KONTROLLUTVALGET I ULLENSAKER KOMMUNE. Emse Lote, nestleder Dag Bakke (til og med sak 16/2014) Knut Fjell Halldis Helleberg

Transkript

1 Møtebok Tid Tirsdag 13. mai 2014, kl Sted Ullensaker rådhus, formannskapssalen Tilstede Tron Erik Hovind, leder medlemmer Emse Lote, nestleder Dag Bakke (til og med sak 16/2014) Knut Fjell Halldis Helleberg Tilstede varamedlemmer Forfall Andre Rådmann Tor Arne Gangsø Økonomisjef Pål Chr. Jakobsen Kst. revisjonssjef Ann-Kristin Mauseth Revisor Naheed Esam Forvaltningsrevisor Roar Kristiansen, sekretær Behandlede saker 15/2014 Referater 16/2014 Orientering ved rådmann 17/2014 Årsregnskap og årsrapport /2014 Revisjonsbrev 2/ /2014 Forvaltningsrevisjonsprosjektet kompetanse i tjenestene 20/2014 Orientering ved revisjonen 21/2014 Saker til oppfølging 22/2014 Eventuelt Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten

2 15/2014 Referater E-post mellom kommunen og sekretariatet vedrørende protokoll fra kontrollutvalgets møte 11. mars Referatet tas til orientering. Referatet tas til orientering. 2

3 16/2014 Orientering ved rådmann Utsatt sak fra møtet den 11. mars Rådmann er bedt om å orientere i forhold til to saker: 1. Fremleggelse av prosjektregnskap Kontrollutvalget behandler prosjektregnskap for prosjekter med en verdi over 3 mill kr. Sluttregnskap skal legges frem for kommunestyret senest innen ett år etter at overtakelsesforretning har funnet sted. Utvalget har bedt om en orientering om fremdrift i forhold til avleggelse av prosjektregnskap. 2. Status for kontrollutvalgssak 3/2013 På bakgrunn av en henvendelse behandlet utvalget i denne saken føring av protokoll i HOP. Utvalget anmodet om at det inntas krav til møtebok (protokoll) og saksbehandling av saker som ikke står oppført på innkallingen i reglement for styrer, råd og utvalg. Utvalget har bedt om en redegjørelse for status i denne saken. Rådmann og økonomisjef gikk igjennom fremdriftsplan for sluttregnskap og besvarte spørsmål. Rådmann orienterte om status for kontrollutvalgssak 3/2013. Saken tas til orientering. 3

4 17/2014 Årsregnskap og årsrapport Årsregnskap 2013 (sendt medlemmene fra kommunen) 2. Årsrapport 2013 (sendt medlemmene fra kommunen) 3. Revisjonsberetning Revisjonens kommentarer til årsregnskapet 2013, til kontrollutvalget 5. Forslag til kontrollutvalgets uttalelse Kommunen skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. (Kommunelovens 48, nr. 1 og 2.). Ullensaker kommunes årsregnskap for 2013 er avlagt og fremlegges for kontrollutvalget til behandling. I henhold til 7 i Kontrollutvalgsforskriften skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret før årsregnskapet vedtas. Kopi av denne uttalelsen skal være formannskapet i hende før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å knytte kommentarer til årsregnskapet med revisjonsberetning før årsregnskapet behandles i kommunestyret. Nytt av året er at kommunen skal redegjøre for iverksatte og planlagte tiltak for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard (jf. Kommuneloven 48 nr.5). Eksempler på ulike typer tiltak som kan omtales er: Kommunens arbeid med eller oppdatering av de etiske retningslinjer eller tiltak for å skape oppmerksomhet og kunnskap om disse. Rådmannens arbeid med å forbedre internkontrollen, Kontrollutvalgets gjennomføring av forvaltningsrevisjoner på områder av betydning for kommunens tillit og omdømme. Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret. Årsberetningen skal oversendes kontrollutvalget før utvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. (Forskrift om årsregnskap og årsberetning 10). Revisor skal avgi revisjonsberetning uten unødig opphold etter at årsregnskapet er avlagt og senest 15. april, jf. forskrift om revisjon i kommuner, 5. I revisjonsberetningen skal revisor uttale seg om følgende forhold: 1. om årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk, 2. om de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og om beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap stemmer med regulert budsjett, 4

5 3. om opplysninger i årsberetningen om årsregnskapet er konsistens med årsregnskapet, og om forslag til anvendelse av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd, er i samsvar med lov og forskrifter, 4. om den revisjonspliktiges ledelse har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Revisor har avlagt beretning 15.april Kommunestyret selv godkjenner årsregnskapet. Det følger av kommuneloven 48 at vedtaket må angi disponering av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd. Revisor må i ettertid følge opp at vedtaket er i samsvar med lov og forskrift. Kontrollutvalget skal på bakgrunn av revisjonsberetningen, avgi uttalelse om årsregnskapet. Uttalelsen avgis til kommunestyret med kopi til formannskapet, og skal foreligge før formannskapet behandler regnskapet. Vedlagt følger forslag til kontrollutvalgets uttalelse, se vedlegg 5. Forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Ullensaker kommunes årsregnskap 2013 og oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Økonomisjef orienterte om regnskapet. Kst. revisjonssjef og revisor orienterte om revisjonen av årsregnskapet og gikk igjennom revisjonens kommentarer til regnskapet. Forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Ullensaker kommunes årsregnskap 2013 og oversendes kommunestyret med kopi til hovedutvalg for overordnet planlegging. Ullensaker kommunestyre 5

6 18/2014 Revisjonsbrev 2/ Revisjonsbrev 2/2013 I revisjonsforskriftens 4 er det oppgitt flere forhold som revisor plikter å påpeke skriftlig. Ved revisjonen av årsregnskapet er det funnet avvik som faller inn under forskriftens 4. Kontrollutvalgsforskriftens 8 fastslår at kontrollutvalget skal påse at slike påpekninger blir fulgt opp. Årsaken til det nummererte brevet er at flere lønnsrelaterte balanseposter og en utestående fordring ikke var dokumentert avstemt ved avleggelsen av årsregnskapet. Avstemmingene er overlevert revisjonen i tiden etter regnskapsavleggelse og frem til avleggelse av revisjonsberetning. Kontrollutvalget forutsetter at de påpekte forhold vil være ivaretatt ved avleggelsen av årsregnskapet Kst. revisjonssjef påpekte en feil i saksfremstillingen. Kontrollutvalget forutsetter at de påpekte forhold vil være ivaretatt ved avleggelsen av årsregnskapet

7 19/2014 Forvaltningsrevisjonsprosjektet kompetanse i tjenestene Forvaltningsrevisjonsrapporten kompetanse i tjenestene (sendt medlemmene tidligere) (v/øvre Romerike revisjonsdistrikt IKS) Prosjektet er gjennomført med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon vedtatt av kontrollutvalgene i Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad og Ullensaker. Kompetanse i tjenestene er av kontrollutvalgene sett på som et prioritert område for felles forvaltningsrevisjonsprosjekt. Prosjektet er derfor gjennomført i alle fem kommunene. Formålet med prosjektet er å undersøke om kommunen har en strategisk kompetansestyring som sikrer kommunen og den enkelte ansatte nødvendig kompetanse for å utføre kommunens oppgaver. Problemstillingene for undersøkelsen er: 1. Hva slags planlegging, gjennomføring og evaluering har kommunen for å sikre virksomheten og den enkelte medarbeider nødvendig kompetanse? 2. Er kommunens tiltak knyttet til kompetanseutviklingen, innenfor virksomheter rettet mot barn og unge, i samsvar med lovkrav og avtaleverk? Revisjonen har utarbeidet følgende revisjonskriterier: Kommunen skal foreta en strategisk kompetansestyring i samsvar med lovkrav og avtaleverk. Det vil si at: Kommunen skal kartlegge de ansattes kompetanse og analysere kommunens kompetansebehov, og utarbeide planer for gjennomføring av kompetansehevende tiltak, i samsvar med lovkrav og avtaleverk. Kompetanseplaner bør: - være forankret i overordnet planverk i kommunen - omhandle alle elementer i kompetansestyring som planlegging, gjennomføring og evaluering. Revisjonens konklusjoner i rapporten vedrørende Ullensaker kommune er følgende: Revisjonen konkluderer med at kommunen har et overordnet system for planlegging av kompetanseutviklingen i kommunen. Dette skjer gjennom årlig utarbeidelse av opplærings- og kompetanseplan og årlig rapportering til hovedarbeidsmiljøutvalg og administrasjonsutvalg. 7

8 Likevel er det slik at kommunen ikke har utarbeidet en overordnet strategisk kompetanseanalyse, noe som understrekes av svar i spørreundersøkelse hvor de aller fleste lederne i spørreundersøkelsen svarer at de ikke kjenner til om man i kommunen har foretatt en overordnet kompetanseanalyse. Revisjonen konkluderer derfor med at kommunen med fordel kan vurdere å videreutvikle dagens system for opplærings- og kompetanseplan på overordnet nivå til en mer helhetlig plan for strategisk kompetanseutvikling, hvor man samtidig kan ta meg seg målsetninger og tiltak som er beskrevet i personalhåndboken. Alle virksomhetene revisjonen har undersøkt har utarbeidet kompetanseplaner. Revisjonen anser at kompetanseplanene i virksomhetene kunne vært brukt mer, da et flertall av lederne har svart delvis på spørsmålet om kompetanseplanene blir brukt aktivt i virksomheten, særlig gjelder dette skolene. Revisjonen konkluderer med at svar i undersøkelsen tyder på at man i kommunen jevnlig kartlegger kompetansen, men at man har et forbedringspotensial når det gjelder overordnet kartlegging av kompetanse og behovsanalyse av hva man trenger av kompetanse i alle virksomhetene. Når det gjelder gjennomføring av kompetansetiltak er revisjonens konklusjon at kommunen gjennomfører tiltak for kompetansehevende tiltak og at det er etablert mange læringsarenaer. Revisjonen trekker særlig frem måten man benytter tilstandsrapporten for Ullensakerskolene i strategien for læringsutbytte og i planer ved den enkelte skole som positivt. En del av tilbakemeldingene i spørreundersøkelsen gikk ut på manglende evalueringer. Revisjonens konklusjon er at man i mindre grad dokumenterer evaluering av planer. Dette betyr ikke at evalueringer ikke finner sted, både svar fra spørreundersøkelsen og intervju tyder på at man evaluerer underveis, men at dette ikke nødvendigvis dokumenteres og inngår i et overordnet system for kompetanseutvikling. Revisjonens anbefalinger til Ullensaker kommune er følgende: o Kommunen bør vurdere å videreutvikle dagens overordnede planverk for opplæring og kompetanse i en retning av mer strategisk kompetanseplanlegging med særlig vekt på elementene i kompetansestyringen som planlegging, gjennomføring og evaluering. o Administrasjonen kan med fordel videreutvikle et felles dokumentert system for å kartlegge de ansattes kompetanse og analysere kommunens kompetansebehov ved de ulike virksomhetene. Ifølge 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. skal administrasjonssjefen gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som framgår av rapporten. Høringsfrist på rapporten er satt til 9. mai og foreligger derfor ikke ved sakens utsendelse. Høringssvar vil bli utdelt i møtet. 8

9 Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber rådmann følge opp rapportens anbefalinger. Forvaltningsrevisor presenterte rapporten og besvarte spørsmål. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber rådmann følge opp rapportens anbefalinger. Kontrollutvalget anbefaler at rapporten også oversendes administrasjonsutvalget til orientering. Ullensaker kommunestyre 9

10 20/2014 Orientering ved revisjonen Kst. revisjonssjef orienterte om Romerike Revisjon. Flytting skjer rundt den 15. juni. Saken tas til orientering. 10

11 21/2014 Saker til oppfølging Saker til oppfølging Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. 11

12 22/2014 Eventuelt Ingen saker. Dato: 13. mai 2014 Underskrift Tron Erik Hovind, leder 12