Sakspapirer Nasjonalt styremøte NS

Transkript

1 Sakspapirer Nasjonalt styremøte NS Skype, 7. september 2016 Kl 1800 kl Innkalte Nasjonalt styre: Rasmus Bakken (RB), Øyvind Rustan (ØR), Helene Kolstad Skovdahl (HS), Silje Malene Korsvold (SK), Kristina Albertsen (KA) og Ingrid Dyvik (ID). Forfall Orienterte Lokallagsledere: Øystein Ohr (ØO), Emma Lengle (EL), Åshild Ash Norbotten (ÅN), Timo Kanehl (TK) og Cathrine Sevre (CS) Komitéledere: Ida Tylleskär (IT), Torfinn Madssen (TM), Thea Gustavsen (TG), Miriam Christ (MC), Katherine Wang (KW), Torunn Hjøllo (TH), Tonje Forbregd Reitan (TR) Nettredaktør: Haakon Albech (HA) Leder MedHum-2016: Marlene Løw (ML) Æsculap-redaktør: Andreas Wahl Blomkvist (AB) og Ane Drougge Vassbotn (AV) Sekretær: Anita Fagersand (AF)

2 INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE 2 VEDLEGG 3 SAKSKART 4 SAK 1 FORMALIA GODKJENNING AV MØTEINNKALLING OG SAKSDOKUMENTER VALG AV MØTELEDER OG REFERENT GODKJENNING AV TIDSPLAN 5 SAK 2 ORIENTERINGER PERIODERAPPORTER HANDLINGSPLAN FRA FORRIGE MØTE STATUSRAPPORT ØKONOMI PR 6 SAK 3 SØKNADER OG OPPNEVNELSER KANDIDATUR TIL IFMSAS INTERNATIONAL TEAM ØKONOMISK SØKNAD - STØTTE DELTAKELSE TVK3/VALGMØTET 7 SAK 4 DISKUSJONSSAKER FRAFALL I VALGKOMITEEN OG SUPPLERING 8 SAK 5 VEDTAKSSAKER STØTTE TIL KANDIDATER SOM IKKE ALLEREDE DEKKES TIL TVK3/VALGMØTET 9 SAK 6 EVENTUELTSAKER 10 SAK 7 AVSLUTNING OPPSUMMERING HANDLINGSPLAN PLANLEGGING AV NESTE MØTE MØTEKRITIKK/EVALUERING AV MØTET 11

3 VEDLEGG

4 SAKSKART SAK 1 FORMALIA 1.1 GODKJENNING AV MØTEINNKALLING OG SAKSDOKUMENTER VEDTAK: MØTEINNKALLING OG SAKSDOKUMENTER GODKJENNES. 1.2 VALG AV MØTELEDER OG REFERENT VEDTAK: ØR VELGES SOM MØTELEDER, SK SKRIVER REFERAT OG HS SKRIVER HANDLINGSPLAN. 1.3 GODKJENNING AV TIDSPLAN VEDTAK: FORESLÅTT TIDSPLAN GODKJENNES. SAK 2 ORIENTERINGER 2.1 PERIODERAPPORTER 2.2 HANDLINGSPLAN FRA FORRIGE MØTE 2.3 STATUSRAPPORT ØKONOMI 2.4 PR SAK 3 SØKNADER OG OPPNEVNELSER 3.1 KANDIDATUR TIL IFMSAS INTERNATIONAL TEAM VEDTAK: NASJONALT STYRE VEDTAR Å STØTTE KANDIDATURET TIL KATHERINE WANG FOR Å SØKE TIL Å SØKE PÅ INTERNATIONAL ASSISTANT FOR SCORE I IFMSA. 3.2 ØKONOMISK SØKNAD - STØTTE DELTAKELSE TVK3/VALGMØTET VEDTAK: REALITETSBEHANDLES IKKE. SE SAK 5.1. SAK 4 DISKUSJONSSAKER 4.1 FRAFALL I VALGKOMITEEN OG SUPPLERING VEDTAK: ANNE SANDVIK VELGES TIL NY LEDER AV VALGKOMITEEN. DET LYSES UT SUPPLERINGSVALG FOR ET FAST MEDLEM OG ET VARAMEDLEM. FRISTEN SETTES TIL SØNDAG 11. SEPTEMBER. NASJONALT STYRE VEDTAR MEDLEMMENE 12. SEPTEMBER PER EPOST. SAK 5 VEDTAKSSAKER 5.1 STØTTE TIL KANDIDATER SOM IKKE ALLEREDE DEKKES TIL TVK3/VALGMØTET VEDTAK: BESTEMMELSER FOR VALGKOMITEENS FOND VEDTAS MED ENDRINGER FORESLÅTT UNDER MØTET. BESTEMMELSEN TRER I KRAFT FRA SAK 6 EVENTUELTSAKER SAK 7 AVSLUTNING 7.1 OPPSUMMERING HANDLINGSPLAN 7.2 PLANLEGGING AV NESTE MØTE NESTE STYREMØTE ER PLANLAGT TIRSDAG 20. SEPTEMBER FRA KLOKKA PÅ SKYPE. 7.3 MØTEKRITIKK/EVALUERING AV MØTET

5 SAK 1 FORMALIA 1.1 Godkjenning av møteinnkalling og saksdokumenter Vedtak: Møteinnkalling og saksdokumenter godkjennes. 1.2 Valg av møteleder og referent Vedtak: ØR velges som møteleder, SK skriver referat og HS skriver handlingsplan. 1.3 Godkjenning av tidsplan Gjennomgang av tidsplan. Tidsplan Vi logger oss på og gjør oss klare til møtestart Behandling av styresaker (innlagt pauser) Avslutning Vedtak: Foreslått tidsplan godkjennes.

6 SAK 2 ORIENTERINGER 2.1 Handlingsplan fra forrige møte Gjennomgang av handlingsplanen fra sist styremøte, og eventuell overføring av uløste oppgaver. 2.2 Statusrapport økonomi Saksbehandler: KA 2.3 PR Saksbehandler: ID

7 SAK 3 SØKNADER OG OPPNEVNELSER 3.1 Kandidatur til IFMSAs International Team Saksbehandler: HS Nå er det utlysning av vervene International assistant og Program coordinators i IFMSA, og vi har invitert alle interesserte medlemmer til å søke. IFMSA har mange tillitsvalgte som blir valgt av generalforsamlingen to ganger i året. I midlertid har mange av disse tillitsvalgte assistenter, som i grupper utgjør International teams og regional teams. I tillegg har IFMSA 18 programmer for aktiviteter, og disse har en koordinator hver som også velges utenom generalforsamlingen. Det er disse posisjonene, assistenter og programkoordinatorer, som nå skal velges i IFMSA. Medlemmer som ønsker å søke må få sin søknad godkjent av nasjonalt styre, med signatur og stempel, og derfor må vi i Nasjonalt styre vurdere søknaden før fristen til å søke til IFMSA (10.september). Det er en fordel å ha vært engasjert i IFMSAs Standing Committees eller på nasjonalt nivå i Nmf, og det forutsettes god kjennskap til IFMSAs arbeid og organisering for å bli valgt. Nasjonalt styre bør bare gå god for kandidater man vurderer til å være seriøse, ansvarsfulle og som har evne til å gjennomføre jobben. Dette er fordi vi skal gi IFMSA de beste mulige assistentene, men også fordi dersom noe går galt med personen så står vi til ansvar. Valget av kandidater til posisjonene blir gjort av de tillitsvalgte i IFMSA som har bruk for assistenten. Vi er så heldige å ha mottatt en søknad som vi må vurdere, og papirene ligger vedlagt sakspapirene (konfidensielt). En innstilling med forslag til vedtak vil gis av Internasjonalt ansvarlig under saksbehandlingen på møtet. Vedtak: Nasjonalt styre vedtar å støtte kandidaturet til Katherine Wang for å søke på International Assistant for SCORE i IFMSA. 3.2 Økonomisk søknad - Støtte deltakelse Tvk3/Valgmøtet Saksbehandler: KA/RB Søknad fra Trine Lie Morken om støtte til deltakelse på Tvk3 og Valgmøtet i forbindelse med sitt kandidatur til nasjonalt verv i Nmf for Behandlingen av søknaden ble utsatt fra NS til dette møtet for først å behandle en sak av prinsipiell art. Vedtak: Realitetsbehandles ikke. Se sak 5.1.

8 SAK 4 DISKUSJONSSAKER 4.1 Frafall i valgkomiteen og supplering Saksbehandler: RB Siden sist møte har to medlemmer av valgkomiteen meldt at de frekkes seg fra komiteen. Som årsak oppgir Elisabeth Holven personlige årsaker, mens Eivind Valestrand trekker seg da han selv ønsker å stille til valg. Vara til valgkomiteen, Cathrine Sevre, er informert om frafallet i komiteen og har rykket opp som medlem. Vi står nå med en valgkomité på to personer, tett opp mot søknadsfristen (18. september). Nasjonalt styre diskuterer supplering av valgkomiteen. Vedtak: Anne Sandvik velges til ny leder av valgkomiteen. Det lyses ut suppleringsvalg for et fast medlem og ett vara medlem. Fristen settes til søndag 11. september. Nasjonalt styre vedtar medlemmene 12. september per epost.

9 SAK 5 VEDTAKSSAKER 5.1 Støtte til kandidater som ikke allerede dekkes til Tvk3/Valgmøtet Saksbehandler: RB Under sist møte ble spørsmålet om økonomisk støtte (dekket reise og opphold Tvk3/Valgmøtet) for kandidater som stiller til nasjonale verv tatt opp, etter at det var kommet inn en søknad om slik støtte. Dette har vært en tilbakevendende problemstilling over flere år uten at det er blitt satt av midler til slik støtte i budsjettet. Styret kom til at det er viktig å nå finne en løsning på dette som er forutsigbar og rettferdig, for å muliggjøre kandidaturer også fra personer som ikke allerede har dekket sin deltakelse gjennom nasjonalt eller lokallaget. Det pekes også på at all den tid Tvk3 og Valgmøtet fast arrangeres i Oslo, vil dette ellers gi en fordel for kandidater fra Nmf Oslo. Nasjonalt styre kom under sist møte fram til noen prinsipper en tenker kan benyttes for tildeling av støtte for årene som kommer, og det legges opp til at dette behandles under budsjettbehandlingen på Landsmøtet i I grove trekk foreslås det at det settes av en pott som valgkomiteen skal kunne disponere for å gi støtte til kandidater til verv. Valgkomiteen gis et stort sett fritt mandat, men det legges til grunn at kandidatur er sendt inn innen fristen, kandidaten er vurdert av Valgkomiteen som aktuell kandidat og kandidaten binder seg til en viss tilstedeværelse. En slik støtte til oppad være begrenset til å dekke reise og én overnatting og ytes i form av refusjon etter ordinære refusjonsrutiner. Behandling av søknad som var kommet inn om støtte til deltakelse til sist møte ble da satt på vent til dette møtet, slik at man kunne undersøke muligheten for å innføre en tilsvarende løsning innenfor rammene av årets budsjett. Forslag til prinsipper for tildeling er sent lokallagslederne, for innspill om det anses som hensiktsmessig at nasjonalt styre legger opp til en prinsipiell praksis rundt ytelse av slik støtte også i Nasjonalt styres langsiktige forslag til ordning for støtte finnes i Google Docs: Vedtak: Bestemmelser for valgkomiteens fond vedtas med endringer foreslått under møtet. Bestemmelsen trer i kraft fra 2016.

10 SAK 6 EVENTUELTSAKER

11 SAK 7 AVSLUTNING 7.1 Oppsummering handlingsplan 7.2 Planlegging av neste møte Neste styremøte er planlagt tirsdag 20. September, fra kl 1800 på Skype. 7.3 Møtekritikk/evaluering av møtet