Hånes Idrettsforening, Nøkkelinstruks. HIF håndball - instruks for Håneshallen

Transkript

1 Hånes Idrettsforening, Nøkkelinstruks HIF håndball - instruks for Håneshallen Når HIF som klubb har et arrangement i Håneshallen skal denne nøkkelinstruks anvendes. Instruksen er ikke uttømmende, men ment som et hjelpemiddel for styre, trenere og foreldre involvert i HIF. HIF - Håndballstyre 10/15/2014 Versjon 1.03

2 . Innledning Når ditt barn er medlem og spiller håndball i regi av Hånes Idrettsforening, innebærer dette også at du som foreldre / pårørende blir involvert i klubbens drift. Stor sett alt innenfor klubbidrett er dugnadsbasert. I HIF innebærer dette at foreldre / pårørende må bidra med tid, kompetanse og ressurser for at klubben skal kunne tilrettelegge for at barna skal få et godt idrettstilbud i trygge omgivelser. Mange av dere er aktive på tilskuerbenken, og støtter sine håpefulle og klubben på flott måte. HIF håndballstyre oppfordrer alle til å fortsette med å være gode tilskuere både på kamp og treninger. For at kamper og arrangementer skal kunne gjennomføres, har Norges Håndballforbund via regional hånballkrets basert dette ved at klubbene (foreldre) må ivareta de praktiske gjøremålene. Alle HIFs arrangementer er synliggjort via hjemmesidene til Norges Håndballforbund: Arrangørdagbok (region SørVest) Den påfølgende nøkkelinstruksen er utarbeidet for at du skal kunne ivareta oppgaver som naturlig blir ivaretatt av foreldregruppen rundt et lag i fm kamper og arrangementer. Instruksen er inndelt i en generell del, åpning av hallen, samt lukking av hallen etter arrangementslutt. Innhold Innledning... 2 Generelt... 3 Åpning av Håneshallen... 4 Lukking / Stenging av Håneshallen... 5 Kontaktpersoner S ide

3 Generelt HIFs foreldrekontakt sørger for at alle kamper og arrangementer som Hånes er ansvarlig for blir satt opp med en bemanningsplan (bestående av foreldre) såfremt ikke arrangementoppsette etablert i «Foreldrekontakten.no» anvendes. En og samme person / foreldre kan inneha en eller flere roller brukt i nedenforliggende instruks. Ansvarlig Aktivitet, oppgave, hendelse Når Kommentar Foreldrekontakt Ferdig bemanningsplan fremsendes arrangementansvarlig såfremt ikke Foreldrekontakten.no anvendes. Nøkkel til Håneshall hentes hos arrangementansvarlig Senest 2 dager før kamp/ arrangement Minimum 1 dag før kamp / arrangement Hallen skal åpens og klargjøres. Minimum 75 min før Ved brannalarm skal alle forlate anlegget / hallen. Møteplass er ved den nederste parkeringsplassen. Brannvesenet kommer direkte dersom alarmen utløses, og de vil slå av en evt. blindalarm Umiddelbart Bemanningsplanen skal synliggjøre hvem som er hallansvarlig. oppfordres til å kontakte arrangementansvarlig pr telefon får avtale henting av nøkkel. Det er viktig at hallen åpnes i god tid før, ettersom spillere/lag kommer for skifting/oppvarming. og / eller hallansvarlig er de siste som forlater anlegget. Vedlegg A Branninstruks Kultur Idrettsetaten, Kristiansands Kommune er vedlagt instruksen som siste side. 3 S ide

4 Åpning av Håneshallen Ansvarlig Aktivitet, oppgave, hendelse Når Kommentar Lås opp gitterdør og ytterdør inn til Minimum 60 min før Alarmen er utkoblet i utleietiden HIFs klubblokale Hent bagg og nøkkel på kontoret Umiddelbart Husk å låse kontordøren Lås opp dør mellom hall og Umiddelbart klubblokale Lås opp blå hoveddør/ ytterdør Umiddelbart (ned mot ungdomsskolen) Alle lys i anlegget slås på i Umiddelbart Døren skal alltid være låst. lærergarderoben Kontroller at dør (ene) til garderobe er åpne. Umiddelbart oppfordres til å ta godt imot besøkende lag som har tidlig oppmøte. Kioskansvarlig(e) Forberede åpning av kiosken samt Senest 30 min før Egen kioskprosedyre er låse opp dør inn til toalettet Hent følgende utstyr i materialrommet: Bord og 2 stoler Mikrofon Betjeningsbord til resultattavle Koble opp betjeningsbordet og mikrofon. Plasser bord og stolene rett ut fra det lille skapet i murveggen (midt i hallen). Minimum 30 min før Minimum 30 min før Test resultattavlen og mikrofon Minimum 15 min før Klargjøring av banen. Rydd bort bagger, stoler og benker og annet som kan være i veien. Minimum 15 min før Sørge for at det er innbytterbenker til begge lag Hvis mindre mål er nødvendig, henger disse på vegg i hallen. Minimum 15 min før Ved behov utarbeidet. Døren skal alltid være låst. Strøm til tavle hentes fra stikkontakt i murvegg. 4 S ide

5 Lukking / Stenging av Håneshallen Ansvarlig Aktivitet, oppgave, hendelse Når Kommentar Kioskansvarlig Etter siste kamp / arr.slutt skal lokalene ryddes (inkludert garderobe). Søppel skal hives i såppelhuset ved skolen. Betjeningsbord til resultattavle, mikrofon samt bord og stoler settes tilbake til materiellrommet. Bagg med perm og nøkkel skal tilbake til kontoret Låse dør inn til toalettet. Stenge kiosken i henhold til egen prosedyre. Skru av lys og lås døren inn til gang. siste kamp siste kamp. siste kamp. siste kamp. Se etter at alle har forlatt anlegget Når ryddingen er Skru av lys i hall og garderobe. Lys i vestibyle skal stå på. Når ryddingen er Lås ytterdør ned mot Når ryddingen er ungdomskolen Kontroller at dørene fra hall til Når ryddingen er toalett og kiosk er låst. Kontroller at dørene inn til kontor Når ryddingen er er låst. Lås deretter ytterdør og gitterdør (mot Heståsen barneskole) Levere nøkler og kamprapporter til arrangementansvarlig Bankpose fra kiosken leveres i bankboks (+ Bank). hallen lukkes. Snarest Alle foreldre deltar. Luke i murvegg må låses. Husk å låse døren inn til materiellrommet. Lås kontordøren. Lysbryterne er plassert i lærergarderobe. Bankposekvittering leveres til arrangementansvarlig. 5 S ide

6 Kontaktpersoner Trenger du assistanse kan du kontakte føgende: Roger Njærheim, Arrangementansvarlig HIF håndball, mob Bringebærveien 30A Idda, kontaktes i fm tekniske problemer, tlf Hånes (vaktmester) kontaktes i fm tekniske problemer, mob Fredrik Flesner Leder HIF håndball, mob Terje Eftestøl, Dommeransvarlig HIF håndball, tlf Shaun Stevens, Kioskansvarlig HIF håndball, mob Margret Jonsdottir Eik, Sportslig ansvarlig HIF håndball, mob Geir Arne Aanesland, Materialforvalter i HIF, mob S ide