REFERAT STYREMØTE

Transkript

1 Inviterte: REFERAT STYREMØTE NORSK MEDISINSTUDENTFORENING UTLAND Cathrine Sevre (CS) Leder Nina Norum (NN) Nestleder Ingrid Dyvik (ID) NS 2016 Martine Magnussen (MM) Økonomiansvarlig Anne Sandvik (AS) Arbeidslivsansvarlig Mikal Dworak (MD) - Utvekslingsansvarlig Ada Martine Fjellvang (AF) Kontaktpersonansvarlig Josefine Sætre (JS) PR-ansvarlig - ikke tilstede Andreas Pedersen (AP) Web-ansvarlig Benedicte Mysen (BM) Medlemsfordelsansvarlig Katarina Østberg (KØ) Kurs- og fagansvarlig Øivind Lie (ØL) Prosjektansvarlig - ikke tilstede Tid: Søndag 28.februar kl Sted: Pomeranian Medical University, Szczecin 0

2 SAKSLISTE Sak 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: innkallingen godkjennes Godkjenning av saksliste Forslag til vedtak: sakslisten godkjennes Sak 2. Valg av ordstyrer Forslag til vedtak: Cathrine Sevre (CS) velges til ordstyrer Valg av referent Forslag til vedtak: Ingrid Dyvik (ID) velges til referent Valg av handlingsplan-fører Forslag til vedtak: Katarina Østberg (KØ) velges til handlingsplanfører. Forslag til nytt vedtak: Anne Sandvik velges til handlingsplanfører. Sak 3. Godkjenning av referat fra forrige styremøte Forslag til vedtak: referatet godkjennes Sak 4. Oppdatering fra vervene: hva har du gjort siden sist? Ansvarlig: alle - Leder (CS) Jobbet med revidering av vedtekter og politisk måldokument. Planlagt arbeidshelg. - Nestleder (NN) Startet planlegging av turnuskurs. - NS 2016 (ID) Deltok på nasjonalt styremøte februar. Jobbet med revidering av vedtekter og politisk måldokument. 1

3 Utført generelt PR-arbeid i foreningen. Skal arrangere PR-helg mars. - Økonomiansvarlig (MM) Jobbet med ferdigstilling av regnskap for Jobbet med ferdigstilling av budsjett Hatt møter med arbeidsgruppen for revidering av honorarer i foreningen. - Arbeidslivsansvarlig (AS) Startet arbeidet med arbeidslivsskolen. Laget turnusguide Deltatt på møte med forhandlingsutvalget og Spekter. - Utvekslingsansvarlig (MD) Mailkorrespondanse med utvekslingsreisende. - KP-ansvarlig (AF) Mailkorrespondanse med KP'er. Jobbet med oppdatering av KP-oversikt. - PR-ansvarlig (JS) Ikke tilstede. - Web-ansvarlig (AP) Arbeider med å oppdatere informasjon på nettsidene, med fokus på å oppdatere studiestedsbeskrivelsene. - Prosjektansvarlig (ØL) Ikke tilstede - Kurs- og fagansvarlig (KØ) Laget liste med oversikt over kurs som blir holdt i de forskjellige studiebyene. Skal delta på arbeidshelg med fagavdelingen mars i Tromsø. Jobber med utarbeiding av nye journalkort. - Medlemsfordelsansvarlig (BM) Bestilt vervemateriell, dette ankommer i nærmeste fremtid. Planlagt arbeidshelg. Oppdatering tas til orientering. Sak 5. Søknader innkommet Nmf Utland Ansvarlig: Martine Magnussen (MM) - ANSA Tsjekkia/Slovakia fagseminar Vedtak: ANSA Tsjekkia/Slovakia fagseminar innvilges 3000,- mot at Nmf-logo er synlig i programmet og på facebookarrangement. - Nmf Odense: søknad til mat og drikke for turnuskurs innvilget over mail, kr 700 kr. Søknaden er innvilget på mail. - Nmf Krakow: Kommunikasjonskurs 2

4 Vedtak: Søknaden behandles ikke, da NN informerer om at Nmf Krakow mest sannsynlig går i overskudd. Dersom Nmf Krakow går i underskudd kan de søke om støtte i etterkant av kurset. - KP Pécs: privat søknad om støtte til deltakelse på akuttmedisinsk kurs Vedtak: Søknaden avslås da vi ikke har mulighet til å støtte enkeltpersoner. Det besluttes at vi søker støtte fra utdanningsfond på vegne av søker. Sak 6. Oppdatering økonomi Ansvarlig: Martine Magnussen (MM) Økonomiansvarlig informerer om regnskap for Nmf Utland i 2015 og budsjett for Oppdatering tas til orientering. Sak 7. Oppdatering fra Nasjonalt Styre Ansvarlig: Ingrid Dyvik (ID) NS har hatt stor fokus på planlegging av Landsmøtet, inkludert revidering av vedtekter og politisk måldokument. Sak 12, 13 og 14 er diskusjonssaker fra NS. Oppdatering tas til orientering. Sak 8. Turnuskurs Ansvarlig: Nina Norum (NN) NN informerer om korrespondanse med Grete Kolloen om planlegging av 5-timers turnuskurs skreddersydd for utenlandsstudenter til sommeren. Kurset vil bli holdt på Ahus eller Rikshospitalet. Det diskuteres forslag til foredragsholdere og det foreslås at Nmf Utland tar på seg organisering av påmelding. Forslag til dato: en lørdag i løpet av juli eller første lørdag i august, da flest mulig medlemmer er hjemme i Norge i denne perioden. Forslag til tittel: "Veien hjem til Norge". Nmf Utland er veldig positive til kurset. Sak 9. Medlemsstatistikk Ansvarlig: Mikal Dworak (MD) Saken tas til orientering. 3

5 Sak 10. Vervemateriale Ansvarlig: Benedicte Mysen (BM) Vervemateriale er bestilt og forventes ankommet i løpet av nærmeste fremtid. Faceshields må dog betales før de kan sendes. Det besluttes å lage oversikt i Google regneark over hvor mye vervemateriale KP-ene innehar. Sak 11. AMS Ansvarlig: Cathrine Sevre (CS) AMS har søkt om å bli et nasjonalt prosjekt, og er dermed bundet til "Retningslinje for prosjekt i Norsk medisinstudentforening". I følge disse står alle prosjekter uavhengig av lokallagene, som vi tolker som at AMS ikke lenger er et prosjekt under Nmf Utland. AMS nå er pliktig til å rapportere til Nasjonalt styre og har ikke offisielt noen plikter til Nmf Utland. Selv om retningslinjenes intensjon er god, har dårlig informasjon og kommunikasjon mellom Nasjonalt styre og Nmf Utland ført til en uheldig situasjon der Nmf Utland føler seg forbigått i prosessen. Det diskuteres hvorfor prosjektene ikke kan ha lokal tilhørighet, og det er enighet i at prosjektene kun kan styrkes av å ha tilhørighet til et lokallag. Nmf Utland har f.eks. bedre erfaring og kunnskap om AMS enn en årlig utskiftende prosjektansvarlig nasjonalt. Vedtak: Det besluttes derfor å foreslå for NS følgende endringer i "Retningslinje for prosjekt i Norsk medisinstudentforening", under deloverskriften "Hva er et Nmf-prosjekt": Nåværende forslag: Prosjektene står uavhengig av lokallagene, og arbeider for å oppnå mål i tråd med Nmfs Politiske Måldokument (Pol.Mål.). Nytt forslag: Prosjektene arbeider for å oppnå mål i tråd med Nmfs Politiske Måldokument (Pol.Mål.). Det besluttes at dersom Nmf Utland fortsatt kan stå som hovedarrangør av AMS bør vi opprettholde støtten til arrangementet. Omvendt bør vi trekke støtten dersom AMS ikke lenger har noen lokal tilhørighet til Nmf Utland. ID informer NS om utfallet av diskusjonen. Sak 12 Kandidat til vara i valgkomiteen og medlem av kontrollkomiteen Ansvarlig: Ingrid Dyvik (ID) 4

6 Nmf står uten vara i valgkomiteen og medlem av kontrollkomiteen, som må velges før Landsmøtet. Cathrine Sevre foreslås som mulig kandidat til vara i valgkomiteen. Ida Tylleskar, Isabel Kenny, Martine Magnussen, Christian Lolland og Marit Witsøe foreslås som mulige kandidater til medlem av kontrollkomiteen. Det foreslås at man i fremtiden bør ha ét medlem fra hvert lokallag i valgkomiteen. ID informer NS om utfallet av diskusjonen. Sak 13. Frikjøpe leder i Nmf? Ansvarlig: Ingrid Dyvik (ID) Nmf vokser i bredde og tyngde. Det diskuteres om ledervervet nå krever så mye innsats at det ikke lenger lar seg kombineres med studier og om leder av Nmf bør frikjøpes. Hva kan Nmf vinne på å ha frikjøpt leder? En frikjøpt leder belyser hvor viktig vervet er for foreningen og vil kunne styrke kvaliteten på arbeidet. Man vil kunne få flere kandidater, da man får mulighet til å stille til verv uten at det går utover skolen. En frikjøpt leder vil ha større mulighet til å delta på arrangementer også i ukedagene, og på den måten kunne gjøre Nmf mere synlig i ulike fora. Lederen vil også ha større mulighet til å besøke studiesteder i utland og dermed styrke synligheten til Nmf her. Hva kan Nmf tape på ha en frikjøpt leder? Man kan risikere at kandidater stiller på feil motivasjonsgrunnlag, f.eks. at det ser bra ut på CV'en og tenker at de kan få et "friår". Man mister også kandidater som er bekymret over å miste et år på skolen. Er det rimelig av Nmf og forlange at noen skal klare og kombinere ledervervet med studiet? Det diskuteres at arbeidsmengden og ansvaret på nåværende tidspunkt er for stort til at leder skal ha kapasitet til å gjøre alt som forventes. Kan man se for seg alternativer, f.eks. øke sekretariatets prosentstilling eller ha to nestledere? Det diskuteres at dette ikke vil endre situasjonen, da hensikten med å frikjøpe leder er at denne skal kunne delta og være mere synlig på flere arrangementer, altså funksjoner som ikke kan dekkes av andre. Skal Nmf ta seg råd til å frikjøpe lederen? Styret er enige om at det må betales en rimelig årslønn ved eventuell frikjøp av leder. 5

7 Det foreslås å søke råd fra økonomiavdelingen i Legeforeningen, samt kontakte andre studentorganisasjoner som allerede har frikjøpt leder, for å utarbeide en passende sum. ID informer NS om utfallet av diskusjonen. Sak 14. Retningslinjer og vedtak i foreningen Ansvarlig: Ingrid Dyvik (ID) Det diskuteres tanker og bekymringer rundt det økende antall retningslinjer og vedtak i foreningen. Styret er positive til at NS kommer med retningslinjer og forstår at intensjonen er god, ved at de forenkler fremtidig arbeid og fører til enklere erfaringsoverføring i fremtiden. Det er enighet i at lokallaget ikke føler seg styrt av NS, men at de nye retningslinjene likevel har ført til at det har oppstått noen uheldige hendelser - se "Sak 11. AMS" for presisering. Styret er bevisst om at retningslinjene sendes ut til lokallagene før de blir vedtatt av NS, men at det kan være vanskelig å forutse og vurdere hvilke konsekvenser retningslinjene vil ha før de blir tatt i bruk. I fremtiden anbefales derfor at NS bør være mere varsomme i forhold til hvordan man iverksetter og innfører retningslinjene slik at ingen føler seg tråkket på eller ført bak lyset. ID informer NS om utfallet av diskusjonen. Sak 15. Mål for 2016 Ansvarlig: Cathrine Sevre (CS) Det diskuteres mål for videre arbeid i Nmf Utland: - Mål: 1620 medlemmer i Nmf Utland 13/8 (1420 ved årsskiftet, 1486 d.d.). - Flere turneer i land hvor Nmf er mindre synlig. F.eks. faghelg i Danmark. En eventuell frikjøpt leder kan reise rundt i lokallagene. - Publisere flere saker som belyser hvor bra det er å være Nmf-medlem. - Promotere vervekampanjen enda mer. 6

8 Sak 16. Årsmelding: kort presentasjon på 5 minutter under LM Ansvarlig: Cathrine Sevre (CS) Det diskuteres hvilke vellykkede arrangementer og tiltak Nmf Utland har gjennomført det siste året, som kan presenteres på Landsmøtet: - Farmakologikurs - Antibiotikasenteret for primærmedisin x 2 - Fagdag i Tønsberg - Lokale kurs - fremheve aktive KP'er - AMS Arbeidshelg - Tiltak for å bli mer synlige: PR-stunt med introvideoer av alle i styret, medlemsfordelpresentasjon, organisasjonsskolen. CS presenterer årsmeldingen. Sak 17. Handlingsplan for de ulike vervene mål for fremtiden Ansvarlig: alle. Katarina Østberg (KØ) fører. Status i delegerte oppgaver fra forrige styremøte med videreføring av relevante oppgaver til dette møtes handlingsplan. (Alle leser opp sin del, og sier hva som skal videreføres til neste Handlingsplan). Oppdatering av handlingsplaner tas til orientering. Sak 18. Eventuelt Ingen saker. Sak 19. Avslutning Møtekritikk Møtet hevet kl. 15:10. 7