Til: Møtedato: Sak: Universitetsstyret

Transkript

1 Universitetsledelsen Arkivref: 2013/5035/SHE001 Dato: ORIENTERINGSSAK Til: Møtedato: Sak: Universitetsstyret Foreløpig status og funn i arbeidsmiljø- og klimaundersøkelsen (ARK) ved UiT Norges arktiske universitet Universitetsdirektøren ønsker med denne saken å gi styret en orientering om progresjonen i prosjektet og en foreløpig analyse av arbeidsmiljø- og klimaområder ved institusjonen. Bakgrunn Universitetsstyret vedtok i sak S å gjennomføre en arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse ved hjelp av verktøyet ARK. Formålet med undersøkelsen er å etablere tiltak for utviklingsarbeid, basert på kartlegging av ansattes opplevelse av ulike sider ved egen arbeidssituasjon, arbeidsmiljøet og ledelsen. Gjennomføringen av undersøkelsen er prosjektorganisert og varer fra høsten 2013 til våren Prosjektet er nå i en fase der rapportene fra spørreskjemaet foreligger og det foregår drøftinger og analyser av enhetenes arbeidsmiljø- og klimatall. Medvirkningen i utviklingsarbeidet foregår i tilbakemeldingsmøter hvor ansatte og leder møtes for å identifisere områder som skal bevares eller forbedres, og for å utarbeide tiltak for dette. Analyse og funn Av 2953 ansatte i 50 prosent stilling eller mer, var det 1869 som svarte på spørreskjemaet. Det gir 63,3 i svarprosent for institusjonen som helhet. Svarprosenten ved de underliggende enhetene varierte fra prosent. Til sammen har UiT mottatt 133 rapporter med tall fra spørreundersøkelsen. Av disse viser 43 av rapportene tall med forskjeller mellom ulike kategorier av ansatte, mens 90 rapporter viser tall ved ulike organisatoriske enheter og nivå. Hvordan skal rapportene tolkes? I og med at størrelsen på utvalgene varierer, samt at respondentene ikke utgjør et tilfeldig utvalg, vil tallmaterialet ha begrenset verdi med hensyn til generalisering. Det undergraver imidlertid ikke verdien rapportene har som grunnlag for diskusjoner og tolkningene av viktige arbeidsmiljøområder på tilbakemeldingsmøtet. Det er de eksakte tallene som vises i gjennomsnittet og standardavviket som gir det beste grunnlaget for diskusjonene. For å få en indikasjon på hva spredningen har å si for forskjellene som måles, er det gjort signifikantberegninger i sammenligningen mellom noen få større enheter. Utvalgsstørrelsene har imidlertid stor betydning i denne regnemodellen og det advares mot å avvise betydningen av forskjeller i gjennomsnittskår, selv om de ikke fremstår som signifikante. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 Samlede tall for UiT og sammenligning med sektoren Det arbeidsmiljø- og klimaområdet som respondentene ved UiT samlet sett skårer lavest, og dermed mest negativt på, er «fravær av tidspress». Her avdekkes det at en overvekt av respondentene sier seg uenige eller svært uenige til påstandene. Når UiT sammenlignes med en gruppe bestående av åtte universitet og høgskoler i sektoren, viser det seg at det er svært sammenfallende skår på alle områdene i undersøkelsen. For tidspress er tallet i tillegg svært sammenfallende for alle enkeltenhetene i gruppen. De sammenfallende skårene kan indikere sektorspesifikke utfordringer, men det er vanskelig å konkludere med uten å gjennomføre undersøkelsen i andre sektorer. Undersøkelsen avdekker også utfordringer for UiT i skalaen som viser «fravær av arbeids-hjem konflikt». Her viser gjennomsnittet at respondentene verken er enig eller uenige i påstandene. Også her er UiT på linje med gjennomsnittet for sammenligningsgruppen, men ser man på enkeltenhetene så er svarene mindre entydige enn for opplevelsen av tidspress. For å forbedre arbeidsmiljøet med hensyn til tidspress og arbeidhjem-konflikter må områdene håndteres ut fra den enkeltes opplevelse. Noen blir motivert av tidspress, mens andre mister motet. Noen har tilgang til ressurser som øker toleransegrensen for press, andre ikke. Hvordan dette oppleves bør derfor være et tema i medarbeidersamtaler. Over 70 prosent av respondentene har svart at de har hatt medarbeidersamtale i løpet av de siste 24 månedene. Til sammenligning svarte 50 prosent av respondentene bekreftende på dette da de ble spurt i 2011, vel og merke om gjennomføring de siste 12 månedene. Selv om dette gir indikasjoner på at antallet samtaler har økt så viser den opplevde nytteverdien at det fortsatt er rom for å utvikle møtearenaen. Respondentene ved UiT skårer samlet sett høyest, og dermed mest positivt på området som avdekker «romslighet og sosialt ansvar» og på området for «jobbengasjement». I sammenligningen med de andre universitet- og høgskolene skiller gjennomsnittet ved UiT seg med en høyere, positiv skår på vurderingen av «støtte til forskning og undervisning», «påliteligheten til ledelsen ved overliggende enhet» og «fravær av konflikter». Dette representerer arbeidsmiljøområder som UiT bør arbeide for å bevare, selv om forskjellene ikke fremstår som signifikante. Det er vanskelig å oppnå signifikante forskjeller når respondentene ved UiT utgjør hele 37,2 prosent av sammenligningsgruppen. Sammenligning av ansattgrupper Sammenligning av svarene fra de kvinnelige og de mannlige respondentene avdekker små forskjeller. Kvinner skårer noe lavere enn menn på området for «romslighet og sosialt ansvar», som er en av de to områdene UiT skårer høyest. I tillegg skårer kvinner litt lavere på «støtte til forskning og undervisning» og «fravær av arbeid-hjem konflikt». Ingen av disse forskjellene fremstår som signifikante. Sammenligning av svarene fra faste i forhold til midlertidig ansatte respondenter avdekker mange likheter, men flere avvik enn kjønnskategoriene. De to største, og signifikante forskjellene er på området for «krav til kompetanseutvikling» og «støtte til forskning og undervisning». Her er det de midlertidig ansatte som gir de mest positive skårene. De skårer også høyere på vurderingen av om nærmeste leder opptrer rettferdig, «på fravær av illegitime oppgaver» og på «fravær av tidspress». De skårer noe lavere enn de faste ansatte på «fravær av arbeid-hjem konflikt» og «fravær av arbeidsavhengighet». Sammenligning av svarene fra teknisk/administrativt ansatte i forhold til vitenskapelige tilsatte respondenter, inkludert stipendiatene, viser også større variasjon enn UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 kjønnskategoriene. Det er de teknisk/administrativt ansatte som har mest positive opplevelser av de områdene av arbeidsmiljøet som undersøkes. De vitenskapelige har størst og signifikant, negativt avvik på personkonflikter, arbeid-hjem konflikt og arbeidsavhengighet. De vitenskapelige skårer imidlertid høyere enn de teknisk/administrativt ansatte på tre områder. Det er «krav til kompetanseutvikling», «mening i jobben» og «jobbengasjement», hvorav bare den førstnevnte fremstår som signifikant. Sistnevnte er det andre av to områder som UiT skårer høyest på og som kanskje bør blir ett av bevaringsområdene. Sammenligningen av svarene fra stipendiater i forhold til andre vitenskapelig ansatte respondenter viser at førstnevnte gruppe gir gjennomgående høyere vurdering enn andre vitenskapelig ansatte, unntatt på områdene «selvstendighet», «mening i jobben» og «jobbengasjement». Den største forskjellen i gjennomsnittskår er den signifikante, høye og positive skåren stipendiatene gir i vurderingen av «støtte til forskning og undervisning». Sammenligningen av yngre ansatte (under 60 år) og eldre ansatte (60 år eller mer) viser mange sammenfallende svar. Den største og signifikante forskjellen i gjennomsnitt mellom de to gruppene er i vurderingen av «fravær av arbeid-hjem konflikt». Det er de yngste som gir den dårligste skåren. Den nest størst forskjellen mellom gruppene er i vurderingen av «støtte til forskning og undervisning». Der er det de yngste som gir den høyeste og mest positive skåren. De yngste skårer også høyere på områdene for «myndiggjørende ledelse» og «støtte fra nærmeste leder». De eldste skårer høyere enn de yngre på områdene «selvstendighet», «målklarhet», «fravær av personkonflikter», «fravær av rollekonflikter», «mening i jobben», «jobbengasjement» og «fravær av arbeidsavhengighet». Sammenligning mellom organisasjonsnivå På linje med forskjellene som avdekket seg mellom teknisk/administrative og vitenskapelige ansatte, viser det seg at respondentene fra den sentrale Administrasjonen gir gjennomgående mer positive skår på arbeidsmiljøområdene enn den samlede gruppen for hele universitetet. Det er signifikante forskjeller på sju av disse områdene, hvorav «fravær av arbeidsavhengighet» og «fravær av arbeid-hjem konflikt» har de største forskjellene. Det er også verdt å merke seg forskjellen i vurdering av ledelse, konflikter og tidspress. Det eneste området administrasjonen skårer signifikant lavere enn resten av UiT er når det gjelder «krav til kompetanseutvikling». Også ved Universitetsbiblioteket (UB) ligger skårene høyere enn de samlede tallene for UiT. Der er det signifikante forskjeller ved åtte av områdene det skåres høyere på. I motsetning til ved Administrasjonen er det ikke en positiv vurderingen av ledelsen, men ressurser som ligger i «forbedringskultur» og «målklarhet» som skårer høyt ved UB. UB skårer også høyt på «fravær av tidspress», «fravær av arbeid-hjem konflikt» og «fravær av arbeidsavhengighet». Ved Det juridiske fakultet ligger også skårene på de fleste områdene høyere enn ved universitetet som helhet, men utvalgsstørrelsen gjør det vanskelig å måle signifikante forskjeller. De to største forskjellene i positiv retning, som også er signifikante, er området for «støtte til forskning og undervisning» og vurderingen av «påliteligheten til ledelsen på overliggende nivå». UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

4 Rapporten for Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi viser at respondentene er på linje med resten av universitetet, men at det er signifikant høyere, positive skår på område for «autonomi», «sosialt klima» og «fravær av konflikter». Ved Fakultet for naturvitenskap og teknologi er det også i stor grad samsvar mellom respondenten derfra og universitetet som helhet. Det skåres imidlertid signifikant høyere på området for «romslighet og sosialt ansvar» og for «støtte til forskning og undervisning». Ved Det kunstfaglige fakultetet er like mange signifikante forskjeller i begge retninger. Der viser sammenligningen at fakultetet skårer signifikant høyere enn resten av universitetet på fire områder, hvorav «påliteligheten til ledelsen på overliggende enhet» viser den største forskjellen. Av de fire områdene hvor respondentene fra fakultetet skårer signifikant lavere enn den samlede institusjonen er det «rettferdig leder ved nærmeste enhet» som utgjør den største forskjellen. Ved Det helsevitenskapelige fakultetet utgjør tallet på respondenter så mange at det med stor sannsynlighet preger sammenligningsgruppen slik at forskjellene blir vanskelig å avdekke. Det er imidlertid avdekket signifikante forskjeller på to områder som respondentene fra helsefakultetet skårer lavere på. Det er området for «støtte til forskning og undervisning» og «fravær av konflikter». Respondentene fra Tromsø museum Universitetsmuseet (TMU) skårer gjennomgående lavere på områdene som undersøkes, hvorav 5 av områdene viser signifikante forskjeller. De to største, signifikante forskjellen i negativ retninger er å finne på området for «pålitelighet til egen ledelse» og «forbedringskultur». TMU skårer høyere enn sammenligningsgruppen på ett område, og det er i vurderingen av «støtte til forskning og undervisning». Ved Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning viser sammenligningen at enhetene i liten grad avviker fra hverandre. Det er imidlertid signifikante forskjeller i negativ retning på seks områder. De to største forskjellene er i vurderingen av «myndiggjørende ledelse» og «fravær av tidspress». Det fakultetet hvor respondentene viser størst forskjell fra den samlede institusjonen er ved det nyetablerte Finnmarksfakultetet. Der ligger svarene gjennomgående under sammenligningsgruppen med unntak av ett område. Det er i vurderingen av «krav til kompetanseutvikling». I den negative retningen er det signifikante forskjeller på 15 områder, hvorav de største forskjellen viser seg i vurderingen av «støtte til forskning og undervisning», «påliteligheten til ledelsen på overliggende enhet», «romslighet og sosialt ansvar» og «fravær av rollekonflikter». Sammenligningen over viser at undersøkelsen avdekker forskjeller selv ved relativt store enheter. Samlet sett vil det likevel være riktig å si enhetene følger en hovedtrend der store forskjeller ikke er et fremtredende trekk. Variasjonen blir større dess mindre enhetene er. Det er nettopp arbeidet ved de små enhetene dette verktøyet er utviklet for. I forbindelse med rapportutsendingen ble tilbakemeldingene på ledelsen ved alle enhetene gjennomgått. Det avdekket behov for oppfølging og lederstøtte ved åtte enheter med tilhørighet til fem ulike fakultet. Rapportene er i så måte i samsvar med utfordringene som allerede er kjent i organisasjonen. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

5 Status for prosjektet Prosjektet hadde som mål å oppnå en svarprosent på 75. Det tok utgangspunkt i en svarprosent på 74 ved forrige undersøkelse. ARK-UiT i 2014 fikk svarprosent på 63,3 og det må dermed erkjennes at målet ikke er nådd. Årsaken til dette blir et tema i evalueringen av undersøkelsen. Evalueringen fra 2011 peker imidlertid på at oppfølgingen av forrige undersøkelse varierte. Det resulterte i at flere opplevde at det ikke kom noe ut av arbeidet. Det kan ha virket inn på deltakelsen i denne runden. Erfaringene gjør at det er lagt opp til at enhetslederne innleder tilbakemeldingsmøtet ved å se tilbake på hva som kom ut av forrige undersøkelse. I tillegg er det lagt opp til strammere regi i oppfølgingsarbeidet denne gangen, noe som forhåpentligvis påvirker deltakelsen i neste runde. Tilbakemeldingsmøtene som foregår i disse dager, planlegges og gjennomføres med bistand fra en prosessdriver, hvor også verneombudet er involvert i planleggingen og i oppfølging av tiltakene. Alle enhetene hvor det skal avvikles møter har fastsatt dato, tid og sted. Etter en spørrerunde blant hovedverneombudene og prosessdriverne er det ingen tegn til at noen av de 73 enhetene har falt fra. Det er et mål i prosjektet at alle enheter skal ha mer enn 50 prosent deltakelse på disse møtene. Tallet på deltakelsen foreligger ikke på dette tidspunktet men prosessdriverne rapporterer om både høyere og lavere deltakelse enn antallet som svarte på spørreskjemaet. Prosessdriverne gir også tilbakemelding om at opplegget for møtene og presentasjonene er godt gjennomarbeidet og fungere etter hensikten. Veien videre Den videre fasen i prosjektet innebærer at enhetene skal utvikle tiltak for å bevare og for å forbedre de prioriterte arbeidsmiljøområdene som har utkrystallisert seg i prosessen. Fristene for å etablere tiltak i handlingsplaner er satt opp slik at nivåene over kan bygge på de underliggende enhetene sine tiltak. Alle nivåene skal ha fastsatt tiltak innen midten av februar Før universitetsledelsen fastsetter de institusjonsovergripende tiltakene skal arbeidsmiljøutvalget få komme med sine tilrådinger. Det legges opp til en samlet dokumentasjon av handlingsplanene slik at det blir mulig å følge opp at tiltakene blir gjennomført. Gjennomførte tiltak skal kommuniseres i enhetene. Enhetene skal etablere egne forbedringsmål som de skal rapportere i forhold til ved neste undersøkelse. I løpet av mars 2015 skal undersøkelsen evalueres. Evalueringen skal både bidra til å utvikle undersøkelsesverktøyet, og til å utvikle neste prosess for kartlegging av arbeidsmiljøet. Universitetsdirektørens vurdering er at arbeidet i prosjektet er i henhold til oppsatt tidsplan og at kartleggingsverktøyet så langt fungere som forventet. Rapportene som er mottatt gir et godt utgangspunkt for å jobbe med forbedringer i arbeidsmiljøet. Det gjelder også ved enheter der det er gitt positive vurderinger og man ønsker å bevare viktige arbeidsmiljøområder. Lasse Lønnum universitetsdirektør Odd Arne Paulsen personal- og organisasjonsdirektør UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5

6 Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Saksbehandler: Sissel Tjosaas Vedlegg: Rapportpresentasjon for nivå 1 (notatvisningen viser spørsmålene som ligger til grunn for kartleggingsområdene) Sammenligning av kvinner og menn Sammenligning av stipendiater og vitenskapelig tilsatte Sammenligning av teknisk/administrativt og vitenskapelig ansatte, inkl stipendiater Sammenligning av eldre (60+) og yngre (under 60) Sammenligning av faste og midlertidig ansatte UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 6