Kommunikasjonsstrategi for Norges musikkhøgskole

Transkript

1 Kommunikasjonsstrategi for Norges musikkhøgskole Kommunikasjon ved Norges musikkhøgskole Denne kommunikasjonsstrategien bygger på Internasjonalt toneangivende Norges musikkhøgskoles strategiske plan for Sammen med årsplaner og beredskapsplan utgjør den NMHs styringsverktøy for kommunikasjon. Strategien tar opp i seg føringer fra Statens kommunikasjonspolitikk. Kommunikasjon er et strategisk virkemiddel på linje med økonomi og lovverk. For å nå høgskolens overordnede mål er det avgjørende at kommunikasjonsperspektiver integreres i arbeidsprosessene. NMH har høye ambisjoner og et kontinuerlig omstillingsbehov, og evnen til god kommunikasjon er avgjørende for å lykkes. Det forutsettes at det defineres gode, felles kommunikasjonstiltak i årsplanen for hvert enkelt år. Formålet med kommunikasjonsstrategien er blant annet å klargjøre hvilke mål og prinsipper som ligger til grunn for Musikkhøgskolens interne og eksterne kommunikasjon og informasjon. Med kommunikasjon menes her både enveis informasjon og toveis kommunikasjon rettet mot interne og eksterne målgrupper. Musikkhøgskolens interne målgrupper er medarbeiderne og studentene. Blant de viktigste eksterne målgruppene finner vi nasjonale og internasjonale studiesøkere og musikkutdanningsinstitusjoner, og norske myndigheter, kulturinstitusjoner, publikum, media og arbeidsgivere. Hovedutfordringer knyttet til kommunikasjon INTERNT En særskilt utfordring internt er de mange deltidsansatte ved Musikkhøgskolen. Det er vanskelig å nå disse, da de har begrensede muligheter til å holde seg orientert om skolens virksomhet gjennom sentrale informasjonskanaler. Kommunisering av endringer i studieplaner, studieorganisering og undervisningsopplegg krever derfor spesielle tiltak. Det kan også være vanskelig å få de deltidsansatte til å oppleve seg som ambassadører for NMH. Utenlandske studenter representerer en kommunikasjonsutfordring pga. at det meste av informasjonen foregår på norsk. Med det økende antallet ordinære utenlandske studenter og utvekslingsstudenter er det i perioden behov for å tilrettelegge for mer engelskspråklig informasjon. Nåværende studenter benytter en lang rekke ulike kanaler for å holde seg informert om plikter, rettigheter, muligheter og tilbud. Det er behov for å begrense antall kanaler overfor studentene og å systematisere bruken av de enkelte kanalene slik at man sikrer at budskapene kommer fram og at kommunikasjonen fungerer hensiktsmessig. Gode felles arenaer er viktig for formell og ikke minst uformell kommunikasjon mellom ansatte. Konkret er det behov for flere steder der ansatte kan møtes. Musikkhøgskolen har behov for flere felles prosesser som kan sikre felles virkelighetsforståelse og felles fremtidsbilde. EKSTERNT 1

2 Høgskolen har som ambisjon å være internasjonalt toneangivende, og må derfor bidra til å sette dagsorden i saker som angår NMHs virksomhet. Det er behov for å koordinere NMHs bruk av media, slik at arbeidet overfor mediene får større effekt, synlighet og gjennomslag. NMH pleier kontakt med myndigheter og politikere, men det er for liten grad av intern samhandling mht kommunikasjon overfor disse målgruppene. Konsertvirksomheten er helt sentral i NMHs formidlingsvirksomhet. Gjennom denne samfunnskontakten etablerer institusjonen særskilt gode relasjoner direkte med den enkelte publikummer og videre til etermedier og trykte medier, og potensialet for opprettholdelse og forbedring av omdømme overfor viktige grupper er stort. Utfordringen knyttet til dette er å profesjonalisere konsertvirksomheten og å gjøre konsertene mer kjent i høgskolens nærmeste omland, samt å skape oppmerksomhet i mediene om særskilt viktige konserter. UTFORDRINGER PÅ TVERS AV MÅLGRUPPER Det er behov for ytterligere styrking av Musikkhøgskolens omdømme overfor ulike målgrupper. Omdømme følger av relasjoner, og relasjoner følger av kommunikasjon. En forutsetning for styrket omdømme er at NMH framstår med en tydelig identitet som kommuniseres både internt og eksternt. Nettsidene er helt sentrale for de interne målgruppene, men de er også en av de viktige kanalene for vår kontakt med omverdenen. Det er viktig å strukturere, forme og legge til rette disse slik at de ivaretar de ulike målgruppenes behov. Overordnet mål for kommunikasjonsstrategien Det overordnede målet for kommunikasjonsstrategien er å bidra til å nå målene i Strategisk plan. Verdier og prinsipper Strategisk plan definerer noen verdier som skal kjennetegne virksomheten ved høgskolen. Disse verdiene skal også prege NMHs kommunikasjon, blant annet i markedsførings- og profileringssammenheng og i NMHs visuelle profil. Norges musikkhøgskole har en kompleks virksomhet hvor ulike verdier må håndteres samtidig og avveies i forhold til hverandre. Dette illustreres av måten NMHs verdier framstilles på som verdipar som er komplementære, men som samtidig står i et spenningsforhold til hverandre. Kommunikasjonen internt og eksternt skal bygge på disse verdiene og baseres på en forståelse av dette spenningsforholdet. Åpen men kvalitetsbevisst Ambisiøs - men lyttende Dristig men troverdig Nyskapende men tradisjonsbevisst Bevegelig og bevegende Disse verdiene er i stor grad i tråd med prinsippene for statens kommunikasjonspolitikk: 2

3 Åpenhet: I sin kommunikasjon med innbyggerne skal staten være åpen, tydelig og tilgjengelig Medvirkning: Staten skal ta berørte innbyggere med på råd og involvere dem i utforming av politikk og tjenester Nå alle: Staten skal sørge for at relevant informasjon når fram til alle berørte Aktiv: Staten skal aktivt og i tide gi informasjon om rettigheter, plikter og muligheter Helhet: Statlig kommunikasjon skal oppleves enhetlig og samordnet Kommunikasjonsmål NMH skal ha god intern kommunikasjon kjennetegnet av åpenhet og dialog NMH skal fremstå samordnet og koordinert i sin kommunikasjon NMH skal informere aktivt og nå brukere med relevant informasjon NMH skal ha en tydelig profil NMH skal videreutvikle dialogen med samfunnet God intern kommunikasjon Forankre NMHs mål, strategier og prioriteringer gjennom god intern kommunikasjon. Både fysiske møteplasser og elektroniske kanaler må tas i bruk. Forbedre informasjonsflyten og samhandlingen mellom ledelse, ansatte og studenter, slik at relevant informasjon når alle berørte Utvikle NMHs nettsider til å bli både den foretrukne plattformen for informasjon og kommunikasjon internt og samtidig et sentralt verktøy for de ansattes arbeid Videreutvikle en organisasjonskultur basert på høgskolens verdier, og som er inkluderende og motiverende. Samordnet og koordinert kommunikasjon Sikre klar og tydelig muntlig og skriftlig informasjon og kommunikasjon overfor alle aktuelle målgrupper Bidra til å skape felles virkelighetsforståelse Fremstå med felles budskap Bestrebe oss på å samordne vår kommunikasjon med andre aktører og samarbeidspartnere NMH skal informere aktivt og nå brukere med relevant informasjon Videreutvikle nettsidene til å bli sentralt verktøy og den viktigste informasjons- og kommunikasjonskanalen mellom brukerne og NMH. Utvikle og oppdatere oversiktlige og brukervennlige nettsider på engelsk på alle nivåer. Regelmessig oppdatere engelskspråklig generell brosjyre for NMHs virksomhet. Ta i bruk relevante sosiale medier i informasjons- og formidlingsvirksomheten 3

4 Måle og evaluere brukernes og publikums informasjonsbehov gjennom målinger og analyser. På bakgrunn av målingene/evalueringene defineres nye tiltak og handlingsplaner for det påfølgende år. Tydelig profilering Profilere Høgskolens store fortrinn: de beste fasiliteter, åpenhet med hensyn til estetiske uttrykk, god utdanningskvalitet Profilere gode lærere og gode studenter, også tidligere studenter Ha et oppsøkende og åpent forhold til mediene, også når mediene er kritiske. Opparbeide gode kontakter i prioriterte medier Bruke nasjonale og internasjonale markeringer og arrangementer bevisst i internasjonal profilering av NMH Utnytte konserter, konferanser, forskerkurs, workshops og seminarer i profileringsøyemed Utvikle Musikkhøgskolens visuelle profil slik at den ivaretar visjon og verdier og skaper et tydelig, samordnet og enhetlig inntrykk Bred samfunnskontakt Utvide samarbeidet med offentlige og private organisasjoner og virksomheter Legge til rette for at studenter og ansatte kan delta i en åpen og opplyst offentlig samtale Videreutvikle NMH som arena for debatt og dialog om musikk og musikkfaglige spørsmål Roller og ansvar Det er et lederansvar å følge opp kommunikasjonsstrategien og å sette statens kommunikasjonspolitikk ut i livet, og topplederne har et særskilt ansvar. Lederne har ansvar for at kommunikasjon og informasjon blir brukt på en profesjonell og etisk forsvarlig måte både internt og eksternt, for å fremme virksomhetens mål og aktivitet. Lederne skal sikre at kommunikasjonsstrategien og statens kommunikasjonspolitikk er godt kjent og at disse etterleves. Rektor og direktør må sørge for at ledere på alle nivåer, saksbehandlere og førstelinjen har nødvendig kompetanse som sikrer høy kvalitet på kommunikasjonsarbeidet. Faglige og administrative mellomledere har hovedansvar for informasjon innenfor sine ansvarsområder. Seksjon for kommunikasjon og samfunnskontakt har hovedansvar for kommunikasjonsstrategien. Seksjonen har videre ansvar for å gjennomføre halvårlige møter med ledelsen knyttet til oppfølging av strategien. Den er rådgiver i kommunikasjonsfaglige spørsmål, også mht. sikring av kompetanse blant ansatte med et særlig kommunikasjonsansvar. Kommunikasjonsseksjonen har ansvar for nettsidene og forvaltningen av NMHs visuelle profil. Alle medarbeidere har ansvar for aktivt å tilegne seg informasjon og dele informasjon, slik at høgskolens virksomhet blir presentert for både interne og eksterne målgrupper på en helhetlig og god måte. 4

5 Prinsipper for kommunikasjon All kommunikasjon skal bygge på idealet om toveis kommunikasjon i flest mulige kanaler. Mht. informasjon om interne prosesser skal denne: være oppdatert og lett tilgjengelig for alle målgrupper være tydelig og kontinuerlig nå berørte parter først og så tidlig som mulig nå ansatte før eventuell informasjon gis gjennom media, så sant det er mulig være konkret, relevant og gis jevnlig, men samtidig slik at informasjonsoverflod unngås NMH og media Medienes rolle Mediene retter et kritisk blikk mot alt det offentlige holder på med og de formidler informasjon som de antar at deres målgrupper er interessert i. Vi skal være godt forberedt på å håndtere negative saker som vil komme i mediene. Retningslinjer for mediekontakt Vi er imøtekommende, åpne og offensive ved alle henvendelser fra mediene. Vi møter alle journalister med respekt og sørger for at de får raskt svar når de spør. Vi imøtegår feilaktige påstander og forebygger framtidige feil ved å ta kontakt med den aktuelle journalisten og påpeke faktafeil. Ledelsen må være samkjørt før det snakkes med media. Som hovedregel er det rektor eller direktør som snakker med media på vegne av NMH, se nedenfor om roller. Alle medarbeidere står fritt til å uttale seg til media. Ansatte skal vise skjønn ved kontakt med media. Ansatte som uttaler seg på egne vegne, skal gjøre det tydelig overfor journalisten om at de snakker på vegne av seg selv og ikke som representant for NMH. Ytringsfriheten må veies mot hensynet til lojalitetsplikten. Roller for mediekontakt ved NMH Rektor er høgskolens fremste representant overfor media. Direktøren svarer for spørsmål knyttet til høgskolens økonomi og formuesforvaltning. Kommunikasjonssjefen er initiativtaker og pådriver for arbeidet mot alle medier, og er ansvarlig for oppbygging av gode relasjoner til mediene og for innsalg av saker. Kommunikasjonssjefen er videre initiativtaker overfor fagmiljøer internt, for å sikre synliggjøring av høgskolens virksomhet. I samarbeid med ledelsen har vedkommende ansvar for å definere de mest risikofylte, brennbare og viktige sakene ved høgskolen, og for at medieoppslag blir vurdert og eventuelt fulgt opp. Kommunikasjonssjefen er talsperson i saker som faller mellom rektor, direktør og andre seksjonsledere. Seksjonsledere: Ansvar for å svare på spørsmål innenfor sine ansvarsområder. Faglig ansatte: Ansvar for å svare på spørsmål fra mediene innen eget fagområde og for å delta i samfunnsdebatten innenfor sitt fagområde. Alle faglig ansatte bør holde kommunikasjonsseksjonen orientert om mediekontakt og medieoppslag. 5