Forfall meldes snarest til politisk sekretariat på mail til Varamedlemmer oppfordres til å møte.

Transkript

1 MØTEINNKALLING Fellesnemnd for kommunesammenslåing Dato: kl. 13:20 Sted: Formannskapssalen AHK Arkivsak: 19/00189 Arkivkode: 033 Forfall meldes snarest til politisk sekretariat på mail til Varamedlemmer oppfordres til å møte. SAKSKART Side Saker til behandling 32/19 19/ Møtestruktur i nye Aurskog-Høland kommune 2 33/19 19/ Kommunikasjonsstrategi for nye Aurskog-Høland kommune 4 34/19 19/ Innkjøpssamarbeid fra Orienteringssaker 8/19 19/ Orienteringer i fellesnemnda Referatsaker 6/19 19/ Protokoll Fellesnemnd for kommunesammenslåing Bjørkelangen, Roger Evjen ordfører i Aurskog-Høland Thor Håkon Ramberg ordfører i Rømskog kommune 1

2 Saker til behandling 32/19 Møtestruktur i nye Aurskog-Høland kommune Arkivsak-dok. 19/ Arkivkode. 033 Saksbehandler Dagfinn Lunner Saksgang Møtedato Saknr 1 Fellesnemnd for kommunesammenslåing /19 Prosjektrådmannens innstilling: 1. Følgende møtestruktur fastsettes i nye Aurskog-Høland kommune: Kommunestyrets møter legges til onsdager kl Formannskapets møter legges til onsdager kl Alle utvalgene har møte onsdager kl , og da ca to uker før kommunestyremøte Eldreråd og Råd for personer med funksjonsnedsettelse har møte mandager kl Prosjektrådmannen bes fremme forslag til møteplan i samsvar med ny møtestruktur. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her Saksopplysninger: Prosjektrådmannen legger med dette fram en vurdering av tidspunkt for politiske møter i nye Aurskog-Høland kommune. I inneværende valgperiode følgende ordning vært praktisert: Rømskog kommune: Kommunestyret har hatt møte torsdager kl Formannskapet har hatt møte mandager kl Utvalg for utvikling og plan har hatt møte onsdager kl Utvalg for oppvekst og omsorg har hatt møte torsdager kl Aurskog-Høland kommune: Kommunestyret har hatt møte mandager kl Formannskapet har hatt møte mandager kl Alle komiteene har hatt møte mandager kl Eldreråd og Råd for personer med funksjonsnedsettelse har hatt møte mandager kl Vurderinger: Møtetidspunkter skal være hensiktsmessige både for de folkevalgte og administrasjonen. Både ukedag og møtetidspunkt på dagen har betydning. 2

3 De folkevalgte må ha rimelig tid på forhånd til å sette seg inn i sakene som skal behandles. I Aurskog- Høland har sakene blitt sendt ut ca. 10 dager (2 helger) i forveien, og dette vurderes som å ha vært en tilfredsstillende ordning. I Rømskog har det vært praktisert litt kortere tid. Særlig formannskapet kan være et krevende møte med blant annet mange saker og innmeldte spørsmål. Selv om sakene er sendt ut i forveien kan det likevel antas at de siste partimessige avklaringer og forberedelser generelt skjer innunder møtedato. Hvis møtedato er mandag kan deler av forutgående helg bli belagt med forberedelser for både politikere og administrasjonen, noe som anses som uheldig. Prosjektrådmannen mener det er problematisk å måtte be flere av de ansatte om å jobbe i deler av helgen når dette er repeterende gjennom måneden og året. Prosjektrådmannen foreslår derfor at formannskapet legges til en annen ukedag enn mandag, og mener at onsdag kan være en aktuell ukedag. Ordningen med at formannskapsmøtene holdes på dagtid som det har vært gjort i Aurskog-Høland kommune videreføres. Når det gjelder kommunestyrets møter, utvalgenes møter og rådene foreslås også disse å flyttes til onsdag eller torsdag som en aktuell ukedag for disse møtene. Det legges videre opp til at det ikke er både formannskap og kommunestyre i samme uke. Økonomiske vurderinger: Flytting av møtetidspunkter har ingen økonomisk betydning. Alternativer og konsekvenser: Nåværende møteplan for Aurskog-Høland kommune kan opprettholdes med de ulemper som kan inntreffe, som nevnt overfor. Konklusjon: Prosjektrådmannen foreslår at onsdager blir møtedag for de politiske organene i kommunen. 3

4 33/19 Kommunikasjonsstrategi for nye Aurskog-Høland kommune Arkivsak-dok. 19/ Arkivkode. Saksbehandler Rune Alfred Holter Saksgang Møtedato Saknr 1 Partssammensatt utvalg for kommunesammenslåing /19 - PSU 2 Fellesnemnd for kommunesammenslåing /19 Prosjektrådmannens innstilling: 1. Kommunikasjonsstrategi for nye Aurskog-Høland kommune godkjennes. 2. Det skal utarbeides en kommunikasjonsplan høsten 2019 som oppdateres hvert år Vedlegg: Forslag til kommunikasjonsstrategi for nye Aurskog-Høland kommune. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen 4

5 Saksopplysninger: Kommunikasjonsstrategien skal sikre at kommunen driver en åpen og aktiv informasjon om sin virksomhet, og bidra til at kommunens forhold til omverdenen er preget av åpenhet og tilgjengelighet. Kommunikasjonsstrategien skal være med på å bygge kommunens omdømme. Relevante bestemmelser: Kommunikasjonsstrategien er forankret i kommuneloven 4. Grunnlovens 100 5

6 34/19 Innkjøpssamarbeid fra 2020 Arkivsak-dok. 19/ Arkivkode. Saksbehandler John-Ivar Udnesseter Saksgang Møtedato Saknr 1 Fellesnemnd for kommunesammenslåing /19 Rådmannens innstilling: 1. Aurskog-Høland kommune vedtar avtale om administrativt vertskommunesamarbeid mellom Aurskog-Høland, Enebakk og Nittedal. 2. Nittedal kommune påtar seg å være vertskommune for samarbeidet. 3. Kommunestyret delegerer sin myndighet etter kommuneloven 28-1 b nr. 3 jf. ny kommunelov 20-2 annet ledd til rådmannen i Nittedal. 4. Rådmannen i Nittedal tar initiativ overfor kommunene Lunner, Gran og Jevnaker med sikte på mulig fremtidig innlemmelse av disse kommunene i samarbeidet. 5. Rådmannen kommer tilbake til kommunestyret med ny sak om innkjøpssamarbeid dersom én eller begge kommunene Nittedal og Enebakk ikke vedtar avtale om administrativt vertskommunesamarbeid. Vedlegg: 1. Gjeldende avtale om administrativt vertskommunesamarbeid Nedre Romerike Innkjøpssamarbeid 2. Utkast til avtale om administrativt vertskommunesamarbeid mellom Aurskog-Høland, Enebakk og Nittedal 3. Utredning fremtidig innkjøpssamarbeid fra 2020 Aurskog-Høland, Enebakk og Nittedal Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen 6

7 Saksopplysninger: Aurskog-Høland kommune er i dag deltaker i Nedre Romerike Innkjøpssamarbeid (NRI). NRI er et administrativt vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28-1b. Sørum kommune er vertskommune. Fellesnemnda for nye Lillestrøm kommune besluttet den at ny kommune skal organisere innkjøp internt i egen kommune uten et formelt innkjøpssamarbeid. Kommunestyret i Sørum vedtok oppsigelse av sitt deltakerforhold i Nedre Romerike Innkjøpssamarbeid med virkning fra Dette innebærer at dagens NRI samarbeid opphører fra samme dato. Med bakgrunn i dette fremmes denne saken for beslutning på hvorvidt og hvordan et fremtidig innkjøpssamarbeid fra skal organiseres. Når dagens NRI samarbeid opphører, har Aurskog-Høland behov for at avtalene som dette samarbeidet har forvaltet ivaretas på annen måte. På innkjøpsområdet er volum en viktig faktor for å sikre best mulig priser. Deltakelse i et innkjøpssamarbeid anses derfor som hensiktsmessig. Å bygge opp Aurskog-Høland kommunes egen innkjøpsavdeling tilsvarende bortfall av dagens NRI med fem årsverk for å gjennomføre samme antallet konkurranser vurderes ikke som økonomisk regningssvarende. Med bakgrunn i dette vurderes to alternative fremtidige innkjøpssamarbeid under: 1. Vurdering av fremtidig innkjøpssamarbeid sammen med dagens NRI kommuner 2. Vurdering av mulighet for inntreden i Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (ØRIK) Vurdering av fremtidig innkjøpssamarbeid sammen med dagens NRI kommuner Med bakgrunn i fellesnemda for Lillestrøm kommune sitt vedtak tok Nittedal kommune i februar 2018 initiativ til et møte med de gjenværende NRI kommunene og Lørenskog kommune. Den ble det avholdt et møte mellom rådmennene i Aurskog-Høland, Rælingen, Enebakk, Lørenskog og Nittedal med sikte på å avklare interessen for et nytt fremtidig innkjøpssamarbeid fra På møtet deltok rådmennene og enkelte av økonomisjefene i kommunene. Økonomisjefene i Aurskog-Høland, Rælingen, Enebakk og Nittedal fikk i oppdrag å utarbeide et mandat for å utrede fremtidig innkjøpssamarbeid. Rådmennene i Aurskog-Høland, Rælingen, Enebakk og Nittedal godkjente mandatet for utredningsarbeidet Modellene for innkjøpssamarbeid skulle vurderes opp mot følgende kriterier: Administrasjon av ordningen Bemanningsmessige konsekvenser Arbeidsgiveransvar for fellesressurs Finansiering av modellen Kvalitet på innkjøpet, herunder: o Faglige konsekvenser o Konsekvenser for avtaleoppfølging o Konsekvenser for anbudsgjennomføring o E-handelskonsekvenser Effekt på kompetanse i kommunene Effektive anskaffelsesprosesser Produktivitet/kapasitet Lørenskog kommune som deltok i oppstartsmøtet i prosessen meldte tilbake den at de ikke ønsket å delta i et formelt innkjøpssamarbeid, men at de ønsker samarbeid om enkeltanskaffelser der dette er hensiktsmessig. 7

8 Rådmennene i Rælingen, Enebakk, Aurskog-Høland og Nittedal fikk forelagt et notat som redegjorde for ulike modeller for et fremtidig innkjøpssamarbeid. Notatet var et resultat av en prosess der de innkjøpsansvarlige og økonomisjefene i Rælingen, Aurskog-Høland, Enebakk og Nittedal deltok. Notatet vurderte fire forskjellige alternative modeller for et fremtidig innkjøpssamarbeid: Alternativ 0 Videreføring av NRI-samarbeid med ny vertskommune Alternativ 1a Fordelt kategoriansvar med vertskommune og fellesfunksjoner Alternativ 1b Fordelt kategoriansvar uten formell organisering avtalebasert Alternativ 2 Formelt innkjøpssamarbeid opphører Anbefalingene fra økonomisjefene var alternativ 0 videreføring av NRI-samarbeid med ny vertskommune. Rådmennene i Rælingen, Aurskog-Høland, Enebakk og Nittedal ga i oktober 2018 økonomisjefene en felles tilbakemelding på notatet om samarbeidsmodeller der det ble etterspurt en oversikt over hva som burde ligge i en felles administrativ funksjon og hvilke avtaleområder det ble vurdert at det er hensiktsmessig å samarbeide om. Notatet med svar på rådmennenes spørsmål ble oversendt til rådmennene Rælingen kommune informerte deretter den om at de ikke ønsker å delta i et formalisert innkjøpssamarbeid fra dersom dagens NRI modell videreføres. Et samarbeid mellom Enebakk, Aurskog-Høland og Nittedal gir et befolkningstall på ca Økonomisjefene i Aurskog-Høland, Enebakk og Nittedal utarbeidet med bakgrunn i Rælingens tilbakemelding et notat den der mulighetene for et fremtidig innkjøpssamarbeid med disse tre kommunene ble vurdert. I dette notatet foreslås det et fremtidig vertskommunesamarbeid etter lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner, 28-1b jf. ny kommunelov Nittedal kommune foreslås som vertskommune for samarbeidet og det foreslås finansiert gjennom et sekretariatsbidrag. Som vertskommune vil Nittedal kommune få arbeidsgiveransvaret for de ansatte i det nye innkjøpssamarbeidet. Vedlagt følger utkast til avtale om administrativt vertskommunesamarbeid mellom Aurskog-Høland, Enebakk og Nittedal. Mulig fremtidig utvidelse av samarbeidet Kommunene Gran, Lunner og Jevnaker har i dag eget innkjøpssamarbeid for Hadelandsregionen. Nittedal kommune har med bakgrunn i dette henvendt seg til kommunene og forespurt om det kan være interesse for et innkjøpssamarbeid fra og fått svar om at de kan være positive til å se nærmere på dette. Dersom det inngås ny avtale om opprettelse av et nytt vertskommunesamarbeid mellom Aurskog- Høland, Enebakk og Nittedal, kan det i dette åpnes for at andre kommuner kan tilslutte seg dette samarbeidet på et senere tidspunkt. En slik utvidelse av et samarbeid vil kreve ny kommunestyrebehandling, men kommunestyret kan allerede ved behandlingen av denne saken gi et uttrykk for at man stiller seg positiv til en slik løsning gjennom et vedtakspunkt om at kontakten med Lunner og Gran følges opp med tanke på en senere inntreden i innkjøpssamarbeidet. En eventuell utvidelse av nytt innkjøpssamarbeid sammen med Nittedal og Enebakk vil måtte godkjennes av kommunestyrene i disse kommunene i tillegg til kommunestyret i Aurskog-Høland. 8

9 Vurdering av mulighet for inntreden i Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (ØRIK) Nittedal kommune har henvendt seg til Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (ØRIK) for mulig deltakelse. Siden 2002 har det vært etablert et innkjøpssamarbeid mellom kommunene Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker som deltakere. Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid har fra 1. januar 2016 vært organisert som et administrativt vertskommunesamarbeid etter kommuneloven 28-1 a og 28-1 b med Ullensaker kommune som vertskommune. ØRIK er i stor grad driftet på samme måte som NRI. De er organisert som et vertskommunesamarbeid med Samarbeidsråd og Innkjøpsråd slik vi kjenner fra NRI. De har en sammenlignbar avtaleportefølje og utfører stort sett de samme oppgavene. ØRIK finansieres ved tilskudd fra kommunene. Samarbeidskommunene dekker sin forholdsmessige andel av de faktiske kostnadene ved samarbeidet fordelt etter SSBs innbyggertall pr i budsjettåret. Dette skiller seg fra NRI som praktiserer sekretariatsbidrag. Om Enebakk, Aurskog-Høland og Nittedal søker om inntreden vil innkjøpssamarbeidet utgjøre i overkant av innbyggere. Eventuell inntrede i ØRIK vil måtte godkjennes i alle kommunestyrene som er deltakere i dette samarbeidet i dag i tillegg til de nye kommunene. Sammenlikning av alternativene Jo større et samarbeid er, jo mer attraktive er oppdragsgiverne for leverandørene å levere tilbud til. Et innkjøpssamarbeid bestående av Aurskog-Høland, Enebakk og Nittedal vil dekke omtrent innbyggere. Legger man til Hadelandskommune utgjør disse ca innbyggere. Til sammen vil et innkjøpssamarbeid bestående av disse kommunene utgjøre ca innbyggere. Tilsvarende vil et innkjøpssamarbeid bestående av ØRIK kommunene og Nittedal, Aurskog-Høland og Enebakk gi et samlet befolkningstall på i overkant av innbyggere. Til sammenlikning har dagens NRI samarbeid ca innbyggere. Praksis viser at større samarbeid får bedre priser. Det er derfor mer sannsynlig at Nittedal vil oppnå bedre priser og avtalebetingelser ved å være deltaker i et større samarbeid. Dette innebærer at deltakelse i ØRIK er mest gunstig sett i forhold til størrelse på samarbeidet. Et lite samarbeid vil bli mer sårbart på flere områder. Et samarbeid med 3 kommuner fordrer at kommunene deltar på flest mulig av anskaffelsene samarbeidet skal iverksette. Et samarbeid med sekretariatsbidrag er også avhengig av en viss omsetning (deltakelse) for at økonomien skal gå i balanse. Dersom omsetningen i samarbeidet blir for lav, vil dette kunne føre til behov for tilskudd fra kommunene. Personellmessig vil også et samarbeid mellom 3 kommuner være mer sårbart. Det er anslått at et videre NRI-samarbeid vil trenge 3 ansatte. Et samarbeid med 6 ansatte (slik de er i ØRIK i dag) gjør samarbeidet mer robust ved eksempelvis sykdom. Til sammenlikning har dagens NRI-samarbeid 5 ansatte. Når det gjelder gjennomføring av konkurranser, vil et samarbeid mellom Aurskog-Høland, Enebakk og Nittedal kunne være mer smidig ved gjennomføring av konkurranser siden det vil være enklere å 9

10 samordne tre kommuners behov sammenliknet med inntil ni kommuners behov dersom disse kommunene innlemmes i ØRIK. ØRIK-kommunene har økonomisystemet Agresso, mens Nittedal, Aurskog-Høland og Enebakk benytter Visma. Alle ØRIK-kommunene benytter e-handel, Enebakk har ikke e-handel. E-handel er viktig for sporbarhet og kontroll. Ved å gå inn i et samarbeid med ØRIK vil forholdet at Aurskog- Høland ikke har felles system medføre at Aurskog-Høland blir nødt til å gjøre enkelte av de tekniske prosessene selv. Overgangsfasen: Uansett hvilken samarbeidsform som velges vil overgangsfasen mellom dagens NRI-samarbeid og et nytt innkjøpssamarbeid medføre enkelte utfordringer. Ved en eventuell overgang til ØRIK vil det være hensiktsmessig om dette kunne skje fra Aurskog-Høland kommune vil ikke ha mulighet til å tiltre allerede inngåtte rammeavtaler, og må være med på nye rammeavtaleområder etter hvert som disse kunngjøres. Aurskog-Høland kommune vil derfor i ganske lang tid operere med oppfølging og bruk av gamle NRI-avtaler. NRI gjør i dag mye av avtaleoppfølgingen mot leverandørene, hvilket er et viktig område å følge opp. Nye Lillestrøm kommune har sagt seg villig til å følge opp disse avtalene etter mot at de vil motta sekretariatsbidraget på avtalene. Dersom Aurskog-Høland kommune får muligheten til å bli medlem i ØRIK, anbefales det at Aurskog-Høland kommune benytter seg av denne muligheten da dette er ressurskrevende arbeid. Dersom Aurskog-Høland kommune skal etablere et innkjøpssamarbeid sammen med Nittedal og Enebakk som finansieres av sekretariatsbidrag, vil et slikt samarbeid ha behov for å motta sekretariatsbidraget selv og dermed også selv følge opp avtalene. Det vil også bli tilfeller der gamle NRI-avtaler utløper før ØRIK skal lyse ut sine tilsvarende avtaler. Perioden mellom utløp av dagens NRI avtaler og oppstart av ny ØRIK avtale må da dekkes opp ved at kommunen selv gjennomfører anskaffelse for perioden der kommunen må vente før de kan bli med på ØRIK sin neste konkurranse. Dersom Aurskog-Høland og Enebakk også søker om inntreden i ØRIK, vil disse tre nye kommunene kunne samarbeide om disse avtaleområdene i en overgangsfase. Dersom Aurskog-Høland, Enebakk og Nittedal etablerer et eget innkjøpssamarbeid, vil alle disse kommunene ha utløp av avtaler på samme tidspunkt. Forventningene til når et nytt innkjøpssamarbeid må gjennomføre konkurranser er derfor klart allerede. Ved en overgang til et nytt NRI er det ikke realistisk å se for seg at ny organisasjon vil kunne kjøre anskaffelser i samme omfang og tempo som NRI gjør med bemanningen i dag. Dette som følge av et nytt innkjøpssamarbeid vil ha færre ansatte enn dagens NRI samarbeid. Nittedal kommune vil derfor komme opp i situasjoner der kommunen har avtaler som utløper uten at NRI rekker å holde tritt med inngåelsen av nye avtaler. I en overgangsperiode vil derfor kommunene måtte bruke interne ressurser på å kjøre disse anskaffelsene som nye NRI ikke rekker å ta. En stor del av arbeidsoppgaven til NRI er avtaleoppfølging. Det er heller ikke realistisk å anta at nye NRI vil være i stand til både å opparbeide ny organisasjon, kjøre konkurranse og drive avtaleoppfølging på samme måte som dagens NRI klarer å gjøre. Dette vil ta seg opp når ny organisasjon er etablert. Vurderinger: I forbindelse med at Nedre Romerike Innkjøpssamarbeid avsluttes har Aurskog-Høland kommune behov for at konkurranser, avtaleoppfølging mm. som NRI tidligere har gjort gjøres av andre fra samme tidspunkt. Innkjøpsavdelingen i kommunen har ikke kapasitet til å gjennomføre konkurransene som NRI har gjort hittil. Dette innebærer at rådmannens vurdering er at Aurskog- 10

11 Høland kommune fortsatt må være med i et innkjøpssamarbeid. Spørsmålet blir da hvilket alternativ som best løser kommunens behov. De alternative innkjøpssamarbeidene som er vurdert er etablering av et nytt innkjøpssamarbeid sammen med Enebakk og Nittedal kommuner med Nittedal som vertskommune, eventuelt også supplert med kommunene i Hadelandsregionen, eller inntreden i Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (ØRIK). Begge alternative innkjøpssamarbeid har sine fordeler og ulemper. Nittedal skriver i sitt saksframlegg: Dersom Nittedal blir med i ØRIK vil kommunen bli en del av et innkjøpssamarbeid som dekker ca innbyggere og har seks årsverk. Dette samarbeidet er i drift i dag. Større samarbeid gir erfaringsmessig bedre priser for kommunen. Samtidig vil deltakelse i større samarbeid medføre at det er flere kommuner som skal delta i anskaffelsesprosessene noe som kan ta lenger tid. Deltakelse i ØRIK vil medføre betaling fra kommunen med om lag 1,5 mill. kroner per år. Tilsvarende tall for nye Aurskog-Høland kommune vil være ca 1,1 mill. kroner. Dersom Aurskog-Høland etablerer et nytt innkjøpssamarbeid sammen med Nittedal og Enebakk, vil dette medføre at Nittedal som vertskommune må rekruttere ansatte til samarbeidet siden de ansatte i dagens NRI ikke blir med over i en ny organisasjon. Et slikt innkjøpssamarbeid vil dekke ca innbyggere, dette er betydelig mindre enn dersom man deltar i ØRIK. På den annen side vil en innlemming av Hadelandskommunene i ordningen medføre en økning av antallet innbyggere til ca innbyggere. Det er anslått at et slikt samarbeid minimum må ha tre årsverk for å kunne gjennomføre et tilstrekkelig antall konkurranser årlig. Dette er færre enn ØRIK, og gjør samarbeidet med sårbart ved turnover, sykefravær etc. Det er også grunn til å forvente at avtaler som inngå av dette samarbeidet får dårligere vilkår enn avtaler gjennom ØRIK siden volumene som etterspørres er betydelig mindre. Finansiering av denne ordningen ved hjelp av sekretariatsbidrag vil også kunne påvirke prisene som oppnås negativt. Samtidig vil et innkjøpssamarbeid bestående av tre kommuner kunne ha raskere beslutningsprosesser enn et større samarbeid. Rådmannens samlede vurdering er at Nittedal alt i alt, vil være best tjent med å opprette et eget innkjøpssamarbeid sammen med Aurskog-Høland og Enebakk. Rådmannen mener at fordelene knyttet til mulighetene som raskere beslutningsprosesser i et noe mindre, sekretariatsbidragsfinansiert samarbeid oppveier de mulige negative effektene på innkjøpsprisene som oppnås sammenliknet med inntreden i Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid. Ikke minst spiller det i vurderingen også en rolle at kommunen sikres en enklere videreføring av eksisterende avtaler. Økonomiske vurderinger: Deltakelse i et innkjøpssamarbeid som baserer seg på sekretariatsbidrag i form av en betaling fra leverandørene basert på omsetning for den enkelte avtale medfører ingen direkte utlegg for kommunen. Samtidig kan en ordning med et slikt sekretariatsbidrag fra leverandørene medføre høyere priser på varer og tjenester for kommunen enn det man ville fått uten en slik ordning. Hvorvidt en slik ordning vil medføre høyere priser for kommunens innkjøp, vil avhenge av den aktuelle konkurransesituasjonen i markedet på tidspunkt for innhenting av tilbud. Dette innebærer at et innkjøpssamarbeid som finansieres ved sekratariatsbidrag kan få høyere priser enn man ellers ville fått dersom kostnadene ved innkjøpssamarbeidet var finansiert over deltakerkommunenes driftsbudsjetter. 11

12 Deltakelse i et innkjøpssamarbeid som baserer seg på tilskudd fra deltakerkommunene vil medføre behov for økte budsjettrammer i Aurskog-Høland kommune. Basert på dagens kostnader i Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid vil årlig beregnet kostnad for Aurskog-Høland kommune ligge på ca 1,1 mill. kroner årlig. Miljømessige konsekvenser: Et velfungerende innkjøpssamarbeid der miljø vektlegges i anskaffelsene vil kunne medføre at det offentlige påvirker leverandørmarkedets fokus på miljø i produksjon og leveranse av varer og tjenester. Alternativer og konsekvenser: Forslag til alternativer Alternativet til opprettelsen av et eget innkjøpssamarbeid sammen med Aurskog-Høland og Enebakk kan være at Aurskog-Høland kommune søker om deltakelse i Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid. Forslaget til vedtakspunkter som erstatter rådmannens innstilling blir: 1. Rådmannen tar initiativ overfor deltakerkommunene i Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid med sikte på deltakelse i dette. 2. Rådmannen kommer tilbake med ny sak til kommunestyret for beslutning om innkjøpssamarbeid når resultatet av undersøkelsene i punkt 1 er klart. Ytterligere et alternativ vil kunne være å ivareta innkjøp alene som egen kommune. Ulempene ved dette vil være så vidt store sett til fordelene at dette alternativet ikke er ytterligere utredet nå. Hovedutfordringen vil være knyttet til at man i så fall får et svært lite og dermed sårbart kompetansemiljø. Konsekvenser Risiko- og sårbarhetsanalyse Et velfungerende innkjøpssamarbeid er viktig for å sikre at kommunen overholder lov og forskrift innenfor området anskaffelser. Problemer knyttet til manglende kapasitet for gjennomføring av konkurranser kan medføre at kommunen foretar direkteanskaffelser i strid med anskaffelsesregelverket. Forebygging av kriminalitet Et velfungerende innkjøpssamarbeid som i konkurranser og avtaleoppfølging stiller krav til leverandørene bidrar til å sikre at seriøse aktører vinner frem til konkurransen om oppdrag. Vurdering av andre konsekvenser Dersom Aurskog-Høland kommunes undersøkelser mot kommunene i Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid gir positive resultater kan dette medføre at Nittedal får bli deltaker i ØRIK. Dette forutsetter vedtak i alle kommunestyrene i dagens ØRIK i tillegg til Aurskog-Høland. Dersom undersøkelsene mot ØRIK ikke gir et positivt resultat eller en eller flere av dagens ØRIK kommuner ikke støtter Aurskog-Hølands inntreden i samarbeidet, vil kommunen stå uten et 12

13 innkjøpssamarbeid fra Kommunen vil da stå uten kapasitet til gjennomføring av de konkurranser som dagens NRI har gjort. Sammendrag og konklusjon: Aurskog-Høland kommune er i dag deltaker i Nedre Romerike Innkjøpssamarbeid (NRI). NRI er et administrativt vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28-1b. Sørum kommune er vertskommune. Fellesnemnda for nye Lillestrøm kommune besluttet den at ny kommune skal organisere innkjøp internt i egen kommune uten et formelt innkjøpssamarbeid. Kommunestyret i Sørum vedtok oppsigelse av sitt deltakerforhold i Nedre Romerike Innkjøpssamarbeid med virkning fra Dette innebærer at dagens NRI samarbeid opphører fra samme dato. Med bakgrunn i dette fremmes denne saken for beslutning på hvorvidt og hvordan et fremtidig innkjøpssamarbeid fra skal organiseres. Rådmannen har vurdert to alternativer til nytt innkjøpssamarbeid fra Alternativene som er vurdert er muligheten for deltakelse i Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid eller opprettelsen av et nytt innkjøpssamarbeid med Aurskog-Høland og Enebakk og med Nittedal som vertskommune, eventuelt også supplert med deltakelse fra kommuner i Hadelandsregionen. Etter en totalvurdering innstiller rådmannen på at opprettelsen av et nytt innkjøpssamarbeid er det mest formålstjenlige. Rådmannens innstilling: 1. Aurskog-Høland kommune vedtar avtale om administrativt vertskommunesamarbeid mellom Aurskog-Høland, Enebakk og Nittedal. 2. Nittedal kommune påtar seg å være vertskommune for samarbeidet. 3. Kommunestyret delegerer sin myndighet etter kommuneloven 28-1 b nr. 3 jf. ny kommunelov 20-2 annet ledd til rådmannen i Nittedal. 4. Rådmannen i Nittedal tar initiativ overfor kommunene Lunner, Gran og Jevnaker med sikte på mulig fremtidig innlemmelse av disse kommunene i samarbeidet. 5. Rådmannen kommer tilbake til kommunestyret med ny sak om innkjøpssamarbeid dersom én eller begge kommunene Nittedal og Enebakk ikke vedtar avtale om administrativt vertskommunesamarbeid. 13

14 Orienteringssaker Saknr Arkivsak Tittel 8/19 19/ Orienteringer i fellesnemnda Orienteringer fra prosjektrådmannen Endelig organisering av nye AHK Markering av kommunesammenslåingen i 2019 og

15 Referatsaker Saknr Arkivsak Tittel 6/19 19/ Protokoll Fellesnemnd for kommunesammenslåing