EIGERSUND KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget

Transkript

1 EIGERSUND KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget MØTEINNKALLING Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Formannskapssalen Dato: Tidspunkt: 13:30 Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 014/13 Spørsmål/orienteringer i Arbeidsmiljøutvalgets møte /13 016/13 Avgjøres av kommunestyret: Budsjett økonomiplan Avgjøres av utvalget: Godkjenning av protokoll fra Arbeidsmiljøutvalgets møte /13 Referatsaker til Arbeidsmiljøutvalgets møte Egersund, 4. november 2013 Kristin Bø Haugeland Utvalgsleder Utvalgsekretær Side 1 av 38 Side 1 av2

2 Administrative meldinger Innkalling av varamedlemmer: Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). - Eventuelle forfall meldes til tlf til Randi Haugstad - Følgende varamedlemmer innkalles, andre møter kun etter nærmere avtale: - Mona A. Haugen (Utd.forbundet) for John Egeli (Utd.forbundet) Møtet er åpent for publikum og holdes i formannskapssalen der det er installert teleslynge. Enkelte saker kan imidlertid, helt eller delvis, være unntatt offentlighet på grunn av lovbestemt taushetsplikt. Dette vil i så fall fremgå av sakslisten. Publikum som ønsker å følge en sak må beregne å være tilstede fra møtets start, da saksrekkefølgen kan bli endret uten varsel. Komplette saksdokumentene er utlagt i ekspedisjonen i Rådhusets 4 etasje, biblioteket og på kommunens internettsider Kopi av saksdokumentene kan fås ved henvendelse til Politisk sekretariat i rådhusets 4.etasje. Side 2 av 38 Side 2 av2

3 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-033 Arkivsaksnr.: 13/2164 Journalpostløpenr.: 13/28950 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Randi Haugstad Politisk sekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 014/13 Arbeidsmiljøutvalget Spørsmål/orienteringer i Arbeidsmiljøutvalgets møte Sammendrag: Spørsmål/Orienteringer som kommer i møtet. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Spørsmål/orienteringer i møtet : Orienteringer fra Bedriftshelsetjenesten Verneombudenes rolle i organisasjonen? Side 3 av 38

4 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-151 Arkivsaksnr.: 13/1312 Journalpostløpenr.: 13/29260 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Sentraladministrasjonen Seksjon økonomi Tore L. Oliversen Kommunalsjef økonomi Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 015/13 Hovedarbeidsmiljøutvalget /13 Administrasjonsutvalget /13 Felles brukerutvalg Formannskapet Kommunestyret Budsjett økonomiplan Sammendrag: Iht. K-sak 011/04 legger rådmannen frem et felles forslag til budsjett og økonomiplan for politisk behandling. En viser til vedlagt dokument. Saksgang: Hvem Hva Tidspunkt Regjeringen Fremleggelse av forslag til statsbudsjett Rådmannen Presentasjon av rådmannens forslag til budsjett og økonomiplan Arbeidsmiljøutvalget Avgi høring til Formannskapets behandling Administrasjonsutvalget Avgi høring til Formannskapets behandling Formannskapet Behandle budsjett og øk.plan Allmennheten Budsjettet ligger ute til offentlig ettersyn Kommunestyret Vedta budsjett og øk.plan Stortinget Vedta statsbudsjett. Desember 2013 Budsjettdokumentene oversendes til Fylkesmann i Rogaland iht. forskrift. Rådmannens forslag til vedtak : Formannskapet innstiler til kommunestyret: 1. Rådmannens forslag til drifts- og investeringsbudsjett for Eigersund kommune for 2014 vedtas. 2. Inntektsskatten for 2013 utliknes etter de satser som Stortinget bestemmer. 3. Formuesskatten til kommunen for 2014 utliknes etter de satser som Stortinget bestemmer. 4. Marginavsetning av innbetalt skattebeløp settes til 9%. 5. Budsjettrammene for 2014 for Eigersund kommune fastsettes som bindende for virksomheten og må ikke overskrides uten at det skjer etter samtykke fra bevilgende myndigheter etter fullmakter gitt i reglement for delegering av myndighet i budsjettsaker. 6. Fra økes feiegebyret med 10%. 7. Fra settes renovasjonsgebyret til Side 4 av 38 1

5 a kroner for boliger. b kroner for hytter/fritidsboliger. c kroner for septiktanktømming (standard tank) d. Alle beløp er oppgitt eksklusiv merverdiavgift. e. Dalane Miljøverk IKS fakturerer alle beløp for Eigersund kommune. 8. Rådmannen får fullmakt til å foreta følgende stillingsøkninger: a. Bemanning ved grunnskolene knyttet til nytt skoleår fra b. Bemanningen ved barnehagene knyttet til nytt barnehageår fra c. En 100% stilling som barnehagekonsulent. d. En 100% stilling knyttet opp mot eiendomsskatt (taksering). e. Stillinger knyttet til budsjettmessige endringer vedrørende tiltak. f. Ett årsverk knyttet opp mot mottak av flyktninger. g. Endringer som følge av prosjekt og prosjektmidler innenfor tjenesteproduksjon. 9. Driftsprosjektet Eigersund 2015 videreføres og rådmannen rapporter fortløpende via økonomirapporter, budsjett og/eller andre saker. Målsettingen med prosjektet er full gjennomgang av samtlige seksjoner i organisasjonen og driftsmessige omprioriteringer og kutt i driftsutgifter tilsvarende de innarbeidede beløp i avdelingens økonomiske rammer. 10. For 2014 legges det opp til en samlet låneramme på kroner (inklusiv Startlån). Lånene gis løpetid i samsvar med kommunelovens bestemmelser i paragraf 50. Avdragstid på nye lån settes til maksimalt 40 år. 11. Eigersund kommune betaler avdrag etter minimumsavdragsprinsippet iht. Kommunelovens 50 pkt 7a. 12. Rådmannen gis fullmakt til å ta opp likviditetslån / økt trekkrettighet på bankkonto innenfor en kredittramme begrenset oppad til 50 millioner kroner. Likviditetslån / økt trekkrettighet må være innfridd innen årets utgang. 13. Det tas opp kommunale etableringslån (Start-lån) til videre utlån på kroner. Nedbetalingstid for Eigersund kommune settes lik Husbankens vilkår. 14. Rådmannen gis fullmakt til å godkjenne lånevilkår innenfor nevnte lånerammer % av mindreutgiftene i forhold til vedtatt budsjett gjøres overførbare til 2015 forutsatt driftsoverskudd. 16. Ved mindreforbruk i avdelingene og enkelt ansvar, har rådmannen fullmakt til å sette av inntil 100% av mindreforbruket på investeringsfond og / eller driftsfond forutsatt driftsoverskudd. 17. Det enkelte hovedutvalg gis fullmakt til å disponere respektive avdelingers poster som eventuelt er reservert til tilleggsbevilgninger samt å foreta flyttinger innenfor egen ramme. 18. Formannskapet skal snarest underrettes dersom det viser seg at bevilgende midler ikke vil bli tilstrekkelig, eller de oppførte inntektsanslag vil svikte. 19. Rådmannen får fullmakt til å fordele midler fra den sentrale lønnspotten i Kap. 7 til avdelingene i forbindelse med lønnsforhandlingene. 20. Rådmannen får fullmakt til å omarbeide Kap Rådmannen får fullmakt til å se IKT-prosjektene under ett. 22. Rådmann får fullmakt til å justere husleiene (utleie) ved kommunale eiendommer til gjengs leie fortløpende. 23. Pris for kommunale tjenester som ikke er endret gjennom egne reguleringer justeres i den grad det er mulig med 5%. 24. Skatteinntekter og rammetilskudd (løpende inntektsutjevning) ut over eventuelt justert budsjett settes av på Skattereguleringsfondet. 25. Et eventuelt mindreforbruk innenfor finanskostnadene (renter og avdrag) settes av på Finansfondet. I forbindelse med avlegging og behandling av årsregnskapet tar kommunestyret stilling til disponeringen av (eventuelt) avsatte midler herunder til ekstraordinær nedbetaling av gjeld. 26. Et positivt premieavvik ut over budsjett - settes av på Premieavviksfondet. Kostnader relatert til tidligere positive premieavvik dekkes av premieavviksfondet og / eller et positivt premieavvik i kalenderåret. Side 5 av 38 2

6 27. Ved tilførsel av mer midler avsettes disse til driftsfondet eller investeringsfond. 28. For eiendomsskatt 2014 vedtas følgende: a. Eiendomsskatten for 2014 utskrives med 2 av takstgrunnlaget på bolig- og fritidseiendommer. b. Eiendomsskatten for 2014 utskrives med 7 av takstgrunnlaget på andre eiendommer (næring). c. Det gis ikke bunnfradrag på bolig/fritidsbolig. d. Med bolig menes her en boenhet som består av ett eller flere rom, er bygd eller ombygd som helårs privatbolig for en eller flere personer, og har egen adkomst til rommet / rommene uten at en må gå gjennom en annen bolig. En leilighet er en bolig med minst ett rom og kjøkken. En hybel er et rom med egen inngang beregnet som bolig for en eller flere personer, som har adgang til vann og toalett uten at det er nødvendig å gå gjennom en annen leilighet. Bolig er fellesbegrep for leilighet og hybler. e. Med fritidsbolig menes en boenhet som består av ett eller flere rom, er bygd eller ombygd som fritidsbolig for en eller flere personer og har egen adkomst til rommet/rommene uten at en må gå gjennom en annen bolig. For økonomiplan: 1. Rådmannens forslag til Økonomiplan vedtas og drifts- og investeringsrammer legges til grunn ved kommunens budsjettarbeid og øvrige planleggingsvirksomhet. 2. Neste rullering av økonomiplan finner sted høsten Side 6 av 38 3

7 Eventuell tidligere politisk behandling: Budsjettforslaget er ikke tidligere behandlet. Andre opplysninger / fakta i saken: En viser til vedlagt dokument. Saksbehandlers vurderinger: En viser til vedlagt dokument. Universell utforming: Ikke knyttet opp mot selve saken, men i budsjettforslaget er det satt av midler knyttet opp mot universell utforming. Økonomiske konsekvenser: En viser til vedlagt dokument. ~ o ~ Alternative løsninger: Foreslå endringer i rådmannens forslag. ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Budsjett for kontrollutvalget Tertialrapport Budsjett og regnskap for kontrollutvalget Økonomiplan Rådmannens budsjettforslag 2014 PDF.pdf Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 X Ketil Helgevold; Anne-Grethe Woie; Kristin Bø Haugeland; Nina Bolme Steinsholt; Eivind Galtvik Ang. budsjett hjemler og investeringsmessige forhold 27 I Kontrollutvalget Budsjett og regnskap for kontrollutvalget 6 I Kommunal- og Rundskriv - forutsetninger for beregning av Side 7 av 38 4

8 regionaldepartementet pensjonskostnader regnskapsåret I Julebyen Egersund Ang. spørsmål til praktisk arbeid i forbindelse med Julebyen U Henrik Einar Seglem Ang. Julebyen - tilbakemelding 22 N Ketil Helgevold; Behov for økte stillingsressurser på IKT og Tore L. Oliversen sentralarkivet 28 I Kommunene og norsk økonomi, vedlikeholdsetterslep Kommunenes nøkkeltallsrapport Kommunal sentralforbund eiendomsmasse: store investeringer og mindre 29 I Kommunenes Kommunene og norsk økonomi Olje og sentralforbund aldring styrer kommuneøkonomien 26 I Eigersund kirkelig fellesråd Økonomiplan N Tore L. Oliversen Budsjettforslag - stillingsmidler gjeldsrådgiver Parter i saken: Side 8 av 38 5

9 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-033 Arkivsaksnr.: 13/2163 Journalpostløpenr.: 13/28949 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Randi Haugstad Politisk sekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 016/13 Arbeidsmiljøutvalget Godkjenning av protokoll fra Arbeidsmiljøutvalgets møte Sammendrag: Protokoll fra forrige møte i utvalget legges frem for godkjenning av utvalget. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Forslag til vedtak : Protokoll fra Arbeidsmiljøutvalgets møte den godkjennes. Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Protokollen - AMU doc Side 9 av 38

10 EIGERSUND KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtedato: Møtested: Formannskapssalen Tidspunkt - fra: 13:30 Tidspunkt - til: 14:20 Sak fra / til: 009/13-013/13 Følgende medlemmer møtte: Kristin Bø Haugeland - ARG Anne-Grethe Woie - ARG Eivind Galtvik - ARG Nina Bolme Steinsholt - ARG Tore L. Oliversen ARG Torild S. Bowitz - ANS Gerd Holmen - ANS John I Egeli Utdanningsf. Ingfrid Koldal - ANS Følgende medlemmer hadde forfall: Tommy B. Ersdal ANS Ketil Helgevold - ARG Følgende varamedlemmer møtte: Bente Gryttten - ANS Dag Kjetil Tonheim - ANS Følgende varamedlemmer møtte i enkeltsak(er): Følgende fra administrasjonen/andre møtte: Merknader til møtet: SAMKO v/kari Birkeland møtte. Kristin B. Haugeland Utvalgsleder Målfrid Espeland Utvalgssekretær Side 10 av 38

11 Utvalgets faste medlemmer/varamedlemmer (00): Arbeidsgiver medlemmer: Ketil Helgevold Nina Bolme Steinsholt (ny helse- og omsorgssjef ansatt fra )) Anne-Grethe Woie Tore L Oliversen Kristin Bø Haugeland Eivind Galtvik Arbeidstaker medlemmer: John I Egeli (Utdanningsforb.) Torild S U Bowitz (Delta) Ingfrid Koldal (Hovedverneombud) Tommy B. Ersdal (Fagforbundet) Gerd Holmen (Fagforbundet) Varamedlemmer: Dag Kjetil Tonheim Inger Mathisen Rake Per Steinar Berentsen Bente Bø Torvaldsen Ragnhild Langfeldt Varamedlemmer: Mona Davidsen(Utdanningsforbundet) Åshild Bakken (NITO) Varamedlemmer Fagforbundet: 1. Bente Grytten 2. Heidi Irene Gravdal 3. Sigrunn Ø. Vasbø 4. Torhild Nesvåg Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 009/13 Spørsmål/orienteringer i arbeidsmiljøutvalgets møte /13 Godkjenning av protokoll Arbeidsmiljøutvalgets møte /13 Representanter i avdelingsvise AMU 012/13 Verneområder og verneombud for perioden /13 Referatsaker til Arbeidsmiljøutvalgets møte Side 11 av 38

12 009/13: Spørsmål/orienteringer i arbeidsmiljøutvalgets møte Spørsmål/orienteringer i møtet : Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: KARI BIRKELAND - SAMKO orienterte om følgende: Orienterte om den nye avtalen mellom SAMKO og Eigersund kommune. JOHN EGELI (Utdanningsforbundet) Har fått reaksjoner fra lærerne som bruker Egersundshallen at de blir møtt av plakat som viser at røykeområdet er rundt hjørnet. Dette skiltet bør fjernes straks og erstattet med røykfritt område. Når det gjelder snusing blandt undervisningspersonale og andre innen helsesketoren bør dette ikke tillates. Takket av for seg etter å ha vært med i AMU i 20 år. AMU-009/13 Vedtak: Til neste møte opprettes en egen sak for å se på dette med røyking og snusing. Vedtaket er enstemmig. 010/13: Godkjenning av protokoll Arbeidsmiljøutvalgets møte Forslag til vedtak : Protokoll fra arbeidsmiljøutvalgets møte den godkjennes Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: Votering: Protokollen enstemmig godkjent. AMU-010/13 Vedtak: Protokoll fra arbeidsmiljøutvalgets møte den godkjennes. Vedtaket er enstemmig. Side 12 av 38

13 011/13: Representanter i avdelingsvise AMU Rådmannens forslag til vedtak Foreslåtte arbeidsgiverrepresentanter og arbeidstakerrepresentanter til HAMU, AMU for teknisk etat, AMU for helse og omsorg samt AMU for skole og oppvekst velges for periode på to år. Endringen gjelder fra Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: Votering: Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. AMU-011/13 Vedtak: Foreslåtte arbeidsgiverrepresentanter og arbeidstakerrepresentanter til HAMU, AMU for teknisk etat, AMU for helse og omsorg samt AMU for skole og oppvekst velges for periode på to år. Endringen gjelder fra Vedtaket er enstemmig. 012/13: Verneområder og verneombud for perioden Rådmannens forslag til vedtak : Oppnevnte verneombud ovenfor velges for perioden Dersom det før eller under møtet ikke har fremkommet forslag til enkelte verneområder, gis arbeidstakerrepresentantene sammen med HVO delegert myndighet til å oppnevne vernombud. Den samme myndigheten gis dersom det er verneombud som slutter i jobben før valgperioden er utløpt Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: Personalsjefen hadde mottatt forslag stil sammensetning: Arbeidsgiver og tillitsvalgte/verneombud fremmer følgende forslag til sammensetning av de ulike AMU: Kultur og oppvekst Arbeidsgiverrepresentant Arbeidstakerrepresentant Eivind Galtvik Utdanningsforbundet Karina Leidland,barnehagestyrer ved Grøne Ingvild Krista Karlsen, Rundevoll barnehage Bråden barnehage Side 13 av 38

14 Anne K. Riise Nilsen - Biblioteket Helse og omsorg Arbeidergiverrepresentant Arbeidstakerrepresentant Nina Bolme Steinsholt, kommunalsjef Anne Karin Aarsland, verneombud, Lundeåne Inger M. Rake, soneleder sentrum/hellvik Helene Eia, verneombud, sone Eigerøy/Lagård Margrethe A. Håland, senterleder Lagård bss Rune Birkeland, verneombud, sone Slettebø I Teknisk avdeling Arbeidsgiverrepresentant Arbeidstakerrepresentant Anne Grethe Woie, kommunalsjef Bjørn Mikal Skadberg, verneombud, Brannst. Jarle Valle, seksjonssjef byggesak Ole Leth Jensen, tillitsvalgt Johnny Monsen, seksjonssjef oppmåling Paul Gravdal, plasstillitsvalg Når det gjelder HAMU økes det med en representant for arbeidsgiver og en fra arbeidstaker. Eivind Galtvik går inn som arbeidsgivers representant i tillegg til de 5 som er i dag. Det gis melding til personalsjefen hvem som skal inn fra arbeidsgiver. Votering: Forslaget enstemmig vedtatt. AMU-012/13 Vedtak: 013/13: Referatsaker til Arbeidsmiljøutvalgets møte Referatsaker som legges frem for utvalget : Sakene legges frem uten innstilling/merknad fra administrasjonen. Nr Dok.ID Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 13/14448 X Sykefravær - 1.kvartal /14450 X Sykefravær - 1.kvartal 2013, total fravær Arbeidsmiljøutvalget Møtebehandling: Votering: Det fremkom ingen merknader. AMU-013/13 Vedtak: Det ble ikke fattet vedtak i saken. Side 14 av 38

15 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE- Arkivsaksnr.: 13/2162 Journalpostløpenr.: 13/28948 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Randi Haugstad Politisk sekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 017/13 Arbeidsmiljøutvalget Referatsaker til Arbeidsmiljøutvalgets møte Sammendrag: Kopi av ulike skriv/meldinger som utvalget skal orienteres om. Dersom utvalget har merknader til det enkelte skriv/melding, må dette gjøres med vedtak etter forslag fra et eller flere medlemmer. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Referatsaker som legges frem for utvalget : Sakene legges frem uten innstilling/merknad fra administrasjonen. Nr Dok.ID Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 13/19899 S Møteplan for /23999 X Sykefravær 2.kvartal /29186 X Halvårsavtale med SAMKO 4 13/29195 N Kristin Bø Haugeland Medarbeiderundersøkelsen /24001 X Sykefravær 2.kvartal 2013, total fravær vedlegg u.off. 6 13/29066 X SAMKO`s rapport, juni 2013 u.off. Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg Møteplan for Møtekalender 2014.doc Halvårsplan høsten 2013.pdf Sykefravær 2.kvartal Oversikt sykefravær 2.kvartal Grafisk fremstilling av sykefravær 2.kvartal Sykefravær 2.kvartal 2013, total fravær Side 15 av 38

16 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-033, TI-&17 Arkivsaksnr.: 07/3635 Journalpostløpenr.: 13/19899 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Randi Haugstad Politisk sekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 035/13 Felles brukerutvalg /13 Planteknisk utvalg /13 Formannskapet Møteplan for 2014 Sekretariatet legger frem en samlet møteplan for Felles brukerutvalg, Planteknisk utvalg, Formannskapet, Kommunestyret, Hovedarbeidsmiljøutvalget og Administrasjonsutvalget. Havnestyrets møter legges frem etter at møtedatoene er godkjent på havnestyrets møte, det samme gjelder Kontrollutvalgets møter. Sammendrag: Det enkelte utvalg vedtar sin møteplan, med unntak av formannskapet som også vedtar møteplan for kommunestyret. Saksgang: Behandles i de ulike utvalgene. Forslag til vedtak : Møteplan for 2014 vedtas som foreslått i saksforelegget Felles brukerutvalg Møtebehandling: Votering: Forslaget enstemmig vedtatt. BRU-035/13 Vedtak: Møteplan for 2014 vedtas som foreslått i saksforelegget. Vedtaket er enstemmig Side 16 av 38 1

17 Formannskapet Møtebehandling: Votering: FS-069/13 Vedtak: Planteknisk utvalg Møtebehandling: Votering: Innstillingen enstemmig vedtatt. PTU-234/13 Vedtak: Møteplan for 2014 vedtas som foreslått i saksforelegget. Vedtaket er enstemmig. Eventuell tidligere politisk behandling: Ingen. Andre opplysninger / fakta i saken: Sekretariatet legger frem en samlet møteplan for alle utvalg for Havnestyrets møter legges frem etter at møtedatoene er gjennomgått på havnestyrets møte. Kontrollutvalget vil også gå gjennom datoene for sine møter, sett opp mot sekretariatets foreslåtte datoer. Side 17 av 38 2

18 Møtedatoer for 2014: Vår Høst Merknad Kommunestyret 17.2, 24.3, 22.4, 29.9, 27.10, Formannskapet 22.1, 12.2, 19.3, 9.4, 27.8, 24.9, 22.10, 1 Merk dag 7.5, , 26.11, Planteknisk utvalg 21.1, 11.2, 18.3, 8.4, 6.5, 27.5, , 23.9, 21.10, 18.11,11.12 Administrasjonsutvalget 17.3, , Hovedarbeidsmiljøutvalget 17.3, , Felles brukerutvalg 5.2, 12.3, 30.4, , 15.10, 12.11, 3.12 Barn og unges komm.styre 31.3 Andre hendelser Vinterferie: uke 9 Påske: uke Høstferie: Uke 41 På grunn av økonomirapportering og budsjettprosessen der det har blitt viktigere å se møtene i sammenheng, legger nå sekretariatet frem et samlet forslag til møteplan for alle utvalgene. Møteplanen er vurdert opp i mot følgende forhold: Regnskapsavslutning, fristen er 15. februar. Økonomirapportering. Vinterferie, uke 9. Helligdager, spesielt påsken. Det er også lagt opp til færrest mulig møter når det gjelder uken etter pga utsending/muligheter for forberedelser for representantene. Høstferie, uke 41. Ressurser i sekretariatet; utsending, møtesekretær og bruk av formannskapssalen. Møtefrekvens. Det er lagt opp til noenlunde lik møtefrekvens i 2014 for utvalgene, vurdert opp i mot årets møtefrekvens. For Planteknisk utvalg og Felles brukerutvalg ble det imidlertid lagt inn ekstra møter i mai i 2013, og dette konseptet videreføres også i Da vi samkjører vår møteplan med fylkets møteplan, velger vi å ikke utarbeide plan for Kommunestyremøter. Møteplanen for 2014 inneholder ett ekstra kommunestyre møte på våren. Da det ble vedtatt ny politisk struktur fra november 2011, med kun to hovedutvalg, vil disse ha sine møter i uken før kommunestyremøtene. Det er lagt inn 7 møter (4 vår og 3 høst) i 2014, med det er budsjettert med midler til totalt 8 kommunestyremøter. Dette gir ordføreren en handlefrihet til evt. å sette et møte ved behov. Side 18 av 38 3

19 Planteknisk utvalgs møter. Planteknisk utvalgs møter ble satt opp med et ekstra møte i mai i fjor (28.5) på grunn av stor saksmengde i dette aktuelle tidsrommet. Dette var svært nyttig og videreføres i Ellers samme frekvens som for året Felles brukerutvalg. Det ble satt opp et ekstra møte i mai i 2013 (08.05), dvs. at det ble 4 møter vår og 4 møter høsten Dette videreføres i Her kan en også innkalle til ekstraordinært møte dersom det er saker som krever behandling av utvalget. Havnestyret. Havnestyrets møter samkjøres med formannskapets møter. Havnestyret skal godkjenne sin egen møteplan. Kontrollutvalget. Kontrollutvalget går gjennom sekretariatets foreslåtte møtedatoer. Kontrollutvalget godkjenner sin egen møteplan for 2014 i første ordinære møte. Budsjettprosessen. Til rådmannens budsjettpresentasjon, månedsskiftet oktober/november 2014, legges det opp til at alle utvalgene inviteres og at presentasjonen foregår som vanlig. NB! Det er ikke ordinært formannskapsmøte samme dag som rådmannens budsjettpresentasjon. Behandling av budsjettet vil forgå som i år, ved at alle utvalgene vil behandle budsjettet før formannskapets 1. budsjettbehandlingsmøte 19. november. Dersom formannskapet ikke avgir en flertallsinnstilling på dette møtet, må formannskapet møtes den 26. november for å vedta en flertallsinnstilling. Møtet 26.november blir avlyst dersom det foreligger en flertallsinnstilling på møtet den 19.november. Deretter vil budsjettet ligge ute til offentlig ettersyn i minst 14 dager jf. kommunelovens 44-4 og Det forutsettes at kommunestyrets budsjettbehandling avsluttes i tråd med tidligere tradisjoner, samt utdeling av innsatspremier med mer. Administrasjonsutvalget. Administrasjonsutvalget har samme antall møter i 2014 som i 2013, dvs. 2 møter hvert halvår. Nytt i 2014 er at møtedagen er flyttet til mandag. Hovedarbeidsmiljøutvalget. Hovedarbeidsmiljøutvalget har samme antall møter i 2014 som arbeidsmiljøutvalget hadde i 2013, dvs. 2 møter hvert halvår. Utvalget har fra 2014 blitt et hovedutvalg for tre underarbeidsmiljøutvalg (teknisk avdeling/kultur- og oppvekst/helse- og omsorg). Disse underutvalgene skal rapportere til hovedutvalget. Side 19 av 38 4

20 Fylkets møter. Det er tatt hensyn til fylkets møter (fylkestinget, fylkesutvalget m.m) så langt det har latt seg gjøre. Saksbehandlers vurderinger: Universell utforming: Ikke aktuelt. Økonomiske konsekvenser: Foreslått møteplan gjenspeiles i rådmannens budsjettforslag. Endringer av møteplanen får ingen økonomiske konsekvenser ut i fra samlet møtegodtgjørelse for det enkelte møte i og med at godtgjørelsen nå utbetales pr. møte avhengig av kategori. Alternative løsninger: Møteplan for (utvalg) endres ved at: ---- o o ---- Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Møtekalender 2014.doc Side 20 av 38 5

21 Møteplan for Januar 2014 Ma Ti On To Fr Lø Sø Februar 2014 Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø Mars 2014 Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø April 2014 Ma Ti On To Fr Lø Sø Mai 2014 Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø Juni 2014 Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø Juli 2014 Ma Ti On To Fr Lø Sø August 2014 Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø September 2014 Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø Oktober 2014 Ma Ti On To Fr Lø Sø November 2014 Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø Desember 2014 Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø Kommunestyret Formannskap Planteknisk utvalg Administrasjonsutvalget Felles brukerutvalg Arbeidsmiljøutv alget- Havnestyret - Kontrollutvalget Barn- og unges kommunestyre Frist for levering av alle sakene: Se tabell side 2 Merk at dette er frister for klargjøring for trykking/publisering, noe som krever at sakene skal være ferdig behandlet/godkjent ved levering til sekretariatet. Kommunens møtekalender blir fortløpende oppdatert på våre nettsider: Side 21 av 38

22 Internt notat AMU Administrasjonsutvalget Vår ref.: 13/23999 / 07/3458 / FE-461 Dato: Saksbehandler: Frode Tengs Lorentzen Telefon: Mobiltelefon: E-post: frode.tengs.lorentzen@eigersund.kommune.no Sykefravær 2.kvartal 2013 Vedlagt følger oversikt over sykefraværet for Eigersund kommune 2. kvartal 2013, oversikt over utviklingen for 2. kvartal siden En har i tillegg valgt å legge med en oversikt over sykefraværet ved den enkelte enhet som en egen referatsak. Denne oversikten er unntatt offentligheten begrunnet med at enkelte enheter som det rapporteres på har så få ansatte at en vil kunne avdekke hvem som er syk og hvor lenge sykefraværet har vært. Utviklingen i det totale sykefraværet fra 2. kvartal 2012 til 2. kvartal 2013 viser en reduksjon fra 6,7 % til 6,3 %. Kortidsfraværet har økt i 2.kvartal i 2013 sammenlignet med 2.kvartal 2012 og økningen utgjør 0,2 %. Langtidsfraværet i 2.kvartal 2013 er 4,6 % og det er en reduksjon på 0,4 % sammenlignet med 2.kvartal i 2012 der langtidsfraværet var 5,0 %. Avdelingsvis er det en reduksjon innen noen tjenesteområder som skole og helse -/omsorg, men det er samtidig en økning innen Tekniske tjenester og tjenesteområdet barnehager. Fraværstallene i barnhagene har de siste årene hatt en nedadgående tendens, men for 2.kvartal 2013 har totalfraværet blitt 13,4 % og det er en økning på 4,5 % sammenlignet med 2.kvartal Det som er gledelig å registrere er at totalfraværet for 2.kvartal 2013 i helse og omsorg er på 5,5 % og det er en reduksjon på 2,5 % sammenlignet med totalfraværet i 2.kvartal 2012, som var på 8,0 %. Med vennlig hilsen Frode Tengs Lorentzen Personalrådgiver Dok.nr Tittel på vedlegg Oversikt sykefravær 2.kvartal Grafisk fremstilling av sykefravær 2.kvartal 2013 Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Etasje Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E-postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 22 av 38

23 299397_1_P SYKEFRAVÆR EIGERSUND KOMMUNE 2.kvartal 2011, 2012 og 2013 KORTTIDS- LANGTIDS- TOTALT FRAVÆR % FRAVÆR % FRAVÆR % 2.kvart-11 2.kvart-12 2.kvart-13 2.kvart-11 2.kvart-12 2.kvart-13 2.kvart-11 2.kvart-12 2.kvart-13 SENTRALADM. 2,2 1,9 1,4 7,7 1,9 3,2 9,9 3,8 4,6 KULTUR/OPPVEKST Skole/bhg/kultur 1,4 1,6 1,7 4,6 4,5 4,5 6 6,1 6,2 Skoler 1,2 1,6 1,6 5 4,3 3,9 6,2 5,9 5,4 Barnehager 2,9 2,7 3,4 7,1 7, ,9 13,4 HELSE- OG OMSORG 1,6 1,7 1,2 7 6,3 4,4 8,6 8 5,5 TEKNISKE TJ. 1,2 1,5 2 7,2 4,6 4,9 8,3 6,2 7 TOTALT 1,5 1,6 1, ,6 7,5 6,7 6,3 Side 1 Side 23 av 38

24 299398_1_P SYKEFRAVÆR EIGERSUND KOMMUNE 2.kvartal 2011, 2012 og 2013 korttids-fravær %langtidsfravær % totalt fravær % 2.kvartal ,5 6 7,5 2.kvartal ,6 5 6,7 2.kvartal ,8 4,6 6, kvartal kvartal kvartal 2013 korttids-fravær % langtidsfravær % totalt fravær % Side 1 Side 24 av 38

25 Side 25 av 38

26 Side 26 av 38

27 Internt notat Mottakere: Kristin Bø Haugeland Kommunalsjef Personal Medarbeiderundersøkelsen 2013 Vår ref.: 13/29195 / FE-420, TI-&32 / 11/1793 Dato: Saksbehandler: Renate Tråsavik Telefon: Mobiltelefon: E-post: renate.traasavik@eigersund.kommune.no Etter tilbakemelding fra ledere på antall ansatte som mottar fastlønn (fast ansatte og ansatte i vikariater) ble det generert 1410 passord. Når undersøkelsesperioden ble avsluttet den 1. oktober var det 1016 ansatte som hadde avgitt svar. I år var det kun 23 ansatte som valgte å besvare i papirformat. Vi endte opp med en svarprosent på 72. Når undersøkelsen ble gjennomført for første gang i 2011 var det kun 60 % av kommunens ansatte som svarte. Eigersund Egersund Høyest Lavest Snitt Norge kommune kommune Organisering av arbeidet 4,5 4,4 4,5 5,0 3,9 Innhold i jobben 5,0 4,9 5,0 5,5 4,3 Fysiske arbeidsforhold 4,1 4,1 4,2 4,9 3,4 Samarbeid og trivsel med kollegene 5,1 4,9 5,1 5,5 4,7 Mobbing, diskriminering og varsling 5,0 4,8 5,1 5,6 4,5 Nærmeste leder 4,6 4,4 4,6 5,1 3,9 Medarbeidersamtale 4,9 4,6 4,8 5,4 4,4 Overordnet ledelse 4,0 3,6 3,9 4,7 2,8 Faglig og personlig utvikling 4,4 4,0 4,4 5,3 3,8 Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger 4,1 3,9 4,1 4,7 3,3 Stolthet over egen arbeidsplass 4,8 4,7 4,7 5,3 3,8 Snitt totalt 4,6 4,4 4,6 5,2 3,9 Det er allikevel vår målsetning at vi skal ha et høyere tall enn 5, 0 her og i vårt systematiske HMS arbeid er derfor psykososialt arbeidsmiljø løftet frem i en egen rutine. I tillegg til at vi har rutiner for å håndtere konflikter på jobb og håndtering av mobbing på arbeidsplassen. Vedlagt finner dere detaljerte resultater for Eigersund kommune i 2013 og Med vennlig hilsen Renate Tråsavik Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Etasje Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E-postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 27 av 38

28 Personalrådgiver Dok.nr Tittel på vedlegg Resultater Egersund 2011.pdf Resultater Egersund 2013.pdf Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Etasje Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E-postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 28 av 38

29 Side 29 av 38

30 Side 30 av 38

31 Side 31 av 38

32 Side 32 av 38

33 Side 33 av 38

34 Side 34 av 38

35 Side 35 av 38

36 Internt notat UNNTATT OFFENTLIGHET OFF.LOVEN 23 AMU Administrasjonsutvalget Vår ref.: 13/24001 / 07/3458 / FE-461 Dato: Saksbehandler: Frode Tengs Lorentzen Telefon: Mobiltelefon: E-post: frode.tengs.lorentzen@eigersund.kommune.no Sykefravær 2.kvartal 2013, total fravær Vedlagt følger oversikt over sykefraværet 2.kvartal 2013 fordelt pr. enhet. I oversikten fremkommer antall mulige dagsverk, sykefravær i arbeidsgiverperioden (inntil 16 dager), langtidssykefravær og sykefraværsprosent totalt. Mange enheter som det rapporteres på er mindre enheter med få ansatte. Dette medfører at dersom en person er sykmeldt over tid kan sykefraværsprosenten for enheten bli høy. Bakgrunn for at saken er unntatt offentlighet er at flere av enhetene det rapporteres fra er mindre enheter med få antall ansatte som igjen vil kunne medføre at disse ansatte lett kan bli identifisert Med vennlig hilsen Frode Tengs Lorentzen Personalrådgiver Dok.nr Tittel på vedlegg Sykefraværsoversikt 2.kvartal 2013, total fravær Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Etasje Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E-postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 36 av 38

37 Arbeidsmiljøutvalget AMU - toårsperioden Leder: Kristin B. Haugeland Nestleder: Ketil Helgevold Arbeidsgiver medlemmer: Ketil Helgevold Nina Bolme Steinsholt Anne Grethe Woie Tore L Oliversen Kristin Bø Haugeland Varamedlemmer: Dag Kjetil Tonheim Inger Mathisen Rake Per Steinar Berentsen Bente Bø Torvaldsen Ragnhild Langfeldt Arbeidstaker medlemmer: John I Egeli (Utdanningsforb.) Torild S U Bowitz (Delta) Ingfrid Koldal (Hovedverneombud) Tommy B. Ersdal (Fagforbundet) Gerd Holmen (Fagforbundet) Varamedlemmer: Mona A. Haugen(Utdanningsforbundet) Åshild Bakken (NITO) Varamedlemmer Fagforbundet: 1. Bente Grytten 2. Heidi Irene Gravdal 3. Sigrunn Ø. Vasbø 4. Torhild Nesvåg Representant fra HMS- tjenesten Samko Senter for arbeidsmiljøkompetanse med møte- og uttalerett, men ikke stemmerett: Kari Birkeland Side 37 av 38

38 Politisk sekretariat Sekretariatet har bl.a ansvaret for å yte service til kommunens folkevalgte, og har også sekretariatsfunksjonene for kommunestyret, formannskapet, planteknisk utvalg, administrasjonsutvalget, felles brukerutvalg og særskilt klagenemnd. Det er politisk sekretariat som har den praktiske oppgaven med oppsett av sakslister, utsendelse av saksdokumenter, publisering, protokoll m.m. Utvalgslederen har imidlertid ansvaret for å godkjenne sakslisten før utsendelse. Ønsker du kopi av saksdokumenter til noen av sakene i kommunestyret, formannskap eller noen av utvalgene, evt at du har andre spørsmål angående politiske utvalg, kan du kontakte oss i sekretariatet. Du finner også saksdokumenter til det enkelte møte på kommunens internettsider Faglige spørsmål om enkelte saker bør rettes til den enkelte saksbehandler. Dersom du ikke vet hvem som er saksbehandler, vil vi hjelpe deg frem til rette vedkommende. Organisatorisk ligger politisk sekretariat i Seksjon interne tjenester i Sentraladministrasjonen. Seksjonen ledes av informasjonssjefen. I sentraladministrasjonen ligger også overformynderiet som er det politiske organ som forvalter umyndige personers økonomi. Dette er politisk ledet av to folkevalgte og har egen sekretær. Styret for Eigersund Havn KF har sin sekretariatsfunksjon hos havnesjefen, som holder til i Havnebygget i Strandgt 2. Saksdokumenter til havnestyret legges ut på nettsidene til Eigersund Havn KF Kontrollutvalget har sin sekretariatsfunksjon hos Deloitte Advokatfirma AS Stavanger. Adresse / telefonnr. m.m. Postadresse: Politiske sekretariat, Eigersund kommune Besøksadresse: Postboks 580, 4379 Egersund Rådhusets 4 etasje, Bøckmans gate 2, 4270 Egersund. Telefaks: Navn Direkte telefon E-post Sekretær for utvalg Informasjonssjef Leif E Broch / Mob.: leif.broch@eigersund.kommune.no Kommunestyre, formannskap, særskilt klagenemnd. Politisk sekretær Randi Haugstad Mob.: randi.haugstad@eigersund.kommune.no Planteknisk utvalg, felles brukerutvalg, arbeidsmiljøutvalget, Politisk sekretær Målfrid Espeland Politisk sekretær Irene Randen Mob.: Mob.: maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no irene.randen@eigersund.kommune.no Trykking, publisering, oppsett/oppfølging, samt kontaktperson for forfall til kommunestyre og formannskap. Administrasjonsutvalget, avlønning og økonomi. Andre politiske utvalg/organ som ikke har sekretariatsfunksjon hos politisk sekretariat. Ingrid Bergum kontrollutvalget@eigersund.kommune.no Kontrollutvalget Knut Seglem knut.seglem@egersund.havn.no Sekretær for styret for Eigersund havn KF Sekretær Ingebjørg ingebjorg.hestnes@eigersund.kommune.no Sekretær for overformynderiet Hestnes Følg kommunen på Facebook: og Side 38 av 38