Eidsvold Værks Skiklub Årsmøte 15. mars 2017

Transkript

1 Protokoll fra årsmøtet i Eidsvold Værks Skiklub på Skistua 15. mars

2 Årsmøtet ble åpnet av leder Tommy Løkken, som også ledet årsmøtet gjennom sak 1 nr Sak 1 nr. 1 godkjenning av stemmeberettigede Til årsmøtet møtte 44 stemmeberettigede. Vedtak: Årsmøtet er vedtaksført jfr Lovens 13. Sak 1 nr. 2 godkjenning av innkalling og sakliste Leder orienterte om at årsmøtet ble kunngjort rettidig 13. februar 2017 på og Innen fristen 1. mars var det ikke innkommet andre saker enn de saker som er fremmet i saklisten. Innkallingen med saksdokumenter ble lovlig kunngjort ved publisering på skiklubbens internettside iht. Lovens 13 samt på klubbens Facebookside. Vedtak: Årsmøtet vedtok godkjenning av innkalling og sakliste. Sak 1 nr. 3 valg av dirigent, protokollfører og underskrivere Som dirigent ble foreslått Øystein B. Skeie. Som protokollfører ble foreslått Geir Helge Sjaaeng. Som underskrivere ble foreslått Tom Roger Fossum og Tormod Knutsen. Vedtak: Årsmøtet vedtok valg av dirigent, protokollfører og underskrivere som foreslått. Den videre ledelse av årsmøtet ble overlatt til årsmøtets dirigent. Sak 1 nr. 4 valg av tellekorps og redaksjonskomité Som tellekorps ble foreslått Ole Thorbjørn Fodstad og Lill Solveig Smedsrud. Redaksjonskomité ble foreslått utsatt, og valgt ved behov. Vedtak: Årsmøtet vedtok tellekorps som foreslått. Redaksjonskomité velges ved behov. 2

3 Sak 1 nr. 5 godkjenning av forretningsorden Ordinær kutyme i organisasjonslivet følges innenfor Lovens rammer. Ved valg avgjør årsmøtet om valg kan foregå ved akklamasjon, eller om det kreves skriftlig valg. a. Alle forslag skal settes frem skriftlig og være undertegnet av forslagsstiller b. Forslag som ikke støttes av minst ett medlem bortfaller, valgkomiteens forslag unntatt c. Ved valg av valgkomite m/varamedlem, skjer det enkeltvis, og bare ett navn skrives på hver stemmeseddel d. Den som får over halvparten av de avgitte stemmer ansees som valgt. Hvis ingen oppnår slikt flertall, foretas bundet omvalg mellom de to som i den foregående avstemningen har oppnådd flest stemmer Dirigenten kan foreslå strek satt med anledning til å tegne seg på talerlisten. Årsmøtet stemmer over forslaget. Etter at strek er satt, kan nye forslag ikke fremsettes eller tidligere forslag trekkes tilbake dersom noen i forsamlingen opprettholder disse. Dirigenten skal på forhånd varsle om at han foreslår satt strek. De som da ønsker å sette frem forslag, skal gis prioritet på talerlisten Ved alle skriftlige avstemninger regnes blanke stemmer som avgitte stemmer. Vedtak: Årsmøtet vedtok forretningsorden. Sak 2 protokoll fra årsmøtet 2016 Protokollen anses som kjent for årsmøtet ved at denne er publisert på Protokollen er ikke til behandling av årsmøtet, kun som en orientering. Vedtak: Protokollen fra årsmøtet 2016 tas til etterretning. Sak 3 protokoll fra ekstraordinært årsmøtet 2016 Protokollen anses som kjent for årsmøtet ved at denne er publisert på Protokollen er ikke til behandling av årsmøtet, kun som en orientering. Vedtak: Protokollen fra ekstraordinært årsmøtet 2016 tas til etterretning. 3

4 Sak 4 -årsberetning for Eidsvold Værks Skiklub Det ble gitt en orientering fra årsberetningen for for Eidsvold Værks Skiklub, og for øvrig ble det vist til offentliggjort beretning. Under beretningsdebatten leste Ole Bakkehaug opp beretning fra Eldres Avdeling, og Christoffer Brurud leste opp beretning fra hopp- og kombinertutvalget. Disse to beretningen var ikke vedlagt årsmøtedokumentenen. Vedtak: Årsmøtet tok årsberetningen til etterretning, og gir styret ansvarsfrihet. Sak 5 -medlemskontingent og treningsavgift Medlemskontingent: I utsendt forslag til medlemskontingent er det foreslått kontingentfritak både for æresmedlemmer og grunneiere, samt grunneieres hjemmeboende barn. I henhold til Lovens 4, fotnote 3, kan æresmedlemmer gis kontingentfritak. For øvrige medlemmer skal det være et minimumsbeløp på kr 100. Det er for øvrig ingen særskilt grunn til å differensiere kontingentsatsene ut over skillet mellom barn og voksne. For årsmøtet ble derfor følgende kontingentsatser fremmet: Barn under 18 år (til og med det året en fyller 18 år): kr 175,- Voksne, inkludert pensjonister, kr 250,- Æresmedlemmer og grunneiere gis fritak fra medlemskontingent. Styret har fullmakt gjennom sine fullmakter for økonomistyring og drift å beslutte eller delegere beslutninger om øvrige kostnader knyttet til fakturering På årsmøtet ble det fremmet forslag om medlemsavgift på kr 150,- for samtlige medlemmer unntatt grunneiere og æresmedlemmer. Vedtak: Årsmøtet vedtok medlemskontingent på kr 150 for samtlige medlemmer, og kontingentfritak for grunneiere og æresmedlemmer for Treningsavgift: Det er en rekke kostnader knyttet til organisert trening og aktive konkurranseutøveres deltakelse i skirenn. Treningsavgiften skal ikke være høyere enn nødvendig, men samtidig den ikke være så lav at det er de som ikke er aktive innen organisert trening eller videre aktiv med deltakelse i konkurranser som finansierer aktiviteten. De som ikke deltar fast på organiserte treninger, men som likevel får dekket startkontingent betaler en redusert treningsavgift. Årsmøtet ønsker også at treningskontingenten skal inneholde tiltak som profilerer skiklubben bedre enn tidligere. Klubblue inkluderes derfor i treningsavgiften. Årsmøtet ber samtidig om at styret sørger for at det er mulig å fakturere treningsavgiften i starten av januar hvert år. Følgende satser foreslås: Skileik kr 750,- inkludert synlighetsvest, deltakelse i klubbmesterskap, skiklubblue og kveldsmat Treningsgruppe 1 (1.-2. klasse) kr 1.350,- 4

5 Treningsgruppe 2 (3.-4. klasse) kr 1.350,- Treningsgruppe 3 (5.-6. klasse) kr 1.650,- Treningsgruppe 4 (7.-8. klasse) kr 2.150,- Treningsgruppe 5 ( klasse) kr 2.150,- Juniorgruppe kr 3.150,- Redusert treningsavgift kr 1.000,- (øvrige som får dekket startkontingent av skiklubben) Æresmedlemmer betaler ikke noen form for treningsavgift På årsmøtet ble det fremmet forslag om å gi styret fullmakt til å sette treningsavgift for 2017/2018 basert på innspill på årsmøtet om at treningsavgiftene for de to yngste gruppene og eventuelt gruppe 3 er for høy. Styret bes vurdere å sette ned avgiften og vurdere dette opp mot budsjett. Vedtak: Årsmøtet vedtok at styret får fullmakt til å beslutte treningsavgifter med mer enn 30 stemmer. Sak 6 -regnskap 2016 Balanseregnskap samt detaljert resultatregnskap er forelagt årsmøtet ved offentliggjøring på Regnskap og noter til regnskap for Eldres avdeling er også bekjentgjort. I forbindelse med regnskapsbestemmelser inneholder regnskapet nå også avskriving. I utsendt saksunderlag var det vist til 5 års avskriving, men dette er påpekt av revisorer at skal være 10 år. Regnskapet er rettet i henhold til dette. Årsresultatet inkludert avskriving viser et overskudd på kr ,88. Årsakene til overskuddet er blant annet utsatt bygging av drifts- og varmestue i Lysakerbakken, økte inntekter fra Hurdagene og «Pakkedugnad» hos Orbit Arena. Revisjon av regnskapet: Regnskapet er revidert og godkjent, dog med spørsmål til at det føres separate regnskap for Eidsvold Værks Skiklub og Eldres avdeling i Eidsvold Værks Skiklub. Leder i styret og leder av Eldres avdeling har redegjort for bekgrunnen, og revisorer finner at dokumentasjonen som er fremlagt er i samsvar med de beslutninger som er tatt. Vedtak: Regnskap med revisjonsberetning og noter tas til etterretning og styret gis ansvarsfrihet. 5

6 Sak 7 budsjett 2017 I henhold til Lovens 12 skal årsmøtet fastsette et budsjett som inneholder alle hovedposter i resultatregnskapet. Budsjettet for 2017 er satt opp med ny kontoplan som tilfredsstiller kravene fra NIF. Årets budsjett inneholder både balanse og resultat, og avskrivinger er medtatt. Den totale inntektsdelen av resultatet er på 1,880 mill. kroner og utgiftsdelen på 2,184 mill. kr. I utgiftsdelen er også avskrivinger, og sett bort fra dette er budsjettet i balanse medtatt finansinntekter. Avskrivingene er et teknisk element i budsjett og regnskap, og for budsjettåret er den reelle inntektsdelen like stor som utgiftsdelen. Årsmøtet ber styret om å periodisere budsjettet på en hensiktsmessig måte. Budsjettet er et rammebudsjett og årsmøtet gir styret fullmakt til å ompostere innbyrdes mellom ulike poster (kontoer). Årsmøtet merker seg at skiklubben er mva-pliktig som følge av det samlede nivået av inntekter fra annonsører, sponsor- og samarbeidspartnere, barteravtaler og betalte dugnader. Av godtgjørelser til styret er det kun styrets leder som har dette. Styreleders godtgjørelse er på kr. Vedtak: Årsmøtet vedtar det fremlagte budsjettet, og ber styret foreta en hensiktsmessig periodisering av dette. Styret har fullmakt til å foreta omposteringer innenfor rammen av budsjettet. Budsjettet er slik det fremgår nedenfor. 6

7 Hovedkonto Konto Hovedboksnavn Resultat 2016 Budsjett 2017 Balanse EIENDELER Tomter, bygninger og annen fast eiendom , ,00 12 Aktiverte anleggsmidler , ,00 14 Varelager ,00 15 Kortsiktige fordringer ,24-17 Forskuddsbetalt kostnad, påløpt inntekt etc Kortsiktige finansinvesteringer Bankinnskudd, kontanter og lignende , ,00 Sum eiendeler , ,00 2 EGENKAPITAL OG GJELD , ,00 20 Egenkapital , ,00 21 Avsetning for forpliktelser Annen langsiktig gjeld - 40,00-24 Leverandørgjeld ,00-26 Skattetrekk og andre trekk Skyldige offentlige avgifter Annen kortsiktig gjeld - - Sum egenkapital , ,00 Sum gjeld ,00 - Resultat egenkapital og gjeld , ,00 RESULTAT 3 SALGS- OG DRIFTSINNTEKT , ,67 30 Salgsinntekter, avgiftspliktig (totalsum > kr ,-) ,00 31 Salgsinntekter, avgiftsfri (totalsum < kr ,-) ,00-32 Salgsinntekter, utenfor avgiftsområdet , ,67 33 Gaver, erstatninger/kompensasjon og andre inntekter ,00 34 Offentlige tilskudd , ,00 36 Leieinntekter , ,00 39 Annen driftsrelatert inntekt , ,00 4 VAREKOSTNAD , ,00 43 Varekostnader, varer for videresalg , ,00 45 Investeringer, kjøretøy, nyttekjøretøy, driftsutstyr og driftsmateriell ,00 5 LØNNSKOSTNAD , ,00 50 Lønn til ansatte , ,00 52 Fordel i arbeidsforhold Annen oppgavepliktig godtgjørelse , ,00 54 Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad Annen kostnadsgodtgjørelse ,00 58 Offentlig refusjon vedr. arbeidskraft Annen personalkostnad ANNEN DRIFTSKOSTNAD , ,00 60 Avskrivninger , ,00 61 Frakt og transportkostnad vedrørende salg kostnader drift m.v , ,00 63 Kostnader lokaler og anlegg , ,00 64 Leie maskiner, inventar, transportmidler etc ,00 65 Inventar, eksteriør, utstyr og maskiner , ,00 66 Reparasjon og vedlikehold , ,00 67 Fremmede tjenester , ,00 68 Kontorkostnad, trykksak etc , ,00 69 Telefon, porto o.l , ,00 70 Kostnad transportmidler - 570, ,00 71 Kostnad og godtgj. for reiser, diett, bil etc , ,00 72 Provisjonskostnad Salgs-, reklame- og representasjonskostn , ,00 74 Kontingent og gave , ,00 75 Forsikringspremier , ,00 76 Prosjektkostnader ,00 77 Annen kostnad , ,00 78 Tap - - Driftskostnad , ,00 Driftsresultat 8 FINANSINNTEKT OG -KOSTNAD , ,00 80 Finansinntekt 2 697, ,00 81 Finanskostnad ,41-88 Årsresultat , ,33 7

8 Sak 8 organisasjonsplan for Eidsvold Værks Skiklub Organisasjonsplanen for Eidsvold Værks Skiklub gir overordnede bestemmelser og retningslinjer for driften av skiklubben mellom årsmøtene, og reflektere på en god måte skiklubbens samlede organisasjon og funksjon. Planen gir styret nødvendige fullmakter som ikke fremkommer at Lov eller enkeltvedtak fattet av årsmøtet. Den fremlagte organisasjonsplan er forenklet fra tidligere dokument slik at det er på et mer overordnet nivå, delegerer nødvendige fullmakter til styret og kompletterer organisasjonsplanen med Olderkvinnelauget og Eldres avdeling. Organisasjonsplanen er nest etter Lov og årsmøteprotokoll det overordnede organisasjonsdokumentet for Eidsvold Værks Skiklub. Vedtak: Årsmøtet vedtar forelagt organisasjonsplan. Med dette vedtaket avløses tidligere planer og vedtak knyttet til organisering, funksjoner, roller og fullmakter for Eidsvold Værks Skiklub Sak 9 Langtidsplan eiendom, bygg og anlegg for Eidsvold Værks Skiklub Langtidsplanen gir en god retning for å utvikle skiklubbens eiendommer, anlegg og bygninger slik at det støtter godt opp under den sportslige aktiviteten og legger grunnlaget for at skiklubben skal ha gode og hensiktsmessige anlegg for fremtiden. Langtidsplanen gir en forutsigbarhet for å også foreta langsiktig økonomisk planlegging og drift av skiklubben. Årsmøtet ber styret om å fortsette arbeidet med denne planen som grunnlag. Vedtak: Årsmøtet vedtar langtidsplanen for eiendom, bygg og anlegg uten endringer, og styret får fullmakt til å foreta nødvendige videre utredninger og prioriteringer innenfor de økonomiske rammer og andre vedtak fattet av årsmøtet. Sak 10 - snøproduksjonsanlegg Skisesongen 2016/2017 viser seg nok en gang å bli en meget utfordrende vinter for skiidrett, og både 1814-sprinten, Staviåsrennet og Eidsvollkarusellen skikarusell inneværende vinter har blitt avlyst på grunn av for lite snø. Skiklubben har gjennomført åpent klubbmesterskap i langrennscross med et minimum av snø. Vi arrangerte dette som et åpent klubbmesterskap slik at også andre idrettslag/klubber kunne delta. Eidsvold Værks Skiklub er et av de største idrettslagene i Eidsvoll kommune, og har i regional sammenheng en unik skistadion samt løypenett for langrenn både hva gjelder beliggenhet, stadionstørrelse og antall kilometer tur- og lysløypenett. Dette er et tilbud som alle i Eidsvoll kommune og omegn kan benytte seg av både sommer og vinter. Stadig snøfattige vintre gir økt risiko for frafall og vanskeliggjør rekrutteringen. I vinter måtte et trenings- og aktivitetstilbud for syns- og bevegelseshemmede avlyses. 8

9 Muligheter til å gå på ski på kunstsnø har vært diskutert i skiklubben en rekke ganger opp igjennom årene, og det har vært planer om etablering av en skitunell. Ingen av disse diskusjonene eller planene har blitt realisert. Årsmøtet erkjenner at skiklubben er ved et veiskille der skiklubben innen kort tid vil stå foran et være eller ikke være for hvilket skitilbud verdens eldste rene skiklubb kan tilby, og sågar om det kommer til å være rekruttering eller klare å beholde skiløpere, hoppere og kombinertløpere. Uten at det blir etablert et snøproduksjonsanlegg på skistadion til Eidsvold Værks Skiklub raskt vil utøvere som ønsker å satse på ski høyst sannsynlig søke overgang til andre klubber som kan tilby gode snøforhold, som f.eks. Nes Ski. Det samme vil gjelde for valg av skoler, som f.eks. NTG Lillehammer. Både Nes Ski og NTG Lillehammer har gode sportslige opplegg med tilnærmet snøgaranti. Eidsvold Værks Skiklub ønsker et samarbeid med Eidsvoll Idrettsråd og Eidsvoll kommune for å realisere etableringen av et snøproduksjonsanlegg på skistadion til skiklubben. Vi ser det også som formålstjenlig for øvrige idrettslag i kommunen som tilbyr langrenn og befolkningen for øvrig at det blir etablert et snøproduksjonsanlegg i Staviåsen. Andre idrettslag som tilbyr langrenn er viktige interessenter i planleggingen og gjennomføringen av prosjektet, og dette vil bli hensyntatt. Det bør også utredes muligheten for å opprette en stiftelse for etablering og drift av snøproduksjon samt løypekjøring. Siste tilbud på infrastruktur til snøproduksjonsanlegg er fra 2015 og med utgangspunkt i dette justert for prisutvikling, inkludering av halvautomatisert anlegg, bygningsmasse for maskin-, materiell- og kontrollrom, samt annet utstyr/kjøretøy som bør være en del av et etableringsprosjekt og første driftsår viser et foreløpig estimat en kostnad på ,-. I denne prisen er det inkludert innkjøp av traktor for utlegging av snø ettersom prepareringsmaskinen vi har ikke er dimensjonert for utlegging av store mengder kunstsnø. Drift første år er estimert til kr ,- inkludert strøm, kjemikalier, drivstoff og teknologi og service. Verdien av dugnadsinnsatsen er ikke beregnet ennå, og mye arbeid vil måtte gjøres av profesjonelle leverandører. Det presiseres at det ikke er laget en prosjektplan for dette ennå, og at de økonomiske estimatene er foreløpige. Finansiering av kostnadene til prosjekt og drift vil være en forutsetning for å kunne realisere etableringen av et snøproduksjonsanlegg. Finansieringen vil måtte bestå i både bruk av egenkapital, sponsormidler, gaver, kommunalt tilskudd og tippemidler. For å dekke inn fremtidig drift vil det være inntektsmuligheter ved utleie av anlegget, og eksempelvis koster det kr ,- å leie Nes Skistadion sitt anlegg til et skirenn og det tas leie for organisert trening på kunstsnøen. Driften bør likevel baseres på andre inntekter. Vedtak: Årsmøtet gir styret fullmakt til å fortsette arbeidet med å planlegge et snøproduksjonsanlegg på skistadion til skiklubben, som også kan utvides til et større anlegg i fremtiden. 9

10 Årsmøtet delegerer til leder i Eidsvold Værks Skiklub å være prosjekteier for etablering av snøproduksjonsanlegg. Prosjektet skal organiseres i samsvar med DIFI sin prosjektveileder for å sikre god kontroll på prosjektgjennomføringen og økonomistyringen. Årsmøtet gir styret i skiklubben fullmakt til å bruke inntil ,- kr av egenkapital samt oppta lån på 1 mill. kroner inkludert renter for 2017 og 2018 forutsatt at øvrig finansiering skaffes, og innenfor en total kostnadsramme på 5.2 mill. kroner. Årsmøtet gir styret i Eidsvold Værks Skiklub fullmakt til å overskride vedtatt budsjett med inntil 5.2 mill. kroner til prosjekt snøproduksjonsanlegg med de forutsetninger som ligger i sakens øvrige vedtak. Det forutsettes kommunal godkjenning, og eventuelt godkjenning fra andre offentlige instanser. Sak 11 valg Årsmøtet har et ansvar for at klubbens tillitsvalgtorganisasjon er hensiktsmessig satt opp og at det er personer valgt til alle verv. Dette er noe som med den nye organisasjonsplanen er tydeliggjort. Kjønnsbalansen skal ivaretas både ved valg av tillitsvalgte, og ved oppnevnelse av utvalg og komitéer jfr. Lovens 5, samt NIFs lov 2-4. Kravet om kjønnsbalansen gjelder innad i styret, og innad i de enkelte utvalg og komitéer. Årsmøtet ber ny valgkomite om å forholde seg til dette, og pålegger styret å sørge for at dette oppfylles der fullmaktene ligger til styret. Leder for Eiendomsdriftsutvalget har trukket seg og årsmøtet ber valgkomiteen arbeide for å finne aktuell kandidat, og ber styret inntil videre sørge for ivaretakelse av vervet. Etter endringene i organisasjonsplanen foreligger følgende forslag til valg for årsmøtet: 10

11 Rolle Valgstatus Valgstatus Nytt navn Valgperiode HOVEDSTYRET EVS Leder Velges iht Lov På valg Tommy Løkken Nestleder Velges iht Lov På valg Anette Bergseng Styremedlem, sekretær Velges iht Lov På valg Wenche Over Styremedlem Velges iht Lov På valg Marianne Lie Leder marked Velges nedenfor --- Leder Langrenn Velges nedenfor --- Leder Hopp Velges nedenfor --- Leder Eiendom Velges nedenfor --- Varamedlem Velges iht Lov På valg Geir Helge Sjaaeng Revisorer støttefunksjon hovedstyret Revisor 1 Velges iht Lov Ikke på valg Ole T Fodstad Revisor 2 Velges iht Lov På valg Karsten Tanem MARKEDSUTVALGET Leder marked Velges iht org.plan På valg Ståle Årdal LANGRENNSUTVALGET Leder Velges iht org.plan Ikke på valg Thomas Nilsen HOPP- OG KOMBINERTUTVALGET Leder Velges iht org.plan På valg Christoffer Brurud EIENDOMSDRIFTSUTVALGET Leder Velges iht org.plan VALGKOMITE Leder Velges iht Lov Ikke på valg Linda Børseth Medlem Velges iht Lov På valg Jens-Kristian Børseth Medlem Velges iht Lov På valg Svein Brurud Varamedlem Velges iht Lov På valg May Bye Sak 11 valg, vedtak: Årsmøtet velger Tommy Løkken som leder for perioden Årsmøtet velger Anette Bergseng som nestleder for perioden Årsmøtet velger Karsten Tanem som revisor for perioden Årsmøtet velger Wenche Over og Marianne Lie som styremedlemmer, Geir-Helge Sjaaeng som varamedlem til styret, Ståle Årdal som leder av markedsutvalget og Christoffer Brurud som leder av hopp- og kombinertutvalget. Årsmøtet velger som valgkomite medlemmer Jens-Kristian Børseth og Svein Brurud og varamedlem May Bye Øvrige som ikke er på valg tas til etterretning Årsmøtet heves ved at leder i Skiklubben takker for gjennomført årsmøte. 11