styre vedtar at Leder signerer den skisserte intensjonsavtalen med GYMO, på vegne av Nmf.

30 SAK 6 EVENTUELTSAKER 6.1 Ekstra plasser på FINO Saksbehandler: VS Jeg mener vi har tatt opp dette før, men det er mulig å få fem ekstra plasser til FINOkonferansen. Vi har satt opp 6 varaplasser. Ønsker vi å tilby disse ekstraplassene til de på varalisten? Vedtak: Nasjonalt styre vedtar å tilby de ekstra plassene på FINO til søkere på varalisten

31 SAK 7 AVSLUTNING 7.1 Oppsummering handlingsplan Handlingsplanen ble gjennomgått. 7.2 Planlegging av neste møte Neste Nasjonale styremøte i årshjulet er 20. november, i forbindelse med GUK. Dette møtet vil vare fra fredag 20. november. Da det er en lang periode mellom dette og neste møte, og begge kun er dagsmøter, foreslås det å holde et Nasjonalt styremøte rundt månedsskiftet oktober/november. Ber om at alle sjekker sine kalendere før møtet, slik at vi kan finne et tidspunkt som passer alle. Vedtak: Nasjonalt styre har Skype-møte mandag 2. november kl 17:00 til 22: Møtekritikk/evaluering av møtet - Bra møte. - Viktig at avtroppende tar en oppsummering og oppfølgning med de nye NSrepresentantene. - Hyggelig med nye fjes! - Gode diskusjoner. - Viktig å diskutere politikk!