Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon PROTOKOLL STYREMØTE 01/16-2. FEBRUAR AKERSHUS IDRETTSKRETS

Transkript

1 Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon PROTOKOLL STYREMØTE 01/16-2. FEBRUAR AKERSHUS IDRETTSKRETS Til stede: Sven E. Maamoen, Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe, Jon Syversen, Kjell Kvifte, Gro-Helen Randem Svendsen, Isabel Bergerseter, Rune Engeseth og Torgrim Bilstad. Forfall: Fra adm.: Guro Røen, Oddleif Dahlen, Johan Conradson og Runar Sveen. A: DISKUSJONSSAK Ingen B: BESLUTNINGSSAKER Sak 01/16 Tildeling midler til IL, MERIdrett YouMe AIK hadde for 2015 budsjettert med kr til fordeling idrettslag i tiltaket MERIdrett YouMe. Utlysningen av midlene med søknadsfrist ble satt til rett før jul. Derfor gjøres tildelingen av midlene på første styremøte i I innstillingen tas det utgangspunkt i tilsendt beskrivelse (levert via søknadsskjema) av tiltak idrettslaget har eller skal sette i gang for å involvere YouMe-lederne. Vi mottok 4 søknader, av potensielt 8 idrettslag som er med i YouMe. Alle fire søknadene var gode søknader. Dersom alle innstilles til søknadssum, blir dette totalt kr ,- Ettersom det er budsjettert med ,- til fordeling idrettslag i prosjektet, foreslås det å tildele en lik sum til hvert tiltak, altså kr ,-, slik at vi ender på totalsummen kr ,- i henhold til budsjett. Idrettslag Bakgrunn for innstilt beløp / søknadstekst Gjelleråsen IF Videreutvikle konseptet Åpen hall som også er en del av prosjektet Trening gir mening i Nittedal. Ønsker å sette i gang nye lavterskelaktiviteter som Tchouk Ball, Spike Ball og Rumpelunk. På sikt håper de å kunne arrangere turneringer i disse aktivitetene. Ønsker også å arrangere turer hvor man spiller disse aktivitetene. Midlene skal gå til kursing, utstyr og turneringskostnader. Tildeling ,- Gjerdrum IL Involverer totalt ca. 20 YouMeledere, nåværende og tidligere kull. Ønsker å starte opp en fadderordning for barn og unge i Gjerdrum, i samarbeid med kommunen (forebyggende enhet, barnevern, ,-

2 Nittedal IL Son HK skolene, helsetjenesten og frivillighetssentralen). Er i planleggingsfasen sammen med kommunen nå. Ønskes startet opp i regi idrettslaget, hvor fadderne vil få ansvaret for å følge opp barn og ungdom som ønsker å starte opp med idrett men som trenger litt ekstra oppfølging og veiledning. Ønsker midler til kursing, markedsføring, utvikling av konseptet og litt honorar til ungdommene som skal være faddere. YouMe-lederne skal være blant fadderne. Videreføring av Åpen hall hver fredag, samt Kveldsåpen hall i samarbeid med kommunen og de andre YouMe-skolene / idrettslag i Nittedal. Tilby aktiviteter som passer ungdom, og spesielt for å få med de som ikke driver noe særlig idrett lenger. Søker om støtte til leie av utstyr, bevertning, markedsføring og kursing. YouMe-lederne leder aktivitetene. Arrangere en småspill-turnering for årets YouMe-ledere og tidligere års YouMe, samt deres venner. Først turnering i aktivitetene innefotball, flyball, innebandy ol, invitere en gjesteforeleser, samt avslutte med noe sosialt. Planlegger en slik turnering for 2-4 lørdager , ,- To tidligere YouMe-ledere er med i planleggingen og organiseringen av arrangementet. Sum Rune Engeseth inhabil Midler til MERIdrett YouMe tildeles i tråd med forslagene i tabellen over. 2

3 Sak 02/16 Virksomhetsplan og idrettspolitisk plattform Det vises til tidligere behandling av virksomhetsplan og idrettspolitisk plattform. Dokumentene har vært ute på høring, og vedlagt følger oppsummeringer av de mottatte innspill samt forslag til forandringer (for idrettspolitisk plattform). Det er i første rekke i den idrettspolitiske plattformen innspillene gir grunnlag for endringer. Når det gjelder virksomhetsplanen er innspillene også svært nyttige, men de går mer i retning av hvilke behov idrettslagene har innenfor de enkelte områder enn forslag til nye formuleringer. Se oppsummering vedlagt. Endringer ser ut til å være mest aktuelle i den omtalende teksten i planen, og ikke i de respektive målformuleringene eller visjon, virksomhetsidé, verdigrunnlag. Virksomhetsplanens omtalende og beskrivende tekst må det jobbes videre med, og styret bes komme med innspill til disse. Signaler fra møtet: IPP: - Dokumentet må ut til leddene, det ut er utfordringen april er startskuddet med godt forberedte innlegg - Naturlig å ta med på AIKs deltakelse på årsmøtene i idrettsrådene - Her er det kommunikasjon på flere nivåer (seks overskrifter), må være samstemte. Må ha plan for de ulike nivåer - Dokumentet speiler de utfordringer vi har VP: - Informasjon ble gitt om «Bedre klubb-konseptet» - Det bør avklares «hva er ryddighet» - Dokumentet forsterker rolleansvaret hver og en har - Hva med samarbeidet med vgs? - AIK bør ha flere kontaktpunkter for å jobbe for å få flere unge ledere - Hvordan få ledere til å utvikle samarbeid med flyktninger, VGS v/helse- og sosial er en mulighet - Nettverksarbeid. Hvordan definere samarbeidsarenaer kan være mest relevant i Årlige handlingsplaner - Må lage noe attraktivt og ha egnet omfang, ref til «grenseløs idrettsdag», i samarbeid med vgs - Det ble gitt en orientering om idrett for funksjonshemmede i Nes, møte med kommunen 2.2. Det kommer en plan i løpet av høsten. Samarbeidet med vgs er en del av dette. Hvordan finne de nye frivillige. Oppsummert om VP: - Det forberedes et info- og markedsføringsopplegg 3

4 - Inkluderer formuleringen: Det er viktig å finne samarbeidspartnere som kan fremme AIKs mål om å forbedre idrettslagenes rammevilkår. Ny versjon av idrettspolitisk plattform, basert på de innspill som har kommet inn samt styrets signaler i møtet, sendes ut sammen med protokollen. Virksomhetsplanen bearbeides videre i tråd med ovennevnte og styrets innspill. Nytt og endelig forslag til virksomhetsplan legges frem på styremøtet 1. mars. Sak 03/16 Kretstinget og tingseminaret 15. og 16. april Det vises til sak 35 i oktober 2015 hvor styret behandlet fremdriften og frister for tinget. Kretstinget er innkalt i tråd med loven 3 måneder før tinget. Saksdokumenter skal sendes ut én måned før tinget. Siste mulighet for å styrebehandle saker som skal fremmes på tinget er 1.3. Styret bes vurdere om det er saker som skal på dagorden. I tråd med tidligere diskusjoner ligger det an til et lovforslag om styrets sammensetning. AIKs lov sier nå at styret skal bestå av leder, nestleder, 5 styremedlemmer og to varamedlemmer. På Idrettstinget ble AIKs forslag om å endre loven vedtatt, og det betyr at kretstinget kan vedta å endre til; Leder, nestleder og 7 styremedlemmer dersom det er ønskelig. Det kan også være mer enn en nestleder. Styret kan foreslå endringer i egen lov om disse forholdene på kretstinget, og det vil dermed kunne gjelde fra og med kretstinget i AIKs styre har tidligere ønsket dette fordi styremedlemmer og varamedlemmer har hatt de samme oppgavene i styret, og det har vært praktisert at varamedlemmer møter og representerer på samme måte som styremedlemmer. Det kan også være ønskelig å ha 1. og 2. nestleder. Vi har følgende saker som må ferdigstilles i forbindelse med kretstinget: - Innstilling til ny valgkomité Det er kretsstyret som skal innstille til ny valgkomité. I forrige runde ble det nedsatt en komité av tre styremedlemmer som ble bedt om å komme med forslag. Administrasjonen har forespurt medlemmene i valgkomiteen om de ønsker gjenvalg. Det orienteres på møtet. - Dirigenter. Administrasjonen foreslår Jon S fra styret og Harald Tronvik. Tronvik er foreløpig ikke forespurt. - Årsrapporten. Det arbeides med innsamling av data for ferdigstillelse av årsrapport for Ungdomsvinkling planlegges på kapittel 1. Intervjuer av finalistene til Årets ildsjel. - Hederstegn AIK deler ut to kategorier hederstegn, se vedlagte kriterier. Idrettsprisen deles ut til personer som har utført et fremragende administrativt- /organisasjonsarbeid innen idrettsråd eller særkretser. 4

5 Hedersprisen tildeles personer som over tid har utført et fremragende administrativt- / organisasjonsarbeid for/innen AIK. (Dette kan være styrearbeid, utvalgsarbeid, eller som instruktør- utviklingsmedarbeider evt. ansatt). Hedersprisen tildeles personer som i tillegg til topp internasjonalt resultat i sin idrett har fremstått som en god representant for idretten. Vedkommende må ha utført et ikke ubetydelig arbeid, og utnyttet sin posisjon for å utvikle idretten på en uegennyttig og positiv måte.». I kriteriene står det at AIK deler ut prisene til én person per år, dvs at det på hvert kretsting kan/skal deles ut to i hver kategori. Idrettsprisen er utlyst til SK og IR, med frist Saken legges frem på styremøtet Seminaret Programmet med foredragsholdere er klart, og Vidar Bøe har oversendt dette til administrasjonen for videre markedsføring etc. Administrasjonen ble bedt om å finne dirigent. Det ble gitt innspill på kandidater til valgkomiteen. Jon, Vidar og Gro-Helen foreslår kandidater til ny valgkomité. Forslag sendes til styret innen 21.2., og saken behandles endelig 1.3. Hederstegn ønskes utdelt ved middagen på fredag. Kretstinget forberedes i tråd med ovennevnte momenter og styrets signaler i møtet. AIKs komité for innstilling til ny valgkomité oppnevnes og melder sitt forslag til styret innen Vidar, Jon og Gro-Helen ble oppnevnt i AIKs komité for innstilling til ny valgkomité. Sak 04/16 Innspill til regional plan Se vedlagte datagrunnlag som er resultatet av undersøkelse hos særidrettene. Vi har mottatt 31 svar, og det danner derfor et godt grunnlag for å kunne sette seg inn i hvordan status og planer for hver særidrett fortoner seg. Materialet inneholder også informasjon om hvilke regionale anlegg de enkelte idrettene ser behov for. 14 særidretter melder at deres idrett har dårlige forhold (svaralternativ 1 eller 2), og 12 idretter melder om middels (svaralternativ 3). Kun to svarer 4 eller 5 (5 = svært god). I møter med fylkeskommunen vedrørende regional plan for fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv i Akershus ønsker fylkeskommunen innspill på bant annet: - Hvilke regionale anlegg idretten i Akershus har behov for - Hvilke anlegg ønsker idrettskretsen å prioritere, både vedrørende spillemidler og vedr evt. fylkestilskudd i fremtiden - Hvilke måltall / parametere kan brukes for ønsket anleggsdekning Fra administrasjonen har AIK lagt vekt på at fylkeskommunen må legge investeringsmidler inn i en plan og at det må knyttes kriterier til denne som vi ønsker å være med å utvikle. Det 5

6 kan være; anlegg av regional betydning, anlegg som inkluderer flere idretter og flere målgrupper, anlegg som er basert på interkommunalt samarbeid osv. Når det gjelder prioriteringer vil det være vanskelig å sette noen anleggstyper foran andre, og det vil være vanskelig å gå imot de prioriteringer som idretten lokalt og kommunene har meldt inn via sine spillemiddelsøknader. Dersom AIK skal ha en rolle i en slik sammenheng bør en sannsynligvis sette ned et anleggsutvalg som kan ha en bred forankring i både idrettsråd og særidretter. Dette har vi luftet med fylkeskommunen som en mulig veg å gå. Fylkeskommunen er også positiv til å la AIK få innsyn i spillemiddelfordeling samt avgi en uttalelse før den vedtas. Følgende er formulert i forbindelse med forrige møte (O. Dahlen og R. Sveen deltok) : «Vi ser for oss et årlig administrativt møte hvor vi diskuterer vår innstilling til tildeling. Dere vil sannsynligvis deretter få anledning til å legge ved en uttalelse til saken.» Dette er en positiv utvikling. Spillemidlene utgjør ca. 100 millioner til idrettsanlegg i året i Akershus, og de legges frem for politisk behandling tidlig på sommeren. I fjor ble saken lagt frem , og det ble fordelt kr ,-. Fylkesrådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Signaler fra møtet: - Akershus idrettskrets må ta rollen som koordinator - Trenger samarbeid med idrettsråd og særidretter - Bør kalles referansegruppe, AIK deltar med 2-3 fra styret og anleggskonsulenten som sekretær - Referansegruppe blir rådgivende for styret - Tidspunkt for oppstart som angitt i innstillingen - De store kostnadskrevende anleggene må settes inn i en helhetlig vurdering og prioriteres regionalt, andre anlegg følger lokal prioritering - Fylkeskommunen har et overordnet ansvar for spillemidlene, og AIK bør jobbe for at AF i tillegg gir investeringstilskudd til anlegg som har betydning for flere kommuner AIK bearbeider og videreutvikler datagrunnlaget for akershusidrettens anleggsstatus i forbindelse med arbeidet med regional plan. Det videreutvikles også grunnlag for å anbefale mål om anleggsdekning i aktuelle idretter. Det legges frem for forslag til en bredt sammensatt referansegruppe som skal gi føringer for hvilke kriterier og derved prioriteringer AIK skal legge til grunn i anleggspolitikk. Referansegruppen etableres etter kretstinget og ledes av anleggsansvarlig i styret. Styret representeres ved 2-3 medlemmer, og anleggskonsulenten fungerer som sekretær. Sak 05/16 Kontakt med Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse AIKs nærmeste politiske nivå er fylkeskommunen v/ hovedutvalget for kultur, frivillighet og folkehelse. I etterkant av valget 2015 bør styret be om et møte med leder i hovedutvalget og knytte kontakt. Det er samme leder i hovedutvalget som tidligere, men det er viktig å ha god 6

7 kontakt. I sammenheng med at Sven E. Maamoen har varslet at han ikke ønsker gjenvalg, er det også viktig å introdusere nye kontakter for ledelsen i utvalget. Møtet bør finne sted før påske (palmesøndag 20. mars). AIK ber om et møte med leder (og evt. nestleder) i hovedutvalget. AIK representeres v/ leder og nestleder samt organisasjonssjefen. Sak 06/16 NTG Bærum etablering i Lørenskog AIK har mottatt en henvendelse fra NTG Bærum. Se vedlegg. Administrasjonen sjekker med andre fagpersoner i NIF / idrettskretser og gir en orientering på styremøtet. Oppsummert: «AIK er skeptiske til ungdomsskolenivået i denne sammenheng, og vi ønsker ikke å uttale oss». AIK avgir en uttalelse til NTG i tråd med signalene i møtet. Sak 07/16 Ledermøte idrettsråd Administrasjonen ble bedt om å finne et egnet tidspunkt for kveldsseminar med idrettsrådene, gjerne i uke 10. Idrettsrådene informeres, og agenda for møtet og sted berammes så snart som mulig. AIK avholder kveldsmøte med idrettsrådene i uke 10, og administrasjonen finner egnet dato. C: Orienteringssaker a) Fakkelmarkeringen, orientering om arrangementet og rollefordeling b) Økonomi, evt. foreløpige tall fra resultat 2015 og NIFs rammetilskudd c) Hvam vgs d) Samarbeidsmøtet med Oslo IK, se vedlagt agenda og momenter fra møtet e) Kort info om aktuelle lov- og organisasjonssaker f) Nytt punkt etter møtet: Frivillighetsmelding Akershus fylkeskommune vil komme, og frivillighetskonferanse blir arrangert 6. april. Org.sjef deltar i referansegruppe. 7

8 Referatsaker: a) Opptak av lag: Lagets navn Leder Idrett Kommune Dato Strømmen Taekwondo Klubb Martin Lein Kampsport Skedsmo b) Tap av medlemskap iht. NIFs lov 10-2 Lørenskog Dykkerklubb Sunyata Aikido Dojo Ås Sørlihavna Motorklubb Representasjon styret: 2015 Sted Dato Representert av: Desember Ski Svømmeklubb 50 år Kjell Kvifte Distriktsrådet for HV 02 - møte Jon Syversen 2016 Sted Dato Representert av: Januar: Samarbeidsmøte OIK Nordis Vik, Kjell Kvifte Idrettsgalla og idrettsgallaseminar, Lillehammer Sven E. Maamoen Nittedal IL jubileumsfest 100 år Gro-Helen R. Svendsen Adm. 8