Brukerdokumentasjon - Medarbeideren

Transkript

1 Brukerdokumentasjon - Medarbeideren Medarbeideren er et program for arbeidsplanlegging og oversikt over ressursdisponeringen for medarbeiderne i menigheten / kirkelig fellesråd. Medarbeideren er også integrert med LabOra portal, slik at du kan få publisert et møte samtidig som du definerer aktiviteten i Medarbeideren. Medarbeideren er utviklet av: Duplo Data AS 4110 Forsand Telefon: E-post: support@duplo.no Hjemmeside: Oppdatert: 12. november 2008 ~ 1 ~

2 Innhold GENERELT OM MEDARBEIDEREN... 4 OVERSIKT... 4 Ovenstående bilde er delt i fire:... 4 Meny og ikoner... 5 Funksjonstaster... 5 Pålogging... 6 SYSTEMOPPSETT... 8 RESSURSER... 9 UTSTYR... 9 Nytt utstyr... 9 Rediger opplysninger om utstyr Slett Utstyr... 9 Legg til kontaktperson LOKALER Registrer nytt lokale Slett lokale Rediger opplysninger om lokale Legg til kontaktperson PERSONER KONTAKTER Høyre musetast/hurtigvalg Listevisning Søk på kontakter Kontaktkortvisning Registrere ny kontakt Velg organisasjon Stabsfunksjoner Slett stabsfunksjon Brukerinformasjon Rettigheter Rediger Rettigheter til en bruker Slett Rettighet/Rolle til en bruker Slett bruker Standard organisasjon Rolle Rediger kontakt Slett kontakt VISNING AV KONTAKTER Sortering Gruppering Endre kolonnebredde SKRIV UT LISTE ELLER ETIKETTER Etiketter SEND E-POST SMS Bestille sms-tjenesten Send SMS GRUPPER Høyre musetast/hurtigvalg Opprett ny gruppe Rediger opplysninger om gruppe Skriv inn navn/endre navn på gruppen Slett kontaktperson LEGG TIL PERSONER TIL EN GRUPPE Skriv inn navn/endre navn på gruppen ~ 2 ~

3 Vis personer i en gruppe Rediger personopplysninger Slett medlem av gruppen IMPORTER KONTAKTER HENDELSER Spesielle valg på verktøylinjen Vis flere kalendere NY AVTALE Regelmessig hendelse Søk etter ressurs Rediger avtale Legg til Ressurs til opprettet avtale Slett avtale Rediger regelmessig hendelse Kopier avtale Vis hendelser for ressurser SEND SMS SEND E-POST E-post til kontakter RAPPORTER Utskrift fra kalendervisningen KALENDER LISTEVISNING RAPPORTOPPSETT ANDRE RAPPORTER - HENDELSESRAPPORT SYNKRONISERING MED MICROSOFT OUTLOOK SYNKRONISERING MED TELEFON INTEGRASJON MED PORTALLØSNING FAVORITTER NY BRUKER AV MEDARBEIDEREN E-post invitasjon ENDRE PASSORD ~ 3 ~

4 Generelt om Medarbeideren Medarbeideren er utviklet for at organisasjonen(e) på en enkelt måte skal få oversikt over disponeringen av personer, utstyr og lokaler. Det gir også oversikt over hendelser og grupper. For at systemet skal fungerer optimalt bør alle medarbeidere logge seg på når de er i arbeid, enten dette er hjemmefra eller fra et lokale som er tilgjengelig. Dette gir lederne og andre kolleger en oversikt over hvor den enkelte medarbeider er til enhver tid, og som igjen gir bedre service utad. Oversikt Ovenstående bilde er delt i fire: * På venstre side er en oversikt over hovedfunksjoner [Navigasjon] * Andre del viser detaljer for den hovedfunksjon du har valgt. [Personer/Hendelser/Ressurser] * Tredje del viser detaljer for den funksjonen du har valgt i andre del av skjermen. Du kan vise oversikten over flere ressurser samtidig * Fjerde del viser en kalender for valg av dag eller periode. * Du kan fjerne venstre del ved å klikke på i venstre del (til høyre for teksten Navigasjon.) * Du kan ta bort navigasjon i midterste del ved å klikke på tegnet som står mellom andre og tredje skjermbildedel. * Ved å klikke på helt til høyre vises navigasjonsdelen av skjermbilde igjen. * Ved å klikke på igjen, blir Navigasjon stående fast. * Navnet på innloggede bruker står i parentes etter Min kalender. * Dagens dato og dagen i kirkeåret vises under valgt ressurs ~ 4 ~

5 * Alle dager hvor det er registrert avtale(r), er markert med fet skrift i kalendervisningen (til høyre). Dagens dato er markert med en rød ramme rundt datoen. * Tidspunkt NÅ er markert med en gul strek i timeplanen (tidslinjen) uavhengig av valgt dag. Nederst i kalenderen er det 4 symboler: << Første ressurs >> Siste ressurs + Vis flere ressurser Vis færre ressurser (Dette gjelder hvis en har flere ressurser (vinduer) ved siden av hverandre) De to første er aktuelt å benytte dersom du har valgt mange ressurser, og du raskt ønsker å gå mellom første og siste ressurs i oversikten over valgte ressurser. De to siste er aktuelt å benytte dersom du har markert flere ressurser, og ønsker å redusere visning av disse, og igjen viser flere av de valgte. I disse tilfeller vises symbolet helt til høyre, og når du trykker på teksten [Navigasjon] vises navigasjonsdelen av skjermbilde igjen. Meny og ikoner Meny og Ikoner under menylinjen vil variere avhengig av hvilken funksjon som du benytter. Normalt vil du finne menypunktene Fil Rediger Vis Verktøy Hjelp Enkelte av funksjonene i menypunktene og ikonene kan nås ved funksjonstaster. Funksjonstaster Det kan være lurt å lære seg funksjonstastene for å kunne ha raskere tilgang til systemet, og redusere bruk av mus. Gruppe Funksjon Tast Generelt Hjelp F1 Oppdater F5 Finn status Ctrl+F Borte Ctrl+B Gå til dato Ctrl+G Hendelse (Kalender) Ny avtale Ctrl+N Rediger en avtale Ctrl+E Slett en hendelse Del Kopier en hendelse Ctrl+C Ny kontakt Ctrl+N Personer (Kontakter og grupper) Rediger Ctrl+R Slett Ctrl+D Merk alle Ctrl+A Ny Ctrl+N Ressurser (Utstyr og lokaler) Rediger Ctrl+R Slett Ctrl+D Merk alle Ctrl+A ~ 5 ~

6 Pålogging Klikk på for å starte programmet. Ved lokal installasjon av programmet ligger filen LabOra.exe på katalogen "C:\Programfiler\Duplo Data AS\LabOra Framework\LabOra.exe" Angi brukernavn og passord. Ved første gangs pålogging må du bruke det brukernavn og passord du har fått fra Duplo Data. Du kan endre dette i programmet. (Brukernavnet huskes av programmet, slik at du senere kun trenger å skrive inn passordet) Velg ønsket språk Du kan ved pålogging velge ulike språk, som medfører at teksten som vises i programmer er ulik. Valg Forklaring English (ENA) Engelsk amerikansk English (ENU) Engelsk europeisk français (FRA) Fransk norsk (bokmål) (NOR) Norsk bokmål norsk (nynorsk) (NON) Norsk nynorsk suomi (FIN) Finsk svenska (SVE) Svensk svenska (SVF) Svenskfinsk Klikk [OK] ~ 6 ~

7 Her vises en oversikt over de stedene som er registrert som kontor/arbeidssteder. Du kan legge til aktuelle steder i programmet. Dersom du jobber fra hjemmekontor krysser du av for dette. Dette gir informasjon til andre brukere om hvor du er tilgjengelig fra (se Finn status ) Hvis det er registrert mange brukersteder, vil disse vises som en liste. Programmet husker sist valgte brukersted. Velg arbeidssted. Klikk [OK] Ressurser leses inn samtidig som åpningsbildet til Medarbeideren vises. Eventuelle oppdateringer av programmet siden du sist var inne, blir oppdatert automatisk. Deretter vil du få opp din kalender for i dag. Programmet åpnes på Min kalender. ~ 7 ~

8 Det arbeidsstedet som er valgt ved pålogging, står i bunnlinjen på programmet. Systemoppsett Alt det du ser under dette menypunktet organiseres av den person som administrerer systemet i din organisasjon. Har du ønsker om andre etiketter i forbindelse med definering av hendelser i kalenderen, bør du ta kontakt med administrator. Alle brukerne er definert med en rolle, som gir visse rettigheter i systemet. Tabellen nedenfor vise hvilke rettigheter hver rolle gir. Funksjon Administrator User Restricted user Guest Delfunksjon Opprett Endre Slette Opprett Endre Slette Opprett Endre Slette Opprett Endre Slette Organisasjon X X X Lokaler X X X X X X Utstyr X X X X X X Kontakt X X X X X X X X X Brukere X X X Grupper X X X X X X Hendelser X X X X X X X Hendelser kun egne X X Hendelser kun lese X X X Sende SMS X X X X X X X X X X X X Sende e-post X X X X X X X X X X X X ~ 8 ~

9 RESSURSER Utstyr For å få full oversikt i forbindelse med møter og arrangement som skal avholdes, er det viktig at man samtidig reserverer utstyr og lokaler. På denne måten vil man kunne se om møte kan avholdes med både personer, nødvendig utstyr som skal benyttes under arrangementet og lokalet. Utstyr som skal benyttes i forbindelse med reservasjon når du skal avtale møter og arrangement må registreres. Utstyret registreres under den enkelte organisasjon. Nytt utstyr Velg Utstyr under Ressurser. Velg Organisasjon. Klikk på [Nytt utstyr] eller bruk høyre musetast eller Ctrl+N. Skriv inn navn på utstyret Skriv inn/velg nødvendige opplysninger om utstyret. Rediger opplysninger om utstyr. Merk posten Klikk på [Rediger utstyr] eller Ctrl+R Skriv inn endringene. Slett Utstyr Merk posten Klikk på [Slett utstyr] eller Ctrl+D Type velg type som utstyret hører til Plassering Her vises oversikt over definerte lokaler. Utstyret er til utlån benyttes der det er aktuelt å låne ut utstyret til andre. Tillat planlegging - må krysses av hvis ressursen skal kunne knyttes til en avtale Annet benyttes for å kommentere objektet. Kontaktpersoner velg kontaktpersoner for objektet ved knappen [Legg til kontaktperson] Trykk [Lagre & Lukk] når registreringen er ferdig. ~ 9 ~

10 Legg til kontaktperson Klikk på [Legg til kontaktperson] og velg en aktuell kontaktperson for lokalet. Skriv inn søkekriteriet. Du kan skrive hele eller deler av navnet enten det er fornavn eller etternavn. I utgangspunktet henter søket frem inntil 15 poster, men du kan endre dette tallet hvis du ønsker. Husk: Dess flere poster du henter inn, dess lengre tid tar søket. Marker personen du skal legge til som kontakt. Klikk på [Ok] Trykk [Lagre & Lukk] når du er ferdig. Lokaler Vi anbefaler at lokal systemadministrator legger inn nye lokaler, for å styre at benevnelser blir standardisert. Dersom du skal synkronisere med programmet LabOra Gudstjeneste, er det også viktig at benevnelsen på lokale som benyttes til gudstjenester er skrevet identisk i begge systemene. Dette kan kontrolleres via synkroniseringsprogrammet mellom LabOra Gudstjeneste og Medarbeideren. Alle lokaler (kontorer, kirker etc.) som skal benyttes i forbindelse med reservasjon når du skal avtale møter og arrangement må registreres. Eks.: En Menighetssal som inneholder flere rom bør Menighetssal registreres, i tillegg alle enkeltrom i Menighetssalen som kan benyttes uavhengig av hverandre. ~ 10 ~

11 Registrer nytt lokale Klikk på Lokaler (under Ressurser). Velg Organisasjon/Lokaler. Klikk [Ny] eller bruk høyre musetast eller Ctrl+N. Slett lokale Klikk på det Lokalet som du vil slette. Klikk på [Slett] eller Ctrl+D Rediger opplysninger om lokale Klikk på det Lokalet som du vil redigere. Klikk på [Rediger] eller Ctrl+R Navn - navn på lokalet. Type - benyttes til å angi om dette er et Kirkerom eller Andre rom. Sitteplasser - primært om kirkerom. Utlån - Markeres med dette. Vis ved pålogging - angis dersom lokalet skal kunne velges ved pålogging. Priser - aktuelt for lokaler som kan leies ut. Fasiliteter - beskriver hva som finnes av utstyr. Kontaktperson(er) ansvarlig for rommet. For å slette en registrert kontaktperson, velger du ikonet med rødt kryss nederst i hjørne til høyre for navnet - Fordelen ved å skrive detaljer om lokaler, er at denne informasjon vises når brukerne velger lokale i en hendelse. ~ 11 ~

12 Legg til kontaktperson Klikk på [Legg til kontaktperson] og velg en aktuell kontaktperson for lokalet. Skriv inn søkekriteriet. Du kan skrive hele eller deler av navnet enten det er fornavn eller etternavn. I utgangspunktet henter søket frem inntil 15 poster, men du kan endre dette tallet hvis du ønsker. Husk: Dess flere poster du henter inn, dess lengre tid tar søket. Marker personen du skal legge til som kontakt. Klikk på [Ok] Trykk [Lagre & Lukk] når du er ferdig. ~ 12 ~

13 PERSONER Kontakter Alle personer enten de er ansatte, frivillige, konfirmanter må registreres som kontakt i systemet. Kontakten kan kobles til en eller flere grupper. Endring av informasjon på kontakten medfører da automatisk samme person koblet til en eller flere gruppe blir endret. For ansatte og brukere av LabOra web-portal, må disse tildeles en rolle. Dette er nærmere beskrevet i brukerdokumentasjon for administratorer av Medarbeideren. Du kan velge mellom listevisning eller kontaktkortvisning. Klikk på [Kontakter] (under Personer) Klikk på [Vis] for å skifte mellom Listevisning og Kontaktkortvisning. Høyre musetast/hurtigvalg Ny Rediger Merk alle Send e-post Legg til gruppe Oppdater De mest brukte valgene finnes under høyre musetast: Listevisning Ctrl+N Ctrl+R Ctrl+A Ctrl+S F5 Søk på kontakter Bak ikonet [Filter] kan du skrive "Etternavnet" til kontakten (det er kun etternavnet det søkes på). Etter hvert som du skriver vil markøren vise hvilken post som tilsvarer dine kriterier med en sort pil helt til venstre for posten som tilsvarer dine søkekriterier. Vær klar over at du må skrive navnet slik det vises i lista, f.eks. "Olsen" skrives med stor "O" ~ 13 ~

14 Kontaktkortvisning Registrere ny kontakt Velg [Kontakter] (under Personer) Klikk på [Ny] eller klikk høyre musetast eller Ctrl+N Registrer informasjon om kontakten med alle relevante felter. Registrert navn splitter i Fornavn, Mellomnavn og Etternavn. Dersom du i listen ser at dette har blitt feil, kan du trykke på ikonet Navn, og redigere dette selv. ~ 14 ~

15 Velg organisasjon En kontakt kan knyttes til flere organisasjoner. Dette er aktuelt hvor en kontakt er aktiv i mer enn en organisasjon. Kontakten vil vises i oversikten over kontakter i den(de) organisasjonen(e) vedkommende knyttes til under Personopplysninger. Hvis kontakten også har stabsfunksjon og/eller skal ha brukertilgang til flere organisasjoner MÅ aktuelle organisasjoner velges. Det er valgfritt hvor mange opplysninger du vil fylle inn, men adresseinformasjon og e-post adresse (std) må registreres. Denne benyttes ved varsling av kontakten når det registreres en avtale på vedkommende kontakt. E-post sendes automatisk fra Medarbeideren til kontakten. Mobiltelefon gjør det mulig å sende SMS til vedkommende. Ved å klikke i feltet [Klikk her for å legge til bilde] kan du hente inn bilde av kontakten (forutsatt at du har det lagret!) Stabsfunksjoner Hvis kontakten også er ansatt (eller har en stabsfunksjon uten å være ansatt) må denne knyttes til organisasjon(er) og stabsfunksjon(er). Ved å knytte en person til en stabsfunksjon vil vedkommende automatisk bli medlem av tilhørende stabsgruppe til denne organisasjonen. Stabsfunksjon vil ofte være det samme som den stillingen vedkommende har. Men den kan også være forskjellig. Samme person kan knyttes til flere organisasjoner. Stabsfunksjonene som kan velges er identisk med de Stabsgruppene som finnes under Personer, Grupper. Listen viser de stabsfunksjoner som er definert i Systemoppsett/Organisasjon. Klikk på [Stabsfunksjoner] ~ 15 ~

16 Velg først organisasjon øverst til høyre. Velg deretter stabsfunksjon. Trykk på knappen [Legg til] når du har funnet stabsfunksjonen. Slett stabsfunksjon Marker posten under Kontaktens stabsfunksjoner. Klikk på [Fjern] Posten slettes kun fra listen over stabsfunksjoner. Vedkommende vil fortsatt være registrert som kontaktperson. Brukerinformasjon Dersom kontakten er en bruker av systemet, skal brukerinformasjon registreres. Klikk på [Opprett bruker] for å registrere Brukerinformasjon. ~ 16 ~

17 Skriv inn brukerens e-post. Når posten lagres, blir det sent en e-post til brukeren med en link for registrering av brukernavn og passord. Hvis denne ikke blir besvart (at det ikke blir registrert brukernavn og passord knyttet til denne e-postadressen, vil [Send invitasjon] være tilgjengelig for å kunne sende en ny invitasjon. Funksjonen [Send invitasjon] vil ikke være tilgjengelig hvis invitasjonen blir besvart (brukernavn og passord registrert). Rettigheter Klikk på [Legg til] Rediger Rettigheter til en bruker Klikk i enden av feltet under organisasjon eller rolle Klikk på for å åpne listeboksen. Velg organisasjon eller rolle Slett Rettighet/Rolle til en bruker Marker organisasjonen. Klikk på [Fjern] Slett bruker Vinduet for brukerinformasjon må være åpnet. Klikk på [Fjern bruker] ~ 17 ~

18 Standard organisasjon Rolle Velg Standard organisasjon (den organisasjonen som er hovedbase for vedkommende bruker). Hvis brukeren importerer kontakter fra Excel, vil kontaktene bli lagt til Standard organisasjon, dersom det ikke er valgt en annen organisasjon i forbindelse med importen. Det er 3 ulike roller: Rolle Funksjon Administrator Normalt 1 bruker pr organisasjon. Med denne kan man definere/endre systemoppsett, organisasjon, stabsfunksjoner, brukere Vanlig bruker Denne rollen har alle vanlige brukere. Man kan registrere avtaler på seg selv og til andre med denne rollen. Gjest Foreløpig ikke i bruk Rediger kontakt Velg Kontakter. Marker den posten du vil redigere. Klikk på [Rediger] eller bruk høyre musetast eller Ctrl+R. Slett kontakt Velg Kontakter. Marker den posten du vil slette. Klikk på [Slett] eller bruk Ctrl+D. Dersom du ønsker å slette en kontakt som også er bruker, får du beskjed om å slette brukeren først. Visning av kontakter Filter Klikk på [Filter] for å begrense visningen av kontakter. ~ 18 ~

19 Velg organisasjon eller velg alle kontakter. Visning av felt Du kan velge hvilke felt som skal vises i oversikten over kontakter. Klikk i feltet (til venstre for første kolonne). Skjul felt Ta vekk haken fra de feltene du ikke vil vise. Vis felt Sett hake i de feltene du vil vise. De feltene som vises er de som blir tatt med ved utskrift (Forhåndsvisning, Liste). Sortering Sortering gjelder på alle kolonner. Sorteringen er synkende eller stigende. Klikk på en kolonneoverskrift med venstre musetast. Gjenta for å velge motsatt sorteringsrekkefølge Sortering gjelder for en kolonne. Hvis du vil sortere på flere felt, kan du bruke grupperingsfunksjonen. Gruppering Du kan gruppere på ett eller flere felt. Plasser musepekeren på den overskrift som du vil gruppere innholdet etter. Hold nede venstre musetast. Flytt musepekeren til feltet over kolonneoverskriftene. Endre kolonnebredde Plasser musepekeren mellom to kolonneoverskrifter. Hold nede venstre musetast. Flytt musepekeren mot høyre/venstre for å gjøre kolonnen smalere/bredere. Skriv ut liste eller etiketter I dette valget er det to funksjoner Liste og Etiketter. Velg organisasjon og/eller marker de kontaktene du vil. Velg forhåndsvisning (klikk på piltasten til høyre i ikonet for forhåndsvisning). Klikk på [Liste] ~ 19 ~

20 Etiketter Under ikonet [Forhåndsvisning] kan du velge [Etiketter] for å skrive ut etiketter til valgte kontakter. For å velge ut noen kontakter, markerer du disse på forhånd med å holde ned Ctrltasten og klikker på de kontakter du ønsker. Musepekeren må holdes på det blå feltet til venstre før du holder nede Ctrl-tasten og klikker med venstre musetast. Hvis du har merket flere kontakter, kan du velge mellom å skrive ut Valgte eller Alle. (Alle = alle i valgt gruppe) Send e-post Velg kontakt(er) eller gruppe du vil sende e-post til. Klikk på [Send e-post] Dersom du skal sende e-post til bestemte kontakter, markeres disse kontakter først, og deretter trykker du på ikonet Ditt e-postsystem åpnes, med e- postadressen til valgte kontakter. Hvis navnet finnes i adresseboken, vil navnet settes inn slik det er i adresseboken ellers brukes e-postadressen i Til feltet. SMS For å opprette sms konto må du ta kontakt med Duplo Data tlf Du kan også sende en e-post til post@medarbeideren.no Oppgi hvilken organisasjon (fellesråd eller menighet) som sms-kontoen skal knyttes til og hvilke brukere som skal ha adgang til å sende sms. ~ 20 ~

21 Bestille sms-tjenesten Du kan sende en bestilling via Medarbeideren eller kontakt Duplo Data tlf , for å bestille konto. Velg Min Side. Logg på med samme brukernavn og passord som i Medarbeideren. Klikk på Abonnement (under SMS Administrasjon) Velg organisasjon. Klikk på bestill sms lisens. Når bestillingen er sendt kan du registrere de mobilnummer som skal kunne velges som svar nummer. Hvis du ønsker at meldingen skal sendes fra organisasjonen uten at den skal svares på, kan du registrere organisasjonens navn. Send en e-post til Duplo Data med brukernavnene til dem som skal kunne sende SMS fra Medarbeideren. Når avtale er opprettet og tilgang til SMS er registrert på brukeren, vil SMS være klar til bruk. ~ 21 ~

22 Avsendernummer Administrator kan nå registrere mulige avsenderadresser (se Fra-feltet for Send SMS). Foruten mobilnummer, som også vises som avsender til mottakeren, kan du benytte tekst, for eksempel Lund kirke, men denne er begrenset til kun 11 tegn pga. definerte størrelser på grensesnitt til teleleverandør. Fakturering Faktura for sendte SMS er blir sendt til organisasjonen som er angitt i feltet Fakturer se bilde [Send SMS]. ~ 22 ~

23 Send SMS Du kan sende SMS til Kontakt, Gruppe, Brukere Merk de personene i kontakter eller i en gruppe som du vil sende SMS til. Hvis du står markert på Gruppen, vil alle i gruppen med mobilnummer automatisk får SMS. Klikk på ikonet [Send SMS]. Hvis det er knyttet flere kontoer til denne organisasjonen: Velg hvem meldingen sendes fra. De organisasjoner, navn og/eller mobilnummer som er registrert vil være valgbare. Skriv telefonnummer direkte inn i [Legg til nytt telefonnummer] hvis meldingen skal sendes til flere. Skriv inn meldingen. Klikk på [Send] Forsinket SMS Dersom du ønsker å sende SMS-meldingen på et annet tidspunkt enn når du skriver den, velger du Utsatt sending. Dette kan være aktuelt når du ønsker å sende melding til konfirmanter, men at dette ikke skal mottas i skoletiden. Du får da mulighet til å velge dato og tidspunkt. ~ 23 ~

24 Tidspunktet må være minimum 5 minutter frem i tid hvis ikke gis denne meldingen: Planlagt SMS er Ved å klikke på arkfanen Planlagt sms er vil du se de meldinger du har registrert som ligger frem i tid, og som ikke er sendt enda. Du kan redigere eller kansellere disse meldingene. Redigere planlagt sending Angi nytt tidspunkt for sending, og velg OK-knappen. Kansellere planlagt sending Hvis du ønsker å kansellere sending av valgt SMS, må du velge Ja-knappen. ~ 24 ~

25 Grupper Denne funksjonen brukes for å koble kontaktene sammen i grupper. Du kan opprette gruppen(e) på forhånd eller samtidig med at du merker personene i listen over kontakter og velger legg til gruppe. Høyre musetast/hurtigvalg De mest brukte valgene finnes under høyre musetast: Fjern medlem Merk alle Ctrl+A Send e-post Ctrl+S Rediger kontakt Ctrl+R Oppdater F5 [Grupper]. Den enkelte bruker kan kun legge til nye Grupper. [Stabsgruppene] opprettes av Administrator under Systemoppsett/Organisasjon/Stabsgrupper. Opprett ny gruppe Velg [Organisasjon]. Marker [Grupper] Klikk på [Ny] Gruppen blir lagt under det nivået som er merket. Rediger opplysninger om gruppe Velg [Organisasjon]. Velg [Gruppen]. Klikk på [Rediger] ~ 25 ~

26 Skriv inn navn/endre navn på gruppen Gi en nærmere beskrivelse (valgfritt). Legg til kontaktperson(er). Klikk [Lagre & Lukk] Slett kontaktperson Marker kontaktpersonen. Klikk på Legg til personer til en gruppe Klikk på [Kontakter] Velg navnet på organisasjonen (under Organisasjon) hvis kontaktene du skal legge til en gruppe hører til samme organisasjon eller Velg alle kontakter hvis de hører til forskjellige organisasjoner. Husk at samme person kan legges til forskjellige organisasjoner, slik at de kan vises i de organisasjonene de har en oppgave eller er med i en gruppe. Se avsnittet: Registrer Ny kontakt/organisasjon. Merk kontaktene For å velge ut noen kontakter, markerer du disse på forhånd med å holde ned Ctrl-tasten og klikker på de kontakter du ønsker. Musepekeren må holdes på det blå feltet til venstre før du holder nede Ctrl-tasten og klikker med venstre musetast. Velg [Legg til gruppe] eller klikk høyre musetast: Legg til gruppe. ~ 26 ~

27 Velg Gruppe. Klikk på [Velg] Ny gruppe Hvis gruppen ikke finnes fra før, kan du opprette den nå. Alternativt kan den opprettes ved å gå til Personer/Grupper. Skriv inn navn/endre navn på gruppen Gi en nærmere beskrivelse (valgfritt). Legg til kontaktperson(er). Klikk [Lagre & Lukk] Gruppen blir lagt til under det nivået som er merket. Vis personer i en gruppe Når du senere velger [Grupper] og markerer en gruppe, vil du på høyre side få oversikt over alle Kontakter tilhørende denne gruppen. Ved å velge en kontakt og klikke høyre musetast/rediger kontakt kan du åpne kortet med personopplysninger og evt. redigere disse. Rediger personopplysninger Marker navnet. Klikk på [Rediger] eller velg høyre musetast, rediger eller klikk Ctrl+R. Redigeringsbildet for personopplysninger vises. Slett medlem av gruppen Marker navnet. Klikk på [Slett] ~ 27 ~

28 Importer kontakter Du kan importere personer fra en Excel-fil. Kontaktene legges til i den organisasjon som er valgt før importen starter. Hvis Alle kontakter vises, vil valget for import ikke være tilgjengelig. OBS: Dersom du har et regneark som for eksempel inneholder navn og består av både fornavn og etternavn, kan du splitte disse ved en formel i Excel. Se nærmere på om hvordan dette kan gjøres. Velg [Kontakter]. Velg [Filter]. Velg [Organisasjon]. Velg [Fil/Importer kontakter]. Klikk på * + for å finne filen som skal importeres. Trykk knappen ~ 28 ~

29 Feltene under kolonneoverskrift er feltnavnene som finnes i Excel. Velg hvilke felter du ønsker å ta med. Merk at det er en overskriftsrad i regnearket. Trykk knappen Angi koblingen mellom feltene i Excel og feltene i Medarbeideren. Feltene i Medarbeideren: Address Adresse City Poststed COAddress C/O Adresse Comments Kommentar Country Land DateOfBirth Fødselsdato 1 E-post (std) 2 E-post 2 FirstName Fornavn LastName Etternavn Middlename Mellomnavn Phone1 Telefon (priv) Phone2 Telefon (arb) Phone3 Mobiltelefon Stilling Stilling Web Webadresse Zip Postnummer ~ 29 ~

30 Når importen er ferdig viser en melding hvor mange poster som legges til databasen. Klikk [Ja] for å legge til kontaktene. Det er ingen validering ved import, slik at samme person vil bli lagt til hver gang samme Excel fil importeres. ~ 30 ~

31 Hendelser Klikk på [Kalender] Legg merke til at bak Min kalender står navnet på innloggede bruker. Under står dagens dato og dagen i kirkeåret. Den gule streken i timeplanen (tidslinjen) viser tidspunktet NÅ. Ved å klikke på en avtale kan du klikke på en avtale og se hvilke ressurser som er knyttet til avtalen (nede til høyre). Hvis ikke hele navnet vises, vil du se innholdet av avtalen når musepekeren er over avtalen. Tidspunktet vises når det er andre tidspunkt enn hel eller ½. Spesielle valg på verktøylinjen Disse valgene er tilgjengelig når Hendelser/Kalender er valgt. Hjem Går til dagens dato for din kalender. Kan benyttes dersom du har sett i andre kalendere og på andre datoer Oppdater Oppdatering av skjermbilde kan også benytte funksjonstasten F5 Denne funksjonen er tilgjengelig i alle skjermbilder. I dag Viser kalender for dagens dato Egenskaper Borte Denne er kun aktiv for valget Brukere, hvor du kan se definert informasjon for brukeren (Personopplysninger). ~ 31 ~

32 Klikk på [Borte] for å markere at du er borte fra kontoret. Skriv hva fraværet skyldes i feltet Oppgave, dersom dette er relevant for dine kolleger. Angi varigheten på ditt fravær Klikk på [OK] Programmet blir låst mens du er borte. Når du er tilbake, trykker du knappen [Lås opp] Markeringen forsvinner og programmet er klart til bruk igjen. Finn status Denne funksjon gir muligheter til å søke etter status for en person. Du kan angi navnet (fornavn og etternavn, eller bare en av delene) i feltet foran ikonet. Alternativt kan du bare trykke [Finn status] for å få oversikt over alle i alfabetisk rekkefølge. Når du får oversikt over status for angitt person, kan du se når denne person er pålogget, om vedkommende Er tilstede eller Borte. Du vil også kunne se om personen er planlagt på en avtale akkurat nå. For raskt å komme til brukerens kalender, trykk på Gå til kalender. Høyre musetast/hurtigvalg De mest brukte valgene finnes under høyre musetast. Ny avtale Ctrl+N Rediger avtale Ctrl+E Slett Del Gå til dato Ctrl+G Oppdater F5 Kopier avtale Ctrl+C ~ 32 ~

33 Vis flere kalendere Du kan velge å se på flere kalendere samtidig. Dette er en meget nyttig funksjon om du planlegger et møte som skal stå på menighetens kalender men du vil samtidig se hvilke ressurser som er knyttet til en avtale. I eksemplet ovenfor ser vi at Stabsmøtet som skal være i Bekkefaret menighet ikke er knyttet til kirkestua, så det må være et annet rom. For å finne hvilket rom, klikk på møte og se nederst til høyre i skjermbildet hvor informasjon om avtalen vises. Nederst i kalenderen er det 4 symboler: << Første ressurs >> Siste ressurs + Vis flere ressurser - Vis færre ressurser De to første er aktuelt å benytte dersom du har valgt mange ressurser (jfr. bildet ovenfor) og du raskt ønsker å gå mellom første og siste ressurs i oversikten over valgte ressurser. De to siste er aktuelt å benytte dersom du har markert flere ressurser, og ønsker å redusere visning av disse, og igjen viser flere av de valgte. Visning av kalenderen Du kan velge forskjellige visninger av kalenderen. Klikk på Vis menyen. Velg Dag, Uke, Måned, År eller Tidslinje. ~ 33 ~

34 Ny avtale Før du registrerer en ny avtale er det praktisk å markere de brukere, utstyr og lokaler som berøres av avtalen. Alternativt kan disse velges under Planlegging, Legg til ressurser. Når du velger Lokale vil du også se detaljer om lokalet som antall sitte plasser etc. Klikk på [Ny avtale] eller bruk Ctrl+N. Registrer relevant informasjon. Emne hva avtalen gjelder. (I tillegg til det som skrives her, vil Ansvarlig og Lokale (hvis det er knyttet til avtalen) vises i kalenderen). Ansvarlig den som er ansvarlig for avtalen. Etikett fargekode som gjør det lettere å se i kalenderen hvilken avtaletype dette er. ~ 34 ~

35 Privat avtale hvis innholdet ikke skal være synlig for andre enn deg selv må du krysse av for dette. Tittel vil være synlig men andre vil ikke kunne se innhold registrert under Beskrivelse Tidspunkt dato og klokkeslett for start/slutt, eller avkryssing for [Hele dagen] for eksempel Ferie eller Sykdom. Påminnelse for å angi tidspunkt for varsling i forkant av avtalen. Beskrivelse for nærmere spesifikasjon av innhold i møte (avtalen). Regelmessig hendelse Klikk på [Regelmessighet] Velg mønster for regelmessighet (Ukentlig, Månedlig eller Årlig) Ukentlig: Velg ukedag(er) Månedlig: Velg hvilken dato og måneder det skal være (2 måned betyr: Annen hver måned. 3 måned betyr: Tredje hver måned o.s.v.) Årlig: Velg dato og måned Velg område for regelmessighet Velg Startdato Velg Slutt etter [ ] Måneder eller Slutt innen [ ] dato. Periode for regelmessighet vises. ~ 35 ~

36 Legg til ressurs (Planlegging) Ressurser kan også legges til ved at du velger aktuelle kalendere når du oppretter avtalen. Klikk på [Planlegging] Kalenderen viser hvilke ressurser som er knyttet til den avtalen som opprettes/er opprettet. Du kan legge til ressurser (Personer, Grupper, Utstyr, Lokaler, Organisasjoner). Når du legger til en ressurs vil du kunne se om det er planlagt andre avtaler med denne ressursen, slik at du unngår dobbeltbooking. Du kan også makere en ressurs (rød ramme rundt ressursen), og deretter velge [Fjern ressurs] dersom den ikke er aktuell til denne avtalen. Du får en advarsel før sletting. Endre visning i Planleggingsvinduet Velg visning av ressursene ved å bruke disse ikonene: << Første ressurs >> Siste ressurs + Vis flere ressurser - Vis færre ressurser De to første er aktuelt å benytte dersom du har valgt mange ressurser (jfr. bildet ovenfor) og du raskt ønsker å gå mellom første og siste ressurs i oversikten over valgte ressurser. De to siste er aktuelt å benytte dersom du har markert flere ressurser, og ønsker å redusere visning av disse, og igjen viser flere av de valgte. ~ 36 ~

37 Søk etter ressurs Velg [Legg til Ressurs] Velg en ressurs fra listen. Skriv inn navn (eller en del av navn) på ressursen. Klikk på [Søk] Du kan skrive hele eller deler av navnet enten det er fornavn eller etternavn. I utgangspunktet henter søket frem inntil 15 poster. Du kan endre dette tallet hvis du ønsker. Husk: Dess flere poster du henter inn, dess lengre tid tar søket. Marker posten. Du kan merke flere poster ved å holde ned [CTRL] mens du klikker på posten med venstre musetast. Klikk [Ok] Rediger avtale Se på avtale Når du markerer en avtale, vil informasjon om avtalen vises i feltet nederst til høyre. De mest brukte valgene finnes under høyre musetast. ~ 37 ~

38 Legg til Ressurs til opprettet avtale Marker avtalen. Klikk på [Rediger avtale ] eller [Ctrl+E] Slett avtale Hvis dette er en enkeltstående avtale og det ikke er knyttet noen ressurser til avtalen kan avtalen slettes ved: Marker avtalen. Velg [Rediger, Slett avtale] eller klikk på [Del] Bekreft valget. Slett avtale som det er knyttet ressurs(er) til Hvis det er knyttet ressurser til en avtale, vil du først måtte velge ressurser som skal fjernes fra avtalen. Marker avtalen. Klikk på [Rediger, Slett avtale ] eller trykk på [Del] Den ressursen som er valgt når Fjern ressurser åpnes, er haket av. For øvrig vises de ressursene som er knyttet til denne avtalen. Sett hake for den (de) ressursen(e) du vil fjerne fra avtalen. ~ 38 ~

39 Hvis du har valgt en Regelmessig hendelse kan du velge om ressursen(e) kun skal fjernes fra aktuell hendelse eller fra hele serien. Marker [Velg alle] hvis du vil fjerne alle ressursene. Hele avtalen med alle ressurser blir slettet. Klikk [OK] for å bekrefte og lagre. Rediger regelmessig hendelse Når en Regelmessig hendelse skal redigeres, må du velge om det kun er den hendelsen som er markert eller hele serien som skal redigeres. Marker hendelsen. Klikk på [Rediger, Rediger avtale] eller klikk på [Ctrl+E] Velg om du vil redigere denne forekomsten eller hele serien. Hvis du endrer kun denne forekomsten betyr det at denne løsrives fra serien regelmessig hendelser og er å betrakte som en enkeltstående hendelse. Hvis du senere skal redigere de øvrige avtalene i serien, så vil endringene kun gjelde for de hendelsene som fortsatt er i serien. Når du lagrer avtalen, vil det sendes en e-post til alle Kontakter som du har lagt til som ressurs til avtalen/møte. E-postadresse du har angitt i feltet E-post (std) på kontakten benyttes. ~ 39 ~

40 Kopier avtale Velg [Rediger, Kopier avtale] eller bruk [Ctrl+C] Velg dato som avtalen skal kopieres til. Marker tidspunkt i kalenderen ved å holde nede venstre musetast samtidig som musepekeren dras over ønsket tidsrom. Klikk [OK] Vis hendelser for ressurser ~ 40 ~

41 Når du har valgt Organisasjonens kalender, kan du velge hvilke ressurser som skal vises. Dette gjelder ressurser som ikke er knyttet til Organisasjonens kalender, men som du ønsker å se for oversiktens skyld, uten at du trenger å gå til de respektive kalendere for å finne ut hva som er ledig/opptatt. I bildet ovenfor er det ikke haket av for andre ressurser. Det betyr at det kun er de hendelsene som er direkte knyttet til Organisasjonens kalender som vises. Disse avtalene kan også omfatte utstyr, brukere og grupper. Det vises i feltet nede til høyre når en hendelse markeres. Kryss av for den (de) ressursene du vil se. Avkrysning for Utstyr viser at kirkestue og videokanon er utleid, uten at de er knyttet opp mot organisasjonen. Når Brukere også krysses av vises en samtale. Når også Lokale og Grupper krysses av, vises utleie av rom og hvilke(n) gruppe som er i aktivitet. ~ 41 ~

42 Send SMS Når du velger ikonet du få opp en dialogboks med mulighet til å skrive mer i meldingsteksten enn det som du registrerte i Emne-feltet, og evt. legge til flere mottakere enn de personer med mobiltelefonnr som er deltakere i møtet. Du får bekreftelsen etter sending: Send E-post Dersom du ønsker å sende e-post til deltakerne på møte, må du trykke på knappen når bilde Registrer ny avtale eller Rediger avtale vises. Denne sendes når du trykker på ikonet, til de deltakende personer som er registrert med e- post (std). Avsender: noreply@medarbeideren.no ***************************************************************** Emne: Ny avtale i din kalender Informasjon om avtalen ~ 42 ~

43 Tittel: Møte i juleavslutningskomiteen Tidspunkt: : :00 Beskrivelse: Planlegging av juleavslutning. Kom med ideer til hva vi skal gjøre. Vel møtt! ***************************************************************** E-post til kontakter Du kan også sende e-post til kontakter uten at disse er knyttet opp mot et møte. Velg [Kontakter] Marker de kontaktene du vil sende e-post til. Klikk på [Send e-post] E-post programmet starter. E-posten skrives på vanlig måte. Bekreftelse på at e-posten er sendt vises. ~ 43 ~

44 Rapporter Du kan skrive ut liste eller etiketter fra Kontakter og Grupper. Når du har valgt en kalender kan du skrive ut Kalenderen eller innholdet i kalenderen som en liste. Utskriftene kommer først opp i forhåndsvisning, slik at du kan kontrollere om det er rett utvalg som skrives ut. Hva som skrives ut er avhengig av følgende valg: Tidsperiode, kalender(e), etikett. Ved å velge etikett kan du skrive ut oversikt over en bestemt type avtale. Utskrift fra kalendervisningen Velg først perioden du ønsker å skrive ut (dag, uke, måned, år) i menyvalget Vis eller ved å markere periode i kalenderen til høyre. Menyvalget [Rapporter] har følgende muligheter: Kalendervisning, Listevisning eller Andre rapporter. Kalender Visning pr dag Visning pr uke ~ 44 ~

45 Visning pr måned Visning pr år Listevisning Visning pr dag Visning pr uke ~ 45 ~

46 Rapportoppsett Under forhåndsvisning av rapport har du mange muligheter til å omdefinere rapport og innhold før utskrift se ikoner ovenfor. Her vises informasjon om muligheter, og beskrivelse av de enkelte ikoner i skjermbilde. Tast Ctrl+D Ctrl+O Ctrl+F4 Ctrl+S Ctrl+P Ctrl+U Ctrl+K Ctrl+0 Ctrl+1 Ctrl+2 Ctrl+4 Ctrl+W Home Ctrl+PgUp Ctrl+PgDn Ctrl+End Beskrivelse Design rapport endre utseende på rapporten Åpne rapport som er lagret (*.rps-fil) Lukk åpnet rapport Lagre rapport Utskrift til standardskriver Velg skriver før utskrift Sideoppsett Vis i miniatyr sider som rapporten inneholder Redusert rapport til en side Bakgrunns-farve/-effekt Vis i 100 % størrelse Vis i sidebredde Vis hele siden Vis to sider Vis fire sider Vis et valgfritt antall sider (velg selv grafisk hvor mange sider du ønsker) Vis to sider under hverandre Velg zoom i % selv Første side En side tilbake Aktiv side (tallet angir aktuell side) En side frem Siste side Lukk forhåndsvisning ~ 46 ~

47 Andre rapporter - Hendelsesrapport For utskrift av alle detaljer for en valgt periode (du kan markere en eller flere uker), velger du Andre rapporter fra valgene under Forhåndsvisning. Du kan da skrive ut hendelsesrapporten direkte, eller se den på skjermen (Forhåndsvisning), som vi nå skal vise. Hvis du ønsker å se den i større format, velger du valgene til høyre for knappen Helside, og for eksempel Sidebredde. ~ 47 ~

48 Synkronisering med Microsoft Outlook Kalenderhendelser kan synkroniseres mot Microsoft Outlook. Synkronisering vil bare være mulig når du har valgt Min kalender. Velg [Min kalender] Velg [Fil Synkroniser mot MS-Outlook]. Synkroniseringen skjer mellom Min kalender Planleggeren og Default kalender i Microsoft Outlook. Regler for synkronisering Sjekker om ID på avtalen i Outlook finnes i Medarbeideren. Hvis Nei: Avtalen legges inn i Medarbeideren. Hvis Ja: Er avtalen endret på et senere tidspunkt i Outlook enn i Medarbeideren? Hvis Nei: Avtalen hoppes over. Ingen endring i Medarbeideren. Hvis Ja: Avtalen oppdateres i Medarbeideren. Sjekker om ID på avtaler i Medarbeideren finnes i Outlook. Hvis Nei: Avtalen legges inn i Outlook. Hvis Nei: Avtalen legges inn i Outlook. Periode for synkronisering vil bestemmes av antall måneder som vises kalenderen i Medarbeideren. Du kan endre visning av måneder ved å klikke på bunnlinjen i kalenderen, holde ned venstre musetast og dra nedover for å få flere, eller oppover for å få færre måneder. Du kan velge ulike synkroniseringsmåter. OBS: Du må ikke synkronisere mot ulike Outlook-kalendere. Da blir det fort dubletter av avtalene, da hver Outlook-avtale har egen ID, noe som medfører at det blir dobbelt i Medarbeideren. ~ 48 ~

49 Synkronisering med telefon Ved å laste ned synkroniseringsprogram til telefon, kan brukeren installere dette på telefonen, og synkronisere direkte mellom kalenderen i telefonen og serveren som Medarbeideren driftes på. Synkroniseringen fungerer begge veier, slik at avtaler du har lagt inn på telefonen automatisk vises på Medarbeideren etter synkronisering. Dersom avtalen skal gjøres med andre ressurser, må du oppdatere den / endre avtalen - når du har Medarbeideren tilgjengelig for at alle ressurser skal være i samme avtale. Det finnes et ekstra valg under innstillinger, om du vil fjerne avtalene fra mobilen som er blitt slettet i Medarbeideren. P.t. fungerer dette på telefoner med Windows mobile 5 eller 6. Ta kontakt med Duplo Data tlf eller e-post: support@duplo.no for å få tilsendt programmet du trenger for synkronisering mot Windows mobil. Du finner også programmet på under menypunktet Filarkiv og arkivmappen Duplo Data. ~ 49 ~

50 Integrasjon med portalløsning Medarbeideren kan integreres med den portalløsningen som Duplo Data leverer. Ved en integrasjon vil du samtidig med opprettelse av avtaler få registrert for eksempel Gudstjenester, møter etc. (Hendelser) på hjemmesiden. Dette vil være rasjonelt, samtidig med at man vil enklere kunne koordinere interne ressursplanlegging med ekstern informasjon. Dette vil også kunne ivareta senere endringer på en god måte. Før dette tas i bruk må du kontakte Duplo Data for å få koblet Medarbeideren mot hjemmesiden. Når dette er gjort, vil oversikt over ansatte (definerte brukere) og hendelser bli oppdatert på hjemmesiden samtidig med lagring i Medarbeideren. Når dette er satt opp korrekt, vil du i menyen på venstre side (eller der du har plassert den) se: Kontakt oss Hendelser Disse to punktene er integrert med Medarbeideren. Kontakt oss Kontaktinformasjon leses fra: Organisasjon Kontakter (som er definert med stabsinformasjon) Publiser avtale Det er kun avtaler på organisasjonens kalender som kan publiseres. Det som overføres til portalen er: 1. Emne og tidspunkt. 2. Det som står under arkfanen Publiser. Velg organisasjonskalender Opprett ny avtale eller velg rediger avtale. Skriv i feltet under Beskrivelse det som ønskes publisert. Kryss av i feltet [Publiser til webportal]. Angitt beskrivelse vil da bli kopiert til arkfanen Publiser. Du kan deretter angi annen ~ 50 ~

51 informasjon internt under Beskrivelse eller eksternt under Publiser. Ved lagring vil du få spørsmål om du vil publisere informasjon på internett. En registrert avtale hvor det er angitt at den skal publiseres, vil samtidig bli lagret på hjemmesiden under Hendelser. Emne og tidspunkt. Detaljer fra arkfanen Publiser. ~ 51 ~

52 Favoritter Du kan også definere dine favoritter, enten for å få rask tilgang til enkelte grupper, lokasjoner, personer eller som skal være tilgjengelig på web. Du kan også kombinere dette med Filter på etikett, hvor du definerer en bestemt etikett som skal vises. Når du har markert hva som skal vises (marker med Ctrl-tasten og evt. filter i tillegg), kan du ta høyre musetast og velge Legg til favoritt. Angi i bilde (nedenfor) navnet på favoritten, og om denne evt. skal være tilgjengelig på web (LabOra web portal). Alle som tilhører samme organisasjon kan får tilgang til favoritter på web som du har definert og gjort tilgjengelig på web. Til dette benyttes modulen PlannerMaster og PlannerDetail2 i web-portalen. ~ 52 ~

53 Ny bruker av Medarbeideren Det er administrator som oppretter nye brukere i Medarbeideren. Administrator kan også endre rolle og tilhørighet i organisasjonen for en bruker. Dette er nærmere beskrevet i egen dokumentasjon for administrasjon av Medarbeideren. Dere mottar første gang en invitasjon for å opprette en brukerkonto i Medarbeideren. Dette er beskrevet nærmere nedenfor. E-post invitasjon Klikk på linken for å registrere ditt brukernavn og passord. Skriv inn e-postadressen som invitasjonen ble sendt til. Skriv inn opplysningene ~ 53 ~

54 Hvis du har brukerkonto fra før: Skriv inn brukernavn. Skriv inn passord. Klikk på OK Hvis ingen av de oppgitte konti tilhører deg, må du opprette ny konto. Klikk på opprett ny konto Skriv inn nødvendige opplysninger Bruk ditt brukernavn og passord når du logger deg på Medarbeideren. Endre passord Du kan selv endre passordet fra menyvalget Hjelp Endre passord. Her må du logge på med brukernavn og passord for å få tilgang til å endre passordet. ~ 54 ~