Ordre- og ordrebekreftelsesprosess ved bruk av EDI for leveranser fra leverandør til distributør eller detaljist, og crossdocking

Transkript

1 293 Bestilling Ordre- og ordrebekreftelsesprosess ved bruk av EDI for leveranser fra leverandør til distributør eller detaljist, og crossdocking leveranser Hvilke EDI-meldinger som skal brukes for gitte distribusjonsformer, samt frister for når disse skal sendes EDI utvekslingsavtale Innhold i EDI-meldingene, og hvordan disse skal implementeres, for følgende meldinger o Ordre o Ordrekvittering o Ordrebekreftelse Bruk av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhet, for produkter som omfattes av dette Vurdering av leveringsevne på bestilte produkter Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 1 av 46

2 Innhold 115 Bestilling Ordre Bruk av EDI i varehandelen Ordre Bekrefte ordre Bruk av EDI i varehandelen Bekrefte ordre... 9 VEDLEGG EDI-melding, distribusjonsform og frister Implementere EDI i varehandelen EDI Utvekslingsavtale Meldingsbeskrivelse EANCOM Meldingsbeskrivelse XML Endringslogg gjeldende versjon vs tidligere versjoner Inngåelse av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhetstid Tabell for fordeling av total holdbarhetstid på en vare Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 2 av 46

3 115 Bestilling Prosessen er en generisk beskrivelse av noen elementer i en bestillingsprosess. Den har fokus på samhandlingsaktivitetene mellom leverandør og distributør, eller mellom leverandør og detaljist. Den beskriver ikke interne aktiviteter hos den enkelte aktør. Bestilling omfatter følgende delprosesser: Ordre Bekrefte ordre Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er: Ordre- og ordrebekreftelsesprosess ved bruk av EDI for leveranser fra leverandør til distributør eller detaljist, og cross-docking leveranser Hvilke EDI-meldinger som skal brukes for gitte distribusjonsformer, samt frister for når disse skal sendes EDI utvekslingsavtale Innhold i EDI-meldingene, og hvordan disse skal implementeres, for følgende meldinger o Ordre o Ordrekvittering o Ordrebekreftelse Bruk av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhet, for produkter som omfattes av dette Vurdering av leveringsevne på bestilte produkter 116 Ordre Denne delprosessen består av følgende aktiviteter: Sende ordre Motta ordre og returnere ordrekvittering Motta ordrekvittering Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er: Hvordan EDI brukes i varehandelen generelt, og i bestillingsprosessen spesielt Krav til EDI-meldinger EDI utvekslingsavtale Generisk beskrivelse av bestillingsprosess Bilaterale avtaler rundt fordeling av holdbarhetstid på produkter som omfattes av dette Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 3 av 46

4 206 Bruk av EDI i varehandelen EDI Electronic Data Interchange brukes i dagligvarebransjen til å utveksle handelsdokumentene EDIordre, EDI-ordrekvittering, EDI-ordrebekreftelse, EDI-pakkseddel, EDI-faktura og EDI-fakturakvittering. EDI finnes i ulike former, fra helautomatiserte løsninger hos kunde og leverandør, til web-løsninger basert på manuelle rutiner for utveksling av informasjon. EDI benyttes for alle distribusjonsformer. Oversikt over EDI-meldinger, og i hvilke prosesser de er brukt Fig 234 Hvilke EDI-meldinger som skal brukes varierer med distribusjonsform. En oversikt over dette, sammen med frister for når meldingene skal sendes er beskrevet i vedlegg 207 EDImelding, distribusjonsform og frister. Før EDI tas i bruk er det nødvendig å avklare hvilke meldinger som skal benyttes, meldingsformater, utvekslingsmåter, elektroniske meldingsadresser, mm. Dette gjøres i vedlegg 205 EDI Utvekslingsavtale. Her spesifiseres også andre bilaterale forhold i tilknytning til utveksling av EDI-meldinger. Hvordan komme i gang med EDI er beskrevet i vedlegg 197 Implementere EDI i varehandelen. For å ta EDI i bruk må handelstransaksjonene oversettes til et EDI format. Følgende formater er tilgjengelig i vedleggene: 198 Meldingsbeskrivelse EANCOM for Ordre, Ordrekvittering, Ordrebekreftelse, Pakkseddel, Faktura, Fakturakvittering 199 Meldingsbeskrivelse XML for Ordre, Ordrekvittering, Ordrebekreftelse, Pakkseddel, Faktura, Fakturakvittering Ved revidering av EDI-formatene dokumenteres dette i vedlegg 200 Endringslogg gjeldende versjon vs tidligere versjoner. Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 4 av 46

5 201 Ordre Fig 230 Sende ordre En bestilling sendes i form av en EDI ordre, og spesifiserer varer/ytelser som bestilles under de betingelser som er avtalt mellom selger og kjøper. Ordren skal oppfylle bilaterale avtaler spesifisert i EDI utvekslingsavtale. I ordren angis bl.a. kjøper og selger, produkt, mengde, ønsket leveringsdato og leveringssted. Ordren skal sendes i henhold til avtalt ordrestopptid. Mulige korreksjoner som kan gjøres på en ordre etter at den er avsendt: Kansellering av ordren kan gjøres på følgende alternative måter: o Det avtales på telefon at leverandør skal sende en EDI ordrebekreftelse, med 0 i antall på alle varelinjer o Det avtales på telefon at ordren slettes manuelt i systemet hos begge parter Tilleggs-ordre for leveranse på samme tid som hoved-ordre må gjøres innenfor avtalt ordrestopptid for hoved-leveransen. Dette gjøres ved å legge en ordinær EDI ordre på de produkter og kvanta som skal bestilles i tillegg. Endringer på en avsendt ordre kan gjøres på følgende alternative måter: o Det avtales at det skal sendes en EDI ordrebekreftelse med 0 på de varelinjer som skal endres, hvorpå det sendes en ny EDI ordre på de varelinjer som skulle endres o Det avtales på telefon at opprinnelig ordre slettes, og at det deretter sendes ny EDI ordre o Det avtales på telefon at det sendes en EDI ordrebekreftelse med 0 på alle varelinjer, og at det deretter sendes ny EDI ordre Spesielle forhold knyttet til Ordre Ordrenummeret skal være unikt for hver bestilling som sendes fra en kjøper. Leverandør skal avvise en bestilling med ordrenummer som er mottatt og behandlet tidligere. For enkelte produkter gjelder at det foreligger en bilateral avtale om hvordan holdbarhetstid skal fordeles mellom partene. Se vedlegg 130 Inngåelse av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhetstid. For EXW leveringsbetingelser gjelder at én ordre skal bare omfatte én leveranse fra ett hentested til ett leveringssted og én ønsket leveringsdato. Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 5 av 46

6 For leveringsbetingelser hvor leverandør er ansvarlig for transport gjelder det samme, bortsett fra at ordren kan inneholde leveranser fra flere hentesteder. Motta ordre og returnere ordrekvittering Leverandør skal om dette er avtalt i EDI utvekslingsavtale returnere en EDI ordrekvittering, umiddelbart etter at bestilling er mottatt. Ordrekvittering har som funksjon å bekrefte ovenfor kunden at leverandør har mottatt ordren. Ordrekvittering inneholder ingen informasjon på om kunden får levert de bestilte varer eller ikke. Motta ordrekvittering Når ordrekvittering mottas gir det kunden en forsikring på at ordren ble mottatt av leverandør, Hvordan ordrekvittering eventuelt brukes videre av kunden i interne systemer omfattes ikke av retningslinjene. Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 6 av 46

7 117 Bekrefte ordre Denne delprosessen består av følgende aktiviteter: Behandle ordre og sende ordrebekreftelse Motta og behandle ordrebekreftelse Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er: Hvordan EDI brukes i varehandelen generelt, og i ordrebekreftelsesprosessen spesielt Krav til EDI-meldinger EDI utvekslingsavtale Generisk beskrivelse av ordrebekreftelsesprosess Vurderinger knyttet til leveringsdyktighet og midlertidig utsolgt Bilaterale avtaler rundt fordeling av holdbarhetstid på produkter som omfattes av dette 206 Bruk av EDI i varehandelen EDI Electronic Data Interchange brukes i dagligvarebransjen til å utveksle handelsdokumentene EDIordre, EDI-ordrekvittering, EDI-ordrebekreftelse, EDI-pakkseddel, EDI-faktura og EDI-fakturakvittering. EDI finnes i ulike former, fra helautomatiserte løsninger hos kunde og leverandør, til web-løsninger basert på manuelle rutiner for utveksling av informasjon. EDI benyttes for alle distribusjonsformer. Oversikt over EDI-meldinger, og i hvilke prosesser de er brukt Fig 234 Hvilke EDI-meldinger som skal brukes varierer med distribusjonsform. En oversikt over dette, sammen med frister for når meldingene skal sendes er beskrevet i vedlegg 207 EDImelding, distribusjonsform og frister. Før EDI tas i bruk er det nødvendig å avklare hvilke meldinger som skal benyttes, meldingsformater, utvekslingsmåter, elektroniske meldingsadresser, mm. Dette gjøres i vedlegg 205 EDI Utvekslingsavtale. Her spesifiseres også andre bilaterale forhold i tilknytning til utveksling av EDI-meldinger. Hvordan komme i gang med EDI er beskrevet i vedlegg 197 Implementere EDI i varehandelen. For å ta EDI i bruk må handelstransaksjonene oversettes til et EDI format. Følgende formater er tilgjengelig i vedleggene: 198 Meldingsbeskrivelse EANCOM for Ordre, Ordrekvittering, Ordrebekreftelse, Pakkseddel, Faktura, Fakturakvittering 199 Meldingsbeskrivelse XML for Ordre, Ordrekvittering, Ordrebekreftelse, Pakkseddel, Faktura, Fakturakvittering Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 7 av 46

8 Ved revidering av EDI-formatene dokumenteres dette i vedlegg 200 Endringslogg gjeldende versjon vs tidligere versjoner Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 8 av 46

9 202 Bekrefte ordre Fig 231 Behandle ordre og sende ordrebekreftelse Ved mottak av ordre skal leverandøren sjekke at ordren oppfyller bilaterale avtaler spesifisert i EDI utvekslingsavtale. Sjekk av leveringsdyktighet I ordrebekreftelsen skal det bekreftes om kunden får de bestilte varer eller ikke. Det innebærer at det må sjekkes for leveringsdyktighet. Her gjelder følgende formulering fra STAND: «Ordrebekreftelse sendes ut fra forståelsen «ready to deliver», som innebærer at leverandøren forventer å levere med «høy grad av sannsynlighet». Dette innebærer muligheten for at det kan oppstå et avvik mellom hva som bekreftes levert og hva som faktisk blir levert. Partene vil gå i dialog om eventuelle avvik på en konstruktiv og smidig måte. Ved gjentagende avvik forbeholder partene seg retten til å inngå bilaterale avtaler for å rette forholdet». Ved sjekk på leveringsdyktighet skal det tas hensyn til eventuelle bilaterale avtaler, som muliggjør at det kan leveres varer som under vanlige vilkår ikke oppfyller kravene til fordeling av total holdbarhetstid mellom aktørene. Se vedlegg 130 Inngåelse av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhet Produkter det ikke er bilateral avtale på må ha en restholdbarhet som tilfredsstiller kravene til fordeling mellom aktørene som spesifisert i vedlegg 134 Tabell for fordeling av total holdbarhetstid på en vare Dersom en vare er midlertidig utsolgt er det et generelt ønske fra distributørene om at tidspunkt for når varen igjen er tilgjengelig for salg, skal returneres i ordrebekreftelsen. Dette må imidlertid avtales bilateralt. I tilknytning til dette gjelder følgende formulering fra STAND: «Dersom leverandøren ikke har systemer som gir mulighet til å informere om dette i ordrebekreftelsen er det et ønske fra distributørene at leverandørene på sikt skal kunne returnere dette, og at denne informasjonen skal kunne brukes aktivt i bestillingen». Reservering av kvantum til en ordrebekreftelse Når ordrebekreftelsen sendes må leverandør reservere kvantumet som bekreftes levert, til den aktuelle ordren. Bekreftet kvantum versus hva som kan leveres på leveransetidspunkt Dersom det i ordrebekreftelsen bekreftes et antall som avviker fra hva som er bestilt, er det hva som er angitt i ordrebekreftelsen som skal inngå i leveransen til kjøper. Dette gjelder også om leverandør i mellomtiden skulle bli leveringsdyktig. Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 9 av 46

10 Krav til ordrebekreftelsen Ordrebekreftelsen skal sendes på EDI Det skal sendes én ordrebekreftelse per bestilling Ordrebekreftelsen skal sendes i henhold til frist I ordrebekreftelsen skal det oppgis en kode som gir kunden en rask forståelse av status på bestillingen. Én av følgende koder skal sendes: o Ordren er akseptert og leveres fullt ut o Ordren er akseptert, men kan ikke leveres fullt ut o Ordren er akseptert, men inneholder ett eller flere varenummer som er utgått o Ordren er akseptert, men inneholder ett eller flere varenummer som er ukjent o Ordren er akseptert og sjekket for vareinformasjon, men beholdningsinformasjon/leveringsdyktighet er ikke kontrollert o Ordren er akseptert, men det er avvik på en linje med en ikke-definert årsak o Ordren avvist (normalt grunnet syntaktiske feil i selve ordren) For crossdock gjelder følgende tilbakemelding i tillegg til ovenstående: o Ordren er akseptert, men kvantum på en linje er redusert etter avtale med sluttkunde Det kan ikke sendes en ny ordrebekreftelse som skal erstatte en tidligere ordrebekreftelse, selv om leveringssituasjonen endres Motta og behandle ordrebekreftelse En ordrebekreftelse er en endelig avslutning på innkjøpsprosessen, og kunden skal derfor ikke svare på ordrebekreftelsen selv om denne skulle være endret ift. bestilling. Ordrebekreftelsesnummeret fra leverandøren skal være unikt. Kunden skal avvise en ordrebekreftelse med et ordrebekreftelsesnummer som er mottatt og behandlet tidligere. Hvordan ordrebekreftelsen brukes videre av kunden i interne systemer omfattes ikke av retningslinjene fra STAND. Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 10 av 46

11 VEDLEGG 207 EDI-melding, distribusjonsform og frister Oversikt over hvilke meldinger som skal utveksles for de ulike distribusjonsformer, med frister. Distribusjonsform - varer levert over distributør EDI-melding Skal sendes? Frist Ordre Skal alltid sendes Iht. avtalt avtalt ordrestopptid Ordrekvittering Avtales bilateralt Umiddelbart etter mottak av ordre Ordrebekreftelse Skal alltid sendes Pakkseddel Skal alltid sendes Faktura Skal alltid sendes Etter leveranse Sendes senest 3 timer etter ordrestopptid. For leveranser med bestilling og henting samme dag gjelder bilaterale frister Ved EXW: 1 time før tidsvindu for opplasting på bil starter, om ikke annet er bilateralt avtalt Ved Fritt levert: Sendes senest 1 time før lasten ankommer kjøpers lager Fakturakvittering Avtales bilateralt Umiddelbart etter mottak av faktura Distribusjonsform - varer levert direkte til detaljist EDI-melding Skal sendes? Frist Ordre Skal alltid sendes Iht. avtalt avtalt ordrestopptid Ordrekvittering Avtales bilateralt Umiddelbart etter mottak av ordre Ordrebekreftelse Avtales bilateralt Pakkseddel Sendes normalt ikke. Må avtales bilateralt Faktura Skal alltid sendes Etter leveranse Sendes senest 3 timer etter ordrestopptid. For leveranser med bestilling og henting samme dag gjelder bilaterale frister Sendes senest 1 time før lasten ankommer detaljist Fakturakvittering Avtales bilateralt Umiddelbart etter mottak av faktura Distribusjonsform - varer levert via crossdock EDI-melding Skal sendes? Frist Ordre Skal alltid sendes Iht. avtalt avtalt ordrestopptid Ordrekvittering Avtales bilateralt Umiddelbart etter mottak av ordre Ordrebekreftelse Skal alltid sendes Pakkseddel Skal alltid sendes Faktura Skal alltid sendes Etter leveranse Sendes senest 3 timer etter ordrestopptid. For leveranser med bestilling og henting samme dag gjelder bilaterale frister Ved EXW: 1 time før tidsvindu for opplasting på bil starter, om ikke annet er bilateralt avtalt Ved Fritt levert: Sendes senest 1 time før lasten ankommer kjøpers lager Fakturakvittering Avtales bilateralt Umiddelbart etter mottak av faktura Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 11 av 46

12 197 Implementere EDI i varehandelen I det etterfølgende gis det en introduksjon for de som skal implementere EDI i varehandelen hvor STAND sine retningslinjer skal benyttes. Før utveksling av EDI kan finne sted må det inngås en EDI Utvekslingsavtale. I denne spesifiseres all relevant informasjon, som: Hvilke parter som omfattes av EDI-avtalen Kontaktpersoner for ulike funksjoner hos kunde og leverandør Adresser som skal brukes ved utveksling av EDI-meldinger Hvilke EDI-meldinger som skal utveksles Hvilket format og versjon av EDI-meldinger som benyttes Hvilken måte EDI-meldingene skal utveksles på I tillegg skal det i utvekslingsavtalen angis alle bilaterale avtaler knyttet til EDI-samhandling. Bilaterale avtaler skal inngås på alle områder hvor det fremkommer avvik fra øvrige retningslinjer i STAND, som involverer EDI. Dette kan være på: Prosesser Tidsfrister Innhold i EDI-meldinger Noen viktige avklaringer Gyldige formater på meldinger STAND støtter to hovedformater; EANCOM, basert på UN EDIFACT-format XML, egenutviklet og tilpasset EANCOM-format, med unntak av faktura som er tilpasset e2b Faktura I tillegg aksepterer noen kunder andre formater, men beskrivelse av disse er ikke del av retningslinjene for STAND. De mest brukte av andre formater er EHF, utviklet av DIFI og obligatorisk i bruk mot offentlig sektor e2b Faktura Begge disse er XML-basert Utvekslingsmåter Det finnes ulike måter å utveksle EDI-meldinger på. Dette er ikke regulert i STAND, men avtales mellom partene. De mest relevante utvekslingsmåter er: Utveksle meldinger via en postkassefunksjon. Dette involverer en tredje-part som flytter inn- og utgående meldinger mellom kundens og leverandørens postboks Kunde og leverandør avtaler at meldinger sendes direkte til hverandres server uten å gå veien om tredjepart Leverandør sender og mottar meldinger via en web-portal Validering av meldinger Noen kunder krever at meldinger de skal motta er testet ved bruk av GS1 Norway s valideringstjeneste, før ordinær meldingsutveksling kan finne sted. Dette er en kostnadsfri tjeneste for brukerne, finansiert av dagligvarekjedene, og administrert av GS1 Norway. Tjenesten er web-basert og derfor alltid tilgjengelig. Tjenesten baserer seg på at bruker laster opp en fil med den melding som ønskes testet. I løpet av få sekunder vil denne være testet, og man får tilbake et dokument som viser om, og hva som eventuelt er feil i meldingen. Følgende meldinger er tilgjengelig for validering: Ordrekvittering Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 12 av 46

13 Både XML og EANCOM-format støttes. Tilgang til tjenesten kan bestilles på Introduksjon til teknisk dokumentasjon EDI I det etterfølgende beskrives forhold som uavhengig av hvilket format EDI-meldinger utveksles på er felles og må vurderes/tas hensyn til ved implementering av EDI. Målgruppen for dokumentasjonen er teknisk personale som skal implementere EDI i IT-løsningene hos kunde eller leverandør. Det anbefales likevel sterkt at dokumentasjonen gjennomgås sammen med forretningssiden hos kunde/leverandør, da det på en rekke områder beskrives detaljert hva som må tas stilling til for at forventet samhandling skal kunne finne sted. Teknisk dokumentasjon beskriver meldingsflyt og samhandlingsaktiviteter knyttet til dette for alle prosesser hvor EDI blir brukt, og omhandler meldingene: Ordre Ordrekvittering Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Fakturakvittering Da meldinger og samhandling kan variere for de enkelte distribusjonsformer er dokumentasjonen delt i tre deler, én for hver av distribusjonsformene: Leveranse over distributør Leveranse direkte til detaljist Crossdock Retningslinjene legger vekt på at utveksling av meldinger og samhandling skal skje etter enkle og oversiktlige prinsipper som også gjør kontroll og oppfølging enklest mulig. Til tross for dette må det inngås bilaterale avtaler på en rekke områder. Disse er beskrevet for hver distribusjonsform og prosess i etterfølgende dokumentasjon. Bilaterale avtaler skal dokumenteres i EDI utvekslingsavtale. Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 13 av 46

14 Fig 218 Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås: Om Ordrekvittering skal sendes Frist for ordrebekreftelse dersom bestilling og henting samme dag Om Avvik fra frist på pakkseddel ved EXW Om Fakturakvittering skal sendes Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 14 av 46

15 Fig 219 Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås: Ordre o Om ordretype Prognose skal brukes, og hvordan denne prosessen skal gjennomføres o Om ordretype Industriordre/representantordre skal brukes, og hvordan denne prosessen skal gjennomføres dersom denne avviker fra ordinær prosess o Ønsket leverings-/hentedato. Om følgende koder skal brukes: Seneste leveringstidspunkt Tidligste leveringstidspunkt Leveringsønske i uke som begynner med o Om Fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes Ordrebekreftelse o Om Kvantum som leveres skal angis. Ikke anbefalt å ta med da avvik fra bestilt legges i et eget felt beregnet for dette o Om Tilgjengelighetsdato på vare ved midlertidig utsolgt skal angis o Om Fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 15 av 46

16 Fig 220 Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås: Pakkseddel o Om Antall lastbærere som inngår i pallutvekslingsordningen skal angis o Om Antall pallplasser som forsendelsen opptar på bil skal angis o Om Eksponeringsenhet skal angis på Pakkseddel nivå 3 Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 16 av 46

17 Fig 221 Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås: Om Enkel eller avansert variant av fakturakvittering skal sendes Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 17 av 46

18 Fig 222 Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås: Om Ordrekvittering skal sendes Om Ordrebekreftelse skal sendes Frist for ordrebekreftelse dersom bestilling og henting samme dag Om Pakkseddel skal sendes Om Fakturakvittering skal sendes Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 18 av 46

19 Fig 223 Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås: Ordre o Om ordretype Industriordre/representantordre skal brukes, og hvordan denne prosessen skal gjennomføres dersom denne avviker fra ordinær prosess o Ønsket leverings-/hentedato. Om følgende koder skal brukes: Seneste leveringstidspunkt Tidligste leveringstidspunkt Leveringsønske i uke som begynner med o Om Fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes Ordrebekreftelse o Om Kvantum som leveres skal angis. Ikke anbefalt å ta med da avvik fra bestilt legges i et eget felt beregnet for dette o Om Tilgjengelighetsdato på vare ved midlertidig utsolgt skal angis o Om Fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 19 av 46

20 Fig 224 Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås: Pakkseddel o Om Antall lastbærere som inngår i pallutvekslingsordningen skal angis o Om Antall pallplasser som forsendelsen opptar på bil skal angis o Om Eksponeringsenhet skal angis på Pakkseddel nivå 3 o Om Mengde (bestilt kvantum) skal angis (kan bare brukes dersom ordrebekreftelse ikke benyttes) Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 20 av 46

21 Fig 225 Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås: Om Enkel eller avansert variant av fakturakvittering skal sendes Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 21 av 46

22 Fig 226 Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås: Om Ordrekvittering skal sendes Frist for ordrebekreftelse dersom bestilling og henting samme dag Om Avvik fra frist på pakkseddel ved EXW Om Fakturakvittering skal sendes Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 22 av 46

23 Spesielle forhold ved Crossdock Erstatningsvare (alternativ vare) Bruk av erstatningsvarer må avtales bilateralt. Erstatningsvarer kan benyttes i forbindelse med kundepakkede leveranser. Prinsippet er at opprinnelig vare som er bestilt, blir erstattet av alternativ vare fra leverandør. Leverandør og kunde har på forhånd avtalt hvilke varer som skal kunne erstattes. Ordrebekreftelse for å beskrive avvik mellom hvilket produkt som er bestilt og hvilket som blir levert benyttes ikke i dette tilfellet. Det kan forekomme at én varelinje kan bli erstattet med flere erstatningsvarer. Tilleggs-varelinjer Bruk av tilleggs-varelinjer må avtales bilateralt. Tilleggs-varelinjer kan benyttes i forbindelse med kundepakkede leveranser. Prinsippet er at tilleggs-varelinjer benyttes dersom varen ikke er bestilt i opprinnelig ordre, men bestilles i ettertid (for eksempel pr. telefon). Leverandør og kunde har på forhånd avtalt hvilke varer som skal kunne erstattes. Ordrebekreftelse benyttes ikke i dette tilfellet. Kundepakkede leveranser fra leverandør Identifisering av sluttkunde/sluttmottaker Ved kundepakkede leveranser fra leverandør er hovedregelen at sluttmottakeren identifiseres med GLN i ordremeldingen. I spesielle situasjoner hvor leverandøren ikke har tilgang til GLN, kan kunden sende med sluttmottakers navn og adresseinformasjon. Håndteringsinstruks Ved kundepakkede leveranser fra leverandør har kundene behov for å få angitt detaljert transportinformasjon/håndteringsinstruks ved crossdocking på transittlager. Denne type informasjon utveksles i ordremeldingen. Håndteringsinstruks som sendes fra kunde til leverandør, angis som et strukturert fri-tekst felt. Angivelse av SSCC Hver enhet av kundepakkede leveranser skal merkes med SSCC. Informasjon om de enkelte enheter og knytning til SSCC sendes i pakkseddelen. Parter Ved Crossdock skal Kjøper eller Varemottaker identifisere samlastingsterminalen. Sluttmottaker skal da identifisere den som mottar varene, som kan være et lager eller en detaljist. Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 23 av 46

24 Fig 227 Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås: Ordre o Ønsket leverings-/hentedato. Om følgende koder skal brukes: Seneste leveringstidspunkt Tidligste leveringstidspunkt Leveringsønske i uke som begynner med o Om Fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes Ordrebekreftelse o Om Kvantum som leveres skal angis. Ikke anbefalt å ta med da avvik fra bestilt legges i et eget felt beregnet for dette o Om Tilgjengelighetsdato på vare ved midlertidig utsolgt skal angis o Om Fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 24 av 46

25 Fig 228 Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås: Pakkseddel o Om Antall lastbærere som inngår i pallutvekslingsordningen skal angis o Om Antall pallplasser som forsendelsen opptar på bil skal angis o Om Eksponeringsenhet skal angis på Pakkseddel nivå 3 o Om Erstatningsvare skal kunne leveres o Om Tilleggsvarelinjer skal kunne legges på i leveransen/pakkseddelen o Om Sluttmottaker av leveransen skal kunne angis på linjenivå Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 25 av 46

26 Fig 229 Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås: Om Enkel eller avansert variant av fakturakvittering skal sendes Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 26 av 46

27 205 EDI Utvekslingsavtale Denne avtalen er et vedlegg til hovedavtalen mellom kunde og leverandør, og skal avklare gjensidige forventninger til hvordan EDI-trafikken mellom partene skal reguleres. Avtalen skal bidra til en tydelig og enhetlig implementering av EDI mellom kunde og leverandør. Avtalen omfatter ikke juridiske forhold. Dette dekkes gjennom hovedavtalen mellom partene. Avtalen er inngått mellom følgende parter: KUNDE Navn på KUNDE Representert ved navn Telefon E-post Omfatter følgende virksomheter Sted Dato Underskrift LEVERANDØR Navn på LEVERANDØR Representert ved navn Telefon E-post Omfatter følgende virksomheter Sted Dato Underskrift Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 27 av 46

28 Roller og kontaktpersoner Følgende kontakter skal brukes ved henvendelser knyttet til gjennomføring av avtalen. KUNDE Funksjon Kontaktinfo EDI-ansvarlig Navn Telefon/mobil E-post <Her kan det beskrives hvilke områder denne funksjonen dekker> Integrasjon Navn Telefon/mobil E-post <Her kan det beskrives hvilke områder denne funksjonen dekker> Teknisk infrastruktur/it Navn Telefon/mobil E-post <Her kan det beskrives hvilke områder denne funksjonen dekker> Prosess/ Navn Forretningsmessige forhold Telefon/mobil E-post <Her kan det beskrives hvilke områder denne funksjonen dekker> Andre Navn Telefon/mobil E-post <Her kan det beskrives hvilke områder denne funksjonen dekker> LEVERANDØR Funksjon Kontaktinfo EDI-ansvarlig Navn Telefon/mobil E-post <Her kan det beskrives hvilke områder denne funksjonen dekker> Integrasjon Navn Telefon/mobil E-post <Her kan det beskrives hvilke områder denne funksjonen dekker> Teknisk infrastruktur/it Navn Telefon/mobil E-post <Her kan det beskrives hvilke områder denne funksjonen dekker> Prosess/ Navn Forretningsmessige forhold Telefon/mobil E-post <Her kan det beskrives hvilke områder denne funksjonen dekker> Andre Navn Telefon/mobil E-post <Her kan det beskrives hvilke områder denne funksjonen dekker> Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 28 av 46

29 Meldinngsutveksling Dette kapittelet beskriver på hvilken måte partene har avtalt at meldingene skal utveksles, og hvor meldinger skal sendes. Begge parter har et gjensidig ansvar for å informere hverandre om forhold som påvirker eller kan påvirke informasjonsutvekslingen, uansett hvilke utvekslingsmåter som velges. Legg gjerne inn egen tekst som best beskriver utvekslingsmåten. Utvekslingsmåte Beskrivelse/krav/forutsetninger Sett X for utvekslingsmåte Alternativ 1: Postboks hos meldingsformidler Partene utveksler meldinger via en postboks hos 3. part. Partene bærer egne kostnader ved leie av postboks, trafikkavgift per sendte melding, og eventuelle tilleggstjenester som 3. part utfører på vegne av parten Alternativ 2: Kommunikasjonstype Alternativ 3: Web-portal Begge parter sender meldinger direkte til hverandres server Kan være vha FTP/SFTP eller andre kommunikasjonsformer. Dette alternativet er normalt kostnadsfritt utover egne kostnader med å etablere kommunikasjonsformen Leverandør sender og mottar meldinger via web-portal Kostnader med bruk av denne bæres av leverandør. Alternativ 4: Annet Beskrivelse av andre former for utveksling som ikke dekkes av alternativ 1-3 Kommentarer til utvekslingsmåte Adresseringsmåter/hvor meldinger skal sendes eller plasseres/identifikasjon av filer etc. Det oppfordres til at sensitiv informasjon/passord etc. ikke beskrives i selve avtalen, men utveksles direkte mellom aktørene på en sikker måte Meldinger TIL kunde Meldinger TIL leverandør Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 29 av 46

30 DEL 1: Gjelder for distribusjonsform leveranser over distributør Omfatter alle kategorier varer levert over distributør. Ordretypen vil være Normalordre eller Industriordre/representantordre. Ordretypen Prognose må avtales spesielt om den skal brukes. Omfatter alle leveringsbetingelser. Meldinger og formater Følgende meldinger skal utveksles Meldinger som brukes Ordre Ordrekvittering Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Fakturakvittering Format og versjon Format Kommentar Meldinger i grønt er påkrevde meldinger for denne prosessen, mens meldinger i rødt kan avtales bilateralt. Bilaterale avtaler Alle avvik fra gjeldende retningslinjer skal spesifiseres i dette dokumentet for å være gyldige i samhandlingen. Det må tilstrebes fra begge parter å så langt mulig tilpasse seg gjeldende prosesser og standarder for meldingene, slik at avvikene blir færrest mulig. Avvik kan være knyttet til hvordan prosesser gjennomføres, eller til bruk/innhold i meldinger. Ved at avvik er spesifisert i dette dokumentet bidrar det til en forutsigbarhet for begge parter slik at rutiner og programvare som understøtter prosessene kan tilpasses i virksomhetene. Prosesser Avvik fra beskrivelse i brukerprofil på hvordan prosessene skal gjennomføres Avvikende frister for når meldinger skal sendes Ordrebekreftelse Pakkseddel Annet Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 30 av 46

31 Innhold i meldinger Alle informasjonsfelter som i retningslinjene er oppført som SKAL, eller SKAL DERSOM et gitt kriterium er oppfylt, skal alltid sendes. Informasjonsfelter som er oppført som KAN sendes, er i utgangspunktet tilleggsinformasjon som ikke er påkrevd må sendes. Det er derfor ikke knyttet spesielle behandlingsregler til dette hos mottaker. Dersom avsender ønsker at mottaker skal agere på dette på en måte som ikke er beskrevet i retningslinjene, må dette beskrives under. Melding Informasjonsfelt Beskrivelse på hvordan dette brukes Ordre Ordrekvittering Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Fakturakvittering Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 31 av 46

32 DEL 2: Gjelder for distribusjonsform leveranser direkte til detaljist Prosessen omfatter alle produktkategorier som leveres direkte til detaljist. Ordretypen vil være Normalordre eller Industriordre/representantordre Omfatter alle leveringsbetingelser hvor leverandør er ansvarlig for transport. Meldinger og formater Følgende meldinger skal utveksles Meldinger som brukes Ordre Ordrekvittering Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Fakturakvittering Format og versjon Format Kommentar Meldinger i grønt er påkrevde meldinger for denne prosessen, mens meldinger i rødt kan avtales bilateralt. Bilaterale avtaler Alle avvik fra gjeldende retningslinjer skal spesifiseres i dette dokumentet for å være gyldige i samhandlingen. Det må tilstrebes fra begge parter å så langt mulig tilpasse seg gjeldende prosesser og standarder for meldingene, slik at avvikene blir færrest mulig. Avvik kan være knyttet til hvordan prosesser gjennomføres, eller til bruk/innhold i meldinger. Ved at avvik er spesifisert i dette dokumentet bidrar det til en forutsigbarhet for begge parter slik at rutiner og programvare som understøtter prosessene kan tilpasses i virksomhetene. Prosesser Avvik fra beskrivelse i brukerprofil på hvordan prosessene skal gjennomføres Avvikende frister for når meldinger skal sendes Ordrebekreftelse Annet Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 32 av 46

33 Innhold i meldinger Alle informasjonsfelter som i retningslinjene er oppført som SKAL, eller SKAL DERSOM et gitt kriterium er oppfylt, skal alltid sendes. Informasjonsfelter som er oppført som KAN sendes, er i utgangspunktet tilleggsinformasjon som ikke er påkrevd må sendes. Det er derfor ikke knyttet spesielle behandlingsregler til dette hos mottaker. Dersom avsender ønsker at mottaker skal agere på dette på en måte som ikke er beskrevet i retningslinjene, må dette beskrives under. Melding Informasjonsfelt Beskrivelse på hvordan dette brukes Ordre Ordrekvittering Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Fakturakvittering Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 33 av 46

34 DEL 3: Gjelder for distribusjonsform Crossdock Prosessen omfatter alle varer som inngår i Crossdock. Ordretypen vil være Crossdock. Omfatter alle leveringsbetingelser. Meldinger og formater Følgende meldinger skal utveksles Meldinger som brukes Ordre Ordrekvittering Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Fakturakvittering Format og versjon Format Kommentar Meldinger i grønt er påkrevde meldinger for denne prosessen, mens meldinger i rødt kan avtales bilateralt. Bilaterale avtaler Alle avvik fra gjeldende retningslinjer skal spesifiseres i dette dokumentet for å være gyldige i samhandlingen. Det må tilstrebes fra begge parter å så langt mulig tilpasse seg gjeldende prosesser og standarder for meldingene, slik at avvikene blir færrest mulig. Avvik kan være knyttet til hvordan prosesser gjennomføres, eller til bruk/innhold i meldinger. Ved at avvik er spesifisert i dette dokumentet bidrar det til en forutsigbarhet for begge parter slik at rutiner og programvare som understøtter prosessene kan tilpasses i virksomhetene. Prosesser Avvik fra beskrivelse i brukerprofil på hvordan prosessene skal gjennomføres Avvikende frister for når meldinger skal sendes Ordrebekreftelse Pakkseddel Annet Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 34 av 46

35 Innhold i meldinger Alle informasjonsfelter som i retningslinjene er oppført som SKAL, eller SKAL DERSOM et gitt kriterium er oppfylt, skal alltid sendes. Informasjonsfelter som er oppført som KAN sendes, er i utgangspunktet tilleggsinformasjon som ikke er påkrevd må sendes. Det er derfor ikke knyttet spesielle behandlingsregler til dette hos mottaker. Dersom avsender ønsker at mottaker skal agere på dette på en måte som ikke er beskrevet i retningslinjene, må dette beskrives under. Melding Informasjonsfelt Beskrivelse på hvordan dette brukes Ordre Ordrekvittering Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura Fakturakvittering 198 Meldingsbeskrivelse EANCOM Meldingsbeskrivelsen er ikke inntatt i dette dokumentet, men kan lastes ned separat fra nedlastinger. 199 Meldingsbeskrivelse XML Meldingsbeskrivelsen er ikke inntatt i dette dokumentet, men kan lastes ned separat fra nedlastinger. Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 35 av 46

36 200 Endringslogg gjeldende versjon vs tidligere versjoner a v STAND Elektronisk utveksling av handelsinformasjon i dagligvarebransjen 200 Endringslogg gjeldende versjon vs tidligere versjoner Versjon desember 2017 Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 36 av 46

37 Endringslogg Denne loggen beskriver overordnet og kortfattet alle endringer som gjøres på STAND EDI. For full oversikt må de respektive dokumentene gjennomgås Hensikt med loggen er på en kortfattet måte beskrive hva som er endret ift forrige versjon, for enklere å vurdere om det er behov for endringer i egne prosesser/rutiner eller programvare. Sjekk derfor alltid loggen ved ny versjon av STAND EDI! Versjon/ Del Melding Endring fra forrige versjon dato Ordrebekreftelse Fjernet den ene forekomsten 29 (Ordre kontrollert for vareinfo) i BGM. Ref. tabell-oversikt side 31. Er ikke relevant. Rettet feil i eksempler Pakkseddel Lagt inn flere gyldige koder i tabell 7065 Pakningstyper PCI: Kode 30 er endret til 33E pga europeisk harmonisering GIN: Kode SS er endret til BJ pga europeisk harmonisering RFF SG endret fra n6 til an6 Rettet feil i eksempler Alle Rettet opp feil mellom dokumentasjon og tilhørende XSD-skjema meldinger Ordre RequestedDeliveryDate/DateCode endret til SKAL OrderDetails/BaseItemDetails/PackageUnitType endret til KAN Ordrekvittering RequestedDeliveryDate/DateCode endret til SKAL Ordrebekreftelse OrderResponse/MessageNumber endret til SKAL Fjernet den ene forekomsten 29 (Ordre kontrollert for vareinfo) i ConfirmationStatus. Ref. tabell-oversikt side 17. Er ikke relevant. RequestedDeliveryDate/DateCode endret til SKAL DeliveryDate/DateCode endret til SKAL Pakkseddel OrderResponse/MessageNumber endret til SKAL 1.01/ / Alle Lagt inn SKAL-felt Common Access Response i UNH-segmentet, for å kunne identifisere meldingen som STAND013-melding 3 Alle Ferdigstilt XML Lagt inn SKAL-felt MessageVersion i Order/OrderResponse/DeliveryNote/Invoice/ApplicationResponse, for å kunne identifisere meldingen som STAND013-melding 1-5 Ny struktur på dokumentasjon. Gamle versjoner er harmonisert mot hverandre. Erstatter følgende versjoner av tidligere publiserte meldinger: Dagligvare DEDIP: Bestilling / Ordre v.7 Ordrebekreftelse v.4 Pakkseddel v.7 Guideline Hvordan implementere DEDIP pakkseddel v.1.1 Faktura v.6 Fakturakvittering v. 7. april 2006 Dagligvare XML: Bestilling v.1.41 Ordrebekreftelse v.1.2 Pakkseddel v.1.5 E2b Faktura Dagligvare v E2b Fakturabekreftelse v Utarbeidet beskrivelser for prosessene Normalordre distributør Normalordre detaljist Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 37 av 46

38 Crossdock. Prosessene er gjennomgått av DMF LOG og DLF LK, besluttet av STAND 24. nov 2015, og danner utgangspunkt for STAND013. Det er en forutsetning for full forståelse av STAND013 at del 1 er grundig gjennomgått. Her står også en del endringer bl.a. knyttet til frister som ikke er spesifisert i denne endringsloggen. 2 Ordre BGM Ordretyper: Fjernet Hastebestilling og Kampanjeordre. Bestilling endret navn til Normalordre Forhåndsordre endret navn til Prognose Industriordre endret navn til Industriordre/representantordre Responskode: Ny kode Z1 er lagt inn. Erstatter tidligere AE. Z1 innebærer at det avtales bilateralt om ordrekvittering og/eller ordrebekreftelse skal sendes. TOD (leveringsbetingelser) Er fjernet i sin helhet. Har ingen funksjon i dag. Leveringsbetingelser inngår som del av den kommersielle avtalen mellom partene. Ordrekvittering Ordrebekreftelse Nytt navn for ordrebekreftelse Light. Bruker meldingen ORDRSP, men har kun funksjonskode 12 Ikke behandlet som gyldig kode. Er ellers identisk med tidligere versjon. Endret navn fra ekte/fullgod/fullverdig ordrebekreftelse til kun ordrebekreftelse TOD (leveringsbetingelser) Fjernet som følge av at den er fjernet i ordre LIN Funksjonskode Kode 5 fjernet. Brukes ikke, og er heller ikke ønsket/planlagt brukt av kjedene PIA Erstatningsvare Kode 3 Erstatningsvare med tilhørende C212 er fjernet. Informasjon om dette utveksles i dag via EPD/Tradesolution DTM Tilgjengelighetsdato ved midlertidig utsolgt Lagt inn teksten som DMF og DLF ble enig om og som oppfordrer til at leverandører og kunder tilrettelegger sine systemer til å sende og bruke denne informasjonen aktivt QVA Kode for årsak til avvik Fjernet kode QT (Justert pga kvantumsrabatt og/eller pallelag) QTY Alternativ 2 som beskriver resting Fjernet da restnotering ikke er i bruk, og heller ikke er planlagt å tas i bruk SG 32 LOC/QTY/DTM Fjernet som følge av at resting ikke brukes Pakkseddel Forhold mellom ordre og pakkseddel Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 38 av 46

39 Presisert hvilke regler som gjelder ved eventuell pakkseddelsplitt for de enkelte prosesser, og ved ulike leveringsbetingelser BGM Fjernet funksjonalitet som tillater at en avsendt pakkseddel kan kanselleres. Er ikke i bruk, og kjedene har heller ikke planlagt å ta dette i bruk RFF Fjernet kode AAK som følge av at kansellering av tidligere avsendt pakkseddel ikke tillates TOD (leveringsbetingelser) Fjernet som følge av at den er fjernet i ordre/ordrebekreftelse EQD Nytt KAN-segment med kode Z09 som angir antall paller/kasser av hver type som inngår i pallutvekslingsordningen EQD Nytt KAN-segment med kode Z10 som angir antall pallplasser som forsendelsen opptar på bil CPS Forpakningsnummer Manglet SKAL/KAN kode. Er lagt inn som SKAL datasegment Hierarki Endret til et SKAL dataelement. Feil i dagens brukerveiledning Nivå i forpakningshierarki Fjernet. Ikke i bruk PAC Endret til et SKAL-segment, siden pakkseddel nå kun godtas på nivå 3 og 4 og skal være merket Tabell over forpakningskoder Nye koder lagt inn. Lagt inn kolonne i tabell som viser hvilke pakningstyper som er godkjente til bruk i pakkseddel Antall kolli Presisert at antall nå skal stå i relasjon til paller Pakkeinformasjonskode Fjernet kode 50 og 51, siden dette dataelementet nå relaterer seg til paller. MEA Presisert at med mål, så menes det mål på pall Tilleggsinformasjon Lagt inn nye koder som skal erstatte de gamle. PCI Endret til et SKAL-segment som følge av at pakkseddel nå kun aksepteres på nivå 3 og 4, og at PCI derfor alltid skal sendes Merkeinstruks Kode 17 fjernet da den kun gjelder for pakksedler nivå 2, som ikke lenger tillates Ny kode 30 (SSCC) er lagt til. Erstatter 30E som ikke lenger er gyldig kode. Forsendelsesmerking Fjernet, som følge av at kode 17 (over) utgår GIN Endret til et SKAL-segment som følge av at SSCC alltid skal sendes. Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 39 av 46

40 Nummer fra-til Fjernet som følge av at flere SSCC i samme GIN-segment er fjernet. Denne var tidligere aktuell pga nivå 2 som ikke lenger aksepteres RFF Bestillingsnummer ved tilleggs-varelinjer Endret fra SKAL til KAN. Feil i tidligere dokumentasjon DTM Datotype Nye koder Z15 og Z17 med ny definisjon er lagt til. Gamle koder med «unøyaktig» definisjon/manglende samsvar med STAND001 og STAND005 tillates i en overgangsfase Faktura Faktura har ikke hatt fokus ved utarbeidelse av STAND013, da fokuset har vært på de logistiske sidene ved meldingene. Det gjenstår derfor en gjennomgang av faktura med økonomiressurser med sikte på å få en opprydding i koder, spesielt knyttet til avgifter/tillegg/fradrag, og hvordan disse skal representeres i faktura. Det antas at faktura kan forenkles vesentlig når en opprydding er foretatt. Fakturakvittering En konkret endring er imidlertid besluttet ved denne revisjonen: Samlefaktura er ikke lenger tillatt. DTM Fakturaperiode Fjernet som følge av at samlefaktura ikke lenger er tillatt Denne meldingen har vært del av tidligere standard, men har i liten grad blitt implementert. Den er nå vedtatt av STAND som del av STAND013 og tilbys de leverandører som ønsker det, gjennom bilateral avtale med den enkelte kjede Tydeliggjort hvordan meldinger, segmenter og dataelementer skal brukes. Rettet opp feil og unøyaktigheter Ikke ferdigstilt Alle meldinger 3 XML Meldingstabell 4 Endringslogg Dette dokumentet. Ett dokument for hele brukerprofilen hvor alle endringer beskrives, og som har som funksjon at aktørene ved endringer i standarden skal sjekke endringsloggen for å vurdere om endringen berører dem og hva som eventuelt må endres 5 Det er utarbeidet en omforent EDI Utvekslingsavtale som skal brukes for å beskrive EDI-utvekslingen, og hvor alle bilaterale avtaler skal være dokumentert for at de skal være gyldige Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 40 av 46

41 130 Inngåelse av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhetstid Risiko for matsvinn er knyttet til gjenværende holdbarhetstid på et produkt. For å unngå matsvinn har aktørene i dagligvarebransjen blitt enig om å utvise en fleksibilitet i verdikjeden for å kunne håndtere mindre avvik på fordeling av holdbarhetstid. Dette gjøres ved å inngå bilaterale avtaler. Bilaterale avtaler vil bidra til mer fleksibel fordeling av holdbarheten og derved redusere matsvinn i verdikjeden (produsenter, distributører, detaljister), ved at det tas hensyn til konkrete og spesifikke forhold, som eksempelvis geografisk avstand til kunde/marked, og omsetningsvolum. Dagligvarebransjen har definert en tabell for fordeling av total holdbarhetstid, basert på en tre-deling mellom produsent, distributør og detaljist/forbruker. Tabellen som er utarbeidet for dette gjelder med mindre annet er bilateralt avtalt. For produkter med kort holdbarhet (42 dager eller mindre) vil forhold som avstand til markedet og omsetningsvolum være avgjørende for fastsetting av optimal fordeling av holdbarhetstid. For produkter med holdbarhet mellom 17 og 42 dager oppfordres det å vurdere å inngå bilaterale avtaler For produkter med holdbarhet under 17 dager skal det inngås bilaterale avtaler Hvordan inngå bilaterale avtaler Fordelingen av holdbarhet som angitt i tabellen er utgangspunkt for fastsetting av bilaterale avtaler. Alle parter kan ta initiativ til bilaterale avtaler, basert på forventet potensial mht. reduksjon av totalt svinn. Beskrivelse av hvordan risikodeling skal håndteres, bør inkluderes i avtalene. Måling av forbrukt holdbarhetstid i verdikjeden er et virkemiddel for å sikre fakta, og overvåke utvikling. Noen eksempler på situasjoner hvor det kan være aktuelt å inngå bilaterale avtaler: Avvikende dato fra tabellen Et eksempel på å redusere svinn for varer med kort holdbarhet, er at en leverandør på Østlandet inngår en bilateral avtale med en kunde om bedre dato enn hva som står i tabellen for leveranser til for eksempel Nord-Norge, mens f.eks. Midt- og Vest-Norge får leveranser i henhold til tabellen og med mulighet for avvikende dato for mindre volumer for leveranser til Sør- og Øst-Norge. Avvikende dato først i uken Produkter som leveres i begynnelsen av en uke når raskt frem til distributør/distribunal og detaljist før helgen, og er mindre utsatt for enklere datoavvik. Tilsvarende er det mindre hensiktsmessig å levere varer med «siste STAND-dag» eller med datoavvik på fredager, dersom de ikke vil bli mottatt av distributør/distribunal før søndag kveld/mandag. Avvikende dato ved kampanjer I forkant av en kampanjeperiode kan en avtale om levering med noen dagers datoavvik være aktuell, da disse produktene vil ha høyere rullering enn normalt på distributør/distribunal og hos detaljist. For å redusere risikoen for økt svinn ved lavere rullering enn normalt hos distributør/distribunal og hos detaljist i slutten av kampanjeperioden, bør man levere bedre dato enn angitt i tabellen. Produkt/verdikjedespesifikke vurderinger Avhengig av produkt/verdikjede kan det være hensiktsmessig å omfordele dager. For eksempel: Produkt med ujevnt salg hos detaljist og/eller mye svinn hos detaljist. Her kan det være hensiktsmessig å omdefinere dager fra leverandør og/eller distributør til detaljistdager. Produkt med jevnt salg hos detaljist og/eller lite svinn. Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 41 av 46

42 Her kan det være hensiktsmessig å omdefinere dager fra detaljist og/eller distributør til leverandør. Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 42 av 46

43 134 Tabell for fordeling av total holdbarhetstid på en vare For varer med total holdbarhet på 150 dager eller mer gjelder at siste frist for levering til distributør skal være minst 100 dager og til detaljist minst 50 dager. Dette betyr at produsent får en større andel av total holdbarhetstid enn øvrige ledd (skjevfordeling). Sesongvarer skal selges med god holdbarhetsmargin for aktuell sesong. For varer med total holdbarhet 90 dager eller mindre er tabellen skjevfordelt til fordel for å sikre en størst mulig del av holdbarheten til siste ledd. For varer med holdbarhet mellom 17 og 42 dager oppfordres det til å vurdere bilaterale avtaler for fordeling av total holdbarhetstid For varer med holdbarhet under 17 dager skal det gjøres bilaterale avtaler for fordeling av total holdbarhetstid Leveringsvilkår regulerer tidspunkt for ansvarsovergang. Leveringsvilkår følger Incoterms ( Definisjon av tabelloverskrifter: Total holdbarhet: Produsent: Distributør: Detaljist/forbruker: Produktets totale holdbarhet i dager definert av produsent. Antall dager av total holdbarhet som produsenten har til rådighet. Antall dager av total holdbarhet som distributøren har til rådighet frem til levering hos detaljist. Antall dager av total holdbarhet som er tilgjengelig for detaljist og forbruker. Total holdbarhet Produsent Distributør Detaljist/forbruker Prosess Bestilling 5. juni 2019 Side 43 av 46