Tiltaksplan informasjon og kommunikasjon

Transkript

1 Tiltaksplan informasjon og kommunikasjon 1.Hamar være en åpen og tilgjengelig kommune. 1: Ansatte skal gjøres kjent med de lover og forskrifter som regulerer åpenhet og innsyn i kommunens virksomhet. Alle som opptrer på vegne av kommunen som forvaltningsorgan, har plikt til å praktisere offentlighet og meroffentlighet. Alle. Ledere har et spesielt opplysningsansvar. 2: Ledere og ansatte skal være åpne og velvillige i forhold til å informere om alt som ikke er taushetsbelagt. Husk: Enhver som henvender seg har krav på å bli møtt av en medarbeider som i sin fremtreden, i budskapets form og innhold fremstår som profesjonell og sannferdig. Alle 3: Postlister, saksdokumenter og møtekalendere for politisk virksomhet skal gjøres enkelt tilgjengelig for offentligheten. Kommunen skal legge til rette for at forespørsler om innsyn i forvaltningen og styringsprosessen behandles så raskt og korrekt som mulig. IKT adm - arkiv 4: Kommunens skal øke de ansattes bevissthet omkring viktigheten av informasjon, slik at relevant og nyttig informasjon gjøres tilgjengelig for interne og eksterne brukere. Resultatenhetslederne Informasjonskonsulent 5: Kommunen skal ha en pro-aktiv holdning som innebærer at det tas initiativ til informasjon så tidlig som mulig. Alle. Ledere har et spesielt ansvar for at holdningen blir gjeldende. 6: Tilrettelegging for borger- og brukerkontakt gjennom servicekontoret og gjennom døgnåpen forvaltning på internett skal videreutvikles. Alle. Servicekontoret, Informasjonskonsulent og iktavdelingen med særlig ansvar. 1

2 2.Hamar aktivt bruke informasjon og kommunikasjon for å nå sine mål. 1: Informasjons- og kommunikasjonsaspektet skal ivaretas i alle kommunale planer fordi informasjon er et virkemiddel på lik linje med andre virkemidler kommunen rår over. 2: Den enkelte virksomhet må kontinuerlig evaluere og videreutvikle sine informasjonsrutiner 3: Enheter som konkurrerer med private aktører om salg av varer og tjenester, kan innenfor budsjettrammene benytte seg av markedsføring (der innholdet er mer enn faktainformasjon), ved at det aktivt annonseres for varene og tjenestene i den hensikt å øke etterspørselen av disse. 4: Planer skal ikke eksistere bare i skuffer og bokhyller de skal være tilgjengelige i det offentlige rom (på bibliotek, på internett, i Servicekontoret og andre steder der det er aktuelt) Alle som jobber med planer Alle virksomheter. Konferèr evt. med informasjonskonsulent Leder avgjør, søker evt. kontakt med ekstern ekspertise Alle som har ansvar for plandokumenter Regelmessig Ved behov 2

3 3.Hamar kommune skal være en aktiv informant og bruke ulike kanaler for å nå ut med informasjon. 1: Hamar alltid vurdere hvilken målgruppe man skal nå med sin informasjon og velge den mest hensiktsmessige kanalen. 2: Hamar velge ulike kanaler internt og eksternt hvis det er hensiktsmessig. 3: Hamar bruke Servicekontoret aktivt i sin dialog med innbyggerne. Ledere- infokons. Ledere- infokons. Servicekont. 4: Hamar ha som prinsipp at plikt- og rettighetsinformasjon (serviceinformasjon) til publikum får førsterett. Alle - Servicekontoret 5: Kommunen må sikre at publikum gis tilgang til å delta i den demokratiske prosessen på et tidlig tidspunkt. (gj. annonsering, folkemøter og offentlige plandok.) Politikere - Adm. Plan-ansvarlige 6: Døgnåpen forvaltning på internett skal styrkes. Infokons. IKT Res.enhetsledere 7: Klagebehandling må anerkjennes som viktig i kommunikasjonen med brukerne og håndteringen skal være systematisert i den enkelte virksomhet. Alle som jobber med tjenester der det er klageadgang. 8: Kommunikasjonen mellom ledere og ansatte, arbeidsgivere og arbeidstakere skal preges av åpenhet og gjensidighet. Alle 9. Hamar skal markedsføres! Særlig med unge etablerere og studenter som målgruppe. Geografisk område fra Mjøsa og sørover særlig viktig. (Jfr. kommunikasjonsplattform utarbeidet for regionrådet.) Næringssamarbeidet Infokons. 3

4 4. Hamar være offensiv I forhold til å utnytte nye teknologiske løsninger. 1: Hamar utnytte internett-/ og intranettteknologien i takt med behov og ressurser, for på den måten å sikre optimal nytteverdi. 2: Der det er formålstjenlig skal Hamar kommune søke samarbeidspartnere i nabokommunene egen prosjektgruppe nedsatt IKT styringsgruppe Prosjekt vurdering 3: Hamar legge vekt på å ha en tettest mulig integrasjon mellom intern og ekstern informasjonstjener slik at relevant informasjon gjøres tilgjengelig for alle ved minst mulig bruk av tid. 4: Det skal være regelmessig opplæring av informasjonsredaktører i enhetene 5: IKT-opplæringen i skolene skal intensiveres i den hensikt å øke IKT-kunnskapen hos unge innbyggere 6: Utvikle interaktivitet i interne og eksterne informasjonsløsninger 7: Etablere gode vedlikeholdsrutiner for å sikre at vår elektroniske informasjon blir oppdatert løpende. 8: Få lagt inn alle nyheter, retningslinjer, rutinebeskrivelser, styringsdokumenter, planer etc. på intranett/internett. 9: Sørge for at kommunens tjenestetilbud, skjemaer mv er presentert lett tilgjengelig på internett. IKT/.Org. pers/infokons. Leder for skolene i Hamar - egen prosjektgruppe nedsatt. Eksterne leverandører Ledere har hovedansvar Alle redaktører Redaktørene Redaktørene 4

5 5. Hamar kommune skal ha gode, informative og lettleste beskrivelser av sine tjenester. 1: Alle tjenester skal beskrives skriftlig. 2: Alle tjenestebeskrivelser skal ligge ute på internett og være av en slik art at brukerne kan finne nødvendig informasjon her. Alle enheter Prosjektgruppe for intranett 6. Hamar ha et bevisst forhold til mediene og bruke dem aktivt. 1: Utarbeide klare og gode retningslinjer for mediekontakt og gi kunnskap om medienes hverdag og arbeidsmåte. 2: Lage opplæringsplan i informasjonsarbeid 3: Gjennomføre medieopplæring for fagansvarlige og nøkkelpersoner Prosjektgruppa infostrategi. Ekstern konsulent Prosjektgruppa infostrategi Prosjektgruppa infostrategi. Eksterne aktører Gjeldende fra Juni 2004 (start) Etter behov 4: Bevisstgjøre alle ansatte slik at de mer aktivt benytter pressen og de øvrige informasjons-kanaler 5: Etablere rutiner for tett kontakt med pressen i forb. med politisk saksgang 6: Spesiell øving med tanke på håndtering av kriser og mediekontakt under kriser. Resultatenhetsled erne Inforkons. Adm. Infokons Politikerne selv Beredskapsansvarlig infokons. Flere er avholdt. oppfølging 5

6 7. Hamar skal ha god dialog med innbyggerne. 1: Informasjonskanalene skal inneholde tema/stoff som gir innbyggerne aktuell informasjon om administrativ og politisk virksomhet, tjenestetilbud og planer som har betydning for lokalsamfunnet. Infokons Ale redaktører Ledere 2: Gode rutiner for annonsering av ledige stillinger skal være innarbeidet Informasjons-kons. Org. Pers OK Videreføres 3 All annonsering/kunngjøringer samkjøres Informasjons-kons. OK videreføres 4 Ved større prosjekter skal det utarbeides egne informasjonsplaner. Resultatenhetsleder ne Infokons. ved behov 5 Enhetens eksterne informasjonsarbeid skal beskrives i virksomhetsplanene Resultatenhetsleder ne 6. Åpne politiske møter skal brukes ved store saker som angår et stort antall innbyggere. Adm -politikerne Vurderes kont. 7: Brukerundersøkelser skal foretas regelmessig. Resultatenhetsleder ne - Org. pers. Ca annet hvert år 8: Det skal legges til rette for innbyggermedvirkning innenfor alle resultatenheter der dette lar seg gjøre. Alle enheter - Politikere 9: God intern kommunikasjon og klare rutiner skal etableres slik at kommunens informasjon og veiledning (kontaktflate) mot sluttbrukere og publikum ivaretas på best mulig måte. Alle ledere - Infokons

7 8. Hamar framstå som en helhetlig og lett gjenkjennelig organisasjon. 1: Ny grafisk profil er utarbeidet og alle ledere skal påse at denne brukes slik den skal ved ekstern kommunikasjon. 2: Informasjonsmateriell skal fornyes fortløpende i tråd med ny profil og vedtatte budsjetter. 3: En enhetlig annonseprofil skal etableres og iverksettes. Prosjektgruppe. Eksternt firma. Alle enheter Klar 2005 Infokons Infokons Hamar legge vekt på god internkommunikasjon og ha intranett som en felles informasjonskanal. 1: Enhetenes interne informasjonsarbeid skal beskrives i virksomhetsplanene og komme til uttrykk gjennom styringsarkene. 2: Alle enheter skal ha egne informasjonsplaner og rutiner for intern kommunikasjon. Disse skal evalueres jevnlig. 3: Dagens intranett skal videreutvikles som en hovedbase for daglig informasjon. Resultatenhetslederne Alle ledere Ledere, infokons. Prosjektgruppe for intranett 2005, kont. 4: Opplæring i bruk av intranett skal skje som en løpende prosess. Infokons. - Trainer trains the trainer 10. Hamar være bevisst i forhold til at ansatte og politikere utøver ulike roller. 1. Både ansatte og politikere må bevisstgjøres i forhold til den rollen de utøver og hvilke begrensinger og muligheter rollene gir. 2. Det må tydelig gå fram av et budskap hvem som er avsender. 3. Kunnskap om hvordan en kommune styres og administreres må kommuniseres både internt og eksternt. Rådmann Ordfører Ledere Politikere Alle som informerer Ledere Info.kons. 7