PROTOKOLL HÅNES MENIGHETSRÅD

Transkript

1 PROTOKOLL HÅNES MENIGHETSRÅD Dato og tid: kl Sted: Hånes kirke Tilstede: Rune Mørland, Elin Saltrøe, Lillian Bondø Bjørnestad, Kristin Wallem Timenes, Dag Kvarstein, Lars Hollerud (tilstede under sak 12,15 og under besøket til Giverkomiteen), Olav Trømborg (sogneprest) og (undertegnede) Meldt forfall: Gerd Ytre-Eide, Trine Isefjær og Else Wallem Aasdal Åpning og enkel bevertning: Elin Fra Arbeidsutvalget, Tilstede Kristin Wallem Timenes, Rune Mørland, Olav Trømborg og. Ingen kommentar. Rune Mørland Leder, Hånes menighetsråd, mars

2 Bønneemner fra MR som settes inn i bønnepermen: Menighetens ledige stillinger SAKER: MR 10/18 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORRIGE MR-MØTE MR 11/18 ÅRSMELDING FRA MR-LEDER MR 12/18 OPPFØLGING AV OPPDATERT ÅRSHJUL FOR MR VÅREN 2018 MR 13/18 GODKJENNING AV REGNSKAP FOR 2017 MR 14/18 BUDSJETT 2018 MR 15/18 INFORMASJON MR XX/18 EVENTUELT BESØK AV GIVERKOMITEEN KL 20-20:45. Referatsaker, protokoller, brev mm: Rune Mørland Leder, Hånes menighetsråd, mars

3 MR 10/18 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Protokoll fra siste MR-møte godkjennes med de rettelser som evt måtte være gjort. Vedlegg Bakgrunn Vurdering konklusjon 3

4 MR 11/18 ÅRSMELDING FRA MR-LEDER Hånes menighetsråd vedtar årsmelding med de endringer som er gjort. Hånes menighetsråd Formål til Den Norske kirke: Kirkens oppgave er å bringe budskapet om Jesus Kristus som verdens Frelser til alle mennesker, uten hensyn til de motiver folk har for å søke kirkens tjenester. Den norske kirke skal være en bekjennende, misjonerende, tjenende og åpen folkekirke. Hånes menighets visjon, misjon og verdier Hånes menighets visjon: Glimt av himmel spor på jord. Gjennom møter med mennesker ønsker vi å gi et glimt av himmel. I hverdagen, gjennom oppveksten og livet for øvrig som skal sette gode spor i et menneskes liv. Sette gode spor på jord. Hånes menighets misjon (oppdrag): Mennesket først. Vi skal med Jesus som forbilde vise Guds kjærlighet til alle mennesker ved handling - ikke bare ord. Vi skal møte folk der de er, gi rom for undring, og skape møteplasser hvor mennesker blir kjent med hverandre og med Jesus. Hånes menighets verdier: Gøy: Vi vil glede oss og andre. Gjennom lek, humor, latter, selvironi og pussigheter skaper vi et godt fundament for å være i bevegelse, leve og utfordre. Ærlig: Vi ser mennesket som helt, og anerkjenner at det er gjennom å vise våre svakheter for hverandre at vi kan komme hverandre nær - og bli sterkere. Raus: Størst av alt er kjærligheten. Vi er i bevegelse og gir rom til mangfold, undring og nysgjerrighet. Mennesket er skapt i Guds bilde og Guds budskap er kjærlighet. Nærværende: Vi er synlige og står i menneskers liv, i alle livets faser og situasjoner. Vi skal lytte og gjøre vårt ytterste for å oppleves imøtekommende og inkluderende. Menighetsrådet medlemmer: Rune Mørland leder, fast Kristin Wallem Timenes nestleder, fast Elin Saltrøe fellesrådsrepresentant, fast 4

5 Lillian Bondø Bjørnestad, fast Oddvar Fredheim, fast Trine Isefjær, fast Gerd Ytre-Eide, 1. vara Lars Hollerud, 2. vara Else J Wallem Aasdal, 3. vara Dag Kvarstein, 4. vara Arbeidsutvalget har bestått av: Rune Mørland, leder Kristin Wallem Timenes, nestleder Olav Trømborg, sokneprest, daglig leder (våren 2017) Åse Fredheim, fugerende daglig leder (høsten 2017) Saker behandlet Menighetsrådet hadde syv møter i 2017, normalt ble det også avholdt arbeidsutvalgsmøter i forkant av disse. Til sammen har menighetsrådet behandlet 47 saker, i tillegg til referatsaker. Utover å planlegge og gjennomføre de jevne aktivitetene i menigheten, og følge med i stabens og underutvalgenes jevnlige arbeid, har menighetsrådet behandlet saker som: Budsjett, regnskap og årsrapport Gudstjenesteforordning Kirkelig fellesråds handlingsprogram Staben Olav Trømborg, sogneprest 100 %., daglig leder 70 %, menighetskoordinator 30 % Linn Mørland, kateket og trosopplærer 100 % Petter Tanggaard Lomeland, diakon og trosopplærer 100% Åse Fredheim, kirketjener 50 % (våren 2017) og fung. 100% (høsten 2017) Kristian Woxmyhr, kantor/menighetsmusiker 60% Martine Akselsen, ungdomsarbeider 30 %. Terje Skoge, vikar for kirketjener (høsten 2017) Johanne Kristine Bondø Bjørnestad, renholder. Timebasis. Endring av arbeidsforhold i staben Etter lang og tro tjeneste gikk kirketjener, Lillian Haanes, av med pensjon desember Åse Fredheim ble ansatt som ny kirketjener januar I forbindelse med daglig leders permisjon høsten 2017, fungerte Åse Fredheim som daglig leder og det ble satt inn vikar i kirketjenerstillingen. Endring i stabens oppgaver Staben håndterer sine fellesoppgaver så vel som de respektive ansvarsområdene på faglig god måte, og med stort engasjement. Grunnet en permisjon og noe sykemelding høsten 2017 har staben vist stor fleksibilitet og velvilje og sammen løst oppgavene seg imellom. Strategisamling Menighetsrådet gjennomfører årlig en strategisamling, der menighetsråd og stab setter seg sammen, analyserer situasjonen i menigheten og meisler ut en strategi for arbeidet. Dette ble gjennomført 1 dagssamling våren Her bygger man videre på den strategitenkning som har ligget til grunn for 5

6 menighetsrådets arbeid de siste årene. Årets fokus var hvordan vi på best mulig måte kan legge til rette for å bygge småfellesskap i Hånes menighet. Økonomi Menighetsrådet har ansvaret for økonomien og for å klare å følge med på den økonomiske tilstand har vi fått til en ordning med at økonomiutvalget presenterer status for menighetsrådet hvert semester. Det daglige ansvaret er delegert til daglig leder. Hånes menighet tok i 2017 i bruk Vipps som betalingsmulighet ved kjøp av mat, lodd, aktiviteter i tillegg til kollekt. Informasjon Til informasjon om hva som skjer i Hånes Menighet benyttes: Hånes menighets nettside: Elektronisk nyhetsbrev som sendes 1 gang pr mnd. til drøyt 100 abonnenter. Facebook/Hånes menighet. Mail og SMS blir benyttet i kontakten med de frivillige. Digitale infoskjermer i våpenhuset og vestibylen. Oppslagstavler i våpenhuset og vestibylen. Synliggjøring av behov for frivillige: Oppheng i gang og på nettsiden. Menighetsbladet, Bladet Vårt Frivillighet Frivillighetskoordineringen utføres av daglig leder, eventuelt med noe delegasjon. Den vanlige frivillighetsfesten ble slått sammen med giverfesten til en stor Sammen-Fest februar Sammenfesten var en satsing for menigheten både for å gjøre stas på frivillige og givere til Hånes menighet, men også som en festdag hvor hele Hånes befolkning ble invitert. Med Ingebrigt Steen Jensen, Henrik Syse og en dyrepasser på programmet, ble det i kombinasjon med deilig mat fra Dyreparken en stor suksess for store og små. Formålet med satsingen var å by på Hånes menighet og synliggjøre det mangfoldige arbeidet som gjøres av menigheten i bydelen. Givertjenesten Giverkomiteen har arbeidet med strategi for rekruttering av nye givere til menighetens arbeid. SAMMEN-festen var ett ledd i denne strategien. I kombinasjon med utgivelsen av magasinet kalt «SAMMEN» høsten 2016 og SAMMEN-festen vinteren 2017 arbeider giverkomiteen videre med det viktige rekrutteringsarbeidet for å sikre menighetens økonomi og videre drift. Det ble arrangert menighetstur, SAMMEN-tur, september til Farsund Feriepark. Ca 70 personer deltok. Det var en flott tur som forhåpentligvis sveiset folk enda mer SAMMEN. En komité bestående av frivillige og stab hadde hovedansvaret for turen. Oppstart av mannskor På initiativ fra Ådne Timenes, startet Hånes menighet opp mannskor vinteren Dette ble en umiddelbar suksess og de ble raskt en kjerne på i overkant av 20 medlemmer. Korets medlemmer finansierte selv lønn til dirigent og pianist, Kristian Woxmyhr ut hele Hånes menighet tok over ansvaret for å lønne dirigenten fra januar Hånes mannskor har et stort fokus på den sosiale møteplassen for menn i alle aldre og er et flott musikalsk tiltak for Hånes befolkning. Avsluttende kommentarer Staben, ulønnede medarbeidere og menighetsråd har fortsatt å videreutvikle strategiarbeidet knyttet til Visjonen «Glimt av himmel spor på jord» med et spesielt fokus på utvikling, etablering og gjennomføring av nye konkrete tiltak. Menighetsrådet ser behovet for styrking av småfellesskap og gleder seg over noe vekst på dette området. Menighetsrådet vil fortsette å fokusere på etablering av 6

7 nye samt styrke eksisterende småfellesskap for det kommende året. Samtidig må vi sikre balanse mellom relevante tiltak og det økte arbeidspresset stab og frivillige opplever. Menighetsrådet vil nok en gang rette en stor takk til en dyktig og profesjonell stab som håndterer endring og uforutsette utfordringer på en meget god måte. Hånes menighet har en flott stab som gir «gir det lille ekstra» for løse oppgaver og utfordringer gjennom året. Med stort hjertelag gjør de arbeidet til det beste for menighetens medlemmer på Hånes og Lauvåsen. Dette gjelder også i høyeste grad alle frivillige som legger ned utallige timer for at Hånes menighet er et godt sted å være. Tusen hjertelig takk. Rune Mørland Leder, Hånes menighetsråd Vurdering konklusjon: Til årsmøtet: Elin-kake, Rune-koke kaffe, Kristin-fruktfat, Dag&Rune&Elin-rigge/rydde 7

8 MR 12/18 OPPDATERT ÅRSHJUL FOR MR VÅREN 2018 Vedtak i saken utsettes til neste møte. Vedlegg: Bakgrunn: På forrige menighetsråd ble det vedtatt å avvikle ringerunden til frivillige medarbeidere som tidligere har vært gjennomført av MR på vårparten. På bakgrunn av at MR på strategihelgen trakk frem viktigheten av å bygge relasjoner, så ønsker AU at vi ser på denne saken igjen. Ikke for å gjøre om vedtaket fra forrige MR men for at MR kan finne frem til andre måter å følge opp medarbeidere på og for å finne andre gode områder hvor MR kan gå inn og styrke relasjonen til de frivillige medarbeiderne. Vurdering konklusjon: 8

9 MR 13/18 GODKJENNING AV REGNSKAP FOR 2017 Hånes menighet vedtar regnskapet for Vedlegg: regnskap og noter 2017 Bakgrunn: Vurdering konklusjon 9

10 MR 14/18 BUDSJETT 2018 MED PRIORITERT LISTE Hånes menighetsråd vedtar budsjettet for 2018 med følgende kommentarer: 2018, ikke i budsjettet: o Prosesjonskors; via midler samlet inn som takkoffer ( kr) o Div lydutstyr i form av kormikrofoner, høytalere mm; dette kommer ikke inn i budsjettet for 2018 men jobben med å søke støtte starter i Det er ønskelig at teknikergruppa tar ansvar for å søke støtte 2019, ta med i budsjettet: o Nettsiden oppdateres og videreutvikles o Belysning av kirken utendørs (vurder om dette evt bør meldes inn til Handlingsprogrammet juni 2019) Utsmykning av kirkerom og våpenhus (? kr) -> foreløpig på vent Leiepris Åpen Barnehagen prisjusteres hvert år Ved økonomiske utfordringer ift leie av festsal til dåpsfest -> ta kontakt med daglig leder; mulighet for å søke diakonale midler til støtte (dette frontes ikke på nettsider) Salmebøker prioriteres ikke innkjøpt da Hånes menighet satser på skjerm på vegg Det er pr i dag ikke avklart hvordan det blir ift ungdomsledere på Skjærgårds; kr videreføres til ledertreningen også for 2018 Vedlegg: Enkel oversikt ift budsjett, bruk og avsetning til fond; samt prioritert liste Bakgrunn: I forrige MR ble følgende vedtatt: MR 06/18 BUDSJETT 2018; UTLEIEPRISER, BELYSNING UTENFOR KIRKEN MM. Hånes menighetsråd vedtar følgende: Utleiepriser Utleiepriser for festsal i ukedager står uendret. Dvs. festsal = 500 kr, festsal og kjøkken = 1000 kr Utleiepriser for festsal helg (lørdag og søndag), blir som følger -> 1 dag, uten mulighet for å pynte dagen før eller rydde dagen etterpå = 1500 kr Mer enn 1 dag = 2500 kr Bryllupsfester = 5000 kr 10

11 Det gis ikke redusert pris til menighetens faste medlemmer Husleien for Åpen Barnehage økes fra 2200 kr pr mnd til 2500 kr pr mnd Det settes ned en prioriteringsliste over ting menigheten ønsker seg og/eller trenger. Dette løftes frem i takkoffertaler. Først på listen står et prosesjonskors som har en kostnad på ca kr. Andre ting som kan stå på en slik liste er f eks kirkeskip, salmebøker og nytt lydutstyr. MR lager denne listen i neste møte. Hånes menighetsråd synes også det er en god idé å søke om støtte til lydutstyr og mikrofoner. Det er også aktuelt med aksjoner eller kampanjer for å få ting på plass, f eks for å anskaffe salmebøker til menigheten. Dette vil MR ta opp igjen ved en senere anledning. Hånes Barnegospel har jobbet hardt for å få inn penger; blant annet gjennom vårkonserten. Disse pengene får de med seg videre i budsjettet for 2018 men det opprettes ikke nytt bundet fond på ansvaret. Hvor mye penger som skal øremerkes ledertrening avhenger av om det er noen som skal være med som ungdomsledere på Skjærgårds. Hvis ingen er med bør de tidligere vedtatt kr reduseres til det halve. Dette kommer vi tilbake til på neste møte når budsjettet skal vedtas. Hånes menighetsråd ønsker at det settes opp en langsiktig plan, (f.eks over 3 år), for prioriteringer av investeringer. Dette vil gi god oversikt og gi en ryddighet ift ønsker og behov som frontes av forskjellige interessegrupper og personer. Hånes menighetsråd ser at det må jobbes for å få opp inntektene. En samtale rundt dette vil komme på neste MR når budsjettet skal vedta. Øvrig informasjon om tall og budsjett tas til orientering Vurdering konklusjon: 11

12 MR 15/18 INFORMASJON Elin Saltrøe ser på delegasjonsreglementet før neste AU og vi tar det opp som en sak i neste MR Menighetsrådet tar saken som ble presentert omkring SuperOnsdag til etterretning. Det jobbes mer med denne saken på neste rådsmøte. I mellomtiden bes alle rådsmedlemmer være med og oppmuntre folk til å stille på semesterets to siste SuperOnsdager (11. og 25.april) Menighetsrådet tar øvrige saker til orientering. V/daglig leder Status ENØK Revisors beretning vedrørende kompensasjonsoppgave for merverdiavgift Oppdatering av delegasjonsreglement, kommer som sak i neste MR Det har vært stabsdag: Tanker omkring SuperOnsdag og videre drift av den. Tanker omkring søndagsklubb og hvordan legge en god gtj.liste for neste semester, følges videre opp i neste MR. Se eget skriv. Stabssituasjonen V/sogneprest Jens Olai Justvik er tilsatt som sogneprest i Tveit menighet Velkommen til påskens gtj V/MR-leder Det jobbes med tekst til stilling ledig som daglig leder 12

13 MØTE MED GIVERKOMITEEN (VIDAR IVERSEN, VIDAR BLAKSETH OG ARILD HEGLAND) Menighetsrådsleder bringer en stor og tydelig TAKK til Giverkomiteen for deres innsats og utrettelige jobb! Oddvar Fredheim har sluttet i Giverkomiteen; de resterende medlemmer er Vidar Iversen, Vidar Blakseth, Arild Hegland og Svein Harald Hansen Det trengs flere medlemmer til komiteen; det hadde vært å foretrekke to damer da komiteen i en årrekke har består av menn. Det hadde også vært en fordel at nye komitee-medlemmer er fra yngre generasjoner Er tiden her for å tenke nytt? Kampanjer? Prosjektrelatert? Mer bruk av Vipps, Facebook osv.? Kan det være lurt å begynne med små prosjekter hvor folk blir vant til å gi; etter en stund vil folk kanskje være modne for å ta steget fullt ut og bli med som giver? Det er viktig å kunne peke på konkrete ting! Gjerne stab/stillinger. Men her er det delte meninger; generelt er lønninger for diffust for mange Bispedømmekontoret har et prosjekt gående ift menighetenes givertjeneste. Noe vi kan ha nytte av? Vidar Blakseth er på saken Kan Fasteaksjonen byttes ut med vårt Misjonsprosjekt? Da vil vi få opp engasjementet ift dette og flere på Hånes vil få kjennskap til prosjektet Facebook kan brukes til å profilere oss ut og gi folk «utenfor» menigheten anledning til å bidra som givere; vi vet ikke hvem som vil være med å bidra! Strategien har ført oss mange skritt videre MEN vi er ikke i mål; hva er veien videre? I dagens samfunn er det viktig å spille på følelser!...hvordan kan vi tenke/bruke dette inn i givertjenesten vår?? Menigheten har god økonomi men vi trenger å være fremoverlent! Hva om Givertjenesten «tok steget ut» og oppsøkte flere grupper og lag? F eks Mannskoret, barnekoret osv. med konkrete prosjekter å støtte? Konkrete mål i løpet av 2018: To nye inn i komiteen Nytt og sprekt navn på Giverkomité -> Økonomikomité/økonomiutvalg?? Mer prosjektorienterte tiltak og mer bruk av nye plattformer for å nå ut MR og Giverkomiteen fortsetter å holde kontakten og være i dialog ift hvordan oppnå målene. 13