Innholdsfortegnelse 1 SAMMENDRAG INNLEDNING...3

Transkript

1 side 1 av 1 Innholdsfortegnelse side 1 SAMMENDRAG INNLEDNING MÅLSETTING MÅLSETTING MÅLSETTING FAKTADEL REFORM SODIN SKOLE POLITISK STYRING Styringsgruppe for planarbeid Prosjektstyringsgruppe/referansegruppe Byggenemnd/komite Formannskap Kommunestyret ENGASJERT TEKNISK BISTAND Prosjektleder Byggeleder KOMMUNEADMINISTRASJONENS ROLLE Skoleetaten Teknisk etat Sentraladministrasjonen SAKENS GANG ØKONOMI REVISORS VURDERING BAKGRUNN KILDER OG METODE Kilder som er benyttet: Arbeidsmetode REVISORS VURDERING AV FORETRUKKET PRAKSIS REVISORS VURDERING AV FAKTAGRUNNLAGET GENERELLE VURDERINGER REVISORS KONKLUSJON REVISORS ANBEFALINGER...16

2 side 2 av 2 1 SAMMENDRAG 1.1 Målsetting for prosjektet Påse om utbyggingen av Sodin skole er i samsvar med planene/målsettingene og tildelte ressurser. Påse at det ikke foretas vesentlige disposisjoner som strider mot lov, forskrift, regelverk og vedtak. 1.2 Revisors vurdering og konklusjoner Byggetrinn 1 ved Sodin skole er gjennomført i samsvar med de planene/-målsettingen som var for prosjektet. Bygget er tatt i bruk, men betydelig forsinket i forhold til opprinnelige planer. Byggeprosjekt ble mye dyrere enn det som var beregnet. Tallene pr viser at den reelle overskridelsen i forhold til foranalysen er på 5,3 mill. Det er 3,4 mill som mangler finansiering. Ved byggetrinn 1 ved Sodin skole er det disponert mer midler enn det prosjektet er tildelt uten at det er søkt om tilleggsbevilgning. Det er brudd på kommuneloven 47. Det er heller ikke vært noen formell rapportering til kommunestyret/formannskapet. Prosjektet ble iverksatt før låneopptaket var godkjent av fylkesmannen. Det er brudd på kommuneloven (KL) 50 nr. 6. Instruks for plannemnd og byggenemnd, vedtatt av k-styret i sak 11/92 er ikke fulgt på flere punkter. 1.3 Revisors anbefalinger Det bør etableres budsjettkontroll/rapportering som omfatter store byggeprosjekter. Det bør foretas en gjennomgang/oppdatering av instruks for plannemnd og byggenemnd. Tidsplanen ved byggeprosjekter bør være realistisk. Administrasjon må avsette tid til å følge opp engasjerte konsulenter.

3 side 3 av 3 2. INNLEDNING 2.1 Bakgrunn for prosjektet Leder i kontrollutvalget anmodet revisjonen om å vurdere byggeprosjektet ved Sodin skole på bakgrunn av en del oppslag i media om store kostnadsoverskridelser. Arbeidet er utført av hovedrevisor Toril Ulfsnes og revisor Ann Jorid K. Hyttnes. 2.2 Hjemmel og formål Revisjonen skal i følge kommuneloven 60 pkt. 7 og forskrift om revisjon 5 og 8 utføre forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. 2.3 Beskrivelse av Byggetrinn 1 ved Sodin skole Byggingen ved Sodin skole startet med bakgrunn i Reform 97 og rombehov som følge av at 6-åringene skulle begynne på skolen. I tillegg var det behov for tilrettelegging for funksjonshemmede. Vedlikehold og renovering av skolebygningen ble også innarbeidet i planene. Planleggingen startet i Byggingen startet i Byggeprosjektet ble ferdigstilt våren 1998 og tatt i bruk fra høsten Avgrensninger Rapporten omfatter kun Byggetrinn 1 ved Sodin skole. Planleggingen av den totale skoleutbyggingen i Hemne er ikke vurdert i dette prosjektet. Rapporten er skrevet før byggeprosjektet er helt avsluttet og før byggeregnskapet er avlagt. Den endelige sluttkostnaden for Byggetrinn 1 ved Sodin foreligger ikke. Rapporten tar kun for seg problemstillinger knyttet til målsettingene for vårt arbeid: Påse om utbyggingen av Sodin skole er i samsvar med planene/målsettingene og tildelte ressurser. Påse at det ikke foretas vesentlige disposisjoner som strider mot lov, forskrift, regelverk og vedtak.

4 side 4 av 4 3 MÅLSETTING 3.1 Målsetting 1 Påse om utbyggingen av Sodin skole er i samsvar med planene/målsettingene og tildelte ressurser. Delmålsetting 1a: Påse om utbyggingen av Sodin skole er i samsvar med planene/målsettingen. Delmålsetting 1b: Påse om utbyggingen av Sodin skole er i samsvar med tildelt ressurser, bevilgning på 17,1 mill. 3.2 Målsetting 2 Påse at det ikke foretas vesentlige disposisjoner som strider mot lov, forskrift, regelverk og vedtak. Delmålsetting 2a: Påse at det ikke foretas disposisjoner som strider mot kommuneloven. Delmålsetting 2b: Påse at det ikke foretas disposisjoner som strider mot instruks for plannemnd og byggenemnd (vedtatt K-sak 11/92). Delmålsetting 2c: Påse at det ikke foretas disposisjoner som strider mot grunnskoleloven, forskrift til grunnskoleloven og forskrift om hygieniske forhold i bygninger og på områder som nyttes til, eller i forbindelse med, skolegang. Delmålsetting 2d Påse at anbudsdokumentene/avtalene er utformet i henhold til henholdsvis NS 3430 og 3403 og inneholder de opplysninger og spesifikasjoner som er nødvendig.

5 side 5 av 5 4 FAKTADEL 4.1 Reform 97 Den nye grunnskolereformen, Reform-97, innebar at alle 6-åringer, fra og med høsten 1997, har rett og plikt til opplæring under lov om grunnskolen. Den obligatoriske grunnskolen ble med denne reformen utvidet til 10 år for de årskull som startet sin skolegang i 1997 og senere. Den enkelte kommune fikk med dette en plikt til å tilrettelegge opplæringen for 6-åringene, herunder å tilrettelegge funksjonelle fysiske rammer for en utvidelse av skolenes virksomhet. Departementet beregnet at Reform 97 medførte en utvidelse/påkostning på 7,1 mill. av skolene Sodin og Svanem. 4.2 Sodin skole Med 6-åringene som ny elevgruppe vil elevtallet ved Sodin skole ligge på ca åringene medførte at Sodin hadde behov for flere klasserom. Det har vært dårlig vedlikehold av Sodin skole over lengre tid slik at det var behov for en renovering av skolen. 4.3 Politisk styring Styringsgruppe for planarbeid Gruppa ble nedsatt av kommunestyret i sak 132/95. Gruppa som ble nedsatt bestod av: Gunnar Hynne Gudbjørn Singstad Torhild Liabø Sandvik Johan Stølan leder Rådmann Skolesjef sekretær Mandatet til denne gruppa var å utarbeide planer for å møte reform-97 ved grunnskolene i Hemne. Arbeidet skulle følge intensjonene i reformen. I tillegg skulle det legges til rette for funksjonshemmede elever ved Sodin skole og barnehage ved Svanem skole. Planarbeidet skulle bli ferdig innen 20. februar Jf. instruks for plannemnd og byggenemnd for offentlige bygg og anlegg (vedtatt i k-sak 11/92) skal styringsgruppa for planarbeid utarbeide planer, forprosjekt og kostnadsoverslag for det aktuelle tilfelle, og til enhver tid holde disse planene ajour.

6 side 6 av Prosjektstyringsgruppe/referansegruppe Det ble utpekt en referansegruppe/prosjektstyringsgruppe ( jf. k-sak 132/95) ved hver av skolene i Hemne. Disse gruppene bestod av representanter for det pedagogiske personalet, deriblant en med førskolebakgrunn. Gruppene ble utpekt av rådmannen. Rollen til disse gruppene var å bistå styringsgruppa for planarbeid med å utarbeide planene til utbygging av skolene i Hemne Byggenemnd/komite Styringsgruppa for planarbeid ble avløst av byggenemnd/komite ved byggestart (jf. k-sak 31/97). De som satt i styringsgruppen/plannemnda skulle også sitte i byggekomiteen. Teknisk etat ved avdelingsingeniør tok over sekretærfunksjonen. Jf. instruks for plannemnd og byggenemnd for offentlige bygg og anlegg skal byggekomiteen bl.a. detaljplanlegge det prosjekt som er utarbeidet av plannemnda og godkjent av kommunestyret og oppnevne/engasjere byggeleder Formannskap Formannskapet rolle under Byggetrinn 1 ved Sodin skole har vært følgende:! Fikk delegert myndighet fra kommunestyret til å vedta långiver. Formannskapet vedtok å benytte Kommunekreditt som långiver.! I K.sak 31/97 fikk formannskapet myndighet til å anta anbud i alle fag.! Jf. instruks om plan og byggenemnd for offentlige bygg og anlegg er formannskapet rapporteringsinstans for styringsgruppa for planarbeid og byggenemnda/komiteen Kommunestyret Kommunestyret er jf. KL 6 kommunens øverste myndighet/organ. Kommunestyret har behandlet Byggetrinn 1 ved Sodin skole på følgende måte:! Vedtar i K.sak 132/95 at planarbeidet for å møte reform-97 ved alle skolene i Hemne skulle starte snarest.! I budsjettbehandlingen for 1997 (des. 96) vedtar kommunestyret å bevilge kr 17,1 mill. til utbygging av Byggetrinn 1 ved Sodin skole.! I K.sak 31/97 vedtar kommunestyret å starte opp med gjennomføringen av Byggetrinn 1. Samtidig vedtas finansiering av prosjektet.

7 side 7 av Engasjert teknisk bistand Prosjektleder Prosjektstyring AS ved Henrik Stensland (senere PTL Prosjekt- og Teknologiledelse AS) ble engasjert som prosjektleder ved starten av planarbeidet. Prosjektleders rolle var å bistå styringsgruppen for planarbeid med å utarbeide/frembringe forslag til rasjonelle løsninger (jf. k-sak 132/95 pkt 2). Herunder bidra til at samlet plan for skoleutbyggingen i Hemne ble utarbeidet med planløsninger/tegninger, kostnadsoverslag og prioriteringer. Prosjektleder hadde alt ansvar med forprosjekteringen og anbudsprosessen under byggetrinn 1 ved Sodin skole. Prosjektleder og eventuelle innleide fagkonsulenter vurderte anbudene og innstilte til formannskapet. Prosjektleder hadde videre ansvar med å kontrollregne anbudsdokumentene og å skrive/utforme avtaledokumentene Byggeleder Prosjektstyring AS ved Henrik Stensland ble vedtatt engasjert som byggeleder av plannemnda. Morten Mogseth fra samme firma fungerte i Stenslands stilling som byggeleder. Senere gikk M. Mogseth over til firmaet Frost Prosjektutvikling AS. Byggelederoppgaven fulgte også med. Byggeleders rolle er beskrevet i NS Ingen beskrivelse av byggeleders arbeidsoppgaver foreligger ut over dette. For øvrig skulle byggeleder godkjenne og attestere alle fakturaer vedr. byggeprosjektet. Byggeleder hadde ikke i oppgave å føre byggeregnskap for prosjektet. 4.5 Kommuneadministrasjonens rolle Skoleetaten Skolesjef var med som sekretær i styringsgruppa for planarbeid frem til at denne gruppa ble byggekomite/nemnd. Etaten skulle bistå med faghjelp under utarbeidelse av planverket. En del pedagogisk personell deriblant også førskoleutdanna personer ble valgt til referansegruppene/ prosjektgruppene ved den enkelte skole. Skolesjefen kan (jf. instruks for plannemnd og byggenemnd for offentlige bygg og anlegg pkt. 1) tiltre i plannemnda med tale og forslagsrett ved prosjekt under skoleetatens ansvarsområde.

8 side 8 av Teknisk etat Teknisk etat ved avdelingsingeniør tiltrådte som sekretær da plannemnda fikk status som byggekomite. Teknisk sjef har tale og forslagsrett i byggenemnder. Avdelingsingeniør attesterer alle fakturaer vedr. byggetrinn Sentraladministrasjonen Sentraladministrasjonen er representert i styringsgruppa for planarbeid og byggekomiteen gjennom rådmannen. (jf. k-sak 132/95). Videre har rådmannen all anvisningsmyndighet vedr. kapitalregnskapet. Kommunekassen fører byggeregnskap. 4.6 Sakens gang Det var i budsjettet for 1995 opprinnelig avsatt kr ,- til planlegging av utbygging av Svanem og Sodin skole for å møte den nye grunnskolereformen (reform-97). K-sak 132/95 (24. oktober 1995) ble saken; Reform-97 planarbeid i forbindelse med rombehov ved Sodin og Svanem skole tatt opp. Det ble da vedtatt at planarbeidet skulle settes i gang snarest. Ekstern teknisk kompetanse ble vedtatt innleid. Prosjektgrupper skulle bli utpekt av rådmannen. Mandat til denne gruppa var å utarbeide plan for å møte reform-97 ved alle skolene i Hemne, og å innarbeide tilrettelegging for funksjonshemmede elever ved Sodin og barnehage ved Svanem. Likeledes ble en styringsgruppe bestående av rådmann og 4 sentrale politikere utpekt. Det ble i K-sak 132/95 i tillegg bevilget kr ,- til arbeidet. Planarbeidet ble vedtatt å bli ferdig innen 20. februar Etter dette ble konsulentfirmaet Prosjektstyring AS v/henrik Stensland engasjert til planarbeidet. I opprinnelig budsjett for 1997 ble det bevilget kr 17,1 mill. til utbygging av Byggetrinn 1 ved Sodin skole, det var før prosjektet/planene var vedtatt av kommunestyret. I K-sak 31/97 (11. mars 97) vedtar kommunestyret å starte opp med gjennomføring av utbyggingsfase 1 ved Sodin skole innenfor en kostnadsramme på kr 17,1 mill. Grunnlaget for vedtaket er forprosjektet som er utarbeidet av Prosjektstyring, og styringsgruppens behandling av saken i møte , men disse fulgte ikke saken. Formannskapet fikk fullmakt til å godkjenne lånebetingelsene, og å anta anbud for de forskjellige byggefagene. Den opprinnelige styringsgruppa ble oppnevnt som byggenemnd/komite. Prosjektet (kostnadsrammen) ble godkjent av Fylkesmannen i brev av 3. april I april 97 vedtar formannskapet at det skal innledes de første kontraktsforhandlinger med en del leverandører. Dette er før finansiering er vedtatt og godkjent.

9 side 9 av 9 I F-sak 188/97 vedtas långiver av prosjektet, og Kommunekreditt ble valgt som långiver. Rådmannen fikk myndighet til å sluttføre forhandlingene med långiver. Fylkesmannen godkjenner låneopptaket i brev av 19. juni I K-sak 18/98 ble en samlet plan/prioritering for skoleutbyggingen i Hemne vedtatt. Denne skulle vært ferdig i februar- 96. Bygget tas i bruk fra høsten Økonomi Bevilgningen til Byggetrinn 1 ved Sodin ble gitt i budsjett 97 og prosjektet ble finansiert i K.sak 31/97. Kommunestyret har bevilget og finansiert 17,1 mill til Byggetrinn 1 ved Sodin. Pr er kostnadene til prosjektet kommet på 20,4 mill. Pr mangler fortsatt noen få regninger slik at totalkostnadene for Sodin prosjektet vil bli noe høyere. Viser til vedlegg som sammenligner totalkostnader med kostnadsoverslag i forprosjekt og anbudssummer.

10 side 10 av 10 5 REVISORS VURDERING 5.1 Bakgrunn Leder i kontrollutvalget anmoder revisjonen om å vurdere byggeprosjektet ved Sodin skole på bakgrunn av en del oppslag i media om store kostnadsoverskridelser. Når revisjon startet på dette arbeidet, var bevilgningen på 17,1 mill. allerede overskredet. Tidligere erfaringer tilsier at risikoen er forholdsvis stor for at andre lover og regler og god kommunal saksbehandling blir satt til side i forbindelse med store byggeprosjekter. Prosjektet har en budsjettramme på 17,1 millioner og er et av de største bygge- prosjektene som er gjennomført i Hemne kommune. Prosjektet er helt klart vesentlig for Hemne kommune. 5.2 Kilder og metode Kilder som er benyttet:! LOVER OG FORSKRIFTER Kommuneloven Budsjett- og regnskapsforskriften! SENTRALE BESTEMMELSER NS 3430 Alminnelige kontrakts bestemmelser om utførelse av bygg- og anleggsarbeider. NS 3400 Regler for anbudskonkurranser for bygg og anlegg.! LOKALE BESTEMMELSE/DOKUMENTER Instruks for plannemnd og byggenemnd for offentlige bygg og anlegg. Kommunestyret-sak 11/92 Hemne kommunes anskaffelsesinstruks vedtatt i kommunestyret-sak 150/97! Lover og regler som vedr. skolebygninger: Grunnskoleloven Forskrift for grunnskolen Forskrift om hygieniske forhold i bygninger og på områder som nyttes til, eller i forbindelse med, skolegang.! Vedtak som vedrører prosjektet: Vedtak i kommunestyret Vedtak i formannskapet Vedtak i styringsgruppen Vedtak i byggenemnd! Forprosjektet utarbeidet av ProsjektStyring AS! Andre dokumenter som vedrører prosjektet! Informasjon fra regnskapet.! Regnskapsbilag, faktura o.l.! Anbudsdokumenter og avtaler! I tillegg er det foretatt samtaler/intervju med sentrale personer.

11 side 11 av Arbeidsmetode Dokumentene er gjennomarbeidet og vurdert i forhold til målsettingen med vårt arbeid. Revisor har kartlagt og testet en del sentrale rutiner i forbindelse med byggeprosjektet. Det er også utført regnskapsrettede kontrollhandlinger og analytiske regnskapsvurderinger. Rapporten omhandler det som har skjedd fra første vedtak i 95 (K-sak 132/95), til dags dato, før sluttregnskap foreligger. 5.3 Revisors vurdering av foretrukket praksis Hva er god praksis i planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter? Kommuneloven stiller klare krav til hvordan et investeringsprosjekt skal behandles. Det skal vedtas og finansieres av kommunestyret før prosjektet iverksettes. Kommuneloven 50 nr. 6 sier :Vedtak om å oppta lån skal godkjennes av departementet. Kommentarer til denne paragrafen sier videre at et vedtak om opptak av lån ikke er gyldig før låneopptaket er godkjent. Kommuneloven 47 sier: De rammer som er angitt i årsbudsjettet for utgifter til bestemte formål, må ikke overskrides uten at det på forhånd er foretatt nødvendige endringer i budsjettet. Det skal samtidig til vedtak om tilleggsbevilgning også fattes vedtak om hvordan utgiftene skal dekkes på årets budsjett. Skjer det vesentlige endringer i løpet av budsjettåret ifht oppførte utgifter og inntekter, skal administrasjonssjefen gi melding til kommunestyret. Hemne kommune har instruks for plannemnd og byggenemnd som kommunestryet har vedtatt. Instruksen stiller også ulike krav til plannemnd og byggenemnd. Det finnes også andre retningslinjer som vedr. byggeprosjekter som NS ved anbud o.l. Det er selvsagt god praksis å følge disse standardene. En grunnregel er at planlegging alltid skal skje før prosjektet iverksettes. Kommuneforvaltningen har som alle andre krav om effektivitet. Kravet ligger implisitt i kommuneloven. Effektivitet her vil si at en får mest mulig igjen for hver krone som investeres i skole.

12 side 12 av Revisors vurdering av faktagrunnlaget MÅLSETTING 1 Påse om utbyggingen av Sodin skole er i samsvar med planene/målsettingen og tildelt ressurser DELMÅLSETTING 1a: Påse om utbyggingen av Sodin skole er i samsvar med planene/målsettingen. Prosjektet startet med utgangspunkt i Reform 97 og målet var å skaffe plass til 6 åringene og tilrettelegge for funksjonshemmede. Når forprosjektet ble vedtatt av kommunestyret først i 1997, var prosjektet mye større enn bare reform 97. Nødvendig vedlikehold og annen ajourføring var inntatt i prosjektet. Planen for utbyggingen av alle skolene i Hemne som skulle vært ferdig i februar 1996, forelå ennå ikke når forprosjektet til Byggetrinn 1 ved Sodin skole ble vedtatt. Bevilgningen til Byggetrinn 1 ved Sodin skole ble vedtatt i desember 96 under budsjettbehandlingen, før forprosjektet, og uten administrasjonens utredning og innstilling. Kommunestyret vedtok først i mars 97 selve prosjektet og finansieringen. Grunnlaget for vedtaket er forprosjektet og styringsgruppens behandling av vedtaket i møte , men disse dokumentene fulgte ikke saken. I foranalysen er ferdigstillelsen satt til juli 97, men styringsgruppen og kommunestyret vedtok ferdigstillelse til årsskifte 97/98. Ferdigstillelsen ble ikke før Byggetrinn 1 ved Sodin skole er ferdig og tatt i bruk fra høsten Bygget er i samsvar med forprosjektet og planene/målsettingene for byggetrinn 1. DELMÅLSETTING 1b: Påse om utbyggingen av Sodin skole er i samsvar med tildelt ressurser. Totalkostnaden pr på prosjektet er 20,5 mill., mens bevilgningen er på 17,1 mill. I bevilgningen på 17,1 mill er det en sikkerhetsmargin på 1 mill. og i tillegget trafikksikkerhetstiltak som styringsgruppen og kommunestyret vedtok og ikke gjennomføre det i denne fasen, som i foranalysen var verdsatt til Det mangler pr finansiering på 3,4 mill. Den reelle overskridelsen er på 5,3 mill. Det er ikke søkt kommunestyret om tilleggsbevilgning.

13 side 13 av 13 MÅLSETTING 2: Påse at det ikke foretas vesentlige disposisjoner som strider mot lov, forskrift, regelverk og vedtak. DELMÅLSETTING 2a: Påse at det ikke foretas disposisjoner som strider mot kommuneloven. Finansiering av prosjektet ble godkjent av fylkesmannen etter prosjektstart/byggestart. Godkjenning fra fylkesmannen ble gitt 19/6-97. De første vedtak i formannskapet om inngåelse av kontraktsforhandlinger med entreprenører ble fattet i april-97. Kommuneloven 50 nr. 6 sier at vedtak om opptak av lån skal godkjennes av fylkesmannen. Kommentarer til denne paragrafen sier videre at et vedtak om opptak av lån ikke er gyldig før låneopptaket er godkjent. Ved å unnlate å ikke rette sak til kommunestyret om tilleggsbevilgning på det tidspunkt det var kjent at utgiftene ville bli større enn det som var bevilget, er dette et brudd på kommuneloven 47. DELMÅLSETTING 2b Påse at det ikke foretas disposisjoner som strider mot instruks for plannemnd og byggenemnd (vedtatt K-sak 11/92) Kopi av møtebok fra byggenemnda er ikke fremlagt for formannskapet slik instruksen krever. Ingen halvårlig skriftlig rapport er fremlagt for formannskapet slik instruksen krever. Det er ikke fremmet krav om tilleggsbevilgning slik instruksen krever. Teknisk sjef har ikke undertegnet kontraktene slik instruksen krever. DELMÅLSETTING 2c Påse at det ikke foretas disposisjoner som strider mot grunnskoleloven, forskrift til grunnskoleloven og forskrift om hygieniske forhold i bygninger og på områder som nyttes til, eller i forbindelse med, skolegang. Det er ikke avdekket disposisjoner/løsninger som strider mot ovenfor nevnte. DELMÅLSETTING 2d Påse at anbudsdokumentene/avtalene er utformet i henhold til henholdsvis NS 3430 og 3403 og inneholder de opplysninger og spesifikasjoner som er nødvendig. Alle avtaler/anbudsdokumenter er utformet slik ovenfor nevnte NS-standarder krever. Det er vanskelig ut i fra avtaledokumentene å se hva oppgaven til den enkelte rådgiver/konsulent egentlig går ut på. Det er derfor vanskelig i ettertid å konkludere om den enkelte rådgiver/konsulent har utført de oppgaver som inngår i avtaledokumentet. Avtaledokumentene er altså for rundt formulert.

14 side 14 av Generelle vurderinger Samlet plan for skoleutbygging i Hemne skulle i utgangspunktet utarbeides først, før Sodin prosjektet startet. Planen skulle være ferdig i februar Styringsgruppen valgte å iverksette Byggetrinn 1 ved Sodin skole før samlet plan var utarbeidet. Samlet plan for skoleutbyggingen i Hemne ble ikke vedtatt før i febr. 1998, hele 2 år forsinket. Vesentlig del av grunnlaget for å ta beslutningen om Byggetrinn 1 ved Sodin manglet/var ikke ferdig når beslutningen ble tatt. Foranalysen var ferdig desember Ferdigstillelsen ble i foranalysen satt til juli Det var kun 7 måneder frem i tid, men ferdigstillelsen ble nesten 1 år senere, juni Hvis dette er representativt for foranalysen, kan en vel si den var lite pålitelig. Kostnadsoverslaget i forprosjektet er betydelig lavere enn påløpte kostnader. Ved anbudsinngåelse var det allerede en sprekk på 2,7 mill. De økonomiske rammene i forprosjektet var kanskje ikke reelle. Styringsgruppen ble også valgt som byggenemnd. Styringsgruppen/byggenemnda bestod av sentrale politikere inkl. ordfører i tillegg til rådmann, som ble valgt av kommunestyret. Gruppens tunge sammensetning gjør kanskje deres arbeid uangripelig for andre. Ett kontrolledd fall bort når rådmannen var medlem i gruppen. Byggenemnda har ikke rapportert slik instruksen krever. Ved valg av byggenemnd var det ikke vurdert medlemmenes bygningstekniske kompetanse. Anbudene ble antatt av formannskapet, hovedregelen er at anbud antas av byggenemnda. Anbudene ble antatt ett for ett etter hvert som de ble ferdig. Det var derfor umulig å ha en totaloversikt over anbudssummene. Ved anbudsinngåelsen var det en stor overskridelse i forholdt til forprosjektet. Formannskapet fikk på den måten kjennskap til kostnadssprekken. I tillegg har formannskapet vært orientert muntlig om overskridelsen. Formannskapet har således stilltiende akseptert overskridelsen. Det kan nok ha medvirket til at ingen tiltak ennå er iverksatt for å finansiere overskridelsen eller redusere overskridelsen. Det har ikke vært noen rapportering til kommunestyret vedr. overskridelsen ved Byggetrinn 1 ved Sodin skole. Kommunestyret er nok likevel kjent med overskridelsen selv om de bare indirekte er orienterte om overskridelsen. Kommunestryet vedtok i februar 1998 i sak 18/98 samlet plan for skoleutbyggingen i Hemne. I plan omtales pågående Byggetrinn 1 ved Sodin skole og at det er store overskridelser. Økonomiplanen for 1999 til 2002 ble vedtatt i sak 112/98 der omtales også overskridelsen. I følge protokollene har heller ikke kommunestyret iverksatt tiltak. Utsatt ferdigstillelse er en av årsakene til den store overskridelsen. Utsettelsen medførte større prisstigning enn beregnet i foranalysen. Prisstigningen innen bygg og anlegg i perioden fra 1996 til 1998 har vært betydelig større enn tidligere. Utsatt ferdigstillelse medfører også at byggeleder blir engasjert i en lengre periode enn beregnet og det medfører også økte kostnader.

15 side 15 av 15 6 REVISORS KONKLUSJON Målsetting 1 Byggetrinn 1 ved Sodin skole er i samsvar med de planene/målsettingen som var for prosjektet. Bygget er tatt i bruk, men betydelig forsinket i forhold til opprinnelige planer. Byggeprosjekt ble mye dyrere enn det som var beregnet og det ble således brukt mer midler enn bevilget. Tallene pr viser at den reelle overskridelsen i forhold til foranalysen er på 5,3 mill. Det er 3,4 mill som mangler finansiering. Pr er det fortsatt noen få regninger som mangler. Målsetting 2 For byggetrinn 1 ved Sodin skole er det disponert mer midler enn det prosjektet er tildelt uten at det er søkt om tilleggsbevilgning. Det er brudd på KL 47. Det er heller ikke vært noen formell rapportering til kommunestyret/formannskapet. Prosjektet ble iverksatt før låneopptaket var godkjent av fylkesmannen. Det er brudd på KL 50 nr. 6. Instruks for plannemnd og byggenemnd, vedtatt av kommunestyret i sak 11/92 er ikke fulgt på flere punkter.

16 side 16 av 16 7 REVISORS ANBEFALINGER 7.1 Budsjettkontroll Det bør etableres hensiktsmessig budsjettkontroll/rapportering som omfatter store byggeprosjekter som går over flere år. Det er etablert kvartalsvis budsjettkontroll som omfatter drift og delvis små prosjekter i kapitalregnskapet. 7.2 Instruks for plannemnd og byggenemnd Det bør foretas en gjennomgang/oppdatering av instruks for plannemnd og byggenemnd. Instruks som er vedtatt skal følges. 7.3 Tidsplan Tidsplanen ved byggeprosjekter bør være realistisk slik at saken kan behandles i den rekkefølge det skal i følge lover og god saksbehandling. Det må være tid til at planene gjøres ferdig før prosjektet iverksettes. Finansiering skal vedtas og godkjennes før prosjekt iverksettes. 7.4 Engasjerte konsulenter Administrasjon må avsette tid til å følge opp engasjerte konsulenter.