Helse-, miljø- og sikkerhetssystem. for. Høgskolen i Telemark

Transkript

1 Høgskolen i Telemark Helse-, miljø- og sikkerhetssystem for Høgskolen i Telemark Dokument id: Utarbeidet av: Godkjent av: Sist revidert HiT HMS Ingrid K. Reitan John W. Viflot

2 Innhold Innledning 1. HMS mål 1.1 Formål 1.2 Strategi og prinsipper for HMS arbeidet 1.3 Overordende HMS - mål 2. Ansvar, myndighet og oppgaver 2.1 Formål 2.2 Virkeområde 2.3 Linjeledelse 2.4 Rektor 2.5 Direktør 2.6 Leder for driftsenhetene 2.7 Personal og organisasjonsdirektør (PO-direktør) 2.8 Driftsjef 2.9 Medarbeider 2.10 Student 2.11 Organisering av vernetjenesten 2.12 Hovedverneombud (HVO) og verneombud (VO) 2.13 Hovedarbeidsmiljøutvalget og de lokale arbeidsmiljøutvalgene 2.14 Arbeidstakerorganisasjonene 2.15 Læringsmiljøutvalget 2.16 SOT/SRS 3. Lover og forskrifter 4. Internkontrollrutiner 4.1 Vernerunder 4.2 Medarbeidertilfredshetsundersøkelse 4.3 Risikovurdering 4.4 Registrering av avvik, personskader og ulykker 4.5 Ledelsens gjennomgang av internkontrollarbeidet

3 5. Øvrige elementer ved HMS-systemet ved HiT 5.1 Brannvern 5.2 Sykefravær 5.3 Avtale om inkluderende arbeid (IA-avtalen) 5.4 Arbeidslivets komité mot alkoholisme og narkomani (AKAN) 5.5 Bedriftshelsetjenesten (BHT) 5.6 Rutine for konflikthåndtering 5.7 Beredskapsplan 5.8 Helsefremmende aktiviteter 5.9 Grønn høgskole (ytre miljø) 5.10 Øvrige retningslinjer som vedrører HMS-området 6. Revisjon av HMS-systemet 6.1 Formål 6.2 Ansvar 6.3 Deltagere 6.4 Utførelse 6.5 Dokumentasjon/arkivering/publisering

4 Innledning Gode og sikre arbeidsvaner, klare ansvarsforhold, godt arbeidsmiljø, ryddige lokaler, sikre produkter og tjenester gir kvalitet i arbeidet, trygghet for de involverte og bedre resultater. Det er dette systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid (HMS-arbeid) handler om. HMS-systemet for høgskolen i Telemark (HiT) gjelder for alle medarbeidere. På de områder der dette er relevant, gjelder HMS-systemet også for studenter. Høgskolens HMS-system består av retningslinjer for de viktigste områderav betydning for arbeidsmiljøet og læringsmiljøet. Det er for medarbeidere og studenter: HMS-mål, ansvar, myndighet og oppgaver på HMS-området, lover og forskrifter vedrørende HMS, internkontrollrutiner, brannvern, krisehåndteringsplan og grønn høgskole (ytre miljø). For medarbeidere i tillegg også sykefraværsrutiner, avtale om inkluderende arbeid (IA-avtalen), medarbeidertilfredshetsundersøkelse, rutine for konflikthåndtering, arbeidslivets komité mot alkoholisme og narkomani (AKAN), bedriftshelsetjenesten (BHT). Ved bruk av internkontrollrutinene sikres systematisk utførelse av HMS-arbeidet i henhold til HMS-forskriften (interkontrollforskriften) og arbeidsmiljølovens kapittel 3. Det omfatter gjennomføring av vernerunder, medarbeidertilfredshetsundersøkelsen, risikovurderinger, registrering av avvik, personskader og ulykker, samt ledelsens gjennomgang av internkontrollarbeidet. Høgskolens komplette HMS-system foreligger på høgskolens nettside under HMS: Den delen av HMS-systemet som gjelder for studentene legges ut på hjemmesiden student, HMS for studenter og ansatte: Driftsenhetene som har særskilte risikoforhold, har egne HMS-rutiner tilpasset disse forholdene, linket til disse to nettsidene. HMS-systemet er et praktisk arbeidsverktøy for ledelsen, medarbeidere og studenter i det løpende arbeidet med HMS. Det gjør det lettere for ledelsen å holde oversikt over virksomheten, kartlegge farer og foreta forbedringer med hensyn til helse, miljø og sikkerhet. HMS-systemet ivaretar to hovedfunksjoner: 1) det fungerer som et verktøy i det daglige HMS-arbeidet 2) det dokumenterer at høgskolen fyller kravene i gjeldene lovverk HMS-systemet ved HiT innholder følgende: mål og strategier for HMS- arbeidet ved HiT en oversikt over hvordan høgskolen er organisert, herunder fordeling av ansvar, myndighet og oppgaver lover og forskrifter på HMS-området som gjelder ved HiT - internkontrollrutiner - utførelse av vernerunder - medarbeidertilfredshetsundersøkelse - utførelse av risikovurdering - registrering av avvik, personskader og ulykker - utførelse av ledelsens gjennomgang av internkontrollrutinene øvrige elementer ved HMS-systemet ved HiT

5 HiT HMS - 1 Ingrid K. Reitan John W. Viflot HMS mål 1.1 Formål Et høyt helse-, miljø- og sikkerhetsnivå vil bidra til å gjøre høgskolen til en attraktiv arbeidsplass samtidig som det bidrar til at høgskolen når sine mål. Derfor har HiT et HMSsystem som skal: fremme et godt og trygt arbeidsmiljø for alle medarbeidere og læringsmiljø for studenter beskytte mot personskader og ulykker forhindre skader på høgskolens bygninger og utstyr ivareta det ytre miljø 1.2 Strategi og prinsipper for HMS arbeidet HMS er forankret i høgskolens strategiske plan og personalpolitikk. HMS - arbeidet skal skje systematisk og integreres i det ordinære utviklings- og planleggingsarbeidet i høgskolen og gjenspeiles i årsplaner, årsrapporter og budsjett. Det skal være en årlig gjennomgang av HMS på alle driftsenhetene som danner grunnlag for handlingsplaner med konkrete mål og prioriterte tiltak i tråd med den prinsipielle skissen nedenfor. Prinsipiell skisse for HMS -arbeid ved HIT - revisjoner - ledelsens gjennomgang av HMS arbeidet Forbedre Planlegge - mål for HMS arbeidet - årsplan for HMS arbeidet Asdfasdf - avviksrapportering - tiltakslister - handlingsplaner - sykefraværs oppfølging Følge opp Utføre - vernerunder - risikovurderinger - AMU møter - brannøvelser - kurs HMS- relaterte problemer skal løses løpende på lavest mulig nivå, slik at medarbeidere og studenter ikke utvikler arbeidsrelatert sykdom, utsettes for arbeidsulykker eller at høgskolen forårsaker negativ påvirkning på ytre miljø.

6 HiT HMS - 1 Ingrid K. Reitan John W. Viflot Overordende HMS - mål Arbeidsmiljø og læringsmiljø medarbeidere og studenter skal ha et helsefremmende arbeids- og læringsmiljø medarbeidernes og studentenes kompetanse innen HMS skal være tilstrekkelig for å utføre arbeidsoppgavene forsvarlig Inkludering: høgskolen skal være tilpasset medarbeidere og studenter med nedsatt funksjonsevne Sykefravær: sykefraværet ved høgskolen skal være lavere enn 4 % Brannsikkerhet: liv, helse, miljø og materielle verdier skal vernes mot brann og eksplosjon Ytre miljø: høgskolen har en ambisjon om å være en grønn høgskole som arbeider for å redusere miljøbelastningen av egen virksomhet og skape miljøbevisst adferd hos medarbeidere og studenter I planleggingen av HMS-arbeidet, jf prinsipiell skisse for HMS-arbeidet ved HiT, bør driftsenhetene lage kontrete resultatmål tilknyttet de overordnede målene.

7 HiT HMS - 2 Ingrid K. Reitan John W. Viflot Ansvar, myndighet og oppgaver 2.1 Formål Beskrive hvilket ansvar, myndighet og oppgaver de ulike aktørene ved høgskolen har vedrørende HMS-arbeid ved HiT. 2.2 Virkeområde HMS-systemet gjelder for alle medarbeidere. På de områder der dette er relevant, gjelder HMS-systemet også for studenter. Internkontrollrutinene (punkt 4) gjelder for alle medarbeidere og studenter ved høgskolen. HiT har arbeids- og studiesteder med særskilt risiko for liv og helse. Det gjelder for eksempel feltarbeid og turer, laboratoriene ved TF og AF, leire-, keramikk- og treverkstedene ved EFL og klinisk ferdighetssenter ved HS. Driftsenhetene har ansvar for å vurdere hvilke områder som er risikofylte, samt opprettholde og vedlikeholde egne HMS-rutiner og sikkerhetsinstrukser tilpasset disse områdene. Utover dette, benytter driftsenhetene HMSsystemet for HiT. HiT deler flere steder lokaler/aktiviteter med andre virksomheter (eksempelvis Statsbygg, SiTel, ISS, Raulandsakademiet, Papirbredden i Drammen og TelTek i Porsgrunn). I slike tilfeller skal ansvarlig leder for driftsenheten ved det gitte studiested i samarbeid med Driftstjenesten, sørge for at det inngås skriftlig avtale mellom virksomhetene. I avtalen skal det, fremgå hvilken virksomhet som regnes som hovedbedrift med ansvar for samordning av HMS- arbeidet i felles lokaler/aktiviteter. I tilfeller der HiT leier ut lokaler skal ansvarlig leder ved driftsenheten sørge for at det inngås skriftig avtale hvor det framgår hvem som har det overordnede HMS-ansvar. Det vil si at dekan/direktør skal sørge for at HMS-systemet ivaretas ved inn og utleie til eksterne aktører. 2.3 Linjeledelse Linjeledelsen har ansvaret for HMS-arbeidet. Definerte oppgaver knyttet til ulike deler av HMS-arbeidet kan delegeres til medarbeidere ved enheten, for eksempel HMS-koordinator, lokal strålevernskoordinator o.l. All fordeling av oppgaver skal dokumenteres skriftlig. 2.4 Rektor Rektor har delegert, jf delegeringsreglementet for Høgskolen i Telemark videredelegering fra rektor, av , helhetsansvaret for HMS-området til direktør. Dette omfatter HMS - ansvaret for hele virksomheten og ansvar for at systemet blir vedlikeholdt og fulgt opp. 2.5 Direktør Direktør har etter tildeling fra rektor, helhetsansvar for høgskolens HMS-system og har ansvar for ledelsens gjennomgang av HMS-systemet.

8 HiT HMS - 2 Ingrid K. Reitan John W. Viflot Leder for driftsenhetene Leder for driftsenhetene 1 har ansvar for sine spesialrom og HMS-arbeidet innenfor sine respektive enheter. Det innebærer at leder for driftsenhetene har ansvar for at følgende oppgaver blir utført: implementere utarbeidde supplerende HMS-rutiner tilpasset driftsenhetenes særskilte risikoforhold. implementere sentrale fastsatte internkontrollrutiner og øvrige HMS-rutiner og eventuelle endringer i disse. lede helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i egen enhet gjennomføre risikovurderinger og vernerunder ved sin driftsenhet og påse at aktuelle tiltak blir gjennomført løse HMS- relaterte saker regelmessig innhente aktuelle nøkkeltall vedrørende sykefravær, avvik, personskader, ulykker, nestenulykker m.m. og følge disse opp med eventuelle tiltak der det er nødvendig inngå avtaler med eksterne leverandører vedrørende håndtering av farlig avfall, sørger for registrering av mengden farlig avfall som produseres ved egen enhet og utarbeider felles retningslinjer for håndtering av farlig avfall søke råd og støtte fra verneombud, bedriftshelsetjeneste og PO-seksjonen når det er formålstjenelig dokumetere/arkivere/publisere HMS-saker innenfor eget ansvarsområde 2.7 Personal og organisasjonsdirektør (PO-direktør) PO-direktøren ivaretar følgende HMS- oppgaver bistå ved ledelsens gjennomgang av HMS-systemet revidere HMS-systemet formidle eventuelle endringer ved ledelsens gjennomgang av internkontrollrutinene til driftsenhetene årlig iverksette medarbeidertilfredshetsundersøkelsen utarbeide og vedlikeholde sentral oversikt over aktuell lovgivning være arbeidsgivers representant i hoved-amu saksbehandle på vegne av direktør saker knyttet til HMS være rådgiver på HMS-feltet for øvrig ledelse og medarbeidere bistå med å løse HMS-relaterte saker utarbeide HiTs årsrapport om verne- og miljøarbeid oppdatere HMS-sider på nettet og annen dokumentasjon opplæring av nye vernombud og medlem av arbeidsmiljøarbeid. koordinere dokumentasjon/arkivering/publisering av HMS-saker fra driftsenhetene 1 Dekan, viserektor for sitt område, direktør, biblioteksjef, driftssjef og IT-sjef.

9 HiT HMS - 2 Ingrid K. Reitan John W. Viflot Driftsjef Driftssjefen ivaretar følgende HMS-oppgaver: i samarbeid med Statsbygg o organisere og lede høgskolens brannvernorganisasjon for å forebygge brann og eksplosjoner og skadebegrensning ved eventuelle branner og eksplosjoner o etablere og vedlikeholde sentrale retningslinjer for internkontroll av elektriske anlegg og fører tilsyn med hvordan el-forskriftene etterleves o utføre utbedring og vedlikehold av bygningsmassen lage handlingsplan for ytremiljø, herunder o registrere og rapportere mengden avfall som produseres, samt energi- og vannforbruk ved HiT o etablere og vedlikeholde retningslinjer for håndtering av avfall (med unntak av spesialavfall) 2.9 Medarbeider Medarbeidere skal medvirke til et godt arbeidsmiljø og gjennomføring av tiltak som inngår i HMS- arbeidet. Medarbeiderne har ansvar for å melde fra til nærmeste leder og/eller verneombud om forhold som gjelder helse, miljø og sikkerhet. Den enkelte medarbeider skal: melde fra til nærmeste leder og/eller verneombud ved forhold som kan true liv og helse - hendelsen skal framsendes skriftlig. ta ansvar for egen og andres helse og sikkerhet ved blant annet å sette seg inn i de verneregler og instrukser som gjelder, herunder brannverninstrukser og bruk av pålagt verneutstyr arbeide for at egen arbeidserfaring blir utnyttet, også i HMS-saker være aktiv i HMS-saker gjennom å komme med konstruktive løsningsforslag ha forståelse for at et godt arbeidsmiljø er avhengig av positivt engasjement hos hver enkelt medarbeider begrense egen påvirkning av ytre miljø og ha en miljøbevisst holdning 2.10 Student Studentene skal medvirke til et godt læringsmiljø, samt sette seg inn i HMS-rutiner som gjelder på studiestedet. Den enkelte student skal: melde fra til nærmeste leder og/eller studentrådsstyre (SRS) ved forhold som kan true liv og helse - hendelsene skal framsendes skriftlig. ta ansvar for egen og andres helse og sikkerhet ved blant annet å sette seg inn i de verneregler og instrukser som gjelder, herunder brannverninstrukser og bruk av pålagt verneutstyr være aktiv i HMS-saker gjennom å komme med konstruktive løsningsforslag ha forståelse for at et godt læringsmiljø er avhengig av positivt engasjement hos hver enkelt student begrense egen påvirkning av ytre miljø og ha en miljøbevisst holding

10 HiT HMS - 2 Ingrid K. Reitan John W. Viflot Organisering av vernetjenesten Arbeidsmiljøutvalg, hovedverneombud (HVO) og verneombud (VO). Høgskolen er inndelt i 7 verneområder. Hvert geografisk studiested utgjør ett verneområde, unntatt studiestedet Porsgrunn som er inndelt i 4 verneområder. HiTs verneområder er studiestedene Bø, Notodden, Rauland og 4 områder i Porsgrunn: o TF o HS o medarbeidere tilknyttet EFL med arbeidssted i Porsgrunn o Biblioteket, IT-tjenesten, FA, Drift For studiestedet Drammen er det EFL som har ansvar for å samordne HMS-arbeidet med andre virksomheter i samarbeid med Driftstjenesten. Innenfor hvert av verneområdene er det et verneombud. Til vervet som VO er det ved studiestedene Bø og Notodden avsatt en tidsressurs tilsvarende 10 % stilling. Til vervet som VO ved studiestedet Porsgrunn er det avsatt en tidsressurs tilsvarende 20 % stilling fordelt på fire VO. Det er ikke avsatt tidsressurs til vervet som VO ved studiestedet Rauland. Til vervet som hovedverneombud er det lagt en stillingsressurs tilsvarende 20 % stilling. Det gis mulighet for inndeling av et studiested i flere verneområder slik det er gjort ved studiestedet Porsgrunn, dersom det lokale arbeidsmiljøutvalget finner dette hensiktsmessig eller nødvendig. En slik ytterligere inndeling skal forelegges hoved-amu for endelig godkjenning Hovedverneombud (HVO) og verneombud (VO) HVO skal samordne og koordinere VOs virksomhet og har ellers samme myndighet som VO. Med samordning menes bl.a. at spørsmål som berører flere verneområder og spørsmål av prinsipiell art skal legges frem for HVO. HVO og VO skal ha en overvåkende, rådgivende og veiledende rolle i arbeidsmiljøspørsmål og medvirke på sitt nivå. De skal ivareta medarbeidernes 2 interesse i arbeidsmiljøspørsmål og være en støtte for medarbeiderne. De er medarbeidernes representanter i HMS-saker. HVO og VO skal: bidra til å løse eventuelle arbeidsmiljøproblemer på lavest mulige nivå i organisasjonen forsøke aktivt å unngå «klagemurholdning» og komme over på aktivt og problemløsende arbeid ivareta de oppgaver som er pålagt hovedverneombud/verneombud gjennom Arbeidsmiljøloven aktivt foreslå tiltak for å styrke arbeidsmiljøet delta i vernerunder innen sitt verneområde sammen med aktuelle linjeledere Dette siste punktet gjelder verneombudet. Hovedverneombudet kan delta hvis han/hun selv ønsker det eller blir bedt om det. 2 Med medarbeider menes i dette dokumentet alle tilsatte.

11 HiT HMS - 2 Ingrid K. Reitan John W. Viflot Hovedarbeidsmiljøutvalget og de lokale arbeidsmiljøutvalgene Det er opprettet et hovedarbeidsmiljøutvalg for hele høgskolen. Utvalget har 3 representanter fra arbeidstakersiden og 3 fra arbeidsgiversiden. Hovedverneombud er oppnevnt, og er én av arbeidstakersidens representanter i arbeidsmiljøutvalget. Det er etablert lokale arbeidsmiljøutvalg for hvert studiested. Arbeidsmiljøutvalget for hele Høgskolen i Telemark har benevnelsen hoved-amu. Arbeidsmiljøutvalgene som er opprettet for hvert verneområde ved høgskolen har benevnelsen lokal-amu. Hoved-AMU og lokal-amuene skal: virke for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår medarbeidernes helse, miljø og sikkerhet behandle saker i samsvar med bestemmelser i Arbeidsmiljøloven og Hovedavtalen Hoved-AMU har fastsatt følgende regler om fordeling av arbeidsoppgaver mellom hoved- AMU og lokal-amuene. Lokal-AMUene har arbeidsoppgaver og beslutningsmyndighet på påfølgende områder: i saker som vedrører bedriftshelsetjeneste og interne vernetjeneste, herunder opplæring, når disse avgrenser seg til lokal-amus eget verneområde i saker som gjelder forebyggende vernetiltak innenfor lokal-amus verneområde i spørsmål som gjelder arbeid for medarbeidere med nedsatt funksjonsevne som er knyttet til lokal-amus verneområde lokal-amuene kan bringe saker ved overnevnte kulepunkter inn til hoved-amu dersom de finner det hensiktsmessig eller nødvendig lokal-amuene kan gi uttalelse i saker ved ovennevnte kulepunkter og som gjelder hele høgskolen, dersom hoved-amu ber om det sekretærfunksjonen for lokal-amuene ivaretas ved at et av utvalgsmedlemmene har denne oppgaven 2.14 Arbeidstakerorganisasjonene De tillitsvalgte i arbeidstakerorganisasjonene bistår sine medlemmer i saker som gjelder lønns- og arbeidsvilkår og gir råd og hjelp i alle forhold som knytter seg til arbeidssituasjonen. I HMS-saker kan tillitsvalgte også samarbeide med verneombudene, når verneombud ber om dette. Enhver tillitsvalgt kan fremme saker til lokal-amu gjennom sin representant i utvalg. Oversikt over organisasjonene og hovedtillitsvalgte: Læringsmiljøutvalget Læringsmiljøutvalget (LMU) har en sentral rolle i arbeidet med læringsmiljø ved HiT. Utvalget skal bidra til at bestemmelsene i 4-3 i Lov om universiteter og høyskoler, første og annet ledd, blir gjennomført ved å: delta i planleggingen av tiltak om læringsmiljøet nøye følge utviklingen i spørsmål som angår studentenes sikkerhet og velferd hvert år avgi rapport om HiTs arbeid med læringsmiljø til styret Utvalget har like mange representanter for studenter og medarbeider, fire faste og fire vararepresentanter hver. SiTel læringsmiljø har en fast observatør i LMU. Observatører kan

12 HiT HMS - 2 Ingrid K. Reitan John W. Viflot forøvrig kalles inn ved behov. For å ivareta kontakten mellom LMU og hoved-amu kalles HVO inn som observatør og har talerett i møtene SOT/SRS Et studentrådsstyre (SRS) velges blant studentene på studiestedet i det årlige studentvalget i regi av SOT. SRS skal bistå studentene i HMS-relaterte saker.

13 HiT HMS - 3 Ingrid K. Reitan John W. Viflot Lover og forskrifter Arbeidsgiver skal sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er særlig viktig for virksomheten TEMA LOV FORSKRIFT INSTRUKS/VEILEDER/ BROSYRE Arbeidsmiljø Arbeidsmiljøloven Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid Lov om universitet og høyskoler Forskrift om forplantingsskader og arbeidsmiljø (gravide) Brann/ Brannvern Elektrisk anlegg Førstehjelp Grønt miljø/ Forurensing Inneklima og luftkvalitet Brann og eksplosjonsvernloven Lov om tilsyn med elektrisk anlegg og elektrisk utstyr Lov om vern om forurensing og om avfall Arbeidsmiljøloven 4-4(1) og (2) Forskrift om miljørettet helsevern Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn. Forskift om sikkerhet ved arbeid i og drift av elektrisk anlegg. Forskrift om wlektriske lavspenningsanlegg med veiledning Forskrift om elektrisk utstyr Avfallforskriften Kjemikalforskriften 10 om ventilasjon Forskrift for badeanlegg, bassengbad og badstue Veileder til forskift om brannforebyggende tiltak og tilsyn 004/Veiledning/Fobtotlav.pdf Veileder om førstehjelp l?tid=79126 Veileder om klima og luft på arbeidsplassen oad2.php?tid=79437 Faktaside om varme og kulte på jobben d=78340 Systematisk HMSarbeid Arbeidsmiljøloven 3-1 HMS-forskriften Kjemikaler Arbeidsmiljøloven 4.5 Stoffkartotek forskiften Kjemikalieforskriften Forskrift om vern mot eksponering av biologiske faktorer Støy Arbeidsmiljøloven 4-4 Forskrift om vern mot støy på arbeidsplassen Tilrettelegging av arbeidsplassen og arbeidet Arbeidsmiljøloven Kap. 4 Lov om forbud mot diskriminering på grunn av nedsatt funksjonsevne Forskrift om arbeid ved dataskjerm Forskrift om arbeidsplass og arbeidslokaler Forskrift om bruk av arbeidsutstyr Forskrift om tekniske innretninger 8 Vernetjenesten Arbeidsmiljøloven 6 Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg Mattrygghet BHT Forskrift om virksomheter innen visse bransjer skal ha godkjent BHT Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedrifts helsetjeneste og godkjenning av bedriftshelsetjeneste Strålevern Stålevernsloven Strålevernforskriften Forskift om vern mot kunstig optisk stråling på arbeidsplassen Administrative normer for forurensing i arbeidsatmosfæren tml?tid=78034 Veileder til kjemikalieforskriften tml?tid=78045 Orientering om vernetjenesten oad2.php?tid= sider/mattilsynet/kravlister/undervisning- --mattrygghet/?bransjeid=5405

14 HiT HMS 4 Ingrid K. Reitan John W. Viflot Internkontrollrutiner Internkontrollrutinene omfatter vernerunder (kartlegging av hovedsakelig det fysiske arbeidsmiljøet), medarbeidertilfredshetsundersøkelse (kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet), risikovurderinger, meldeskjema for avvik, personskader og ulykker, samt ledelsens gjennomgang av internkontrollarbeidet. 4.1 Vernerunder Formål Vernerunder er en forebyggende HMS-aktivitet der formålet er å hindre at avvik eller uheldige arbeidsmiljø/læringsforhold oppstår, avdekke eventuelle risikoforhold/avvik og sikre at forbedringer utføres Ansvar Leder for driftsenhetene 3 har ansvar for å organisere, planlegge og gjennomføre vernerunder for medarbeidere og studenter. Leder for driftsenheten har også ansvar for å følge opp tiltaksplan i etterkant av gjennomført vernerunde. Den daglige oppfølgingen av HMS kan delegeres til de funksjoner som leder for driftsenhet finner hensiktsmessig. Ved HiT vil vernerunder som inkluderer studentene ivaretas av fakultetene og driftstjenesten. Fakultetene vil fokusere på spesialområdene og Driftstjenestene fokusere på fellesområdene. Medarbeidere har ansvar for å delta aktivt med innspill i forbindelse med vernerunde vedrørende forhold som har eller kan ha innvirkning på arbeidsmiljøet og sikkerheten. Medarbeidere formidler innspill til leder for driftsenheten eller verneombudet for gjeldende driftsenhet. Studentene har ansvar for å delta aktivt med innspill i forbindelse med vernerunde vedrørende forhold som har eller kan ha innvirkning på læringsmiljøet og sikkerheten. For studentene vil SRS sørge for deltagere i vernerunden og inneha en koordinerende rolle med fakultetene og Driftstjenesten Deltagere i vernerunde for medarbeidere/studenter leder for driftsenhetene eller den med delegert myndighet verneombudene deltar på vernerunder innenfor sitt verneområde SRS eller student oppnevnt av lokal SRS deltar på vernerunder innenfor de områder som angår læringsmiljø og som angår studentenes HMS 3 Som fotnote i kap 2.6 for en definisjon.

15 HiT HMS 4 Ingrid K. Reitan John W. Viflot I tillegg kan følgende delta, om det utrykkes behov av leder for driftsenheten, SOT/SRS eller verneombud: arbeidsmiljøutvalgets medlemmer hovedvernombud HMS-koordinator bedriftshelsetjenesten SiTel laboratorieansvarlig LMU Bedriftshelsetjenestens deltakelse i vernerunder er aktuell når mer kompliserte arbeidsmiljøforhold skal vurderes eller spesialtiltak skal gjennomføres Gjennomføring av vernerunder Vernerunden initieres av driftsenheten og det skal gjennomføres minimum en gang pr kalenderår eller oftere ved behov. Vernerunder bør gjennomføres i løpet av vårsemesteret. Vernerunden består av følgende tre deler: Formøte Før vernerunden skal det alltid holdes et formøte. I dette møtet skal det utarbeides en plan for gjennomføring av vernerunden tilpasset driftsenhetens behov. På formøtet skal også sjekkliste og tiltaksliste fra forrige vernerunde gjennomgås. Dersom det har inntruffet spesielle hendelser siden siste vernerunde (ulykker, nestenulykker, materiell/utstyrsskader), skal dette refereres. Deltakerne skal også oppdatere seg på lov/regelendringer. Vernerunden HiTs sjekkliste skal danne utgangspunkt for vernerunden. Denne fylles ut under selve gjennomgangen. Ettermøte Etter vernerunden skal sjekklisten gjenomgås, og det skal settes opp en tiltaksliste. De forhold som det besluttes å gjøre noe med føres opp i tiltakslisten Tiltaksplan Tiltakslista skal ha forslag til løsninger, angi prioritet, sette opp ansvarlig funksjon for tiltak og angi dato for ferdigstillelse. Tiltakslistene fremsendes lokalt-amu, verneombud, og PO-seksjonen. Punktene i tiltakslistene som angår studenter fremsendes SRS og LMU. Punkter i tiltakslistene som angår ansvarsområdet til driftstjenestene fremsendes disse. Personalsensitive saker skal ikke distribueres. På bakgrunn av prioriteringer i lokal-amuene, utarbeider hoved-amu et utkast til handlingsplan for HiT Dokumentasjon/arkivering/publisering Sjekklister og tiltakslister i utfylt stand arkiveres i ephorte under prosjekt HMS av leder for driftsenheten eller den som har delegert myndighet. Driftsenhetene vurderer om saker som er offentlige skal publiseres etter intern praksis ved enheten.

16 HiT HMS 4 Ingrid K. Reitan John W. Viflot Medarbeidertilfredshetsundersøkelse Formål Kartlegge medarbeidernes vurdering av eget arbeidsmiljø og hvordan de opplever jobben med sikte på å videreutvikle det lokale arbeidsmiljøet Ansvar Alle ledere med personalansvar har ansvar for å gjennomgå rapporten, gjennomføre utviklingssamtaler på individ- og gruppenivå, lage tiltaksplaner og iverksette påfølgende tiltak i egen enhet. Medarbeiderne har ansvar for å svare på undersøkelsen og medvirke i oppfølgingsarbeidet Deltagere leder og alle medarbeiderne i enheten Gjennomføring av medarbeidetilfredshetsundersøkelsen Undersøkelsen gjennomføres annet hvert år. Undersøkelsen gjennomføres anonymt. På bakgrunn av svarene utarbeides rapport for hver enhet, aggregert rapport for driftsenhetene og for hele HiT. Rapportene danner utgangspunkt for gruppesamtaler og forbedringsprosesser Utviklingssamtaler på individ- og gruppenivå Utviklingssamtalene brukes til å drøfte rapportene fra undersøkelsen og til å utarbeide tiltaksplaner Dokumentasjon/ arkivering/publisering Den enkelte medarbeider får tilgang til rapporten for egen enhet og tilhørende driftsenhet. Leder får tilgang til rapporter fra underliggende enhet og tiltaksplaner for disse.

17 HiT HMS 4 Ingrid K. Reitan John W. Viflot Risikovurdering En risikovurdering, jf internkontrollforskriften 4, er en grundig gjennomgang av hva som kan forårsake skade eller sykdom på arbeidsplassen eller i læringsmiljøet. Med risiko menes sannsynligheten for og konsekvensen av at noe uønsket skal hende eller utvikle seg. Risiko = sannsynlighet x konsekvens Formål Sikre at enhetene kartlegger og vurderer risikofylt aktivitet, samt utarbeider tilhørende planer og tiltak for å minimere risiko for at uønskede hendelser som kan medføre skade på mennesker, materiell og ytre miljø Risikovurdering/kartlegging Risikovurdering munner ut i en oversikt over hvilke risiki som er til stede i organisasjonen og hvilke tiltak som skal iverksettes for å minimere risikoen. Resultat fra øvrige kartlegginger (vernerunder og medarbeiderundersøkelsen) inngår og gir grunnlag for risikovurderingen Ansvar Leder for driftsenhetene har ansvar for å gjennomføre risikovurdering innenfor eget virksomhetsområde og etter de forhold som kan medføre skade på mennesker, materiell/utstyr og forurensninger/utslipp, og at forebyggende tiltak prioriteres og gjennomføres. Om risikovurderingen avdekker at driftenheten har risiki som krever tiltak, er det driftsenhetene som har ansvaret for å følge opp dette. Leder for driftsenhetene kan delegere utførelsen av risikovurderingen til de som er direkte involvert i de daglige aktivitetene. Risikovurdering skal utføres eller revideres en gang per kalenderår (eller ved behov) Deltagere Følgende skal delta på risikovurderingene leder for driftsenhetene eller medarbeidere som har fått delegert myndighet medarbeidere som er direkte involvert i de daglige aktivitetene på driftsenhetene I tillegg kan de involvere: representanter fra andre aktører i samme arbeidslokaler andre som driftsenheten anser naturlig verneombud og SRS lokal-amu 4 Internkontrollforskiften 5: kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene.

18 HiT HMS 4 Ingrid K. Reitan John W. Viflot Gjennomføring av risikovurdering En risikovurdering deles inn i følgende fire trinn: Trinn 1: Identifiser farekildene Det vurderes hva som kan gå galt, og det lages en oversikt over farer. Trinn 2: Vurder mulige konsekvenser og sannsynlighet Faremomentene vurderes og kvantifiseres med tanke på sannsynlighet og konsekvens. Trinn 3: Identifisere og vurder tiltak for å redusere risikoen Faremomentene vurderes med tanke på om skaden kan forhindres, og det skal vurderes hva som skal gjøres for å begrense skadene dersom det likevel skulle skje. Trinn 4: Beslutte tiltak og videre arbeid Det skal dokumenteres hvilke faremomenter som finnes, hva som skal gjøres, når det skal være gjort, og hvem som har ansvaret for at det blir gjennomført. En enkel handlingsplan med tiltak og ansvar utarbeides Dokumentasjon/arkivering/publisering Handlingsplan og risikovurderingsskjema i utfylt stand arkiveres i ephorte under prosjekt HMS av leder for driftsenheten eller den som har delegert myndighet. Driftsenhetene vurderer om saker som er offentlige skal publiseres etter intern praksis ved enheten. For utførelse av risikoanalyse: For hjelpeskjema for risikoanalyse:

19 HiT HMS 4 Ingrid K. Reitan John W. Viflot Registrering av avvik, personskader og ulykker 4.4.1Formål Formålet med denne rutinen er å dokumentere avvik, personskader og ulykker som ledd i en erfarings- og læreprosess for å sikre en permanent reduksjon av slike hendelser Rapportering På skjemaet Meldeskjema for avvik, skader og ulykker skal følgende hendelser rapporteres: avvik fra rutiner, instrukser, lover og forskrifter personskader som medfører sykefravær eller behandling av helsepersonell personskader som krever førstehjelp fra kollegaer eller andre tilløp til ulykker/hendelser som kunne gått galt (farlige forhold) skader på maskiner, utstyr og bygninger som følge av feil eller uriktig bruk og som knytter seg til hendelser, jf punkt 1.1. om HMS-mål utilsiktet utslipp av miljøskadelige stoffer eller gasser Rapport ved skader skal fortrinnsvis skrives av de involverte. Verneombud ved driftsenheten skal involveres og signere rapporten. Dersom det oppstår skader eller ulykker blant medarbeidere og studenter ved en driftsenhet, skal dette rapporteres til leder for driftsenheten. Ved avvik utfylles rubrikkene i skjemaet og leveres leder for driftsenheten, verneombud og ved studentskade SRS. Leder for driftsenhetene sørger for at avvikene følges opp og at tiltak iverksettes Varsling og melding For håndtering av død eller alvorlig skade henvises til beredskapsplanen. Ved død eller alvorlig skade skal driftsenhetene varsle politi og Arbeidstilsynet. Rektor skal informeres. Hendelsen skal melders skriftlig til Arbeidstilsynet. Alle skader eller yrkessykdommer som gjør det nødvendig med medisinsk behandling eller medfører arbeidsuførhet i mer enn 3 dager skal meldes til NAV. Meldingen skal gis på skjema: Melding om yrkesskade eller yrkessykdom som er påført under arbeid på norsk/utenlandsk landterritorium Fordeling, registrering, og arkivering Meldeskjemaet og NAV-skjemaet leveres til: leder for driftsenhetene, eventuelt HMSkoordinator. Hendelsesrapporten følges opp i driftsenheten. Rapport av hendelsene ved driftsenhetene skal framlegges lokal-amu og alle hendelser ved HiT framlegges hoved-amu en gang i året.

20 HiT HMS 4 Ingrid K. Reitan John W. Viflot Dokumentasjon/arkivering/publisering Meldeskjema i utfylt stand arkiveres i ephorte under prosjekt HMS av leder for driftsenheten eller den som har delegert myndighet. Meldeskjema skal krysslinkes på medarbeideres personalmappe eller studentmappa.

21 HiT HMS 4 Ingrid K. Reitan John W. Viflot Ledelsens gjennomgang av internkontrollarbeidet 4.5.1Formål Den skal sikre at internkontrollarbeidet utføres etter retningslinjene og at tiltak, avvik og eventuelle uønskede hendelser blir fulgt opp og nødvendig endringer implementert for å unngå framtidige avvik og uønskede hendelser Ansvar Direktør har ansvar for å organisere, planlegge og gjennomføre ledelsens gjennomgang av internkontrollarbeidet og fremme en årlig sak til rektors ledergruppe Deltagere: Følgende skal delta: direktør PO-direktør saksbehandler fra PO-seksjonen driftsjef HVO/VO og SRS Ledelsens gjennomgang av internkontrollarbeidet gjøres en gang pr. kalenderår før budsjettet vedtas eller ved uønskede hendelser som avvik, skade eller ulykke Utførelse Ledelsens gjennomgang av internkontrollarbeidet baserer seg på innsendte rapporter fra enhetenes vernerunder og risikovurderinger, evt. medarbeidertilfredshetsmålinger når dette er aktuelt. Ledelsens gjennomgang av internkontrollarbeidet skal påse at eventuelle avvik og uønskede hendelser følges opp gjennom tiltak og nødvendig endringer. Gjennomgangen skal ha særlig fokus på behovet for tiltak på institusjonsnivå. Det skal utarbeides en rapport til rektors ledergruppe Dokumentasjon/arkivering/publisering Arbeidet skal dokumenteres skriftlig ved at referat fra møte(ne) arkiveres i ephorte under prosjekt HMS av direktør. Direktør vurderer om referatene skal publiseres i henhold til etablert praksis ved høgskolen.

22 HiT HMS - 5 Ingrid K. Reitan John W. Viflot Øvrige elementer ved HMS-systemet ved HiT HMS-systemet ved HiT består av flere elementer som kort beskrevet nedenfor. For utfyllende informasjon og skjema henvises det til høgskolen nettside under HMS Brannvern Statsbygg som eier av undervisningslokaler og kontorer, er brannvernleder. Det er brannalarm i alle høgskolens bygninger. Hovedbygningene har branndører i alle etasjer, og det er branninstruks oppslått på alle undervisningsrom eller ganger. Ved brann/brannalarm har den som underviser ansvar for evakuering av sine studenter. Både medarbeidere og studenter har ansvar for å bistå med evakuering av personer med nedsatt funksjonsevne. Høgskolen har egne brukerkoordinatorer på hvert studiested. Bø, Notodden, Porsgrunn, Rauland og Drammen. Ved behov kontaktes leder for driftstjenesten for å få oppgitt navn og mobilnr til brukerkoordinatorene. Studiestedene har retningslinjer for brannvernorganisering, orientering om brannverntiltak og plan for brannvern som brukerkoordinator har ansvar for. Høgskolen har ansvar for å gjennomføre brannøvelser i samarbeid med Statsbygg. Høgskolen som bruker av lokalene, har videre ansvar for organisering av egen sikkerhet for brann, herunder: organisering av etasjeansvarlige opplæring av eget personell oppheng og ajourhold av branninstrukser å holde rømningsveier ryddige å rapportere om feil og mangler på håndslukkeutstyr, røykvarslere, nødlys o.l. til Statsbygg Driftstjenesten i samarbeid med fakultetene har ansvar for å iverksette ekstraordinære sikringstiltak for HiT ved aktivitet som kan føre til fare for antennelse eller brannspredning, som f.eks. varme arbeider (sveising, sliping o.l.) samt oppbevaring av og merking av brannfarlige varer Dokumentasjon/arkivering/publisering All dokumentasjon vedrørende brannøvelser og brannverninstruks arkiveres i ephorte under prosjekt HMS. PO-direktøren i samråd med studiestedets brukerkoordinator vurderer om dokumentasjonen skal publiseres i henhold til etablert praksis ved høgskolen.

23 HiT HMS - 5 Ingrid K. Reitan John W. Viflot Sykefravær HiT er en IA- bedrift og det innebærer at medarbeidere kan bruke egenmelding i til sammen 24 kalenderdager i løpet av en 12-måneders periode. For registrering av sykefravær bruker de faglige medarbeidere egenmeldingsskjemaet og medarbeidere som bruker ESS, registrer fraværet i ESS. Høgskolen fører statistikk over sykefraværet og kvartalsvise tall legges fram som sak for Hoved-AMU. Følgende rutiner gjelder for sykefraværsoppfølging: sjekkliste sykefravær individuell oppfølgingsplan oppfølging av kortidsfravær egenmeldingsskjema for faglige medarbeider Det kan søkes NAV om tilskudd ved utfylling av tilretteleggingsskjema individuelle tiltak/grupper. For mer informasjon: Avtale om inkluderende arbeid (IA-avtalen) HiT undertegnet avtale om et mer inkluderende arbeidsliv Avtalen er fornyet og gjelder fra 1. mars desember HiT har utarbeidet en handlingsplan for IAarbeidet i samarbeid med tillitsvalgte, hovedvernombud, NAV representant og PO-seksjonen. For mer informasjon: Arbeidslivets komité mot alkoholisme og narkomani (AKAN) HiT har en avtale med AKAN. Formålet med avtalen er å opprettholde et rusfritt arbeidsmiljø, motivere medarbeidere ved høgskolen med rusmiddelproblemer til behandling, og hjelpe medarbeidere som får rusmiddelproblemer til å fortsette i sitt arbeid. For håndtering av rusmisbruk følges AKANs retningslinje HiT/HMS/AKAN/Retningslinjer. For mer informasjon: Bedriftshelsetjenesten (BHT) HiT har kontrakt med bedriftshelsetjeneste StaminaHOT og Senter for Arbeidshelse og Miljø i Telemark (SAMT). BHT har et faglig personale som er i stand til å gi rådgivning innen: arbeidsmedisin/arbeidshelse yrkeshygiene (måling av belysning, luftkvalitet m.m.) psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø systematisk HMS-arbeid

24 HiT HMS - 5 Ingrid K. Reitan John W. Viflot Kontaktpersoner: StaminaHOT Porsgrunn: StaminaHOT Notodden: SAMT Bø: Siv Hanne W. Grislingås, siv.h.grislingas@staminahot.no Arvid Røed, arvid.roed@staminahot.no Per Tollefsen, post@samt.no For mer informasjon: HiT/HMS/Bedriftshelsetjenesten 5.6 Rutine for konflikthåndtering HiT har utarbeidet et rammeverk for atferd og handlemåte som ønskes forsterket ved høgskolen. Rammeverket skal bidra til økt bevissthet om egen atferd, aktualiserer egen tankemåte og handlingsmønster. For mer informasjon: HiT/HMS/Konflikthaandtering 5.7 Beredskapsplan HIT har en beredskapsplan som viser hvordan ulike typer kriser skal håndteres. Dette er situasjoner som kan utgjøre en umiddelbar trussel mot liv, helse eller store materielle verdier. For mer informasjon: HiT/HMS/Krisehaandteringsplan 5.8 Helsefremmende aktiviteter Medarbeidere kan benytte 1 time av arbeidstiden pr. uke til helsefremmende aktiviteter. Med helsefremmende aktiviteter menes kun aktiviteter organisert i høgskolens regi. Tiden som medgår til trening skal ikke inn på arbeidsplanen. For mer informasjon: Grønn høgskole (ytre miljø) HiT arbeider for å redusere miljøbelastningen av egen virksomhet og skape miljøbevisst adferd hos medarbeidere og studenter. Høgskolen satser spesielt på miljøforbedring på følgende områder: avfall, energi, innkjøp og transport. Hvert år lages det en handlingsplan for miljøforbedrede tiltak. Høgskolen deltar årlig i samarbeid med Telemark fylke på den Europeiske mobilitetsuka som finner sted september måned. For mer informasjon:

25 HiT HMS - 5 Ingrid K. Reitan John W. Viflot Øvrige retningslinjer som vedrører HMS-området retningslinjer for refusjon av utgifter til spesielle briller for skjermterminalarbeid intern varslingsrutine for HiT etiske retningslinje ved seksuell trakassering i HiT sikkerhetshåndboken for studiested Drammen

26 HiT HMS - 6 Ingrid K. Reitan John W. Viflot Revisjon av HMS-systemet 6.1 Formål Sikre at HMS- systemet ved HiT er tilpasset høgskolen og at det virker etter hensikten og revideres om påkrevd. De ulike elementene ved HMS -systemet revideres etter behov eller ved endring i lov og/eller forskrift. 6.2 Ansvar Direktør har ansvar for revisjon av HMS-systemet. PO-direktør skal bistå i å planlegge, organisere og gjennomføre revisjonen av HMS- systemet. Leder for driftstjenesten har ansvar for å revidere grønt miljø. 6.3 Deltagere Følgende skal delta: direktør PO-direktør saksebehandler fra PO-seksjonen HVO Følgende kan delta: andre som anser naturlig og har ekspertise på området som revideres tillitsvalgte VO og SRS 6.4 Utførelse Revisjon av HMS-systemet kan legges til ledelsens periodiske gjennomgang av internkontrollarbeidet ( se kap 4.5). Der det er nødvendig skal HMS-systemet endres etter gjennomgangen. Det skal avklares om oppsatte mål er nådd, om rutinene er gode nok, om de følges og om det stilles nye krav i lov og forskrifter. Der det er nødvendig skal rutinene endres etter gjennomgangen og meddeles driftsenhetene. 6.5 Dokumentasjon/arkivering/publisering Arbeidet skal dokumenters skriftlig ved at referat fra møte(ne) arkiveres i ephorte under prosjekt HMS av direktør. Direktør vurderer om referatene skal publiseres i henhold til etablert praksis ved høgskolen.