INFORMASJONSSTRATEGISK DOKUMENT FOR BERGEN KOMMUNE SEKSJON INFORMASJON

Transkript

1 INFORMASJONSSTRATEGISK DOKUMENT FOR BERGEN KOMMUNE SEKSJON INFORMASJON

2 Innhold Communico, ergo sum... 2 Bergenserne skal vite ALT om kommunen sin... 3 Konkretisering av visjonen... 4 Internt mål: Vi skal alle informere på en aktiv måte... 4 Eksternt mål: Bergenserne skal vite mest mulig om kommunen sin og hva vi kan gjøre for dem... 4 Informasjonsansvar... 5 Person... 7 Portal... 8 Publikasjon... 9 Presse

3 Communico, ergo sum Jeg kommuniserer, altså fins jeg. Som en innledning har vi latt oss friste til en liten omskriving av den franske filosofen Descartes kjente uttrykk, Cogito, ergo sum (Jeg tenker, altså fins jeg). I vår tid er kommunikasjon og massekommunikasjon svært fremtredende. Noen ganger kan det til og med virke som om en hendelse kun har funnet sted dersom den er gjengitt i mediene. Når vi tillater oss en slik omskriving er det også basert på en grunnleggende holdning om at alle kan kommunisere, og vi kommuniserer uten stans. Strengt tatt er det umulig å ikkekommunisere. Det betyr at du som ansatt i Bergen kommune i alt du sier, ikke-sier, gjør og ikke-gjør, kommuniserer dine holdninger til arbeidsplassen din, personene du betjener og arbeidet du utfører. Når vi nå presenterer en informasjonsvisjon for Bergen kommune betyr det altså ikke at vi i dag ikke er flinke til å informere eller kommunisere, men at vi alle skal bli mer bevisste på det vi kommuniserer, og at vi skal bli mer aktive når det gjelder informasjon. For oss nær ansatte i Bergen kommune er kommunikasjon og informasjon svært viktige deler av jobben vår. Offentlige systemer fremstår ofte som kompliserte og uoversiktlige, og både ansatte, innbyggere, brukere, kunder og mottakere er alle tjent med å få en best mulig informasjon om de tjenestene og ytelsene som tilbys. Kort om begrepene I dagligtalen bruker vi ofte ordene kommunikasjon og informasjon om hverandre. For vår bruk kan det likevel være nyttig å klargjøre begrepene. Dersom vi går tilbake til ordenes opprinnelse, stammer ordet kommunikasjon fra det latinske Communicare som betyr å gjøre felles. Informasjon kommer fra informare, som betyr å kunngjøre eller underrette. I hverdagens møte mellom ansatte og dem som enten oppsøker eller oppsøkes av kommunen, er det et mål å skape en felles forståelse gjennom kommunikasjon, samtidig er det en rekke ting som skjer som også krever kunngjøring eller underretning til mange om gangen, og da trer behovet for informasjon inn. Målet for kommunen er at vi skal klare å kommunisere med alle våre innbyggere, men på et overordnet plan blir mye av arbeidet også rettet inn mot gode systemer for informasjon. I dette overordnete dokumentet vil vi derfor benytte oss av ordet informasjon, vel vitende at i mange sammenhenger er målet kommunikasjon. Med en informasjonsvisjon mener vi noe vi alle skal strekke oss etter for å få til en best mulig informasjonsflyt mellom ansatte og dem som forholder seg til kommunen. Visjonen skal vise oss hvilken retning vi skal bevege oss i, men den skal også hjelpe oss å foreta valg om hvordan vi skal handle når det gjelder informasjonsspørsmål i hverdagen. Begrepet strategi er i denne informasjonsvisjonen brukt i betydningen fravær av tilfeldighet. En informasjonsstrategi skal derfor være en måte å sikre at vi informerer på en planlagt og ikke-tilfeldig måte. 2

4 Målsetningen vår har vært å lage en enkel strategi som skal være lett for brukerne å sette seg inn i. Vi ønsker å gi brukerne konkrete verktøy som kan føre til bedre informasjon fra kommunens side. Verktøyskrinet vi har etablert, kan brukes av alle kommunale instanser, fra byrådsavdelinger innenfor ulike politiske felt, via etater, kommunale foretak og ned til den enkelte resultatenhet som barnehager, skoler og sykehjem. Bergen kommunes informasjonsstrategiske dokument består dermed av en overordnet visjon, konkretisert gjennom to mål med tilhørende handlinger og en verktøykasse fylt med ulike verktøy for å nå frem med informasjonen. INFORMASJONSVISJON: Bergenserne skal vite ALT om kommunen sin En kommune yter en lang rekke tjenester og løser mange arbeidsoppgaver på vegne av fellesskapet. Kunnskaper om hvilke tilbud som finnes, hvordan de ytes, hvordan man kan få kontakt for mer informasjon osv. er av stor betydning for den enkelte innbygger. Videre er bergensere som kjent nokke for seg sjøl, og debattklima og støynivå tyder på et vitebegjærlig og diskusjonslystent folkeslag. For å utnytte dette potensialet til fullest, er det ønskelig med mest mulig kunnskap om det som debatteres. Derfor er det av stor betydning at vi som arbeider i kommunen i alt vi gjør sørger for å gi best mulig informasjon til dem vi møter, betjener og yter service overfor. Vår målgruppe er formulert som bergensere. Bergensere er her ment svært inkluderende og skal her forståes som alle som bor i eller oppholder seg Bergen eller forholder seg til Bergen på et eller annet vis. Vi mener at bergenserne skal vite ALT, noe som innebærer en stor grad av åpenhet fra ansatte i kommunen, men også noe som krever en innsats fra bergenserne. Kommunen skal legge til rette for at bergenserne skal vite ALT, men bergenserne må selv sørge for å oppsøke eller ta imot. At vi skal være åpne, betyr selvsagt ikke at vi skal bryte taushetsplikt eller gi ut informasjon som er unntatt offentlighet, men som en hovedregel skal ansatte være åpne for henvendelser fra bergenserne og journalister. Selv om bergenserne stort sett skal vite ALT om det meste, så har vi også vært tydelige på at det i vår sammenheng er kommunen vi har et ansvar for å spre viten om. Dette betyr at det er vår primæroppgave å bruke kommunale midler og ressurser på å informere om det som kommunen holder på med, ikke alt annet uavhengig av hvor spennende og interessant det er. Det er selvsagt også et mål at kommunen skal vite alt om bergenserne. I vår sammenheng er det derfor interessant å vite hvordan bergenserne gir uttrykk for sine synspunkter og ønsker å formidle sin oppfatning av situasjonen og sine ønsker. I et politisk system er imidlertid en rekke av disse henvendelsene av politisk art. Dette betyr at kommunen kan tilrettelegge for kanaler hvor bergenserne kan gi uttrykk for sine synspunkter til politikerne, samtidig som det gjennom ulike typer undersøkelser er mulig å måle tilfredshet, holdninger og kunnskaper blant bergenserne. Det er imidlertid en utfordring å få systematisert og nyttiggjort seg denne kunnskapen på et overordnet nivå. 3

5 Konkretisering av visjonen I tillegg til å være en overordnet visjon som skal si noe om i hvilken retning informasjonsarbeidet skal bevege seg, er det også viktig å konkretisere visjonen slik at den blir etterprøvbar og håndterlig i hverdagen. Internt mål Vi skal alle informere på en aktiv måte Eksternt mål Bergenserne skal vite mest mulig om kommunen sin og hva vi kan gjøre for dem Mål og handlinger Den overordnete visjonen kan konkretiseres i to mål for hele kommunens informasjonsvirksomhet. Det ene målet er internt og gjelder de ansattes handlinger. Det andre er eksternt og gjelder hva bergenserne faktisk vet om kommunen og hva kommunen kan gjøre for dem. Internt mål: Vi skal alle informere på en aktiv måte Vi har tidligere konstatert at vi kommuniserer og informerer hele tiden så hva menes da med å informere på en aktiv måte? Med aktiv menes her at man så tidlig som mulig utfører planlagte informasjonshandlinger. Seksjon informasjon har utarbeidet en verktøykasse for formidling av informasjon som kan være til hjelp. Ved å gjennomgå verktøykassens ulike elementer kan du og din arbeidsplass raskt vurdere om dere benytter nok kanaler og tiltak for å informere. Eksempler på de ulike tiltakene finner du på Seksjon informasjons nettsider på intranett. Slik oppnår vi målet: 1. Gjøre ansatte kjent med informasjonsvisjonen og verktøykassen. 2. Kartlegge hvordan ansatte informerer i dag. 3. Bli enige om hvilke budskap som skal formidles og til hvem. 4. Bli enige om hvordan det skal informeres fremover og gi nødvendig opplæring. 5. Sikre at ansatte informerer aktivt og følge opp at kanalene brukes. Eksternt mål: Bergenserne skal vite mest mulig om kommunen sin og hva vi kan gjøre for dem Dersom vi alle informerer på en aktiv måte, skal forholdene ligge tilrette for at bergenserne skal vite mest mulig om kommunen sin og hvilke tjenester og ytelser vi kan tilby dem. Slik oppnår vi målet: 1. Definere hva bergenserne bør vite om kommunen sin. 2. Iverksette informasjonstiltak for å gi kunnskap om det bergenserne bør vite. 3. Undersøke hva bergenserne vet om kommunen sin. 4. Undersøke hvordan bergenserne har fått denne kunnskapen. 5. Evaluere om informasjonstiltakene fungerer som ønsket. 4

6 Informasjonsansvar Grunnleggende informasjonsmodeller består av en sender som gjennom en kanal formidler sitt budskap til en mottaker. For kommunens del er antall budskap og deres innhold både mange og mangfoldige, og med svært ulike mottakergrupper. For kommunens mangfoldige budskap er den overordnete modellen derfor definert slik at de ansatte skal sende et budskap som de selv kjenner godt, via en rekke kanaler til mottakerne som er bergenserne. Vi vet også at en rekke ansatte er bergensere, og dermed en rekke bergensere selvsagt også er ansatte. Det betyr at vi også må informere våre kollegaer, ikke bare som kollegaer, men også som mottakere av vår informasjon. I Bergen kommune er informasjonsansvaret et ledelsesansvar. Dette betyr at den enkelte leder har et ansvar for at den virksomheten som ledes informerer sine mottakere om de budskap som skal formidles. I den overordnete modellen for Bergen kommune er det derfor forutsatt at den enkelte leder og de ansatte selv vet hvilke budskap som skal formidles, og hvilke mottakere som trenger informasjonen. Bergen kommunes sentrale informasjonsaktiviteter samlet på Seksjon informasjon. Seksjonen har ansvar for overordnet informasjonsflyt fra kommunen til bergenserne og har ansvar for å støtte ansatte eller tjenestesteder når det oppstår spesielle informasjonsbehov. Seksjonen har også fått mye erfaring i håndtering av større krisesituasjoner de siste årene. Det er også fullt mulig å ta kontakt med Seksjon informasjon for å få bistand til å evaluere og utvikle informasjonskompetansen. 5

7 Verktøykasse for formidling av informasjon Det er altså de ansatte og lederne som selv kjenner sitt budskap og sine mottakere. I verktøykassen kan de ansatte finne verktøy som kan bidra til å få budskapet ut til mottakeren. I mange sammenhenger kan det være viktig å formidle samme budskap gjennom ulike kanaler samtidig for å nå flest mulig i den eller de målgruppene man ønsker å nå frem til. Verktøykassen fokuserer på fire hovedkanaler for informasjon som ansatte kan benytte for å nå frem med sine budskap, og innenfor hver kanal er det skissert en rekke ulike konkrete informasjonstiltak. Verktøykassen er ment både som et strategisk verktøy for gjennomgang av måten vi informerer på og som en konkret huskeliste i forbindelse med større informasjonsutfordringer. Med Seksjon informasjons verktøykasse for formidling av informasjon kan du på få minutter gjennomgå måten du og din arbeidsplass informerer på. I tillegg kan du på denne måten se hvilke måter dere ikke informerer på i dag, men kanskje burde benyttet dere av. Ved å gå inn på Seksjon informasjon sine intranettsider vil du også finne beskrivelser, tips og maler tilknyttet det enkelte informasjonstiltaket. Dersom du har en sak som du ønsker å informere en bestemt målgruppe om, kan det være nyttig å tenke gjennom følgende før du tar i bruk verktøyet: Hvem er det du ønsker å nå med budskapet ditt? Hvor mange ønsker du at budskapet skal gå ut til? Hvor stor nyhetsverdi har budskapet ditt? Når er det mest hensiktsmessig å gå ut med budskapet? Rollefordeling: Hvem eier informasjonen og hvem skal være talsperson? 6

8 Den grunnleggende modellen tar utgangspunkt i at vi bør informere gjennom fire ulike kanaler: 1) PERSON: Direkte møte mellom ansatte og bergenser 2) PORTAL: Digitale løsninger via kommunens nettportal 3) PRESSE: Alle massemediekanaler 4) PUBLIKASJON: Utarbeidelse av en trykket informasjon som gjengis til flere Innenfor hver av de fire hovedkanalene er det en rekke ulike informasjonstiltak som er skissert og beskrevet. Person Direkte kontakt kan være spontan eller planlagt og er en viktig måte å formidle informasjon på. I jobben vår møter vi mange mennesker både i og utenfor arbeidstiden som vil ha informasjon fra oss. Det finnes flere måter vi kan komme i kontakt med enkeltpersoner: PERSONLIG MØTE Det direkte møtet mellom ansatt og bergenser er på mange måter den viktigste muligheten vi har til å overbringe viktig informasjon. Dette gjelder i alle typer sammenhenger, enten det er den ansatte som oppsøker en person hjemme (for eksempel hjemmehjelp), om personen oppsøker en arbeidsplass (for eksempel barnehage) eller om en person oppsøker et informasjonssenter eller kontor. Bruk av personlig møte er svært viktig, men også ressurskrevende fordi vi da når en eller noen få personer av gangen. TELEFONSAMTALE Ringe eller bli oppringt av en person og ha direkte kontakt PERSONLIG BREV Brevskriving oppfattes fortsatt som en viktig og personlig måte å få relevant informasjon. PERSONLIG E-POST Digitale henvendelser til kommunen blir stadig vanligere, og gir en god mulighet til å gi ønsket informasjon, eventuelt med lenker til nettsteder hvor mer informasjon kan finnes. SENTRALBORDTJENESTER Mange bergenseres første møte med kommunen er via et sentralbord. Jo bedre informert de sentralbordansatte er om viktige spørsmål, jo raskere og bedre kan de enten besvare henvendelser direkte eller sette personer videre til rette vedkommende. I situasjoner hvor informasjonsbehovet kan være stort, er egne informasjonsrunder med sentralbordbetjeningen et godt informasjonstiltak. INFORMASJONSMØTE Ved behov for å skape et direkte møte mellom ansatte i kommunen og bergenserne kan det innkalles til informasjonsmøter, enten dette er samling av personer i en bestemt målgruppe, personer som bor i et geografisk område eller personer som har en felles interesse. Bruk av informasjonsmøter gir en viktig mulighet for dialog og tilbakemeldinger til ansatte. 7

9 KONTAKTSENTER I noen sammenhenger kan det være nødvendig å etablere et eget kontaktsenter hvor personer kan henvende seg og møte frem for å få informasjon eller bli ivaretatt av kommunens ansatte. Dette gir også en god mulig for direkte personinformasjon. KONTAKTTELEFON Dersom det oppstår en situasjon hvor den enkeltes behov for å kontakte kommunen for å få personlig informasjon, kan midlertidig oppbemanning eller etablering av en kontakttelefon være et viktig hjelpemiddel. SMS SMS kan i økende grad bli benyttet som informasjon til enkeltpersoner, men det er viktig at informasjonen da er kort og konsis og oppfattes som viktig. Portal Kommuneportalen er i ferd med å bli en av Bergen kommunes viktigste informasjonskanaler. Her kan publikum søke informasjon eller få utført tjenester via Internett. NYHETER PÅ NETT Kommunen har egne nyhetssider på portalens førsteside som fungerer som en digital publikasjon. Nyheter her skal fokusere på forhold som er viktige å informere om. Svært mange kommunale avdelinger og enheter har også egne sider med nyheter. I kommuneportalen kan bergenserne abonnere på slike nyheter. Nyheter på nettsider kan oppdateres 24 timer i døgnet og er i en krisesituasjon av uvurderlig betydning for rask og sikker informasjon til byens befolkning, medier og omverdenen. TEMASIDE En temaside i portalen samler innhold og tjenester knyttet til et spesielt tema og presenterer dette på egne sider med eget design. En bruker temasider i portalen når en skal formidle et viktig og aktuelt budskap til en relativ stor målgruppe (gjerne hele byens befolkning) i en avgrenset i tidsperiode (fra 0 3 år). Det kan for eksempel være et kommunalt prosjekt, en kampanje, et tiltak, en tjeneste eller liknende som skal presenteres. Temasider gjør det mulig å løfte en bestem sak, tema, kampanje i portalen. TJENESTEBESKRIVELSER Tjenestebeskrivelser beskriver tjenester som kommunen yter overfor sine innbyggere innen kommunale tjenesteområder som blant annet skole, helse og tekniske tjenester, presentert og samlet i portalen. ALT OM-SIDER En Alt om-side er en nettside i portalen hvor en samler all informasjon og alle tjenester som er knyttet til et større interesseområde for bergenserne og som går på tvers av organisasjonen. 8

10 Disse spesielle sidene i portalen skal gjøre det lettere for brukerne av portalen å finne all relevant informasjon om et spesielt interesseområde. Det kan være alt om barnehage, alt om idrett eller alt om kultur. I tillegg skal innbyggerne og brukerne av siden også kunne betjene seg selv ved å få utført tjenester, søknader, kommunikasjon med avdelinger m.m. gjennom disse sidene. EGNE NETTSIDER Alle organisasjonsenheter i Bergen kommune som tilhører bykassen har egne nettsider i portalen med kontaktinformasjon. Det er mulig også å endre disse sidene om til sider med redaksjonelt innhold. Disse sidene i portalen er en god måte å samle alt innhold (tjenestebeskrivelser, relevante artikler som kommer fra avdelingen, kontaktinfo, ansatte m.m.) på. ABONNEMENT Det kan etableres abonnementsordning for saker som det kan være aktuelt å få løpende eller oppdatert informasjon om. Alle som ønsker det, ansatte som bergensere, kan abonnere på nyheter, pressemeldinger m.m. fra portalen gjennom e-post. Publikasjon Bergen kommune produserer selv en rekke trykksaker eller publikasjoner som kan benyttes til å sende ut informasjon til mange personer samtidig. Til forskjell fra mediene er dette en kanal som kommunen styrer alt innholdet i selv, og det er derfor viktig at informasjonen blir oppfattet som troverdig. ANNONSER I en rekke tilfeller vil det være av interesse å ha egne annonser om viktige saker i kommunen. Seksjon informasjon har derfor utarbeidet en rekke rammeavtaler som sikrer kommunen gode avtaler for slik annonsering i avisene, på kino, digitale skjermer på bussene og på Btv. AVIS Bergen kommune produserer også flere aviser. Seksjon informasjon er ansvarlige for produksjon av Bergenseren og fiin gammel, og bistår i arbeidet med Infoposten. BROSJYRER I en rekke tilfeller vil det være ønskelig å samle en del informasjon om et spesifikt tema i en egen trykksak. Brosjyrer kan være enkle eller påkostet, men bør alle ha en god kvalitet i forhold til språk og utforming. Bergen kommune har et eget grafisk senter som kan hjelpe med utforming og produksjon av brosjyrer. Det er også etablert en egen grafisk profil for Bergen kommune. Det presiseres at det er egne retningslinjer for bruk av byvåpenet. KOMMUNETORGET Bergen kommune har egne kunngjøringsannonser i lokalpressen under vignetten Kommunetorget. I samarbeid med Bergens Tidende og Bergensavisen er Kommunetorget nå et fast innslag over to sider i hver søndagsutgave av avisene. Kommunetorget skal inneholde viktige kunngjøringer fra kommunen til byens innbyggere. Utformingen av sidene og redaksjonelle prioriteringer forvaltes av Seksjon informasjon, men du må gjerne komme med innspill. 9

11 MASSEBREV I en del situasjoner vil masseutsendelser av brev være en god informasjonsmetode. Her har en del kommunale enheter egne adresselister, men Seksjon informasjon har også en egen leveranseavtale med Posten som muliggjør utsendelse via A-post til geografiske områder. MASSE-E-POST Utsendelse av masse e-post kan benyttes som en rask måte å komme i kontakt med alle interessenter. En slik utsendelse bør baseres på oppbygning av egne e-postregistre (for eksempel til foreldrene i en barnehage) eller via abonnementsmuligheter i portalen. PLAKATER Viktige kunngjøringer kan også utformes som plakater eller oppslag. PRESENTASJON Utarbeidelse av presentasjoner (for eksempel Powerpoint) kan også benyttes for å sikre informasjon til mange, enten dette betyr at de anvendes på ulike møter med en rekke personer, eller ved at presentasjonen gjøres tilgjengelig via e-post eller på nettsidene. Presse Med presse mener vi alle de ulike typene massemedier som kan benyttes for å formidle et budskap fra kommunen. Pressekontakt er en svært viktig kanal for informasjon for kommunen. Derfor er det viktig å skape et best mulig møte mellom journalister og kommunens representanter. Pressen kan grovt deles inn som følger (med noen eksempler i parentes): a) Riksaviser (Aftenposten, Dagbladet, VG) b) Region- og byaviser (Bergens Tidende, Bergensavisen) c) Lokalaviser (bydelsaviser, gratisaviser, aviser i nabokommunene) d) Nettaviser (bt.no, ba.no, ibergen.no, nrk.no, dagbladet.no, vg.no) e) Fjernsyn (tv2, nrk, nrk hordaland, btv, tvn) f) Radio (NRK Hordaland, kystradioen, P4, Kanal 24, nærradioer) De ulike mediene har ulike døgnrytmer. Det betyr at tidsfrister for journalistisk materiale vil variere mye, og enkelte nyheter egner seg gjerne best i en gitt medieform. Det finnes en rekke ulike kontaktpunkt (eller tiltak) med mediene, og vi skal her beskrive en del. PRESSEMELDING Noen av de vanligste og viktigste kontaktpunktene er pressemeldinger. Her kan vi skille mellom korte invitasjoner eller meddelelser til pressen og de mer tradisjonelle pressemeldingene hvor man ønsker blest om en konkret sak. Saken bør ha en viss nyhetsverdi for at man sender ut pressemelding. En godt og nøkternt skrevet pressemelding vil også ofte bli gjengitt i sin helhet på nettavisene nesten umiddelbart etter utsendelse. Dette krever imidlertid at journalistene opparbeider seg en tillit til at pressemeldinger fra en gitt avsender er korrekte og nøkterne. Alle pressemeldinger fra Bergen kommune skal sendes ut via Seksjon informasjon. 10

12 EKSKLUSIVE TIPS Dersom det er en sak som forventes å kunne få større omtale dersom det gis eksklusivt til en journalist, kan dette benyttes. Dette er et virkemiddel som må brukes med varsomhet fra kommunalt ansatte om saker som vedrører kommunen, og det er viktig at dette ikke gjøres i saker hvor nyheten har offentlighetens interesse og burde bli kunngjort til alle medier samtidig. PRESSETIPS I en del saker ønsker man gjerne medieomtale, men saken er ikke viktig nok til å sende ut en pressemelding. I slike situasjoner kan man ringe en eller flere medier eller journalister for å gi tips om saker som kan være av interesse. PRESSEBRIEFING Kommunen har ofte en del komplekse og uoversiktlige saker eller saksområder som noen ganger gjør det ønskelig å invitere en eller flere journalister til en briefing. Med dette mener vi en samtale hvor et større sakskompleks gjennomgås for å forklare sammenhenger og bakgrunnsstoff. PRESSEKONFERANSE Dersom en sak har allmennhetens interesse og har stor nyhetsverdi, bør det innkalles til pressekonferanse. Dette gir også anledning for journalistene å møte en eller flere hovedpersoner på ett og samme sted. Det bør være en viss terskel for å kalle inn til en pressekonferanse, slik at journalistene oppfatter det som viktig å prioritere å komme dersom kommunen innkaller til en pressekonferanse. Det er også viktig med en stram regi, slik at vi ikke tar opp for mye av journalistenes tid. PRESSEVISNING I en del situasjoner er det ønskelig å demonstrere eller vise pressen hva kommunen gjør eller hvordan man konkret arbeider i en sak. For å hjelpe journalistene til gode bilder eller tilgang til områder som vanligvis ikke er åpne for andre, kan det inviteres til pressevisning. MEDIEOVERVÅKNING Det er viktig å følge med på hva som sies og skrives om Bergen kommune, og det finnes ulike måter å overvåke mediene på. I en verden med mange direktesendinger og nettaviser er det også viktig å huske at en feil som oppstår blir fort kopiert, og det er derfor viktig å få den rettet opp igjen så raskt som mulig. Ved større informasjonshendelser kan egen medieovervåkning iverksettes for å følge en sak gjennom å følge med på hva mediene skriver og publiserer om Bergen kommune på trykk, internett, radio eller gjennom fjernsyn. NETTMØTE I saker som har offentlig interesse kan det i mange sammenhenger være nyttig å tilby eksperter eller nøkkelpersoner fra kommunen til nettaviser slik at de kan invitere sine nettlesere til nettmøter. PRESSETALSPERSON En av de viktigste avklaringene som må gjøres før man kommuniserer med pressen er å være sikker på hvem som skal være pressetalsperson i en gitt sak. Dette kan noen ganger fortone 11

13 seg litt vanskelig, og i et parlamentarisk system er det noen grenseoppganger som må trekkes. Det er imidlertid viktig å være tydelig på hvem som er kontaktperson og som kan uttale seg. Ofte vil dette være ledere, men det er positivt om pressen også får tilgang til kommunens fagfolk. 12