Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS

Transkript

1 Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS Vår dato Vår referanse /K2-K23, K3-&01 Deres dato Deres referanse Vår saksbehandler: Per Olav Pettersen, tlf IUA Vestfolds medlemskommuner INNKALLING TIL ÅRSMØTE IUA VESTFOLD 2010 Det innkalles herved til årsmøte i IUA Vestfold (Interkommunalt Utvalg mot Akutt forurensing) 9. juni 2010 kl 09:00 12:00 på stasjon Kopstad, møterom i 1. etasje. Det vil bli servert lunsj. Vedlagt følger sakskart og saksdokumenter. Av hensyn til forberedelsene, ber vi om påmelding til post@vibr.no. Med vennlig hilsen Per Olav Pettersen Brannsjef Leder IUA Vestfold Vedlegg Kopi: IUA Vestfold Postadresse Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS Tønsberg brannstasjon Kopstad brannstasjon Nøtterøy brannstasjon Ollebukta 6, 3126 Tønsberg Ollebukta 6, Tønsberg Nykirke Kirkeveien 222, Borgheim Tlf.: Faks: Faks: E-post: post@vibr.no Org.nr.: Bankkonto:

2 Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 2 av 15 SAKSKART TIL ÅRSMØTE IUA Vestfold 2010 Saksnr. 01/2010 Godkjenning av innkalling og sakskart Saksnr. 02/2010 Valg til underskrivning av protokoll Saksnr. 03/2010 Årsrapport for 2009 Saksnr. 04/2010 Revisjonsrapport fra Klif etter aksjon Full City Saksnr. 03/2010 Regnskap for 2009 Saksnr. 04/2010 Budsjett 2010 Saksnr. 05/2010 Budsjett 2011 Saksnr. 06/2010 Eventuelt

3 Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 3 av 15 Saksfremlegg til årsmøte i IUA 2010 Saksnr. 01/2010 Godkjenning av innkalling og sakskart til årsmøte IUA Vestfold 2010 Forslag til vedtak Innkalling og sakskart til årsmøte IUA Vestfold 2010 godkjennes.

4 Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 4 av 15 Saksfremlegg til årsmøte i IUA 2010 Saksnr. 02/2010 Valg til underskrivning av protokoll Forslag til vedtak Velges på møtet. Underskrivning av protokoll. Det velges to representanter fra medlemskommunene til å underskrive protokollen.

5 Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 5 av 15 Saksfremlegg til årsmøte i IUA 2010 Saksnr. 03/2010 Årsrapport 2009 Forslag til vedtak Årsrapport for 2009 tas til orientering. Aksjon Full City For IUA Vestfold har mye av fokuset i 2009 vært aksjon Full City. Det Panama registerte lasteskipet Full City gikk på grunn ved Såstein utenfor Langesund natt til fredag 31. juli. Kystverket varslet IUA Vestfold noen timer etter grunnstøtningen og IUA Vestfolds aksjonsledelse ble etablert for første gang siden opprettelsen tidlig på morgenen 31. juli. Samtidig gikk Kystverket ut og erklærte aksjon Full City som en statlig aksjon iht forurensningsloven kap 6. Med et opphold i vinter har aksjonen pågått kontinuerlig frem til i dag. Fremdeles gjenstår noe opprydning og oppgjør med Kystverket. Leder IUA orienterer på årsmøtet om organisering og gjennomføring av aksjonen opp mot KYV. Nestleder IUA orienterer om organisering og gjennomføring internt i Vestfold IUA. Fagleder strand orienterer om organisering og gjennomføring av aksjonen i strandsonen. Læringskurven har vært bratt for oss som har deltatt! Hva er de viktigste lærdommene og erfaringene? Åpent for spørsmål og diskusjon!

6 Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 6 av 15 Saksfremlegg til årsmøte i IUA 2010 Saksnr. 04/2010 Revisjonsrapport fra Klif etter aksjon Full City Forslag til vedtak Revisjonsrapport fra Klif etter aksjon Full City med forslag til tiltak for å rette opp avvikene og vurderinger knyttet til anmerkningene tas til etterretning. Revisjonsrapport fra Klif etter aksjon Full City Revisjonsrapport fra Klif etter aksjon Full City følger vedlagt. Følgende avvik og merknader ble gitt: Det ble konstatert to avvik under etterkant kontrollen: 1. Deltagerne i IUAs aksjonsledelse benyttet i liten grad egen beredskapsplan og aksjonsledelsen hadde for liten kjennskap til planen 2. Det er ikke gjennomført regelmessige øvelser for deltagerne i IUA de siste årene og flere i IUA hadde ikke fått opplæring i egen beredskapsfunksjon Det ble konstatert tre anmerkninger under kontrollen: 1. Beredskapsplanen mangler beskrivelser av roller og oppgaver for flere av aktørene som tok del i og som IUA benyttet under aksjonen. 2. Trening i bruk av beredskapsutstyr må bedres. 3. Avklaring av hvilket kartverk som skulle benyttes kunne vært på plass tidligere. IUA Vestfold ved leder, nestleder og fagleder strand har hatt et møte med Klif i etterkant hvor vi har gått igjennom planverket til IUA Vestfold spesielt. Leder IUA vil gjennomgå rapporten på årsmøtet og forslag til tiltak for å lukke avvik og merknader. Fagleder strand vil gjennomgå planverket og arbeidet med denne. Nestleder IUA vil gjennomgå arbeidet for å etablere en kompetanseplan.

7 Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 7 av 15 Saksfremlegg til årsmøte i IUA 2010 Saksnr. 04/2010 Regnskap for 2009 Forslag til vedtak 1. Regnskap for 2009 godkjennes. 2. Regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,- settes av til disposisjonsfond. Bakgrunn I henhold til samarbeidsavtale mellom IUA Vestfold og medlemskommunene fastsetter årsmøtet årsregnskapet med revisjonsberetning. Drøftinger Nøtterøy kommune, som regnskapsfører, har avsluttet og oversendt regnskap for VIB for Regnskapene er satt opp i samsvar med kommunelovens prinsipper og god regnskapsskikk. Regnskapet følger nedenfor. Regnskapet er revidert av Vestfold kommunerevisjon. Revisjonsuttalelse for 2009 ligger vedlagt. Årsmøtet innbys til å godkjenne avlagt regnskap for Økonomiske konsekvenser - driftsregnskapet Regnskapsmessig resultat 2009: Driftsregnskapet viser et mindreforbruk på kr ,-. Som det fremkommer av driftsregnskapet for 2009 er det til dels store avvik mellom budsjett og regnskap. Dette skyldes i all hovedsak aksjon Full City. Leder IUA Vestfold vil gjennomgå avvikene på årsmøtet. Konklusjon/anbefaling Leder IUA Vestfold inviterer årsmøtet til å gjøre følgende vedtak: 1. Regnskap for 2009 godkjennes. 2. Regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,- settes av til disposisjonsfond. Driftsregnskap 2009 Regnskap Opprinnelig Regnskap IUA 2009 budsjett Salgs- og leieinntekter Overføringer Andre statlige overføringer Andre overføringer SUM DRIFTSINNTEKTER Lønnsutgifter Sosiale utgifter

8 Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 8 av 15 Kjøp av varer og tjenester Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter SUM DRIFTSUTGIFTER BRUTTO DRIFTSRESULTAT Renteinntekter, utbytte og eieruttak SUM EKSTERNE FINANSINNTEKTER Renteutgifter, provisjoner og andre finansutgifter Avdragsutgifter SUM EKSTERNE FINANSUTGIFTER RESULTAT EKSTERNE FINANSTRANSAKSJONER Motpost avskrivninger NETTO DRIFTSRESULTAT Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Bruk av likviditetsreserve SUM BRUK AV AVSETNINGER Overført til investeringsformål Avsetninger til disposisjonsfond Avsetninger til bundne fond Avsetninger til likviditetsreserven SUM AVSETNINGER REGNSKAPSMESSIG MINDREFORBRUK Driftsregnskapet viser et mindreforbruk på kr Balanseregnskap Regnskap Regnskap IUA ANLEGGSMIDLER Utstyr, maskiner og transportmidler OMLØPSMIDLER Kortsiktige fordringer

9 Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 9 av 15 SUM EIENDELER EGENKAPITAL Disposisjonsfond Regnskapsmessig mindreforbruk Udekket i investeringsregnskapet 0 0 Kapitalkonto KORTSIKTIG GJELD Annen kortsiktig gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD

10 Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 10 av 15 Investeringsregnskap Regnskap Opprinnelig Regnskap IUA 2009 budsjett Salg av driftsmidler og fast eiendom Andre salgsinntekter Overføringer med krav til motytelse Statlige overføringer Andre overføringer Renteinntekter, utbytte og eieruttak SUM INNTEKTER Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Kjøp av tjenester som erstatter kommunens tjeneste prod Overføringer Renteutgifter, provisjoner og andre finansutgifter Fordelte utgifter SUM UTGIFTER Avdragsutgifter Utlån Kjøp av aksjer og andeler Dekning av tidligere års udekket Avsetninger til ubundne investeringsfond Avsetninger til bundne fond Avsetninger til likviditetsreserven SUM FINANSIERINGSTRANSAKSJONER FINANSIERINGSBEHOV Bruk av lån Mottatte avdrag på utlån Salg av aksjer og andeler Overføringer fra drift Bruk av disposisjonsfond Bruk av ubundne investeringsfond Bruk av bundne fond Bruk av likviditetsreserven SUM FINANSIERING UDEKKET Konklusjon/anbefaling Leder IUA anbefaler årsmøtet å godkjenne regnskapet for Videre anbefales det at det regnskapsmessige mindre forbruket på kr settes av til disposisjonsfond.

11 Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 11 av 15 Saksfremlegg til årsmøte i IUA 2010 Saksnr. 04/2010 Budsjett 2010 Forslag til vedtak Budsjett for 2010 anbefales og oversendes deltakerkommunene. Saksutredning 2010 er og vil i stor grad bli berørt av aksjon Full City. Oppgjøret med Kystverket vil bli avsluttet i løpet av året. Det er nødvendig å utarbeide både en kompetanseplan og en materiellplan i løpet av året. Videre er det viktig å få på plass en oppdatert aksjonsplan og en oppdatert ROS for både Oslofjorden og Vestfold fylke. For å få dette på plass samt ikke minst å drifte disse planene legges det også i 2010 inn lønn til en 50 % stilling i IUA Vestfolds budsjett. Stillingen videreføres i vertsbrannvesenet, direkte underlagt nestleder IUA Vestfold. Hovedarbeidsoppgaver er ajourhold og oppfølging av IUA Vestfolds planverk, planlegge øvelser, planlegging og oppfølging av materiell og foreslå budsjett. Budsjett Det er besluttet at hver kommune skal bidra med kr 6 pr. innbygger i drift av IUA. Utgangspunktet for budsjett 2010 er innbyggerantallet pr som er Dette gir et samlet budsjett for 2010 på kr Budsjettet foreslås fordelt som følger: Driftsbudsjett IUA budsjett Regnskap Regnskap Salgs- og leieinntekter Overføringer Andre statlige overføringer Andre overføringer SUM DRIFTSINNTEKTER Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter SUM DRIFTSUTGIFTER BRUTTO DRIFTSRESULTAT Renteinntekter, utbytte og eieruttak SUM EKSTERNE FINANSINNTEKTER Renteutgifter, provisjoner og andre finansutgifter Avdragsutgifter 0 0 0

12 Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 12 av 15 SUM EKSTERNE FINANSUTGIFTER RESULTAT EKSTERNE FINANSTRANSAKSJONER Motpost avskrivninger NETTO DRIFTSRESULTAT Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Bruk av likviditetsreserve SUM BRUK AV AVSETNINGER Overført til investeringsformål Avsetninger til disposisjonsfond Avsetninger til bundne fond Avsetninger til likviditetsreserven SUM AVSETNINGER REGNSKAPSMESSIG MINDREFORBRUK Konklusjon/anbefaling Leder IUA Vestfold ber årsmøtet anbefale det foreslåtte budsjett for Budsjettet oversendes deltakerkommunene. Videre anbefaler Leder IUA Vestfold at det opprettes en 50 % stilling som sekretær IUA Vestfold. En stilling som dekkes over IUA Vestfolds budsjett, plasseres i vertsbrannvesenet og er underlagt leder IUA.

13 Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 13 av 15 Saksfremlegg til årsmøte i IUA 2010 Saksnr. 05/2010 Budsjett 2011 Forslag til vedtak Budsjett for 2011 anbefales og oversendes deltakerkommunene. Saksutredning Når både kompetanseplanen og materiellplanen sammen med en oppdatert aksjonsplan er på plass blir det viktig å drifte disse. Dette vil være hovedfokuset i For å gjøre dette legges det også i 2011 inn lønn til en 50 % stilling i IUA Vestfolds budsjett. Hovedarbeidsoppgaver vil også i 2011 være ajourhold og oppfølging av IUA Vestfolds planverk, planlegge øvelser, planlegging og oppfølging av materiell og foreslå budsjett. Budsjett Det er besluttet at hver kommune skal bidra med kr 6 pr. innbygger i drift av IUA. Utgangspunktet for budsjett 2010 er innbyggerantallet pr Pr var innbyggertallet på Dette gir et samlet budsjett for 2011 på kr Budsjettet foreslås fordelt som følger: Driftsbudsjett IUA budsjett Regnskap Regnskap Salgs- og leieinntekter Overføringer Andre statlige overføringer Andre overføringer SUM DRIFTSINNTEKTER Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter SUM DRIFTSUTGIFTER BRUTTO DRIFTSRESULTAT Renteinntekter, utbytte og eieruttak SUM EKSTERNE FINANSINNTEKTER Renteutgifter, provisjoner og andre finansutgifter Avdragsutgifter SUM EKSTERNE FINANSUTGIFTER RESULTAT EKSTERNE FINANSTRANSAKSJONER

14 Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 14 av 15 Motpost avskrivninger NETTO DRIFTSRESULTAT Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Bruk av likviditetsreserve SUM BRUK AV AVSETNINGER Overført til investeringsformål Avsetninger til disposisjonsfond Avsetninger til bundne fond Avsetninger til likviditetsreserven SUM AVSETNINGER REGNSKAPSMESSIG MINDREFORBRUK Konklusjon/anbefaling Leder IUA Vestfold ber årsmøtet anbefale det foreslåtte budsjett for Budsjettet oversendes deltakerkommunene. Videre anbefaler Leder IUA Vestfold at det opprettes en 50 % stilling som sekretær IUA Vestfold. En stilling som dekkes over IUA Vestfolds budsjett, plasseres i vertsbrannvesenet og er underlagt leder IUA.

15 Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS 15 av 15 Saksfremlegg til representantskapsmøte 02/2010 Saksnr. 06/2010 Eventuelt