Forvaltningsrevisjon Sykefravær og arbeidsmiljø

Transkript

1 Forvaltningsrevisjon Sykefravær og arbeidsmiljø

2 Rendalen kommune 6. november 2014

3 RENDALEN KOMMUNE, FORVALTNINGSREVISJON Forord Etter vedtak i kontrollutvalget i Rendalen kommune 9. mai 2014, har KPMG gjennomført en forvaltningsrevisjon innenfor temaet arbeidsmiljø og sykefravær i kommunen. Oppbygging av rapporten Våre konklusjoner fremgår av sammendraget. Prosjektets formål, problemstillinger, metode og revisjonskriterier er gjort rede for i kapittel 1, mens fakta og vurderinger er presentert i kapittel 2. KPMGs anbefalinger er oppsummert i kapittel 3. Rapportutkast er sendt på høring til rådmannen, og uttalelsen fra rådmannen er tatt inn i kapittel 4. Hovedresultater fra gjennomført spørreundersøkelse er vedlagt rapporten. Her er fritekstsvar utelatt, for å sikre at enkeltrespondenter ikke kan gjenkjennes. KPMG ønsker å takke alle i Rendalen kommune som har bidratt i forvaltningsrevisjonen. Tynset, 6. november 2014 Halvor Hektoen Engasjementsansvarlig KPMG

4 RENDALEN KOMMUNE, FORVALTNINGSREVISJON Sammendrag Formålet med denne forvaltningsrevisjonen har vært å undersøke om kommunen har system og rutiner som ivaretar kravene til arbeidsmiljø og sykefravær, og om kommunen etterlever lovpålagte krav og egne system og rutiner for å forebygge og følge opp sykefravær og arbeidsmiljø i Rendalen kommune. Revisjonen har vært delvis rettet mot kommunens virksomhet generelt, og delvis spesifikt rettet mot de tre virksomhetsområdene Helse og Omsorg, Rendalen sjukehjem og Rendalen barnehage. Revisjonen er basert på skriftlig dokumentasjon, intervjuer med sentrale personer i kommunen og spørreundersøkelse blant ansatte innenfor de tre nevnte virksomhetsområdene. Tre problemstillinger ligger til grunn for forvaltningsrevisjonen. De to første er rent deskriptive, mens de to siste er gjenstand for revisors vurderinger, målt opp mot relevante revisjonskriteria. Under følger en kort oppsummering av svar på problemstillingene. Problemstilling 1: Kartlegge og beskrive sykefraværet i Rendalen kommune innenfor pleie, omsorg og barnehage for perioden Sykefraværet i Rendalen kommune er presentert tabularisk for perioden (til og med 2. tertial). Tabellen viser at det er store variasjoner mellom verneområder og fra år til år. Like fullt er det tre virksomhetsområder som gjennomgående har høyere sykefravær enn resten av kommunen. Dette er Helse og omsorg, Rendalen sjukeheim og Rendalen barnehage. Rendalen sjukehjem skiller seg særlig negativt ut med gjennomgående høyt sykefravær de siste årene. Utviklingen i 2014 er foreløpig positiv for alle tre virksomhetene, men det er for tidlig å si om dette er en trend eller utslag av tilfeldigheter. Problemstilling 2: Kjenner kommunen til årsakene til sykefraværet? Er noe av fraværet arbeidsrelatert, og hva oppgis i så fall som årsak? Det fremgår av datagrunnlaget at ledere i de tre utvalgte virksomhetene har god oversikt over viktige årsaker til sykefravær, men kommunen har ikke utarbeidet egen statistikk over (arbeidsrelatert) sykefravær. Gjennom spørreundersøkelsen i denne revisjonen har KPMG fått inn data knyttet til årsaker til sykefravær blant ansatte innenfor de tre utvalgte virksomhetene. Her spurte vi dem som oppgir at de har vært sykemeldt, hva som var årsak til sykefraværet (kun legemeldt). Av de som oppgav at de har vært sykemeldt (41 personer, eller 50 prosent av respondentene), oppgav 10 ansatte at fraværet var helt (2 personer) eller delvis (8 personer) jobbrelatert. Dette innebærer at om lag 1 av 4 ansatte som har vært sykemeldt de to siste årene innenfor disse tjenesteområdene, oppgir at fraværet helt eller delvis har vært jobbrelatert. Respondentene som har oppgitt at sykefravær har vært jobbrelatert, har også blitt spurt om årsaker til dette fraværet. Årsaken som oppgis hyppigst (4 personer, 40 prosent) er "stort arbeidspress.

5 RENDALEN KOMMUNE, FORVALTNINGSREVISJON Problemstilling 3: Hva har kommunen gjort ift. arbeidsmiljøtiltak og liknende for å forebygge sykefravær, og hvordan følger kommunen opp sykefraværet? Revisors vurderinger er basert på måling av fakta innhentet gjennom datainnsamlingen mot oppsatte revisjonskriterier. Revisor viser særskilt til at datagrunnlaget i hovedsak utgjøres av en spørreundersøkelse blant ansatte med 40 prosent oppslutning, noe som innebærer at resultater må tolkes med varsomhet. Som grunnlag for vurdering av fakta innhentet gjennom datainnsamlingen, er det tatt utgangspunkt i følgende revisjonskriterier: Arbeidsmiljølovens krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid ( 3-1). Denne bestemmelsen skal sikre at arbeidsgiver sørger for at det utføres systematisk HMS-arbeid på alle nivå i virksomheten, at dette gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte, og at ansvar og myndighet er tydelig fordelt. Rendalen kommunes HMS-håndbok, som både viser til sentralt lovverk og til kommunens egne rutiner, retningslinjer, etc. Rendalen kommunes rutiner for oppfølging av sykemeldte. En vurdering av i hvilken grad arbeidsgiver oppfyller sine plikter, kan naturlig deles i to; hvorvidt krav til mål, planer og rutiner er utarbeidet hvorvidt mål, planer og rutiner følges opp i praksis Mål, planer og rutiner Revisjonskriteriene (arbeidsmiljøloven og kommunens egen HMS-håndbok) krever at virksomhetene skal: fastsette mål for HMS ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med HMS er fordelt utarbeide rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i loven Rendalen kommunes mål, planer og rutiner er presentert i kapittel Kommunen har en HMS-håndbok som definerer ansvars- og rollefordeling innenfor HMS-arbeidet og overordnete målsettinger for kommunens arbeid med HMS. Videre beskriver håndboken hvordan de ulike virksomhetene skal gjennomføre et systematisk HMSarbeid, med kartlegging, utarbeiding av handlingsplaner, samt oppfølging og evaluering av planer. I tillegg inkluderer håndboken en egen rutine for oppfølging av sykemeldte. Kommunen har inngått IA-avtale og har tilhørende handlingsplan for oppfølging av avtalen (tidligere avtale det er ikke utarbeidet handlingsplan for ny IA-avtale, som nylig er inngått). De enkelte virksomhetene som er revidert har heller ikke definert eksplisitte mål for HMS-arbeidet, selv om det er satt opp mål for enkelte indikatorer gjennom virksomhetenes styringskort. Revisor har ikke sett dokumentasjon som viser at de enkelte virksomhetene følger opp kravene i egen HMS-håndbok om den lokale HMS-prosessen (jf. kapittel 4.3 i håndboken). Det er særlig utforming av handlingsplaner/tiltaksplaner som mangler av dokumentasjon, samt evaluering av hvordan tiltaksplanene har fungert. Når dette er

6 RENDALEN KOMMUNE, FORVALTNINGSREVISJON sagt, gjennomfører virksomhetene kartlegginger av HMS-området gjennom vernerunder og ROS-analyser, og førstnevnte systematiseres gjennom en felles handlingsplan for kommunen. ROS-analysene er primært utarbeidet av ledelsen, og er ikke fulgt opp gjennom egne handlingsplaner for virksomhetene. Virksomhetene Helse og omsorg og Rendalen sjukehjem har utarbeidet skjemaer for avviksrapportering, men dette er ikke utarbeidet for Rendalen barnehage. Etter revisors vurdering viser gjennomgangen at kommunen ikke fullt ut har en systematisk tilnærming til HMS-arbeidet, som revisjonskriteriene krever. Det er enkelte avvik mellom kravene i kommunens HMS-håndbok og den dokumentasjonen som utarbeides ved de enkelte virksomhetene. Praksis Revisjonskriteriene (arbeidsmiljøloven og kommunens egen HMS-håndbok) stiller følgende krav til virksomhetenes praksis: kartlegger farer og problemer, og på denne bakgrunn vurderer om arbeidsmiljøet er i samsvar med lovens krav, og iverksette nødvendige tiltak sørger for løpende kontroll med arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse foretar systematisk overvåking og gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet for å sikre at det fungerer som forutsatt Kommunens praksis er presentert i kapittel 2.2.3, på grunnlag av skriftlig rapportering, intervjuer og spørreundersøkelse rettet mot de ansatte innenfor Helse og omsorg, Rendalen sjukehjem og Rendalen barnehage. Datagrunnlaget for forvaltningsrevisjonen viser noen tydelige positive resultater knyttet til kommunens praksis. Både virksomhetsledere og ansatte rapporterer om godt arbeidsmiljø og en god utvikling på arbeidet med HMS og oppfølging av sykemeldte. På spørsmål om i hvilken grad de ansatte er tilfredse med arbeidsmiljøet, svarer mellom 50 og 63 prosent at de i stor eller svært stor grad er tilfredse, mens andelen som er lite tilfredse varierer mellom 10 og 20 prosent. Videre er det mange ansatte som uttrykker tilfredshet med utviklingen på området gjennom fritekstsvar. Virksomhetsledernes vurdering av arbeidsmiljøet samsvarer godt med dette bildet. Disse resultatene kan ikke direkte tolkes som at de aktuelle virksomhetene jobber systematisk med HMS/arbeidsmiljø, men det gir en tydelig indikasjon på at arbeidssituasjonen for de fleste er god, og at det kun er et lite mindretall som er direkte misfornøyde. Samtidig gir spesielt spørreundersøkelsen indikasjoner på at det er et tydelig forbedringspotensial knyttet til kommunens HMS-arbeid og oppfølging av sykemeldte. Dette gir følgende hovedvurdering fra revisor, som i det videre underbygges av konkret dokumentasjon: Revisors overordnede vurdering er at kommunens arbeid ikke fullt ut tilfredsstiller kravene som følger av revisjonskriteriene. Dette gjelder særlig kravet om at arbeidsgiver foretar systematisk overvåking og gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet for å sikre at det fungerer som forutsatt (arbeidsmiljøloven, 3-1). Tilsvarende krav følger også av Rendalen kommunes egne målsettinger for HMS-arbeidet, der det blant annet heter: Systematisk HMS-arbeid skal være en del av den daglige driften i hele organisasjonen, og systematisk kartlegging av arbeidsmiljøene skal danne grunnlag for handlingsplaner og prioriterte tiltak.

7 RENDALEN KOMMUNE, FORVALTNINGSREVISJON Revisor vil her spesielt peke på følgende funn: Involvering og medvirkning fra ansatte: Både arbeidsmiljøloven ( 4-2) og Rendalen kommunes egen HMS-håndbok (kapittel 4.1 virkemidler for et helhetlig miljøarbeid) understreker at ansattes skal involveres i saker som angår arbeidsmiljøet, og medvirke ved utformingen av disse. Resultatene fra spørreundersøkelsen blant de ansatte i de tre virksomhetene i kommunen viser at nærmere 25 prosent i liten grad opplever at arbeidsgiver involverer ansatte i HMS-arbeidet, mens om lag 27 prosent svarer at dette i stor grad er tilfellet. På dette området er det store variasjoner mellom de ulike virksomhetene det er særlig ansatte ved sykehjemmet som er negative til grad av involvering her svarer nærmere 45 prosent at de i liten grad opplever å bli involvert, mens bare 17 prosent svarer at dette i stor grad er tilfellet. Det er også et fåtall ansatte (24 prosent) ved sykehjemmet som oppgir at det har vært gjennomført medarbeidersamtaler i løpet av Systematisk overvåking og gjennomgang av HMS-arbeidet: Både arbeidsmiljøloven ( 3-1) og Rendalen kommunes egen HMS-håndbok (kap. 4.3 HMS-prosessen ved verneområdene) stiller krav til systematisk overvåking og gjennomgang av HMSarbeidet. Dette innebærer i praksis at HMS-arbeidet skal inkludere kartlegginger, handlingsplaner, gjennomføring og evaluering av tiltak. Resultatene fra spørreundersøkelsen viser at om lag 30 prosent av respondentene i liten grad opplever at arbeidsgiver gjennomfører systematiske kartlegginger, utarbeider tiltaksplaner/handlingsplaner og gjennomfører avtalte tiltak. Gjennomgående er det flere av respondentene som er negative (gir score 1 eller 2) enn positive (gir score 4 eller 5). På spørsmål om tiltak evalueres, er det over 40 prosent som opplever at dette i liten grad skjer. Funnene underbygges fra intervju med virksomhetslederne som er tydelige på at HMS-arbeidet ikke er så systematisk som det burde ha vært, jf. krav i kommunens HMS-håndbok. Oppfølging av sykemeldte: Svar fra de ansatte i spørreundersøkelsen indikerer at konkrete aktivitetskrav til arbeidsgiver gjennom kommunens sykemeldingsrutine ikke gjennomføres fullt ut. Revisor viser her særlig til krav om at arbeidsgiver tar kontakt i løpet av de første 14 dagene, der nærmere 50 prosent av respondentene svarer at dette ikke ble gjort. Også på øvrige spørsmål er det relativt store andeler (gjennomgående ca. 30 prosent) som oppgir at aktivitetskrav til arbeidsgiver ikke blir gjennomført. Data fra intervjuer underbygger behovet for å bli flinkere til å følge opp den sykemeldte tidlig nok, og tett nok. Det fremgår etter revisors vurdering også av det samlede datagrunnlaget at systematisk oppfølging av HMS-arbeidet og sykefravær er noe svakere innenfor Rendalen sjukehjem enn innenfor Helse og omsorg og Rendalen barnehage. Dette begrunnes i følgende data fra spørreundersøkelsen: Klart dårligere score på spørsmål om det gjennomføres kartlegginger, om det utarbeides handlingsplaner, samt om tiltak gjennomføres og evalueres Lav andel gjennomførte medarbeidersamtaler Klart dårligere score på spørsmål om arbeidsgiver jobber systematisk for å redusere sykefravær Samtidig skiller sykehjemmet seg ikke negativt ut på ansattes vurdering av arbeidsmiljøet i virksomheten, eller omfanget av legemeldt sykefravær. Dette illustrerer kompleksiteten i dette temaet det er ingen direkte årsak-virkning forhold mellom systematikken i arbeidet som utføres, og tilfredshet med arbeidsmiljøet og omfanget av sykefravær.

8 RENDALEN KOMMUNE, FORVALTNINGSREVISJON Videre fremgår det av datamaterialet at personellmessige utfordringer på ledersiden og pågående omorganiseringsprosesser kan være rimelige forklaringer på at HMSarbeidet ved sykehjemmet ikke har vært gjennomført like systematisk som i en normalsituasjon. Etter revisors vurdering viser også datamaterialet mangler ved kommunens styringsverktøy for HMS-arbeidet. Håndboken som er utarbeidet er omfattende og ambisiøs, særlig med hensyn til krav til de enkelte virksomhetene. Virksomhetene som er revidert opplever det som krevende å følge opp håndboken, både fordi omfanget er stort, fordi det er krevende å skille ut de kravene som er mest vesentlige, og fordi det i for liten grad har vært dialog og opplæring knyttet til forståelse og bruk av håndboken. Denne situasjonen er sannsynligvis medvirkende til at HMS-arbeidet ved de ulike virksomhetene er så vidt forskjellige som denne revisjonen har vist. Anbefalinger om tiltak På bakgrunn av de funn som er gjort i problemstilling 3 i denne forvaltningsrevisjonen, som viser at HMS-arbeidet og oppfølging av sykemeldte ikke fullt ut tilfredsstiller kravene i de oppstilte revisjonskriteriene, anbefaler revisor følgende tiltak: Kommunen bør videreføre det økende fokuset på HMS-arbeid og oppfølging av sykemeldte som er synliggjort gjennom revisjonen. Dette gjelder alle virksomhetene, men anses som særskilt viktige i forbindelse med sammenslåingen av de to virksomhetene Helse og omsorg og Rendalen sjukehjem. Styrke fokuset på involvering av verneombud, tillitsvalgte og medarbeidere i HMSarbeidet. Videreutvikle en felles tilnærming til det systematiske HMS-arbeidet det fremgår av revisjonen at det er betydelige forskjeller mellom virksomhetene. Kommunens HMS-håndbok som skal gjelde for hele organisasjonen fungerer i realiteten ikke som et tilstrekkelig godt styringsverktøy for de enkelte virksomhetene. HMS-håndboken er videre ikke oppdatert siden 2012, og inneholder en del utdaterte referanser til sentralt lovverk. HMS-håndboken bør oppdateres, og i denne prosessen bør kommunen tydeliggjøre hva som er de viktigste kravene/forventningene til alle virksomhetene Styrke oppfølgingen av de enkelte virksomhetenes HMS-arbeid for å få mer informasjon om hvordan føringer fra kommunen sentralt følges opp. Styrke kontrollen med at arbeidsgivers plikter i oppfølging av sykemeldte, følges.

9 RENDALEN KOMMUNE, FORVALTNINGSREVISJON Innhold Sammendrag 2 1 Innledning Bakgrunn Formål og avgrensing Problemstillinger Metode 1 2 Fakta og vurderinger Sykefraværet i Rendalen kommune Kommunens arbeid Revisors vurderinger 12 3 Anbefalinger om tiltak 16 4 Uttalelse 17

10

11 RENDALEN KOMMUNE, FORVALTNINGSREVISJON 1 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget i Rendalen kommune besluttet i sitt møte 9. mai 2014 å tildele forvaltningsrevisjonsoppdrag om Oppfølging av sykefraværet innen pleie, omsorg og barnehage til KPMG AS. Temaet er prioritert for gjennomføring i Rendalen kommune i perioden , på bakgrunn av overordnet analyse. 1.2 Formål og avgrensing Formål Formålet med revisjonen er å undersøke om kommunen har systemer og rutiner som ivaretar kravene til arbeidsmiljø og sykefravær, og om kommunen etterlever lovpålagte krav og egne systemer og rutiner for å forebygge og følge opp sykefravær og arbeidsmiljø i Rendalen kommune. Ved eventuell identifisering av avvik, er det et formål å foreslå forbedringstiltak Avgrensing Etter en innledende gjennomgang og systematisering av sykefraværsstatistikken for kommunen generelt, er det tre administrative enheter i Rendalen kommune som er gjenstand for revisjon: Helse og omsorg Rendalen sjukehjem Rendalen barnehage 1.3 Problemstillinger Følgende problemstillinger skal besvares gjennom denne forvaltningsrevisjonen: Problemstilling 1: Kartlegge og beskrive sykefraværet i Rendalen kommune innenfor pleie, omsorg og barnehage for perioden Problemstilling 2: Kjenner kommunen til årsakene til sykefraværet? Er noe av fraværet arbeidsrelatert, og hva oppgis i så fall som årsak? Problemstilling 3: Hva har kommunen gjort ift. arbeidsmiljøtiltak og liknende for å forebygge sykefravær, og hvordan følger kommunen opp sykefraværet? 1.4 Metode Dokumentanalyse KPMG har fått tilgang til skriftlig dokumentasjon som beskriver hvordan Rendalen kommune jobber, og skal jobbe, med arbeidsmiljø og sykefravær, herunder: Delegasjonsreglement for Rendalen kommune Dokumentasjon på opplæring av arbeidsgiverrepresentanter og verneombud i HMS-arbeid HMS-håndbok for Rendalen kommune Gjennomførte ROS-analyser

12 2 COMPANY, NAME ON PROPOSAL IA-avtale IA-handlingsplan 2013 Møteprotokoller fra AMU Resultater fra gjennomført medarbeiderundersøkelse 2012 Oversikt over gjennomførte medarbeidersamtaler 2013 (barnehagen) Oversikt over sykefravær Rutine for oppfølging av sykefravær Mal for oppfølgingsplan for sykemeldte Samarbeidsplan med HMS Øst AS (Bedriftshelsetjeneste) Mal for medarbeidersamtale Utdrag fra kvalitetssystem i Helse og omsorg, modul for avvikshåndtering Handlingsplan (HMS) for Rendalen barnehage 2014 (utkast, mai) Økonomiplan for Rendalen kommune Styringskort relevante virksomheter Intervju I forbindelse med revisjonen har KPMG hatt intervjuer med virksomhetsledere for Helse og omsorg og Rendalen sjukehjem (samme leder) og Rendalen barnehage. Utvalg av personer for intervju er basert på forventet informasjonsverdi, personenes erfaring og formelt ansvar i forhold til rapportens formål og problemstillinger. Intervjuene er gjort for å få utfyllende informasjon og forklaring til den skriftlige dokumentasjonen. All data fra intervjuer er verifisert av respondentene, dvs. at respondentene har fått mulighet til å lese gjennom referat og gjøre eventuelle korrigeringer Spørreundersøkelse For å få innspill fra flest mulig ansatte innenfor de reviderte enhetene om kommunen som arbeidsgiver og oppfølging av ansvar knyttet til arbeidsmiljø og sykefravær, ble det sendt ut en spørreundersøkelse til alle ansatte innenfor de utvalgte virksomhetsområdene. Undersøkelsen inneholdt en generell del (som alle kunne svare på) og en del forbeholdt dem som har hatt konkrete erfaringer som sykemeldt. Totalt sett bestod spørreundersøkelsen av 17 spørsmål. I de fleste spørsmålene ble respondenten bedt om å gjøre en rangering fra 1 (svært liten grad) til 5 (svært stor grad), basert på hva som passet best med respondentens oppfatning. Undersøkelsen ble avsluttet med et åpent spørsmål der de som ønsket det kunne trekke frem positive og negative sider ved arbeidet som kommunen gjør knyttet til arbeidsmiljø og sykefravær. Svarprosenten på spørreundersøkelsen var i overkant av 40 prosent (82 av 200). Det har vist seg at en del av respondentene som var satt opp, ikke lenger hadde et ansettelsesforhold i Rendalen kommune, samt at en del var tilkallingsvikarer som har jobbet lite i de aktuelle virksomhetene. Slik sett kan den reelle svarprosenten sies å være noe høyere. Totalt sett er svarprosenten om lag som forventet, når man tar hensyn til at andelen deltidsansatte er høy (57 prosent). Innenfor de ulike virksomhetene er svarprosenten høyest i Helse og omsorg, og lavest på sykehjemmet. Svarprosenten på sykehjemmet ser ut til å skyldes det høye antallet tilkallingsvikarer flertallet av de som har svart på undersøkelsen er heltidsansatte. Totalt sett ser det ikke ut til å være systematiske skjevheter mellom virksomhetene med hensyn til svarprosent. Med hensyn til denne typen undersøkelser er det alltid et spørsmål om resultatene kan sies å være representative for hva de ansatte innenfor disse to enhetene mener. Med det foreliggende datagrunnlaget er den statistiske usikkerheten noe høy for å konkludere med at resultatene kan

13 RENDALEN KOMMUNE, FORVALTNINGSREVISJON 3 generaliseres 1. Det er samtidig så godt grunnlag at resultatene utvilsomt gir meget gode indikasjoner på hva som er de allmenne oppfatningene blant alle ansatte innenfor disse to enhetene. Hovedfunnene fra undersøkelsen vil bli gjennomgått i kapittel 2, og hovedresultatene fra spørreundersøkelsen følger som vedlegg til rapporten Møte Oppstartsmøte 30. mai 2014 hadde forvaltningsrevisor et oppstartsmøte med representanter fra kontrollutvalget og rådmannen. I møtet ble prosjektplanen og fremdriftsplan presentert, og KPMG tok i mot innspill fra kontrollutvalget og administrasjonen Forankringsmøte 29. oktober 2014 ble det gjennomført avsluttende telefonmøte med rådmann og personalsjef. Formålet med samtalen var å forankre hovedfunn og avklare eventuelle spørsmål. Rapporten er sendt rådmannen til uttalelse. Uttalelsen fra rådmannen er vedlagt i sin helhet Revisjonskriterier Til problemstillingene er det oppstilt revisjonskriterier. Revisjonskriterier er de krav eller normer som tilstand og/eller praksis i kommunen måles mot. Revisjonskriteriene må være aktuelle, relevante og gyldige for kommunen. I denne forvaltningsrevisjonen er revisjonskriterier utledet fra følgende kilder: Arbeidsmiljøloven, særlig 3-1 (Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid) Kommunens HMS-system og rutiner 1 Feilmargin på +/- 8,5 %.

14 4 COMPANY, NAME ON PROPOSAL 2 Fakta og vurderinger I dette kapittelet vil vi svare på de oppstilte problemstillingene på følgende måte: Presentasjon av fakta knyttet til hver problemstilling Presentasjon av revisors vurderinger på bakgrunn av grad av samsvar mellom faktagrunnlag og revisjonskriterier Det sentrale vurderingselementet i denne revisjonen er i hvilken grad kommunen har en praksis som tilsier at man tilfredsstiller regelverket og egne systemer og rutiner. KPMG har derfor samlet beskrivelsen av praksis målt gjennom skriftlig rapportering, formelle intervju og spørreundersøkelse blant de ansatte under problemstilling 3. Det er derfor også kun denne problemstillingen som inneholder vurderinger fra revisor om grad av samsvar mellom revisjonskriterier og praksis i kommunen. Tilsvarende er problemstilling 1 og 2 behandlet som rent deskriptive, og inkluderer ikke vurderinger fra revisor. 2.1 Sykefraværet i Rendalen kommune Problemstilling 1: Kartlegge og beskrive sykefraværet i Rendalen kommune og kommunens enheter/virksomheter over tid, herunder kostnadene ved sykefraværet. Dette inkluderer kontroll av om det er korrekt at de to områdene som er nevnt i prosjektbeskrivelsen er de områdene der sykefraværet er høyest over tid (av enheter med over 30 årsverk). Problemstilling 2: Kjenner kommunen til årsakene til sykefraværet? Er noe av fraværet arbeidsrelatert, og hva oppgis i så fall som årsak? Det fremgår av IA-avtalen (gjeldende ut 2013) og tilhørende handlingsplan at Rendalen kommune har ambisjoner om en nærværsprosent på 93,5-94 i løpet av 2013, altså et sykefravær på 6-6,5 prosent. Kommunen har nylig inngått ny IA-avtale, men det er p.t. ikke utarbeidet handlingsplan for oppfølging av denne. Det samlede sykefraværet i kommunen for 2013 og så langt i 2014 utgjør 8,4 prosent. Dette er altså betydelig høyere enn fastsatte målsettinger. Samtidig er sykefraværet på om lag samme nivå som landsgjennomsnittet for kommunal forvaltning, som ligger på i overkant av 8 prosent (både legemeldt og egenmeldt fravær). Tabellen under viser hvordan sykefraværet har utviklet seg i kommunen de siste årene. I tallene ligger både egenmeldt og legemeldt sykefravær: År %- sykefravær Hele kommunen 7,1 4 8,9 7,2 7,8 9,9 8,4 8,4 6,3 Sentraladministrasjonen 5,0 6,2 3,1 4,9 7,1 5,6 2,5 Helse og omsorg 11,9 8,2 9,3 12,7 10,6 8,4 5,7 NAV 2,1 0,0 1,4 0,9 0, tertial tertial, rapportert fra Visma (ikke Agresso) 4 Rendalen kommune hadde i 2008 kun sykefraværsstatistikk for kommunen samlet.

15 RENDALEN KOMMUNE, FORVALTNINGSREVISJON 5 År Rendalen sjukeheim 9,8 7,7 12,6 19,1 13,1 19,3 15,7 Fagertun skole 5,4 2,6 3,5 3,3 1,9 4,9 1,5 Berger skole 11,0 9,8 7,1 11,5 6,9 7,6 2,0 Rendalen barnehage 10,1 12,3 13,0 11,5 12,0 10,4 10,0 Plan/næring/drift 6,7 5,9 4,4 3,1 5,4 2,8 3.6 Kultur 2,8 1,7 0,9 0,8 1,8 1,9 1.0 Tabellen viser at det er store variasjoner mellom verneområder og fra år til år. Like fullt er det tre virksomhetsområder som gjennomgående har høyere sykefravær enn resten av kommunen. Dette er Helse og omsorg, Rendalen sjukeheim og Rendalen barnehage. Rendalen sjukehjem skiller seg særlig negativt ut med gjennomgående høyt sykefravær de siste årene. Rendalen kommune har ikke utarbeidet statistikk over hva som er de mest utbredte rapporterte årsakene til sykefraværet (arbeidsrelatert fravær). Gjennom spørreundersøkelsen i denne revisjonen har KPMG fått inn data knyttet til årsaker til sykefravær blant ansatte innenfor Helse og omsorg, Rendalen barnehage og Rendalen sjukehjem. Her spurte vi de som oppgir at de har vært sykemeldt, hva som var årsak til sykefraværet (kun legemeldt). Av de som oppgav at de har vært sykemeldt (41 personer, eller vel 50 prosent av respondentene), oppgav 10 ansatte at fraværet var helt (2 personer) eller delvis (8 personer) jobbrelatert. Dette innebærer at om lag 1 av 4 ansatte som har vært sykemeldt de siste to årene innenfor disse tjenesteområdene, oppgir at fraværet helt eller delvis har vært jobbrelatert. Respondentene som har oppgitt at sykefravær har vært jobbrelatert, har også blitt spurt om årsaker til dette fraværet. Årsaken som oppgis hyppigst (4 personer, 40 prosent) er stort arbeidspress. 2.2 Kommunens arbeid Problemstilling 3: Hva har kommunen gjort ift. arbeidsmiljøtiltak og liknende for å forebygge sykefravær, og hvordan følger kommunen opp sykefraværet? Innledning Presentasjonen av kommunens arbeid på området er delt i to. I første del presenteres kommunens organisering, mål/strategier, planer og rutiner slik dette fremgår av mottatt skriftlig dokumentasjon. I andre del presenteres kommunens praksis, slik dette fremgår av resultater fra spørreundersøkelsen og gjennomførte intervjuer Kommunens organisering, strategier, planer og rutiner Organisering Rendalen kommune er organisert etter en 2-nivåmodell, med 8 virksomhetsområder (resultatenheter) under rådmannen. Helse og omsorg, Rendalen sjukehjem og Rendalen barnehage er tre av virksomhetsområdene. Det pågår for tiden et omorganiseringsarbeid, der Rendalen sjukehjem skal inkluderes i virksomhetsområdet Helse og omsorg (fra 2015). Ansvar for HMS-arbeidet inkludert oppfølging av sykemeldte følger av organisasjonsmodellen og gjeldende delegasjonsreglement. Kommunen er inndelt i verneområder som er basert på den administrative organiseringen, med ett verneombud per virksomhet. Rådmannen er overordnet

16 6 COMPANY, NAME ON PROPOSAL ansvarlig (og har særskilt anvar for stab), for øvrig hviler ansvaret for HMS-arbeidet i de ulike virksomhetene på virksomhetsleder. Kommunens oppgave- og ansvarsdeling er som følger (jf. kommunens HMS-håndbok): Rådmannen har det overordnede ansvaret for at kommunens målsettinger og gjeldende regelverk innenfor helse, miljø og sikkerhet realiseres. AMU (arbeidsmiljøutvalg) er et sentralt rådgivningsorgan for rådmannen i spørsmål vedrørende HMS og har besluttende myndighet i saker som angår liv og helse. AMU deltar i planlegging av verne- og miljøarbeidet, arbeider for en hensiktsmessig organisering av HMS-arbeidet, og følger nøye utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet. Attføringsutvalget er et underutvalg av AMU og har som hovedoppgave å håndtere saker hvor ansatte har fått redusert/endret sin arbeidsevne og har behov for å se nærmere på sin arbeidssituasjon. Virksomhetsledere har ansvaret for HMS-arbeidet innenfor eget ansvars- og arbeidsområde, håndtering av personalkonflikter og andre spørsmål knyttet til arbeidsmiljøet. Virksomhetsleder har det overordnede ansvaret for at kommunens målsettinger innenfor HMS realiseres ved virksomheten. Dette innebærer at virksomhetsleder skal koordinere HMS-arbeidet og føre tilsyn med at virksomhetens HMS-arbeid utføres i tråd med lover, forskrifter og Rendalen kommunes bestemmelser. AMU kan være et støtteapparat i arbeidet, og virksomhetsleder skal årlig rapportere til AMU om virksomhetens HMS-tilstand. Lokalt samarbeidsforum: For å ivareta medbestemmelse ved virksomhetsområdene kan partene opprette lokale samarbeidsfora hvor virksomhetsleder ved det enkelte området tar opp med områdets tillitsvalgte de beslutninger som berører ansatte innenfor enheten. Lokalt verneombud mottar innkalling, og har møte- og talerett. Forumet skal orientere AMU om lokale tiltak, og bringe saker til AMU som ikke finner sin løsning lokalt. Hovedverneombud velges blant verneombudene, og har følgende sentrale oppgaver: Samordner de lokale verneombudenes virksomhet, støtter og veileder disse Representerer arbeidstakerne og verneombudene i sentrale fora for HMS-arbeid Er fast medlem i AMU Samarbeider med, og rapporterer til rådmannen Verneombud er de ansattes representanter i arbeidsmiljøsaker og vil være samarbeidspartnere for ledelsen. Sentrale oppgaver: Representerer arbeidstakerne i sitt område i arbeid med HMS Ser til at virksomheten arbeider med HMS-saker i samsvar med bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven Samarbeider med og melder til ansvarlig leder ved gjennomføringen av de praktiske aktivitetene ved virksomheten Tillitsvalgte bistår sine medlemmer i saker som gjelder lønns- og arbeidsvilkår og gir råd og hjelp i alle forhold som knytter seg til arbeidssituasjonen. Den enkelte ansatte har også et ansvar etter Arbeidsmiljøloven, jf Mål, planer og rutiner IA-avtale og handlingsplan Rendalen kommune er en IA-bedrift, og har inngått en samarbeidsavtale med NAV Arbeidslivssenter. Samarbeidsavtalen innebærer en tilslutning til den nasjonale intensjonsavtalen mellom partene i arbeidslivet og myndighetene for å forebygge og redusere sykefraværet og styrke inkluderingen. Rendalen kommune har nylig inngått en ny IA-avtale, men har p.t. ikke utarbeidet tilhørende handlingsplan. Avtalen som gjaldt for perioden har imidlertid hatt en tilhørende handlingsplan. Revisor har fått tilgang til Handlingsplan for IA-arbeidet ut året 2013 her er følgende mål oppstilt:

17 RENDALEN KOMMUNE, FORVALTNINGSREVISJON 7 Redusere sykefraværet: Sykefraværet skal i perioden forsøkes å være på ca. 6-6,5 prosent. Ingen virksomheter skal i gjennomsnitt ha lavere nærvær enn 91,5 prosent Økt sysselsetting for personer med redusert funksjonsevne: Kommunen skal jobbe for å beholde ansatte med redusert funksjonsevne lengst mulig i yrkeslivet Øke reell pensjonsalder: Å beholde eldre arbeidstakere lenger i jobb, også etter fylte 62 år minimum 50 prosent av 62-åringene. HMS-håndbok Rendalen kommune har en omfattende HMS-håndbok som gjelder dels for hele kommunen samlet, og som dels er rettet mot arbeidet ved de enkelte virksomhetene. I det følgende gjengis noen hovedpunkter fra håndboken. Visjon og mål for HMS-arbeidet Rendalen kommune har fastsatt følgende visjon for HMS-arbeidet: Enhver ansatt skal oppleve sin arbeidssituasjon som trygg og meningsfull. Visjonen er understøttet av følgende hovedmål: Systematisk HMS-arbeid skal være en del av den daglige driften i hele organisasjonen, og er viktig for kommunens tjenesteyting til brukerne Arbeidet med HMS i Rendalen kommune har som siktemål å legge til rette for å utvikle og benytte den enkeltes ressurser slik at kreativitet, arbeidsevne, læring og helse fremmes Trygge ansettelsesforhold skal gi grunnlag for et godt samarbeid mellom kolleger og mellom arbeidstaker og arbeidsgiver Systematisk kartlegging av arbeidsmiljøene må danne grunnlag for handlingsplaner og prioriterte tiltak Virkemidler for et helhetlig miljøarbeid Rendalen kommunes HMS-håndbok omfatter en systematisk beskrivelse av rammene for hvordan HMS-arbeidet skal utføres ved de enkelte virksomhetene. Dette er illustrert gjennom følgende figur:

18 8 COMPANY, NAME ON PROPOSAL Kartlegging: Viser HMS-håndboken til ulike løsninger som kan benyttes herunder Risiko- og sårbarhetsanalyser, samt vernerunder (også kalt HMS-gjennomgang ). Sistnevne skal gjennomføres årlig i alle virksomheter, senest innen Handlingsplan med mål: Virksomhetene skal selv fastsette og dokumentere hvilke mål de ønsker å oppnå i HMS-arbeidet. Det skal utarbeides en handlingsplan som beskriver virksomhetens utfordringer innenfor HMS, hvilken prioritet disse har, tiltak som er vedtatt gjennomført, kostnader, ansvar og tidsfrist. Denne bør utarbeides av ansvarlig leder i nært samarbeid med representanter for de ansatte. Gjennomføre tiltak: Der det er mulig, bør uheldige forhold som avdekkes under kartlegging rettes opp umiddelbart. Forbedringer som kan gjøres innenfor rammen av virksomhetens tildelte ressurser løses her. Om nødvendig settes kostnadskrevende tiltak opp på følgende års budsjett. Forhold som krever større investeringer eller ressurser for å løses, tas opp med AMU. Evaluering: Kartlegginger, jf. over, skal starte opp med evaluering av forrige handlingsplan. Virksomhetene skal også rapportere årlig til AMU om tilstanden på HMS-området. Særskilte HMS-rutiner ved de enkelte virksomhetene Rendalen barnehage, Rendalen sjukehjem og Helse og omsorg har relativt sammenfallende rutiner mht. HMS-arbeidet. Alle har organisert arbeidet slik det fremgår av HMS-håndbokens føringer. Virksomhetene har ikke utarbeidet egne målsettinger for HMS-arbeidet, men har likevel ført opp målsettinger om forbedringer fra aspekter ved gjennomførte medarbeiderundersøkelser i styringskortene. Alle gjennomfører ROS-analyser og vernerunder til å kartlegge arbeidsmiljøet. Resultater fra vernerundene samles i en felles handlingsplan for kommunen for oppfølging. Virksomhetene har ikke egne handlingsplaner for oppfølging av HMS-arbeidet, jf. resultater fra ROS-analysene og andre former for kartlegging (for eksempel medarbeiderundersøkelse). Rendalen barnehage har imidlertid i år utarbeidet et utkast til en overordnet handlingsplan, men denne er ikke en eksplisitt oppfølging av utført kartleggingsarbeid (kartlegging av arbeidsmiljøet inngår som et eget punkt i handlingsplanen). Helse og omsorg og Rendalen sjukehjem har egne avviksskjema som benyttes her fanger virksomhetene opp både avvik knyttet til selve tjenesteutøvelsen og interne forhold i organisasjonene. Rendalen barnehage har ikke egne rutiner for avviksregistrering og - håndtering. Virksomhetene benytter kommunens rutine for oppfølging av sykemeldte, jf. under. Rutine for oppfølging av sykemeldte Rendalen kommune har utarbeidet en egen rutinebeskrivelse for hvordan ledere med personalansvar skal følge opp sykemeldte arbeidstakere. Denne omhandler blant annet: Krav til dialog og vurdering av tiltak før sykemelding Krav til registrering av at arbeidstaker oppfyller sine plikter om varsling og rapportering av fravær ( fraværsdag). Leder skal ta initiativ til samtale mellom arbeidstaker og bedriftshelsetjeneste, ut fra disse blir det utarbeidet handlingsplan for videre oppfølging (fra 21. fraværsdag). Utarbeidelse av individuell oppfølgingsplan (innen 4 uker) Dialogmøte 1 med deltakelse fra arbeidsgiver, bedriftshelsetjeneste, lege, arbeidstaker, evt. NAV (innen 7 uker) Oppdatert oppfølgingsplan og rapporteringsskjema sendes til NAV (innen 9 uker).

19 RENDALEN KOMMUNE, FORVALTNINGSREVISJON 9 Alle muligheter for bedriftsinterne tiltak skal være avklart (innen 6 mnd) HMS-arbeid i praksis Innledning I denne delen vil vi redegjøre for vår forståelse av kommunens faktiske oppfølging av eget regime for HMS-arbeid. Dette måler vi både gjennom innhentet skriftlig materiale (rapportering), intervjuer med virksomhetsledere, i tillegg til gjennomført spørreundersøkelse blant de ansatte innenfor de tre tjenesteområdene. Deretter vurderer vi kommunens praksis opp mot sentrale krav i arbeidsmiljøloven og kommunens egne rutiner (primært HMS-håndbok og sykemeldingsrutine) Faktagrunnlag Skriftlig rapportering Virksomhetene skal begynne arbeid med årlige handlingsplaner med en evaluering av de forrige handlingsplanene. Dette skjer til dels, muntlig, i forbindelse med de årlige vernerundene og utarbeidelse av ROS-analyser. Virksomhetene skal videre rapportere til AMU om tilstanden på HMS-området dette er ikke innarbeidet praksis i de virksomhetene som er undersøkt i denne revisjonen Intervju med ledelse KPMG har gjennomført intervjuer med lederne for de tre virksomhetene i Rendalen kommune. Virksomhetsleder for Helse og omsorg er også konstituert leder for Rendalen sjukehjem, og har derfor svart for begge virksomhetene. Hovedfunnet fra denne delen av datainnsamlingen er at kommunen har et økende fokus på oppfølging av sykemeldte og på et systematisk HMS-arbeid. Det oppgis like fullt at alle virksomhetene har et tydelig forbedringspotensial på området. Innenfor HMS-arbeidet er det betydelige forskjeller mellom virksomhetene. Virksomhetene oppfatter bare i begrenset grad kommunens HMS-håndbok som styrende for arbeidet lederne viser til at de enkelte virksomhetene ikke har en felles forståelse av hvordan HMS-håndboken skal forstås og brukes ute i organisasjonen. Videre vises det til at virksomhetene ikke har klart å implementere alle kravene til dokumentasjon og systematikk i arbeidet. Med hensyn til dokumentasjon, gjennomfører alle virksomhetene ROS-analyser og bidrag til felles handlingsplan for oppfølging av vernerunder. Innenfor Helse og omsorg og Rendalen sjukehjem har man utarbeidet rutiner for avviksrapportering og oppfølging. Kartleggingene som gjøres følges ikke opp med handlingsplaner/tiltaksplaner for HMS-arbeidet i den enkelte virksomhet, og virksomhetene har heller ikke utarbeidet egne målsettinger for det samlede HMS-arbeidet. Dette innebærer videre at oppfølging og evaluering av HMS-arbeidet i for liten grad blir systematisk. Med hensyn til praksis, vises det til at alle virksomhetene i større grad har satt arbeidsmiljø og sykefravær på dagsorden i de siste årene. Dette gjelder i særlig grad for Rendalen barnehage, der man har styrket eget kartleggingsarbeid, begynt å utarbeide handlingsplaner og hatt jevnlig fokus på området på faste møtearenaer. Videre blir det fremhevet at rutine for oppfølging av sykemeldte i stor grad blir fulgt, samtidig som en erkjenner at det er et forbedringspotensial i å prioritere oppfølging av de sykemeldte raskt nok og tett nok. Helse og omsorg og Rendalen sjukehjem er inne i en omorganiseringsfase hvor virksomhetene skal slås sammen fra Den siste tiden har det og vært særskilte utfordringer knyttet til manglende lederdekning på sykehjemmet og en del uro i organisasjonene på grunn av nevnte omorganiseringer. I forbindelse med planlagt sammenslåing er det planer om å styrke det systematiske kvalitetsarbeidet, herunder HMS, blant annet ved å ansette en kvalitetsrådgiver og utarbeide egen HMS-handlingsplan for den nye organisasjonen.

20 10 COMPANY, NAME ON PROPOSAL Innenfor alle virksomhetene oppfattes arbeidsmiljøet å være godt, og i positiv utvikling. I kommunen har det også vært betydelig fokus på å formidle at arbeidsmiljøet er et felles ansvar som inkluderer de ansatte Resultater fra spørreundersøkelsen Hoveddelen av datagrunnlaget for denne forvaltningsrevisjonen er innhentet gjennom en spørreundersøkelse per e-post til alle ansatte innenfor de to tjenesteområdene. Her har de ansatte blitt bedt om å svare på en rekke spørsmål knyttet til kommunens arbeid med HMS og oppfølging av sykemeldte, herunder: opplæring (ledelse, verneombud) involvering/medvirkning (verneombud, tillitsvalgte, ansatte) kartleggingsarbeid, utarbeidelse av planer, oppfølging og evaluering avvikshåndtering grad av tilfredshet med arbeidsmiljøet oppfølging av sykemeldte På de fleste spørsmålene er respondentene bedt om å svare i hvilken grad de er enige, på følgende skala: 1 i svært liten grad 2 i liten grad 3 i middels grad 4 i stor grad 5 i svært stor grad I det følgende vil vi kort presentere noen hovedfunn fra undersøkelsen (denne er vedlagt i sin helhet). For enkelhets skyld omtales svar i kategoriene 4 og 5 (i stor grad) og 1 og 2 (i liten grad) samlet. Der det er betydelige variasjoner i svarfordelingene mellom de ulike virksomhetene, spesifiseres dette særskilt. Opplæring På spørsmål om i hvilken grad man har mottatt nødvendig opplæring innenfor HMS, svarer knapt halvparten at respondentene (ledere og verneombud) at de i stor grad har fått dette. Verneombudene er i noe større grad enn lederne positive til at de har fått nødvendig opplæring. Involvering/medvirkning På spørsmål om i hvilken grad de ansatte opplever at arbeidsgiver involverer tillitsvalgte og verneombud i HMS-arbeidet, svarer om lag 1 av 3 i stor grad, mens om lag 15 prosent svarer i liten grad. Om lag halvparten har verken positiv eller negativ oppfatning om spørsmålet. Når det gjelder generell involvering av de ansatte, er svarfordelingene om lag de samme, men noe mer negative. På begge disse spørsmålene er det betydelige variasjoner mellom virksomhetene. Rendalen barnehage skiller seg positivt ut over 50 prosent opplever at arbeidsgiver i stor grad involverer både verneombud, tillitsvalgte og øvrige ansatte. Svært få er direkte negative til arbeidsgivers arbeid på dette området. Rendalen sjukehjem skiller seg tilsvarende negativt ut her er andelen som er positive (svarkategori 4 og 5) så lav som 12 prosent (involvering av tillitsvalgte og verneombud) og 18 prosent (alle ansatte). Med hensyn til involvering av ansatte, svarer om lag 40 prosent at de opplever at dette i liten grad er tilfelle.

21 RENDALEN KOMMUNE, FORVALTNINGSREVISJON 11 I undersøkelsen er de ansatte også spurt om det er gjennomført medarbeidersamtale i løpet av 2013, som en ytterligere indikator for involvering og medvirkning fra de ansatte i arbeid knyttet til HMS. Her svarer knapt 50 prosent av de ansatte at dette har skjedd. På dette spørsmålet er det store variasjoner mellom virksomhetene fra 95 prosent ja i Rendalen barnehage, til 25 prosent ja ved sykehjemmet. Systematisk gjennomføring av aktiviteter i HMS-arbeidet I spørreundersøkelsen har vi spurt de ansatte om i hvilken grad de opplever at arbeidsgiver gjennomfører en del sentrale aktiviteter (jf. HMS-prosessen presentert i kommunens HMShåndbok). På spørsmål om i hvilken grad arbeidsgiver gjennomfører kartlegginger knyttet til arbeidsmiljøet, er det om lag 20 prosent som svarer at dette gjøres i stor grad, mens om lag 30 prosent er negative. Ca. 50 prosent har ingen bestemt mening om spørsmålet. På spørsmål om det utarbeides tiltaksplaner/handlingsplaner for å forbedre arbeidsmiljøet, samt om tiltaksplaner/handlingsplaner følges opp, er svarfordelingene omtrent de samme. På spørsmål om arbeidsgiver evaluerer om tiltak har fungert, er svarene noe mer negative, her er ca. 40 prosent negative, mens 17 prosent i stor grad opplever at dette gjøres. Også på dette området scorer Rendalen barnehage best om lag 40 prosent av respondentene her er i stor grad enige i at arbeidsgiver gjennomfører aktivitetene på en systematisk måte. Tilsvarende scorer sykehjemmet dårligst, her er det svært få eller ingen av respondentene som i stor grad er enige i at aktivitetene gjennomføres på en systematisk måte. Avviksrapportering På spørsmål om i hvilken grad arbeidsplassen har rutiner for rapportering for avvik, svarer nærmere 50 prosent at dette i stor grad er tilfellet, mens om lag 25 prosent er negative. På dette området er det Rendalen barnehage som scorer dårligst her er det færre enn 25 prosent som oppgir at dette i stor grad er tilfellet, mens tilsvarende for Helse og omsorg er nærmere 60 prosent. De ansatte er langt mindre positive i sine vurderinger av i hvilken grad avviksrapporter følges opp. Under 20 prosent oppgir at dette i stor grad skjer. Også her er det de ansatte innenfor Helse og omsorg som er mest positive. Tilfredshet med arbeidsmiljøet I spørreundersøkelsen har de ansatte blitt bedt om å oppgi i hvilken grad de er fornøyd med arbeidsmiljøet på arbeidsplassen sin. Her svarer knapt 55 prosent av respondentene at de i stor grad er tilfreds, mens om lag 17 prosent oppgir at de i liten grad er tilfreds. Her er det bare mindre variasjoner mellom virksomhetene, fra 63 prosent som i stor grad er tilfredse (Rendalen barnehage), via 60 prosent (sykehjemmet), til knapt 50 prosent (Helse og omsorg). Andelen som i liten grad er fornøyde varierer fra 10 prosent (sykehjemmet) til 20 prosent (Helse og omsorg). Oppfølging av sykemeldte På spørsmål om i hvilken grad de ansatte opplever at arbeidsgiver jobber systematisk for å redusere sykefraværet, svarer ca. 20 prosent av respondentene i stor grad. Om lag 25 prosent svarer i liten grad, mens over 50 prosent ikke har noen spesiell mening. Her svarer de ansatte i Rendalen barnehage mest positivt ca. 30 prosent er positive, mens kun 6 prosent er negative. Sykehjemmet scorer dårligst, her svarer kun 5 prosent i stor grad, mens 50 prosent svarer i liten grad. Undersøkelsen inkluderer også spørsmål om hvor mange som har vært sykemeldte (legemeldt) i løpet av de siste to årene. Videre er de som har vært sykemeldt spurt om fraværet skyldtes forhold ved arbeidsplassen, samt nærmere om hva eventuelt arbeidsrelatert fravær skyldtes. Knapt 55 prosent (40 respondenter) av de ansatte oppgir at de har vært sykemeldt i løpet av de siste to årene. Av disse oppgir 25 prosent (10 respondenter) at sykefraværet helt eller delvis

22 12 COMPANY, NAME ON PROPOSAL skyldtes forhold ved arbeidsplassen. Stort arbeidspress er den forklaringen som går igjen hyppigst som forklaring (40 prosent eller 4 respondenter). På spørsmål direkte rettet mot de ansatte som har vært sykemeldt om de opplevde at personalansvarlig leder oppfylte arbeidsgivers plikter, oppgir vel 30 prosent av respondentene at dette i stor grad var tilfellet, og tilsvarende andel at det i liten grad var tilfellet. Her skiller respondenter fra Rendalen barnehage seg positivt ut her svarer over 40 prosent i stor grad, og ingen i liten grad. Undersøkelsen inkluderer spørsmål rettet mot kommunens praksis knyttet til etablert rutine for oppfølging av sykemeldte. Denne rutinen stiller, som tidligere vist (kap ), konkrete krav til arbeidsgiver (og ansatte). Svaralternativene på disse spørsmålene er Ja, nei eller ikke aktuelt. Svarfordeling på noen av spørsmålene er gjengitt under: Aktivitet Ja Nei Ikke aktuelt Arbeidsgiver tok kontakt i 36 % 46 % 18 % løpet av de første 14 dagene Arbeidsgiver utarbeidet oppfølgingsplan sammen med deg i løpet av de første 4 ukene 26 % 37 % 37 % Jevnlig kontakt mellom deg og din nærmeste leder i hele 40 % 20 % 40 % sykemeldingsperioden Som det fremgår av svarfordelingene, er det en relativt stor andel av respondentene som svarer at arbeidsgivers plikter ikke ble gjennomført i henhold til kommunens sykemeldingsrutine. Også her er det gjennomgående at respondenter i Rendalen barnehage i størst grad er positive, mens respondenter ved sykehjemmet i størst grad er negative. 2.3 Revisors vurderinger Innledning Revisors vurderinger er basert på måling av fakta innhentet gjennom datainnsamlingen mot oppsatte revisjonskriterier. Revisor viser særskilt til at datagrunnlaget i hovedsak utgjøres av en spørreundersøkelse blant ansatte med 40 prosent oppslutning, noe som innebærer at resultater må tolkes med varsomhet. Som grunnlag for vurdering av fakta innhentet gjennom datainnsamlingen, er det tatt utgangspunkt i følgende revisjonskriterier: Arbeidsmiljølovens krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid ( 3-1). Denne bestemmelsen skal sikre at arbeidsgiver sørger for at det utføres systematisk HMS-arbeid på alle nivåer i virksomheten, at dette gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte, og at ansvar og myndighet er tydelig fordelt. Rendalen kommunes HMS-håndbok, som både viser til sentralt lovverk og til kommunens egne rutiner, retningslinjer, etc. Rendalen kommunes rutine for oppfølging av sykemeldte.

23 RENDALEN KOMMUNE, FORVALTNINGSREVISJON 13 En vurdering av i hvilken grad arbeidsgiver oppfyller sine plikter, kan naturlig deles i to; hvorvidt krav til mål, planer og rutiner er utarbeidet hvorvidt mål, planer og rutiner følges opp i praksis Mål, planer og rutiner Arbeidsmiljøloven krever i 3-1 at arbeidsgiver skal: fastsette mål for HMS ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med HMS er fordelt utarbeide rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i loven Rendalen kommunes mål, planer og rutiner er presentert i kapittel 2.2. Kommunen har en HMShåndbok som definerer ansvars- og rollefordeling innenfor HMS-arbeidet og overordnete målsettinger for kommunens arbeid med HMS. Videre beskriver håndboken hvordan de ulike virksomhetene skal gjennomføre et systematisk HMS-arbeid, med kartlegging, utarbeiding av handlingsplaner, samt oppfølging og evaluering av planer. I tillegg inkluderer håndboken en egen rutine for oppfølging av sykemeldte. Kommunen har inngått IA-avtale og har tilhørende handlingsplan for oppfølging av avtalen (tidligere avtale det er ikke utarbeidet handlingsplan for ny IA-avtale som nylig er inngått). Selve IA-avtalen inneholder ikke definerte mål for kommunes arbeid dette er vanlig i mange kommuner. De enkelte virksomhetene som er revidert har heller ikke definert eksplisitte mål for HMS-arbeidet, selv om det er satt opp mål for enkelte indikatorer gjennom virksomhetenes styringskort. Revisor har ikke sett dokumentasjon som viser at de enkelte virksomhetene følger opp kravene i egen HMS-håndbok om den lokale HMS-prosessen (jf. kapittel 4.3 i håndboken). Det er særlig utforming av handlingsplaner/tiltaksplaner som mangler av dokumentasjon, samt evaluering av hvordan tiltaksplanene har fungert. Når dette er sagt, gjennomfører virksomhetene kartlegginger av HMS-området gjennom verneruner og ROS-analyser, og førstnevnte systematiseres gjennom en felles handlingsplan for kommunen. ROS-analysene er primært utarbeidet av ledelsen, og er ikke fulgt opp gjennom egne handlingsplaner for virksomhetene. Virksomhetene Helse og omsorg og Rendalen sjukehjem har utarbeidet skjemaer for avviksrapportering, men dette er ikke utarbeidet for Rendalen barnehage. Etter revisors vurdering viser gjennomgangen at kommunen ikke fullt ut har en systematisk tilnærming til HMS-arbeidet, som revisjonskriteriene krever. Det er enkelte avvik mellom kravene i kommunens HMS-håndbok og den dokumentasjonen som utarbeides ved de enkelte virksomhetene. Denne konklusjonen er avgrenset til å gjelde de undersøkte virksomhetene, og ikke nødvendigvis for Rendalen kommune som helhet Praksis Revisjonskriteriene krever også at arbeidsgiver: kartlegger farer og problemer og på denne bakgrunn vurderer om arbeidsmiljøet er i samsvar med lovens krav, og iverksette nødvendige tiltak sørger for løpende kontroll med arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse foretar systematisk overvåking og gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet for å sikre at det fungerer som forutsatt