Ca Fra å styre på penger og tiltak til å styre på resultat og kvalitet.

Transkript

1 Ca Fra å styre på penger og tiltak til å styre på resultat og kvalitet. Hvordan ser det ut hos dere, hva skal vi gjøre sammen. v/spesialrådgiver Geir Halstensen. Gruppearbeid underveis. Pauser ved behov.

2 Robek; reduserte tjenesterammer Da må dere/folkevalgte, ledere, ansatte, brukere osv vite; Om pengene virker! Hva slags kvalitet hver tjeneste skal styre og lede etter Resultateffektiviteten; hva får brukerne igjen for budsjettmidlene? Rådmannen må på et oppdrag av kommunestyrene

3 Hvilket bilmerke har vært best i mange år?

4 Toyota (før finanskrisen): Måleområde Mål Holdbarhetsnivå 80% av delene 10 år + Eiertilfredshet 85% Gjenkjøpsandel 65% Markedsandel 15% Medarbeidertilfredshet 85% Lønnsomhet Xxx kroner

5 Vet dere hvilket utbytte som elevene har? For dårlig. Rapporten slår fast at: * Bruken av spesialundervisning har økt etter innføringen av Kunnskapsløftet. Norsk skole er fortsatt preget av en vente-og-se-holdning. Det er minst bruk av spesialundervisning i småskolen, mest i ungdomsskolen. de lærere og god ordinær undervisningen fører til mindre behov for spesialundervis * Ufaglærte assistenter brukes i en tredjedel av all spesialundervisningen. * Man vet lite om elevene har utbytte av spesialtimene. * Store lokale forskjeller.

6 Timer i %. Dere varierer mellom 12,7% og 26,2%, landet 18,0% Kan dere dokumentere resultater, effekter av innsatsen, pengene?

7 MÅL Hva vil vi? DIALOGEN TILTAK SITUASJONEN Hva ser vi? Analysen Hva skal til?

8 Om å ha målbare mål på hovedhensikten med virksomheten

9 Hva er hensikten med avklarte mål på tjenester? Avklarere/prioritere hva budsjettressurser skal gi for brukerne/innb. Gi folkevalgte beslutningsgrunnlag for prioritering mellom tjenester Gi rådmannen bestillinger på hva som skal oppnås Kommunalsjefer kan avklare med enhetsledere hva de skal få til At medarbeidere vet hva de skal arbeide for Gi brukerne/innbyggere forutsigbarhet i hva som skal oppnås Flere?

10 Kunne dere fått til noe lignende?

11 Gausdal, barnevern 1 indikator fra KOSTRA, 1 egen, 4 opplevd kvalitet/ks

12 Elverum kommune, barnehage

13 Resultater skapes når det settes fokus på resultater Visjon Kommunestyret Resultater Rådmannen Enhetsledere Medarbeidere Hva skal vi styre etter?

14 Hensikt og merverdi for brukere, folkevalgte, kommune, ledere og ansatte Brukere; forutsigbarhet, vet hva som jeg kan få Folkevalgte; tillit, omdømme, ser hensikten med alle pengene, er med på å bestemme resultatet av alle pengene Kommune; et godt sted å bo Ledere; avklaring, vet hva som skal nås/mulighet for å lykkes Ansatte; forutsigbarhet, vet hva jeg skal bidra med å få til, ansvar

15

16 Positive erfaringer: Positiv utvikling i brukertilfredshet Skaper stolthet mange strålende resultater Skjerper lederne tydeligere ledelse Endret politisk hverdag - Folkevalgte i alle partier søker fakta på en annen måte enn tidligere. Det synses mindre.

17 Bedre kunnskapsgrunnlag For meg er dette blitt et system som jeg bygger mitt lederskap på. Gjennom systematiske målinger får jeg jevnlig sjekket ut virksomhetens ståsted på ulike områder. Det blir mindre synsing og breiere fokus. Disse resultatene gir meg et tryggere grunnlag å jobbe ut fra enn tidligere Lise Tanum Aulie, leder pleie og omsorg Tønsberg kommune

18 Bedre ledelse Det har først og fremst skjedd noe med lederne. En av de viktigste effektene ved innføringen av dette systemet et at det har påvirket ledernes holdninger og atferd. De har fått et breiere perspektiv. De ansatte opplever at de i større grad blir sett, de blir tatt med på råd og involvert i arbeidet med å utvikle tjenestene. På denne måten har vi fått en bedre totalledelse i Tønsberg kommune Kjell Thu, hovedtillitsvalgt Fagforbundet region Tønsberg

19 Sett denne?

20

21 Hovedpunkter erfaringer med resultatledelse, Fet kommune, sett fra folkevalgte LEDELSE Klarere ledelsesfokus Bedre oppfølging i alle ledd Lederne har vokser KOMMUNENS RESULTATER Økonomistyringen bedres Medarbeidertilfredsheten bedres Brukerfokuset økes vesentlig ORGANISASJONEN Bedre samhold drar i samme retning Ledergruppen fungere bedre lærer av hverandre Forenklinger i møtestrukturer og beslutninger Forenklinger i styringsdokumenter FORBEDRINGSPUNKTER Sterkt driftsfokus (på bekostning av samfunnsutvikling?)

22 Mål og resultater i styringsdokumentene Har dere presise, målbare mål for brukerne/innbyggere, rapporterer dere? Er målene smarte? Er det mål som berører hensikten med tjenesten/oppgavene?

23 Smartmål: Spesifiserte Målbare Akseptert blant de involverte Realistisk; noe å strekke seg etter Tidsbestemt; når målet skal nås + inn i styringsdokumenter

24

25 Målbart, ønsket resultat?

26 Smarte mål?, viser ønsket kvalitet og resultat

27 5 sider, bare penger og vedtak Mål andre steder?

28 Fant ikke nyere årsmeldinger Stort sett prat Må andre steder?

29 Er dette målvurdering?

30 Målvurdering? Dokumentert?

31 Hva er problemet her?

32 Søk Sykkylven Fant bare gamle dokumenter, gjemt bort? Meir informasjon Dokument Budsjett og økonomiplan Investeringar Budsjett og økonomiplan Notar rekneskap 2007 Notar til rekneskap år 2008 Rekneskap 2007 Rådmannen si årsmelding 2008 Årsrekneskap 2008

33 Må på tjenestekvalitet her?

34 Nei

35 Vestnes, fant bare vedtak o Har dere smarte mål på tjenestekvalitet?

36

37 Hva skal tjenesten få til?

38

39 Bare samlemål Kjempesmart?

40 Bare penger og rammer, mål andre steder?

41 Stranda; Fant ingen dokumenter Har dere vedtatt mål på tjenestekvalitet? Min vurdering av alle kommunene samlet; Fint vi har temaet på dagsorden, dere kommer til å bli så flinke

42 Videreutvikle Sikre Styrke Bidra til Legge vekt på Fokus på Ta initiativ Legge til rette for Arbeide for God kommune Måltyper: Retningsmål + prosesser og tiltak Ønsket effekt kommer ikke i liten grad frem Ikke målbart, Ikke egnet til å styre og lede Ikke egnet til lederavtaler Hva har andre Robek-kommuner fått til i våre nettverk?

43 Andøy, ingen mål året før

44 Hadsel, ingen mål året før

45 Utviklingsstegene for bedring i styringssystem: År 0; ikke målbare, generelle mål, styrer på budsjett og allmene retningsmål År 1; Første generasjon mål; Hvor er de store tjenestene, dere? generelle mål på målt/objektiv kvalitet spisser ikke tema på brukerundersøkelser, litt høyt ambisjonsnivå, usikker/vag involvering fra folkevalgte ambisjonsnivå avklares i ledermøtet År 2; Andre generasjon mål; Alle tjenester rulles ut. Flere og bedre målepunkter, krav til dialog med brukere/ansatte, forsøk med mål inn i lederavtaler, mer begrenset ambisjonsnivå År 3; Tredje generasjon mål. Prøver å måle/rapportere på krav/lovverk til tjenester Starter med mål på individnivå; andel brukere/elever som helt eller delvis når avklarte mål

46 Pleie- og omsorg i en kommune Hva synes dere om dette?, mangler noe? Brukere: Andel søkere om plass som er medisinsk forsvarlig i lys av behov Status 010 Mål % Pårørendes fornøydhet med informasjon (1-4) 3,1 3,2 Saksbehandlingstid, dager Andel pårørende med planlagt dialog om beboeren 40% 80% Omgjøringer fra fylkesmannen 0 0 Antall alvorlige avvik medisinbehandling 5 < 5 Antall alvorlige fall med brudd 5 < 5 Antall utflukter pr. år Medarbeidere: Fornøydhet med nærmeste leder (1-6) 4,2 4,3 Sykefravær, legemeldt i % 9,0 8,0 Økonomi : Utnyttelseskapasitet plasser 97% 100%

47 KS har over 20 ulike undersøkelser Utdanningsdirektoratet; Elever (obligatorisk) Foreldre Lærere Dere må avklare; hvilke undersøkelser når?

48 Hvilke brukerundersøkelser har dere hatt de siste 3 årene? (Utenom elever på skole) Halden (mange før) Vanylven Hareid Ørsta Stranda Sykkylven Vestnes Fræna Gjemnes

49 Generelle krav til områder vi skal ha målbare mål/indikator på: Relevant: målet må si noe viktig om kvaliteten på tjenesten treffe hovedhensikten Påvirkbar: Det må være mulig å påvirke resultatet - forbedre tjenesten gjennom egen praksis. Pålitelig: må ikke påvirkes for mye av feil og usikkerhet i datagrunnlag og metode Stabil; det vi måler på må være stabilt over år, ikke endre hele tiden Sammenliknbar: resultatene må kunne brukes til å sammenlikne kvaliteten over tid og mellom kommuner Tolkningsbar: Det må være klart om en endring i tall er bra eller dårlig. Dokumentert: Dokumentasjon av hvordan vi måler er laget med definisjoner

50 Innsats, prosess og resultat Ressurser Produksjon Resultater Strukturkvalitet Standard p å innsats - faktorene Tiden på å reparere brudd på vannledning? Prosesskvalitet Hvordan vi arbeider Antall PC pr. elev skolen Mål og målinger her: Årsverk med fagutdanning i barnehagen? Antall samarbeidsmøter Barnevern, PPT, Helse Ventetid hjemmetjeneste? Andel elever som leser godt? Resultatkvalitet Behovsdekningen som er oppnådd i tjenesten Lage handlingsplan for psykiatri

51 Hva er viktig for brukeren av tjenesten treffe hensikten med tjenesten for brukerne inn som mål og måles? Tjeneste Hovedhensikt med tjenesten: Bør få til: Måle på: SFO Et trygt sted å være mens foreldre er på jobb, + ev. meningsfulle aktiviteter At åpningstiden er tilpasset behovene Brukeropplevelse Kulturskole Utviklingshemmede Et selvstendig, meningsfullt liv Mestre egen hverdag etter At de mener at har/pårørende At de opplever

52 Hva vi skal gjøre sammen i nettverket styringssystem, styre på resultat; 1. Dere skal lage Strateginotat med; hensikt, fremdrift, ansvar osv, hjemmelekse 2. Dialog og trening på hva det skal være mål på, neste samling Avklare sammen med ledere hva det skal være mål på, hjemmelekse 3.Tegne målskjema og design forøvrig 4. Lage nytt årshjul 5. Lage mal for lederavtaler =Økonomiplan med målbare mål på alle/nesten alle tjenester høsten 013/014

53 Arbeidsmåte; Plenumsdialog Hjemmelekser mellom hver samling, sendes oss Konkret tilbakemelding fra oss på oppgaven til hver kommune Felles læring, gode eksempler osv, opp i plenum neste samling Tema på kommunebesøk, reflektere sammen med ledere og folkevalgte

54 Hjemmeoppgaver frem til neste samling; Lag et strateginotat om omleggingen av styringssystemet, hva det er, hvilke tjenester som skal ha mål på kvalitet i budsjett/økonomiplan ( ), fremdrift, ansvar internt/prosjektleder osv. Det vises til noen eksempler på slike notater fra andre kommuner, sendes dere Ha dialog med alle ledere og folkevalgte om omleggingen basert på notatet, send inn erfaringer fra denne dialogen

55 Vi følger opp Strateginotat og dialog med folkevalgte/ledere Avklare gjennomføre brukerundersøkelser Tegnet Målskjema Dialog med tjenester om valg av områder det skal være mål på Øksnes Tempoplan, dialog ledergr. + plo Plo i 011, plan? Ok, ferdig 1 tjeneste, mangler resten Målselv Tempoplan, Hjemmetj. barnehage, Dialog ansatte, ledere, medarbeider 011, ikke vedtak. K.st tempoplan Nei Nei, skal 10.2 Andøy Hadsel Noe, tempoplan, Ikke hatt dialog Tempoplan, ikke dialog (feb. mars) Ja Ja Nei Ja Ja, kom-plisert? Bø Nei Nei Nei Nei Nordreisa Tempoplan, Nei Ja, endre? Nei Ikke hatt dialog Porsanger Strateginotat ok, ikke hatt dialog Nei, avklares med det første (i vinter) Ja, skole Bare skole, resten mangler

56 Eksempler på hva vi gjør på kommunebesøk, trene og mestre, oppgave pr. tjeneste

57 Hvilke organisatoriske tilpasninger/endringer kan være nødvendige? Ansvar og myndighet hos ledere; Budsjettansvar, formelt og utøvelse +Personalansvar +Myndighet til selv å velge tiltak =Resultatansvar Fordrer ny type lederavtaler rådmannen/folkevalgte og rådmannsnivået/tjenesteledere Andre endringer? Har dere orden her?

58 Refleksjonsoppgaver; Hensikt; Reflektere og trene på å finne frem til hva det skal være mål på i de ulike tjenestene Grunnlaget for endelig forslag fra dere neste år etter dialog med ansatte lokalt hos dere

59 På hvilke områder/temaer skal Råde ha avklarte, vedtatte kvalitetsstandarder/ mål sammen med budsjett/økonomiplan pr. tjeneste? Ikke målformuleringer ikke ressursinnsats, ikke tiltak

60 Valg av hvilke kvalitetsområder som tjenesten bør ha målbart mål og som rådmannen/ rådmannsnivået skal følge opp virksomheten på/inn i økonomiplanen til høsten; Velg 1 tjeneste fra gruppen/fritt valg: Prioriter 5 mål/kvalitetsområder som er sentrale for brukerne/hensikt med tjenesten som bør vurderes inn som mål på tjenester i Råde Målt kvalitet, opplevd kvalitet, andre områder. Innenfor ordinær ramme. Skal ikke vurdere ambisjonsnivå. På opplevd kvalitet/brukerundersøkelse holder det å bli enige om temaet dere velger å ha mål på. Se på eksemplene Husk: Tiltak er ikke mål. Redegjør for hvordan området kan måles Vurder om det finnes data/resultater tilgjengelig i kommunen/tjenesten Vurder om ansatte kan påvirke resultatet på området gjennom egen praksis (ja, delvis, nei)

61 Tjeneste Måle -om råde Beskrivelse av måleområde (f.eks brukertilfredshet på valgte område, sakstid, omgjøringer, leseferdighet, åpningstid i timer) Hvordan skal det måles Finnes data/ resultater Kan ansatte påvirke? (Ja/ delvis/nei) Eks 1 Nivå leseferdighet 2. trinn, grunnskole Standardisert kartlegging hvert år, over kritisk grense Ja Ja Eks 2 Nivå brukertilfredshet informasjon om mitt barn (barnehage) Standardisert kartlegging (KS) 2. hvert år Ja, hvis det kartlegges Ja

62 Temaer neste samling, hva kan det være mål på i de ulike tjenestene

63 Dette nettverket

64 Vi kommer også til å vurdere/diskutere; Delegasjon kommunestyret vs. rådmannen vs. enhetsledere Forutsetning for resultatansvar

65 Kommunerefleksjon; Hvilke hindringer/problemer ser dere pt. for at det kan utarbeides slike mål for tjenestene sammen med økonomiplanen som utarbeides høsten 013? Noen/alle tjenester i år? Eller vente til høsten 014? Sende hjemmelekse til meg/geir H etter ferien, innen