EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Formannskapssalen Dato: Tidspunkt: 09:00 Saksliste: Sak nr. Sakstittel L Avgjøres av utvalget: 050/14 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte /14 Årsplan for kontrollutvalget /14 Rapportering på vedtatte politiske bestillinger 053/14 Orientering fra Rogaland Revisjon ang. budsjettoppfølging 054/14 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /14 Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte Informasjonssjef Leif Broch informerer i sak 052/14. Revisor orienterer i sak 053/14. Egersund, 24. november 2014 Sølvi Ege Utvalgsleder Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Utvalgsekretær Side 1 av2

2 Administrative meldinger Innkalling av varamedlemmer: Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Eventuelle forfall meldes til Målfrid Espeland på telefon eller mobil maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no evt til kommunens sentralbord tlf Lisbeth Kjos Hansen (V) for Elin Svanes Hjørungnes (AP) Møtet er åpent for publikum og holdes i formannskapssalen der det er installert teleslynge. Enkelte saker kan imidlertid, helt eller delvis, være unntatt offentlighet på grunn av lovbestemt taushetsplikt. Dette vil i så fall fremgå av sakslisten. Publikum som ønsker å følge en sak må beregne å være tilstede fra møtets start, da saksrekkefølgen kan bli endret uten varsel. Komplette saksdokumentene er utlagt i ekspedisjonen i Rådhusets 4 etasje, biblioteket og på kommunens internettsider Kopi av saksdokumentene kan fås ved henvendelse til Politisk sekretariat i rådhusets 4. Side 2 av2

3 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE 033 Arkivsaksnr.: 14/2269 Journalpostløpenr.: 14/30700 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Målfrid Espeland Politisk sekretær maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 050/14 Kontrollutvalget Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Sammendrag: Protokoll fra forrige møte i utvalget legges frem for godkjenning av utvalget. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Forslag til vedtak : Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Dokumenter vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Protokollen kontrollutvalgets møte 6. november 2014

4 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Kantinen Tidspunkt fra: 09:00 Tidspunkt til: 11:00 Sak fra / til: 047/14 049/14 Følgende medlemmer møtte: Sølvi Ege (krf) Svein Olav Tengesdal (SP) Alf Håkon Hetland (FrP) Elin Svanes Hjørungnes (AP) Følgende medlemmer hadde forfall: Liv Tone Øiumshaugen (H) Følgende varamedlemmer møtte: Lisbeth Kjos Hansen (V) Følgende varamedlemmer møtte i enkeltsak(er): Følgende fra administrasjonen/andre møtte: Advokat Fredrik Bie Revisor Jonas Varhaug Merknader til møtet: Sølvi Ege Utvalgsleder Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Utvalgssekretær

5 Utvalgets faste medlemmer/varamedlemmer (00): Sølvi Ege (KrF) Leder Liv Tone Øiumshaugen (H) Nestleder Elin Svanes Hjørungnes (AP) Alf Håkon Hetland (FrP) Svein Olav Tengesdal (SP) 1. Lisebeth Kjos Hanssen (V) 2. June Stuen 3. Kenneth Pedersen (KrF) 4. Lilly Remme Brunel (H) 5. Bitten Fugelsnes (AP) Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 047/14 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 20. oktober /14 Forundersøkelse (begrenset granskning) ifbm. budsjett overskridelser innen Kultur og oppvekst 049/14 Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte

6 047/14: Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 20. oktober 2014 Forslag til vedtak : Protokoll fra formannskapets møte den godkjennes Kontrollutvalget Møtebehandling: Votering: Protokollen enstemmig godkjent. KON 047/14 Vedtak: Protokoll fra formannskapets møte den godkjennes. Vedtaket er enstemmig. 048/14: Forundersøkelse (begrenset granskning) ifbm. budsjettoverskridelser innen Kultur og oppvekst Forslag til vedtak : Kontrollutvalget Møtebehandling: Utvalgets leder innledet og ga ordet til statsautorisert revisor Jonas Varhaug og advokat Fredrik Bie som orienterte om prosessen med forundersøkelsen. De presenterte arbeidsmetodikk og sine tanker om arbeidet. Mandatet for forundersøkelsen og videre fremdrift ble deretter gjennomgått og drøftet. Det var et godt og avklarende møte. SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) foreslo slikt vedtak: 1. Det er ikke mulig å fullføre forundersøkelsen og kontrollutvalgets behandling av rapporten som skal utarbeides innen den opprinnelige fristen 8. desember. Det legges opp til levering og behandling av rapporten i kontrollutvalgets møte 2. februar 2015.

7 2. Når det gjelder videre kommunikasjon og innhenting av informasjon forholder Varhaug, Sivertsen og Bie seg til rådmann samt til kontrollutvalgets leder. Kontrollutvalgets leder delegerer til sekretariatet å være kontaktpunkt. Sekretariatet holder kontakt med kontrollutvalgets leder. 3. Kontrollutvalget tar sekretariatets redegjørelse om taushetsplikt til etterretning. Revisor Sivertsen, revisor Varhaug og advokat Bie skal på vegne av kontrollutvalget gis tilgang til relevant taushetsbelagt informasjon i anledning forundersøkelsen, herunder men ikke begrenset til vedleggene til rapport om overskridelser innen kultur og oppvekst behandlet som sak 021/14. Det vises til kommuneloven 77 nr. 7 og kontrollutvalgsforskriften 5 jfr. forvaltningsloven 13 b nr. 4. Votering: Tengesdals forslag enstemmig vedtatt. KON 048/14 Vedtak: 1. Det er ikke mulig å fullføre forundersøkelsen og kontrollutvalgets behandling av rapporten som skal utarbeides innen den opprinnelige fristen 8. desember. Det legges opp til levering og behandling av rapporten i kontrollutvalgets møte 2. februar Når det gjelder videre kommunikasjon og innhenting av informasjon forholder Varhaug, Sivertsen og Bie seg til rådmann samt til kontrollutvalgets leder. Kontrollutvalgets leder delegerer til sekretariatet å være kontaktpunkt. Sekretariatet holder kontakt med kontrollutvalgets leder. 3. Kontrollutvalget tar sekretariatets redegjørelse om taushetsplikt til etterretning. Revisor Sivertsen, revisor Varhaug og advokat Bie skal på vegne av kontrollutvalget gis tilgang til relevant taushetsbelagt informasjon i anledning forundersøkelsen, herunder men ikke begrenset til vedleggene til rapport om overskridelser innen kultur og oppvekst behandlet som sak 021/14. Det vises til kommuneloven 77 nr. 7 og kontrollutvalgsforskriften 5 jfr. forvaltningsloven 13 b nr. 4. Vedtaket er enstemmig. 049/14: Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte Spørsmål/orienteringer i møtet : Kontrollutvalget Møtebehandling:

8 SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet forslag om at kontrollutvalget ber Rogaland Revisjon gi en orientering i møtet 8. desember om eksempler på gode rutiner for budsjettering og budsjettrapportering/budsjettoppfølging fra et par andre kommuner. Votering: Tengesdals forslag enstemmig vedtatt. KON 049/14 Vedtak: Kontrollutvalget ber Rogaland Revisjon gi en orientering i møtet 8. desember om eksempler på gode rutiner for budsjettering og budsjettrapportering/budsjettoppfølging fra et par andre kommuner. Vedtaket er enstemmig

9 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE 146, FE 033 Arkivsaksnr.: 14/2295 Journalpostløpenr.: 14/31070 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær kontrollutvalget@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 051/14 Kontrollutvalget Årsplan for kontrollutvalget 2015 Sammendrag: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til årsplan for kontrollutvalget for Den bygger på samme mal som Ved utarbeidelse av planen er det tatt utgangspunkt i kontrollutvalgets lovfestede arbeidsoppgaver, vedtatte planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll samt de oppgaver som vi allerede er kjent med at vil komme i De tiltak kontrollutvalget igangsetter i 2015 må i tillegg ses i sammenheng med kontrollutvalgets budsjett. Budsjett for kontrollutvalget blir endelig vedtatt av kommunestyret 15. desember. Forslaget til plan fremlegges for godkjenning av kontrollutvalget, og vil bli oversendt kommunestyret til orientering med kontrollutvalgets eventuelle endringer. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Sekretariatets forslag til vedtak : 1. Kontrollutvalget vedtar den fremlagte Årsplanen for Årsplanen oversendes kommunestyret til orientering. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternative løsninger ~ o ~ Dokumenter vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Årsplan for kontrollutvalget 2015

10 ÅRSPLAN KONTROLLUTVALGET EIGERSUND KOMMUNE 2015

11 Deloitte Advokatfirma AS Deloitte Advokatfirma AS 8. desember

12 Deloitte Advokatfirma AS INNHOLD 1. Innledning Mål for kontrollutvalget i Eigersund kommune Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalgets oppgaver Kommunens regnskap, budsjett og internkontroll: Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Budsjett for kontroll og tilsyn Andre oppgaver... 7 Vedlegg: Oversikt kontrollutvalgets møter

13 Deloitte Advokatfirma AS 1. Innledning Det er kommunestyret som har det øverste ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kommunestyret skal velge et kontrollutvalg som skal ha ansvaret for kontroll og tilsyn på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer direkte til kommunestyret. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold som har tilknytning til kommunens virksomhet, så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn. Utvalget utøver sitt tilsyn med administrasjonen ved å ha tilgang til alle dokument, herunder også de som er unntatt offentlighet. I tillegg kan rådmannen inviteres til å gjøre rede for saker til kontrollutvalget. Tilsynet med det politiske nivået blir utøvd ved at utvalget har møterett i alle politiske utvalg, herunder også når møter blir holdt for lukkede dører eller det er saker som blir behandlet som er unntatt offentlighet. Det er likevel to viktige avgrensinger: 1. Kontrollutvalget kan ikke overprøve politiske vurderinger 2. Kontrollutvalget har ikke tilsynsansvar for kommunestyret 2. Mål for kontrollutvalget i Eigersund kommune Kontrollutvalgets mål er på vegne av kommunestyret å påse at kommunen følger de lover og regler som gjelder, samt at kommunestyret sine vedtak følges opp. I tillegg er kontrollutvalgets mål å påse at kommunens drift er målrettet og effektiv samt etisk forsvarlig til det beste for kommunens innbyggere. Kontrollutvalget ønsker å ha god kontakt både med kommunestyret og det politiske miljøet, samt med kommunens administrasjon. Gjennom denne dialogen ønsker kontrollutvalget å få innspill som kan brukes til det beste for kommunen. Det er også viktig for kontrollutvalget at også kommunens innbyggere tar kontakt med utvalgets medlemmer, dersom de mener det er forhold som utvalget bør se nærmere på. 3. Saksbehandlingen i kontrollutvalget Møtene i Kontrollutvalget i Eigersund holdes for åpne dører. I tillegg blir innkalling med saksliste og protokoller lagt ut på kommunens internettside. Innkalling og protokoll blir også sendt til ordfører og rådmann. Kontrollutvalget har fastlagt sin møteplan for hele året, og har for 2015 planlagt 6 møter. Ekstra møte kan holdes ved behov. Møteplanen er også tilgjengelig på kommunens internettsider. Det er Deloitte Advokatfirma AS som er sekretariat for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets sekretariat i samarbeid med leder av utvalget sender ut innkalling til møtene til utvalgsmedlemmene. Sekretariatet har ansvar for at kontrollutvalgets saker er forsvarlig utredet og at utvalget sine vedtak blir fulgt opp og satt i verk. 4

14 Deloitte Advokatfirma AS 4. Kontrollutvalgets oppgaver 4.1 Kommunens regnskap, budsjett og internkontroll: Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre gi uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet. Denne uttalelsen skal oversendes formannskapet før det gjøres innstilling til kommunestyret i saken. Kontrollutvalgets tilsyn inkluderer i tillegg: Følge opp kommunens økonomistyring og budsjettdisiplin i løpet av året via kommunens tertialrapportering Følge opp revisors merknader til regnskap og internkontroll Følge opp revisors arbeid via revisors rapportering i forbindelse med årsoppgjøret og i forbindelse med orientering om planlegging av kommende revisjons år Få årlig en orientering om skatteregnskapet, skatteoppkrevers melding og kontrollrapport fra Skatteetaten og oppfølging av disse Forvaltningsrevisjon Kommunen skal årlig gjennomføre forvaltningsrevisjon av sin virksomhet i følge Forskrift om kontrollutvalg 9. Prosjekt for forvaltningsrevisjon blir bestilt av kontrollutvalget i tråd med vedtatt plan. Kontrollutvalget har i 2012 utarbeidet ny plan for forvaltningsrevisjon for planperioden Planen er vedtatt av kommunestyret, men med delegert myndighet til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen bygger på en overordnet analyse, samt vurderinger av hva som er vesentlighets og risikoområder. Kontrollutvalget planlegger følgende aktiviteter i løpet av 2015: Bestille forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for 2015 i tråd med gjeldende plan og budsjett. Bestillingsprosessen skjer i to trinn: Først velger utvalget hvilket område for forvaltningsrevisjon som man ønsker nærmere utreding av på bakgrunn av vedtatte plan. Det bes om en bestilling av prosjektmandat fra Rogaland Revisjon til neste møtet. Deretter behandles prosjektmandat og det gis en bestilling om utførelse av revisjonen i henhold til mandatet med eventuelt kontrollutvalgets egne merknader og korrigeringer/tillegg. Behandle rapporter om forvaltningsrevisjoner etter hvert som disse foreligger. Kontrollutvalget har i bestilling revisjon av området «Barnevern ut fra et brukerperspektiv». Videre har kontrollutvalget bestilt mandat fra Rogaland Revisjon på forvaltningsrevisjon av «Drift og kvalitet i kommunale barnehager» til kontrollutvalgets møte i februar Rapporter om forvaltningsrevisjon blir videresendt kommunestyret for sluttbehandling fortløpende. Det er kontrollutvalget som innstiller til kommunestyret i disse sakene. 5

15 Deloitte Advokatfirma AS Rapporter følges opp etter behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret om oppfølgingen. Oppfølging i 2015 vil først være av forvaltningsrevisjonsrapport «Eiendomsforvaltning, forvaltning, drift og vedlikehold» Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper (eierskapskontroll), jfr. Forskrift om kontrollutvalg 13. Kontrollutvalget skal med bakgrunn i vedtatt plan bestille selskapskontroll i de selskaper det gjelder. Kontrollutvalget har i 2012 laget ny plan for forvaltningsrevisjon for planperioden Planen ble vedtatt av kommunestyret den Selskapskontroll er sammensatt av to deler: Den obligatoriske delen av selskapskontroll er eierskapskontroll. Denne må kontrollutvalget gjennomføre. Denne kontrollen går ut på å se til hvordan kommunen utøver sitt eierskap i selskap de deltar i. Ut over dette kan kontrollutvalget velge om de vil gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskap kor de har hjemmel til dette. For å sikre en effektiv ressursutnyttelse og av hensyn til selskapene har kontrollutvalgene en praksis med at den største eieren som oftest tar initiativ til å initierer kontrollene. Kontrollutvalget planlegg følgende aktiviteter i 2015 på området: Vurdere når kontrollutvalget skal bestille eierskapskontroll mht. overordnet eierskapsforvaltning- og strategi i kommunen. Formålet med eierskapskontrollen er å se på hvordan kommunens eierinteresser i selskaper utøves, og om utøvingen er i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det ses på hvordan eierstyringen er forankret og hvordan det enkelte eierskap (selskap) følges opp rent praktisk. Behandle rapporter om selskapskontroll. Kontrollutvalget har i bestilling selskapskontroll av Dalane Miljøverk IKS («DIM») og Lyse Energi AS sammen med de andre eierkommunene i de respektive selskaper. Rapporter om selskapskontroll blir videresendt kommunestyret for sluttbehandling. Det er kontrollutvalget som innstiller til kommunestyret i disse sakene. Rapporter som planlegges oversendt i 2015 er rapporter om selskapskontroll i DIM og Lyse Energi AS. Rapporter følges opp etter behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret om oppfølgingen Budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalget er ansvarlige for å fremme budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Departementet har uttalt at dette forslaget kun kan endres politisk i forbindelse med budsjettbehandlinga. 6

16 Deloitte Advokatfirma AS Siden Kontrollutvalget er direkte underordna kommunestyret skal kontrollutvalgets vurdering av det økonomiske behovet for kontroll- og tilsynsarbeidet alltid følge med til kommunestyret ved behandling av årsbudsjettet Andre oppgaver Kontrollutvalget kan be om orientering om kommunens drift innenfor de enkelte tjenesteområdene som et ledd i tilsynet med kommunen. Egersund, 8. desember 2014 Sølvi Ege Leder av Kontrollutvalget 7

17 Deloitte Advokatfirma AS Vedlegg til Årsplan: Oversikt kontrollutvalgets møter i 2015 Oversikten inneholder kjente saker. Tidspunkt for behandling av de enkelte sakene kan bli endret. Møte 1: 2. februar 2015 Tertialrapportering kontrollutvalgets budsjett 3. tertial 2014 Behandling av mandat for forvaltningsrevisjon av «Drift og kvalitet i kommunale barnehager» Vurdere prioritering og bestilling av overordnet eierskapskontroll i kommunen Behandling av rapport om selskapskontroll i DIM Behandling av rapport fra revisor Gaute Sivertsen og advokat Fredrik Bie om forundersøkelse (begrenset granskning) av budsjettoverskridelser. Møte 2: 13. april 2015 Uttalelse til Eigersund kommunes regnskap/årsmelding for 2014 Skatteregnskapet for 2014 Møte 3: 2. juni 2015 Tertialrapportering kontrollutvalgets budsjett 1. tertial 2015 Behandling av rapport om selskapskontroll i Lyse Energi AS Revisors uavhengighetserklæring Møte 4: 31. august 2015 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 Behandling av forvaltningsrevisjonsrapport «Barnevern ut fra et brukerperspektiv» Møteplan for 2016 Oppfølging av merknader i revisors årsoppgjørsnotat Tertialrapportering kontrollutvalgets budsjett 2. tertial 2015 Forberedelse av bestilling av forvaltningsrevisjon «Tema avklares» Orientering fra revisor om strategi for revisjonsåret 2015 Møte 5: 19. november 2015 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt for levering i 2016 avklart møte september. Møte 6: 7. desember 2015 Kontrollutvalgets årsplan for 2016 Behandling av forvaltningsrevisjonsrapport eller rapport om overordnet eierskapskontroll 8

18 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE 033 Arkivsaksnr.: 14/2297 Journalpostløpenr.: 14/31086 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær kontrollutvalget@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 052/14 Kontrollutvalget Rapportering på vedtatte politiske bestillinger Sammendrag: I kontrollutvalgets møte 20. oktober etterspurte Liv Tone Øiumshaugen (H) om vedtak KON 039/14 i kontrollutvalgets møte 22. september er implementert. Vedtaket lyder: «Administrasjonen bes om å legge inn egne kolonner for status og ansvarlig saksbehandler i Rapportering på vedtatte politiske bestillinger til hvert møte.» Sekretariatet informerte om at vedtaket er formidlet til administrasjonen og forutsettes implementert ved neste rapportering. Øiumshaugen fremhevet at det er viktig at det holdes fokus på vedtaket og at kontrollutvalget forventer at slik liste blir lagt fram i neste ordinære møte i kontrollutvalget i desember. Sekretariatet har bedt informasjonssjef Leif Broch om å gi en kort orientering i kontrollutvalgets møte 8. desember. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Rådmannens forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar informasjonssjefens orientering til etterretning. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternative løsninger. Dokumenter vedlagt saken: Ingen. Parter i saken

19 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE 150, FE, FE Arkivsaksnr.: 14/2138 Journalpostløpenr.: 14/31103 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær kontrollutvalget@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 053/14 Kontrollutvalget Orientering fra Rogaland Revisjon ang. budsjettoppfølging Sammendrag: Kontrollutvalget traff slik vedtak i møte 6. november: KON 049/14 Vedtak: Kontrollutvalget ber Rogaland Revisjon gi en orientering i møtet 8. desember om eksempler på gode rutiner for budsjettering og budsjettrapportering/budsjettoppfølging fra et par andre kommuner. Rogaland Revisjon v/annebeth Mathisen vil gi en kort orientering i kontrollutvalgets møte 8. desember. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Sekretariatets forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternative løsninger. ~ o ~ Dokumenter vedlagt saken: Parter i saken:

20 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE 033 Arkivsaksnr.: 14/2268 Journalpostløpenr.: 14/30699 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Målfrid Espeland Politisk sekretær maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 054/14 Kontrollutvalget Referatsaker til kontrollutvalgets møte Sammendrag: Kopi av ulike skriv/meldinger som utvalget skal orienteres om. Dersom utvalget har merknader til det enkelte skriv/melding, må dette gjøres med vedtak etter forslag fra et eller flere medlemmer. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Referatsaker som legges frem for utvalget : RS1 Rapport på vedtatte bestillinger desember Rapporten vil bli ettersendt. Vedlegg: Rapporten vil bli ettersendt. Alle vedlegg som hører til saken: Alle vedlegg finnes tilgjengelig på kommunens nettside, politiske saksdokumenter, under det enkelte møte saksdokumenter Finn møtet, gå til Dok (Til venstre for sakstittel) Vedlegg:

21 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE 033 Arkivsaksnr.: 14/2270 Journalpostløpenr.: 14/30701 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Kontrollutvalgssekretariatet Målfrid Espeland Politisk sekretær maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 055/14 Kontrollutvalget Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte Sammendrag: Spørsmål/Orienteringer som kommer i møtet. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Spørsmål/orienteringer i møtet :

22 Oversikt over kontrollutvalgets faste medlemmer for valgperioden Kontrollutvalget 5 representanter Telefon E-post Leder: Sølvi Ege Eigesveien Hellvik KrF solvi.ege@gmail.com Nestleder: Liv Tone Øiumshaugen Hafsøyveien 61 A 4370 Egersund H livtone@hotmail.no ARBEIDERPARTIET 1 representanter AP Elin Svanes Hjørungnes Beverveien Egersund AP elin-svanes.hjorungnes@fiskeridir.no FREMSKRITTSPARTIET 1 representanter Alf Håkon Hetland Eiaveien Helleland FrP alf.haakon.hetland@gmail.com HØYRE 1 representanter Nestleder: Liv Tone Øiumshaugen Hafsøyveien 61 A 4370 Egersund H livtone@hotmail.no KRISTELIG FOLKEPARTI representant Leder: Sølvi Ege Eigesveien Hellvik KrF solvi.ege@gmail.com SENTERPARTIET 1 Representant Svein Olav Tengesdal Åseveien Egersund SP s-ola-te@online.no Vararepresentanter i rekkefølger: Lisebeth Kjos-Hansen, Johan Feyersgt Egersund V lisebeth@rodvelt.no June Stuen Hammersgt Egersund SV junestuen@hotmail.com Kenneth Pedersen Ruskebakken 13 B 4375 Hellvik KRF kenped@live.com Lilly Remme Brunel Prestegårdsveien Egersund H lilly.br@dabb.no Bitten Fugelsnes Aarstadgaten Egersund AP bittenfu@online.no Pr Pr

23 Politisk sekretariat Sekretariatet har bl.a ansvaret for å yte service til kommunens folkevalgte, og har også sekretariatsfunksjonene for kommunestyret, formannskapet, planteknisk utvalg, administrasjonsutvalget, felles brukerutvalg og særskilt klagenemnd. Det er politisk sekretariat som har den praktiske oppgaven med oppsett av sakslister, utsendelse av saksdokumenter, publisering, protokoll m.m. Utvalgslederen har imidlertid ansvaret for å godkjenne sakslisten før utsendelse. Ønsker du kopi av saksdokumenter til noen av sakene i kommunestyret, formannskap eller noen av utvalgene, evt at du har andre spørsmål angående politiske utvalg, kan du kontakte oss i sekretariatet. Du finner også saksdokumenter til det enkelte møte på kommunens internettsider Faglige spørsmål om enkelte saker bør rettes til den enkelte saksbehandler. Dersom du ikke vet hvem som er saksbehandler, vil vi hjelpe deg frem til rette vedkommende. Organisatorisk ligger politisk sekretariat i Seksjon interne tjenester i Sentraladministrasjonen. Seksjonen ledes av informasjonssjefen. Adresse / telefonnr. m.m. Postadresse: Politiske sekretariat, Eigersund kommune Besøksadresse: Postboks 580, 4379 Egersund Rådhusets 4 etasje, Bøckmans gate 2, 4270 Egersund. Telefaks: Følg kommunen på Facebook: og Navn Direkte telefon E-post Sekretær for utvalg Informasjonssjef Leif E Broch / Mob.: leif.broch@eigersund.kommune.no Kommunestyre, formannskap, særskilt klagenemnd. Politisk sekretær Randi Haugstad Mob.: randi.haugstad@eigersund.kommune.no Planteknisk utvalg, felles brukerutvalg, arbeidsmiljøutvalget, Politisk sekretær Målfrid Espeland Politisk sekretær Irene Randen Mob.: Mob.: maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no irene.randen@eigersund.kommune.no Trykking, publisering, oppsett/oppfølging, samt kontaktperson for forfall til kommunestyre og formannskap. Administrasjonsutvalget, avlønning og økonomi. Kontrollutvalget Fordi kontrollutvalget har en kontrollfunksjon av både administrasjonen og revisjonen, kan ikke politisk sekretariat ha sekretariatsfunksjonen til kontrollutvalget. Kontrollutvalget har derfor sin sekretariatsfunksjon hos Deloitte Advokatfirma AS Stavanger. Bjørn Martin Øvrebø kontrollutvalget@eigersund.kommune.no Kontrollutvalget.