Saksdokumentene er lagt ut til offentlig gjennomsyn på Hammerfest Rådhus, Storgata kommunehus, Hammerfest bibliotek samt kommunens hjemmeside.

Transkript

1 Hammerfest kommune 1 Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen Dato: Tidspunkt: 12:00 Forfall meldes snarest mulig og innen 25. Oktober 2004 på tlf til formannskapssekretær Svanhild Moen, som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Saksnr Innhold PS 105/04 Skatterestanser PS 106/04 Månedsoppgjør skatt september 2004 PS 107/04 Omdisponering av boligfondsmidler PS 108/04 Søknad om bevilling av skjenking, Odd Fellow PS 109/04 AVINOR/Hammerfest lufthavn. Kommunens eiendom Gnr. 21 bnr. 2. Arealdisponering. Salg av parsell. PS 110/04 Overdragelse av kaier-flytebrygger fra Hammerfest kommune til Hammerfest havnevesen KF PS 111/04 Opprettelse av interkommunalt driftsselskap for museene i Hammerfest, Nordkapp, Gamvik, Berlevåg og Måsøy PS 112/04 Overtakelse av miljøstasjoner, returpunkter og felleskontainere PS 113/04 Tertialrapport 2. tertial 2004 PS 114/04 Referatsaker til Formannskapet RS 035/04 Reinproblemene i Hammerfest/Kvaløya. Arbeidsgruppe. PS 115/04 Godkjenning av protokoll fra møte i Formannskapet den Saksdokumentene er lagt ut til offentlig gjennomsyn på Hammerfest Rådhus, Storgata kommunehus, Hammerfest bibliotek samt kommunens hjemmeside. Møtet er åpent for publikum! Alf E. Jakobsen ordfører

2 HAMMERFEST KOMMUNE 2 Saksbehandler: Britt Tande Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Formannskapet Dok. offentlig: Klageadgang: X Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja X Nei Møte offentlig: X Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja X Nei Saksnr: 04/ Arkivnr.: 203 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 105/04 Formannskapet Sak: Skatterestanser I. Saksdokumenter (vedlagt) Ingen II. Saksdokumenter (ikke vedlagt) III. Saksutredning Restansesituasjonen i Hammerfest kommune pr.30.juni I følge halvårsregnskapet viser restansene kr av dette beløpet er det ikke forfalte restskatter 2003 og forskuddskatter 2004 med til sammen kr Restskatt 2003 forfaller til betaling 20.august og 24.september totalt kr Forskuddskatt forfaller til betaling 15.september og 15.november totalt kr Restanser på forfalte restskatter fra Pr Pr Kr Kr Vi har restskatter på personlige skatteytere helt tilbake til En god del av disse restansene er det skatter som vi mest sannsynlig ikke vil få innfordret. Det gjelder personer som er blitt slått konkurs, personer som ikke har vært registrerte arbeidtakere de siste årene, en del dødsbo som ikke lar seg innfordre fordi ingen vil overta boene med gjeld og en del av restansene gjelder personer som har vært sosialklienter i mange år. Dette utgjør til sammen kr Vi har 4 skatteytere som til sammen er skyldig ca kr 1.6 mill. Herav 1 person som er slått konkurs. Av disse 4 har vi påleggstrekk på 3 personer. En del personer har fått og vil få innvilget gjeldsordning som blir vedtatt av Namsmannen eller Namsretten. Det betyr at vi vil i løpet av de neste 5 år få innbetalt en dividende som varierer fra 3 % til nesten 30 % restansen på disse personene er på til sammen kr Restskatt 1988 til 2002 var pr kr Dersom en tar hensyn til beløp som mest sannsynlig ikke vil la seg innfordre er restansen som vi har innfordring på i dag ca kr 3.2 mill. Dette gjelder ca 210 personer.

3 3 Etterskuddskatt ( firmaskatt ) Pr Pr Kr Firmaskatt er skatt et AS får når det er overskudd i bedriften. Av utlignet skatt går 99.8 % direkte til staten. Restansene gjelder 8 firmaer av disse er 6 firmaer slått konkurs, Et firma er skyldig kr ,- her pågår det en rettssak og restansen vil bli i regnskapet til boet er avsluttet. Totalt har vi en restanse etter at konkursboene er avsluttet på kr Forskuddstrekk ( skatt for ansatte ) Pr Pr Kr Kr Forskuddstrekk betales fra arbeidsgiver hver annen måned. Når det gjelder fiskebåtrederiene har de i 2003/2004 hatt liten inntjening på noen av kvotene. Vi har konkursbo på til sammen kr som gjelder både private og AS. Firmaer som ikke er AS vil disponenten ha krav fra oss til beløpet er betalt. Arbeidsgiveravgift Pr Pr Kr Kr Finnmark og Nord-Troms er fritatt for betaling av arbeidsgiveravgift. Dersom en bedrift har ansatte som skatter til annen kommune enn fritakssonen må bedriften betale differensiert arbeidsgiveravgift som er fra 5.1 % til 14.1 % av brutto lønn. Hele arbeidsgiveravgiften går direkte til staten. En arbeidsgiver er skyldig kr og konkurser utgjør kr Renter og innfordringsutgifter Pr Pr Kr Kr Vi innfordrer først en restskatt og deretter renter og innfordringsutgifter. Av disse rentene er det renter som vi ikke klarer å innfordre som gjelder dødsbo, konkurser og gjeldsordninger på til sammen ca. Kr Herav 4 skatteytere som skylder ca. kr Forskuddskatt 2003

4 Pr Pr Kr Kr Alle næringsdrivende betaler forskuddsskatt 4 ganger i året. Det vil si det blir utskrevet en forskuddsskatt fra likningskontoret ut fra hva en forventer å få i skatt for inneværende år. Denne skatten kan reguleres opp eller ned ettersom overskudd/underskudd varierer i løpet av året. Når det gjelder fiskere som har forskuddsskatt har de hatt dårlig inntjening i 2003/2004 og mange sliter med å få innbetalt forskuddsskatten. Vi har ikke lov til å realisere pant eller begjære konkurs før en skatt er utlignet. Oppsummering. Restskatter som ikke lar seg innfordre er på kr Etterskuddskatt som ikke lar seg innfordre er kr I tillegg blir etterskuddsskatt og arbeidsgiveravgift blir betalt direkte til staten. Forskuddstrekk som ikke lar seg innfordre er på kr Renter/innfordringsutgifter som ikke lar seg innfordre er på ca kr Dersom en ser på restansene på restskatt fra til er de betydelig reduserte selv om restskatt for 2003 er på kr ikke er forfalt. Vi jobber aktivt for å redusere restansene. Vi sikrer kravene ved utlegg. Vi har flere ganger begjært tvangssalg av formuesgoder som bl.a. hus, hytter biler og båter, og det viser seg at da blir kravene innfridd.

5 5 Saksbehandler innstilling: Restansesituasjonen pr taes til orientering. Hammerfest, den 19. oktober 2004 Britt Tande skatteoppkrever Rådmannens innstilling: Hammerfest, den 19.oktober 2004 Dagny Haga rådmann

6 6 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Britt Tande Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Formannskapet Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja x Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja x Nei Saksnr: 04/ Arkivnr.: 232 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 106/04 Formannskapet Sak: Månedsoppgjør skatt september 2004 I. Saksdokumenter (vedlagt) Ingen II. Saksdokumenter (ikke vedlagt) III. Saksutredning Månedsoppgjør for skatt pr. september 2004 : Kommunens skatteinngang for september 2004 kr Pr. utgangen av september var skatteinngangen på % av budsjettert skatteinngang, mens den i fjor var på 76.4 %. Budsjettert skatteinngang for 2004 er på kr , dette er 1.8 % mer enn total inngang i 2003.

7 7 Nedenfor viser en oversikt over skatteinngangen med budsjett for inneværende år og inngang i år Inngang 2004 Budsjett 2004 Inngang 2003 Pr. mnd. Akkumulert Pr. mnd. Akkumulert Pr. mnd. Akkumulert Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Samlet skatteinngang pr. september 2004, sammenholdt med tilsvarende for 2003, fordelt på skatteartene framgår av etterfølgende oversikt: kroner Differanse Differanse i prosent Forskuddstrekk Forskuddsskatt Restskatt Forh./resterende etterlignet Renter/Gebyr Fordelt/Margin Sum Saksvurdering Skatteinngangen pr. utgangen av september 2004 er kr høyere enn i fjor. Dette skyldes økning av innbetalt skattetrekk, forskuddsskatt og god innfordring av restskatt.

8 8 IV. Saksbehandler innstilling: Månedsoppgjør skatt september 2004 taes til orientering Hammerfest, den 20.oktober 2004 Britt Tande skatteoppkrever Rådmannens innstilling: Skatteoppkrevers innstilling tiltres. Hammerfest, den Dagny Haga rådmann

9 9 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Elisabeth Utheim Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja x Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja x Nei Saksnr: 04/ Arkivnr.: 242 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 016/04 Administrasjonsutvalget /04 Formannskapet Kommunestyret Sak: Omdisponering av boligfondsmidler I. Saksdokumenter (vedlagt) II. Saksdokumenter (ikke vedlagt) III. Saksutredning På 1950-tallet opprettet Hammerfest kommune er boligfond for sine kommunalt ansatte. Formålet var å gi boliglån til ansatte på inntil kr som et rekrutterings- og stabiliseringstiltak. Per i dag består fondet av kr 5.4 million. I tillegg er det 1.4 million i utlånte fondsmidler, som innbetales i avdrag fra låntakerne. Boligfondet er et såkalt ubundet investeringsfond, som kan omdisponeres til andre investeringsformål etter vedtak fra kommunestyret. Administrasjonens vudering Dagens lånemarked tilbyr gode finansieringsordninger på grunn av lav rente. Vi mener derfor behovet for det kommunale boligfondet er betraktelig redusert. Etter administrasjonens vurdering bør boligfondsmidlene omdisponeres til andre viktige investeringsformål i vår kommune. IV. Saksbehandler innstilling: Hammerfest kommunestyre omdisponerer boligfondsmidlene til andre investeringsformål fra og med Administrasjonen innarbeider de frigjorte fondsmidlene i forslag til investeringsbudsjett for Hammerfest, den Elisabeth Utheim personal- og organisasjonssjef

10 10 Rådmannens innstilling: Hammerfest, den Dagny Haga rådmann

11 11 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Bjørn Harry Risto Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Formannskapet Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: x Ja Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja x Nei Saksnr: 04/ Arkivnr.: U63 &18 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 108/04 Formannskapet Sak: Søknad om bevilling av skjenking, Odd Fellow I. Saksdokumenter (vedlagt) Ingen II. Saksdokumenter (ikke vedlagt) Søknad fra Odd Fellow, Hammerfest om bevilling til skjenking av øl, vin og brennevin i sluttede selskaper i losjens møtelokaler i Storgata 32. Uttalelse fra Politiet i Hammerfest Uttalelse fra rusmiddeltjenesten Alkoholloven av , nr 27 III. Saksutredning Odd Fellow søker om skjenkebevilling for servering i losjens møter (lukkede selskaper), der ingen andre enn losjens medlemmer har adgang. Uttalelse fra Styret for Kultur, Omsorg og Undervisning fremlegges under møtet i Formannskapet. Vurderinger: Kun medlemmer har adgang til møtene. Rusmiddeltjenesten og politiet har ingen innvendinger mot at bevilling gis. Møtelokalene ligger i boligområde, men bevillingens art tilsier ikke at den skal være til sjenanse for beboerne. Bevilling til Odd Fellow vil ikke ha negative alkoholpolitiske konsekvenser da stedet ikke er åpent for ordinært publikum. Saksbehandler ser ingen tungtveiende grunn til at bevilling ikke bør gis. IV. Saksbehandler innstilling:

12 Med hjemmel i alkoholloven og kommunens delegasjonsreglement tildeles skjenkebevilling for skjenkeperioden 2004 til og med 2007 som følger: 12 Bevillingshaver: Styrer: Alkoholvare: Omfang: Skjenkeareal: Skjenketid: Odd Fellow, Hammerfest John Erik Nilsen Øl, vin og brennevin Til sluttet selskap 120 m2 møtelokaler i Storgata 32 i Hammerfest Hverdager: skjenking av øl kl II og III, vin og brennevin kan skje fra kl 1800 til og med kl Fredag og lørdag kan skjenking skje til kl Skjenking av brennevin er forbudt på stemmedagen for stortingsvalg, fylkestingsvalg, kommunestyrevalg og folkeavstemming vedtatt ved lov. Konsum av utskjenket alkoholholdig drikk må opphøre senest 30 minutter etter skjenketidens utløp. Hammerfest, den Bjørn H. Risto næringskonsulent Rådmannens innstilling: Innstillingen tiltres. Hammerfest, den Dagny Haga rådmann

13 13 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Jens Are Breivik Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja x Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja x Nei Saksnr: 04/ Arkivnr.: 611 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 088/04 Styret for Miljø og Utvikling /04 Formannskapet Sak: AVINOR/Hammerfest lufthavn. Kommunens eiendom Gnr. 21 bnr. 2. Arealdisponering. Salg av parsell. Saksdokumenter (vedlagt) Avinor brev av vedlagt kartskisse datert Avinor brev av med referat fra møte vedr. av ny konsesjonssøknad om drift av Hammerfest lufthavn Saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksutredning På grunn av strengere sikkerhetskrav ved flyplassene arbeider Avinor med ny og utvidet inngjerding av Hammerfest lufthavn slik det framkommer av brev av I denne forbindelse ønsker Avinor å kjøpe en parsell på ca. 5,1 dekar av kommunens eiendom gnr. 21/2. Konkret dreier dette seg om det såkalte Flakket. Området omfattes av sikkerhetssonen til flyplassen og omfattes som sådan av byggerestriksjoner m.v. Området har imidlertid fram til nå ikke vært inngjerdet og er i dag arealmessig lagt ut som friområde og hart vært benyttet til friluftsmål, bl.a. har området vært benyttet av rideklubben. Rideklubben har nå fått nytt område. Avinor ønsker nå at området rent arealdisponeringsmessig skal tillegges flyplassen og avstenges med gjerde for almenheten, bl.a. for bedre å sikre peileutstyr og avstandsmålere. Kommunen behandlet i 2003 ny Lufthavnplan (MU og KST ). Lufthavnplanen sier ingen ting om arealsisponering og reguleringsforhold for dette området, men området inngår som nevnt i sikkerhetssonen. Dette temaet er imidlertid berørt i møte i tilknytning til ny konsesjonssøknad. For å få fortgang i arbeidet høsten 2004 ønsker Avinor å få forhåndstiltre området.

14 Ut fra almene sikkerhetshensyn tilrår rådmannen at det faste planutvalg omklassifiserer arealet fra friområde til lufthavnområde. 14 Avinor tilbyr kommunen kr. 5,- pr. m2 i tråd med den pris som ble fastsatt da Staten overtok flyplassen fra kommunen i Området er opparbeidet av kommunen og rådmannen tilrår at formannskapet fastsetter prisen til kr. 10,- pr. m2. Dette er meddelt Avinor. Arealet oppmåles og utskilles etter at gjerde er satt opp. Saksbehandler innstilling: Hammerfest kommune tillater at ca. 5,1 dekar av Gnr. 21/2 ( Flakket ) omdisponeres fra friområde til lufthavnområde som vist på kartskisse datert Formålet er å imøtekomme nye og strengere sikkerhetskrav for Hammerfest lufthavn. Hammerfest kommune selger ca. 5,1 dekar av sin eiendom Gnr. 21/2 til Avinor i tråd med kartskisse av Kjøpesummen fastsettes til kr. 10,- pr. m2. Arealet oppmåles og fraskilles etter at inngjerding er foretatt. Kjøper bærer omkostningene ved salget. Kjøpesummen avsettes til finansiering av framtidige grunnkjøp. Avinor gis anledning til forhåndstiltredelse av vedkommende parsell så snart betingelsene er akseptert. Hammerfest, den Jens Are Breivik rådgiver Etatsjefs innstilling: Hammerfest, den Odd Edvardsen sektorleder Rådmannens innstilling: Hammerfest, den Dagny Haga rådmann

15 15 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Jan Tor Pedersen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Dok. offentlig: Klageadgang: Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja Nei Møte offentlig: Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja Nei Saksnr: 04/ Arkivnr.: 615 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 094/04 Styret for Miljø og Utvikling /04 Formannskapet Kommunestyret Sak: Overdragelse av kaier-/flytebrygger fra Hammerfest kommune til Hammerfest havnevesen KF I. Saksdokumenter (vedlagt) Kommunestyret, sak 103/2002 utvidelse av havnedistriktet. Havnestyresak 30/04, dato II. Saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen III. Saksutredning Bakgrunn I sak 02/103 vedtok kommunestyret utvidelse av Hammerfest havnedistrikt til også å omfatte deler av Sørøysundbassenget. I saksfremleggets pkt.2 var også beskrevet momenter rundt en eventuell overføring av kaiene i distriktet fra kommunen til havnevesenet. Det ble i denne saken ikke trukket konkrete konklusjoner med henblikk på ovennevnte, men at en eventuell overtagelse må tas opp som egen sak. I 2003 vedtok så kommunestyret at kommunen(administrasjonen) skal gå inn i forhandlinger med havnevesenet med sikte på å overdra kaier og flytebrygger til dem. I dagens organisasjon er ovennevnte anlegg underlagt sektor for teknisk drift. Fakta Kommunen er eier av følgende kaier i distriktet: Trekai på Slettnes Trekai på Langstrand Trekai m/venterom i Lotre Trekai i Sandøybotn Trekai i Lundhamn Betongkai m/venterom/lager i Kårhamn Flytekai i Forsøl I tillegg eier også kommunen følgende flytebrygger: Flytebrygge i Kårhamn

16 Flytebrygge i Sennabukta(Seiland) Flytebrygge i Hønseby 16 Etter gjennomgåelse av regnskap fra 1992 og til i dag(2204) er følgende investeringer avsatt/brukt til rehabilitering i perioden: utbedring av kai i Sandøybotn: kr. 560` 1997 utbedring av kai i Lotre: kr. 180` 2001 ny flytekai i Forsøl: kr ` utbedring av kai Langstrand: kr. 730` Sum investeringer: kr 5 315` I tillegg er de siste tre år brukt følgende midler over driftsbudsjettet: 2001: kr. 115` 2002: kr. 292` 2003: kr. 194` Sum driftsmidler kaianlegg siste 3 år: kr. 601` Tar en utgangspunkt i et årlig gjennomsnittlig beløp på ca. kr. 100` avsatt/ brukt til vedlikehold kaianlegg hvert år fra kommunesammenslutningen i 1992, tilsvarer dette i sum kr ` i perioden til dette formålet. Sammenligner en med de siste tre år, er sannsynligvis beløpet en god del høyere. Når det gjelder kostnader knyttet til etablering/bygging av kaianleggene har det vært umulig å fremskaffe sikre tall, da disse har etableringene har skjedd for mange år tilbake(sørøysund kommune). Det er ikke gjort helhetlige tilstandsvurderinger som også omfatter undervanns. Overvanns vurderes anleggene til å være i forholdsvis bra stand. Vurderinger I motsetning til sektor for teknisk drift er KF Hammerfest Havnevesen en profesjonell aktør når det gjelder drift av kaianlegg. Det er uheldig å operere med to forvaltningsenheter som er rettet mot samme målgruppe. All sjørelatert virksomhet(både sentralt og ute i distriktet) bør lokaliseres i en enhet, KF Hammerfest Havnevesen. Når det gjelder økonomiske forhold rundt en eventuell overdragelse av anleggene, er saksbehandlers vurdering at disse vederlagsfritt overføres til Hammerfest Havnevesen. Selv om kommunen har tatt opp lånemidler i størrelsesorden ca 5 mill. kroner de siste 12 årene til restaurering/nyanlegg kaier, er også havnevesenet en del av kommunen selv om de organisasjonsmessig er kommunalt foretak. For Kårhamn, Akkarfjord, Langstrand, Sandøybotn og til dels Lotre(sommerhalvåret på grunn av bosetning i Sandøybotn) er kaiene viktige av kommunikasjonsmessige årsaker. Ikke minst som et virkemiddel for å opprettholde bosetningen på disse stedene. Når det gjelder Slettnes og Lundhamn brukes kaiene der i hovedsak av hyttefolk. Spørsmålet er da om Hammerfest Havnevesen ser det som sin oppgave å opprettholde denne type anlegg til hyttefolk. Denne problemstillingen er etter saksbehandlers vurderinger en politisk sak som må behandles på dette planet, og ikke administrativt. FFR har i dag anløp av alle ovennevnte steder.

17 17 Flytebryggen i Sennabukta er kommunikasjonsmessig viktig for befolkningen i Survika. De andre flytebryggene brukes primært av lokalbefolkning på disse stedene. Flytekaien i Forsøl ble bygget etter påtrykk fra det lokale fiskerlaget, og er i dag et viktig bidrag til den lokale fiskeflåten på stedet. I forhandlingene med havnevesenet er det fra deres side ytret ønske om å se denne saken i sammenheng med arealdisposisjonsretten i den sentrale delen av Hammerfest(dvs. Fuglenes, sentrum og Rypefjord). Saksbehandler ser på mange måter dette som er separat sak som må komme i etterkant av en overdragelse av anleggene, hvor også distriktskaiene tas med i dette arbeidet. IV. Saksbehandlers innstilling: Hammerfest kommunestyre vedtar at samtlige kai og flyteanlegg som i dag er i kommunal eie overføres til KF Hammerfest Havnevesen. Dette gjøres med virkning fra Anleggene overføres vederlagsfritt. Som en følge av dette vedtaket får administrasjonen i oppdrag å fremme en sak til kommunestyret som omfatter havnedistriktsgrenser/arealdisposisjonsretten på land, herunder også grenser knyttet til distriktskaiene. Saken sendes havnestyret til høring før den sluttbehandles i kommunestyret. Hammerfest, den Jan Tor Pedersen rådgiver Sektorleders innstilling: Saksbehandlers innstilling tiltres. Hammerfest, den Torbjørn Næss Sektorleder teknisk drift Rådmannens innstilling: Hammerfest, den XX.XX.XX Dagny Haga rådmann

18 18 HAMMERFEST KOMMUNE Saksbehandler: Espen Rønning Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Dok. offentlig: Klageadgang: x Ja Nei Hjemmel: Off. lov : Etter FVL: Ja x Nei Møte offentlig: x Ja Nei Hjemmel: Komm.l. : Etter Særlov: Ja x Nei Saksnr: 03/ Arkivnr.: C50 &23 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 063/04 Styret for Kultur, Omsorg og Undervisning /04 Formannskapet Kommunestyret Sak: Opprettelse av interkommunalt driftsselskap for museene i Hammerfest, Nordkapp, Gamvik, Berlevåg og Måsøy I. Saksdokumenter (vedlagt) 1. Selskapsavtale for museene for kystkultur og gjenreising i Finnmark IKS 2. Utkast til avtale om museumsdrift mellom Hammerfest kommune og Museene for kystkultur og gjenreising i Finnmark IKS II. Saksdokumenter (ikke vedlagt) III. Saksutredning Bakgrunn. Fylkestinget i Finnmark vedtok juni 2003 plan for konsolidering av museene i fylket. Følgende museer skal slås sammen til det man da kalte kystenheten: Gjenreisningsmuseet i Hammerfest, Måsøy Museum, Nordkappmuseet, Gamvik Museum og Berlevåg Havnemuseum. Med unntak av Gamvik museum er alle disse museene kommunalt eid. Prosessen Konsolideringsprosessen innen kystenheten har vært ledet av rådmannen i Måsøy kommune med en arbeidsgruppe med 2 representanter fra hver kommune, bestående av museumsleder samt en oppnevnt politiker/byråkrat/rådgiver. Gruppa har hatt jevnlige møter for å utarbeide selskapsavtale og et utkast til saksframlegg som kan brukes i alle kommunene. Eiernes formål med selskapet (visjon). Et nytt selskap må stå godt rustet mot framtidige utfordringer. Arbeidsgruppen har utarbeidet følgende forslag til formål og arbeidsområde: Selskapets formål er å koordinere formidling, forskning og dokumentasjon av kystkultur og gjenreisningshistorie Museene for kystkultur og gjenreisning i Finnmark IKS skal arbeide for å tjene samfunnet og dets utvikling og være tilgjengelig for alle

19 19 Museene skal samle inn, forske i, formidle og stille ut materielle vitnesbyrd om mennesket og dets omgivelser i studie- og utdanningsøyemed og følge ICOM's museumsetiske regelverk. Museene skal gjøre allmenheten kjent med sitt materiale og sine resultater Museenes viktigste ansvarsområde er: o Kystkultur i Finnmark, med særlig vekt på fiskerihistorie o Evakuerings- og gjenreisingshistorien til Finnmark og Nord-Troms o Samtidsdokumentasjon i fylket, med særlig vekt på de store samfunnsmessige endringer i samtida. o Museene har en spesiell plikt til å ivareta det flerkulturelle Finnmark. Som konsolidert enhet skal selskapet arbeide for at museene får et godt faglig og vitenskapelig fundament, gode bevaringsforhold for samlingene og en tilrettelegging som sikrer et bredt publikum tilgang til dem. Museene skal yte faglig bistand til hverandre. Museene for kystkultur og gjenreisning i Finnmark IKS skal bidra til og delta i felles museumsfunksjoner på fylkesnivå, samt delta i utviklingen av nasjonale og internasjonale museumsnettverk. Museenes samlinger og eiendommer eies av det enkelte museum, og representantskapet fører kontroll med museenes samlinger og påser at de blir registrert og oppbevart etter museal standard. De deltakende kommunene forplikter seg til å delta i selskapet i minimum 3 år. Kostnadsfordeling mellom kommunene avgjøres av representantskapet etter forutgående høring hos kommunene, men utvalget vil anbefale følgende fremtidige fordeling: Den enkelte kommune plikter som utgangspunkt å stille til rådighet tilstrekkelig med ressurser for å opprettholde dagens ordinære aktivitetsnivå i det enkelte museum. (Det er vanskelig å sammenligne utgiftene og inntektene direkte mellom de ulike museene. Poenget må være at kommunene fortsatt dekker den drift som er på museene i dag) dersom det blir økte eller reduserte netto driftsutgifter i selskapet fordeles disse slik: 40 % av utgiftene fordeles likt mellom kommunene, resterende fordeles etter folketallet. Endelig valg av utgiftsfordeling bør gjøres av representantskapet. Selskapsform. Som selskapsform foreslås interkommunalt selskap (IKS) etter Lov av om interkommunale selskaper. Navn. Som navn foreslås Museene for kystkultur og gjenreising i Finnmark IKS. Representantskapet. Antall medlemmer og fordeling. Etter Lov om interkommunale selskapers 7 utøver deltakerne i selskapet sin myndighet gjennom representantskapet. Dette er selskapets øverste myndighet og behandler selskapets regnskap, budsjett og økonomiplan og andre saker som etter loven eller selskapsavtalen skal behandles der.

20 Kommuner med en eierandel velger representant med personlig vararepresentant, og kommuner med 2 og 3 eierandeler velger tilsvarende representanter med varamenn. Valgbarhetsreglene følger av det til enhver tid gjeldende regelverk. Representantskapets medlemmer velges for fire år. Representantskapet velger selv leder og nestleder. 20 Valgperioden for representantskapet forutsettes å følge kommunevalgperioden. Det første valget vil derfor gjelde for perioden Fordelingen av eierandel/innskudd blir slik: Organisasjonsnummer Komnr kommune Eierandel Innskudd Hammerfest Nordkapp Måsøy Gamvik Berlevåg I selskapsavtalen er det tatt inn en bestemmelse om at vedtak av årsbudsjett og vedtak om endring av selskapsavtalen krever 2/3 av de avgitte stemmer i representantskapet. Styret. Det foreslås et styre på 7 medlemmer, med personlige varamedlemmer. Ett av styremedlemmene velges av og blant de ansatte. De ansatte har lagt stor vekt på dette, og det vil etter vår mening være en styrke for selskapet i møtet med de utfordringene som selskapet vil stå ovenfor. En av styremedlemmene skal være en ekstern fag-/ressursperson. Valgbarhetsreglene følger av det til enhver tid gjeldende regelverk. Som funksjonstid foreslås to år, og at halvparten av styremedlemmene og tilsvarende varamedlem er på valg hvert år. I 2004 må dermed tre av styre- og varamedlemmene velges for ett år og de resterende fire styremedlemmene med varamedlem velges for to år. Representantskapsmedlemmer eller daglig leder kan ikke være medlem av styret. Representantskapet velger styreleder og nestleder. Disse er på valg annet hvert år. Etter en oppstartsperiode på ett år, er det forutsatt at det skal vurderes å redusere antall styremedlemmer til 5 for å redusere kostnadene ved styrets virksomhet. Lokalisering. Arbeidsgruppen har ikke klart å komme frem til et omforent forslag mht. plasseringen av selskapets forretningskontor. De aktuelle alternativer er Honningsvåg og Hammerfest. Det legges derfor opp til at de enkelte kommunestyrer i denne omgang fatter et prinsippvedtak om opprettelse av selskapet og at man i denne forbindelse velger medlemmer til representantskapet. Etter dette gir representantskapet sin anbefaling mht. lokalisering og saken legges frem for kommunestyrene på nytt med sikte på endelig/bindende tilslutning til selskapet. Ansattes stilling. Samtlige medarbeidere ved de nåværende enhetene tilbys stilling i det nye selskapet med grunnlag i reglene om virksomhetsoverdragelse, jfr. aml. kapittel XII A.

21 21 Medarbeiderne beholder ved overføringen nåværende pensjonsordning, lønnsforhold og tariffbestemte forsikringsordninger, med uavbrutte rettigheter. Finansiering. Selskapet foreslås finansiert slik: Innskuddet fra deltakerne settes til kr ,-. Dette fordeles med hensyn til eierandelene - se punktet: Representantskapet. Antall medlemmer og fordeling. Låneopptak. Myndighet for selskapet til å ta opp lån og utmåling av ramme for slikt låneopptak skal fremgå av selskapsavtalen, jfr. IKS-loven 22, 1. ledd. Etter arbeidsgruppens mening har ikke selskapet behov for låneopptak ut over mulig kortsiktig likviditetslån. Rammen for slikt lån foreslås satt til kr ,-, tilsvarende utgiftene ved tre måneders drift. Videre framdrift. For at selskapet skal bli operativt så snart som mulig foreslår arbeidsgruppen at den kommunen hvor forretningskontoret blir lagt, bistår representantskapet og styret inntil daglig leder er konstituert/ tilsatt. IV. Saksbehandlers innstilling: 1. Hammerfest kommune slutter seg til å opprette et interkommunalt selskap (IKS) for museumsdrift i kommunene Hammerfest, Nordkapp, Gamvik, Berlevåg og Måsøy. 2. Kommunen gir sin tilslutning til selskapsavtale, inntatt som vedlegg 2 til saksframlegget. 3. Eiernes strategi for selskapet er: Selskapets formål er å koordinere formidling, forskning og dokumentasjon av kystkultur og gjenreisningshistorie Museene for kystkultur og gjenreisning i Finnmark IKS skal arbeide for å tjene samfunnet og dets utvikling og være tilgjengelig for alle Museene skal samle inn, forske i, formidle og stille ut materielle vitnesbyrd om mennesket og dets omgivelser i studie- og utdanningsøyemed og følge ICOM's museumsetiske regelverk. Museene skal gjøre allmenheten kjent med sitt materiale og sine resultater Museenes viktigste ansvarsområde er: o Kystkultur i Finnmark, med særlig vekt på fiskerihistorie o Evakuerings- og gjenreisingshistorien til Finnmark og Nord-Troms o Samtidsdokumentasjon i fylket, med særlig vekt på de store samfunnsmessige endringer i samtida. o Museene har en spesiell plikt til å ivareta det flerkulturelle Finnmark. Som konsolidert enhet skal selskapet arbeide for at museene får et godt faglig og vitenskapelig fundament, gode bevaringsforhold for samlingene og en tilrettelegging som sikrer et bredt publikum tilgang til dem. Museene skal yte faglig bistand til hverandre. Museene for kystkultur og gjenreisning i Finnmark IKS skal bidra til og delta i felles museumsfunksjoner på fylkesnivå, samt delta i utviklingen av nasjonale og internasjonale museumsnettverk.