Strategi for informasjon, kommunikasjon og markedsføring av Sirdal kommune LØPENR/SAKSNR: SAKSBEHANDLER: DATO:

Transkript

1 Sirdal kommune Strategi for informasjon, kommunikasjon og markedsføring av Sirdal kommune LØPENR/SAKSNR: SAKSBEHANDLER: DATO: 6682/ /1156 Jan Magne Josdal UTV.SAKSNR: UTVALG: MØTEDATO: Formannskapet Kommunestyret Bakgrunn Formannskapet vedtok i desember 2011 et arbeidsnotat der rådmannen fikk i oppgave å fremme en strategi for informasjon, kommunikasjon og markedsføring av Sirdal kommune. Videre utarbeidet formannskapet et strateginotat i sept der også markedsføringsstrategi overfor reiselivsnæringen var sentral. Det siste vil være en del av saken som fremmes om reiselivsorganisering. Se egen sak. Rådmannen har bedt næringssjefen om å utarbeide et strategidokument som fremmes for politisk behandling i junimøte Det er innhentet faglig hjelp fra Jørn Årsland for å utarbeide vedlagt dokument. Formannskapet fikk i sitt møte 25. april en presentasjon av plandokumentet. Rammeverk Det første oppdraget i strategiarbeidet ble å lage et rammeverk for informasjon og kommunikasjon. Vedlagt rammeverk inneholder hvilke målgrupper en retter seg mot, hva som er budskapet og hva vi skal kommunisere. Videre må en ha en formening om hvordan dette skal kommuniseres. Dette ender til slutt opp i syv foreslåtte strategier som bør prioriteres ut fra tiltakets art, menneskelig kapasitet til gjennomføring og økonomi. I rammeverket er det noen overordnede prinsipper. Det gjelder intensjoner og mål som kommunen har. Arbeidet innbefatter både intern og ekstern informasjon. Profilen blir viktig, og kommunen skal legge vekt på åpenhet og tilgjengelighet i sitt forhold til både innbyggere, ansatte og medier og praktisere en aktiv informasjon i positive så vel som negative saker. Målsetting Informasjonsstrategien skal sikre den enkelte innbygger og virksomhet reell tilgang til informasjon om kommunens aktiviteter og gi innbyggerne og de ansatte størst mulig kjennskap til kommunens planer, virksomheter og rammebetingelser. Målgruppe Vedlagt rammeverk har anbefalt følgende målgruppe: ansatte i kommunen egne innbyggere potensielle nye innbyggere utflytta ungdom turister

2 For å oppnå et godt resultat innen informasjons- kommunikasjons- og markedsføringsarbeid, bør en være åpen for å tenke nytt, og i tillegg være villig til å bruke den teknologien som gir størst nytte. Det betyr ikke at alt som en har gjort så langt skal endres på, men at en ser på andre informasjonskanaler, og hvordan en best mulig kan nytte teknologien. Det kan være hensiktsmessig å starte med egne ansatte. Det er viktig at alle har god tilgang til informasjon, men like viktig at formen er forståelig slik at alle oppfatter budskapet så likt som mulig og at det skaper interesse. Om en lykkes med dette, kan det gi effekt på utviklingen av en god bedriftskultur, politiske og administrative vedtak blir rett forstått og kommunen blir et godt bo- og arbeidssted, eller å besøke. Forankring Det er slik at mange planer og lover/avtaler er bestemmende for det kommunale informasjonsarbeidet. Dette gjelder for kommuneplanen som styringsredskap med samfunnsdel og arealdel, eller andre planer som blir vedtatt. En skal også forholde seg til fylkesplaner og lovverk. Staten har også gitt retningslinjer for offentlig informasjonsarbeid. Disse fem hovedprinsippene i Statlig informasjonspolitikk skal ligge til grunn for informasjonsarbeidet i Sirdal kommune. Disse er: Kommunikasjonsprinsippet Prinsippet om aktiv informasjon Helhetsprinsippet Linjeprinsippet Prinsippet om informasjon som et lederansvar Dette står det mer om i vedlagt rammeverk, men kan spesielt nevne strekpunkt to hvor det heter at Sirdal kommune skal drive aktiv og planmessig informasjonsvirksomhet. Dette forutsetter at informasjonen ikke først og fremst bygger på kommunens egne prinsipper, men er utformet med utgangspunkt i brukernes behov og forutsetninger. Forutsetninger for måloppnåelse I vedlagt dokument er det fokusert på at informasjonsprinsippet er et lederansvar. Det betyr at hver enkelt sektor er ansvarlig for informasjonsvirksomheten innenfor sine fagområder. Ansvaret for informasjon skal ligge der saksansvaret ligger. Videre vil derfor intern kommunikasjon og informasjon bli en viktig forutsetning for god ekstern informasjon og kommunikasjon. Det blir viktig og nødvendig å se sammenhengen mellom intern og ekstern informasjonsvirksomhet og ta hensyn til dette både i organisering og planlegging av tiltak. Roller og oppgaver I Sirdal kommune er det rådmannen som har et overordnet kommunikasjonsansvar. Ordfører er Sirdal kommunes talsperson og representerer kommunens offentlige syn. Når det gjelder kontakt med media omfatter dette både å ta initiativ til å gi informasjon, og å kommentere kommunens virksomhet overfor de ulike medier. Vedlagt dokument skisserer noe om hvem som kan uttale seg og om hva, men i utgangspunktet kan alle fast ansatte medarbeidere gi faktaopplysninger vedrørende egne arbeidsoppgaver. Grunnleggende prinsipper

3 En bevisst bruk av informasjon som virkemiddel skal styrke kommunens muligheter for måloppnåelse. Det blir derfor viktig at kommuneadministrasjonen tilegner seg kompetanse på bruk av informasjon som styrings- og problemløsningsverktøy. Kommunen bør sette søkelyset på kvaliteten av all informasjonsvirksomhet og sikre at all intern og ekstern informasjon er i samsvar med kommunens informasjonsstrategiske mål. All informasjon skal følge helhetsprinsippet (rød tråd) og bidra til at kommunen fremstår med en enhetlig profil hos mottakerne. Dette gjelder intern og ekstern informasjon både elektronisk og på papir. Kommunen bør fortsette med sin strategi om å satse på tilrettelegging av elektronisk informasjon i intranett, på kommunalt internettsted og i fremtidig offentlig servicekontor. Dette informasjonsarbeidet på intranett og internett styres av webredaktør med ansvar og godkjenning og vedlikehold/oppdatering av innhold i informasjonsbasene. Strategier for utførelse Det er i vedlagt dokument foreslått syv strategier. For hver strategi er det foreslått en målsetting. Disse strategiene er i utgangspunktet ikke prioritert, men rådmannen vil anbefale at strategi 4 får høyest prioritet, og deretter foreslås strategi 6 som neste trinn. Disse to strategiene blir spesielt kommentert i saken. Strategiene: 1. Sirdal kommune skal føre en åpen og aktiv mediepolitikk 2. Sirdal kommune skal være offensiv i forhold til å utnytte nye teknologiske løsninger 3. Sirdal kommune bruker et sett av informasjonskanaler for å nå ut med informasjon til lokalsamfunnet 4. Sirdal kommune skal videreutvikle sin interninformasjon Mål: Gi alle ansatte tilgang til samme informasjon og muligheter for dialog samtidig Et attraktivt organ for felles kommunikasjon og økt kunnskap om de ulike arbeidsplassene i Sirdal kommune Intern kommunikasjon skal bidra til å skape en bedriftskultur med åpne holdninger og godt samhold innad i organisasjonen ta vare på hverandre Internkommunikasjon skal medvirke til å skape en felles plattform 5. Sirdal kommune ønsker å legge til rette for best mulig dialog med innbyggerne 6. Sirdal kommune skal fremstå som en helhetlig og lett gjenkjennelig organisasjon Mål: Publikum får bedre oversikt over kommunens aktiviteter, og den rollen den har i en større samfunnsmessig sammenheng En kjenner igjen Sirdal kommune og får en følelse av identitet og verdier skaper omdømme Ansatte får en felles forståelse for kommunens identitet som ansatt Kostnadsbesparelse ved samordning av annonsering, ferdige grafiske elementer og felles trykksaksmaler 7. Sirdal kommune skal profilere kommunen med de egenskapene som Sirdal kan tilby

4 Vurdering Rådmannen er av den oppfatning at informasjon, markedsføring og kommunikasjon er viktige momenter for å kunne lykkes som organisasjon og for å gjøre oss interessante som kommune. I så måte vil dette rammeverket gi grunnlag for strategier /enkelttiltak. Kommunestyret skal ta stilling til hovedtrekkene i rammeverket, mens rådmannen vil anbefale at formannskapet får fullmakten til å igangsette enkelttiltak basert på dette rammeverket. Om de enkelte strategiene blir vedtatt vil det kreve politiske vedtak om tiltak krever økonomiske bevilgninger for å gjennomføres. Som formannskapet signaliserte under presentasjonen som ble foretatt i april, vil det være flere faktorer som blir viktige. Rådmannen er opptatt av at en får en rød tråd eller gjenkjennelse på alt som blir nyttet i informasjonsarbeidet. Det blir derfor viktig (strategi 6) at en får enighet og deretter utarbeidet den profilen som en ønsker å bruke på: Skilting Infotavler Brevark og konvolutter Hjemmesider og sosiale medier Annonser Presentasjoner (PowerPoint) Visittkort Stand Dekor (på biler og annet) Som eksempel på profil vil det være flere elementer som en bør avklare. Kommunevåpen og Sirdal kommune er selvsagte begreper, men andre elementer bør vurderes i tillegg. Under vises vann i bevegelse som kan være en type bilde (illustrasjon) på det en ønsker å bli gjenkjent på. Kraft, dynamikk, politikk, bevegelse I Kultur og Utviklingsplanen er det under omdømme lansert et slagord: kraftfull, nær og nyskapende Sirdalsferie har stjernen som gjenkjennelsessymbol Den grafiske profilen skal først og fremst sørge for at kommunen fremstår lik i alle sammenhenger. Profilen skal være lett gjenkjennelig, og den skal bidra til at all informasjon formidles på en enkel og forståelig måte. Grafisk profilering skaper trygghet. De som får trykksaker og annet materiell fra Sirdal kommune, skal umiddelbart se hvem som er avsender. Det gir troverdighet til innholdet, og er med på å bygge kommunen som en solid aktør Sirdal kommunes grafiske profil omfatter logo, typografi, farger og grafiske elementer. I profilhåndboka presenteres retningslinjer for hvordan profilen skal brukes.

5 Profilhåndboka skal brukes av alle som lager trykksaker og annet materiell i regi av Sirdal kommune, slik at ingen er i tvil om at kommunen er avsender. For at profilen skal være hensiktsmessig og ha en viss levetid, bør den gi et mulighetsrom og ikke bli for rigid. Profilhåndboka er stilet til profesjonelle formgivere, og det forutsettes bruk av faglig vurdering og skjønn i tillegg til at de gitte reglene og retningslinjene presentert i denne håndboka følges. Rådmannen mener også at disse strategiene må gjelde for markedsføring av reiselivskommunen. Dette vil nok likevel kreve en annen form som bør ses på i sammenheng med valg av aktører eller organisering. Men samtidig vil informasjon som distribueres gjennom kommunens informasjonskanaler også ha en effekt innenfor reiselivsmarkedet. Når rådmannen fokuserer på strategi 4 og interninformasjon, begrunnes det med at en felles plattform blir viktig. Konkret vil rådmannen anbefale at en ser på bruk av infoskjermer rundt på arbeidsplassen. Disse skal gi den enkelte ansatt (og andre) muligheter for raskt og for alle tidsmessig lik tilgang til informasjonen som sendes ut. Det skal ikke være nødvendig å ha egen pc hvor en spesifikt må gå inn på internett eller intranett, men heller ha den tilgjengelig i korridorer eller der det faller naturlig på den enkelte arbeidsplass. Det vil gi en effektiv og rask informasjonsmulighet, alle får informasjonen eller kunnskapen samtidig og som gir muligheter for gode samtaler og deltakelse i debatter. Dette er eksempler på et av flere tiltak som rådmannen vil vurdere under strategi 4. Denne formen for informasjonsteknologi kan utvides slik at skjermer plasseres på andre strategiske plasser også. Da blir det mer ekstern informasjon / kommunikasjon. Både strategi 4 og 6 må bearbeides og gis en form som best mulig tjener hensikten. Det vil derfor være nødvendig at rådmannen utpeker enkeltpersoner eller arbeidsgrupper for begge tiltakene. Men i tillegg vil det under strategi 4 bli nødvendige innkjøp avskjermer og under strategi 6, faglig grafisk hjelp i å utarbeide forslag. Dette er nevnt under siste punktet i informasjonsplanen. Videre arbeid for å sluttføre og igangsette informasjonsplanen forutsetter utarbeidelse av taktisk del (hvordan utføre), handlingsplan og økonomiske vilkår. Forslag til vedtak Foreslått informasjonsplan vedtas Formannskapet gis fullmakt til å iverksette tiltak i henhold til foreslåtte strategier Rådmannen fremmer overfor formannskapet i september konkret handlingsplan inklusiv kostnadsanalyse og forslag til finansiering for strategi 4 og 6 med tanke på iverksettelse innen Christina Ødegård Rådmann Jan Magne Josdal Næringssjef Vedlegg 1 Informasjonsplan