EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Formannskapssalen Dato: Tidspunkt: Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 040/13 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte /13 Plan for selskapskontroll /13 Eventuell selskapskontroll i Dalane Miljøverk IKS (DIM) - Vedtak fra kontrollutvalget i Sokndal kommune 043/13 Årsplan for kontrollutvalget /13 Økonomisk situasjon i kultur- og oppvekstavdelingen 045/13 Redegjørelse for status Verransaken. 046/13 Arbeidsmetodikk i kontrollutvalget Referatsaker til kontrollutvalgets møte /13 Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte Rådmannen vil møte og gi en orientering til utvalget i ska 044/13. Kommunalsjef økonomi vil møte og gi en orientering til utvalget i sak 045/13. Egersund, 3. desember 2013 Sølvi Ege Utvalgsleder Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Utvalgsekretær Administrative meldinger Innkalling av varamedlemmer: Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Side 1 av 123

2 Eventuelle forfall meldes til Målfrid Espeland på telefon eller mobil evt til kommunens sentralbord tlf Møtet er åpent for publikum og holdes i formannskapssalen der det er installert teleslynge. Enkelte saker kan imidlertid, helt eller delvis, være unntatt offentlighet på grunn av lovbestemt taushetsplikt. Dette vil i så fall fremgå av sakslisten. Publikum som ønsker å følge en sak må beregne å være tilstede fra møtets start, da saksrekkefølgen kan bli endret uten varsel. Komplette saksdokumentene er utlagt i ekspedisjonen i Rådhusets 4 etasje, biblioteket og på kommunens internettsider Kopi av saksdokumentene kan fås ved henvendelse til Politisk sekretariat i rådhusets 4. Side 2 av 123 Side 2 av2

3 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-033 Arkivsaksnr.: 13/2279 Journalpostløpenr.: 13/30064 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 040/13 Kontrollutvalget Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Sammendrag: Protokoll fra forrige møte i utvalget legges frem for godkjenning av utvalget. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Forslag til vedtak : Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Protokollen KON doc Side 3 av 123

4 09 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Formannskapssalen Tidspunkt - fra: 09:00 Tidspunkt - til: 09:50 Sak fra / til: 036/13-039/13 Følgende medlemmer møtte: Sølvi Ege - KrF Svein Olav Tengesdal SP Alf Håkon Hetland FrP Følgende medlemmer hadde forfall: Harald Oddsen Havsø H Elin Svanes Hjørungnes - AP Følgende varamedlemmer møtte: Lisbeth Kjos-Hansen - V Følgende varamedlemmer møtte i enkeltsak(er): Følgende fra administrasjonen/andre møtte: Fra Sekretariatet: Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Fra Rogaland Revisjon: Annebeth M. Mathiassen. Merknader til møtet: Elin Hjørungnes møtte på slutten under behandlingen av sak 039/13 sak 2. Sølvi Ege Utvalgsleder Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Utvalgssekretær Side 4 av 123

5 Utvalgets faste medlemmer/varamedlemmer (5): Sølvi Ege (KrF) Leder Harald Oddsen Havsø (H) Nestleder Elin Svanes Hjørungnes (AP) Alf Håkon Hetland (FrP) Svein Olav Tengesdal (SP) 1. Lisebeth Kjos-Hanssen (V) 2. June Stuen 3. Kenneth Pedersen (KrF) 4. Lilly Remme Brunel (H) 5. Bitten Fugelsnes (AP) Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 036/13 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte /13 Forslag til prosjektmandat: Eiendomsforvaltning - forvaltning, drift og vedlikehold 038/13 Referatsaker til Kontrollutvalgets møte /13 Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte Side 5 av 123

6 036/13: Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Forslag til vedtak : Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes Kontrollutvalget Møtebehandling: Det fremkom ingen merknader til protokollen. Votering: Protokollen enstemmig godkjent. KON-036/13 Vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Vedtaket er enstemmig. 037/13: Forslag til prosjektmandat: Eiendomsforvaltning - forvaltning, drift og vedlikehold Forslag til vedtak : Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon Eiendomsforvaltning forvaltning, drift og vedlikehold i henhold til prosjektmandat fra Rogaland Revisjon IKS av Kontrollutvalget Møtebehandling: Det er 100 timer igjen til rådighet på budsjettet for Resterende 75 timer utføres og dekkes under budsjettet for Svein Olav Tengesdal (SP) foreslo at forvatningsrevisjonsrapporten bestilles, dog slik at følgende tilleggsspørsmål/presisering inntas i prosjektmandatet: "Hva utgjør kommunens vedlikeholdsbehov i kostnader og omfang? " Votering: Forslaget til Svein Olav Tengesdal ble enstemmig vedtatt. Votering: Tengesdals forslag enstemmig vedtatt. Side 6 av 123

7 KON-037/13 Vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon «: Eiendomsforvaltning forvaltning, drift og vedlikehold» i henhold til forslag til prosjektmandat fra Rogaland Revisjon IKS av Følgende tilleggsspørsmål inntas i prosjektmandatet og bes besvart i revisjonsrapporten: "Hva utgjør kommunens vedlikeholdsbehov i kostnader og omfang?" Vedtaket er enstemmig. 038/13: Referatsaker til Kontrollutvalgets møte Referatsaker som legges frem for utvalget : Sakene legges frem uten innstilling/merknad fra administrasjonen. Nr Dok.ID Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 13/24735 I Eigersund kommune 2 13/25522 U Eiger FK 3 13/27343 I Eigersund Havnevesen KF Svar på vurdering av saksbehandling i Eigersund kommune Tilbakemelding angående flerbrukshall på Lagård Møteinnkalling og havnestyredokumenter for havnestyremøte torsdag kl Kontrollutvalget Møtebehandling: Votering: Det fremkom ingen forslag i saken. KON-038/13 Vedtak: Det ble ikke fattet vedtak i saken. 039/13: Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte Spørsmål/orienteringer i møtet : Kontrollutvalget Møtebehandling: Spørsmål 1: Oppfølging av brev fra skatt Vest vedr. arbeidsgiverkontrollen i Eigersund kommune. Rådmannen bes sende svarbrev til Skatt Vest snarest mulig, med kopi til kontrollutvalget. For øvrig tas saken til orientering. Side 7 av 123

8 Det ble fremlagt e-post fra kommunalsjef Tore L. Ludvigsen av hvor det ble redegjort for status i forbindelse med overnevnte sak. Det fremgikk bl.a. at den meddelte Skatteoppkreveren i Eigersund kommune til Skatteetaten pr. e-post at man ønsker å delta i en felles interkommunal kontrollordning, og at dette også er meldt til kemneren i Stavanger kommune. Videre tilbudte kommunalsjefen seg å møte og informere nærmere om den såkalte Verransaken dersom kontrollutvalget ønsker det. Kommunalsjefens redegjørelse ble tatt til orientering. Det ble foreslått at kommunalsjefen stiller til neste møte i kontrollutvalget og informerer om status Verransaken Votering: Vedtaket er enstemmig. VEDTAK: 1. Redegjørelsen tas til orientering. 2. Kontrollutvalget anmoder om at kommunalsjefen stiller i kontrollutvalgets møte den og informerer om Verransaken. Spørsmål 2: Arbeidsmetodikk i kontrollutvalget. Det ble drøftet generelt hvorledes Kontrollutvalget bør arbeide, og om det er rutiner mht. arbeidsfordeling/arbeidsmetodikk, fordeling av saksområder e.l. som kan etableres for at kontrollutvalget kan bli enda mer proaktive. Svein Olav Tengesdal (SP) foreslo at alle medlemmene tenker gjennom dette, ot det settes som punkt på agendaen på neste møte i desember. Votering: Tengesdals forslag enstemmig vedtatt. KON-039/13 Vedtak: Vedtaket er enstemmig. 1. OPPFØLGING AV BREV FRA SKATT VEST VEDR. ARBEIDSGIVERKONTROLLEN I EIGERSUND KOMMUNE. a. Redegjørelsen tas til orientering. b. Kontrollutvalget anmoder om at kommunalsjefen stiller i kontrollutvalgets møte den og informerer om Verransaken. 2. ARBEIDSMETODIKK I KONTROLLUTVALGET. a. Kontrollutvalgets arbeidsmetodikk og rutiner settes på agendaen til kontrollutvalgets møte Alle gjør seg opp en oppfatning om temaet til neste møte. Vedtaket er enstemmig. Side 8 av 123

9 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-216 Arkivsaksnr.: 12/1765 Journalpostløpenr.: 13/31935 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Ingrid Bergum Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 041/13 Kontrollutvalget Plan for selskapskontroll Sammendrag: 1. Bakgrunn I kontrollutvalgets årsplan for 2013 fremgår det at kontrollutvalget i møtet i desember skal vurdere rullering av henholdsvis plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll 2. Plan for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av Kommunestyret den Vedtaket er vedlagt saken. Det fremgår herunder av pkt. 2 i vedtaket at «Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta omprioriteringer eller endringer av plan for forvaltningsrevisjon i perioden.» Kommunestyret har således delegert til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden, jfr. FOR (Kontrollutvalgsforskriften) 10. Når kontrollutvalget foretar endringer/oppdatering av planen, sendes denne til kommunestyret til orientering. Dette er først og fremst aktuelt dersom det skulle dukke opp nye aktuelle tema som ikke er nevnt og vurdert i planen. I tillegg vil kommunens utfordringer endre seg over tid, slik at risikoområder med behov for forvaltningsrevisjon også endrer seg kontinuerlig. I tabellen nedenfor er det inntatt en oversikt over hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som er fullført (FF), i bestilling (IB), og hvilke som ikke er iverksatt. Oversikten er angitt i samme rekkefølge som prioritetsrekkefølgen i planen for forvaltningsrevisjon. Uavhengig av om kontrollutvalget ønsker å gjøre endringer og omprioriteringer eller ikke kan oversikten benyttes som et verktøy for kontroll og videre planlegging i årene , og bør således ses i sammenheng med sak 042/13 og 043/13. Status Nr. Område 1. Arealplanlegging FF 2. Byggesaksbehandling IB 3. Eiendomsforvaltning 4. Kvalitet i skolen 5. Barnevern ut fra et brukerperspektiv IB 6. Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjon psykisk helsevern (2007) FF 7. Integrering 8. Drift av og kvalitet i kommunale barnehager. Det bør sees nøye på faktorer som byggingsfasiliteter og vedlikehold av disse, kvalifisert personale og personalutvikling, samt gruppestørrelser og voksentetthet. 9. Nav-reformen Side 9 av 123

10 3. Plan for selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper (eierskapskontroll), jfr. Forskrift om kontrollutvalg 13. Kontrollutvalget skal med bakgrunn i vedtatt plan bestille selskapskontroll i de selskaper det gjelder. Selskapskontroll er sammensatt av to deler. Den obligatoriske delen av selskapskontroll er eierskapskontroll. Denne må kontrollutvalget gjennomføre. Denne kontrollen går ut på å se til hvordan kommunen utøver sitt eierskap i selskap de deltar i. Ut over dette kan kontrollutvalget velge om de vil gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskap hvor de har hjemmel til dette. For å sikre en effektiv ressursutnyttelse og av hensyn til selskapene har kontrollutvalgene en praksis med at den største eieren som oftest tar initiativ til å initiere kontrollene. Kontrollutvalget har i 2012 laget ny plan for forvaltningsrevisjon for planperioden Planen ble vedtatt av kommunestyret den , hvor kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. KS-121/12 Vedtak: 1. Plan for selskapskontroll for perioden vedtas med følgende prioritering: Dalane Miljøverk IKS [sekretariatets utheving] 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta omprioriteringer eller endringer av plan for selskapskontroll i perioden. 3. Kontrollutvalget vurderer behovet for forvaltningsrevisjon (kontroll av selve aktiviteten i selskapet) ved bestilling av den enkelte selskapskontroll. Selskapskontrollen søkes samordnet med de andre eierkommuners kontrollutvalg. Vedtaket er enstemmig. 3.1 Overordnet kontroll av eierskapsforvaltningen i kommunen Som nevnt ovenfor er eierskapskontroll en lovpålagt oppgave. Foruten eierskapskontroll på selskapsspesifikt nivå bør det derfor også med jevne mellomrom foretas en generell kontroll med overordnet eierskapsforvaltning- og strategi i kommunen. Det anbefales at kontrollutvalget vurderer å prioritere en slik overordnet eierskapskontroll i 2014, og evt. bestille selskapskontroll av DIM og/eller andre enkeltselskaper i Forslag til mandat for Eierskapsforvaltning fra Rogaland Revisjon er vedlagt saken. 3.2 Eventuell selskapskontroll i Dalane Miljøverk IKS Leder av kontrollutvalget har tatt kontakt med kontrollutvalgene i de andre eierkommunene i Dalane Miljøverk IKS («DIM»). Kontrollutvalget i Sokndal stiller seg positiv til deltagelse i selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i DIM. Dog forutsettes det at alle eierkommunene deltar i selskapskontrollen, ref sak KON-043/ Konklusjon Kontrollutvalget må vurdere: (i) om det skal foretas endringer eller omprioriteringer i plan for forvaltningsrevisjon (ii) om det skal foretas endringer i plan for selskapskontroll Side 10 av 123 2

11 Saksgang: Avgjøres av utvalget Forslag til vedtak : Da eventuelle endringer og omprioriteringer i foreliggende planer skal vurderes og drøftes i møtet utarbeides det ikke forslag til vedtak. Eventuell tidligere politisk behandling: KON-024/12, KS-079/12 Saksbehandlers vurderinger: Saken bør behandles og ses i sammenheng med sak 042/13 Eventuell selskapskontroll i Dalane Miljøverk IKS (DIM) og sak 043/13 Kontrollutvalgets årsplan for Fremgår av sammendrag. Alternative løsninger: Fremlegges ikke. ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Plan for selskapskontroll Eigersund kommune - k-styrevedtak Plan for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon Eigersund kommune - k-styrevedtak Prosjektmandat - eierskapsforvaltning Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I Rogaland Revisjon IKS Utkast til plan for forvaltningsrevisjon Eigersund kommune 3 U Kontrollutvalget Plan for forvaltningsrevisjon I Rogaland Revisjon IKS Plan for selskapskontroll Eigersund kommune - k-styrevedtak I Kontrollutvalget Plan for forvaltningsrevisjon I Rogaland Revisjon IKS Plan for forvaltningsrevisjon Eigersund kommune - k-styrevedtak I Rogaland Revisjon IKS Prosjektmandat - eierskapsforvaltning Parter i saken: Side 11 av 123 3

12 Side 12 av 123

13 Side 13 av 123

14 Side 14 av 123

15 Side 15 av 123

16 Side 16 av 123

17 Side 17 av 123

18 Side 18 av 123

19 Side 19 av 123

20 Side 20 av 123

21 Side 21 av 123

22 Side 22 av 123

23 Side 23 av 123

24 Side 24 av 123

25 Side 25 av 123

26 Side 26 av 123

27 Side 27 av 123

28 Side 28 av 123

29 Side 29 av 123

30 Side 30 av 123

31 Side 31 av 123

32 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-026, FA-M50 Arkivsaksnr.: 12/1988 Journalpostløpenr.: 13/31747 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 042/13 Kontrollutvalget Eventuell selskapskontroll i Dalane Miljøverk IKS (DIM) - Vedtak fra kontrollutvalget i Sokndal kommune Sammendrag: I møte den traff kontrollutvalget slik vedtak: KON-032/13 Vedtak: 1: Utvalgets leder, Sølvi Ege, kontakter kontrollutvalgene i kommunene Sokndal og Bjerkreim og undersøker muligheten for å sette av midler til en selskapskontroll med eventuell forvaltningsrevisjon i budsjettene for : Sak «Bestilling av Prosjektmandat: Selskapskontroll av Dalane Miljøverk IKS» utsettes til møte i februar : Kontrollutvalget ber Rogaland Revisjon IKS utarbeide forslag til prosjektmandat for forvaltningsrevisjon av Eigersund kommunes eiendomsforvaltning til kontrollutvalgets møte 21. oktober Vedtaket er enstemmig. Kontrollutvalget i Sokndal stiller seg positiv til deltagelse i selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Dalane Interkommunale Miljøverk IKS. Dette under forutsetning av at alle eierkommunene deltar i selskapskontrollen. Vedtak fra kontrollutvalget i Sokndal av er vedlagt saken. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Forslag til vedtak : Vedtak fra kontrollutvalget i Sokndal av tas til orientering. Saken avklares videre med kontrollutvalget i Bjerkreim og tas opp i møtet i februar 2014 iht. tidligere vedtak KON- 032/13. Eventuell tidligere politisk behandling: Kontrullutvalget sak 032/13 i møte Side 32 av 123

33 Saksbehandlers vurderinger: Fremgår av sammendrag. Økonomiske konsekvenser: Utredes i ~ o ~ Alternative løsninger: Fremlegges ikke. ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Eventuell selskapskontroll for DIM - vedtak fra kontrollutvalget i Sokndal Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I Rogaland Revisjon IKS Utkast - Plan for selskapskontroll 3 U Kontrollutvalget Plan for selskapskontroll Dalane Miljøverk IKS 6 I Rogaland Revisjon IKS Prosjektmandat - Eiendomsforvaltning - forvaltning, drift og vedlikehold 8 I Kontrollutvalget i Eventuell selskapskontroll for DIM - vedtak fra Sokndal kontrollutvalget i Sokndal Parter i saken: Side 33 av 123 2

34 Side 34 av 123

35 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-146, FE-033 Arkivsaksnr.: 13/2443 Journalpostløpenr.: 13/31914 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 044/13 Kontrollutvalget Årsplan for kontrollutvalget 2014 Sammendrag: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til årsplan for kontrollutvalget for Den bygger på samme mal som Ved utarbeidelse av planen er det tatt utgangspunkt i kontrollutvalgets lovfestede arbeidsoppgaver, vedtatte planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll samt de oppgaver som vi allerede er kjent med at vil komme i De tiltak kontrollutvalget igangsetter i 2014 må i tillegg ses i sammenheng med kontrollutvalgets budsjett. Budsjett for kontrollutvalget blir endelig vedtatt av kommunestyret 16. desember d.å. Årsplanen må også ses i sammenheng med de vedtak utvalget treffer ved vurderingen av evt. rullering av plan for selskapskontroll og plan for forvaltningsrevisjon m.v. Forslaget til plan fremlegges for godkjenning av kontrollutvalget, og vil bli oversendt kommunestyret til orientering med kontrollutvalgets eventuelle endringer. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Sekretærens forslag til vedtak : 1. Kontrollutvalget vedtar den fremlagte årsplanen for Årsplanen oversendes kommunestyret til orientering. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternative løsninger ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Årsplan kontrollutvalget - Eigersund kommune 2014 Side 35 av 123

36 Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 2 I Kontrollutvalget Årsplan kontrollutvalget - Eigersund kommune 2014 Parter i saken: Side 36 av 123 2

37 Side 37 av 123

38 Side 38 av 123

39 Side 39 av 123

40 Side 40 av 123

41 Side 41 av 123

42 Side 42 av 123

43 Side 43 av 123

44 Side 44 av 123

45 Side 45 av 123

46 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-210 Arkivsaksnr.: 13/2454 Journalpostløpenr.: 13/31865 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 045/13 Kontrollutvalget Økonomisk situasjon i kultur- og oppvekstavdelingen Sammendrag: Fredag ble det avholdt ekstraordinært formannskapsmøte vedrørende en økonomisk situasjon som har oppstått i kultur- og oppvekstavdelingen. Kontrollutvalgets leder var tilstede i møtet. Saken er også omtalt i Dalane Tidende mandag Saken dreier seg om ikke innrapportert merforbruk som får konsekvenser for regnskapet for 2013 og budsjettet for Rådmannen stiller og redegjør for saken i Kontrollutvalgets møte 9. desember Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Forslag til vedtak : Rådmannens redegjørelse tas til orientering. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny redegjørelse for status i saken til kontrollutvalgets møte i februar eller april Saksbehandlers vurderinger: Fremgår av sammendrag. ~ o ~ Alternative løsninger: Ingen. ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Ingen Parter i saken: N/A Side 46 av 123

47 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-232 Arkivsaksnr.: 13/2444 Journalpostløpenr.: 13/31749 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 046/13 Kontrollutvalget Redegjørelse for status Verransaken. Sammendrag: I kontrollutvalgets møte den ble det fremlagt e-post fra kommunalsjef Tore L. Oliversen, hvor det ble redegjort for status i forbindelse med arbeidsgiverkontrollen i Eigersund kommune. I denne forbindelse tilbudte kommunalsjefen seg å møte og informere nærmere om status i den s.k. Verran-saken. Saken omhandler redusert skatteinngang til Eigersund kommune som følge av feilregistrering av et større antall utenlandske arbeidstakere mens de har vært utleid til Aker Solutions i Egersund. Kontrollutvalget ønsket at kommunalsjefen stiller i møtet 09. desember og redegjør for status. Det ble truffet slikt vedtak: KON-039/13 (1) Vedtak: 1: Redegjørelsen tas til orientering. 2: Kontrollutvalget anmoder om at kommunalsjefen stiller i kontrollutvalgets møte den og informerer om «Verransaken». Vedtaket er enstemmig. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Forslag til vedtak : Kommunalsjefens orientering tas til etteretning. Eventuell tidligere politisk behandling: Vedtak i kontrollutvalget sak 39/13. Andre opplysninger / fakta i saken: Saksbehandlers vurderinger: Fremgår av sammendrag. Økonomiske konsekvenser: Ingen Side 47 av 123

48 Alternative løsninger: Fremlegges ikke. Dokumenter - vedlagt saken: Ingen. Saksreferatet fremgår av protokollen for møtet , som er inntatt som sak 040/13 til innkallingen. Parter i saken: Side 48 av 123 2

49 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-033 Arkivsaksnr.: 13/2445 Journalpostløpenr.: 13/31750 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 047/13 Kontrollutvalget Arbeidsmetodikk i kontrollutvalget Sammendrag: I møte den drøftet kontrollutvalget generelt hvordan utvalget bør arbeide, og om det er rutiner mht. arbeidsfordeling/arbeidsmetodikk, fordeling av saksområder e.l. som kan etableres eller forbedres for at kontrollutvalget kan bli enda mer proaktive. Det var enighet om å sette temaet på agendaen for neste møte. Det ble truffet slikt vedtak: KON-039/13 (2) Vedtak: Kontrollutvalgets arbeidsmetodikk og rutiner settes på agendaen til kontrollutvalgets møte Alle gjør seg opp en oppfatning om temaet til neste møte. Vedtaket er enstemmig. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Forslag til vedtak : Sekretariatet fremmer ikke forslag til vedtak i denne saken ettersom dette vil bero på drøftelsen i møtet. Eventuell tidligere politisk behandling: Kontrollutvalgets møte sak 039/13 Saksbehandlers vurderinger: Fremgår av sammendrag. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Side 49 av 123

50 Alternative løsninger: Fremlegges ikke. ~ o ~ ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Ingen. Saksreferetatet fremgår i sin helhet av protokollen for møtet , som er inntatt som sak 040/13 til innkallingen. Parter i saken: Side 50 av 123 2

51 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-033 Arkivsaksnr.: 13/2278 Journalpostløpenr.: 13/30063 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 048/13 Kontrollutvalget Referatsaker til kontrollutvalgets møte Sammendrag: Kopi av ulike skriv/meldinger som utvalget skal orienteres om. Dersom utvalget har merknader til det enkelte skriv/melding, må dette gjøres med vedtak etter forslag fra et eller flere medlemmer. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Referatsaker som legges frem for utvalget : Sakene legges frem uten innstilling/merknad fra administrasjonen. 1. Møteinnkalling Havnestyret Innkalling til representantskapsmøte i Dalane Miljøverk IKS Møteinnkalling Havnestyret Kommunestyrets behandling av forvaltningsrevisjon av området «Integrering» Vedlagt følger kommunestyrets vedtak knyttet til behandling av forvaltningsrevisjon av området «Integrering». Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg Prosjekt for forvaltningsrevisjon - integrering Innkalling til representantskapsmøte i Dalane Miljøverk IKS Møteinnkalling - Havnestyremøte Møteinnkalling - Havnestyremøte Side 51 av 123

52 Side 52 av 123

53 Side 53 av 123

54 Side 54 av 123

55 Side 55 av 123

56 Side 56 av 123

57 Side 57 av 123

58 Side 58 av 123

59 Side 59 av 123

60 Side 60 av 123

61 Side 61 av 123

62 Side 62 av 123

63 Side 63 av 123

64 Side 64 av 123

65 Side 65 av 123

66 Side 66 av 123

67 Side 67 av 123

68 Side 68 av 123

69 Side 69 av 123

70 Side 70 av 123

71 Side 71 av 123

72 Side 72 av 123

73 Side 73 av 123

74 Side 74 av 123

75 Side 75 av 123

76 Side 76 av 123

77 Side 77 av 123

78 Side 78 av 123

79 Side 79 av 123

80 Side 80 av 123

81 Side 81 av 123

82 Side 82 av 123

83 Side 83 av 123

84 Side 84 av 123

85 Side 85 av 123

86 Side 86 av 123

87 Side 87 av 123

88 Side 88 av 123

89 Side 89 av 123

90 Side 90 av 123

91 Side 91 av 123

92 Side 92 av 123

93 Side 93 av 123

94 Side 94 av 123

95 Side 95 av 123

96 Side 96 av 123

97 Side 97 av 123

98 Side 98 av 123

99 Side 99 av 123

100 Side 100 av 123

101 Side 101 av 123

102 Side 102 av 123

103 Side 103 av 123

104 Side 104 av 123

105 Side 105 av 123

106 Side 106 av 123

107 Side 107 av 123

108 Side 108 av 123

109 Side 109 av 123

110 Side 110 av 123

111 Side 111 av 123

112 Side 112 av 123

113 Side 113 av 123

114 Side 114 av 123

115 Side 115 av 123

116 Side 116 av 123

117 Side 117 av 123

118 Side 118 av 123

119 Side 119 av 123

120 Side 120 av 123

121 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-033 Arkivsaksnr.: 13/2280 Journalpostløpenr.: 13/30065 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Bjørn Martin Øvrebø Svendsen Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 049/13 Kontrollutvalget Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte Sammendrag: Spørsmål/Orienteringer som kommer i møtet. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Spørsmål/orienteringer i møtet : Side 121 av 123

122 Oversikt over kontrollutvalgets faste medlemmer for valgperioden Kontrollutvalget 5 representanter Telefon E-post Leder: Sølvi Ege Eigesveien Hellvik KrF solvi.ege@gmail.com Nestleder: Harald Oddsen Havsø Gamleveien Egersund H harald.havso@yahoo.com ARBEIDERPARTIET 1 representanter AP Elin Svanes Hjørungnes Beverveien Egersund AP elin-svanes.hjorungnes@fiskeridir.no FREMSKRITTSPARTIET 1 representanter Alf Håkon Hetland Eiaveien Helleland FrP alf.haakon.hetland@gmail.com HØYRE 1 representanter Nestleder: Harald Oddsen Havsø Gamleveien Egersund H harald_havso@yahoo.com KRISTELIG FOLKEPARTI representant Leder: Sølvi Ege Eigesveien Hellvik KrF solvi.ege@gmail.com SENTERPARTIET 1 Representant Svein Olav Tengesdal Åseveien Egersund SP s-ola-te@online.no Vararepresentanter i rekkefølger: Lisebeth Kjos-Hansen, Johan Feyersgt Egersund V lisebeth@rodvelt.no June Stuen Gamleveien Egersund SV junestuen@hotmail.com Kenneth Pedersen Ruskebakken 13 B 4375 Hellvik KRF kenped@live.com Lilly Remme Brunel Prestegårdsveien Egersund H lilly.br@dabb.no Bitten Fugelsnes Aarstadgaten Egersund AP bittenfu@online.no Pr Side 122 av 123

123 Politisk sekretariat Sekretariatet har bl.a ansvaret for å yte service til kommunens folkevalgte, og har også sekretariatsfunksjonene for kommunestyret, formannskapet, planteknisk utvalg, administrasjonsutvalget, felles brukerutvalg og særskilt klagenemnd. Det er politisk sekretariat som har den praktiske oppgaven med oppsett av sakslister, utsendelse av saksdokumenter, publisering, protokoll m.m. Utvalgslederen har imidlertid ansvaret for å godkjenne sakslisten før utsendelse. Ønsker du kopi av saksdokumenter til noen av sakene i kommunestyret, formannskap eller noen av utvalgene, evt at du har andre spørsmål angående politiske utvalg, kan du kontakte oss i sekretariatet. Du finner også saksdokumenter til det enkelte møte på kommunens internettsider Faglige spørsmål om enkelte saker bør rettes til den enkelte saksbehandler. Dersom du ikke vet hvem som er saksbehandler, vil vi hjelpe deg frem til rette vedkommende. Organisatorisk ligger politisk sekretariat i Seksjon interne tjenester i Sentraladministrasjonen. Seksjonen ledes av informasjonssjefen. Adresse / telefonnr. m.m. Postadresse: Politiske sekretariat, Eigersund kommune Besøksadresse: Postboks 580, 4379 Egersund Rådhusets 4 etasje, Bøckmans gate 2, 4270 Egersund. Telefaks: Følg kommunen på Facebook: og Navn Direkte telefon E-post Sekretær for utvalg Informasjonssjef Leif E Broch / Mob.: leif.broch@eigersund.kommune.no Kommunestyre, formannskap, særskilt klagenemnd. Politisk sekretær Randi Haugstad Mob.: randi.haugstad@eigersund.kommune.no Planteknisk utvalg, felles brukerutvalg, arbeidsmiljøutvalget, Politisk sekretær Målfrid Espeland Politisk sekretær Irene Randen Mob.: Mob.: maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no irene.randen@eigersund.kommune.no Trykking, publisering, oppsett/oppfølging, samt kontaktperson for forfall til kommunestyre og formannskap. Administrasjonsutvalget, avlønning og økonomi. Kontrollutvalget Fordi kontrollutvalget har en kontrollfunksjon av både administrasjonen og revisjonen, kan ikke politisk sekretariat ha sekretariatsfunksjonen til kontrollutvalget. Kontrollutvalget har derfor sin sekretariatsfunksjon hos Deloitte Advokatfirma AS Stavanger. Bjørn Martin Øvrebø kontrollutvalget@eigersund.kommune.no Kontrollutvalget. Side 123 av 123