Overordnet plan for helse, miljø og sikkerhet

Transkript

1 Overordnet plan for helse, miljø og sikkerhet Revidert mars 2012 Over

2 Innledning Gjeldende versjon er justert og tilpasser i forhold til revidert HMS plan pr. mars Planen er bygget opp i to deler, der del en beskriver formål og hensikt, og del to den praktiske rutinen. For at HMS-arbeid skal kunne få et gjennomgripende fokus hos alle ansatte i kommunen, er det en forutsetning at den blir gjort tilgjengelig for alle. Hver leder må finne en måte å gjøre rutinen kjent på, og sørge for tid til å gjennomføre ulike deler av HMS-arbeidet. Planen og alle tilhørende skjema finnes elektronisk på kommunens fellesområde (F:/HMS RUTINEBESKRIVELSE) og i ephorte sak 11/1586. Arbeidet med å etablere et elektronisk HMS-system er i startgropa. Det vi ønsker er et melde- og rapportsystem som gir oss bedre dokumentoversikt, enklere rapporteringsmuligheter (både for å registrere aktivitet og ta ut rapporter) og oversiktlig avviksbehandling. Internkontroll for Hadsel Kommune er utarbeidet etter Forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid FOR nr (Internkontrollforskriften). Hadsel, mars 2012 Jonny Karoliussen rådmann 2

3 Innhold Del 1 - Bakgrunn og hensikt med HMS Hvorfor internkontroll Ansvar Målsetting Regulerende lover Tilsyn og myndighet Arbeidsmiljøutvalg IA-avtalen AKAN Bedriftshelsetjenesten Hovedverneombud Verneombud Verneområder i Hadsel kommune Organisasjonskart Del 2 - Hadsel kommunes HMS-rutine Oversikt over verv: - AMU høst 2011 høst Hovedverneombud - AKAN-kontakt Overvåkning og revisjon Kartlegging og ansvar Årshjul HMS - rapportering og beskrivelse av rutine Avviksbehandling Skjema Skjema I - avviksmelding Skjema II - fortløpende registrering Skjema III - vernerunder Skjema IV - handlingsplan Skjema V - maler for rapportering Nyttige linker:

4 Del 1 Bakgrunn og hensikt med HMS Hvorfor internkontroll Gjennom Arbeidsmiljøloven har myndighetene fastsatt minstekrav til arbeidsforholdene og arbeidsmiljøet. Miljøhensyn skal ha en sentral plass i det daglige arbeid og i virksomhetens utviklingsarbeid. Dette forutsetter en aktiv innstilling til verne- og miljøarbeidet fra både arbeidsgiver og arbeidstaker. Arbeidsmiljøloven har derfor klare regler for arbeidsgivers og arbeidstakers rettigheter og plikter for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø. Et regelmessig HMS-arbeid skal sikre at det psykiske og psykiske arbeidsmiljøet blir bedre. Vi har tro på at HMS-arbeid lønner seg gjennom bedre sosialt arbeidsmiljø, mindre sykefravær, mindre skader og økt egenutvikling. Men det forutsetter at man arbeider seriøst med arbeidsforholdene og følger opp/ retter på de feil og mangler man finner. HMS-arbeidet skal være en prioritert oppgave. Ansvar HMS-arbeidet er et ledelsesansvar som skal sidestilles med andre lederoppgaver som en del av den daglige driften. Med leder mener vi enhver person med personalansvar og som dermed opptrer som arbeidsgiverrepresentant. Samtidig har alle ansatte et selvstendig ansvar, og skal gjøre det som er mulig for å hindre skader på seg selv og andre, utstyr, bygninger og miljø, samt skape et best mulig klima for samarbeid og utvikling -jfr. forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Det kreves aktivitet i form av kartlegging, risikovurdering og handlingsplaner, samt iverksetting av rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av krav. Systemet (og aktiviteten i den forbindelse) skal systematisk overvåkes og gjennomgås. Målsetting Hovedmålsettingen for HMS-arbeidet i Hadsel Kommune, er å sikre sunne og trygge arbeidsplasser ved at forhold på arbeidsplassen ikke forårsaker skader, ulykker etter tap på: menneskers liv og helse det ytre miljø bygninger og anlegg Motiverte og engasjerte medarbeidere er den viktigste ressurs for Hadsel Kommune. De arbeidsbetingelsene vi etablerer for alle ansatte, er grunnleggende for produksjon av service og de tjenestene vi yter overfor våre innbyggere. Det vil derfor også være vårt mål at hensynet til arbeidsmiljø og sikkerhet blir ivaretatt på en best mulig måte, inngår som en naturlig del i det arbeidet vi utfører og at virksomheten ikke skal forårsake skader, ulykker eller psykiske belastninger. 4

5 Slik vil vi, gjennom et forebyggende internkontrollsystem, skape trivsel og stabilitet på arbeidsplassene, og forbedre kommunenes tjenesteyting, servicenivå og økonomiske resultat. Dette skal skje ved at samarbeid, trivsel og sikkerhet inngår som påvirkningsfaktorer for produksjon og økonomisk resultat i kommunen på lik linje med utdanning, teknologi og øvrige rammebetingelser. Enhver saksutredning skal ha en vurdering i seg som ivaretar kommunens hovedmålsetting for HMS-arbeidet. Regulerende lover Den som er ansvarlig for virksomheten, plikter å sørge for systematisk oppfølging av krav fastsatt i: arbeidsmiljøloven forurensningsloven brann- og eksplosjonsvernloven produktkontrolloven sivilforsvarsloven genteknologiloven strålevernloven lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr Utfyllende bestemmelser i egne forskrifter, se I tillegg til lovverket finnes det ulike kommunale planverk som enhetsleder/sektorleder må knytte HMS-arbeidet opp mot. 5

6 Tilsyn og myndighet Ved å benytte systemrevisjoner og verifikasjoner vurderer tilsynsmyndighetene virksomhetenes helse-, miljø- og sikkerhetstilstand, og legger vekt på det forebyggende arbeidet med HMS. Det er ikke bare de direkte konsekvenser som skader, utslipp og sykefravær som vurderes. Tilsynsmyndighetene vil kunne veilede om forståelsen av forskriftens krav og prinsippene for internkontroll. Veiledningspliktens omfang er regulert i forvaltningsloven. Internkontrollforskriften fastslår hvem som skal forestå tilsynet med forskriften. Følgende etater vil være tilsynsmyndighet: Arbeidstilsynet (arbeidsmiljøloven) Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap/kommunale brannvernmyndigheter (brann- og eksplosjonsvernloven) Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap/det lokale eltilsyn (lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr samt produktkontrolloven når det gjelder forbrukertjenester og produktenes fysiske, termiske, mekaniske og brannmessige egenskaper) Statens forurensningstilsyn (forurensningsloven og produktkontrolloven) Fylkesmennene (forurensningsloven og enkelte forskrifter med hjemmel i produktkontrolloven) Næringslivets sikkerhetsorganisasjon (sivilforsvarsloven) Sjøfartsdirektoratet (forskrift om fritidsfartøy hjemlet i produktkontrolloven) Direktoratet for naturforvaltning (genteknologiloven; utsetting av genmodifiserte organismer) Sosial- og helsedirektoratet (genteknologiloven; innesluttet bruk av genmodifiserte organismer) Statens strålevern (strålevernloven) Arbeidsmiljøutvalg (AMU) Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver og myndighet er bestemt i Arbeidsmiljøloven (AML 7.2). Arbeidsmiljøutvalget skal arbeide for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet i virksomheten, og følge nøye med på utviklingen av arbeidsmiljøet. Lovpålagte oppgaver for AMU: Behandle spørsmål som angår bedriftshelsetjenesten og vernetjeneste. Behandle spørsmål om opplæring og instruksjon på områder som kan ha betydning for arbeidsmiljøet. Behandle planer om nye lokaler, prosesser eller ombygginger som krever samtykke fra Arbeidstilsynet. Behandle andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, som nye maskiner, rasjonaliseringstiltak, endringer i arbeidsprosesser og forebyggende vernetiltak. Delta aktivt i virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Delta i kartlegginger, utarbeidelser av handlingsplaner og gi råd i forhold til prioriteringer og tiltak. Vurdere helse- og velferdsaspekter ved arbeidstidsordninger. Gjennomgå alle rapporter om ulykker, nestenulykker og sykdom som kan skyldes arbeidsmiljøet. Ha fokus på årsaken til hendelsen og se til at arbeidsgiveren gjør det som er nødvendig for å hindre at det skjer igjen. Gjennomgå alle rapporter om yrkeshygieniske undersøkelser og måleresultater. Behandle spørsmål om tilrettelegging for arbeidstakere med redusert funksjonsevne. Utarbeide en årsrapport om arbeidet. 6

7 Dersom AMU mener det er nødvendig for å verne liv og helse, kan utvalget kreve at arbeidsgiveren gjennomfører konkrete tiltak for å bedre arbeidsmiljøet. AMU kan sette en frist for når tiltakene skal være gjennomført. I forbindelse med årlig internrevisjon skal AMU peke på prioriterte satsingsområder/fokusområder for de ulike sektorene. Det kan alternativt pekes på felles satsingsområder for alle sektorene. Rådmannen vil gjennom befaringer og rapporter fra avdelingene, sørge for at kommunens HMS-system fungerer som forutsatt. Rådmannen rapporterer til AMU. IA-avtalen Hadsel kommune har inngått samarbeidsavtale med NAV som IA-virksomhet. Vi har egen kontaktperson i arbeidslivssenteret i vårt fylke og får tilgang på noen økonomiske virkemidler forbeholdt IA-virksomheter. Arbeidslivssenteret gir råd og veiledning i IAarbeidet og sørger for at virkemidler utløses raskt og effektivt. Kontaktpersonen har også en koordinerende rolle overfor NAV lokalt og andre offentlige instanser. Sentrale IA-virkemidler: Tilretteleggingstilskudd Honorar til bedriftshelsetjeneste Utvidet egenmelding Som et ledd i kommunens målsetting om å reduserte legemeldt fravær samt å ivareta sykemeldte eller personer som står i fare for å bli det, startet høsten 2009 Prosjekt sykefravær. Målsetting er foruten å få ned sykefraværet - også å få opplysninger og erfaringer som gjør at kommunen kan jobbe målrettet mot spesifikke områder. Det er plukket ut totalt ti arbeidsplasser, hvorav fem fra helse og omsorg og fem fra skole og oppvekst. Noen av arbeidsplassene har høyt fravær, andre har lavt fravær. I arbeidsmøte ble det av en samlet ledergruppe satt et mål om at kommunens samlede sykefravær i 2010 ikke skal overstige 8%. (7% legemeldt og 1% egenmeldt). AKAN AKAN s formål er å forebygge rusmiddelproblemer i arbeidslivet, og å bidra til at ansatte med rusmiddelproblemer får hjelp. AKAN-kontakten har i samarbeid med ledelsen et spesielt ansvar for å drive det rusmiddelforebyggende arbeidet i bedriften. Disse målene er blitt supplert av en tredje målsetting i løpet av de siste årene: gjøre ledere i stand til tidlig å gripe fatt i og ansatte til tidlig å ta opp risikofylt rusmiddelbruk og spilleatferd. Om leder eller verneombud erfarer at en arbeidstaker har rusrelaterte problemer, eller spilleproblemer som får konsekvenser for utøvelsen av sitt arbeide, skal tiltak settes i verk. Kommunens AKAN-kontakt vil kunne bistå denne sammenheng. Retningslinjer for AKAN-arbeidet ble vedtatt i AMU

8 Bedriftshelsetjeneste Hadsel kommune og HMS-senteret Vesterålen AS har inngått samarbeidsavtale for bedriftshelsetjenester (BHT). Enhetsledere kontakter HMS-senteret/BHT direkte for bistand til HMS-arbeid og/eller IA-tiltak. HMS-senteret vil også bistå enheter slik at ulike honorarordninger nyttiggjøres. Samarbeidet er regulert i ny forskrift om Bedriftshelsetjeneste gjeldende fra Enhet/sektorleder skal sørge for at BHT: Bistår med planlegging og gjennomføring av fysiske og organisatoriske endringer Bistår med utarbeidelse og endring av retningslinjer og arbeidsprosesser Bistår ved løpende kartlegging og vurdering av risiko Fremmer forslag om forebyggende tiltak Gjennomfører forebyggende tiltak Bistår ved individuell tilrettelegging Bistår ved dialogmøter Utarbeider oppfølgingsplaner Bistår ved informasjon og opplæring Bistår ved henvendelse fra arbeidstaker, VO og AMU Sektorleder/rådmann og BHT skal utarbeide: Planer og årsrapporter Periodevise meldinger og kartlegginger / risikovurderinger Rutiner for oppfølgingsplaner og tilrettelegging HMS-senteret Vesterålen har disse tjenestene: Risikoanalyse og kartlegging Vernerunder Debrifing ved ulykker/kriser Deltakelse på personalmøter Ergonomiveiledning Funksjonsvurdering av enkeltpersoner med helseplager Inneklima kartlegginger Kartlegging av psykososiale arbeidsmiljøfaktorer Konfliktforebygging og håndtering Medarbeidersamtale Bistand til revisjon av HMS-system Internkontroll Sykefraværsoppfølging/attføringsarbeid Dialogmøter AKAN-arbeid Målrettet helsekontroller der det er nødvendig 8

9 Hovedverneombud Hovedverneombudets sentrale oppgave er å samordne verneombudenes arbeid. Hvis det er tvil om hvilket verneombud en sak hører inn under, kan hovedverneombudet avgjøre dette. Ut over dette har ikke hovedverneombudet noen alminnelig myndighet til å styre eller bestemme over det enkelte verneombudets virksomhet. Hovedverneombudet skal med andre ord ikke utøve verneombudets funksjon når verneombudet fungerer tilfredsstillende på sitt område. Hovedverneombudet skal sitte i Arbeidsmiljøutvalget som en av de ansattes representant. Hovedverneombudet kan velges blant et av verneombudet eller en annen person som har eller har hatt tillitsverv i virksomheten. Det må settes av nødvendig tid til hovedverneombudets arbeid, og det må legges til rette slik at hovedverneombud får nødvendig opplæring og oppdatering. Fra er det inngått avtale om 20% frikjøp for hovedverneombudet. Verneombudets rolle Som verneombud skal du se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt. Særlig skal det følges med på at: maskiner, tekniske innretninger, kjemiske stoffer og arbeidsprosesser ikke utsetter arbeidstakerne for fare. verneinnretninger og personlig verneutstyr er til stede i passende antall, at det er lett tilgjengelig og i forsvarlig stand. arbeidstakerne får nødvendige instruksjon, øvelse og opplæring. arbeidet er tilrettelagt slik at arbeidstakerne kan utføre arbeidet på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte. meldinger om arbeidsulykker blir sendt. Verneombudet skal delta ved Arbeidstilsynets inspeksjoner, og følge opp at arbeidsgiveren oppfyller de pålegg og henstillinger som Arbeidstilsynet gir. Verneombudet skal ha en aktiv rolle i virksomhetens HMS-arbeid. Verneombudet skal også tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde, herunder etablering, utøvelse og vedlikehold av internkontrollsystemet i virksomheten. Verneombud skal ha pålagt grunnopplæring. Viser forøvrig til forskriften om Verneombud og arbeidsmiljøutvalg: 9

10 Verneområder i Hadsel kommune Verneområder: Hadsel rådhus Stokmarknes skole Melbu skole Sandnes skole Strønstad skole Innlandet skole IBOS / voksenopplæringa Stokmarknes barnehage Melbu barnehage Søndre barnehage Helsesenteret Hadsel sykehjem Stokmarknes sykehjem Hjemmetjenesten Innlandet Hjemmetjenesten Melbu Hjemmetjenesten Stokmarknes Miljøarbeidertjenesten Stokmarknes Seljeveien Dagsenter Kulturskolen Teknisk etat uteavdelingene Teknisk etat - brann NAV Som også omfatter: SFO SFO SFO SFO/barnehage SFO/barnehage, bibliotek/folkebad Velkomstavdelinga Alderssenteret Hjemmehjelp/hjemmesykepleie Strandlandet og psykiatritjenesten Avlastningsboligen Fritidsklubb Stokmarknes og Melbu Landbruk, skog, park 10

11 Organisasjonskart for Hadsel kommune Kilde: 11

12 Del 2 Hadsel kommunes HMS-rutine AMU høst 2011 høst I følge forskrift velges AMU for to år - utvalgets leder velges for ett år, annen hver gang fra arbeidsgiver- og arbeidstakersiden. I Hadsel kommune har valg til AMU vært sammenfallende med kommunestyreperioden. - Det velges personlig vara for alle medlemmer. - Leder i 2011/12 er fra arbeidsgiversiden (rådmannen) - Kommunens bedriftshelsetjeneste er representert i AMU. Ansattes repr.: - Alf- Arne Olsen, Fagforbundet (vara: Lise Eide) - Kristin Albriktsen, Fagforbundet (vara: Lise Eide) - Rolf Johansen, hovedverneombud Arbeidsgivers repr.: - Jonny Karoliussen, rådmann (vara: Espen Bjørnsund Gundersen) - Kjell-Børge Freiberg, ordfører (vara: Inger Hope) - Marion Celius, Hadsel fellesliste (vara: Jan Steffensen) Hovedverneombud: Rolf Johansen Vara hovedverneombud: Janne Riibe Øverby Akan kontakt: Rolf Johansen Overvåkning og revisjon Hver enhet skal ha en arbeidsmiljøperm der rutinebeskrivelse, kartlegginger, vernerunder og annen dokumentasjon oppbevares. Det vil være ulike krav til forebyggende vernetiltak på de ulike enhetene, og enhetsleder må sette seg inn i og ha oversikt over hvilke lover og planverk som omhandler egen virksomhet. Hver avdeling/enhet må også foreta nødvendig risikovurdering av forhold på arbeidsplassen som kan ha negativ konsekvens for helse, miljø eller sikkerhet. Kartlegging og ansvar Hovedprinsippet er at forhold som har negativ innvirkning på helse, miljø og sikkerhet, skal rettes opp og forebygges på lavest mulig nivå i organisasjonen. Alle ansatte har et ansvar for å ivareta helse, miljø og sikkerhet, og bidra til å rette opp avvik fra det normale. Ledere på ulike nivå har plikt til å dokumentere HMS-arbeid innenfor eget område. Enhetsleder har ansvar for koordinering av arbeidet og for at det settes av tid til arbeidet. For å kunne avdekke, rette opp og forebygge, er kartlegging nødvendig for å skaffe oversikt over miljøforhold som kan være negativt for de ansattes helse, eller på forhold som har innvirkning på produksjon og service overfor kommunens innbyggere. Kartleggingen utføres enten i samlet gruppe, eller minimum av leder og verneombud. 12

13 Det kan også nedsettes egne arbeidsgrupper som tar seg av kartleggingen. Leder skal legge til rette for at det holdes minst to møter pr år hvor de ansatte, leder og verneombud drøfter det totale arbeidsmiljøet på arbeidsplassen. Referat fra møtene danner sammen med annen kartlegging grunnlag for halvårsrapportene til sektorleder. Forhold som kommer fram på medarbeidersamtaler, personalmøter og tillitsvalgtmøter og lignende skal føres over på skjema for fortløpende registrering. Årshjul HMS-rapportering Rapporter Fra enhetene HMS-aktivitet i enhetene skal dokumenteres med halvårlig rapportering. Disse skal utarbeides av enhetsleder i samarbeid med verneombud. Denne sendes tjenestevei til sektorleder med kopi til hovedverneombudet. Enhetsleder organiserer selv rapportering fra avdelinger, sekvens og innhold ut fra behov. Fra sektorleder På bakgrunn av halvårsrapportene fra enhetslederne utarbeider sektorleder årsrapport til rådmannen. Rapporten skal vise sektorens samlede HMS-aktivitet inklusive oversikt over avviksbehandling. 13

14 Fra rådmann På bakgrunn av sektorenes årsmeldinger utarbeider rådmannen en samlet oversikt til AMU kommunens HMS-aktivitet og avviksbehandling. Fra AMU På bakgrunn av rådmannens årsmelding utarbeider AMU årsrapport med eventuelt prioriteringer og mål for kommunens videre HMS-arbeid. Krav til innhold i AMU s årsrapport er nedfelt i arbeidsmiljøloven. Dokumentsikring Alle rapporter, meldinger og inn/utgående brev lagres i egen Arbeidsmiljøperm på arbeidsplassen. Leder skal skrive referat fra alle møter oppbevares i egen arbeidsmiljøperm. Referat fra HMS-møter merkes Internkontroll referat og underskrives av leder og verneombud. Alle rapporter fra enhet/sektornivå journalføres ephorte. Alle avviksmeldinger av alvorlig art (de som sendes sektorleder) journalføres i ephorte. Følgende inngår i HMS-rutinen: Overordnet plan for helse, miljø og sikkerhet(denne) - Del 1 bakgrunn og hensikt - Del 2 rutinebeskrivelse med skjemaoversikt: - Skjema I - avviksmelding - Skjema II - fortløpende registrering - Skjema III - vernerunder - Skjema IV - handlingsplan - Skjema V - maler for rapportering 14

15 Nærmere om de enkelte kartlegging- og rapportskjemaer Det er faste skjema som skal brukes i saksgangen for HMS-registrering og rapportering. Dette for at nødvendig informasjon skal komme frem, og for at saksbehandlingen skal være oversiktlig. Alle ledere må sørge for at rutinen og skjema finnes tilgjengelig for verneombud og de øvrige ansatte. Alle skjema finnes elektronisk på kommunens fellesområde (F:/HMS 2010) og i ephorte sak 11/1586. Avviksbehandling - skjema I avviksmelding Mindre avvik: Rett opp og forebygg det du kan umiddelbart, avhengig av problemets art og omfang. Meld fra om det inntrufne til leder og ev. verneombud, avhengig av problemets art og omfang. Leder skal rette opp og forebygge uønskede hendelser. Saken løses på lavest mulig nivå og avviksmelding oppbevares på enheten. Avvik av alvorlig art: For følgende forhold kreves det at avviksmelding sendes sektorleder: Personskade og situasjoner som kunne ført til personskade (både med og uten at forholdet skaper fravær) Brann og branntilløp Materielle eller bygningsmessige skader Miljøskadelig utslipp til jord, luft eller vann. Avvik i forhold til praktisering av retningslinjer og HMS-krav. Saksgang: 1. Melder fyller ut og sender avviksmeldingen tjenestevei til leder og verneombud. 2. Enhetsleder påfører avviksmeldingen hvilke tiltak som må iverksettes, og hvem som skal ha varsel, samt sørge for at det sendes kopi til arkiv, hovedverneombud, melder og ev. samarbeidende virksomhet (om kommunen leier lokaler, utstyr el.l). Registreres i ephorte. 3. Nødvendige tiltak føres på handlingsplan og iverksettes av enhetsleder ev. sektorleder. 4. Sektorleder skal sørge for at avviksmelding følges opp og rapporteres til AMU. 5. Grad av offentlighet må vurderes i henhold til offentlighetsloven. Dersom verneombud/hovedverneombud er uenige i enhet- eller sektorlederens avgjørelse, melder verneombud/hovedverneombud saken inn for Arbeidsmiljøutvalget og/eller Arbeidstilsynet, med gjensidige kopier, samt kopi til rådmann, sektorleder og enhetsleder. Arbeidsmiljøutvalget kan innkalle enhetsleder, leder og verneombud før avgjørelse tas. Dersom rådmannen finner det nødvendig å behandle saken før den tas opp i arbeidsmiljøutvalget, underrettes enhetsleder, med kopi til AMU, verneombud og hovedverneombud. 15

16 Kartlegging - skjema II fortløpende registrering Dette skjemaet brukes til oppsummering/sammenstilling etter alle typer kartlegging der HMS behandles - f.eks i følgende sammenhenger: Møter leder/verneombud Personalmøter Medarbeidersamtaler Tillitsvalgtmøter Møter leder/verneombud/ansatte Vernerunder Sørg for at forhold som kommer opp på personalmøter og tillitsvalgtmøter, blir løpende ført over på handlingsplanen. Vernerunde - skjema III Vernerunde Vernerunder skal gjennomføres minst en gang pr. år, og er en del av kartleggingen. Ved behov må vernerunder eller deler av vernerunder gjennomføres oftere. Handlingsplan - skjema IV Handlingsplan Etter kartlegging og avviksbehandling i avdelinger/enheten, må tiltak prioriteres i en handlingsplan. Det er viktig å plassere ansvar og sette frister for gjennomføring. Prinsippet om at registrerte forhold skal løses på lavest mulig nivå presiseres sterkt. Her er det viktig at den/de som er mest påvirket av problemet medvirker, og at den som får ansvaret, overholder avtalte frister. Sektorleder lager handlingsplan for sektoren, på bakgrunn av halvårsrapportene fra enhetene. Forhold som får budsjettmessige konsekvenser må særlig ivaretas. Rapport fra enhetsleder til sektorleder - skjema V - mal for rapportering Sendes innen pr. 1. mars og 1. september fra enhetsleder til sektorleder. Rapport fra sektorleder til rådmann - uten mal Sektorledere rapporterer innen 1. april til rådmannen i et internt notat. Med notatet skal alle rapportene fra avdelingene vedlegges, slik at AMU og rådmannen har anledning til å se helheten. Sektorledere skal imidlertid i sitt notat som et minimum kommentere/sammenfatte følgende: Redegjøre for status på rapportering (hvem har evt ikke rapportert og hvorfor ikke) Redegjøre for at de ulike HMS-tiltak er gjennomført (at avviksmeldinger skrives og behandles, at vernerunder gjennomføres, kurs/kompetanseheving, med mer). Angi hvilke områder (på bakgrunn av rapportene) som sektorleder mener bør vies ekstra oppmerksomhet. Hvordan og hvorfor. Identifisere hvilke tiltak som krever utløsning av ressurser (for eksempel ved å ta de inn i budsjettbehandlingen for påfølgende år, eller som omprioritering av midler på inneværende års budsjett, evt tilleggsbevilgning) Rapport fra rådmann til AMU Notat som sammenstiller sektorledernes rapport, og som anbefaler for AMU satsing/fokusområde(r) for vider HMS-arbeid. 16

17 Hadsel Kommune HMS - Skjema I - Avviksmelding Se info og beskrivelse på s. 2 Melder: Dato: Enhetsleder: Klokke: Hendelsessted: Org.enhet: Verneombud på enhet: Merk med X: Brann- branntilløp Personskade Skade på miljø (utslipp jord/luft/vann) Avvik på Annet retningslinjer /HMS-krav Materielle skader Kort beskrivelse - angi mulig årsak: Forslag til tiltak: Melding gitt til: dato: ev. kommentar: Sektorlederleder Enhetsleder Verneombud Hovedverneombud Brannvernleder Arbeidstilsyn Politi Forsikringsselskap/ Folketrygden Andre: Oppfølging av avviksmelding: Frist for tiltak: Avvik rettet: Ansvarlig: Kommentar: Dato/sign: (enhetsleder) Tilbakemelding gitt melder (til hvem og dato): AMU-sak Dato/sign: (verneombud) Kommentar: Kommentar: 17

18 Info og beskrivelse - formål med avviksmelding: Å identifisere avvik slik at Hadsel kommune kan forebygge at lignende eller nye avvik skjer senere, samt sikre skadede personers rettigheter. Definisjon avvik: Personskade (både med og uten fravær) eller situasjon som kunne ført til personskade. Brann og branntilløp Materielle eller bygningsmessige skader Miljøskadelig utslipp til jord, luft eller vann. Avvik i forhold til praktisering av retningslinjer og HMS-krav. Saksgang: 1. Melder fyller ut og sender avviksmeldingen tjenestevei til leder og verneombud. Rett opp og forebygg det du kan umiddelbart, avhengig av problemets art og omfang. 2. Enhetsleder påfører avviksmeldingen hvilke tiltak som må iverksettes, og hvem som skal ha varsel, samt sørge for at det sendes kopi til arkiv, hovedverneombud, melder og ev. samarbeidende virksomhet (om kommunen leier lokaler, utstyr el.l). Saken løses på lavest mulig nivå. 3. Nødvendige tiltak føres på handlingsplan og iverksettes av enhetsleder ev. sektorleder. 4. Sektorleder skal sørge for at avviksmelding følges opp og rapporteres til AMU. 5. Grad av offentlighet må vurderes i henhold til offentlighetsloven. Andre forhold: - Arkiv er behjelpelig med skanning av dokumenter for dokumentasjon, melder = avsender og enhetsleder = mottaker, med kopi til sektorleder.) - Ved personskade, husk egne skjema fra folketrygden og skadeforsikringsselskap (personalavdelingen skal ha kopi av skademelding) - Ved alvorlig ulykke/personskade skal enhetsleder umiddelbart varsle arbeidstilsyn, politi og sektorleder. - Ved brannfare skal brannvernleder og teknisk avdeling varsles for utbedring av brann- og sikkerhetstiltak. - Melding om personskade er unntatt offentlighet etter Forvaltningslov

19 Hadsel Kommune HMS - Skjema II Fortløpende registrering Dette skjemaet brukes til oppsummering/sammenstilling etter alle typer kartlegging der HMS behandles - f.eks i møter leder/verneombud, personalmøter, medarbeidersamtaler, tillitsvalgtmøter, vernerunder m.m. Forhold som ikke kan løses på avdelingen/enheten føres over i handlingsplan. Enhet/avdeling: Verneområde: Dato for meldt sak Hendelse/avvik Registrering av problem, risiko eller forbedrings-områder. Kort beskrivelse. Vedlegg kan beskrive detaljer. Strakstiltak Løsning på problemet, midlertidig eller permanent. Navn ev. funksjon på melder Frist for å rette opp avvik Overført til handling splan 19

20 Hadsel Kommune HMS - Skjema III Vernerunde Sjekkliste vernerunde Enhet/avdeling Dato Kartleggingssted Leder Verneombud Deltakere ved kartleggingen Sammendrag/oppsummering av vernerunde Revidert mars 2012

21 Hadsel Kommune HMS - Skjema III Vernerunde Sjekkliste vernerunde Enhet/avdeling Dato Kartleggingssted Leder Verneombud Deltakere ved kartleggingen Sammendrag/oppsummering av vernerunde Revidert mars 2012

22 Hadsel Kommune, HMS - Skjema III Vernerunde Kryss av hvis OK Beskriv avvik Frist for lukking av avvik Ansvarlig Opprettet + signatur Orden og renhold Er det god orden i lokalene? Er ting plassert slik at renhold vanskeliggjøres? Er gulv, vegger, vinduer, lysarmatur, dører og tak rengjort i samsvar med renholdsplan? Er søppeltømming tilfredsstillende? Er kildesortering innført og er den evt. tilfredsstillende? Når ble det sist gjennomført hovedrengjøring? Finnes det datablad på alle rengjøringsmidler? Er alle rømningsveier frie? Er det ryddig i bakområdene? Er det rent på kjøl, frys? Er det ryddig på transportveiene? Er det ryddige lagerrom? Er det orden rundt maskiner og utstyr? Revidert mars 2012

23 Hadsel Kommune, HMS - Skjema III Vernerunde Kryss av hvis OK Beskriv avvik Frist for lukking av avvik Ansvarlig Opprettet + signatur BELYSNING Gir lysarmaturen normal belysning med jevn og samme farge? Forekommer nedsmussing og / eller slitte lysrør / startere (eldre enn 3 år)? Forekommer blunkende lysrør? (Brannfarlig.)Finnes det lysrør / pærer som ikke virker? Er lysstyrken (lux) tilpasset arbeids- takernes alder? (60-åringer trenger tre ganger mer lys enn 20-åringer.) Er det foretatt målinger av belysningsstyrken, evt. resultat? Forekommer uheldige reflekser? eller blending, f. eks. i dataskjerm? Kommer lyset inn fra riktig side? Er arbeidsplassen riktig plassert i forhold til lysets innfallsvinkel fra vinduet? Er det gjort tiltak for å avskjerme sjenerende dagslys? Mener arbeidstakerne at belysningsstyrken er tilstrekkelig? Er belysningen tilpasset arbeid ved dataskjerm? Revidert mars 2012

24 Hadsel Kommune, HMS - Skjema III Vernerunde Kryss av hvis OK Beskriv avvik Frist for lukking av avvik Ansvarlig Opprettet + signatur INNEKLIMA Er det ansatte som knytter problemer med irritasjon i øyne / nese / hals / hud til arbeidsplassen, eller som ofte får hodepine eller føler seg unormalt slitne utover dagen? Forekommer problemer med høy temperatur eller trekk/ kulde? Forekommer merkbar forurensning / lukt utenfra, fra tobakksrøyking eller annet? Er det tilfredsstillende rutiner for drift og vedlikehold av ventilasjons- og varmeanlegg? (Blir f. eks. kanaler og luftinntak sjekket?) Foreligger det dokumentasjon av ventilasjonsanleggets funksjon? Blir det ved fravær røykt i ikke røykers arbeidsrom? Har noen astma eller allergiplager som kan skyldes inneklimaet? Forekommer problemer med støv eller tørr luft? Forekommer det problemer med fuktig luft? Oppleves klimaet slik at det er hindrer arbeidet? Revidert mars 2012

25 Hadsel Kommune, HMS - Skjema III Vernerunde Kryss av hvis OK Beskriv avvik Frist for lukking av avvik Ansvarlig Opprettet + signatur ERGONOMI Er det gitt informasjon/ opplæring om arbeidsstillinger? Forekommer arbeidsstillinger med uheldig statisk muskelarbeid (som kan endres)? Er arbeidsplassen (for øvrig) hensiktsmessig med hensyn til ergonomi? Forekommer det tunge løft, og har man evt. hjelpemidler for det? Har man benyttet Bedriftshelsetjeneste for å forebygge belastningsskader? Er arbeidsplassen utformet og tilpasset den enkelte (etter f.eks. høyde)? Har man justerbare arbeidsbenker som kan tilpasses den enkelte? Er inventar og utstyr plassert i forhold til de arbeidsoperasjoner man utfører? Ved sittende arbeid har man tilpasset stol, bord, etc. til den enkelte? Revidert mars 2012

26 Hadsel Kommune, HMS - Skjema III Vernerunde Kryss av hvis OK Beskriv avvik Frist for lukking av avvik Ansvarlig Opprettet + signatur FØRSTEHJELPS-UTSTYR Er førstehjelpsutstyret tilstrekkelig og innenfor holdbarhetsdatoen? Har noen opplæring i førstehjelp? Finnes følgende utstyr: Komprimerende bandasje (enkeltmannspakning) liten Komprimerende bandasje (enkeltmannspakning) stor Steril kompress, små Absorberende kompress, store Nettingbandasjer eller gasbind i ulik størrelse Sårplaster Heftplaster 2,5 cm x 5 m Sterile tupfere Trekanttørkle (fatle) Sikkerhetsnåler Kraftig saks (til oppklipping av tøy og til bandasjer) Elastisk bind 10 cm x 5m Munn-til-munn-duk (med ventil eller filter) Øyeskylleflasker med fysiologisk saltvann Sårvaskeservietter Brannbandasje f.eks 5 cm x 15 cm Kort veiledning i førstehjelp Revidert mars 2012

27 Hadsel Kommune, HMS - Skjema III Vernerunde Kryss av hvis OK Beskriv avvik Frist for lukking av avvik Ansvarlig Opprettet + signatur TILRETTE-LEGGING AV ARBEIDET Er arbeidstakernes mulighet for å vise aktsomhet og ivareta sikkerhetshensyn god? Forefinnes det nødvendige hjelpemidler for å hindre fysiske belastninger til disposisjon? Utsettes arbeidstakerne for trakassering eller annen utilbørlig opptreden? Tas det hensyn til den enkelte arbeidstakers mulighet for selv-bestemmelse og faglig ansvar ved planlegging og utforming av arbeidet? Er det gjort nok for å hindre ensformig gjentakelsesarbeid? Er tekniske innretninger og utstyr i virksomheten forsynt med verneinnretninger slik at arbeidstakerne er vernet mot skader på liv og helse? Er tekniske innretninger og utstyr vedlikeholdt og tilpasset? Revidert mars 2012

28 Hadsel Kommune, HMS - Skjema III Vernerunde Kryss av hvis OK Beskriv avvik Frist for lukking av avvik Ansvarlig Opprettet + signatur STØY Er støynivået slik at det forstyrrer vanlig samtale? Er støyen irriterende? Er lydnivået målt? Er det fare for hørselsskade? Er det behov for hørselsvern? Finnes det rutiner for kontroll av støy? Hvis en har problem med støy fra maskiner, etc. har en forsøkt å utbedre og redusere støykilden? Er vegger og tak lydisolerte der det er behov for det? Har personalet gjennomgått hørselstest? Har man oversikt over hvor mange desibel som er akseptert grense avhengig av type arbeid? Revidert mars 2012

29 Hadsel Kommune, HMS - Skjema III Vernerunde Kryss av hvis OK Beskriv avvik Frist for lukking av avvik Ansvarlig Opprettet + signatur SIKKERHET/ RISIKO Er det glatte gulv? Har man sklisikkert underlag i utsatte områder for å unngå fallskader? Er det fare for klem eller kuttskader? Har man brannslokkingsutstyr og er det tilgjengelig og kontrollert? Har man verneutstyr tilgjengelig? Hvis verneutstyr er nødvendig har man da pålagt de ansatte å bruke det? Fins rutiner for utskifting av verneutstyr? Har alle kvittert for mottattverneutstyr? Har alle hatt opplæring i bruk av verneutstyr? Er rømningsveier merket, åpne og ryddige? Har man evakueringsplan Har man rutiner ved brannalarm, bombetrussel etc.? Har bedriften definert hva som er kritiske kontrollpunkter (f.eks. ved mottak og lagring av matvarer)? Revidert mars 2012

30 Har man merket maskiner hvor man skal vise spesiell oppmerksomhet? Er de ansatte redde for å bli utsatt for kriminelle handlinger i arbeidstiden, ved overtid, når de kommer eller når de går Er selskapets aktiva (penger, utstyr, dokumenter, medisiner og lignende) tilstrekkelig sikret? Har de ansatte fått opplæring i rutiner for å forebygge kriminelle handlinger og trusler/vold? Er viktige sikkerhets (security) rutiner nedskrevet? Fins risikable arbeidsoperasjoner? Er risikovurdering utført? Fins sikkerhetsprosedyrer der det er risiko? Følges sikkerhetsprosedyrer? Er maskiner og utstyr forsvarlig sikret? Rutiner for ettersyn og kontroll? Revidert mars 2012

31 Hadsel Kommune, HMS - Skjema III Vernerunde Kryss av hvis OK Beskriv avvik Frist for lukking av avvik Ansvarlig Opprettet + signatur BRANNVERN Foretas årlig brannøvelse? Kontroll av slukkeapparat? Fins røykvarslere? Fins rutiner for vedlikehold av el-utstyr? Er rømningsveier skiltet? Annet: Revidert mars 2012

32 Hadsel Kommune, HMS - Skjema III Vernerunde Kryss av hvis OK Beskriv avvik Frist for lukking av avvik Ansvarlig Opprettet + signatur ORGANISATORISKE FORHOLD Finnes det arbeidsinstrukser? Klare arbeidsforhold? Gjennomføres medarbeidersamtaler? Blir hms-systemet gjennomgått og orientert om årlig på arbeidsplassen? Er skjema om avvik lett tilgjengelig for alle? Revidert mars 2012

33 Hadsel Kommune, HMS - Skjema III Vernerunde Kryss av hvis OK Beskriv avvik Frist for lukking av avvik Ansvarlig Opprettet + signatur LOKALITETER Er arbeidslokalene i samsvar med forskrift? Er spiserom rene? Er spiserom ryddig? Er det skille mellom ren og skitten sone der det er krav om det? Er utstyrsrom ryddige? Hadsel Kommune, HMS - Skjema III Vernerunde Kryss av hvis OK Beskriv avvik Frist for lukking av avvik Ansvarlig Opprettet + signatur KJEMIKALIER /GASS Fins produktdatablad? Er datablad samlet og tilgjengelig? Har de som behandler stoffer tilstrekkelig erfaring? Er farlige stoffer merket? Fins rutiner for håndtering av farlig avfall? Revidert mars 2012

34 Hadsel Kommune, HMS - Skjema III Vernerunde Kryss av hvis OK Beskriv avvik Frist for lukking av avvik Ansvarlig Opprettet + signatur ØVRIGE FORHOLD Klare kommandolinjer og linje for tjenestevei? Tilfredsstillende skilting? Rutiner for oppbevaring av nøkler og låser? Rutiner for ivaretakelse av HMS ved innkjøp av maskiner og utstyr? Andre forhold som ikke kommer fram av punktene i vernerunden? Revidert mars 2012

35 Hadsel Kommune HMS - Skjema IV Handlingsplan Handlingsplaner fra avd. danner grunnlaget for enhetens prioriteringer. Prioritert handlingsplan vedlegges HMS rapport (skjema V) Dato: Enhet: Priorit et nr. Beskrivelse av sak Avd./sak.nr. Løsning Ansvarlig Navn på ansvarlig gjennomførin g/ oppfølging av tiltak Frist Dato for iverksett ing av tiltak. Enhetsleder: Verneombud: Revidert mars 2012

36 Hadsel Kommune HMS - Skjema V Mal for rapportering Dato: Avdeling/Enhet/sektor: Leder: Verneombud: Enhetsleder setter selv interne frister for rapportering internt i enheten. Innen 1. mars og 1. september sendes rapporten fra enhetsleder til sektorleder med kopi til hovedverneombud. Handlingsplan(er) skal følge med rapporten I tillegg til dette skjema med samlet oversikt, inngår en beskrivelse/oppsummering av enhetens HMS-arbeid i rapporteringen. Oversikt over HMSaktivitet for følgende områder/tema 1. Psykososiale forhold 2. Yrkesskader /yrkessykdommer 3. Sykefravær 4. Arbeidslokaler /personalrom 5. Orden og renhold 6. Støy 7. Maskiner 8. Klima / ventilasjon 9. Belysning 10. Kjemiske faktorer 11. Ergonomi 12. Tilrettelegging /organisering arbeidsbelastning 13. Ulykkesvern, vedlikehold /kontroll av teknisk utstyr 14. Opplæring (i HMS-relaterte tema) 15. Kontorrutiner 16. Intern informasjon 17. Oppfølging av vedtak 18. Alkohol / misbruk av rusmidler 19. Andre forhold / områder 20. beskrivelse/oppsummering av enhetens HMS-arbeid Ant. Saker Løst Ant. Saker Ikke løst Ingen saker Kommentar Henvis til vedlegg nr. Revidert mars 2012

37 Revidert mars 2012