Kommunikasjon ved NTNU: Modeller for organisering

Transkript

1 Kommunikasjon ved NTNU: Modeller for organisering Det vises til bestilling fra organisasjonsdirektøren av og presisering av oppdraget fra rektor Dette dokumentet fra kommunikasjonssjefen er et resultat av et grundig arbeid fra en intern arbeidsgruppe i Kommunikasjonsavdelingen og en omfattende involverings- og medvirkningsprosess både på nivå 1 og mellom nivå 1 og 2/3, samt kommunikasjonsmedarbeiderne i Gjøvik og Ålesund. Arbeidsgruppen har bestått av Anne S. Midling, Sissel Myrold, Stein K. Mortensholm, Tanja Mathiesen, Jakobe O. T. H. Juul og Hanna Maria Jones. I tillegg har nestleder i Kommunikasjonsavdelingen Jan Erik Kaarø og tidligere kommunikasjonssjef på HiST Morten Thoresen deltatt i arbeidet. Kommunikasjon ved NTNU i dag Kommunikasjon er et strategisk virkemiddel for å nå NTNUs overordnede mål. Hovedmålet for kommunikasjonsarbeidet ved NTNU, fra NTNUs kommunikasjonspolitikk, vedtatt av styret : NTNU er kjent som nasjonalt ledende og internasjonalt fremragende innen forskning, utdanning, nyskaping og formidling. Våre veivalg: Vi skal etablere og delta på strategiske arenaer for kontakt med samfunnet Vi skal ta et særlig ansvar for å øke samfunnets kunnskap om teknologi og naturvitenskap Vi skal profilere våre kunstfaglige miljøer sterkere i vår formidling og kommunikasjon Vi skal sikre vitenskapelige samlinger og gjøre dem mer tilgjengelig Vi skal styrke internasjonal formidling og kommunikasjon Vi skal øke innsatsen for å skape en samlende NTNU-identitet hos studenter, medarbeidere og alumni Nåværende oppgaver Kommunikasjonsavdelingen har et overordnet ansvar for intern og ekstern kommunikasjon og markedsføring av universitetet. Avdelingen jobber særlig med: Forskningsformidling Mediekontakt Sosiale medier Profilering og markedsføring Alumni-virksomhet Myndighets- og samfunnskontakt Store arrangement Utvikling og produksjon av innhold på NTNUs sentrale nettsider Innsida og Internkommunikasjon Sentralbord Strategisk kommunikasjonsrådgivning og -støtte for toppledelsen Forvalte og gjennomføre kommunikasjonsarbeid knyttet til sentrale handlingsplaner og vedtak på styre- og rektoratsnivå samt felles systemer og rammeverk 1

2 Avdelingen har spesialistfunksjoner innen kommunikasjon og er systemeier av felles verktøy som resten av organisasjonen benytter. Viktige områder som bør styrkes 1. Toppledere, direktører for satsingsområder og andre relevante ledere bør i økende grad bruke kommunikasjon strategisk og delta i arbeidet med systematisk samfunnskontakt. 2. Den strategiske kommunikasjonsstøtten til øverste ledelse (rektor, prorektor forskning, prorektor utdanning, prorektor nyskaping, økonomi- og eiendomsdirektøren, organisasjonsdirektøren og viserektorene i Gjøvik og i Ålesund) bør styrkes og utvides. 3. Den strategiske og operative kommunikasjonsstøtten på nivå 2 bør styrkes, samles og standardiseres på alle fakultet. 4. Den strategiske kommunikasjonsstøtten til sentrale prosjekter, prosesser og satsinger bør styrkes ved at det er knyttes kommunikasjonsfaglig kompetanse til gjennomføringen og at saksansvaret plasseres hos definerte kommunikasjonsressurser på nivå 1, 2 eller 3, eller ved «utlån» av kommunikasjonsressurser til gitte prosjekter, prosesser eller satsinger i perioder. 5. Bidra til at NTNU deltar på strategiske møteplasser på internasjonalt nivå for å kunne levere kunnskapsgrunnlaget for politikkutforming. 6. Nedbemanning i mediehusene gir økt behov og mulighet for å levere ferdig innhold av høy kvalitet som kan brukes direkte. Produksjonen av norske og engelske tekster, foto, video, podkast og nyhetsgrafikk til sosiale og tradisjonelle medier må derfor økes. Den endrede medievirkeligheten krever også sterke egne kanaler for å nå viktige målgrupper. 7. Bidra til NTNUs internasjonaliseringsarbeid for eksempel gjennom støtte til utvikling av kommunikasjonsplaner i EU-søknader (Research impact). 8. Fortsatt styrking av merkevaren NTNU for å møte den økte konkurransen i universitetssektoren nasjonalt og internasjonalt. 9. Videre satsing på Innsida som et effektivt verktøy for å samkjøre og digitalisere arbeidsprosesser, informasjon og brukerrettede tjenester. 10. Systematisk jobbe med å utvikle og gjennomføre egnede tiltak for å forbedre intern kommunikasjon og bygge kultur på det fusjonerte NTNU. Organisering av kommunikasjonsarbeidet ved NTNU i dag Det løpende kommunikasjonsarbeidet ved NTNU utføres av: Kommunikasjonsavdelingen (inkl. Kommunikasjonsavdelingen ved tidligere HiST) Kommunikasjonsmedarbeidere i Gjøvik og Ålesund Kommunikasjonsmedarbeidere på fakulteter, institutter og sentre Ansatte i fellesadministrasjonens avdelinger: personal, HMS, studie, IT, økonomi, arkiv og drift NTNU grafisk senter Det overordnede kommunikasjonsansvaret ligger hos rektor. Kommunikasjonssjefen deltar i rektoratmøter og dekanmøter. Kommunikasjonsavdelingen utfører oppgaver for rektor, rektors staber og store satsinger. Avdelingen koordinerer og driver prosesser på tvers av organisasjonen. Ved større tiltak, som de tematiske satsingsområdene, organiseres arbeidet i team/prosjekter med kommunikasjonskompetanse fra ulike deler av organisasjonen. Kommunikasjonsavdelingen samspiller også med kommunikasjonsrådgiverne i hele organisasjonen gjennom faglige nettverk og møtearenaer som eksempelvis Nettredaktørforum, Webrekrutteringsforum, redaksjon for sosiale medier og Kommunikasjonsnettverket. 2

3 Utover dette driver avdelingen utstrakt strategisk lederstøtte (rådgivning, taleskriving m.m.) på kommunikasjonsområdet for rektorat og den øvrig ledelsen. Kommunikasjonsavdelingens plassering nær den øverste ledelsen/rektoratet er avgjørende for å være oppdatert på NTNUs dagsorden og utføre strategisk og operativt kommunikasjonsarbeid. Tett samarbeid mellom den sentrale kommunikasjonsavdelingen og øverste ledelse gir oss anledning til å gi et tydelig, enhetlig og riktig bilde av vår virksomhet og sikrer god dialog med viktige målgrupper, eksempelvis beslutningstakere. Denne plasseringen er også avgjørende for å kunne samordne kommunikasjonsarbeidet som skjer på nivå 2 og 3 i tråd med NTNUs dagsorden. Generelle prinsipper for oppgavefordeling nivå 1 og 2/3 på kommunikasjonsområdet Kommunikasjon er et strategisk virkemiddel for å nå NTNUs overordnede mål og skal skape et tydelig, enhetlig og riktig bilde av vår virksomhet og sikre god dialog med viktige målgrupper. Kommunikasjonsavdelingen bør forvalte og gjennomføre kommunikasjonsarbeid knyttet til sentrale handlingsplaner og vedtak på styre- og rektoratsnivå samt felles systemer og rammeverk. Kommunikasjonsavdelingen bør opprettholde spesialistfunksjoner som resten av organisasjonen kan benytte. Kommunikasjonsavdelingen bør ha den strategiske og koordinerende rollen i kommunikasjonsarbeidet på følgende områder: profilering og markedsføring; alumnivirksomhet; forskningsformidling og mediekontakt; arrangement og myndighets- og samfunnskontakt; internkommunikasjon; nettinnhold på institusjonsnivå og kommunikasjonsstøtte til øverste ledelse. Fellesadministrasjonens avdelinger (personal, HMS, studie, IT, økonomi, arkiv og drift) har ansvaret for å kommunisere sine tjenester til studenter og ansatte. Kommunikasjonsavdelingen skal bistå avdelingene slik at tjenestene blir koordinert, effektive og brukervennlig. Kommunikasjonsfunksjonen på nivå 2/3 bør styrkes for å bidra til økt kvalitet i den fagnære kommunikasjonen og gi økt effekt av NTNUs totale kommunikasjonsvirksomhet. Styrking av nivå 2/3 bør ikke skje ved å flytte kommunikasjonsressurser fra nivå 1 til 2/3 fordi det vil forringe kvalitet og effektivitet i det strategiske og operative kommunikasjonsarbeidet knyttet til øverste ledelse og det samlede NTNU. Organisering av kommunikasjon på nivå 2/3 For å oppnå et mer helhetlig og koordinert kommunikasjonsarbeid på nivå 2/3 styrkes hvert fakultet med en egen kommunikasjonsenhet bestående av en eller flere medarbeidere med høy kommunikasjonskompetanse som ivaretar: Kommunikasjonslederrolle for fakultet og institutt som inngår i dekanens ledergruppe. Nettredaktørrolle med ansvar for fakultetets digitale kanaler i samspill med felles NTNUkanaler (nivå 1). Kommunikasjonskompetanse som medvirker til fakultetets formidling av forskning, utdanning og kunstnerisk/museal virksomhet og mediekontakt i samspill med Kommunikasjonsavdelingen (nivå 1). 3

4 Koordinering av kommunikasjonsressurser på nivå 2 og 3. Tett samarbeid og koordinering med Kommunikasjonsavdelingen. Slik kan kommunikasjonsfunksjonen og -kompetansen på nivå 2/3 styrkes: Innføre enhetlig organisering og oppgaveportefølje for kommunikasjonsarbeidet på alle fakultet. Samle stillinger i hele eller så store stillingsbrøker som mulig (minimum 50 prosent) for å sikre profesjonalitet og effektiv gjennomføring. Tett samarbeid og koordinering mellom nivå 1 og nivå 2/3 ved bruk av matrise, spissede nettverk, hospitering, roterende arbeidssted og team-arbeid mellom nivåene. Organisering av kommunikasjonsfunksjonen i Gjøvik og Ålesund Kommunikasjonsfunksjonen i Gjøvik og Ålesund plasseres på nivå 1, i tett samarbeid med eller som en del av Kommunikasjonsavdelingen. Kommunikasjonsfunksjonen i Gjøvik og Ålesund har følgende prioriterte oppgaver: o Kommunikasjonsstøtte lokalt, inkludert profilering og markedsføring; alumnivirksomhet; forskningsformidling og mediekontakt; arrangement; myndighets- og samfunnskontakt, internkommunikasjon og lederstøtte. Ansvaret for kommunikasjonsarbeidet rundt rekruttering av studenter bør følge organiseringen av rekrutteringsansvaret sentralt. Tiltak og gjennomgående prosesser mellom nivå 1-2/3 som bør standardiseres og/eller digitaliseres for økt effektivisering Innføre enhetlig organisering og oppgaveportefølje på alle fakultet Profilering og markedsføring med særskilt vekt på rekruttering Alumni-virksomhet Forskningsformidling og mediekontakt Felles politikk, retningslinjer og system for arkivering og formidling av video og fot Internkommunikasjon Kommunikasjonsplaner i EU-søknader (Research impact) Strategisk og operativ kommunikasjonsstøtte til øverste ledelse Innholdsplassering, kanalvalg og teknologiske løsninger på web (f.eks. felles skjemaløsning) Kommunikasjonskompetanse og -aktiviteter i Fellesadministrasjonens avdelinger (personal, HMS, studie, IT, økonomi, arkiv og drift) Nye Innsida som er utviklet og driftet av Kommunikasjonsavdelingen er kanskje et av de fremste eksempler på at et standardisert og digitalisert system, kan gi store effektiviseringsgevinster på alle nivåer i organisasjonen og for den enkelte ansatte og student. Folk bruker f.eks. langt mindre tid i dag på å finne nødvendig og relevant reiseinformasjon enn tidligere. Et annet eksempel er «Ny på NTNU» som er svært populært. Dette arbeidet må fortsette og videreutvikles. 4

5 Modeller for kommunikasjon Modell A: Sentral kommunikasjonsavdeling med hovedoppgaver som i dag (se innledning) samt tilleggsoppgaver/nytt ansvar Tilleggsoppgaver/nytt ansvar 1. NTNU grafisk senter og deres oppgaver, inkl. skiltproduksjon, (som i dag ligger under Driftsavdelingen) inkluderes i Kommunikasjonsavdelingen. 2. Multimediesenteret og deres oppgaver (ikke inkludert AV-tjenesten som foreslås lagt til ITavd.) inkluderes i Kommunikasjonsavdelingen. 3. Rekruttering av studenter (utføres i dag av Studieavdelingen) inkluderes i Kommunikasjonsavdelingen med unntak av opptak. 4. Kommunikasjonsstøtte til øverste ledelse organiseres i eget team i Kommunikasjonsavdelingen. Gruppen inkluderer rektors kommunikasjonsrådgiver (som i dag er knyttet til rektors stab). Gruppen kan også inkludere rektoratets sekretærgruppe (som i dag ligger under Arkivtjenesten) for å utnytte synergier knyttet særlig til myndighetsbesøk og arrangementer. 5

6 Styrker og svakheter: 1. Oppgavene til NTNU Grafisk senter og Kommunikasjonsavdelingen er delvis overlappende og delvis tilstøtende. Ved å organiseres i samme enhet vil felles ressurser kunne utnyttes og koordineres bedre. 2. Forutsatt at Multimediasenteret kan dekke framtidige behov for strømming av møter og arrangement, foreslås denne tjenesten lagt til Kommunikasjonsavdelingen. Det økte behovet for multimedial produksjon underbygger også nødvendigheten av å utnytte de samlede ressursene og kompetansen i Kommunikasjonsavdelingen og Multimediasenteret. 3. Potensielle studenter er NTNUs største målgruppe. Kommunikasjonsavdelingen, som har det overordna ansvaret for markedsføring og profilering mot alle andre målgrupper ved NTNU, overtar hovedansvaret også for denne målgruppen. Ved å legge rekrutteringsarbeidet til Kommunikasjonsavdelingen, kan NTNU få et mer enhetlig og koordinert kommunikasjonsarbeid tilknyttet rekruttering av nye studenter slik arbeidet var organisert på tidlig 2000-tall. 4. Kommunikasjonsstøtten til rektoratet dekker i dag først og fremst rektors behov. Det er et behov for å tilsvarende støtte til hele toppledelsen. Kommunikasjonsressursene knyttet til dette arbeidet bør styrkes, utvides og koordineres enda bedre. Plassering av ressursene i Kommunikasjonsavdelingen legger til rette for best mulig samarbeid med øvrig kritisk kompetanse i avdelingen som arrangement og samfunnskontakt, redaksjonen osv. 5. En stor avdeling stiller større krav til administrering, effektiv organisering og personaladministrasjon. 6

7 Modell B: Sentral kommunikasjonsavdeling med enkelte av dagens oppgaver og personer flyttet ut Dette flyttes ut: 1. Sentralbordet samles med annen sørvis- og førstelinjetjeneste i et felles tjenestesenter for hele NTNU. 2. Lederstøtte flyttes til egen stabsgruppe for rektoratet med ansvar for kommunikasjonsrådgivning til toppledelsen. 3. Kommunikasjonsfunksjonen på nivå 2/3 styrkes personell- og kompetansemessig ved å flytte ressurser fra Kommunikasjonsavdelingen og legge ned eller redusere deler dagens portefølje av hovedoppgaver. 4. Ansvar for koordinering og gjennomgående prosesser beholdes på nivå 1. Styrker og svakheter: 1. En samling av sentralbord i et felles tjenestesenter vil styrke NTNUs førstelinje og gi bedre mulighet for samkjøring og felles utnyttelse av ressursene. Sentralbordet knyttet til Kommunikasjonsavdelingen består i dag to årsverk fordelt på tre personer. 2. De store behovet for kommunikasjonstjenester i rektoratet tilsier at det er behov for dedikerte ressurser til disse oppgavene. Kommunikasjonsstøtte til rektoratet kan organiseres 7

8 som en egen stabsgruppe. Uheldige konsekvenser ved å skille denne type ressurser ut fra Kommunikasjonsavdelingen kan være mindre effektive arbeidsprosesser og mindre smidige forbindelser til nødvendig kompetanse og bemanning i avdelingen. 3. Styrking av nivå 2/3 på bekostning av nivå 1 vil svekke kapasiteten og kan få konsekvenser for kvaliteten på kommunikasjonstjenestene til toppledelsen og NTNU som helhet. 4. Rollen som koordinator og innehaver av spesialistkompetanse, samt evnen til å se NTNUs behov under ett, er essensiell for å bevare og styrke kvaliteten på NTNUs kommunikasjonsarbeid og vurderes som en klassisk nivå 1-oppgave. Modell C: Sentral kommunikasjonsavdeling med justert oppgaveportefølje Dette justeres: 1. NTNU grafisk senter, inkl. skiltproduksjon, flyttes fra Driftsavdelingen til Kommunikasjonsavdelingen. 2. Et eget team for strategisk og operativ kommunikasjonsstøtte til toppledelsen/rektoratet etableres og legges til Kommunikasjonsavdelingen. Rektors kommunikasjonsrådgiver som i dag er plassert i stab flyttes til dette teamet. 3. Sentralbordet samles med annen sørvis- og førstelinjetjeneste i et felles tjenestesenter for hele NTNU. 8

9 4. Profilering og markedsføring mot alle NTNUs målgrupper inkludert potensielle studenter, ledes av Kommunikasjonsavdelingen. Det øvrige rekrutteringsarbeidet ledes av seksjon for rekruttering og opptak. Styrker og svakheter: 1. Oppgavene til NTNU Grafisk senter og Kommunikasjonsavdelingen er delvis overlappende og delvis tilstøtende. Ved å organiseres i samme enhet vil deres felles ressurser kunne utnyttes og koordineres bedre. 2. Kommunikasjonsstøtten til rektoratet dekker i dag først og fremst rektors behov. Det er et behov for å tilsvarende støtte til hele toppledelsen. Kommunikasjonsressursene knyttet til dette arbeidet bør styrkes, utvides og koordineres enda bedre. Plassering av ressursene i Kommunikasjonsavdelingen legger til rette for best mulig samarbeid med øvrig kritisk kompetanse i avdelingen som arrangement og samfunnskontakt, redaksjonen osv. 3. En samling av sentralbord i et felles tjenestesenter vil styrke NTNUs førstelinje og gi bedre mulighet for samkjøring og felles utnyttelse av ressursene. Sentralbordet knyttet til Kommunikasjonsavdelingen består i dag to årsverk fordelt på tre personer. 4. Kommunikasjonsavdelingen har et overordnet ansvar for markedsføring og profilering mot alle NTNUs hovedmålgrupper med unntak av potensielle studenter. Skillet skaper en manglende helhet og potensiell utydelighet. Dette bør samordnes slik at all markedsføring og kampanjer, også mot nye studenter ledes fra Kommunikasjonsavdelingen. Det øvrige rekrutteringsarbeidet koordineres og ledes videre av Studieavdelingen ved seksjon for rekruttering og opptak. Innsparingskrav Kommunikasjonsavdelingen ved gamle NTNU har 27,5 årsverk og tilsvarende avdeling ved tidligere HiST har 7 årsverk. Til sammen 34,5 årsverk. 5 prosent innsparing vil utgjøre vel 1,7 årsverk, eller 1,3 mill. kroner av det samlede lønnsbudsjettet. Dette dekkes inn når to av medarbeiderne ved tidligere HiST slutter i vår. Disse blir ikke erstattet. I tillegg hadde NTNUs kommunikasjonsavdeling ved årsskiftet 2015/16 til sammen fem vikarer/midlertidig ansatte. Fire av disse er innleid for å bistå i fusjonsarbeidet. I løpet av første halvår 2016 slutter samtlige vikarer og blir ikke erstattet. Trondheim, 15. april 2016 Christian Fossen Kommunikasjonssjef 9