Oppfølging av byggeprosjekt

Transkript

1 Oppfølging av byggeprosjekt Hitra kommune Januar 2010

2

3 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Hitra kommunes kontrollutvalg i perioden september-09 t.o.m. januar-10. Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt- Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, 25. januar 2010 Anne Gråberg /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Ann Jorid Kjørsvik Hyttnes /s/ Prosjektmedarbeider Oppfølging av byggeprosjekter 3

4 Sammendrag Kontrollutvalget i Hitra kommune har, gjennom sitt sekretariat, gitt Revisjon Midt-Norge IKS i oppdrag å gjennomføre en forvaltningsrevisjon om oppfølging av byggeprosjekter i kommunen (brev av ). I plan for forvaltningsrevisjon er målsettingen og rammene for prosjektet nærmere beskrevet: Et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor dette området vil innebære en gjennomgang av kommunens oppfølging av byggeprosjekter og kvaliteten på den rapportering som gis, både under planlegging, underveis i prosjektet og ved avslutning av prosjektet. Vi vil her sette fokus på planlegging samt oppfølging og rapportering underveis i form av rapportering på status, fremdrift og økonomi for å sikre at riktige beslutningstakere har oppdatert og korrekt styringsinformasjon til enhver tid. Det vil også være aktuelt å se på oppfølging av nybygg etter ferdigstillelse for å sikre at rettigheter knyttet til garantier m.v. følges opp. Etter revisors oppfatning vil det i et slikt prosjekt være hensiktsmessig å belyse problemstillingene ved å følge et konkret byggeprosjekt. Revisor ser det da som naturlig å følge et byggeprosjekt som er av betydelig størrelse og hvor bygget er tatt i bruk. Revisor valgte derfor i dette prosjektet å ha fokus på utbyggingen av Fillan skole. I kapittel 3 presenteres problemstillinger, revisjonskriterier og metode for datainnsamling og -analyse i denne forvaltningsrevisjonen. Problemstillingene for undersøkelsen har vært: Har Hitra kommune hatt en betryggende planlegging og oppfølging av byggeprosjektet Fillan skole, som sikrer at prosjektet er gjennomført innenfor de rammer som kommunestyret har vedtat?. Denne belyses ved følgende delproblemstillinger: 1. Er byggeprosjektets planlegging gjennomført i henhold til kommunens rutiner, god prosjektstyring og kommunestyrets vedtak? 2. Hvilke rutiner har kommunen for oppfølging av prosjektet i byggeprosessen? 3. Er økonomistyringen av prosjektet i henhold til kommunestyrets vedtak og god prosjektstyring? 4. Følger kommunen opp prosjektet innenfor garantitiden? Utgangspunkt for kriterier har vært kommunens vedtak om utbygging av Fillan skole, kommunens økonomireglement, NKK's forslag til økonomireglement samt anerkjent teori for god prosjektstyring av Rolstadaas og Westerhage. Intervju med nåværende og tidligere driftsleder, kommunalsjef for oppvekst og kultur, rektor ved Fillan skole og ekstern byggeleder utgjør sammen med opplysninger i saksutredninger tilknyttet utbyggingen av Fillan skole, det viktigste informasjonsgrunnlaget i rapporten. I tillegg er rådmann og økonomileder intervjuet, og det er hentet ut data fra kommunens regnskapssystem. Et rapportutkast har vært på høring, og verifisert referat fra høringsmøtet er vedlagt rapporten. På bakgrunn av denne informasjonen har revisor konkludert med at Hitra kommune har hatt en betryggende planlegging og oppfølging av byggeprosjektet Fillan skole, som sikrer at prosjektet er gjennomført innenfor de rammer som kommunestyret har vedtatt. Revisors konklusjoner på delproblemstillingene vil utdype og moderer dette inntrykket noe. Konklusjonen på delproblemstilling en er at planleggingen delvis er gjennomført i henhold til kommunens rutiner, god prosjektstyring og kommunestyrets vedtak. Revisor savner at de forskjellige gruppene som er satt ned i forbindelse med byggeprosjektet har retningslinjer som beskriver hva deres ansvar og myndighetsområde er, utover mandat gitt i det enkelte kommunestyrevedtak, slik at dette er klart for alle involverte parter. 4 Oppfølging av byggeprosjekter

5 Saksfremlegget til oppstartsvedtaket mangler en del sentral informasjon. Dette er forprosjekttegninger, fremdriftsplan/ferdigstillelse og mangler i beskrivelsene av driftsmessige konsekvenser. Kommunens vedtatte økonomireglement dekker etter revisors vurdering alle sentrale rutiner for saksbehandling av et byggeprosjekt. Det er viktig at disse rutinene blir gjort kjent og tatt i bruk i kommunens administrasjon. Konklusjonen på delproblemstilling to og tre er at kommunen i hovedsak har rutiner for oppfølging av prosjektet under selve byggeprosjektet, som er i samsvar med kommunens økonomireglement og teori om god prosjektstyring og at økonomistyringen av prosjektet er i henhold til kommunestyrets vedtak og god prosjektstyring. Muntlige orienteringer til oppvekstkomite er etter revisors vurdering ikke tilstrekkelig. Kommunens rapporteringsrutiner kan beskrives mer detaljert. Det er viktig å ha detaljerte rapporteringsrutiner for byggeprosjekt med varighet over flere år. Rapporteringen bør derfor ha fokus på kontraktene med leverandør, avvik fra disse og om dette medfører endringer av vedtatte kostnadsrammer for prosjektet. Det kan også i tekstdelen beskrives fremdriftsprognoser, årsaker til avvik fra opprinnelige planer samt status på sikkerhetsmarginen for byggeprosjektet. Rapporteringen fra byggeleder til kommunen under byggeprosessen er noe mangelfull. Revisor savner skriftlige månedlige rapporter fra byggeleder. Totalkostnaden på prosjektet er i hovedsak i samsvar med vedtatt bevilgning. Prosjektet ble også ferdigstilt i henhold til fremdriftsplanen og tatt i bruk til skolestart høsten Konklusjonen på delproblemstilling fire er at kommunen har fulgt opp prosjektet, så langt, i garantitiden. Kommunen mangler retningslinjer for oppfølging av prosjekter under garantitiden, økonomireglementet omhandler heller ikke noe om dette. Revisor anbefaler Hitra kommune følgende: Å oppdatere økonomireglementet i tråd med de forhold som nevnes i rapporten, og å sørge for at reglementet etterleves ved alle byggeprosjekter. Oppfølging av byggeprosjekter 5

6 6 Oppfølging av byggeprosjekter

7 Innholdsfortegnelse Sammendrag Innledning Bestilling Oppfølging av byggeprosjekt i kommunen Bakgrunn for utbygging av Fillan skole Problemstillinger, avgrensninger, revisjonskriterier og metode Problemstilling Avgrensning Metode Revisjonskriterier Planleggingen av byggeprosjektet Revisjonskriterier Resultat av datainnhenting Revisors vurdering Rutiner for oppfølging av prosjektet og økonomistyringen Revisjonskriterier Datainnhenting Revisors vurdering Oppfølging under garantitiden Revisjonskriterier Datainnhenting Revisors vurdering Høring Konklusjon og anbefalinger Konklusjon Anbefaling Kilder Vedlegg Oppfølging av byggeprosjekter 7

8 1 Innledning 1.1 Bestilling Prosjektet ble prioritert i plan for forvaltningsrevisjon, som ble vedtatt i kommunestyrets møte den Kontrollutvalget vedtok i sak 6/09 å bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på oppfølging av byggeprosjekter i Hitra kommune. I plan for forvaltningsrevisjon er målsettingen og rammene for prosjektet nærmere beskrevet: Et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor dette området vil innebære en gjennomgang av kommunens oppfølging av byggeprosjekter og kvaliteten på den rapportering som gis, både under planlegging, underveis i prosjektet og ved avslutning av prosjektet. Vi vil her sette fokus på planlegging samt oppfølging og rapportering undeveis i form av rapportering på status, fremdrift og økonomi for å sikre at riktige beslutningstakere har oppdatert og korrekt styringsinformasjon til enhver tid. Det vil også være aktuelt å se på oppfølging av nybygg etter ferdigstillelse for å sikre at rettigheter knyttet til garantier m.v. følges opp. Kontrollutvalgssekreteriat Midt-Norge IKS (KonSek) bestilte, på vegne av kontrollutvalget, forvaltningsrevisjonen i brev av I kontrollutvalgets bestilling i sak 6/09 ble det i vedtaket foretatt en tilføyning: Kontrollutvalget ber i tilknytning til saken om at Revisjon Midt-Norge IKS gjennomgår regnskapet for samarbeidsprosjektet "Fillan Kirkegård v/kirkelig fellesråd" for å kartlegge fordelingen av utgiftene mellom de involverte partene. I prosjektavtalen som er inngått mellom KonSek og Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) den vises det til at siste avsnitt i kontrollutvalgets vedtak ikke tilhører selve bestillingen av forvaltningsrevisjonen. Dette området vil derfor ikke være en del av prosjektet som RMN skal gjennomføre. Etter revisors oppfatning vil det i et slikt prosjekt være hensiktsmessig å belyse problemstillingene ved å følge et konkret byggeprosjekt. Revisor ser det da som naturlig å følge et byggeprosjekt som er av betydelig størrelse og hvor bygget er tatt i bruk. Revisor valgte derfor i dette prosjektet å ha fokus på utbyggingen av Fillan skole. 1.2 Oppfølging av byggeprosjekt i kommunen Gjennomføring av byggeprosjekt kan deles inn i ulike faser. Første fase er integrerings- og planleggingsfasen som vurderer kommunens behov for nytt bygg og utforming av dette. I fase to vedtas oppstart av byggeprosjektet hvor anskaffelser og gjennomføringsfasen startes. Gjennomføringsfasen varer til bygget er ferdig og tas i bruk. I de ulike fasene er det viktig at kommunen har en effektiv byggeprosess, hensiktsmessig prosjektstyring og organisering av ansvar for å sikre at byggeprosjektet utføres i samsvar med kommunestyrets vedtak. Det er også viktig at kommunen gjennomfører byggeprosjektet i samsvar med lov og forskrift, egne rutiner og god praksis. Dette for å oppnå effektiv bruk av kommunens ressurser til det beste for innbyggerne i kommunen og som er i samsvar med kommunelovens formål Bakgrunn for utbygging av Fillan skole Fillan skole er Hitra kommunes største skole med totalt 328 elever 2 i trinn. Skolen er ungdomsskole for hele kommunen. Skolen ble opprinnelig bygd på 60-tallet og ble tatt i bruk i for en rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale og fylkeskommunal fellesinteresser innenfor rammene av det nasjonale fellesskap og med sikte på en bærekraftig utvikling. 2 Tall hentet fra høsten Oppfølging av byggeprosjekter

9 Det er ikke utført større ombygginger siden skolen ble bygd. Skolen var sterkt preget av slitasje. I tillegg var det behov for å tilpasse skolen til dagens krav til skoledrift. Endelig finansiering og oppstart ble behandlet i KS-157/06, hvor det ble vedtatt en kostnadsramme på 49,67 mill. kroner. Utbyggingen omfatter et nybygg på 910 m2 og i tillegg en omfattende renovering av eksisterende areal på m2. Kommunen har hatt som intensjon å kunne sertifisere ny-skolen som en Grønt-flagg skole. Dette er en miljøsertifiseringsordning rettet mot grunnskoler, barnehager og videregående skoler. Bygget skulle være innflyttingsklart til skolestart høsten Prosjektet har senere medført noen tilleggsbevilgninger. Dette skyldes i hovedsak to forhold. For det første ekstrakostnader i tilknytting til enøk-tiltak og for det andre strukturendringer grunnet overflytting av trinn fra andre skoler i kommunen. Strukturendringene medførte at nytt klasserom måtte bygges. Disse tilleggsbevilgningene ble vedtatt av kommunestyret i budsjettvedtak for 2007 i k- sak 166/07 samt k-sak 70/08. Totalrammen for prosjektet er etter disse vedtakene kommet opp i 54,3 millioner kroner. Oppfølging av byggeprosjekter 9

10 2 Problemstillinger, avgrensninger, revisjonskriterier og metode I dette kapitlet redegjører vi for hvilke problemstillinger som er utgangspunktet for undersøkelsen, og hvilke revisjonskriterier som revisor bygger sine vurderinger og konklusjoner på. Metode og avgrensninger i prosjektet synliggjøres også her. 2.1 Problemstilling Hovedproblemstillingen i prosjektet er: Har Hitra kommune hatt en betryggende planlegging og oppfølging av byggeprosjektet Fillan skole, som sikrer at prosjektet er gjennomført innenfor de rammer som kommunestyret har vedtatt? For å besvare hovedproblemstillingen belyses fire delproblemstillinger. Disse er: 1. Er byggeprosjektets planlegging gjennomført i henhold til kommunens rutiner, god prosjektstyring og kommunestyrets vedtak? 2. Hvilke rutiner har kommunen for oppfølging av prosjektet i byggeprosessen? 3. Er økonomistyringen av prosjektet i henhold til kommunestyrets vedtak og god prosjektstyring? 4. Følger kommunen opp prosjektet innenfor garantitiden? 2.2 Avgrensning Revisor har i prosjektet hatt fokus på kvaliteten på rapportering i byggeprosjektets ulike faser for å sikre oppdatert og korrekts styringsinformasjon til riktig beslutningstaker. Prosjektet omfatter ikke vurderinger rundt anbudsrundene, valg av entrepriseform og om kommunen har fulgt regelverket for offentlige anskaffelser. 2.3 Metode Revisor har i prosjektet gjennomført intervju/møter med rådmann, tidligere og nåværende driftssjef, kommunalsjef for oppvekst og kultur, rektor ved Fillan skole og ekstern byggeleder. I tillegg har vi hatt oppfølgings- og avklaringssamtaler med disse samt avklaringer ved bruk av e-post. Alle intervju er verifisert. Vi har gjennomført dokumentanalyse av relevante saksdokumenter og rutiner for byggeprosjektet. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor har sammen med prosjektmedarbeider deltatt i prosjektet, og en styringsgruppe har kvalitetssikret gjennomføringen av forvaltningsrevisjonen. 2.4 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er målestokken i en forvaltningsrevisjon og skal hentes fra såkalte autoritative kilder; kilder som kan fastslå hvordan tilstanden på et område bør være. Typiske revisjonskriterier er lovverk og politiske vedtak. Revisors vurdering og konklusjoner bygger på en vurdering av opplysninger fra undersøkelsen med revisjonskriteriene. I prosjektet benyttes kriterier fra lovtekst og forskrifter, vedtak i kommunestyret, og øvrige relevante kilder. I prosjektet benyttes også kriterier fra anerkjent litteratur som brukes i undervisning i fagene prosjektledelse og prosjektstyring skrevet av Westerhage 3 og Rolstadås 4. Westerhages teori om prosjektarbeid beskriver et begrepsmessig rammeverk som gir en grunnleggende forståelse av hva styring, organisering og ledelse av prosjekter innebærer. Den gir og en beskrivelse av hva prosjektarbeid er, samt aktuelle metoder og teknikker som er viktige å ha kunnskap om. 3 Prosjektarbeid - utviklings og endringskompetanse - Harald Westerhage Praktisk prosjektstyring - Asbjørn Rolstadås Oppfølging av byggeprosjekter

11 Rolstadås teori beskriver praktisk prosjektstyring generelt uten å være rettet mot spesifikk bransje. Boken dekker og teori om prosjektledelse, forankring av prosjekt samt beskriver enterpriseformer ved bygg-og anleggsvirksomhet. Den presenterer praktiske metoder og teknikker basert på de nyeste prinsipper som anvendes i næringsliv og forvaltning. I prosjektet benyttes også kriterier fra forslag til økonomireglement som Forbund for kommunal økonomiforvaltning og skatteinnfordring 5 har laget. Anbefalinger fra teoretisk litteratur gis ikke like stor tyngde i forvaltningsrevisjon som kriterier hentet fra lovbestemmelser og vedtak fattet i kommunens egne besluttningsorganer. Revisor finner det allikevel nyttig og hensiktsmessig å benytte disse som kriterier ut i fra anbefalinger om god prosjektstyring. Revisjonskriteriene blir nærmere beskrevet under hver delproblemstilling. 3 Planleggingen av byggeprosjektet I dette kapitlet presenteres kriterier, data og vurderinger i forbindelse med delproblemstilling 1, om planleggingen av byggeprosjektet er i samsvar med kommunens rutiner, kommunens vedtak og god prosjektplanlegging 3.1 Revisjonskriterier Kommunestyrevedtak - oppstart av bygging Fillan skole Revisor vil i delproblemstillingen fokusere på om planleggingen er i samsvar med vedtatte kostnadsrammer på 49,67 mill. kroner Retningslinjer i kommunens økonomireglement Kommunen har i sitt økonomireglement, kap. 8, retningslinjer for enhetlig behandling og styring av investeringsprosjekter. Revisor vil benytte disse som kriterium i delproblemstillingen. Retningslinjene viser til at alle rammeområder skal legge reglementet til grunn for sine bygge- og anleggsprosjekter uansett organisering av det politiske og administrative apparat opprettet for å håndtere prosjektet. Det henvises i denne forbindelse spesielt til bestemmelsene om hva som skal foreligge av økonomiske data før byggingen/investeringen iverksettes. Rutinene omhandler blant annet forholdet til kommunens plansystemer, investeringer utenom økonomiplan og årsbudsjett, initiativ, forslag til bevilgning, administrasjon, forprosjekt, detaljregnskap, byggestart, oppfølging i byggetiden, prosjektregnskap, tilleggsbevilgninger, overtakelse og sluttregnskap. Kommunelovens krav til økonomiplan og oppstart av investeringsprosjekter 44 Økonomiplan nr. 3 og 4 Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Planen skal være satt opp på en oversiktlig måte. I økonomiplanen skal det for hvert enkelt år anvises direkte for de utgifter og oppgaver som er ført opp. Organisering I teori av Westerhage (side 105) beskrives krav til organisering av prosjektarbeid. Han sier at det finnes ingen organisasjonsform som under alle omstendigheter er den beste, den må tilpasses den oppgaven som skal løses og den organisasjonsformen kommunen har. Det er likevel noen momenter som er viktig, og som er sammenfallende for alle prosjekter som gjennomføres. Westerhagen sier at det må være klart for alle som arbeider i organisasjonen hvor de hører hjemme og hvor de skal henvende seg for å få tak i det de trenger for å utføre sine oppgaver. Spesielt er det viktig at fordeling av ansvar og myndighet er kjent for alle. 5 Forbund for kommunal økonomiforvaltning og skatteinnfordring, heretter forkortet med NKK. Oppfølging av byggeprosjekter 11

12 3.2 Resultat av datainnhenting Fillan skole ble behandlet og vedtatt oppstart i k-sak 157/06 Vedtaket om oppstart av utbygging Fillan skole ble fattet av kommunestyret den , og ble også innbakt i budsjettet for 2007 og Det er i vedtaket tatt inn hvordan utbyggingen skal finansieres samt kontostreng. I saksfremlegget er det vedlagt en rapport som benyttes som grunnlag for vedtaket. I denne rapporten beskrives hva utbyggingen omfatter bygningsmessig, beskrivelse av bygningsmessig situasjon før nybygg/ombygg, intensjon om Grønt-flagg-sertifisering, effekter av utbyggingen arealmessig og økonomisk samt prosjektets investeringskostnader. Rapporten mangler beskrivelse/konkretisering av konsekvenser for daglig drift vedr. avdrags- og kapitalkostnader, samt teknisk drift (renhold, strøm osv.) ved bygget. Økonomisk konsekvens ved utførelse av selve undervisningstjenesten er beskrevet ved en reduksjon av 3 årsverk og med en konkretisering av reduserte kostnader. Rapporten beskriver heller ikke fremdriftsplan eller overtakelse/ innflyttingstidspunkt. Byggeprosjekt Fillan skole har etter oppstartsvedtaket i november 2006 fått to tilleggsbevilgninger. Dette gjelder for det første ekstrakostnader i tilknytting til enøk-tiltak (k-sak 166/07) og for det andre påbygging av et ekstra klasserom grunnet overflytting av trinn fra andre skoler i kommunen (k-sak 70/08). Begge disse bevilgningene er vedtatt av kommunestyret. Totalkostnaden for prosjektet ble etter dette kr 54,3 millioner. Organisering av planlegging av byggeprosjektet Fillan skole Følgende organisasjonskart er utarbeidet for planlegging/bygging av Fillan skole: Fig 1 Organisasjonskart for planlegging/bygging av Fillan skole Rådmann Styringsgruppe Prosjektgruppe Arbeidsgruppe ved skolen Kilde: Hitra kommune Ovennevnte organisasjon har ansvar for utarbeidelse av forprosjekt og planleggingsfasen. Det er prosjektgruppa som har selve ansvaret for forprosjektet. Prosjektleder har også ansvaret for å legge frem sak om oppstart og finansiering av prosjektet til kommunestyret. Prosjektgruppe ble ledet av kommunalsjef for oppvekst og kultur (senere driftsleder), og bestod for øvrig av rektor, arkitekt og ekstern byggeleder (etter at denne ble engasjert). Styringsgruppa ble ledet av rådmann, og besto av driftsleder, kommunalsjef for oppvekst og kultur samt rektor ved skolen. Styringsgruppa er selve bindeleddet og forankringen opp mot den øverste ledelsen av kommunen. Det foreligger ikke beskrivelser av roller og ansvar for de nedsatte gruppene under planleggingsfasen. 12 Oppfølging av byggeprosjekter

13 Arbeidsgruppa ved skolen ble ledet av rektor og besto også av inspektør, verneombud og foreldrerepresentanter. Arbeidsgruppa har medvirket til at brukerne av skolen har fått sagt sitt ved utarbeidelse av forprosjektet og detaljprosjektering. I henhold til uttalelser fra rektor og kommunalsjef, har det under planleggingen vært stort innslag av brukermedvirkning. Under forprosjekteringen har også flere fra gruppen reist til andre nye skoler, for å se på ulike løsninger. Under forprosjekteringen har det også vært engasjert arkitekt. Arkitekt blir ikke engasjert før en god del av planlegging/forprosjekteringen av f.eks. romprogram, ønsket logistikk i bygget, materialvalg osv. er godt vurdert/gjennomtenkt. Arkitekt går inn som medlem i prosjektgruppen. Inngått avtale med arkitekt beskriver oppgaver og ansvar som pålegges arkitekten. Dette er bl.a. skisseprosjektering, overslag, forprosjektering, rammesøknad, detaljprosjektering, tilbudsgrunnlag, kontrahering, fargeforslag og materialvalg. Under selve byggeprosessen ble det engasjert ekstern byggeleder. Byggeleder kommuniserte med engasjert entreprenør, og rapporterte status til driftsleder/prosjektleder i kommunen. Kommunens saksbehandlingsrutiner for investerings/byggeprosjekt Kommunens økonomireglement av (endret ) beskriver kommunens rutiner for saksbehandling av investerings-/byggeprosjekt. Dette jf. rapportens kapitel 3.1 revisjonskriterier. I henhold til intervju med dagens og tidligere driftssjef, kommunalsjef oppvekst og kultur og rektor har ikke kommunen beskrevne rutiner eller retningslinjer for saksbehandling for investerings-/ byggeprosjekt. De uttaler videre at det hadde vært ønskelig å ha nedskrevne rutiner og retningslinjer for dette, men at de likevel har god kompetanse på området, da de til sammen har tilegnet seg bred erfaring med saksbehandling av investeringsprosjekter. Kommunens økonomireglement pkt 8.6 beskriver hva et forslag til bevilgning (saksfremlegg til et oppstartsvedtak) skal inneholde. Dette er: realistisk kostnadsoverslag, kontostreng, fullstendig finansiering, fremdriftsplan og likviditet og driftsmessige konsekvenser. K-sak 157/06 mangler beskrivelser av fremdriftsplan/overtakelsestidspunkt, driftsmessige konsekvenser og forprosjekttegninger. 3.3 Revisors vurdering Kommunens dokumenter, som ligger til grunn for kommunestyrets oppstartsvedtak, har noen mangler i forhold til kommunens retningslinjer i økonomireglementet. De er heller ikke i tråd med anbefalingene i Westerhages teori om prosjektplanlegging. Det som mangler er beskrivelse av fremdriftsplan (eventuelt overtakelsestidspunkt), mangelfulle beskrivelser av driftsmessige konsekvenser og forprosjekttegninger. Etter revisors vurdering er det viktig at driftsmessige konsekvenser for slike prosjekter beskrives i tilknytting til saksutredningen til beslutningstaker, da dette er viktige opplysninger for om prosjektet skal settes i gang eller ikke. Revisor ser at kommunen har vedtatt et økonomireglement med detaljert beskrivelse av saksbehandlingsrutiner knyttet til byggeprosjekter. Rutinebeskrivelsen sikrer etter revisors vurdering at dokumenter som legges ved vedtak om bygging og endringer underveis er i samsvar med god praksis på området og i samsvar med god prosjektstyringsteori. Økonomireglementet dekker etter vår vurdering alle sentrale rutiner for saksbehandling av et byggeprosjekt. Ansattes uttalelser om at det hadde vært behov for nedskrevne rutiner og retningslinjer for saksbehandling av investeringsprosjekter, kan tyde på at økonomireglementet ikke er gjort kjent og tatt i bruk i kommunens administrasjon. Det er viktig at rutinene gjøres kjent i administrasjonen, dette for å sikre formålet med reglementet om lik behandling av investeringsprosjekter. Hitra kommune har ikke en politisk oppnevnt plankomite. Det blir for hvert enkelt byggeprosjekt satt ned komiteer som har oppgaver og ansvar knyttet til forprosjektering og planlegging av byggeprosjekter. Dette ble også gjort i skoleutbyggingen. Det er for utbygging av Fillan skole satt ned tre forskjellige grupper/komiteer; styringsgruppe, prosjektgruppe og arbeidsgruppe. Medlemmene i disse gruppene er i all hovedsak ansatte i kommunen, men også brukere av skolen er tatt med. Det Oppfølging av byggeprosjekter 13

14 kan se ut til at arbeidet i komiteene har fungert tilfredsstillende i dette byggeprosjektet. På generelt grunnlag ønsker revisor å bemerke at det er en mangel at det ikke foreligger noen beskrivelse av mandat eller ansvar til den enkelte gruppen. Det er viktig at oppgaver, mandat og ansvar er beskrevet, slik at planleggingen blir gjennomført på en god og effektiv måte, og at korrekte planleggingsdokumenter som danner grunnlag for videre saksgang blir utarbeidet. Dette vil være i tråd med anerkjent teori. Ifølge prosjektteorien er det viktig at brukere av bygget får være med i selve forprosjekteringen og planleggingen. Ved planleggingen av Fillan skole har rektor, lærere, vaktmester og en foreldrerepresentant deltatt i prosessen. Etter revisors syn har brukerne dermed fått god mulighet til medvirkning, i tråd med anbefalingene i teorien. Som beskrevet i kapittel 1, har prosjektet etter oppstartsvedtaket og etter byggestart blitt utvidet med enøk-tiltak og bygging av ekstra klasserom i forbindelse med strukturendringer i kommunen. I henhold til rapporten som er vedlagt i k-sak 157/06 (oppstartsvedtaket), har kommunen som mål at skolen skal få en "grønt-flagg" sertifisering. For å kunne nå dette målet må skolen ha tiltak for bl.a. strømsparing. Etter revisors vurdering kunne det vært hensiktsmessig at kommunen hadde tatt hensyn til enøk-tiltaket tidligere i planleggingsprosessen, slik at kostnadene hadde bitt hensyntatt i oppstartsvedtaket. Dette ville gitt kommunen en bedre og mer effektiv planleggingsprosess og byggeprosess. 4 Rutiner for oppfølging av prosjektet og økonomistyringen Dette kapitlet omhandler delproblemstilling 2 og 3, om oppfølgingen av prosjektet under selve byggeprosessen er i samsvar med kommunestyrets vedtak, kommunens økonomireglement og teori om god prosjektstyring. 4.1 Revisjonskriterier Kommunestyrets vedtak Revisor vil i delproblemstillingen fokusere på at gjennomføring er i samsvar med vedtatte kostnadsrammer på 54,4 mill. kroner. Kommunens økonomireglement I henhold til kommunens økonomireglement pkt skal det utarbeides sluttregnskap for prosjekter som går over år, og som har en totalkostnad på over 2 mill. kroner. Dette skal fremmes for politisk behandling senest ett år etter at overtakelse har funnet sted. Sluttregnskapet skal inneholde forslag til dekning av overskridelser eller disponering av eventuell overfinansiering. Oppfølging og rapportering I teori av Westerhage (side 85) beskrives det at oppfølging er det tredje elementet i styringsprosessen. I virkeligheten er det noe mer, oppfølgingen skal ikke bare registrere avvik vis-à-vis formelle planer, avvik i tid, kvalitet og kostnader er jo bare et symptom. Oppfølging innebærer og å søke etter årsaker og å gjøre noe med dem. Westerhage mener at oppfølging består i å: Registrere og rapportere status i prosjektet, dvs. informasjon om resultater, fremdrift, kostnader, prosjektets situasjon generelt Identifisere avvik fra mål og planer, og forklare årsaken Definere og iverksette korrigerende tiltak Evaluering av prosjektets erfaringer ved avslutning Westerhage (side 267) beskriver hvilket innhold en sluttrapport bør ha. I tillegg til innholdet i statusrapportering underveis, bør en sluttrapport i tillegg inneholde: Resultat Ressurs og tidsforbruk (økonomi og fremdrift) Hva en har lært (erfaringer) 14 Oppfølging av byggeprosjekter

15 I Rolstadås' teori (side 341) beskrives blant annet at de viktigste generelle funksjoner som ligger til prosjektleder er styring og oppfølging av prosjektets prestasjon - statusrapportering. Rolstadås mener videre at for større prosjekter bør det utarbeides månedlig statusrapporter, dette kan også gjelde for mindre prosjekter. Kravet om omfang og detaljeringsgrad må tilpasses størrelsen på prosjektet. I en månedsrapportering bør følgende prosjektoppfølgingsdata inngå: Kostnadsoversikt Kostnads- og tidsplanindekser Fremdriftsrapportering Utvikling i totalt arbeidsomfang Prognose for sluttkostnad Disponering av reserver Det er viktig at rapporten viser opprinnelig estimat, gjeldende estimat, påløpte kostnader, påløpte forpliktelser og prognoser for sluttkostnad. Det må og vises disponering av de reserver som ligger i prosjektet. Rolstadås mener at formålet med dette er å henlede prosjektledelsens oppmerksomhet på mulige kostnadsoverskridelser så tidlig at korrigerende tiltak eller kostnadsreduserende tiltak kan iverksettes. I en oppdragsrapport som omhandler byggherrens prosjektstyringsnøkkel 6 beskrives byggherrens funksjon til prosjektstyring å være: Følge opp byggherrens funksjonelle, estetiske og tekniske programkrav Ivareta administrative, kontaktsmessige og økonomiforhold NKK's anbefalte saksbehandlingsrutiner NKK har utarbeidet anbefalte rutiner for saksbehandling av investeringsprosjekt. Reglementet gir retningslinjer for enhetlig behandling og styring av investeringsprosjekter i kommunen. Det anbefales at alle sektorer/enheter skal legge reglementet til grunn for sine bygge- og anleggsprosjekter. Det henvises i denne forbindelse spesielt til bestemmelsene om hva som skal foreligge av økonomiske data før bygging iverksettes. Rutinene omhandler blant annet forholdet til kommunens plansystem, investeringsprosjekter utenom økonomiplan og årsbudsjett, initiativ, forslag til bevilgning, administrasjon, forprosjekt, detaljprosjekt, byggestart, oppfølging i byggetiden, prosjektregnskap, tilleggsbevilgninger, overtakelse og sluttregnskap. 4.2 Datainnhenting Kommunens rapporteringsrutiner Kommunens økonomireglement, pkt og 8.9.6, beskriver rutiner for oppfølging i byggetiden. Det skal bl.a. påses at byggearbeidene utføres innenfor bevilgningsrammen, samt at byggeregnskapet til enhver tid gir full oversikt. Det skal videre utarbeides prosjektregnskap for alle investeringer, og disse skal jevnlig fremlegges for aktuell komité. I tillegg til dette skal alle investeringsprosjekter gjennomgås ifbm løpende rapportering jf. kravene til rapportering i regnskapsforskriften (budsjettoppfølging). Ved intervju av driftssjef, kommunalsjef for oppvekst og kultur samt rektor kom det frem at det under byggeperioden ble foretatt muntlig rapportering til oppvekstkomiteen. Formannskapet fikk også muntlig rapportering etter behov, og kommunestyret ble orientert om større saker. Det var ikke faste rutiner for denne typen rapportering, men kun rapportering etter behov. I tillegg til dette var det faste rapporteringer i forbindelse med tertialrapporteringen til kommunestyret. Til administrativt nivå var det, som den del av rapporteringen, sendt møtereferater fra byggemøtene. Byggeleders rapportering 6 Norges byggforskningsinstitutt har utarbeidet et forslag til prosjektstyringsnøkkel for byggherre (2003). Oppfølging av byggeprosjekter 15

16 I henhold til samtale med byggeleder, har byggeleder rapportert til kommunen gjennom sine referat fra avholdte byggemøter. I referatene rapporteres det bl.a. på økonomi, fremdrift, avvik fra plan/mål, status på kontrakter/endringer. Byggeleder foretar ingen annen formell rapportering til kommunen. Byggeleders ansvar/oppgaver er beskrevet i inngått avtale om byggeledelse. Avtalen er satt opp i henhold til norsk standard. Avtalen beskriver ingen detaljerte oppgaver/ansvar, men byggeleder skal sammen med bygningsteknisk, og tekniske konsulenter bidra til å få utarbeidet anbudsforespørsel, samt delta i kontraktsbestemmelser med aktuelle entreprenører. Byggeleder skal videre på vegne av Hitra kommune, utøve byggeledelse for kontraktsarbeidene. Herunder lede byggemøter, og evt. andre særmøter, samt skrive referat av disse. I samtale med byggeleder kom det videre frem at han mottok alle fakturaer fra entreprenør. Han kontrollerte disse og attesterte før videresending til kommunen for anvisning og betaling. Han førte ikke fullstendig byggeregnskap, da kommunen førte regnskap over prosjektet. Men han førte en oversikt over tillegg/endringer på prosjektet. Byggeleder forteller også at han hadde jevnlige møter med økonomileder i kommunen for å oppdatere prosjektregnskapet ift. godkjente tillegg/endringer på prosjektet. Eventuelle avvik ble søkt avdekket. I intervju med kommunens ansatte bekreftes byggeleders beskrivelse av rutinen for fakturabehandling og oppfølging av prosjektregnskapet. Under hele byggeperioden ble det avholdt jevnlige byggemøter. Disse møtene ble avholdt ca en gang pr. uke. Det deltok alltid minst to personer fra kommunen i tillegg til innleid byggeleder på disse møtene. I tillegg til kommunens ansatte, deltok også innleide firma og entreprenører. Byggeleder hadde ansvaret for disse møtene, og skrev også referat. Det ble også på disse møtene ført avvikslister over oppgaver som ikke var blitt utført riktig eller hadde mangler. Avvikene på denne lista ble beskrevet og ikke "tatt bort" før de var sjekka ut. I intervju med kommunens ansatte kommer det videre frem at ekstern byggeleder førte byggeregnskap i henhold til norsk standard, men det var kommunen selv som førte det formelle prosjektregnskapet. Byggeleder hadde møter med økonomilederen i kommunen for å sammenstille sitt byggeregnskap med kommunens prosjektregnskap. Eventuelle avvik ble søkt avdekket. Prosjektets økonomi Følgende regnskapstall er hentet inn fra kommunens prosjektregnskap pr Kostnader Budsjett Regnskap Merknad Prosjektering/byggeledelse Totalentreprisekostnader Generelle kostnader Byggeledelse/byggestrøm mm. Sum byggekostnader Spesielle kostnader Inventar/renholdsutstyr Margin Totale prosjektkostnader Regnskapet er ikke avsluttet ennå og sluttregnskap ikke behandlet, men i henhold til prosjektleder i kommunen vil dette skje med det første, da alle utgifter som tilhører prosjektet er ført og garantibefaringen etter ett år er gjennomført. Det foreligger ikke flere utgifter på prosjektet som pr. dd. ikke bokført. I henhold til fremdriftsplan som byggeleder har utarbeidet samt kontrakter med entreprenørene var ferdigstillelse av bygget satt til Revisors vurdering Rapporteringsrutinene til kommunen er beskrevet i økonomireglementet, der det står at det skal rapporteres tertialvis til kommunestyret. Kommunen informerer og om at større avvik blir rapportert til kommunestyret. Dette er etter revisors vurdering utført iht. reglementet. Rapporteringens hyppighet til kommunestyret er også i samsvar med Westerhage og Rolstadås teori om rapportering. 16 Oppfølging av byggeprosjekter

17 Det er videre beskrevet i økonomireglementet at det skal rapporteres jevnlig til aktuell komité og at det da skal fremlegges prosjektregnskap. Det er ved dette prosjektet kun foretatt muntlige orienteringer ved behov til komité og formannskap. Det kan i dette tilfellet diskuteres om rapportering ved behov tilfredsstiller kravet til jevnlig rapportering til komité jf. økonomireglementet. Selv om det under byggeprosessen ikke oppstod vesentlige problemer, vil det etter revisors vurdering likevel være nyttig å rapportere. Ved å skriftliggjøre rapporteringen ville denne også ha blitt dokumentert og etterprøvbar. Ut over dette er ikke kommunens rapporteringsrutiner for byggeprosjekt beskrevet nærmere. Etter revisors vurdering er det viktig at kommunen har et eget oppsett for rapportering av byggeprosjekt. Større byggeprosjekt kan ha varighet over flere år, noe som medfører at rapporteringen må ha fokus på kontrakter med leverandører, endringer på disse og eventuelle endringer dette medfører på vedtatt ramme på byggeprosjektet. I tillegg må det rapporteres på endringer i sikkerhetsmargin som er satt for prosjektet. Det kan og beskrives en tekstdel hvor det gis informasjon om fremdriftsprognose og om det er avvik på vedtatte planer. Denne rapporteringen vil gjøre det enklere for kommunen å følge opp byggeprosjektet i byggeperioden og være mer i samsvar med Westerhagen og Rolstadås' teori om rapportering og oppfølging. Byggeleder foretok under byggeprosjektet kostnadskontroller ved at han mottok alle fakturaer fra entreprenøren og attesterte disse. Han førte ikke byggeregnskap, men førte oversikt over alle tillegg/endringer som kom fra entreprenør. Byggeleder fortok heller ikke noe formell rapportering utenom referatene fra byggemøtene. Kommunens rutiner og krav til rapportering fra byggeleder vil her være styrende for kvaliteten på rapportering fra byggeleder. Dersom byggeleder hadde utarbeidet månedlige rapporter og beskrevet økonomien i prosjektet så langt, fremdrift, prognoser på økonomi samt hvor mye som er brukt av sikkerhetsmargin, ville rapporteringen blitt mer i samsvar med anbefalt teori vedrørende oppfølging av byggeprosjekter. Regnskapstallene for gjennomføringen av byggingen av Fillan skole viser at totalkostnaden på prosjektet i all hovedsak er i samsvar med totalkostnaden, som ble vedtatt av kommunestyret i oppstartsvedtaket, og senere tilleggsbevilgninger. Revisor kan også konstatere at ferdigstillelse av bygget ble gjennomført i henhold til fremdriftsplanen som var utarbeidet for prosjektet. Kommunen overtok skolen til skolestart høsten Sluttregnskap er pr.d.d. ikke behandlet politisk. Dette medfører et brudd på kommunens økonomireglement, da sluttregnskap i henhold til økonomireglementet skal behandles innen ett år etter overtakelsen. Etter revisors vurdering kan det likevel være hensiktsmessig å avlegge sluttregnskap etter at 1 års garantibefaring har vært. Kommunens vedtatte rutiner vedr. avslutning av prosjekter er etter revisors vurdering i tråd med anbefalte rutiner fra NKK. I tillegg burde en slik sluttrapport også inneholde en rapportering om prosjektet ble overtatt innen fristen, om bygningen ble som forutsatt og i henhold til oppstartsvedtak. Revisor mener også det kan være nyttig å rapportere om erfaringer som ble tilegnet under prosjektet. Dette er også i henhold til teori for god prosjektstyring. 5 Oppfølging under garantitiden Kapitlet omhandler delproblemstilling 4, om kommunen har rutiner for oppfølging av utbygging Fillan skole under garantitiden. 5.1 Revisjonskriterier NS 3431 alminnelig kontraktsbestemmelser for totalentrepriser I henhold til denne standarden er reklamasjonstiden 3 år for byggherre. 5.2 Datainnhenting Kommunens rutiner Kommunen har ikke beskrevne rutiner eller retningslinjer i økonomireglementet som omhandler oppfølging under garantitiden. Oppfølging av byggeprosjekter 17

18 I henhold til uttalelse fra driftsleder er garantitiden for prosjektet 5 år. Byggeleder førte oversikt over feil og mangler avdekket ved overtakelsesbefaringen. Denne oversikten ble oversendt rektor som hadde ansvaret for oppfølging av avvikene fra kommunens side. Noen avvik ble retta umiddelbart, mens andre avvik ble ført på avviksliste som legges frem på 1 års garantibefaring. Det er driftssjefen som har det overordna ansvaret for løpende oppfølging og at avvik rettes. I praksis har rektor ansvaret i samarbeid med driftsavdelingen. Driftssjefen er avhengig av rapportering fra brukere og andre som oppdager feil. Praksisen i kommunen ifbm. oppfølging under garantitiden er at oppdagede feil/mangler blir løpende rapportert, dokumentert og ført opp på avviksliste. Denne listen blir brukt som utgangspunkt ved ferdigbefaring, garantiberfaringsmøte etter 1 år og garantibefaringsmøte etter 5 år. Byggeleders ansvar og rolle I henhold til intervju med byggeleder har byggeleder ansvar for innkalling til, avvikling av og referat fra 1 års garantibefaring. I møtet deltar alle entreprenører i tillegg til byggeleder og deltaker fra kommunen. Byggeleder har også ansvar for at innmeldte avvik blir fulgt opp/utbedret etter dette møtet. Referat blir sendt til alle som deltar i møtet. 1 års befaringsmøte ble avholdt høsten-09, og byggeleder kalte inn og førte referat fra dette møtet. Entreprenør fikk en frist til å utføre arbeidet med avdekte feil og mangler til utgangen av uke 46 i Revisors vurdering Det er viktig at kommunen har gode rutiner for oppfølging av byggeprosjekt under garantitiden, og særlig viktig er dokumentasjon av avdekte feil og mangler. Kommunen kan få økte kostnader dersom feil og mangler som avdekkes innen garantitiden ikke blir rapportert inn og behandlet innenfor de garantifrister som er satt for prosjektet. Kommunen mangler retningslinjer for oppfølging av prosjekter under garantitiden. Økonomireglementet sier ikke noe om dette. Oppfølging i garantitiden er en vesentlig del av oppfølgingen av et byggeprosjekt. Etter revisors syn er derfor det en mangel at det ikke foreligger rutiner for dette. Revisor anbefaler at økonomireglementet også regulerer oppfølging i garantitiden Kommunen har i dette prosjektet fulgt opp i garantiperioden, ved at den rapporterer og dokumenterer innmeldte mangler, og tar opp dette i enten overtakelsesmøte, 1 års garantibefaring eller 3 års garantibefaring. Dette er etter revisors vurdering i henhold til god praksis på området. Byggeleder har også etter revisors vurdering så langt i garantiperioden gjennomført de oppgaver som ligger til byggeleders rolle i forbindelser med oppfølging under garantiperioden. 6 Høring I henhold til forskrift om revisjon skal administrasjonssjefen gis anledning "til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som fremgår av rapporten". Revisjon Midt-Norge oversende høringsrapporten til kommunen den Rådmannen ble også tilbudt et høringsmøte, for på den måten å gi tilbakemeldinger på sitt syn på innholdet i rapporten. Et verifisert referat fra høringsmøtet er vedlagt, og gjelder som rådmannens høringsuttalelse. I tillegg til rådmannen, var kommunalsjef oppvekst og kultur og driftsleder tilstede på høringsmøtet. Rådmannen var i hovedsak enig med innholdet i rapporten, men etterlyste klarere anbefalinger. Rådmannen ønsket å belyse tre forhold i rapporten. 18 Oppfølging av byggeprosjekter

19 Det første gjaldt organisering av planlegging og byggingen av Fillan skole under kapittel 3.2 i rapporten. Rådmannen understreket rapportens innhold og påpekte at det i byggeprosjektet var uklare beskrivelser av ansvarsforhold og roller til de ulike komiteene som var satt ned. Videre understreket rådmannen at byggeprosjektet på tross av dette hadde vært gjennomført på en god måte. Dette var på ingen måte tilfeldig, da det var dyktige ansatte med sin erfaring og praksis, som hadde bidratt til dette. Revisor mener at dette er beskrevet og fulgt opp i kapittel 3.2, 3.3 samt i konklusjonen i kapittel 7.1. Det andre gjaldt ferdigstillelse av byggeprosjektet under kapittel 4.3. Kommunen anså ikke prosjektet for ferdigstilt ved dato for overtakelse av bygget, da kommunen ennå hadde en god del utomhusarbeid igjen som de selv skulle gjennomføre. Utomhusarbeidet ble gjennomført etter overtakelsen, og noe arbeid har også blitt gjort i Revisor vil likevel ikke endre vurderingene om ferdigstillelse og brudd på retningslinjene i økonomireglementet om avleggelse av sluttregnskap, da revisor mener at det går klart frem av økonomireglementet at sluttregnskap skal avlegges innen ett år etter overtakelse. Økonomireglementet bruker begrepet overtakelse, og ordet ferdigstillelse er ikke brukt. Rådmannen hadde til slutt kommentarer vedrørende garantitiden i kapittel 5, og etterlyste gode anbefalinger på området. Revisor har under forvaltningsrevisjonen søkt å finne gode kriterier og vurdere dette opp mot, både ved å se på god praksis fra andre kommuner, og øvrige retningslinjer på området. Dette har vært vanskelig. Det er derfor viktig at kommunen, med bakgrunn i opparbeidet erfaring og praksis for oppfølging av byggeprosjekter i garantitiden, utarbeider gode retningslinjer for dette. 7 Konklusjon og anbefalinger Hovedproblemstillingen i forvaltningsrevisjonen er om Hitra kommune har hatt en betryggende planlegging og oppfølging av byggeprosjektet Fillan skole, som sikrer at prosjektet er gjennomført innenfor de rammer som kommunestyret har vedtatt. For å besvare hovedproblemstillingen belyses fire delproblemstillinger. Disse omhandler om planleggingen er gjennomført i henhold til kommunens rutiner, god prosjektstyring og kommunestyrets vedtak. rutiner for oppfølging av byggeprosjektet under byggefasen. om økonomistyringen av prosjektet er i henhold til kommunestyrets vedtak og god prosjektstyring. om kommunen følger opp prosjektet innenfor garantitiden. 7.1 Konklusjon Konklusjonen på hovedproblemstillingen i forvaltningsrevisjonen er at Hitra kommune har hatt en betryggende planlegging og oppfølging av byggeprosjektet Fillan skole, som sikrer at prosjektet er gjennomført innenfor de rammer som kommunestyret har vedtatt. Nedenfor vil vi konkludere på delproblemstillingene. Dette vil utdype og moderere dette inntrykket noe. Konklusjonen på delproblemstilling en er at planleggingen delvis er gjennomført i henhold til kommunens rutiner, god prosjektstyring og kommunestyrets vedtak. Revisor savner at de forskjellige gruppene som er satt ned i forbindelse med byggeprosjektet har retningslinjer som beskriver hva deres ansvar og myndighetsområde er, utover mandat gitt i det enkelte kommunestyrevedtak, slik at dette er klart for alle involverte parter. Saksfremlegget til oppstartsvedtaket mangler en del sentral informasjon. Dette er forprosjekttegninger, fremdriftsplan (ev. overtakelsestidspunkt) og mangler i beskrivelsene av driftsmessige konsekvenser. Oppfølging av byggeprosjekter 19

20 Kommunens vedtatte økonomireglement dekker etter revisors vurdering alle sentrale rutiner for saksbehandling av et byggeprosjekt. Det er viktig at disse rutinene blir gjort kjent og tatt i bruk i kommunens administrasjon. Konklusjonen på delproblemstilling to og tre er at kommunen i hovedsak har rutiner for oppfølging av prosjektet under selve byggeprosjektet, som er i samsvar med kommunens økonomireglement og teori om god prosjektstyring og at økonomistyringen av prosjektet er i henhold til kommunestyrets vedtak og god prosjektstyring. Muntlige orienteringer til oppvekstkomite er etter revisors vurdering ikke tilstrekkelig. Kommunens rapporteringsrutiner kan beskrives mer detaljert. Det er viktig å ha detaljerte rapporteringsrutiner for byggeprosjekt med varighet over flere år. Rapporteringen bør derfor ha fokus på kontraktene med leverandør, avvik fra disse og om dette medfører endringer av vedtatte kostnadsrammer for prosjektet. Det kan også i tekstdelen beskrives fremdriftsprognoser, årsaker til avvik fra opprinnelige planer samt status på sikkerhetsmarginen for byggeprosjektet. Rapporteringen fra byggeleder til kommunen under byggeprosessen er noe mangelfull. Revisor savner skriftlige månedlige rapporter fra byggeleder. Totalkostnaden på prosjektet er i hovedsak i samsvar med vedtatt bevilgning. Prosjektet ble også ferdigstilt i henhold til fremdriftsplanen og tatt i bruk til skolestart høsten Konklusjonen på delproblemstilling fire er at kommunen har fulgt opp prosjektet, så langt, i garantitiden. Kommunen mangler retningslinjer for oppfølging av prosjekter under garantitiden, økonomireglementet omhandler heller ikke noe om dette. 7.2 Anbefaling Revisor anbefaler Hitra kommune følgende: Å oppdatere økonomireglementet i tråd med de forhold som nevnes i rapporten, og sørge for at reglementet etterleves ved alle byggeprosjekter. 20 Oppfølging av byggeprosjekter