Vedlegg til sak Divisjonsvis bemanningsutvikling

Transkript

1 Vedlegg til sak Divisjonsvis bemanningsutvikling Brumunddal, 25. april 2012 Side 1 av 25

2 Innhold 1 DIVISJON ELVERUM-HAMAR DIVISJON GJØVIK DIVISJON LILLEHAMMER DIVISJON PREHOSPITALE TJENESTER DIVISJON HABILITERING OG REHABILITERING DIVISJON MEDISINSK SERVICE DIVISJON PSYKISK HELSEVERN DIVISJON EIENDOM OG INTERNSERVICE DIVISJON KONGSVINGER DIVISJON TYNSET DIVISJON ELVERUM-HAMAR 1.1 Bemanning B01 Divisjon Elverum - Hamar 1400,0 1300,0 1200,0 1100,0 1000,0 900,0 800,0 700, ,6 1080,5 1122,7 1100,0 1107,9 1108,8 1114,3 1146,7 1196,5 1132,5 1116,1 1128, ,2 1194,8 1224,3 1244,4 1236,3 1211,3 1234,9 1297,3 1350,0 1265,3 1266,3 1269, ,0 1214,7 1248,7 1247,5 Per.budsj ,3 1213,3 1241,9 1224,2 1217,9 1212,0 1227,2 1267,0 1318,8 1233,3 1222,8 1233,3 Status generell beskrivelse Forbruket av månedsverk i april ligger 23 månedsverk over budsjett og 3 månedsverk over april Hittil i år har divisjonen et gjennomsnittelig månedsverkforbruk på i snitt 13 månedsverk mer enn budsjett og ca 17 månedsverk høyere enn 2011, pr måned. Divisjonen mener derfor at forbruket av månedsverk så langt er tilnærmet kontrollert, spesielt sett i lys av god aktivitetsøkning i perioden. Side 2 av 25

3 Tabellen under viser utviklingen i forbruk månedsverk pr avdeling. Første kolonne viser forbruket isolert sett for april måned, sammenlignet med april Andre kolonne viser gjennomsnittlig månedlig forbruk for perioden januar april, sammenlignet med samme periode i Siden månedsverk ikke er budsjettert på avdelingsnivå får vi ikke vist den avdelingsvise utviklingen i 2012 i forhold til budsjett. endring endring april snitt B0100 Divisjonsledelse Elverum/Hamar 0,6 0,5 B0101 Kirurgi Elverum (2,5) (1,7) B0102 Kirurgi Hamar (3,3) (1,3) B0103 Gyn/føde Elverum (1,0) (0,5) B0104 Barn Elverum 0,8 1,7 B0105 Indremedisin Elverum (3,9) 2,4 B0106 Indremedisin Hamar 4,4 2,3 B0107 Akuttmedisin Elverum (2,7) 1,9 B0108 Akuttmedisin Hamar 5,4 7,3 B0109 ØNH poliklinikk Elverum 0,5 0,0 B0110 Øye poliklinikk Elverum (0,6) (1,0) B0111 Avdeling for Bildediagnostikk Hamar (0,6) 1,2 B0112 Avdeling for Bildediagnostikk Elverum 6,2 5,1 3,1 17,9 Forbruk på innleie fra vikarbyrå er under budsjett og under forbruk 2011 i perioden. Årsak til avvik Avdeling for bildediagnostikk Elverum: Avdelingen har hatt høyt refusjonsberettiget fravær i første kvartal, til sammen 4,7 stillinger. Fraværet gjelder forhold som ikke direkte kan knyttes til den daglige arbeidssituasjonen. Det ble høsten 2011 rekruttert inn nye overleger som i fast og variabel månedsverk utgjør ca 3,9 årsverk. Det har her skjedd en dreining i forbruk fra varekostnad dvs vikarbyrå til lønn. Akuttmedisin Hamar: Avdelingen har hatt høyt refusjonsberettiget fravær i første kvartal med flere langtidssykemeldte og ansatte i svangerskapspermisjon enn i I tillegg har det i perioden vært en stor aktivitetsøkning, særlig ved anestesi og intensiv. Indremedisin Hamar: Økt sykefravær medfører høyere forbruk av overtid og vikarer. Avdelingen har også hatt en økning i ansatte i svangerskapspermisjon i tillegg til i uttak av overlegepermisjoner. Indremedisin Elverum: Avdelingen har et krav på nedtak av 6 stillinger. 3 lis leger i svangerskapspermisjon, en ekstra pålagt turnusfysioterapeut, en engasjement stilling på hud poliklinikk gjør at gjennomført nedtak på sengepostene ikke får det utslaget i forbruk som planlagt. De fire førstnevnte stillingene gir regnskapsmessig refusjon, noe som ikke synes på månedsverksforbruket. Side 3 av 25

4 Ortopeden (kirurgi Elverum): Avdelingen har et krav på nedtak av 4 stillinger. Effekten av nye turnuser er ikke inntrådt som forventet i april. Tiltak som iverksettes Ingen aktuelle tiltak utover de som er iverksatt i budsjettet for Sykefravær Fraværet i divisjonen var i februar 2012 er på 7,3 %, det samme som i februar 2011 (graf ikke tilgjengelig for februar 2012). Sykefraværsutvikling - Divisjon Elverum-Hamar fordelt etter fraværslengde 8,0 % 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2012 Korttidsyk% 2,4 % 2012 Langtidsyk% 4,2 % 2012 Syk% 6,6 % 2011 Korttidsyk% 2,6 % 2,6 % 1,9 % 1,4 % 1,6 % 1,8 % 1,3 % 1,6 % 2,4 % 2,0 % 2,4 % 2,0 % 2011 Langtidsyk% 4,6 % 4,6 % 4,4 % 4,2 % 4,1 % 4,7 % 5,3 % 4,5 % 4,7 % 5,0 % 4,9 % 4,8 % 2011 Syk% 7,2 % 7,3 % 6,3 % 5,7 % 5,7 % 6,6 % 6,6 % 6,1 % 7,1 % 7,0 % 7,2 % 6,8 % Ledere jobber jevnt og godt med å følge opp sykemeldte arbeidstakere i divisjonen og å avklare videre situasjon for disse. Samarbeidet med NAV, arbeidslivssenteret og HR fungerer godt på dette området. Større krav om oppfølging fra NAV har økt arbeidsmengden. De siste to årene har divisjonen hatt et prosjekt angående særskilt oppfølging av gravide arbeidstakere. Side 4 av 25

5 2 DIVISJON GJØVIK 2.1 Bemanning B02 Divisjon Gjøvik 850,0 800,0 750,0 700,0 650,0 600,0 550, ,9 613,9 625,4 619,0 620,7 630,6 633,0 662,3 729,0 647,2 643,8 643, ,8 698,4 718,6 724,0 716,3 709,9 722,4 757,6 784,2 721,6 730,1 731, ,7 706,9 718,2 713,2 Per.budsj ,3 691,9 703,4 696,5 699,8 709,4 712,9 745,6 804,5 714,6 710,9 711,3 Status generell beskrivelse Som det framgår av tabellen over ligger totalforbruket av månedsverk i divisjonen også denne måneden høyere enn det som er det periodiserte forbruket. Når en bryter dette ned på kontoarter ser en at fastlønn er ca. 10 månedsverk lavere det som er bemanningsrammen i år. På avdelingsnivå er det ingen avdelinger som skiller seg merkbart ut i negativ retning. Totalforbruket er altså likevel over det periodiserte budsjettet ( ca. 15 månedsverk i hver av de 3 siste månedene), dette skyldes ikke de faste lønnsartene (jfr. avsnittet foran). Det har i lang tid vært et negativt avvik mellom periodisert bemanning og forbruk av personalressurs i divisjonen, også i de månedene der lønnsforbruket har vært i balanse. Dette vil bli sett nærmere på i samarbeid med rapporteringsressursen i SI. April regnskap foreligger ikke, men i mars var det i divisjonen et merforbruk på lønn på omkring kr. I første kvartal samlet var det imidlertid et mindreforbruk på lønn på omkring 1 mill. kr. Side 5 av 25

6 Årsak til avvik Det er ingen alvorlige avvik i bemanningsforbruk i divisjon Gjøvik i mars, heller ikke når en ser på den enkelte avdeling. Tiltak som iverksettes Ingen særskilte 2.2 Sykefravær Sykefraværsutvikling - Divisjon Gjøvik fordelt etter fraværslengde 10,0 % 9,0 % 8,0 % 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2012 Korttidsyk% 2,5 % 2012 Langtidsyk% 5,7 % 2012 Syk% 8,2 % 2011 Korttidsyk% 2,5 % 2,4 % 1,7 % 1,4 % 2,0 % 1,6 % 1,2 % 1,4 % 2,2 % 2,3 % 2,1 % 2,1 % 2011 Langtidsyk% 5,9 % 6,3 % 6,1 % 5,3 % 5,2 % 4,6 % 5,9 % 4,9 % 5,2 % 6,2 % 6,6 % 6,6 % 2011 Syk% 8,3 % 8,7 % 7,8 % 6,7 % 7,2 % 6,1 % 7,2 % 6,3 % 7,4 % 8,5 % 8,7 % 8,7 % Status Graf foreligger foreløpig ikke for februar måned. Likevel er fraværstallene kjent. For divisjon Gjøvik som helhet er sykefraværet i 8,3%. Det innebærer en minimal økning i forhold til måneden før (0,1%) og en nedgang på 0,4% i forhold til februar Denne måneden er det den største avdelingen (med. avd.) som har hatt en merkbar nedgang (1,8 %), mens samtlige øvrige avdelinger har hatt moderat økning. Det er et helt annerledes bilde enn det som framkom i forrige måneds rapport, og må derfor antas å være et mer tilfeldig utslag. Side 6 av 25

7 3 DIVISJON LILLEHAMMER 3.1 Bemanning B03 Divisjon Lillehammer 1000,0 950,0 900,0 850,0 800,0 750,0 700,0 650,0 600,0 550,0 500, ,4 763,9 792,0 774,9 780,9 776,5 786,4 817,8 865,4 818,0 804,0 803, ,3 868,6 889,6 903,8 887,5 872,6 891,0 947,9 968,7 924,8 912,2 912, ,7 885,1 884,9 893,1 Per.budsj ,6 854,6 881,6 866,6 870,6 866,6 875,6 911,6 955,6 906,6 893,6 888,6 Fra mars 2011 til mars 2012 har det vært en reduksjon i bemanningen på 4,7 årsverk. Farten inn i 2012 viste en høy bemanning i januar og en vesentlig nedgang fra januar til februar Nedgangen har videre vært på 0,2 stillinger fra februar til mars. Vi har til tross for denne nedgangen hatt et forbruk av månedsverk på 3,3 stillinger over det budsjetterte for mars. Denne økningen er marginal i forhold til bemanningen på 884,9 månedsverk i mars, og medfører ingen ytterligere tiltak fra vår side utover de tiltakene vi planla ved årets start og som vi følger tett. Fra mars til april øker bemanningen med 8,2 årsverk. Flere avdelinger har hatt høy aktivitet de tre første månedene i år, og har derfor måttet øke bemanningen midlertidig for å håndtere dette på en god og forsvarlig måte. Det er avdelingene kirurgi og indremedisin som har den største økningen i bemanningen. På kirurgisk avdeling står de overfor en stor endring i bemanningen på legesiden. Fem erfarne leger er på vei ut. Dette medfører at de har måttet ta inn nye leger før de erfarne slutter for opplæring, som igjen medfører en midlertidig økning i bemanningstallene. På medisinsk avdeling har de fire leger som er i svangerskapspermisjon og som er erstattet med vikarer. Dette medfører også en økning, selv om antallet hoder på vakt ikke har økt. Mange avdelinger rapporterer om økt sykefravær i mars, særlig på sengepostene. Dette har medført en økning i vikarinnleie. Side 7 av 25

8 Tiltak Som vi nevnte i rapporten fra februar har vi en tett oppfølging fra rådgiver ressursstyring overfor alle avdelingene i forhold til bemanningsplanlegging og turnuser. Rådgiver ressursstyring jobber mye med å optimalisere ressursbruken i den enkelte enhet, og hun vil gå enda tettere inn i avdelingene nå som bemanningstallene øker i april. Det gjennomføres resultatsikringsmøter med alle avdelingene i regi av divisjonsdirektør hver måned hvor økonomi og bemanning har hovedfokus. Alle nivå 3 og 4-lederne i den enkelte avdeling deltar. I tillegg er følgende tiltak iverksatt: Overtid skal godkjennes av avdelingssjef Innleie av vikar godkjennes av nivå 4 leder Inntak av vikar på mer enn tre måneder godkjennes av divisjonsdirektør Nedtak av senger på flere avdelinger og sammenslåing av avdelinger i helgene 3.2 Sykefravær Sykefraværsutvikling - Divisjon Lillehammer fordelt etter fraværslengde 10,0 % 9,0 % 8,0 % 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2012 Korttidsyk% 2,5 % 2,8 % 2012 Langtidsyk% 4,8 % 4,6 % 2012 Syk% 7,3 % 7,4 % 2011 Korttidsyk% 2,5 % 2,5 % 2,0 % 1,4 % 1,7 % 1,6 % 2,1 % 1,2 % 2,1 % 1,9 % 2,1 % 2,4 % 2011 Langtidsyk% 6,0 % 6,7 % 6,4 % 5,3 % 5,0 % 5,8 % 7,1 % 4,3 % 4,7 % 4,7 % 4,4 % 4,4 % 2011 Syk% 8,5 % 9,2 % 8,4 % 6,7 % 6,7 % 7,4 % 9,2 % 5,5 % 6,8 % 6,6 % 6,5 % 6,7 % Sykefraværstallene for februar 2012 er på 7,42 % alle fraværslengder, hvor korttidsfraværet er på 2,83 % og langtidsfraværet er på 4,59 %. I 1. kvartal 2011 var sykefraværet på 8,68 %, hvor korttidsfraværet var på 2,33 % og langtidsfraværet på 6,35 %. Vi har et lavere samlet fravær i februar 2012 enn på samme tid i fjor. Vi hadde en positiv utvikling i det totale sykefraværet utover i 2011, men på slutten av året økte korttidsfraværet. Dette gjaldt også for januar 2012 og nå også for februar. Det totale fraværet har økt fra 7,27 % til 7,42 % fra januar til februar, hvorav det har vært en økning i korttidsfraværet og en reduksjon i langtidsfraværet. Mange avdelinger har vært svært utsatt for gastroenterittutbrudd og har hatt høyt korttidsfravær blant de ansatte på grunn av dette. Erfaringsmessig er korttidsfraværet høyere i vintermånedene enn vår-, sommer- og høstmånedene på grunn av høyere forekomst av infeksjoner med mer på denne årstiden. I tillegg rap- Side 8 av 25

9 porteres det om at mange opplever stort arbeidspress som følge av stram økonomi og omstillingen i begynnelsen av året, og at sykefraværet har økt på grunn av dette. Som vi nevnte i februarrapporten har det vært jobbet systematisk med å perfeksjonere IAarbeidet i forhold til sykmeldte i divisjonen i Ledere jobber godt med å følge opp sykmeldte i nært samarbeid med HR-avdelingen, NAV og Arbeidslivssenteret. Vi har iverksatt et prosjekt som starter opp 1. mai for å følge opp gravide arbeidstakere i divisjonen, en målgruppe som erfaringsvis har et relativt høyt sykefravær. Erfaringene fra de tilsvarende prosjektene i divisjon Elverum/ Hamar og divisjon Gjøvik har vært positive i forhold til reduksjon i fraværet og medfører at vi også ønsker å gi det samme tilbudet til våre gravide arbeidstakere. Sykefravær er fast tema på de månedlige resultatsikringsmøtene med alle avdelingene hvor nivå 3 og 4-lederne deltar og må svare for sin avdelings sykefraværstall og hvordan de følger opp sine medarbeidere. Dette gjelder både forebyggende tiltak og i forhold til korttidsfraværet og langtidsfraværet. 4 DIVISJON PREHOSPITALE TJENESTER 4.1 Bemanning B04 Divisjon Prehospitale tjenester 450,0 400,0 350,0 300,0 250,0 200,0 150,0 100,0 50,0 0, ,6 216,2 212,5 205,6 213,4 213,7 219,9 214,7 237,7 218,7 217,6 218, ,7 296,1 312,6 329,7 329,0 323,0 333,3 348,9 362,6 345,3 341,0 335, ,9 382,0 387,7 392,3 Per.budsj ,4 400,4 399,3 408,7 399,2 396,9 401,6 406,9 420,1 406,9 404,6 402,8 Side 9 av 25

10 2,0 Avvik bemanning fast lønn, vikar i ledig stilling, fødselsvikar 0,0 2,0 Divisjonsledelsen 4,0 6,0 Paseintreiser Innlandet Ambulanse AMK Innlandet Kompetanseenheten Enhet for reiseoppgjør Sum Januar Februar Mars April 8,0 10,0 12,0 Status generell beskrivelse I forhold til periodisert budsjett for 2012 ligger forbruket av personell under antatt nivå, i alle 4 månedene hittil i år. Det gjelder også når en ser på de faste årsverkene isolert. Det er imidlertid verdt å merke seg at Enhet for reiseoppgjør står for noe av dette underforbruket, og denne avdelingen holdes regnskapsmessig separat. Bildet er at det totale personellforbruket øker nå utover i året, men foreløpig godt innenfor det som er satt av til lønn i budsjett 2012 (både for mars og i hele 1. kvartal sett under ett). Årsak til avvik Se avsnittet ovenfor Tiltak som iverksettes og ventet effekt Det er foreløpig ikke behov for å iverksette tiltak, utover det å ha den nødvendige oppmerksomhet på utviklingen. Side 10 av 25

11 4.2 Sykefravær Sykefraværsutvikling - Divisjon Prehospitale tjenester fordelt etter fraværslengde 12,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2012 Korttidsyk% 2,2 % 2012 Langtidsyk% 4,9 % 2012 Syk% 7,1 % 2011 Korttidsyk% 2,2 % 2,3 % 1,9 % 1,6 % 2,0 % 2,7 % 2,9 % 1,9 % 2,6 % 2,8 % 2,8 % 2,6 % 2011 Langtidsyk% 4,4 % 5,3 % 5,8 % 5,6 % 5,5 % 6,7 % 7,0 % 5,3 % 5,6 % 5,3 % 4,9 % 6,0 % 2011 Syk% 6,5 % 7,6 % 7,7 % 7,2 % 7,5 % 9,4 % 9,9 % 7,2 % 8,1 % 8,0 % 7,7 % 8,6 % Status Graf foreligger foreløpig ikke med februar tall Fraværet i februar er likevel kjent. Samlet for divisjonen er det nå på 9,5 %. Det er bekymringsfullt høyt, og representerer en klar økning - både i forhold til januar og sett i forhold til 2011 under ett. Det er de samme to avdelinger som tidligere som har betydelig høyere fravær enn de øvrige. Det gjelder pasientreiseavdelingene i Moelv. Noe av årsaken til dette er at arbeidsgiver har forsøkt omplassering av flere arbeidstakere med helseproblemer hit, uten at en har lyktes med å få ned sykefraværet til disse arbeidstakerne etter omplasseringen. Det arbeides nå konkret videre med oppfølging av disse sakene, med tanke på ytterligere tilrettelegging, eller at en finner bedre egnede arbeidsplasser utenfor avdelingen. Fraværsutviklingen blir fulgt nøye av leder, med bistand fra HR. Side 11 av 25

12 5 DIVISJON HABILITERING OG REHABILITERING 5.1 Bemanning B05 Divisjon Habilitering Rehabilitering 300,0 290,0 280,0 270,0 260,0 250,0 240,0 230,0 220,0 210,0 200, ,5 245,3 253,5 253,1 253,5 260,4 256,8 260,5 268,1 260,5 259,0 261, ,3 248,2 257,4 262,3 260,6 255,0 257,9 260,3 259,6 250,6 245,0 251, ,7 237,6 242,0 243,4 Per.budsj ,8 254,7 258,6 257,7 259,7 259,7 254,7 258,4 268,2 262,5 259,6 262,4 Snitt siste 12 mndr. 254,1 253,2 251,9 250,3 Divisjonen har budsjettmessig overført 13,4 årsverk til Divisjon Eiendom og intern service fra Overføringen av disse årsverkene er ikke i hensyn tatt i budsjetterte årsverk i Divisjonen har en stabil bemanning. Bemanningstall for april viser at divisjonen ligger 1,8 årsverk under budsjetterte årsverk. (Da er overførte årsverk trukket i fra). Divisjonen holder et sterkt fokus på bemanning for å være i henhold til budsjett. Side 12 av 25

13 5.2 Sykefravær Sykefraværsutvikling - Divisjon Habilitering Rehabilitering fordelt etter fraværslengde 9,0 % 8,0 % 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2012 Korttidsyk% 1,9 % 3,0 % 2012 Langtidsyk% 4,0 % 4,0 % 2012 Syk% 5,9 % 7,0 % 2011 Korttidsyk% 2,2 % 2,0 % 2,0 % 1,1 % 1,4 % 1,0 % 1,9 % 1,8 % 1,9 % 2,1 % 1,6 % 2,1 % 2011 Langtidsyk% 3,7 % 4,5 % 5,2 % 5,2 % 6,1 % 5,5 % 6,4 % 4,1 % 4,2 % 6,4 % 6,4 % 6,0 % 2011 Syk% 5,9 % 6,5 % 7,2 % 6,3 % 7,4 % 6,4 % 8,3 % 5,9 % 6,1 % 8,4 % 8,1 % 8,1 % Totalt sykefravær for divisjonen for februar 2012 var 7,0 %. Divisjonen har gjennomgående lavt sykefravær. Februar i år viser 0,5 % økning i det totale sykefraværet sammenlignet med samme periode i fjor. Det er korttid sykefraværet som har økt den siste mnd. Divisjonen vil følge med denne utviklingen fremover. Divisjonen har 1 avdeling med sykefravær > 10 % i februar mnd. Ansvar/avdelinger med høyere fravær enn 10 % skal rapportere til HR rådgiver. Det skal vurderes å kartlegge årsaker til fravær og evt. iverksette tiltak. Side 13 av 25

14 6 DIVISJON MEDISINSK SERVICE 6.1 Bemanning B07 Divisjon Medisinsk Service 700,0 600,0 500,0 400,0 300,0 200,0 100,0 0, ,6 536,2 545,4 536,2 537,6 542,0 545,9 561,8 580,7 570,6 568,9 568, ,5 295,5 294,5 296,8 295,7 300,8 302,9 317,1 317,1 302,7 302,3 305, ,2 321,3 319,1 318,5 Per.budsj ,6 321,3 324,3 320,8 320,3 319,3 323,4 333,3 340,3 321,3 323,3 324,3 Status generell beskrivelse Som nevnt i februarrapporten kan ikke bemanningstallene fra 2010 og 2011 sammenliknes med 2012-tall da det er gjort strukturelle endringer i 2011 og 2012 som har hatt betydning for tallene. Endringene gjelder avdelingene radiologi, ergo-/fysioterapi, nukleærmedisin og laboratoriet på Kongsvinger. Bemanningstallene for januar og februar 2012 ligger tilnærmet på linje med periodisert bemanningsbudsjett for de samme månedene. Bemanningstallene for mars viser et underforbruk på 5,2 stillinger i forhold til periodisert bemanningsbudsjett. Ved rapporteringen sitter vi med apriltallene og disse viser også et underforbruk på bemanning sammenliknet med de periodiserte budsjetttallene. Divisjonen har hatt en besparelse på lønnsbudsjettet på 2,1 mill. kr. (akkumulert) pr mars regnskap. Til tross for god kontroll på bemanningen følges bemanningstallene nøye opp i oppfølgingsmøter med avdelingssjefer og seksjonsledere. Side 14 av 25

15 Årsak til avvik Som beskrevet over har divisjonen ingen avvik fra periodisert bemanningsbudsjett. Tiltak som iverksettes og ventet effekt Med bakgrunn i ovennevnte punkter ser ikke divisjonen behov for å sette inn noen tiltak i forhold til bemanning hittil i Sykefravær Sykefraværsutvikling - Divisjon Medisinsk Service fordelt etter fraværslengde 10,0 % 9,0 % 8,0 % 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2012 Korttidsyk% 2,4 % 2,4 % 2012 Langtidsyk% 4,7 % 6,7 % 2012 Syk% 7,1 % 9,1 % 2011 Korttidsyk% 2,7 % 2,9 % 2,5 % 1,7 % 1,6 % 1,3 % 1,5 % 0,9 % 1,9 % 1,6 % 1,9 % 2,1 % 2011 Langtidsyk% 4,1 % 3,8 % 4,6 % 4,6 % 4,7 % 5,0 % 5,4 % 5,7 % 5,7 % 5,5 % 5,4 % 5,8 % 2011 Syk% 6,8 % 6,6 % 7,1 % 6,3 % 6,4 % 6,3 % 6,9 % 6,6 % 7,6 % 7,1 % 7,3 % 7,9 % Sykefraværstallene for februar 2012 er på 9,09 % alle fraværslengder, hvor korttidsfraværet er på 2,35 % og langtidsfraværet er på 6,74 %. Fraværet har økt nesten to prosentpoeng fra januar til februar 2012, fra 7,2 % til 9,09 %. Det er langtidsfraværet som har økt fra 4,84 % til 6,74 %, korttidsfraværet har gått ned 0,02 prosentpoeng i denne perioden. Gjennomsnittlig fravær i 2011 var på 7,17 % med en fordelig på 1,96 % på korttidsfravær og 5,21 % på langtidsfravær. Det er flere avdelinger og enheter i divisjonen som også pr utgangen av februar har høyt fravær, > 8 % totalfravær. Utviklingen gir et tydelig signal og har blant annet sammenheng med en stram bemanning og høyt arbeidspress i divisjonen. Vi ser alvorlig på økningen i sykefraværet og vi vil iverksette nødvendige tiltak hvis denne trenden vedvarer. Generelt har divisjonen i mange år hatt lavt sykefravær og har vært en av de beste divisjonene i SI i forhold til nærvær. Ledere jobber godt med å følge opp sykmeldte i nært samarbeid med HRavdelingen, NAV og Arbeidslivssenteret. Divisjonen har som mål en nærværsprosent på 94 % og har stort fokus på å opprettholde et høyt nærvær. Side 15 av 25

16 7 DIVISJON PSYKISK HELSEVERN 7.1 Bemanning Status generell beskrivelse Forbruk totalt antall årsverk pr. mars sammenlignet med budsjett Forbrukte månedsverk pr. februar utgjør 1959,1 månedsverk. Det er utgjør en økning på 25,1 månedsverk i det totale forbruk månedsverk fra forrige mnd. og reduksjon på 3,1 månedsverk sammenlignet med samme periode i Budsjettert forbruk pr. mars utgjør 1936 årsverk. Forbruket i divisjonen pr mars ligger således 23,1 månedsverk over budsjett sammenlignet med 18 månedsverk over budsjett i februar. Antall månedsverk kontert på fast lønn er totalt 1742,3 månedsverk (konto 5000, 5001 og 5002) sammenlignet med 1730,1 i samme periode fjor. Det er en økning i antall månedsverk kontert på fastlønn på 7 månedsverk sammenlignet med forrige mnd hvor av 7,2 månedsverk av økningen er kontoret på konto 5001 vikar i ledig stilling. Antall budsjetterte årsverk på konto 5000, 5001 og 5002 utgjør 1801,6 årsverk. Divisjonen har således pr. mars 59,3 vakante stillinger. Side 16 av 25

17 Divisjonen er tildelt omstilingsmidler i form av at divisjonen har aksept for å gå med et underskudd tilsvarende fjorårets overskudd. I divisjonens forbruk av månedsverk inngår det 8 månedsverk i mars som gjelder ikke budsjettert aktivitet i prosjekter. Disse prosjektene har som hovedregel ekstern finansiering og disse månedsverkene representerer dermed ikke noe merforbruk. Forbrukstallene for april er i likhet med tallene for mars marginalt høyere enn budsjett (0,5 %). Leger og psykologer Antall månedsverk leger som mottar fastlønn utgjør pr. mars 131,1. Sammenlignet med samme periode i fjor så er det en økning på ca 31,7 månedsverk. Antall månedsverk psykologer som mottar fastlønn utgjør 94,3 månedsverk og antall psykologspesialister 57,9 månedsverk. Det er en økning på 4,3 sammenlignet med samme i fjor. Omstilling Divisjon Psykisk Helsevern har på bakgrunn av vedtatt budsjett for 2012 iverksatt følgende omstillingsprosesser 1. Omstilling Avdeling for psykose og rehabilitering. Nedleggelse av B7. Omstillingsprosessen ble sluttført i februar. Den berører 11 omstillingskandidater, som ble overført til nye enheter fra og med 5. mars. DPS Lillehammer, døgnenheten ved Otta. Det er gjennomført Ros - analyser i henhold til retningslinjene for omstilling, samt at det er utarbeidet ny bemanningsplan. Divisjonen er i dialog med nærliggende kommuner for å kartlegge mulighetene for alternative arbeidsplasser i kommunen. Det er totalt 3,5 årsverk som defineres, som omstillingskandidater. DPS Gjøvik, sengepost i Valdres. Det er utarbeidet mandat og fremdriftsplan for omstillingsprosessen i Valdres. Prosjektgruppen har startet sitt arbeid med å kartlegge situasjonen. De skal fremlegge en rapport for styret før sommeren. Omstillingsarbeidet skal sluttføres innen utgangen av DPS Gjøvik, poliklinikken på Toten. Det er utarbeidet mandat og fremdriftsplan for omstillingsprosessen på Gjøvik. Prosjektgruppen har startet sitt arbeid. Omstillingsprosessen skal sluttføres innen utgangen av Gjennomgang av turnus med fokus på reduksjon i forbruk av variabel lønn. HR -avdelingen har på oppdrag fra divisjonsdirektør gjennomgått turnusene ved de største postene ved sentralsykehusene med den hensikt å kartlegge mulighetene for å redusere forbruket av variabel lønn. GAT- medarbeider rapporterer til avdelingssjef, HR -sjef og divisjonsdirektør, som følger opp det videre arbeidet i avdelingene. Side 17 av 25

18 Årsak til avvik Divisjonen er tildelt omstilingsmidler i form av at divisjonen har aksept for å gå med et underskudd tilsvarende fjorårets overskudd. Tiltak som iverksettes Det planlegges ikke nye tiltak. 7.2 Sykefravær Sykefraværsutvikling - Divisjon Psykisk Helsevern fordelt etter fraværslengde 12,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2012 Korttidsyk% 3,1 % 2012 Langtidsyk% 7,0 % 2012 Syk% 10,1 % 2011 Korttidsyk% 3,0 % 2,9 % 2,3 % 2,0 % 1,9 % 1,9 % 1,9 % 2,0 % 2,6 % 2,7 % 2,6 % 2,6 % 2011 Langtidsyk% 6,5 % 7,6 % 7,3 % 7,2 % 6,6 % 7,1 % 8,6 % 5,7 % 5,9 % 6,1 % 6,4 % 7,5 % 2011 Syk% 9,5 % 10,5 % 9,6 % 9,3 % 8,5 % 8,9 % 10,5 % 7,7 % 8,4 % 8,9 % 9,0 % 10,1 % Status Sykefraværet for divisjon utgjør pr februar ,7%. Divisjonen arbeider aktivt for å redusere fraværet. Enheter med fravær over 10 % må rapportere strakstiltak til HR -avdelingen. Side 18 av 25

19 8 DIVISJON EIENDOM OG INTERNSERVICE 8.1 Bemanning B09 Divisjon Eiendom og Intern Service 700,0 650,0 600,0 550,0 500,0 450,0 400,0 350,0 300, ,9 500,3 500,8 501,4 504,2 504,8 500,1 549,5 560,6 500,5 496,4 498, ,0 553,1 557,2 561,1 561,5 557,1 562,5 602,5 631,3 564,7 568,7 568, ,0 596,3 600,3 Per.budsj ,5 586,6 590,5 595,6 595,9 591,5 597,0 636,9 659,1 591,5 595,6 589,4 Status generell beskrivelse Fra 1.januar 2012 fikk divisjon EIS en økning i antall ansatte på grunn av interne omorganiseringer i Sykehuset Innlandet. En rendyrking av organisasjonsmodellen der EIS har ansvaret for servicefunksjoner medførte at matforsyning og renholdstjenester ved de mindre psykiatriske enhetene ble overført til divisjonen, dette innebar overføring av 22,37 stillinger. Tilsvarende omlegging ble gjennomført ved Granheim, servicefunksjoner innen teknisk, matforsyning og renhold ble overført til divisjon EIS. Overføringen omfattet 13,64 stillinger. Service og støttefunksjoner ved Divisjon Kongsvinger ble overført og omfatter 7,58 stillinger. Total økning av stillinger i divisjonen Overføring av Granheim 13,64 Overføring servicetorg Kongsvinger 7,58 Overføring Psykiatriske enheter 22,37 SUM økninger 43,60 Reduksjon resultatkrav -10,90 Endring 32,06 I forbindelse med resultatkrav ble alle tiltak gjennomført på lønn. Kravet på 6 mill tilsvarte nedtak av ca 11 stillinger. Side 19 av 25

20 Tabellen viser endring i bemanning (faste og vikarer) fra 2011til 2012 de aktuelle månedene. Bemanningsutvikling januar februar mars April Divisjonsledelse 1,0 1,0 - - Innkjøpsavdelingen (0,7) (0,0) 2,1 1,9 Eiendomsforvaltningsavdelingen 2,8 0,8 1,5 0,8 Avd. for renhold og tekstil (0,5) (0,9) 1,0 2,9 Avd. for drifts og vedlikehold psyk. 1,1 (0,9) (0,9) (1,8) Avd. for drifts og vedlikehold som. (0,7) (0,4) 0,5 (1,3) Avdeling for byggutvikling Matforsyning - IMS 9,2 9,9 5,6 5,0 Avd. for servicetorg 0,7 2,6 0,4 (0,5) Avd. for forsyning og transport 2,4 (0,3) 1,2 (0,3) Endring i bemanning 15,4 11,8 11,6 6,7 Etter korrigering av nye enheter og nedtak av stillinger er det et justert budsjett på ca. 591 stillinger, i tillegg må budsjettet økes for lærlinger da de telles med i bemanningsutviklingen. Divisjon eiendom og internservice har et bemanningsbudsjett på 598 stillinger. Faktisk bemanningsutvikling fra 2011 til 2012 viser en økning i bruk av stillinger. I løpet av første tertial er økningen på 15,4 (januar), 11,8 (februar), 11,6 (mars) og 6,7 (april). Da er sammenligningstallene for 2011 korrigert slik at der er mulig å sammenligne mot 2012 tallene. 610,0 Bemanningsutvikling tall er justert mhp øk/reduksjoner i bemanning 607,0 605,0 600,0 595,0 590,0 585,0 591,7 584,8 596,6 588,7 600,3 600,4 593, ,0 575,0 570,0 januar februar mars April Økt bruk av bemanning viser en sammensetning av bruk av faste stillinger og vikarer som er noe overraskende. Faste ansatte går ned og bemanningsantallet på vikarer øker. Nedgang i faste stillinger er -14,9 (januar), -18,4 (februar), 21,4 (mars) og 26,5 (april). Økning i bruk av vikarer er + 30,2 (januar), 30,2 (februar), 33 (mars) og 33,1 (april). En del av forklaringen er at enkelte langtids vikarer tidligere ble registrert på konto for fastlønn. Side 20 av 25

21 Årsak til avvik Avvik mellom budsjetterte stillinger og reelt forbruk er ikke ønskelig, årsaken til økningen er bruk av vikarer. Avvikene framkommer i de fleste avdelingene hvor avdeling for matforsyning har den største økningen. Til tross for økt bemanningsutvikling har divisjonen positivt avvik på lønnsområdet i regnskapet. Totalt sett har divisjonen positivt resultatavvik på lønn noe som indikerer at det er stram styring, og bruk av vikarer vs fastlønte er kontrollert. Tiltak som iverksettes og ventet effekt Divisjonen skal de nærmeste ukene gjennomgå bemanningsutviklingen som en kvalitetssjekk på at tiltakene i budsjettet, dvs se om bemanningsreduksjon er gjennomført. Nedgang i antall fastlønnede indikerer at nedbemanning er gjennomført men at dette kompenseres med innleie av vikarer. 8.2 Sykefravær Sykefraværsutvikling - Divisjon Eiendom og Intern Service fordelt etter fraværslengde 14,0 % 12,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % 2012 Korttidsyk% 2,8 % 2,7 % 2012 Langtidsyk% 7,2 % 7,3 % 2012 Syk% 10,0 % 10,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2011 Korttidsyk% 3,2 % 2,7 % 2,4 % 1,8 % 2,3 % 1,8 % 1,9 % 1,6 % 2,2 % 1,8 % 2,5 % 2,2 % 2011 Langtidsyk% 7,7 % 9,0 % 9,1 % 8,4 % 7,8 % 7,9 % 6,9 % 5,2 % 8,0 % 7,5 % 8,2 % 7,2 % 2011 Syk% 10,9 % 11,7 % 11,5 % 10,2 % 10,1 % 9,7 % 8,8 % 6,8 % 10,2 % 9,3 % 10,7 % 9,5 % Totalt sykefravær for divisjonen for februar 2012 var 10,0 %. Divisjonen har en gjennomgående nedgang i sykefraværet. Februar i år viser en nedgang fra samme periode i fjor på 1,7 %. Avdelingene i divisjonen har stor variasjon i sykefraværet. De minste avdelingen har et gjennomgående lavt sykefravær mens sykefraværet i de største driftsavdelingen er høyere enn gjennomsnittet i SI. I disse avdelingene legges det ned mye ressurser i oppfølging av sykefraværet og det er i disse avdelingen divisjonen ser en nedgang sykefraværet over tid. Side 21 av 25

22 9 DIVISJON KONGSVINGER 9.1 Bemanning B10 Divisjon Kongsvinger 600,0 550,0 500,0 450,0 400,0 350,0 300,0 250,0 200, ,0 512,8 522,6 518,7 523,3 529,7 530,9 542,2 572,8 539,7 543,6 537, ,5 457,9 481,3 476,5 476,0 468,4 472,7 472,8 494,4 464,8 458,5 464, ,4 420,6 424,4 427,3 Per.budsj ,1 415,8 424,3 421,5 425,3 429,9 432,7 443,3 472,6 440,3 442,2 438,5 Snitt siste 12 mndr. 468,1 465,0 460,2 456,1 Status generell beskrivelse Nye SI Kongsvinger konkluderte med et nedtak på 17 årsverk fordelt på pleierstillinger og lederstillinger. Det jobbes kontinuerlig med effektiv bruk av ansatte på tvers av avdelinger. Månedsverkoversikten viser at vi pr mars ligger på budsjett mens vi ligger 5,8 månedsverk over budsjett pr. april. Årsak til avvik Årsaken til avvik skyldes høy aktivitet kombinert med økende sykefravær. Tiltak som iverksettes og ventet effekt Vi jobber kontinuerlig med å videreutvikle effektiv drift og samhandling for å benytte alle senger effektivt. Dette blant annet for å unngå innleie av ekstrapersonell. Vi ser samtidig faren for økt sykefravær ved ekstremt høyt press i perioder for enkelte avdelinger. Det jobbes derfor enda mer med fleksibilitet og samhandling på tvers av avdelinger. Optimal utnyttelse av kapasitet før innleie av vikarer settes i verk er nøkkelen til at vi skal komme i mål. Se kommentar under sykefravær. Side 22 av 25

23 9.2 Sykefravær Sykefraværsutvikling - Divisjon Kongsvinger fordelt etter fraværslengde 12,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2012 Korttidsyk% 2,7 % 2,6 % 2012 Langtidsyk% 5,8 % 6,4 % 2012 Syk% 8,4 % 8,9 % 2011 Korttidsyk% 2,7 % 2,0 % 1,9 % 1,3 % 1,6 % 1,9 % 1,4 % 1,2 % 2,1 % 2,0 % 2,0 % 2,0 % 2011 Langtidsyk% 5,8 % 6,9 % 7,2 % 7,1 % 7,7 % 8,6 % 9,1 % 6,0 % 4,0 % 6,1 % 5,8 % 5,7 % 2011 Syk% 8,5 % 8,9 % 9,1 % 8,4 % 9,3 % 10,5 % 10,5 % 7,2 % 6,1 % 8,1 % 7,8 % 7,7 % Status Sykefraværet har økt fra januar til februar. Årsakene er i mange tilfeller kjent og det har vært stor grad av bruddskader hvor det er lite å gjøre i forhold til å jobb forebyggende. Vi jobber fortsatt aktivt med IA-arbeidet i divisjonen og er i gang med møtevirksomhet med hver enkelt avdelingssjef for å gå gjennom sykefraværet i den enkelte avdeling spesielt. Det er foreløpig ingen tegn på at det økte sykefraværet kan knyttes opp mot arbeidsmiljø, omstillingsprosesser eller at det er økning i sykefravær grunnet årsaker på jobb. 10 DIVISJON TYNSET 10.1 Bemanning Side 23 av 25

24 ORgHierarki - kode og navn B20 Tynset 300,0 MVERK 250,0 200,0 150,0 100,0 År ,0 0,0 jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des ,0 215,7 226,1 223,3 220,1 215,8 214,9 236,5 253,9 226,7 221,6 227, ,6 216,7 222,4 217,1 216,9 215,8 218,6 239,5 251,6 225,1 223,6 218, ,6 212,1 218,5 217,6 217,9 218,0 221,6 237,2 257,2 222,7 224,1 222, ,2 214,5 218,3 216,6 212,8 211,7 213,9 240,9 252,3 223,9 220,6 224, ,5 225,9 227,9 230,9 Mnd Nvn Status generell beskrivelse Oversikten viser en økning på ca 10 mnd-verk pr mnd i perioden januar - mars. Vi ser tilsvarende avvik også i april. Vi ser ikke tilsvarende avvik i økonomien. Årsak til avvik Avvikene fordeler seg på mange enheter. Hovedårsakene er: Faste ansettelser i stedet for innleie Stor opplæringsvirksomhet på nyutdannede operasjonssykepleiere Endringer i konteringspraksis Tiltak som iverksettes Situasjonen følges. Årsakene til avvikene kan tilsi at bemanningsbudsjettet skulle vært oppjustert noe. Side 24 av 25

25 10.2 Sykefravær Sykefraværsutvikling - Divisjon Tynset fordelt etter fraværslengde 10,0 % 9,0 % 8,0 % 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2012 Korttidsyk% 2,1 % 2,0 % 2012 Langtidsyk% 5,2 % 6,4 % 2012 Syk% 7,3 % 8,5 % 2011 Korttidsyk% 1,8 % 2,0 % 2,1 % 0,9 % 1,2 % 1,6 % 0,9 % 1,1 % 1,8 % 2,2 % 2,0 % 1,9 % 2011 Langtidsyk% 6,0 % 7,0 % 6,6 % 6,1 % 4,1 % 3,6 % 5,5 % 4,7 % 3,7 % 4,3 % 3,9 % 4,7 % 2011 Syk% 7,8 % 9,0 % 8,7 % 7,0 % 5,3 % 5,2 % 6,3 % 5,8 % 6,3 % 6,5 % 5,9 % 6,6 % Sykefraværet følger samme kurve som året før, men på et litt lavere nivå. Side 25 av 25