Dugnadsinstruks - Arrangementsdugnader - Tærudhallen

Transkript

1 Dugnadsinstruks - Arrangementsdugnader - Tærudhallen Se Dugnads- og hallvaktoversikt utsendt til arrangementsansvarlige/lagkontakter Innholdsfortegnelse: Pkt Beskrivelse 1 Oversiktskart for Tærudhallen 2 Generelt for alle dugnadsvakter 3 Nøkler til hallen 4 Låse Tærudhallen 5 Dugnadsinstruks Kampansvarlig 6 Dugnadsinstruks Kioskvakt egen instruks 7 Dugnadsinstruks Billettsalg egen instruks 8 Dugnadsinstruks Sekretariat egen instruks 9 Kontaktpersoner i klubben med mobilnr og mailadresse Oversiktskart over Tærudhallen

2 2 Generelt alle dugnadsvakter 2.1 Alle dugnadsvakter møter opp til avtalt tid i henhold til dugnadsoversikten. Lagets arrangementsansvarlig setter opp fordeling av vakter. Oppmøte minst 1 time og 15 minutter før første kamp starter. Husk at lagene ofte kommer 1 time før kampstart. 2.2 Alle dugnadsvakter tar med det som arrangøransvarlig har bestemt når det gjelder varer til kiosken. Dette gjelder både kaker, gjærbakst, vaffelrøre, frukt og andre varer som skal selges 2.3 Ingen dugnadsvakter forlater vakten før dette er avklart med Kampansvarlig. Vi er alle kollektivt ansvarlig for å gjennomføre dugnaden og sørge for at alt forlates slik vi forventer å finne det ved neste dugnad. 3 Nøkler til hallen 3.1 Kampansvarlig henter nøkler til Tærudhallen i henhold til gjeldende rutiner. Ved tvil, kontakt lagets arrangementsansvarlig. Alternativt kan Arrangementsansvarlig i klubben kontaktes (se under pkt. 9) 3.2 Kampansvarlig skal levere tilbake nøkkel til den de avtaler med Arrangementsansvarlig om etter arrangementet. Kampansvarlig må også gå en runde i hallen før og etter arrangement. Her må man sjekke garderober m.m. Hvis man oppdager noe som er ødelagt, mangler eller andre ting, send da mail om dette til: utstyr@skedsmohk.no. 3.3 Vi har kun 2 nøkler til hallen og det er særdeles viktig at vi ikke roter bort disse! 3.4 Hvis det oppstår problemer før, under og etter arrangementet, kan Arrangementsansvarlig i klubben kontaktes. Alternativt kan sportslig leder og leder i klubben kontaktes. (se under pkt. 9)

3 4 Låse opp og igjen i Tærudhallen 4.1 Lås opp døren - låsen midt på døren. Vri nøkkelen med klokken mot høyre (med klokken). 4.2 Åpne skyvedøren med nøkkelbryter oppe på høyre side av døren- bruk nøkkelen. 4.3 Slå dørautomatikk på automatisk. Se panel inne og opp til venstre for inngangsdøren. 4.4 Gå inn på vaktrom og slå på alle 4 lysbrytere: Lys korridor venstre Lys hall venstre Lys hall høyre. Lås vaktrommet 4.5 Lås opp kiosken når kiosken skal benyttes 4.6 Når du forlater hallen skal alle rom låses og lys skrus av. 4.7 På den ytterste døren - sett dørautomatikk på nattstilling når dør er åpen. 4.8 Gå ut og vent til døren er lukket. 4.9 Lås skyvedøren med låsen midt på døren. Lås ved å vri nøkkelen mot klokken mot venstre (mot klokken).

4 5 Dugnadsinstruks for Kampansvarlig 5.1 Kampansvarlig er ansvarlig for gjennomføring av arrangementet og kampene i Tærudhallen den dagen vedkommende har vakt. Kampansvarlige skal ha på seg vest mrk "Arrangementsansvarlig". Vester ligger i dugnadsskapet på styrerommet til Skedsmo HK 5.2 Kampansvarlig fungerer som hallvakt under arrangement og har følgende ansvar: Rutiner ved brann/brannalarm: Sette seg inn i branninstruksen/rømningsplanen og vite hva som kreves om brannalarmen går og det må evakueres. Branninstruksen finnes på veggen i inngangspartiet. Rømningsplan henger på døra inn mot hallen, samt andre steder i hallen. Ring 110 hvis brannalarmen går og sørg for at hallen blir evakuert. Møt brannvesenet ved hovedinngangen og forklar situasjonen. Sørge for at evakueringsdørene lukkes når situasjonen er avklart. Dette gjøres ved å trykke på den grønne knappen til høyre i den oransje boksen, merket SMOKE VENT. Boksen står på veggen i hallvaktrommet og nøkkel til boksen henger på nøkkelknippet. Sykdom/skader: Vite hvor hjertestarteren henger og hente den ved behov. Vite hvor båren ligger og hente den ved behov. Forsikre seg at medisinsk bistand er på vei (tlf. 113) Strømbrudd/sikring går: Vite hvor sikringsskapet står og gjøre det situasjonen krever. 5.3 Ta imot dugnadsvaktene og fordele dem til deres oppgaver og sikre at de har forstått oppgavene. 5.4 Følgende skal hentes på styrerommet (inngang fra rommet ved trappa inn mot bane 1) - egen nøkkel på knippet. Kampansvarligvest - skal benyttes. Er i skap merket "Dugnad" 2 stk. Skedsmo HK-flagg/faner. Står i gangen ved styrerommet og skal settes utenfor inngangspartiet. Husk å legge sandsekker på slik at de står stødige. Stor sort dugnadskoffert (leveres i sekretariatet). Kofferten skal inneholde: blå dugnadsperm med diverse hjelpedokumenter timeoutkort liten koffert med skrivesaker, fløyte, stoppeklokker m.m.

5 Strømkabeltrommel til tidtakningsklokkene (leveres i sekretariatet) Billett- og kioskkasser - er i skap merket "Dugnad" Kamprapporter - se rød hyllekassett på skrivepulten (leveres i sekretariatet) Garderobeoversikt - se rød hyllekassett på skrivepulten (skal henges opp ved kiosken) Ipad og kabel til ipad for musikk - se i skap merket "Dugnad". Mobiltelefon kan også benyttes på kabelen hvis ipad er tom for strøm. Manuelle resultattavler (hvis behov) Mopp som settes ved sekretariatet Kasse med blå sitteplater som settes på enden av tribunen 5.5 Trådløs mikrofon: Denne brukes til Minirunde og Loppetass. Hvis en ønsker å låne den til andre arrangement må den lånes ut hos hallvakten torsdagen før. Se retningslinjene på døren til hallvakten. 5.6 Hente tidtakningsklokkene fra hallvaktrommet ved siden av kiosken og levere til sekretariatsansvarlige. Klokkene ligger i hver sin koffert og er merket med banenummer. 5.7 Låse opp garderober som skal benyttes i henhold til garderobeoversikt. Ved kamper på kun 1 bane brukes kun garderobe Sjekke at det er toalettpapir og tørkepapir på toalettene. Ekstra papir skal ligge i hallvaktrommet. Nøkkel for å bytte finnes på knippe sammen med containernøkkelen (henger i kiosken) 5.9 Skrive på fordeling av garderober og henge opp garderobeoversikt ved kiosken. (Dette kan med fordel gjøres dagen i forveien) 5.10 Sørge for at sekretariatsvakt, billettvakt og dommere får kaffe, vaffel e.l. under vakten Ringe inn resultater på resultattelefonen , eventuelt rapportere dette inn via TA eller Handball appen. Se beskrivelse øverst på kamprapportene. Det er kun fra og med J/G11 det skal ringes inn resultater! Appen MinHåndball kan også brukes til dette dersom man har de rette tilgangene (Lagledere, Dommere, Kampansvarlig) 5.12 Sjekke at

6 Kamprapporter er signert av de som har sittet i sekretariatet samt at mål og resultater er riktig påført. Kamprapportene skal legges i rød folder i hyllekassetten på styrerommet. Dagsoppgjør for billett- og kioskkasse er riktig satt opp, utregnet og undertegnet. Det ikke blir betalt ut penger til dommere. Dommerregninger skal sendes til klubben på mail. okonomi@skedsmohk.no og skedsmo@ronhandball.no 5.13 Se etter at hallen og garderober er ryddige, søppel tømt og at alt er satt tilbake på den plassen det hører hjemme ved arrangementsslutt. Søppelposer knytes godt igjen og kastes i container på utsiden av hallen. Nøkkel til container henger i kiosken. Søppelposer skal ligge på vasketralle på hallvaktrommet Påse at ingen er igjen inne i garderober, toaletter etc. når det skal lukkes. Lukke, slukke og låse Lag ikke møtt Registreres på kamprapporten. Klubben registrerer dette hos RØN. Dommer(e) ikke møtt: Ring opp dommerne som er satt opp. Sjekk 1881 om tlf.nr finnes der. Forsøk å høre med noen i hallen om noen med kompetanse kan dømme. Diskuter løsning med laglederne. Hvis oppsatte dommere fra Skedsmo ikke stiller til yngre lags kamper, skal klubbens dommerkontakt kontaktes. SHKs dommerkontakt er Camilla Flatland (se under pkt. 9) Påse at dommere blir behandlet i henhold til Foreldrevettreglene. Ta affære ved utilbørlig oppførsel på tribunen som er rettet mot dommerne. Dette gjelder særlig de yngre dommerne 6 Dugnadsinstruks Kiosk se egen instruks 7 Billettvakt Se egen instruks 8 Dugnadsinstruks sekretariat se egen instruks

7 9 Kontaktpersoner i klubben Arrangementsansvarlig Tor Grøttum mobil: arrangement@skedsmohk.no Kiosk ansvarlig Dommerkontakt Sportslig leder Leder Karin Pedersen Mobil: kiosk@skedsmohk.no Camilla Flatland mobil: Vegard Volle: mobil: sportslig@skedsmohk.no Bjørn Kristiansen mobil: leder@skedsmohk.no