Referat Nasjonalt styremøte NS

Transkript

1 Referat Nasjonalt styremøte NS Tromsø, august 2015 Kl 1900 fredag 28. august kl 1600 søndag 30. august. Innkalte Nasjonalt styre: Rasmus Bakken (RB), Eivind Valestrand (EV), Vilde Skylstad (VS), Louise Carlsen (LC), Sara Gilani (SG), Helene Kolstad Skovdahl (HS) og Ole Marius Gaasø (OG). Forfall Ole Marius Gaasø (OG). Helene Kolstad Skovdahl (HS) og Eivind Valestrand (EV) deltar fra møtestart lørdag. Orienterte Komitéledere: Elisabeth Holven (EH), Torfinn Madssen (TM), Hanna Gran Sestøl (HG), Ida Marie Nyhagen Vikan (IV), Katherine Wang (KW), Torunn Hjøllo (TH), Monika M. Mielnik (MM) Nettredaktør: - Leder MedHum-2016: Marlene Løw (ML) Leder FINO2015: Emily McLean (EM) Æsculap-redaktør: Frederik Emil Juul (FJ) Lokallagsledere: Marthe Høiland (MH), Kimberly Kleftås (KK), Vivian Amundsen (VA), Cathrine Sevre (CS) og Inger Heimdal Stenseng (IS). Sekretær: Anita Fagersand (AF)

2 Innholdsfortegnelse INNHOLDSFORTEGNELSE 2 VEDLEGG 4 SAKSKART MED VEDTAK 6 SAK 1 FORMALIA GODKJENNING AV MØTEINNKALLING OG SAKSDOKUMENTER VALG AV MØTELEDER OG REFERENT GODKJENNING AV TIDSPLAN GODKJENNING AV REFERAT FRA SISTE NASJONALE STYREMØTE 11 SAK 2 ORIENTERINGER PERIODERAPPORTER STATUSRAPPORT ØKONOMI HANDLINGSPLAN FRA FORRIGE MØTE PR ORIENTERINGSSAK REKRUTTERINGSPAKKEN PROSJEKTHELGEN NY DATO TVK3 ORIENTERING OM STATUS ORGANISERING 16 SAK 3 SØKNADER OG OPPNEVNELSER SPONSORSØKNAD MF PLACEBO SØKNAD OM FORSINKET REFUSJON, FINO OPPNEVNING TIL NASJONALT RÅD FOR HIV OG AIDS SØKNAD OM DRIFTSMIDLER: KENYAPROSJEKTET OPPNEVNING AV NETTREDAKTØR 20 SAK 4 DISKUSJONSSAKER STATUS FOR NASJONALT STYRE HVORDAN NÅ UT TIL MEDLEMMER MED DET SOM SKJER I IFMSA VERV I IFMSA ALKOHOL FINANSIERT TIL NASJONALE SAMLINGER 23 SAK 5 VEDTAKSSAKER ARBEIDSINSTRUKS - REKRUTTERING AV NYE MEDLEMMER INNKJØP AV GRAFISKE TJENESTER AKADEMIKERNES KLIMA- OG MILJØPOLITISKE POLICYDOKUMENT OPPFØLGNING: ARBEIDSOPPGAVER I NASJONALT STYRE ARBEIDSGRUPPEN FOR REVISJON AV NMFS HONORARER KONTRAKT FOR LANDSMØTET RETNINGSLINJER FOR SOMMERSTIPENDER FOR FORSKNING RETNINGSLINJER OG MAL - ARBEID MED HØRINGSSVAR RETNINGSLINJER - HVA SOM KAN PÅLEGGES LOKALLAGENE RETNINGSLINJER - INTERNE HØRINGER RETNINGSLINJER - ØKONOMISKE SØKNADER RETNINGSLINJER - VURDERING AV HABILITET RETNINGSLINJER - SAMARBEID MED ANDRE ORGANISASJONER RETNINGSLINJER - TOLKNING AV STYRINGSDOKUMENTENE RETNINGSLINJER - REPRESENTASJON I EKSTERNE ORGANISASJONER RETNINGSLINJER - ERFARINGSOVERFØRING MELLOM NASJONALE VERVSINNEHAVERE RETNINGSLINJER - INTERN KOMMUNIKASJON VEILEDER EVALUERINGER VEILEDER ARRANGERE DEBATT 33

3 5.20 VEILEDER ARRANGERING AV MØTER I LANDSSTYRET VEILEDER - REFERATFØRING FRA NASJONALE STYREMØTER VEILEDER OG DOKUMENTMAL - RETNINGSLINJER ÆSCULAP OPPFORDRING TIL DISKUSJON OM DRIFTSFORM ARBEIDSHELG PROSJEKTUTVIKLING 35 SAK 6 EVENTUELTSAKER ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. SAK 7 AVSLUTNING OPPSUMMERING HANDLINGSPLAN PLANLEGGING AV NESTE MØTE MØTEKRITIKK/EVALUERING AV MØTET 38

4 Vedlegg NS Perioderapporter samlet.pdf NS Resultat og balanse Nmf 2015 juni.pdf NS Handlingsplan NS pdf NS Organisasjonsskolen.pdf NS Orienteringssak Rekrutteringspakken 2015 NS Arbeidsinstruks Rekruttering av nye medlemmer.pdf NS Arbeidsinstruks Rekruttering av tillitsvalgte.pdf NS Mal for rapportering pa rekrutteringspakken.pdf NS Presentasjon av Nmf til verving_idok.pdf NS Regnskap rekrutteringspakke NS Rekrutteringspakke 2015.pdf NS Orientering Tvk NS Budsjett TVK workbook.xlsx NS Program TVK docx NS Sponsorsøknad MF Placebo NS Sponsorsøknad MF Placebo.pdf NS Sponsortilbud MF Placebo.pdf NS Søknad om forsinket refusjon FINO2014 NS Reiseregning FINO Ragnhild SH.pdf NS Reisekvittering - 4M8IOM.pdf NS E-Ticket_RAGNHILD_SOERBOEEN_HALVAAG_1.pdf NS Søknad om driftsmidler Kenyaprosjektet NS Søknad_driftsstøtte_Kenyaprosjektet_høst_2015.pdf NS Budsjett_høst_2015_KP NS Regnskap_2014_KP NS Rapport_arbeid_Kenyaprosjektet_va r_2015.pdf NS Vedlegg til rapport Kenyaprosjektet NS Oppnevning av Nettredaktør NS Søknad pa stillingen som nettredaktør.pdf NS Utlysning Nettredaktør - medisinstudent.no NS Høringssvar Akademikernes klima- og miljøpolitiske policydokument.pdf NS Mandat Arbeidsgruppen for revisjon av Nmfs honorarer.pdf NS Kontrakt for Landsmøtet 2016.pdf NS Retningslinjer for sommerstipend forskning.pdf NS Retningslinje - Arbeid med høringssvar NS Retningslinje - Arbeid med høringssvar (revidert).pdf NS Mal - Høringssvar.pdf NS Retningslinje - Hva som kan pa legges lokallagene (revidert).pdf NS Retningslinje - Interne høringer (revidert).pdf NS Retningslinje - økonomiske søknader NS Retningslinje - Økonomiske søknader (revidert).pdf NS Søknad om støtte fra Norsk medisinstudentforening (revidert).pdf NS Rapport for støtte fra Norsk medisinstudentforening.pdf NS Retningslinje - Vurdering av habilitet (revidert).pdf NS Retningslinje - Samarbeid med andre organisasjoner (revidert).pdf NS Retningslinje - Tolkning av styringsdokumentene (revidert).pdf NS Retningslinje - Representasjon i eksterne organisasjoner (revidert).pdf NS Retningslinje - Erfaringsoverføring mellom nasjonale vervsinnehavere NS Retningslinje - Erfaringsoverføring mellom nasjonale vervsinnehavere (revidert).pdf NS Mal for erfaringsskriv (utkast).pdf NS Mal for handlingsplan (utkast).pdf NS Retningslinje - Intern kommunikasjon (revidert).pdf NS Veileder - Evalueringer (utkast).pdf NS Veileder - Arrangere debatt (utkast).pdf NS Veileder - Arrangering av Landsstyremøter (utkast).pdf NS Veileder - Referatføring fra nasjonale styremøter (revidert).pdf

5 NS Veileder - Retningslinjer NS Veileder - Retningslinjer (utkast).pdf NS Dokumentmal - Retningslinjer og veiledere.pdf

6 Sakskart SAK 1 FORMALIA 1.1 GODKJENNING AV MØTEINNKALLING OG SAKSDOKUMENTER Vedtak: Møteinnkalling og saksdokumenter godkjennes. 1.2 VALG AV MØTELEDER OG REFERENT Vedtak: RB velges som møteleder, VS skriver referat og SG skriver handlingsplan. 1.3 GODKJENNING AV TIDSPLAN Vedtak: Foreslått tidsplan godkjennes. 1.4 GODKJENNING AV REFERAT FRA SISTE NASJONALE STYREMØTE Vedtak: Referatet godkjennes. SAK 2 ORIENTERINGER 2.1 PERIODERAPPORTER Vedtak: Perioderapportene tas til etterretning. RB evaluerer og reviderer skjema til neste periode. 2.2 STATUSRAPPORT ØKONOMI Vedtak: Saken tas til orientering 2.3 HANDLINGSPLAN FRA FORRIGE MØTE Vedtak: Handlingsplan har blitt gjennomgått, og gjenstående punkter har blitt overført til ny handlingsplan 2.4 PR Vedtak: Saken tas til orientering 2.5 ORIENTERINGSSAK REKRUTTERINGSPAKKEN 2015 Vedtak: Beretningen tas til etterretning, og rekrutteringspakke for 2016 tas som diskusjon i neste nasjonale styre med bakgrunn i den endelige evalueringen av rekrutteringspakken Plan for rekruttering av nye medlemmer og plan for rekruttering av tillitsvalgte diskuteres på nasjonalt styremøte påfølgende innsending. 2.6 PROSJEKTHELGEN NY DATO Vedtak: Nasjonalt styre tar saken til etterretning 2.7 TVK3 ORIENTERING OM STATUS ORGANISERING Vedtak: Nasjonalt Styre er orientert om fremgangen rundt arrangering av Tvk3 og tar saken til etterretning. Innspillene rundt prioriteringspunkter under kurs holdt lørdag på Tvk3 følges opp videre i samarbeid med opplæringsansvarlige SAK 3 SØKNADER OG OPPNEVNELSER 3.1 SPONSORSØKNAD MF PLACEBO

7 Vedtak: Nmf går inn som én av fire annonsører på arrangementets forsidebilde på Facebook, for kr. Dette under forutsetning at de øvrige tre sponsorer ikke strider mot Nmfs styringsdokumenter. Dette bekreftes ved at Nmf, ved leder, gir endelig tilslag først etter innsyn i hvilke tre andre annonsører som kjøper tilsvarende annonse. Hentes fra Utdelt støtte 60/ SØKNAD OM FORSINKET REFUSJON, FINO2014 Vedtak: Ragnhild Sørbøen Halvaag utbetales 3.267,22 kr i forsinket reiserefusjon etter FINO2014. Beløpet belastes kostsenter 65/1150 IFMSA 3.3 OPPNEVNING TIL NASJONALT RÅD FOR HIV OG AIDS Vedtak: Nasjonalt styre oppnevner Ida Marie Nyhagen Vikan som Nmfs representant i Nasjonalt råd for Hiv og Aids, for toårsperioden høst 2015 høst SØKNAD OM DRIFTSMIDLER: KENYAPROSJEKTET Notat fra diskusjonen under møtet: Styret er imponert over arbeidet til Kenya Prosjektet, og setter stor pris på innsatsen fra deltakerne i prosjektet! Resultatet har svært god kvalitet, og de fremmøte fattet følgende vedtak enstemmig. Vedtak: Nasjonalt innvilger Kenyaprosjektet driftsstøtte på 9000,00 kr. Dette tas fra kostsenter 60/1160 Utdelt støtte og belastes kostsenter 80/1276 Kenya Prosjektet 3.5 OPPNEVNING AV NETTREDAKTØR Vedtak: Nasjonalt styre oppnevner Haakon Albech som Nettredaktør for foreningen for resten av perioden SAK 4 DISKUSJONSSAKER 4.1 STATUS FOR NASJONALT STYRE Vedtak: Nasjonalt styre diskuterte saken. RB sender på vegne av nasjonalt styre en skriftlig henvendelse til resterende nasjonale tillitsvalgte samt lokallagsledere med evaluering fra dem i forhold til arbeid og kommunikasjon i eget verv og opp mot Nasjonalt styre. 4.2 HVORDAN NÅ UT TIL MEDLEMMER MED DET SOM SKJER I IFMSA Vedtak: Diskusjon tas til oppfølging av IA. 4.3 VERV I IFMSA Vedtak: Saken tas til orientering, og utfall tas til oppfølging av IA. 4.4 ALKOHOL FINANSIERT TIL NASJONALE SAMLINGER Vedtak: Nasjonalt styre dekker utgifter for en enhet per nasjonale arrangement. Nasjonalt styre arbeider for å sikre sosiale settinger der hele foreningen har mulighet til å delta ved nasjonale samlinger SAK 5 VEDTAKSSAKER 5.1 ARBEIDSINSTRUKS - REKRUTTERING AV NYE MEDLEMMER Enstemmig vedtatt per e-post INNKJØP AV GRAFISKE TJENESTER Enstemmig vedtatt per e-post , med én avholden stemme. 5.3 AKADEMIKERNES KLIMA- OG MILJØPOLITISKE POLICYDOKUMENT Vedtatt med seks stemmer for, per e-post Én stemme ble ikke avgitt. 5.4 OPPFØLGNING: ARBEIDSOPPGAVER I NASJONALT STYRE

8 Vedtak: Nasjonalt styre godkjenner oversikten over arbeidsoppgaver for nasjonalt styre, med de endringer som kommer frem i møtet. Dokumentet utvikles videre. XX tar kontakt med alle nasjonalt tillitsvalgte for å utvikle et lignende dokument for deres verv. De nasjonalt tillitsvalgte har frist på å gi tilbakemelding 15. september. 5.5 ARBEIDSGRUPPEN FOR REVISJON AV NMFS HONORARER Vedtak: Nasjonalt styre vedtar å sette ned arbeidsgruppen Arbeidsgruppen for revisjon av Nmfs honorarer i tråd med vedlagte mandat og oppgavebeskrivelse" 5.6 KONTRAKT FOR LANDSMØTET 2016 Vedtak: Nasjonalt styre gir Rasmus Bakken mandat til å signere kontrakt med Scandic Tromsø for Landsmøtet 2016 på vegne av Norsk medisinstudentforening. 5.7 RETNINGSLINJER FOR SOMMERSTIPENDER FOR FORSKNING Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet. 5.8 RETNINGSLINJER OG MAL - ARBEID MED HØRINGSSVAR Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet. 5.9 RETNINGSLINJER - HVA SOM KAN PÅLEGGES LOKALLAGENE Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet RETNINGSLINJER - INTERNE HØRINGER Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet RETNINGSLINJER - ØKONOMISKE SØKNADER Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet. Nasjonalt styre vedtar vedlagte forslag til søknads- og rapportskjema RETNINGSLINJER - VURDERING AV HABILITET Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet RETNINGSLINJER - SAMARBEID MED ANDRE ORGANISASJONER Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet. RB utarbeider en intern oversikt over organisasjoner Nmf har et samarbeid med per dags dato, og hva det samarbeidet innebærer RETNINGSLINJER - TOLKNING AV STYRINGSDOKUMENTENE Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet RETNINGSLINJER - REPRESENTASJON I EKSTERNE ORGANISASJONER Forslag til vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet. RB ferdigstiller oversikt over ekster-

9 ne representanter for Nmf, som legges ut på nettsidene. Til NS utarbeider RB et forslag til kontaktpersoner i Nasjonalt styre for alle eksterne representanter RETNINGSLINJER - ERFARINGSOVERFØRING MELLOM NASJONALE VERVSINNEHAVERE Forslag til vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet. Retningslinjen sendes til avtroppende lokallagsledere av EV med forespørsel om de kan bidra til å utvikle et lignende dokument (veileder eller retningslinje) for lokallag RETNINGSLINJER - INTERN KOMMUNIKASJON Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet VEILEDER EVALUERINGER Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som veileder i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet VEILEDER ARRANGERE DEBATT Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som veileder i foreningen, med de endringer som kommer frem i møtet VEILEDER ARRANGERING AV MØTER I LANDSSTYRET Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som veileder i foreningen, med de endringer som kommer frem i møtet VEILEDER - REFERATFØRING FRA NASJONALE STYREMØTER Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som veileder i foreningen, med de endringer som kommer frem i møtet VEILEDER OG DOKUMENTMAL - RETNINGSLINJER Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som veileder i foreningen, med de endringer som kommer frem i møtet ÆSCULAP OPPFORDRING TIL DISKUSJON OM DRIFTSFORM Vedtak: Vedlagte brev, med endringer som fremkom under diskusjonen, sendes Æsculapredaksjonen som oppfordring til å diskutere fremtidens Æsculap ARBEIDSHELG PROSJEKTUTVIKLING Vedtak: Nasjonalt styre innvilger reisestøtte for HG, RB og VS for reise til Tromsø september, i forbindelse med arbeidshelg på prosjektutvikling. SAK 6 EVENTUELTSAKER 6.1 KONTRAKT FOR GRUNNUTDANNINGSKONFERANSEN 2015 Vedtak: Nasjonalt styre gir Rasmus Bakken mandat til å signere kontrakt for Grunnutdanningskonferansen 2015 på vegne av Norsk medisinstudentforening. 6.2 Økonomisk garanti for visumtrengende innvekslende studenter sesongen

10 Vedtak: Nasjonalt styre godkjenner at økonomiske garantier for eventuell retur av visumtrengende innvekslende studenter i utvekslingsordningen med IFMSA underskrives, og tar det økonomiske ansvaret på foreningen. Nasjonalt styre ber utvesklingsansvarlige kartlegge problematikken, med eventuelle konsekvenser for å ta på seg denne risikoen. Saken kommer til ny behandling i nasjonalt styre innen utgangen av styreåret Vara for nasjonale styrerepresentanter 6.4 FINO Vedtak: Nasjonalt styre setter egenandel for deltakelse på FINO til 500 kr. VS utlyser mulighet til å delta på FINO2015, med søknadsfrist 23.september. SAK 7 AVSLUTNING 7.1 OPPSUMMERING HANDLINGSPLAN 7.2 PLANLEGGING AV NESTE MØTE 7.3 MØTEKRITIKK/EVALUERING AV MØTET

11 SAK 1 FORMALIA 1.1 Godkjenning av møteinnkalling og saksdokumenter Vedtak: Møteinnkalling og saksdokumenter godkjennes. 1.2 Valg av møteleder og referent Vedtak: RB velges som møteleder, VS skriver referat og SG skriver handlingsplan. 1.3 Godkjenning av tidsplan Vedtak: Foreslått tidsplan godkjennes. 1.4 Godkjenning av referat fra siste nasjonale styremøte Vedtak: Referatet godkjennes.

12 SAK 2 ORIENTERINGER 2.1 Perioderapporter Perioderapporter fra nasjonale tillitsvalgte og lokallagene er vedlagt i eget dokument. Vedtak: Perioderapportene tas til etterretning. RB evaluerer og reviderer skjema til neste periode. 2.2 Statusrapport økonomi Saksbehandler: OG Generelle bemerkninger 24. juli 2015 sendte Judit Mezes ut halvårsrapporten ut for Norsk medisinstudentforening. Her kan vi høre at vi per 30. juni 2015 har totalt kr i eiendeler, mot kr per 31. desember 2014 og i desember Per nå er formålskapitalen på samme nivå som desember 2013, altså omtrent 2,6 millioner kroner. Detaljer for hvert kostsenter står i vedlagt halvårsrapport. Vi har - som vanlig - solid økonomi. Tilgjengelighet, oversiktlighet og transparens Arbeidet med grunnlagsbudsjetter for hver kostsenter til budsjettarbeider, og oversikt over utdelte midler er underveis, men fortsatt gjenstår en god del. Det er rett og slett et par Excel-dokumenter jeg ikke finner nå, men som jeg mener skal ligge på instituttet der jeg forsker. Skal få publisert alt på Google Sheets. Økonomihåndboka Jobbes med i dette øyeblikk, men er grunnet sykdom vært noe utsatt fra min side. Har mål om å ha blitt ferdig innen NS-7 finner sted. LNU Vi har fått overført fjorårets restmidler til oss nasjonalt, disse deles ut i samsvar med fordelingsnøkkelen til de ulike lokallagene. EV kan gi videre detaljer på dette området. Vedtak: Saken tas til orientering

13 2.3 Handlingsplan fra forrige møte Gjennomgang av handlingsplanen fra sist styremøte, og eventuell overføring av uløste oppgaver. Vedtak: Handlingsplan har blitt gjennomgått, og gjenstående punkter har blitt overført til ny handlingsplan 2.4 PR Saksbehandler: HS I løpet av sommeren har PR i foreningen bestått i stor grad av promotering av det Nmf driver med på sommeren - nemlig utveksling og prosjektarbeid. Dette har resultert i mange fine Facebook-poster, som nå er lagt inn på nettsiden. Planen videre for disse er å kunne re-poste de på Facebook for å promotere prosjektene og utveksling i løpet av året. I begynnelsen av denne høsten setter vi i gang med Organisasjonsskolen både nasjonalt og lokalt. Vedlagt finner dere postene som skal publiseres! Et annet håp for høsten er at en del av erfaringsoverføringen til nye verv nasjonalt inneholder å lage en PR-plan for sitt verv, hvor første punkt er oppdatering av nettsideinformasjonen for sitt ansvarsområde. Dessuten håper jeg på at når vi velger ny webansvarlig kan vi starte arbeidet med å omorganisere denne. Første utfordring for styret fremover er neste Æsculap deadline, som er 7. september. Jeg har planlagt to nettsaker som er relatert til valgmøtet: - TEMA Nasjonal tillitsvalgt: Internasjonalt ansvarlig - TEMA Nasjonal tillitsvalgt: Æsculap-redaktør, Webansvarlig og PR-ansvarlig Begge er fint om er ferdig i løpet av første uke i september. Utover dette er det behov for å promotere våre nasjonale verv frem mot valgmøtet. Et spørsmål er: skal vi ha offentlige kandidaturer, eller skal disse kun sendes til delegatene?

14 2.5 Orienteringssak Rekrutteringspakken 2015 Saksbehandlere: SG og HS 3. august ble rekrutteringspakken sendt ut til Nmfs lokallag og er nå tatt i bruk. Innholdet i pakken ble bestemt etter en høring i lokallagene, fulgt av diskusjon i Nasjonalt styre. Vedlagt følger en oppsummering av innholdet og regnskap for utgiftene, dokumentene som ble sendt ved rekrutteringspakken, samt bilder av innholdet i pakken. I tillegg til vedleggene sendte vi med medlemsstatistikk som nasjonalt styre tidligere har mottatt fra Eivind Valestrand. Totalkostnad på rekrutteringspakken 2015 ble ,05 kr, ekskludert utgifter til frakt til lokallagene. Arbeid fremover: - Oppfølging av rapportering på rekrutteringspakken: 1. november og 1. Januar - Oppfølging av arbeidsinstruksene: De nye lokallagsstyrene skal utarbeide en plan for medlemsrekruttering i styreperioden og frem til årsskiftet. Denne skal rapporteres på ved nasjonal styrerepresentant når den er gjennomført. Lokale og nasjonale valgkomiteer skal utarbeide planer for rekruttering av tillitsvalgte, som skal sendes nasjonalt styre for godkjennelse samt rapporteres på til nasjonalt styre. - Sluttevaluering av rekrutteringspakken: En oppsummering av rapportene fra lokallagene samt vurdering av kostnad og totaleffekt gjøres. Dette resulterer i en rapport som orienteres om på første nasjonale styremøte i Disse prosessene må følges opp av nasjonalt styre. Vedtak: Beretningen tas til etterretning, og rekrutteringspakke for 2016 tas som diskusjon i neste nasjonale styre med bakgrunn i den endelige evalueringen av rekrutteringspakken Plan for rekruttering av nye medlemmer og plan for rekruttering av tillitsvalgte diskuteres på nasjonalt styremøte påfølgende innsending.

15 2.6 Prosjekthelgen Ny dato Saksbehandler: RB Prosjekthelgen 2015 var planlagt for september. Etter at det ble klart at denne datoen var vanskelig for flere i Nasjonalt styre, mtp å kunne delta, har IV og HG revurdert og ønsker å avholde helgen senere på høsten. Dett gir også bedre tid til forberedelse, og mulighet for å ha klart mer av arbeidet som pågår med å definere prosjekt i Nmf og etablere nye rutiner for prosjektene. IV og HG har i samtale med de utvekslingsansvarlige blitt enige om å samlokalisere Prosjekthelgen med Utvekslingshelgen. Dato for dette er satt til november. Sted er foreløpig ikke bestemt. Nasjonalt styre bes ta dette til etterretning og godta endring av dato for Prosjekthelgen 2015, samt at denne organiseres i sammenheng med Utvekslingshelgen. Vedtak: Nasjonalt styre tar saken til etterretning

16 2.7 Tvk3 Orientering om status organisering Saksbehandler: SG Tvk3 avholdes helgen oktober etter tradisjon på Soria Moria Hotell og konferansesenter, Holmenkollen Oslo. Nasjonalt styremøte blir holdt fra Registrering starter for alle deltakere. Hovedfokuset ligger på best mulig opplæring av tillitsvalgte, med større fokus på det individuelle potensialet hos den enkelte og få nytte av sitt verv. I tillegg skal tillitsvalgte som ikke hører inn under spesifikke kurs på lørdag få mulighet til å få et kurs i et aktuelt tema. Tillitsvalgtopplæringen vil være generell for alle tillitsvalgte fredag kveld, med kort innføring i struktur, medlemsfordeler og annet relevant. Lørdag er stort sett satt av til kurs, her har de fleste NS-representantene ansvar for egne kurs (se vedlagt program), de resterende opplæringsansvarlige skal kontaktes av tillitsvalgtansvarlig. Hvordan opplæringen under kursene blir lagt opp er opp til individuell kursleder. Foreslår at vi diskuterer hovedpunkter som prioriteres under de forskjellige kursene sammen med kursledere, over Goolge Sheets. Lørdag kveld er satt av til presentasjon av kandidatur og valgkomiteens innstilling, etterfulgt av evt. foredrag før gallamiddag. Valgmøtet er lagt til tidlig på dagen søndag, slik at det blir tid til overgangsmøte og erfaringsoverføring i etterkant av Valgmøtet. LNU holder mest sannsynligvis et kurs denne dagen. Temaene som er diskutert er «Produktivt bruk av sosiale medier for rekruttering av medlemmer» og «Hvordan finne hele sitt potensialet når det kommer til aktivitet i lokallaget (hvordan disponere tid, samarbeide,etc.)». Det kan være at disse to temaene holdes hver for seg, fordelt på lørdag og søndag. Venter på mer info om foredragsholdere i LNU som er aktuelle denne helgen og hvilken dag som passer best for å holde kurs. Kontaktet aktuelle foredragsholdere for lørdag, venter på svar fra flere og mangler kontaktinfo for noen av de foreslåtte. Vil ha dette avklart innen slutten av september. Praktisk: Undertegnede sender ut mail med info om datoer, påmelding, Goolge Sheet for kostnader, ansvar for sosiale momenter og annet relevant, til alle lokallag i etterkant av deres respektive årsmøter. Vedlegg: - Tentativt program - Tentativt budsjett Vedtak: Nasjonalt Styre er orientert om fremgangen rundt arrangering av Tvk3 og tar saken til etterretning. Innspillene rundt prioriteringspunkter under kurs holdt lørdag på Tvk3 følges opp videre i samarbeid med opplæringsansvarlige

17 SAK 3 SØKNADER OG OPPNEVNELSER 3.1 Sponsorsøknad MF Placebo Saksbehandler: OG MF Placebo ved NTNU søker om sponsormidler til avslutningsball i forbindelse med 40- årsjubileum i 2016, lørdag 13. februar. Foreningen søker i den forbindelse sponsormidler i bytte mot Nmf-reklame. I mangel på et budsjett, er det vanskelig for NS å ta stilling til hvor mye penger MF Placebo egentlig trenger, men dersom vi tenker på Nmfs rene egennytte, kan reklame være svært nyttig. På vedlagte tilbud til sponsorer, så ser vi blant annet at vi kan kjøpe en side i programmet for 5000,- og være én av fire annonsører for samme sum på Facebook-siden, noe jeg synes høres ut som å være blant de mer fornuftige tilbudene. Det er viktig for Nmf å vite at pengene våre blir brukt fornuftig, og at vi får mye igjen for det. I søknaden er det ikke klart om hvilke tidsbegrensninger det er på det å ha logoen på Facebook-siden. Jeg foreslår derfor at vi bør innhente mer informasjon om hva som ligger i disse sponsortilbudene. Denne saken bør diskuteres under NS. Jeg legger likevel med et forslag til vedtak. Vedtak: Nmf går inn som én av fire annonsører på arrangementets forsidebilde på Facebook, for kr. Dette under forutsetning at de øvrige tre sponsorer ikke strider mot Nmfs styringsdokumenter. Dette bekreftes ved at Nmf, ved leder, gir endelig tilslag først etter innsyn i hvilke tre andre annonsører som kjøper tilsvarende annonse. Hentes fra Utdelt støtte 60/ Søknad om forsinket refusjon, FINO2014 Saksbehandler: RB Ragnhild Sørbøen Halvaag deltok i Nmfs delegasjon til FINO2014 på Island, i november Refusjonskjemaet hun sendte inn i ettertid, til undertegnede som den gang var Internasjonalt ansvarlig og delegasjonsleder, er forsvunnet. Ragnhilds refusjon har deretter uteblitt. Dette ble oppdaget da Ragnhild purret på refusjonen rundt påsketider. Refusjonsskjemaet er ikke notert mottatt i mine notater etter FINO2014. Det antas at brevet er forsvunnet i posten, men jeg tør ikke med 100 % sikkerhet si at det ikke kan ha forvunnet etter ankomst til min adresse. Ragnhild søker om å få tilbakebetalt det hun skulle mottatt i reiserefusjon. Det var satt et refusjonstak på reiseutgifter til FINO2014, men dette ble senere opphevet av Nasjonalt styre, under styremøte NS Ragnhild kan dokumentere reiseutgifter på 3.267,22 kr, inkl. flybuss t/r Bergen sentrum Flesland. Billett for flybussen er borte, da denne ble sendt i posten med refusjonsskjemaet, men undertegnede tok flybussen sammen med Ragnhild og kan gå god for at hun tok denne reisen.

18 Vedtak: Ragnhild Sørbøen Halvaag utbetales 3.267,22 kr i forsinket reiserefusjon etter FINO2014. Beløpet belastes kostsenter 65/1150 IFMSA

19 3.3 Oppnevning til Nasjonalt råd for Hiv og Aids Saksbehandler: RB I vår lyste Helse- og Omsorgsdepartementet (HOD) og Utenriksdepartementet (UD) ut mulighet for organisasjoner å melde interesse for delta med representasjon i Nasjonalt råd for Hiv og Aids. Nmf meldte interesse for å sitte i rådet, og har som resultat av dette fått tildelt et sete. Under forrige styremøte vedtok Nasjonalt styre å oppnevne Globalt helseansvarlig, Ida Marie Nyhagen Vikan, som interimrepresentant, til endelig oppnevning skulle foretas under NS Representanter til Nasjonalt råd for Hiv og Aids velges for to år av gangen. Fra sakspapirene til NS Rådet skal fungere som et konsultasjonsorgan for myndighetenes arbeid med hiv/aids nasjonalt og internasjonalt, og har flere målsetninger som følger av dette: - Bidra til en samordning av de nasjonale tiltakene med den internasjonale helsepolitikken når det gjelder hiv/aids og seksuelt overførbare infeksjoner - Bidra til informasjonsutveksling om nye strategier på området innenfor helse-, utviklings- og utenrikspolitikken - Påse at de strategier som er utviklet på området, blir evaluert og at disse følges opp av de ansvarlige instansene/etatene - Bidra til å skape åpenhet og motvirke diskriminering og stigmatisering av hivsmittede og deres nærmeste Forslag til vedtak: at nasjonalt styre diskuterer hvordan man skal utlyse/fordele denne plassen. Vedtak: Nasjonalt styre oppnevner Ida Marie Nyhagen Vikan som Nmfs representant i Nasjonalt råd for Hiv og Aids, for toårsperioden høst 2015 høst Søknad om driftsmidler: Kenyaprosjektet Saksbehandler: OG Kenyaprosjektet søker kr i driftsmidler til prosjektet for Søknaden er velskrevet; man får inntrykk av at punkter i Nmfs politiske måldokument blir ivaretatt på en god måte. Kenyaprosjektet er tilbakeholdne, men ser for seg at de har utgifter på totalt kr kr i overføring til Provide International, hvor de i støtte skal få 300 fra arrangement og fra Nmf. Jeg synes alle ting de søker penger om er naturlig å søke om, ikke minst reisestøtte for å føre tilsyn. Spørsmålet er om en inngående balanse på 4.007,83 vitner om god pengebruk fra tidligere. Det er ikke redegjort i papirene for hvorfor de har så mye penger nå. (Her kan noen i NS opplyse meg om de har mer kunnskap om prosjektet).

20 Prosjektet baserer seg på frivillighet; i reisestøtte gir man nettopp bare støtte, ikke full refusjon. Det er en god ting. Men som en fiskalkonservativ økonomiansvarlig, synes jeg man alltid skal oppfordres til å søke mer. Jeg foreslår derfor at vi innvilger kr i søknad. Notat fra diskusjonen under møtet: Styret er imponert over arbeidet til Kenya Prosjektet, og setter stor pris på innsatsen fra deltakerne i prosjektet! Resultatet har svært god kvalitet, og de fremmøte fattet følgende vedtak enstemmig. Vedtak: Nasjonalt innvilger Kenyaprosjektet driftsstøtte på 9000,00 kr. Dette tas fra kostsenter 60/1160 Utdelt støtte og belastes kostsenter 80/1276 Kenya Prosjektet. 3.5 Oppnevning av Nettredaktør Saksbehandler: RB Etter det i sommer oppstod vakanse i vervet som Nettredaktør, vedtok Nasjonalt styre under NS i juli å lyse ut vervet for resten av perioden Utlysning ble lagt ut på medisinstudent.no og promotert gjennom Facebook og lokallagene. Frist for å søke ble satt til 18. august. Da fristen løp ut var det kommet inn ett kandidatur, fra Haakon Albech Håkon studerer i Krakow, og har relevant erfaring for vervet fra arbeid som styremedlem og web- og promoteringsansvarlig for Akuttmedisinsk Seminar Der har han hatt ansvar for gruppens nettside og kontoer i sosiale medier. Håkon fremstår fra sin søknad som kvalifisert og motivert for vervet som Nettredaktør. Søknad og utlysningstekst ligger vedlagt. Vedtak: Nasjonalt styre oppnevner Haakon Albech som Nettredaktør for foreningen for resten av perioden 2015.

21 SAK 4 DISKUSJONSSAKER 4.1 Status for Nasjonalt styre Saksbehandlere: RB, HS Vi er et team og må ta vare på hverandre på best mulig måte. Det foreslås derfor at Nasjonalt styre tar en runde rundt bordet og deler sine tanker om følgende: - Hvordan føler en sitt eget arbeid har gått til nå i vervet? Hva har fungert? Hva kunne vært bedre? - Hvordan føler en arbeidet i Nasjonalt styre har gått til nå i år? Hva har fungert? Hva kunne vært bedre? - Hva skal til for at du skal få det best mulig i resterende vervsperiode? - Hva motiverte deg til å stille, hva var dine forventinger? Hvordan er dine forventinger møtt og hvordan er det med motivasjonen din nå? - Hva skal til for at Nasjonalt styre skal fungere best mulig i resterende styreperiode? - Hva kan resten av Nasjonalt styre gjøre for deg nå og videre? - Annet? Det forventes at alle har tenkt igjennom disse aspektene i forkant av møtet. Vedtak: Nasjonalt styre diskuterte saken. RB sender på vegne av nasjonalt styre en skriftlig henvendelse til resterende nasjonale tillitsvalgte samt lokallagsledere med evaluering fra dem i forhold til arbeid og kommunikasjon i eget verv og opp mot Nasjonalt styre. 4.2 Hvordan nå ut til medlemmer med det som skjer i IFMSA Saksbehandler: VS Vi har opprettet en mailgruppe hvor global helse-interesserte studenter kan få informasjon vi sender ut om muligheter fra blant annet IFMSA. Siden det er få andre enn de som har vært med på GA som egentlig føler seg fortrolige med hva IFMSA innebærer, er det vanskelig å formidle mulighetene innen føderasjonen. Ønsker innspill og ideer fra både de som ikke har særlig kjennskap til IFMSA, og de som har det om hvordan vi kan formidle de mulighetene som ligger der for engasjerte medisinstudenter i Nmf. Vedtak: Diskusjon tas til oppfølging av IA.

22 4.3 Verv i IFMSA Saksbehandler: VS Dette redegjøres nærmere på møtet, men i korte trekk handler det om dette: Da jeg neste år ikke har mulighet til å fortsette som IA, grunnet mye møteaktivitet nasjonalt og arbeidsmengde, har jeg lurt litt på å søke verv som regionsassistent i Europa. Dette er et langt mindre arbeidskrevende verv, og tillater at jeg holder en fot innen IFMSA. Jeg tenker dette kan være en mulighet til å se nærmere på hvordan det kan opprettes systemer for hvordan muligheter i IFMSA kan videreformidles til medlemmer i Nmf, og hvordan Nmf kan benytte Europa-plattformen mer aktivt. Dette er ennå bare en tanke, og ikke noe jeg har bestemt meg for. Noe avhenger av det finansielle, da jeg vil måtte delta på to GA og et EuRegMe. Det har så vidt blitt snakket om tidligere i år hvorvidt Nmf burde lage insentiver for at Nmf-medlemmer bidrar mer til IFMSA, for eksempel ved å være med i Plenary Team under GA. Spørsmålet er om dette tidligere har blitt løst ved at Nmf-medlemmer med verv i IFMSA har vært en del av den norske delegasjonen, og dermed fått dekket reisekostnader eller liknende? Ønsker kun at dette tas opp til diskusjon på møtet, og jeg ønsker innspill velkommen. Vedtak: Saken tas til orientering, og utfall tas til oppfølging av IA.

23 4.4 Alkohol finansiert til nasjonale samlinger Saksbehandler: EV Vi har mulighet til å spandere alkohol på våre tillitsvalgte til middager på nasjonale samlinger. I tillegg kan nasjonalt, dersom mulig, kjøpe inn alkohol til sosialt samvær etter middag. Samtidig som det sosiale samværet på samlingene er viktig, skal det ikke komme i veien for faglig arbeid på dagtid. Ved å spandere alkohol kan det både oppfattes som et drikkepress, samt at det kan komme i veien for faglig arbeid dersom konsumet blir for mye. Det må presiseres at det ikke oppleves som at alkohol kommer i veien for det faglige arbeidet per dags dato. I tillegg er det et økonomisk aspekt da alkohol til middag og lignende på møter gir en betydelig merutgift for foreningen. Til døme koster det for Landsmøtet 2016 kroner 91 per enhet. Med estimert 45 deltakere på Nasjonalt styre sin regning vil det gi en pris på 4095,- per enhet for alle, og ,- dersom en spanderer to enheter per pers hver kveld. Alle tillitsvalgte står fritt til hvor mye alkohol de drikker, så lenge det er innenfor retningslinjene for skikk og orden i foreningen. Elementer for diskusjon: - Hvilke prinsipp bør Nmf ha for alkohol på nasjonale samlinger? (det kan være forskjellig mellom samlingene) - I hvilken grad skal Nmf spandere alkohol på nasjonale samlinger? Vedtak: Nasjonalt styre dekker utgifter for en enhet per nasjonale arrangement. Nasjonalt styre arbeider for å sikre sosiale settinger der hele foreningen har mulighet til å delta ved nasjonale samlinger. SAK 5 VEDTAKSSAKER 5.1 Arbeidsinstruks - Rekruttering av nye medlemmer Saksbehandler: HS Under sommersamlingen diskuterte vi forslag til arbeidsinstruks for lokallagene for medlemsrekruttering, og ble enige om å fatte et epostvedtak om dette. Viser til tidligere epost sendt av Helene med forslag til arbeidsinstruks, og påfølgende diskusjon med forslag om endringer i dokumentet. Foreslåtte endringer er på inkorporert, og ny versjon finnes her: [lenke til Google Docs-dokument]

24 Forslag til vedtak: "Arbeidsinstruks - Rekruttering av nye medlemmer" vedtas og oversendes lokallagene. Enstemmig vedtatt per e-post (Utsendt versjon av arbeidsinstruksen vedlagt sak 2.5.) 5.2 Innkjøp av grafiske tjenester Saksbehandler: HS Det er hentet inn et tilbud på ferdigstillelse av logo i diverse format, samt dokumentmal, powerpointmal og kursbevis. Dette er blitt estimert til 16 arbeidstimer, til en total pris på 8000 kr. For å gå videre med arbeidet og komme i mål med grafikkarbeidet - forhåpentlig i tid for studiestart - må vi fatte et vedtak om å bevilge penger til å engasjere grafisk designer. Disclaimer fra RB: Grafisk designer Anders Bakken deler, i tillegg til etternavn, ca 50 prosent av sitt arvemateriale med meg. Min rolle i innhenting av dette anbudet har vært begrenset til å gi Helene mailadressen til Anders på henvendelse. Forslag til vedtak: Nasjonalt styre vedtar å bruke 8000 kr på grafiske tjenester, levert av grafisk designer Anders Bakken. Pengene tas fra kostsenter 10/ Styre administrasjon. Ved større avvik fra estimatet skal nasjonalt styre informeres før aksept. Enstemmig vedtatt per e-post , med én avholden stemme.

25 5.3 Akademikernes klima- og miljøpolitiske policydokument Saksbehandler: RB Klima=Helse, ved Siv Mjøs, har laget et høringsskriv til Akademikernes klima- og miljøpolitiske policydokument. Frist for å levere høringsinnspill er i dag. Dette har de gjort på oppfordring fra Eivind og meg. Nmf er ikke invitert til å svare på høringen, men vi mener det er nyttig at vi lever er et in nspill likevel. Særlig da den ene instansen i Dnlf som er blitt invitert til å komme medinnspill så langt ikke har lastet dette opp på høringssiden. Høringssvaret tar utgangspunkt i politisk måldokument og at klima=helse, og spiller inn at helse må få en plass i policydokumentet hvor det i utkastet er fullstendig fraværende. Jeg mener derfor det er viktig at Nmf kommer med dette innspillet, og ber Nasjonalt styre om å fatte vedtak om å sende inn det vedlagte høringsinnspillet. Forslag til vedtak: Nasjonalt styre vedtar å sende inn det vedlagte høringsinnspillet til den interne høringen i Legeforeningen om Akademikernes klima- og miljøpolitiske policydokument Vedtatt med seks stemmer for, per e-post Én stemme ble ikke avgitt. 5.4 Oppfølgning: Arbeidsoppgaver i nasjonalt styre Saksbehandler: EV Nasjonalt styre hadde frist til innen 20. august på å fylle ut skjema for sine opplevde arbeidsoppgaver. Momenter til diskusjon: - Er oppgaver riktig fordelt? - Hvilke oppgaver er ikke fordelt? Vedtak: Nasjonalt styre godkjenner oversikten over arbeidsoppgaver for nasjonalt styre, med de endringer som kommer frem i møtet. Dokumentet utvikles videre. EV tar kontakt med alle nasjonalt tillitsvalgte for å utvikle et lignende dokument for deres verv. De nasjonalt tillitsvalgte har frist på å gi tilbakemelding 15. september.

26 5.5 Arbeidsgruppen for revisjon av Nmfs honorarer Saksbehandler: OG Under sommersamlingen i år, besluttet vi at jeg skulle skrive et mandat med arbeidsbeskrivelse for en arbeidsgruppe som skulle jobbe med honorarfordelingen i Nmf. Dette er nå gjort, og jeg har forsøkt å både være bred og presis under overskriften 'Arbeidsgruppens oppgaver'. Jeg håper stilen og underoverskriftene på dokumentet virker ryddig og fornuftig, men jeg tar gjerne imot forbedringsforslag, og beholder derfor dokumentet foreløpig som Google Docs slik at alle kan foreslå forandringer. Utover dokumentets form, bør vi også diskutere både størrelse og hvilke kandidater vi kan tenke oss å spørre om å sitte i arbeidsgruppen. Vedlegg: Dokumentet er også vedlagt som.pdf. Vedtak: Nasjonalt styre vedtar å sette ned arbeidsgruppen Arbeidsgruppen for revisjon av Nmfs honorarer i tråd med vedlagte mandat og oppgavebeskrivelse". OG og RB gis mandat til å finne og oppnevne medlemmer, etter innspill fra Nasjonalt styre. 5.6 Kontrakt for Landsmøtet 2016 Saksbehandler: EV Etter å ha innhentet tilbud for Landsmøtet 2016 er det Scandic Tromsø som har det klart best tilbudet. Nasjonalt styre må gi signaturrett for å få signert kontrakt på vegne av foreningen. Vedlegg: - Kontrakt for Landsmøtet 2016 Vedtak: Nasjonalt styre gir Rasmus Bakken mandat til å signere kontrakt med Scandic Tromsø for Landsmøtet 2016 på vegne av Norsk medisinstudentforening.

27 5.7 Retningslinjer for sommerstipender for forskning Saksbehandler: HS En retningslinje for hvordan utlysningen og tildelingen av sommerstipender ved fakultet ene i Norge skal gjennomføre er utarbeidet og i bruk. Den er nå oppdatert med noen pun kter som jeg ønsker at vi diskuterer en gang til før vi vedtar retningslinjen. Retningslinjen er vedlagt sakspapirene Momenter til diskusjon: - Medisinstudenter som allerede er tatt opp ved forskerlinjen kan ikke motta stipendet - Studentene som mottar stipender skal kunne kontaktes for å bidra til nettsidesaker og Æsculap-artikkel om medisinstudenter som forsker. Hva mener dere om dette? Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet. 5.8 Retningslinjer og mal - Arbeid med høringssvar Saksbehandler: EV Å svare på høringer er en viktig del av Nmf sin drift, da det gir mulighet for å spille vår politikk og meninger inn til viktige samfunnsaktører. Derfor må det være gode rutiner for hvordan slikt arbeid gjennomføres. Vedlagt er utkast til retningslinje, revidert etter innspill på sommersamling. - Leder undertegner og godkjenne at høringssvar er i tråd med vedtak - Saksbehandler tydeliggjøres Vedlegg: - Retningslinje- Arbeid med høringssvar (revidert) - Mal - Høringssvar Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet.

28 5.9 Retningslinjer - Hva som kan pålegges lokallagene Saksbehandler: EV For at det skal være en tydelig organisasjonsstruktur er det viktig at det er tydelig bade for lokallag og Nasjonalt styre hva lokallagene kan pålegges å gjøre. Vedlagt er utkast til retningslinje, revidert etter innspill på sommersamling. Inkludert følgende setning: Nasjonalt styre har ansvar for å ta i betraktning lokallagets egen drift, slik at ikke oppgaver pålagt fra nasjonalt hold kommer til hinder for lokal drift. Vedlegg: - Retningslinje - Hva som kan pålegges lokallagene (revidert) Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet Retningslinjer - Interne høringer Saksbehandler: EV Interne høringer er en prosess som sjeldent gjennomføres. Når det først gjennomføres er det i viktige saker for foreningen. Det er derfor ønskelig å ha klarlagt rutiner for hvordan dette gjennomføres. Vedlagt er utkast til retningslinje, revidert etter innspill på sommersamling. - Hensikt å forsinke prosess - Hva og hvem en intern høring er for inkludert i bakgrunn - Omformulert til relevante foreningsledd - Inkludere i høringsbrev dersom det er ønsket saksfremgang for å svare på høring Vedlegg: - Retningslinjer - Interne høringer (revidert) Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet.

29 5.11 Retningslinjer - Økonomiske søknader Saksbehandler: EV For at det skal være tydelig for dem som søker om midler, og for nasjonalt styre hvordan søknader skal behandles, er det nødvendig med retningslinje som beskriver denne prosessen. Vedlagt er utkast til retningslinje, samt utkast til søknads- og rapporteringsskjema, revidert etter innspill på sommersamling. Retningslinje: Hensyn til andel tilgjengelige midler, oppfordre til å søke tidlig på året, tilslagsbrev og vise til relevante bestemmelser Søknadsskjema: Inntekter og utgifter, oversikt over innvilget, søkt og planlagt søkt støtte Vedlegg: Retningslinje - Økonomiske søknader (revidert) Søknad om støtte fra Norsk medisinstudentforening (revidert) Rapport for støtte fra Norsk medisinstudentforening Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet. Nasjonalt styre vedtar vedlagte forslag til søknads- og rapportskjema Retningslinjer - Vurdering av habilitet Saksbehandler: EV Ved behandling av saker vil det til tider være spørsmål om personers habilitet. Dette kan komme fra person selv, eller fra andre i eller utenfor styret. For at det skal være trygghet og sikkerhet i at og hvordan vurdering av habilitet gjøres, er denne retningslinjen utformet. Vedlagt er utkast til retningslinje, revidert etter innspill på sommersamling. - Habilitetsvurdering før utforming av sak. - Spisset mot egeninteresser, også i andre organisasjoner. - Det skal klare forhold til for å melde seg inhabil i en sak. Herunder ligger det at kjennskap og vennskap ikke gir grunnlag for å melde seg inhabil. Vedlegg: - Retningslinje - Vurdering av habilitet (revidert) Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet.

30 5.13 Retningslinjer - Samarbeid med andre organisasjoner Saksbehandler: EV Ved etablering av samarbeid med andre organisasjoner er det viktig med tydelige og gode rutiner for å sikre at samarbeidet etableres på riktig grunnlag. Vedlagt er utkast til retningslinje, revidert etter innspill på sommersamling. Inkludert følgende setninger: Samarbeid med andre organisasjoner skal evalueres ved utgangen av hvert år. Forpliktende samarbeidsavtaler skal evalueres minimum hvert femte år. Leder av Nasjonalt styre er ansvarlig for at slik evaluering gjennomføres. Evalueringen skal fremlegges Nasjonalt styre som fatter eventuelle vedtak. Inkludert følgende setning: Alle inngåtte samarbeid på nasjonalt nivå skal synliggjøres på nettsidene til Nmf, med oversikt over når avtalene ble inngått og hva de innebærer. Vedlegg: - Retningslinje - Samarbeid med andre organisasjoner (revidert) Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet. RB utarbeider en intern oversikt over organisasjoner Nmf har et samarbeid med per dags dato, og hva det samarbeidet innebærer Retningslinjer - Tolkning av styringsdokumentene Saksbehandler: EV, RB Foreningens styringsdokumenter tilstrebes å ha selvforklarende og entydige formuleringer. Til tross for dette kan det oppstå situasjoner der man er usikker på hvordan dokumentene skal tolkes. Vedlagt er utkast til retningslinje, revidert etter innspill på sommersamling. - Nasjonalt styre sin tolkning er førende. Kan overprøves av Landsstyret. - Nasjonalt styre gir et entydig svar. Vedlegg: - Retningslinje - Tolkning av styringsdokumentene (revidert) Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet Retningslinjer - Representasjon i eksterne organisasjoner Saksbehandler: EV

31 Det anses som nødvendig å tydeliggjøre prosedyrer i forhold til representasjon i eksterne organisasjoner. Vedlagt er utkast til retningslinje, revidert etter innspill på sommersamling. - Vedtak fattes av Nasjonalt styre - Relevante bestemmelser - Sikre oversikt eksterne representanter - Utdyping av hva bundet av betyr Punkter til diskusjon: Ønsker vi rapportering til nasjonale styremøter, eller tilknytning til Nasjonalt styre via kontaktpersoner med mulighet for å melde inn saker og inkludert i nytt fra når aktuelt? Vedlegg: - Retningslinje - Representasjon i eksterne organisasjoner (revidert) Forslag til vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet. RB ferdigstiller oversikt over eksterne representanter for Nmf, som legges ut på nettsidene. Til NS utarbeider RB et forslag til kontaktpersoner i Nasjonalt styre for alle eksterne representanter Retningslinjer - Erfaringsoverføring mellom nasjonale vervsinnehavere Saksbehandler: HS, EV For å sikre gode rutiner for erfaringsoverføring mellom vervsinnehavere anses det som nødvendig med en veileder. Det vil tydeliggjøre for alle parter hva som er forventet, ønskelig og påkrevd. Dokumentet foreslås som retningslinje. Tidligere foreslått som veileder. Ønskelig at dette blir førende hvor hvordan erfaringsoverføring gjennomføres. Vedlagt er utkast til retningslinje, revidert etter innspill på sommersamling. - Nasjonalt styre ansvarliggjøres for å sikre erfaringsoverføring for alle nasjonalt tillitsvalgte. - Leder godkjenner erfaringsskriv. - Skype mulighet ved Valgmøtet. Vedlegg: - Retningslinje - Erfaringsoverføring mellom nasjonale vervsinnehavere (revidert) - Mal for erfaringsskriv (utkast) - Mal for handlingsplan (utkast) Forslag til vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet. Retningslinjen sendes til avtroppen-

32 de lokallagsledere av EV med forespørsel om de kan bidra til å utvikle et lignende dokument (veileder eller retningslinje) for lokallag Retningslinjer - Intern kommunikasjon Saksbehandler: EV God intern kommunikasjon er viktig for å skape en følelse av fellesskap, skape identitet, overføre kunnskap og påvirke holdninger og handlinger. Enhver tillitsvalgt i foreningen skal behandles med respekt for dens innsats. Dokumentet foreslås som retningslinje. Tidligere foreslått som veileder. Ønskelig at dette blir førende for intern kommunikasjon i foreningen. Vedlagt er utkast til retningslinje, revidert etter innspill på sommersamling. - Punktvis om e-post. - Skilt mellom nettsidene og felles lagringsplasser. - Koding av mail skal ikke benyttes. Vedlegg: - Retningslinje - Intern kommunikasjon (revidert) Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som retningslinjer i foreningen, med de endringer som kommer frem under møtet Veileder Evalueringer Saksbehandler: EV Veilederen forklarer hvilke rutiner som skal ligge til grunn for evalueringer i foreningen. Dette inkluderer vurdering av om det skal gjennomføres en evalueringer, hvordan det skal evalueres, samt rapport utfra evalueringen. Vedlegg: - Veileder Evalueringer (utkast) Vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument som veileder i foreningen, med de endringer som kommer frem i møtet.