Rutiner arrangement Spjelkavik håndball

Transkript

1 Innhold Oppgaver før arrangement... 2 Kontaktpersoner... 2 Varelager... 2 Kiosktilbud... 3 Innkjøp... 3 Sekken... 3 Billetter... 3 Betalingsløsninger... 4 Vipps... 4 Kort... 4 Kontantbetaling... 4 Oppgjør... 4 Mulighet for inntjening til lagkasse... 4 Sekretariat... 5 Måltavle... 5 Håndball LIVE... 5 Spesielle regler for 10 års serien... 5 Spesielle regler for 11 års serien... 5 Regler for 12 år ->... 5 Rydding... 6 Kjøkken... 6 Kafeteria... 6 Tribune... 6 Garderober... 6 Offentlig toalett... 6 Hall... 6 Dugnadsoppgaver under arrangement... 7 Arrangementsansvarlig... 7 Dommer/kampvert... 7 Sekretariat... 7 Kiosk... 8 Billettsalg... 8 Side 1 av 8 Utskriftsdato:

2 Oppgaver før arrangement Det må kalles inn til dugnad blant foresatte til det laget som er satt opp som arrangør. Oppgave Antall samtidige personer Kommentar Arrangementansvarlig 1 Dommer/kampvert 1 Kan kombineres med arr.ansvarlig Sekretariat 2 Kiosk 2 Billettsalg 1 Liste over hvem som skal lage kaker, vaffelrøre, baguett, pastasalat etc. må sendes ut. De som skal stille på dugnad må møte 1 time før første kamp. Kontaktpersoner Rolle Navn Telefon Epost Arrangementansvarlig Hanna Strand hannastrand80@hotmail.com kiosk og billett Arrangementansvarlig kampavvikling Leder aktivitetsutvalg (AU) Reidar Ristesund reidarjr@gmail.com Dommeransvarlig Terje Henriksen Løvnes Daglig leder Kari Andreassen handball@spjelkavikil.no Varelager Spjelkavik håndball har varelager i «garasjen» i Borgundhallen. Skap nr. 2 nede. Vi har også et kjøleskap på kjøkkenet. Kode til hengelås på varelager og kjøleskap er 246 I lager og kjøleskap finnes vanligvis: - Vaffeljern - Billetter - Kaffebeger - Beger til frukt og snacks - Servietter - Kaffe - Brus/vann - Sjokolade/annen drikke - Potetskruer - Ketchup - Smør - Syltetøy Alle må sjekke at nødvendige varer er på plass. Side 2 av 8 Utskriftsdato:

3 Kiosktilbud På et dagsarrangement skal kiosken inneholde følgende vareutvalg (korte arrangement kan ha redusert utvalg): - Kaffe - Mineralvann - Sjokomelk - Smoothie - Pølse m/brød - Baguett - Pastasalat - Vafler - Kake - Fruktbeger - Snackbeger - Sjokolade Innkjøp Innkjøp gjøres på Myrstad Mathus, føres på kontoen «Spjelkavik IL Håndball». Om Myrstad er stengt gjøres innkjøp på Bunnpris (har konto der også) eller Kiwi. Bama gir rabatt på frukt og grønt. Dette gjøres ved tilbakebetaling ved fremvisning av kvittering. Så lenge det handles på konto ordnes dette av kontoret, så dere trenger ikke tenke på dette. Sekken Sekken inneholder nødvendig utstyr til gjennomføring av arrangement. Sekken hentes i arrangementskapet i Borgundhallen (i garasjen, skap nr. 2 nede), og settes tilbake etter endt arrangement (overskudd må være satt inn i bank før sekk returneres.) - Betalingsterminal m/tilhørende ipad - Nettbrett for sekretariat - Kasse - Billettkasse - Rutiner og øvrig info Billetter Personer må løse billett fra fylte 16 år. Billettpris følger retningslinjer fra håndballforbundet og er satt til 50 kr. Det skal deles ut billett til alle tilskuere, også de under 16 år. Tilskuere med årskort får ikke billett. Dette for å ha oversikt over antall tilskuere. Årskort er tilgjengelig i to varianter, med og uten kaffe, og gir fri inngang på alle kamper som arrangeres av Spjelkavik håndball. Billetter skal selges etter stigende nummerering, og ny blokk skal følge nummerering på forrige blokk. Unngå hull i nummerering!! Ekstra billetter finnes i arrangørskapet i «garasjen». De tas penger fra kioskkassen til bruk som veksel i billettkassen. NB! Det er viktig å holde regnskap på billettinntekter da disse skal føres separat i oppgjørsskjema. Side 3 av 8 Utskriftsdato:

4 Betalingsløsninger Vipps Vipps er ønsket betalingsløsning. Kioskliste ligger inne i Vipps under kjøp og betal. Vipps nummer står på prislistene. Det er mulig å ta ut kontanter via Vipps. Ligger under «Kontant» i kiosklisten. Det er ikke nødvendig å føre inn Vipps-betalinger på ipad. Omsetning på Vipps håndteres av klubben, så det trengs ikke føres inn på oppgjørsskjema. Kort izettle + ipad benyttes til kortbetaling. ipad har 4G internettilkobling. izettle slås på, kobler seg automatisk til ipad og er klar til bruk. Start izettle på ipad. ipad har kode 2468 Omsetning på kortbetaling håndteres av klubben, så det trengs ikke føres inn på oppgjørsskjema. Kontantbetaling Beholdning i kasse telles opp før og etter arrangement og føres inn på oppgjørsskjema. Oppgjør Spjelkavik håndball benytter digitalt oppgjørsskjema (Google Form): Link til skjema ligger på ipad som benyttes i kiosken. Kassen skal etter arrangement inneholde ca kr i veksel (hovedsakelig mynter og 50 sedler). Overskytende kontantbeholdning settes inn i Sparebanken Møre sin innskuddsautomat i Spjelkavik. Automaten er døgnåpen. Du benytter eget bankkort og taster inn Spjelkavik håndball sitt kontonummer Kvittering fra innskudd legges i pengekassen, eller sendes på epost til handball@spjelkavikil.no. Mulighet for inntjening til lagkasse Alle lag gis muligheten til å lage aktiviteter i hallen som gir penger til egen kasse. Dette kan eksempelvis være loddsalg, katta i sekken etc. Bør avklares med arrangementsansvarlig i forkant for å unngå misforståelser. Side 4 av 8 Utskriftsdato:

5 Sekretariat På alle kamper fra og med 10 års serien skal klokken benyttes og kamper skal registreres i LIVE. Måltavle Tastatur til måltavle hentes hos tilsynsvakten (husk å lade ved langt arrangement). Håndball LIVE Alle kamper fra 10 år skal føres i Håndball LIVE som er Håndballforbundets webbaserte kampregistreringsportal. Det er to nettbrett i sekken som benyttes til Håndball LIVE. Nettbrett har ikke kode. Nettbrett har 4G for tilkobling internett. SIM-kort kode finnes på bakside av nettbrett. Innlogging på Håndball Live: B: spjelkavik P: spjelkavik Følgende regler gjelder for de enkelte årsklasser: Spesielle regler for 10 års serien Måltavle - Ikke målscore i klassene 10 år og mindre - Kun tid Håndball LIVE - Enkel versjon, uten kamptropp - Lagledere skal ikke signere - Det føres ikke resultat - Dommere signerer etter kamp Spesielle regler for 11 års serien Måltavle - Måltavle benyttes for målscore og tid Håndball LIVE - Enkel versjon, uten kamptropp - Lagledere skal ikke signere - Det føres resultat - Dommere signerer etter kamp Regler for 12 år -> Håndball LIVE - Standard versjon med registering av kamptropp - Mål, målscorer og bestrafning registreres - Lagledere signerer før kamp - Dommere signerer etter kamp Side 5 av 8 Utskriftsdato:

6 Rydding Ved arrangement er vi ansvarlig for å rydde under og etter arrangement. Ved endt leietid skal det være ryddig og klart til bur av andre. Arrangør er ansvarlig for å tømme alt søppel i bygget ved endt leietid. Søppelposer ligger på hyllen i kjøkkenet, kontakt tilsynsvakt om det er tomt. Søppel kastes i søppelcontainer utenfor, om den er låst kontaktes tilsynsvakt. Generell vask skal ikke utføres, men om det er behov for å vaske gulv kontaktes tilsynsvakten for utstyr. Kjøkken - Tømme kjøleskap (m/glassvindu) for varer - Vaske opp/sette i oppvaskmaskin - Rydde/vaske benker - Tømme søppel, sette i nye poser Kafeteria - Tørke av bordene - Sette bord og stoler på plass - Tømme søppel, sette i nye poser - Ta med panteflasker Tribune - Rydding Garderober - Rydding - Tømme søppel, sette i nye poser Offentlig toalett - Rydding - Tømme søppel, sette i nye poser Hall - Rydding - Fjerne klisterlyser fra gulv - Fjerne klister fra dørhåndtak etc. Side 6 av 8 Utskriftsdato:

7 Dugnadsoppgaver under arrangement Arrangementsansvarlig Overordnet ansvar i hall. Oppgjør av kasse etter arrangement. Dommer/kampvert Dommer/kampvert skal være ikledd gul vest. Arbeidsoppgaver består i å: - Sørge for at dommerne (som ofte er unge) blir mottatt og behandlet bra. - Observere publikum og slå ned på evt. negativ oppførsel på tribunen - Bistå ved eventuelle skader og behov for legehjelp Sekretariat Oppmøte 1 time før første kamp. Før kampen: - Klargjøring av bane og sekretariat o Klokka hentes hos tilsynsvakt o Mikrofon hentes hos tilsynsvakt o Innbytterbenker o Time-out kort o Sekretariatbord o Nettbrett for live-registrering - Spille musikk før og mellom kampene - Eksporter kampdata til LIVE fra Turneringsadmin (TA). - Påse at laglederne signerer kamptropp i LIVE. - Benytt gjerne mikrofon til å presentere gjerne lagene før kampstart Under kampen: - Betjene kampur og resultattavle (ikke resultattavle i klassene 10 år og yngre) - Kontrollere spilletiden og blåse av kampen ved pause og full tid. - Ta tiden på utvisninger og gi lagleder tydelig beskjed om når utvisningstiden er ute. - Oppdatere kampdata (målscorere og eventuell bestrafning) i LIVE. o For 10 år skal kun mål registreres, ikke målscorer og bestrafning o For 11 år og oppover benyttes standard versjon - Hjelpe lagene med lags time-out (stoppe klokka samtidig som lydsignalet gis) - Benytt gjerne mikrofon til å opplyse om målscorere I pausen: - Legge tilbake time-out lapper Etter kampen: - Gjennomgang av kamprapport med dommere - Sørge for at dommerne signerer kamprapport (dermed genereres dommerregning) - Trykk på «Fullfør og avslutt kamp» - Ikke nødvendig med signering av lagledere hvis signering er gjennomført før kamp Etter siste kamp: - Rydde på plass alt utstyr, bistå med rydding av garderober og tribune Side 7 av 8 Utskriftsdato:

8 Kiosk Oppmøte 1 time før første kamp. - Plugge i kaffemaskinen o Tar litt tid å varme opp, så må på fortest mulig - Fylle opp kjøler, sette frem varer for salg - Gjøre klar kasse og izettle - Henge opp prisliste - Steke vafler - Holde orden i kiosken - Bistå med rydding av garderober og tribune Billettsalg Oppmøte 1 time før første kamp, billettsalg starter senest 40 minutter før første kamp - Sette frem bord for billettsalg - Henge opp prislister o 50 kr fra fylte 16 år (håndballforbundets anbefaling) o Alle skal ha billett, også de under 16 år Dette for å ha oversikt over antall tilskuere o Tilskuere med årskort får ikke billett - Stemple alle solgte billetter med dato o Tips: stemple kvitteringsdelen på første solgte billett slik at dere husker nummer på første billett - Årskort er tilgjengelig med og uten kaffe, og gjelder for alle kamper som arrangeres av Spjelkavik håndball - Billetter skal selges etter stigende nummerering, og ny blokk skal følge nummerering på forrige blokk. Unngå hull i nummerering!! Ekstra billetter finnes i arrangørskapet i «garasjen». - Bistå med rydding av garderober og tribune Side 8 av 8 Utskriftsdato: