Vertskap ved arrangement i Glassverket Idrettshall

Transkript

1 Vertskap ved arrangement i Glassverket Idrettshall Vår jobb er å sørge for at gjestende spillere, lagledelse, supportere og andre gjester, dommere og egne spillere, lagledelse og supportere får en fin opplevelse. Vi er 5 voksne på hver vakt i tillegg til Dugnadsansvarlig. De dagene det er mange kamper er ansvaret delt opp i flere vakter. Det fins ferdige instrukser for alle gjøremålene våre, disse ligger bak her. Det er selvsagt viktig at du setter deg inn i hvilke gjøremål som faller inn under ditt ansvarsområde. Frammøte er halvannen time før kampstart. Det er selvsagt like viktig at alle i støtteapparatet møter presis, som at spillerne gjør det. Etter at kampen(e) er ferdigspilte, er det vår oppgave å rydde i hallen, se oversikt nedenfor. Vi skal også sørge for at det er tørkepapir og toalettpapir på plass på sine respektive steder, og at hallen er presentabel. Vi er altså ikke ferdige før dette er gjort. (På dager når det er flere vaktlag i sving, vil det være kollegialt å rydde etter at hvert lag går av vakt, slik at ikke alt blir lagt på det siste laget, samtidig som hallen da vil ta seg bra ut gjennom hele dagen.) Ansvarsfordeling: 1. Dugnadsansvarlig: Egen instruks (Se lenger bak) 2. Billettør: Egen instruks (Se lenger bak) Under damekamper vil det være to billettører 3. Kiosk 1 Økonomisk ansvarlig: Egen instruks (Se lenger bak) 4. Kiosk 2 Praktisk ansvarlig: Egen Instruks (Se lenger bak) 5. Sekretariat 1 - Tidtaker: Egen Instruks (Se lenger bak) 6. Sekretariat 2 - Sekretær: Egen Instruks (Se lenger bak) Hvordan tildeles vaktene? Tildeling av oppgavene våre er basert på følgende: Administrasjon fordeler ansvaret for alle arrangementene som foregår i hallen på ukebasis til dugnadsansvarlig for hvert lag (vi får typisk minst tre uker der vi har ansvaret) Dugnadsansvarlig fordeler ansvaret for hvert enkelt arrangement på spillerne sine foresatte. Dersom du er eneforsørger og alene om å kunne bidra, må du gi beskjed om det til dugnadsansvarlig. Prinsippet er at alle foreldre bidrar likt, men dersom den ene foresatte bor så langt unna at dette er vanskelig blir dette selvsagt tatt hensyn til. o Når du har mottatt oversikt over når du skal i ilden, må du kvittere ut til dugnadsansvarlig at du har mottatt oppdraget og at du tar det. o Dersom du er forhindret fra å ta ansvaret du er tildelt, er du selv ansvarlig for å bytte med en annen, eller få en annen til å gjøre jobben for deg.

2 o Dersom du bytter vakt eller får andre til å ta din vakt, er du ansvarlig for å gi dugnadsansvarlig beskjed om dette. Vi har forsøkt å få til en fordeling av oppgaver og vakter som skal være så rettferdig som mulig, men det vil kunne forekomme at en vakt omfatter bare en kamp (og typisk da ikke varer lenger enn tre timer), mens en annen vakt omfatter tre kamper (og da typisk varer 5 timer). Det kan forekomme at det er mange arrangementer i hallen uken laget ditt har fått, endringer fra forbundet kan forekomme så det er MEGET VIKTIG AT DERE SJEKKER BANEDAGBOK på handball.no. Endringer kan forekomme helt frem til dagen før kamp. Antall kamper skal jevne seg ut gjennom sesongen, slik at antall arrangementer hver enkelt foresatt skal delta på blir det samme. Hva skal du gjøre om du blir forhindret? Her gjelder samme prinsipp som ved tildelingen av vakten: Dersom du blir forhindret fra å kunne stille slik som avtalt, har du selv ansvaret for at en annen stiller i ditt sted. Det er ikke mulig å kontakte dugnadsansvarlig for å få denne til å løse ditt problem.

3 Dugnadssansvarlig Dugnadsansvarlig er ofte Foreldrekontakten, men det er ingen ting i veien for at dette ansvarsområdet kan delegeres til en annen. Til forskjell fra de andre gjøremålene som er knyttet til noen kontrete timer, strekker ansvaret til Dugnadsansvarlig seg over en hel uke, og vedkommende har ansvar for alle arrangementene i hallen denne uken. Før arrangementet: Hente nøkkel til hallen (og kode til alarmen om den er skiftet) Hente ut kasser, billetter, vekslepenger og annet som trengs under arrangementet. o Kvittere ut inngangsbilletter og vekslepenger til billettøren Billetter og veksel skal ikke sjekkes, dette gjøres av billettøren når vedkommende mottar skrinet med billetter og vekslepenger o Kvittere ut kassen til Kiosken Kassen sjekkes ikke, dette gjør Kioskansvarlig 1 nå vedkommende mottar skrinet o Levere kamprapporter, kasser og nøkler til administrasjon etter endt arrangement, Lage garderobefordeling, og lage navne-ark til å henge på dørene Under arrangementet: Være ute i god tid å åpne hallen Overlevere kassen til Billettøren Overlevere kassen til Kiosk-ansvarlig 1 Låse opp arrangementsskapet og overlevere sekretariatskofferten til Sekretæren og hall-uret til Tidtakeren Hente utstyr for å tørke opp svette og søl i hallen og sette dette bak selreteriatet Ta imot dommerne o Ta imot kvittering fra dommere, skrive totale honnorar per kamp på kamprapport. o Kvitteringene legges i plastlomme sammen med kamprapport o Dommere skal ikke ha kontant betaling kvittering med kontonummer leveres sammen med kamprapport til administrasjon Ta imot gjestende lag og tilvise garderobe o Informere om å holde dør mot gang låst, men at dør til hallen er åpen. Tilby å låse den for dem om de ønsker det. Påse at det er ordnede forhold i hallen under arrangementet. o Ingen på tjukkasen eller i klatreveggen/ribbeveggene o Ingen oppvarming med ball langs garderobene mens det spilles kamp på banen Ta vare på kamprapportene etter at sekretæren er ferdig med dem ring inn resultater Være disponibel for lagene

4 Etter arrangementet: Låse inn sekretariatskofferten og halluret i arrangementsskapet Legge billett-kassen og kioskkassen på avtalt sted Dersom ikke andre skal drive videre i hallen: Slukke alle lys og låse hallen o NB sjekk nødutgangene fra hallen, det har hendt at disse har vært åpnet i løpet av arrangementer selv om de skal holdes låste. Overlevere nøkkel Sette på alarmen o Pass på å sjekke at det ikke er folk på Kollen Pizza dersom det er folk der setter de på alarmen når de går. Låse hallen Nøkkelen legges i brevsprekken utenfor inngangen til hallen Vel blåst!!

5 Billettør Det er din oppgave å sørge for at alle som skal inn i hallen og som ikke skal lede laget eller spille selv betaler inngangspenger. Inngangspengene er en av de viktigste inntektskildene våre, og er vitale for lagets drift. Vi vet det er vanskelig å sitte i denne posisjonen når naboer og godt kjente kommer for å se barnet sitt spille. Når du kommer rigger du deg til i gangen nede, du plasserer bordet slik at du ser inngangspartiet, og kontrollerer hvem som kommer inn både på tribunen og hallen nede samt holder øye med hvem som går inn i garderobegangen Tell opp vekslepengene, og kontrollér antall billetter. Signér på oppgjørs-rapporten om det stemmer. o Om det ikke stemmer, tilkall Dugnadsansvarlig og så teller dere opp sammen, og signerer på rapporten sammen. o En oppgjørsrapport finner du på neste side Start jobben så snart som mulig etter at du er kommet på plass, særlig gjestende lag og deres supportere pleier å være ute i god tid. Det kan være fristende å delegere jobben særlig når ditt lag spiller. Husk at du har ansvaret, og at det ikke kan sitte personer under myndighetsalder i billettluka. Disse prisene gjelder ved juniorkamper: o Voksen kr. 50 (alle over fylt 16 er voksen) o Barn gratis (under 16 år) Når siste kamp er halvspilt, teller du opp kassa og fyller ut oppgjørs-rapporten. Dersom det er vaktskifte og nye kamper etter din siste, er det viktig at billettsalget ikke stoppes, men at du og påtroppende billettør finner en grei måte å ordne dette på. Når du har gjort opp kassa, legger du oppgjøret i egen konvolutt sammen med oppgjørs-rapporten og leverer denne videre til Dugnadsansvarlig. Det skal være samme sum vekslepenger i kassa som da du overtok. Om du er siste billettør på vakt, skal også billettskrinet leveres til Dugnadsansvarlig. Når dette er gjort skal du rydde i garderobene og på toalettene. Du starter selvsagt med dem som ikke er opptatt, du etterfyller toalettpapir og tørkepapir, og tar ut søppel det skal i containeren utenfor Vel blåst!!

6 Oppgjør billettsalg Aldersbestemte klasser Dato: Varighet: Dugnadslag: Voksen kr. 50 Billettnummer ved slutten av vakta Billettnummer ved starten av vakta Antall solgte billetter Kr Samlet inntekt på denne vakta Kr Underskrift billettør:

7 Kiosken Dere er to som samarbeider i kiosken, men på grunn av at det til tider kan være hektisk, det kan fort bli besøk i kiosken selv om døren skal være lukket, er det greit at ansvaret deles i to, slik at ikke fokus på pengene forsvinner. Kioskansvarlig 1 Tell opp kassa, og sjekk at vekslepengene stemmer, det skal være 1000 kroner i veksel o Dersom beløpet ikke skulle stemme tell opp sammen med kollegaen din og gjør eventuelle merknader på oppgjørsskjemaet o Kvitter på oppgjørs-skjemaet o Et eksemplar av oppgjørs-skjemaet finner du på neste side Kioskansvarlig 2 Klargjør for salg -> o Start vaffeljernet og pølsekokeren først de trenger lengst tid o Ta ned stolene fra bordene utenfor kiosken, og tørk av bordene o Trakt kaffe o Steke vafler, ferdigrøre o Lage smotthie bær i fryser på kjøkkenet, oppskrift på veggen. o Still fram varene Greit å vite: o Det er sikkerhetsknapp på strømuttakene i kiosken sjekk disse dersom ting ikke funker som det skal o Det fins påfyll av glass, kopper og servietter osv på lageret, snakk med Dugnadsansvarlig Kos dere i Kiosken! Kioskansvarlig 1 Tell opp kassa, det skal være 1000 kroner i veksel igjen slik som da du overtok o Fyll ut oppgjørs-skjemaet og legg det sammen med oppgjøret i konvolutten etter at du har skrevet under o Legg oppgjøret i skrinet, og lever det videre til Dugnadsansvarlig Kioskansvarlig 2 Kiosken skal se ut slik som da du kom o Fyll på dersom det har begynt å gå tom for noe o Rydd og vask opp o Sett på oppvaskmaskinen o Tøm søppel det skal ut i containeren o Vask av bordene og sett stolene på bordene Vel blåst!!

8 Oppgjør Kiosken Aldersbestemte klasser Dato: Varighet: Dugnadslag: Talt opp kassa ved mottak: Total omsetning Vekslepenger Resultat Kr Underskrift billettør:

9 Sekretariatet Sekretariatet består av to personer og disse to samarbeider med dommerne. De har hver sine oppgaver både før, under og etter kampen. Tidtaker Før kampen Gjøre klar sekretariatet (Arrangementsansvarlig låser opp materiellskapet og henter hallkoffert og hallur) Sette ut bord og stoler til tidtaker og sekretær Klargjøre hall-uret, eggkoker, timeout-kort og notatpapir. (Halluret har egen fløyte som kan benyttes, tidtakeren kan ellers benytte egen fløyte.) Henter vaske- tørkeutstyr i vaske-rommet og plasserer det o Enten i hvert hallhjørne og delegerer jobben til et par spillere fra eget lag o Eller bak sekretariatet rykker ut på dommerens tegn Under kampen Har hovedansvar for spilletiden, time-out og utvisningstid Holde kontakt med dommerne Har ansvar for kampballen under pausen Etter kampen Sekretær Før kampen Skriver under kamprapporten Pakker sammen materiellet og legger det på plass i Hallkoffert og hall-ur-koffert Rydder bort bord og stoler Rydder i hallen, tømmer søppeldunker og kaster søppel i conteineren utenfor NB Skrive ut kamprapporten som skal brukes under kampen, ligger kopi i kiosken. o Dette må nødvendigvis gjøres før vakta, rapporten fins her: Sørge for at laglederne fyller inn opplysningene om laget sitt på kampskjemaet Sørge for skriveredskap og notatpapir (Det er lurt å ha ekstra kamprapport om noe skulle skje) Under kampen o Føre kamprapporten fortløpende

10 Etter kampen o o o Sørger for underskrift på kamprapporten av o Tidtaker o Lagledere o Dommere Ringe inn kampresultatet til Norges håndballforbund o Norges Håndballforbund har opprettet en sentral resultattelefon for innringing av resultater for alle seriene. Nummeret til denne telefonen er (lokaltakst) o Tast inn kampens Resultat PIN. Denne står på Kamprapporten bak Kampnummeret. o Deretter følges instruksjonene som blir gitt av telefonsvareren Kamprapporten overleveres Arrangementsansvarlig, som legger den i safen Viktige opplysninger Dommeransvarlig i GIF arrangerer hver sesong flere kurs for tidtaker/sekretær, der både føring av kamprapport og bruk av halluret er tema. Dette er et tretimers kurs som arrangeres på kveldstid. Norges Håndballforbund har utarbeidet et eget hefte for Tidtaker Sekretær, det kan lastes ned her: Vel blåst!! VED KRISE KAN ANJA KONTAKTES PÅ NBNBNBNB DET ER KUN VED KRISE!!!!!