Haugesund kommunes informasjonsstrategi

Transkript

1 Haugesund kommunes informasjonsstrategi

2 k MÅL 1. Haugesund kommune skal aktivt bruke mediene for å få ut informasjon til INNLEDNING Haugesund kommunes informasjonsstrategi er basert på åpenhet overfor publikum og medier. Åpenhet er en forutsetning for et levende folkestyre. Det innebærer målrettet satsing på ekstern og intern informasjon. Innbyggerne i Haugesund må være sikret innsyn i saksbehandling og tilgang på informasjon om rettigheter og plikter. 2. IT skal gjøre samhandlingen mellom kommunen og innbyggerne enklere. 3. Informasjon fra kommunen til innbyggerne skal gjøres tilgjengelig for flest mulig gjennom ulike informasjonskanaler. 4. Åpne arenaer skal legge til rette for gjensidig informasjon og dialog mellom innbyggerne og Haugesund kommune. STRATEGI Informasjon er et viktig og nødvendig ledd i hele kommunens virksomhet og skal integreres som et strategisk verktøy på samme måte som andre viktige funksjoner (for eksempel økonomistyring og personalforvaltning). God informasjon gjør det enklere å styre kommunen og er et av kvalitetskravene til de enkelte tjenestene som ytes. Å gi god og relevant informasjon er noe som må gjennomsyre hele organisasjonen. Dette er et lederansvar. Informasjonsarbeidet må synliggjøres i virksomhetsplanene. I større prosjekter og tverrenhetlige satsingsområder skal nødvendige informasjonstiltak beskrives spesielt, som en del av planarbeidet. Opplæring i informasjonsarbeid skal inngå som en del av kommunens lederutviklingsprogram. Det er den enkelte enhetsleders ansvar å bringe kravene som stilles til informasjon, videre til de ansatte i resultatenheten. ORGANISERING I Haugesund kommune er det rådmannen som har det overordnede informasjonsansvaret. Informasjonsoppgavene er desentralisert og lagt til de enkelte enhetslederne. Alle ledere har et ansvar for å informere om sitt område. Det gjelder både informasjon på grunnlag av henvendelser og aktiv informasjon på eget initiativ internt eller eksternt. Haugesund offentlige servicesenter () skal gi generell informasjon rettet mot innbyggerne og det skal stå for annonsering i pressen. har, gjennom den informasjons- og webansvarlige, ansvaret for å koordinere informasjonsarbeid som omfatter flere enheter og å opptre som pressekontakt. Dessuten har ansvaret for all elektronisk informasjon innad og utad. skal også tilrettelegge for informasjonsarbeidet i kommunen.

3 MÅL 5. Intern informasjon skal være et viktig styringsverktøy for ledere på alle nivåer. 6. Haugesund kommune skal framstå som en organisasjon med et tydelig og enhetlig budskap som viser mangfoldet av kommunens virksomhet, og med en felles grafisk profil. 7. Haugesund kommune skal ha en beredskapsplan som inneholder retningslinjer for kommunikasjon i krisesituasjoner. YTRINGSFRIHET I utgangspunktet kan alle medarbeidere på kommunens vegne gi opplysninger om fakta som vedrører egne arbeidsoppgaver. Vurderinger av økonomisk, administrativ eller faglig karakter er et lederansvar. Administrasjonen skal ikke gjøre politiske vurderinger, herunder vurderinger av politiske vedtak eller prosesser. Informasjon til mediene er begrenset av de rammer lovverket gir, herunder taushetsplikt og saker som skal unntas offentlighet. Innenfor fagområder med lovbestemt taushetsplikt følges eventuelle retningslinjer utarbeidet av enhetslederne. Haugesund kommune skal tilstrebe meroffentlighet. Det vil si at saker som i utgangspunktet er underlagt lovmessige begrensinger skal vurderes offentliggjort, men da uten at personopplysninger eller opplysninger som kan identifisere personer, blir kjent. Alle ansatte har rett og plikt til å ta opp kritikkverdige forhold (f. eks. forhold i strid med lovverk og etiske retningslinjer, fare for pasienters liv og helse, straffbare forhold med mer). Det er en rettighet for ansatte i Haugesund kommune å få kontakte og uttale seg til media. Ytringsfriheten er en av hjørnesteinene i det norske demokratiet. Som privatpersoner har kommunalt ansatte i sin alminnelighet samme adgang som andre til å rette offentlig kritikk mot styre og stell i den kommunen de er ansatt i. Tilsvarende rettigheter gjelder også innenfor eget arbeidsområde. Lojalitetsplikten overfor arbeidsgiver tilsier likevel at de ansatte må forholde seg til følgende punkter: En må ha gjort forsøk på å ta spørsmålene opp tjenestevei internt i kommunen, jf. kommunens arbeidsreglement. Det vises for øvrig til arbeidsmiljølovens krav om interne rutiner for varsling, jf. Arbeidsmiljølovens 3-6, og arbeidsreglementet for Haugesund kommune. Kritikken må framsettes på egne vegne. Offentlig kritikk må ha en forsvarlig form. Det innebærer bl. a. at kritikken må bygge på et forsvarlig grunnlag, at en har forsøkt å ta opp spørsmålene internt og at kritikken gjelder forhold som har allmenn interesse, jf. Ot. prp. nr. 84 ( ) (lovens forarbeider). Arbeidstaker har uansett rett til å varsle til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter, jf. Arbeidsmiljølovens 2-4. Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler er forbudt, jf. Arbeidsmiljølovens 2-5. De tillitsvalgte er et talerør for arbeidstakerne. For dem må derfor ytringsfriheten være stor, samtidig som de har plikt til å verne om samarbeidet, arbeidsmiljøet og kommunens posisjon i lokalmiljøet. Ingen ansatte i Haugesund kommune skal offentlig gi uttrykk for personkritikk eller komme med uttalelser eller vurderinger som kan virke personlig krenkende på enkeltindivider i vår organisasjon.

4 MÅL FORVENTET RESULTAT 1. Haugesund kommune skal aktivt bruke mediene for å få ut informasjon til MÅL Mer mediebevisste ledere og ansatte. Større kunnskap om og tillit til kommunal virksomhet ute blant folk. Styrket kontakt med lokale medier, som bygger på gjensidig trygghet og forståelse. Det skal være en klar strategi for mediekontakt i informasjonsplanen, og medieopplæring for alle ledere. Det skal være fokus på å bevisstgjøre alle ansatte i betydningen av god mediekontakt. Det legges vekt på offensiv informasjon. Rutiner for kontakt med pressen ivaretas og videreføres. Herunder jevnlige møter mellom kommuneledelsen og pressen, samt gode arkivrutiner. MÅL FORVENTET RESULTAT 2. IT skal gjøre samhandlingen mellom kommunen og innbyggerne enklere. En internett- og intranettløsning skal gi innbyggere og ansatte mulighet til raskt og effektivt å hente ut ønsket informasjon om kommunen. De samme løsningene vil innebære god og hurtig informasjonsformidling mellom alle ansatte. Nye og forbedrede teknologiske løsninger skal gjøre det mulig med bedre informasjonsutveksling og dialog mellom innbyggerne og de folkevalgte, og mellom administrasjonen og brukerne. Internett- og intranett-systemet i kommunen videreføres og videreutvikles. Det gis opplæring i dette. Det skal være tettest mulig integrasjon mellom intern og ekstern informasjon. All relevant informasjon gjøres tilgjengelig på kortest mulig tid. Interaktivitet i interne og eksterne informasjonsløsninger utvikles videre. Rutiner for informasjonsflyt fra de ulike enhetene til videreutvikles. En felles forståelse for betydningen av god informasjonsflyt ut til IKT-opplæringen i skolen vektlegges for å øke IKTkunnskapen hos unge innbyggere.

5 FORVENTET RESULTAT MÅL 3. Informasjon fra kommunen til innbyggerne skal gjøres tilgjengelig for flest MÅL mulig gjennom ulike informasjonskanaler. Innbyggerne skal være informert om kommunens virksomhet. Kommunen vil få et bedre image som arbeidsgiver og tjenesteyter (jf. brukerundersøkelsen der de som ikke brukte tjenesten, var de minst fornøyde). Informasjonskanalene skal inneholde tema/stoff som gir innbyggerne aktuell informasjon om administrativ og politisk virksomhet, tjenestetilbud og planer som har betydning for lokalsamfunnet. INFORMASJONSKANALER Nettsidene skal ha høyere leseroppslutning som følge av god tilgjengelighet og aktuelt innhold. Husstandsavisen gis ut to ganger i året og er tilgjengelig for ansatte som ikke er bosatt i Haugesund kommune. Direkte kontakt med innbyggerne skjer på, i møtet mellom ansatte og innbyggere, i åpne møter, ute i de ulike resultatenhetene osv. Kommunens hjemmeside på internett skal være under stadig utvikling og i henhold til de retningslinjer Norge.no setter for kommunale nettsteder. Målet er en mer dialogpreget kommunikasjon. Her er det mulig med rask og presis informasjonsflyt. En aktivitetskalender skal være tilgjengelig på kommunens hjemmeside. De ansatte vil bli bedre oppdatert i forhold til tjenestetilbud og den politiske virksomheten. Det medvirker til at innbyggerne får kunnskap om og benytter seg av kommunens ulike tilbud. Samkjøring av annonser gir kommunen en profil utad og vil være kostnadsbesparende. Økt tilgjengelighet til organisasjonen gir økte muligheter for tilbakemeldinger fra Kommunen utgir årsmeldinger. Haugesundaren distribueres ut til alle husstander i Haugesund to ganger i året. Felles rutiner for annonsering av ledige stillinger og kunngjøring benyttes. Det fokuseres på hva kommunen kan tilby som arbeidsgiver og som bosted. Infopakken rettet mot innflyttere videreutvikles. Ved større prosjekter utarbeides det egne informasjonsstrategier. Resultat- og støtteenhetenes eksterne informasjonsarbeid ligger som en del av enhetsplanen og enhetsmeldingen Det gis ukentlig informasjon om politisk møtevirksomhet, kunngjøringer og ledige stillinger gjennom lokalpressen, i tillegg til internettsidene. Dette arbeidet koordineres av. Lokalaviser og andre lokale medier har kommunen ingen direkte styringsmulighet over. Det er hevet over tvil at dette er informasjonskanaler som når innbyggerne lett, er dagsaktuelle og benyttes av mange. Kommunen skal bidra til at disse kanalene får tilgang til all relevant informasjon fra organisasjonen, med de begrensninger lovverket setter.

6 MÅL FORVENTET RESULTAT 4. Åpne arenaer skal legge til rette for gjensidig informasjon og dialog mellom innbyggerne og Haugesund kommune. Vi vil oppnå større deltakelse, interesse og engasjement i utviklingen av lokalsamfunnet. Vi får styrket lokaldemokratiet. Gjennom engasjement og dialog blir innbyggere, politikere og administrasjon informert om utfordringer, problemstillinger og alternative løsninger. Åpne arenaer vil legge til rette for gjensidig informasjon og muligheter til innspill i en tidlig fase i saksbehandlingen, og det skapes grunnlag for de folkevalgte til å utføre sin ombudsrolle. Årshjulet er et styringsverktøy der dialog med brukerne står sentralt. Ordførerpraten, som arrangeres en gang i måneden, er et forum der innbyggerne kan stille spørsmål, ta opp temaer og komme med innspill til politikere og administrasjon. Det kan arrangeres folkemøter ved større saker, for eksempel store og gjennomgripende reguleringer eller kommuneplaner. Det gjennomføres jevnlige brukerundersøkelser. Det gjennomføres høringer. Forholdene legges til rette for interaktivitet mellom innbyggere, politikere og administrasjon via internett. Enhetene gjennomfører årlige dialogmøter. Foto: Idar H. Pedersen Foto: Tor André Johannessen

7 MÅL FORVENTET RESULTAT 5. Haugesund kommune skal framstå som en organisasjon med et tydelig og enhetlig budskap som viser mangfoldet av kommunens virksomhet, og med en felles grafisk profil. Innbyggerne skal få bedre oversikt over det kommunen driver med, og den rollen den har i en større samfunnsmessig sammenheng. Innbyggerne skal få en generelt bedre forståelse for forvaltningen av skattepengene og det kommunale budsjettet. Innbyggerne skal kunne kjenne igjen den kommunale virksomheten og det kommunen står for på "innpakningen". Kostnadsbesparelser skal oppnås ved hjelp av samordning av annonsering, ferdigutviklede og tilgjengelige grafiske elementer og felles trykksakmaler, presentasjonsmaler etc. Identiteten innad skal bli klarere Den felles grafiske profilen innlemmes som en naturlig del av alt som produseres. Kommunens informasjonsmateriell rasjonaliseres og samordnes, både med hensyn til produksjon og distribusjon. Enhetlige annonserutiner videreføres i henhold til den grafiske profilen. Profileringsprodukter produseres og tilbys alle ansatte i kommune. Enkelte profileringsprodukter legges ut for salg til byens innbyggere.

8 MÅL FORVENTET RESULTAT 6. Intern informasjon skal være et viktig styringsverktøy for ledere på alle nivåer. God intern informasjon skal bidra til å skape en god bedriftskultur og etablere gode serviceholdninger innad i organisasjonen og ut mot Alle ansatte skal ha tilgang til samme informasjon. Det skal skapes fellesskap og delaktighet, og overordnede mål for kommunens drift skal være kjent av alle. Internavisen Flytten skal medvirke til å skape en felles plattform og gode serviceholdninger. De ansatte skal arbeide mot felles mål og bidra til helhetlige løsninger. Internavisen "Flytten" skal komme ut en gang i uken. Rutiner for intern informasjon i kommunen opprettholdes. Interninformasjon skal nå ut til alle arbeidstakere, uavhengig av tilgang til IT. Enhetenes interne informasjonsarbeid skal beskrives i enhetsplanen. En informasjonspakke til nytilsatte skal brukes aktivt av enhetslederne. Det avholdes introduksjonsdag for alle nytilsatte 2 ganger pr. år. Det avholdes en årlig informasjonsmøte for alle ansatte. Kommunens intranettløsning skal inneholde all relevant, oppdatert og aktuell informasjon. Ledere gir informasjon under faste avdelingsmøter, i medarbeidersamtaler og i møter med de tillitsvalgte. Faste møter mellom de hovedtillitsvalgte og ledelsen videreføres.

9 MÅL FORVENTET RESULTAT 7. Haugesund kommune skal ha en beredskapsplan som inneholder retningslinjer for kommunikasjon i krisesituasjoner. Sikker kommunikasjon og informasjon i beredskaps-, krise- og risikosituasjoner er en forutsetning for å unngå informasjonskriser og situasjoner som kan forverre konsekvensene av en krisesituasjon. En innarbeidet beredskap når det gjelder krisehåndtering og informasjon kan redusere negative konsekvenser. Allmennheten skal få den nødvendige informasjon og kunnskap i krisesituasjoner. Informasjonen må starte hurtig og være konsis og pålitelig, for å unngå spekulasjoner og rykter. Alle mediekanaler benyttes dersom en krise oppstår. Kommunikasjon fra den administrative ledelsen, støtteenhetene og resultatenhetene skal samordnes. Toppledelsen og samarbeider med fokus på informasjon i krisesituasjoner. Det gjennomføres årlige øvelser i krisehåndtering. Foto: Tor André Johannessen

10 Tiltaksplanen skal evalueres og revideres hvert 4. år. Dette gjøres for at tiltakene skal justeres etter hvert som de blir gjennomført. Neste gjennomgang av informasjonsplanen settes til februar Haugesund kommune skal aktivt bruke mediene for å få ut informasjon til Det skal være en klar strategi for mediekontakt i informasjonsplanen, og medieopplæring for alle ledere. Det skal være fokus på å bevisstgjøre alle ansatte i betydningen av god medie- kontakt. Rådmann Rådmann / Enhetslederne Det legges vekt på offensiv informasjon. Rådmann / Enhetslederne Rutiner for kontakt med pressen ivaretas og videreføres. Herunder jevnlige møter mellom kommuneledelsen og pressen, samt gode arkivrutiner. Rådmann / / IKT-enheten 2 IT skal gjøre samhandlingen mellom kommunen og innbyggerne enklere. Internett- og intranett-systemet i kommunen videreføres og videreutvikles. Det gis opplæring i dette. Det skal være tettest mulig integrasjon mellom intern og ekstern informasjon. All relevant informasjon gjøres tilgjengelig på kortest mulig tid. Interaktivitet i interne og eksterne informasjons- løsninger utvikles videre. Rutiner for informasjonsflyt fra de ulike enhetene til Service- senteret videreutvikles. En felles forståelse for betydningen av god informasjonsflyt ut til IKT-opplæringen i skolen vektlegges for å øke IKT-kunnskapen hos unge innbyggere. / Rådmann / Enhetsledere Breidablik læringssenter 9

11 3 Informasjon fra kommunen til innbyggerne skal gjøres tilgjengelig for flest mulig gjennom ulike informasjonskanaler. Informasjonskanalene skal inneholde tema/stoff som gir innbyggerne aktuell informasjon om administrativ og politisk virksomhet, tjenestetilbud og planer som har betydning for lokal-samfunnet. Husstandsavisen gis ut to ganger i året og er tilgjengelig for ansatte som ikke er bosatt i Haugesund kommune. Felles rutiner for annonsering av ledige stillinger og kunngjøring benyttes. Det fokuseres på hva kommunen kan tilby som arbeidsgiver og som bosted. Infopakken rettet mot innflyttere videreutvikles. Ved større prosjekter utarbeides det egne informasjonsstrategier. Resultat- og støtteenhetenes eksterne informasjonsarbeid ligger som en del av enhetsplanen og enhets- meldingen Personal og organisasjon / Prosjektledere Enhetsledere 4 Åpne arenaer skal legge til rette for gjensidig informasjon og dialog mellom innbyggerne og Haugesund kommune. Årshjulet er et styringsverktøy der dialog med brukerne står sentralt Ordførerpraten, som arrangeres en gang i måneden, er et forum der innbyggerne kan stille spørsmål, ta opp temaer og komme med innspill til politikere og administrasjon. Det kan arrangeres folkemøter ved større saker, for eksempel store og gjennomgripende reguleringer eller kommuneplaner. Det gjennomføres jevnlige brukerundersøkelser. Det gjennomføres høringer. Forholdene legges til rette for interaktivitet mellom innbyggere, politikere og Rådmann / Personal og organisasjon Ordfører / Rådmann / Enhetsledere Personal og organisasjon Rådmann administrasjon via internett. Enhetene gjennomfører årlige dialogmøter. Rådmann / Enhetsledere 10

12 5 Haugesund kommune skal fremstå som en organisasjon med et tydelig og enhetlig budskap som viser mangfoldet av kommunens virksomhet, og med en felles grafisk profil. Den felles grafiske profilen innlemmes som en naturlig del av alt som produseres. Kommunens informasjonsmateriell rasjonaliseres og samordnes, både med hensyn til produksjon og distribusjon. Enhetlige annonserutiner videreføres i henhold til den grafiske profilen. Profileringsprodukter produseres og tilbys alle ansatte i kommune. Enkelte profileringsprodukter legges ut for salg til byens innbyggere. 6. Intern informasjon skal være et viktig styringsverktøy for ledere på alle nivåer. Internavisen "Flytten" skal komme ut en gang i uken. Rådmann Rutiner for intern informasjon i kommunen opprettholdes. Rådmann Interninformasjon skal nå ut til alle arbeidstakere, Enhetsledere uavhengig av tilgang til IT. Enhetenes interne informasjonsarbeid skal beskrives i enhetsplanen. Enhetsledere En informasjonspakke til nytilsatte skal brukes aktivt av enhetslederne. Enhetsledere / Personal og organisasjon Det avholdes en introduksjonsdag for alle nytilsatte. Personal og organisasjon Det avholdes et årlig informasjonsmøte for alle ansatte. Rådmann Kommunens intranettløsning skal inneholde all relevant, oppdatert og Rådmann/ Enhetsledere aktuell informasjon. Ledere gir informasjon under faste avdelingsmøter, i medarbeidersamtaler og i møter med de tillitsvalgte. Rådmann / Enhetsledere Faste møter mellom de hovedtillitsvalgte og ledelsen videreføres. Rådmann 11

13 7 Haugesund kommune skal ha en informasjonsplan for kommunikasjon i krisesituasjoner. Allmennheten skal få den nødvendige informasjon og kunnskap i krisesituasjoner. Informasjonen må starte hurtig og være konsis og pålitelig, for å unngå spekulasjoner og rykter. Alle mediekanaler benyttes dersom en krise oppstår. Kommunikasjon fra den administrative ledelsen, støtteenhetene og resultatenhetene skal samordnes. Toppledelsen og samarbeider med fokus på informasjon i krisesituasjoner. Det gjennomføres årlige øvelser i krisehåndtering. Beredskapsledelsen Beredskapsledelsen Beredskapsledelsen Beredskapsledelsen Rådmann / Beredskapsledelsen 12