Eidsvold Værks Skiklub Årsmøte 14. mars Innkalling til: årsmøte Eidsvold Værks Skiklub 14. mars 2018 Kl. 18:30 Skistua

Transkript

1 Innkalling til: årsmøte Eidsvold Værks Skiklub 14. mars 2018 Kl. 18:30 Skistua 1

2 Innkalling med dokumenter til årsmøte Eidsvold Værks Skiklub 2018 Innhold: Innkalling m/sakliste Vedlegg: 1. Lov for Eidsvold Værks Skiklub 2. Protokoll årsmøtet 2017 Eidsvold Værks Skiklub 3. Årsberetning 2017 Eidsvold Værks Skiklub 4. Årsregnskap med noter Eidsvold Værks Skiklub 5. Revisjonsrapport for årsregnskap Eidsvold Værks Skiklub 6. Organisasjonsplan Eidsvold Værks Skiklub 7. Årsmelding og noter fra eldres avdeling 8. Innstilling fra valgkomitéen 2

3 Årsmøte i Eidsvold Værks Skiklub Idet det vises til rettidig kunngjøring av årsmøte i Eidsvold Værks Skiklub (EVS) gjort kjent på vår Facebookside og på februar 2018 innkalles det herved til årsmøte i EVS 14. mars 2018 kl. 18:30. Fristen for å melde inn årsmøtesaker var 28. februar Saker meldt inn etter dette behandles ikke av årsmøtet. Årsmøtet innkalles med hjemmel i Lov for Eidsvold Værks Skiklub (Lov/Loven) 13, og dokumentene gjøres med dette kjent og tilgjengelig for medlemmene. Det vil ikke bli produsert papirdokumenter til årsmøtet, og de som ønsker dokumentene i papir må skrive de ut selv. Vel møtt! Styret i Eidsvold Værks Skiklub 3

4 Årsmøte 2018 i Eidsvold Værks Skiklub Skistua 14. mars 2018 Sakliste Sak 1) konstituering av årsmøte Godkjenne stemmeberettigede Godkjenne innkalling og sakliste Valg av dirigent, protokollfører, underskrivere Valg av tellekorps (valgstyre) og redaksjonskomité Forretningsorden... 5 Sak 2) Protokoll fra årsmøtet Sak 4) Årsberetning 201 for Eidsvold Værks Skiklub... 6 Sak 5) Medlemskontingent 2019 og treningsavgift skisesongen Medlemskontingent... 6 Treningsavgift... 7 Sak 6) Årsregnskap med noter Sak 7) Budsjett Sak 8) Organisasjonsplan for Eidsvold Værks Skiklub Sak 9) Etablering av rekrutthoppbakker Sak 10) Valg i samsvar med EVS lov og organisasjonsplan mars 2017 Styret i EVS 4

5 Konstituering og forretningsorden Sak 1) konstituering av årsmøte 1. Godkjenne stemmeberettigede Utenom gjester invitert av årsmøtet i skiklubben kan ingen som ikke er medlem delta på årsmøtet. For å være stemmeberettiget må medlemskontingent være betalt, medlemmet må være over 15 år, og for øvrig oppfylle kravene i Lovens 6. Det er styret i skiklubben som inviterer gjester og foreslår disse for årsmøtet, som fatter vedtak om anledningen til å være tilstede. 2. Godkjenne innkalling og sakliste Årsmøtet ble kunngjort rettidig 11. februar Innen fristen 28. februar var det ikke innkommet andre saker enn de saker som er fremmet i saklisten. Innkallingen med saksdokumenter ble rettidig kunngjort. Kunngjøring og innkallingen er gjort ved publisering på skiklubbens internettside iht. Lovens 13 samt på klubbens Facebookside. 3. Valg av dirigent, protokollfører, underskrivere Det skal velges dirigent til å lede årsmøtet Det skal velges en protokollfører til å føre protokoll fra årsmøtet. I protokollen inntas talere, forslag, avstemninger og vedtak Der velges 2 medlemmer til å underskrive protokoll. 4. Valg av tellekorps (valgstyre) og redaksjonskomité Der velges tellekorps (valgstyre) bestående av 2 medlemmer Årsmøtet beslutter om det er behov for redaksjonskomite 5. Forretningsorden Under posten valg på dagsorden følges ordinær kutyme i organisasjonslivet. Årsmøtet avgjør om valg kan foregå ved akklamasjon, eller om det kreves skriftlig valg. a. Alle forslag skal settes frem skriftlig og være undertegnet av forslagsstiller b. Forslag som ikke støttes av minst ett medlem bortfaller, valgkomiteens forslag unntatt c. Ved valg av valgkomite m/varamedlem, skjer det enkeltvis, og bare ett navn skrives på hver stemmeseddel d. Den som får over halvparten av de avgitte stemmer ansees som valgt. Hvis ingen oppnår slikt flertall, foretas bundet omvalg mellom de tom som i den foregående avstemningen har oppnådd flest stemmer Dirigenten kan foreslå strek satt med anledning til å tegne seg på talerlisten. Det ekstraordinære årsmøtet stemmer over forslaget. Etter at strek er satt, kan nye forslag ikke fremsettes eller tidligere forslag trekkes tilbake dersom noen i forsamlingen opprettholder disse 5

6 Dirigenten skal på forhånd varsle om at han foreslår satt strek. De som da ønsker å sette frem forslag, skal gis prioritet på talerlisten Ved alle skriftlige avstemninger regnes blanke stemmer som avgitte stemmer. Forslag til vedtak i sak 1 konstituering av årsmøtet Årsmøtet godkjenner og protokollfører antall stemmeberettigede Årsmøtet godkjenner at innkallingen er lovlig, godkjenner saklisten og forretningsorden. Årsmøtet velger og protokollfører hvem som innehar de konstituerte roller. Årsmøtet velger redaksjonskomite dersom det oppstår behov for det under årsmøtets gang Sak 2) Protokoll fra årsmøtet 2017 Protokollen fra årsmøtet 2017 vedlegges som eget dokument. Protokollen er ikke til behandling av årsmøtet, kun som en orientering. Forslag til vedtak i sak 2) protokoll fra årsmøtet 2017 Protokollen anses som kjent for årsmøtet gjennom publisering som dokument vedlagt innkallingen. Protokollen tas til etterretning. Sak 4) Årsberetning 201 for Eidsvold Værks Skiklub Årsberetningen for årsmøteperioden vedlegges som eget dokument, og tjener som innledning for årsmøtets beretningsdebatt. Forslag til vedtak i sak 4) årsberetning 2017 for Eidsvold Værks Skiklub Årsberetningen anses som kjent for årsmøtet gjennom publisering som dokument vedlagt innkallingen. Hovedelementer fra årsberetningen er lest opp og beretningen tas til etterretning med de skriftlige merknader som er fremkommet. Sak 5) Medlemskontingent 2019 og treningsavgift skisesongen Medlemskontingent Ethvert medlem av Eidsvold Værks Skiklub skal betale gjeldende medlemskontingent, og det skilles ikke på kontingentpriser mellom aktive medlemmer og støttemedlemmer. Årsmøtet kan vedta at æresmedlemmer skal være fritatt for betaling av kontingent jfr. Lovens 4. De som ikke er knyttet til noen aktiv medlemsgruppe er støttemedlemmer i skiklubben. Som aktiv medlemsgruppe gjelder også jevnlig deltakelse i dugnadsarbeid. Det er aktive medlemsgrupper som telles i idrettsregistreringen, og det er således av stor betydning både å rekruttere mange medlemmer i seg selv og å få medlemmer med i aktive grupper. 6

7 Som en del av økonomistyringen i skiklubben er det fra 2017 gått over til elektronisk utsendelse av faktura for medlemskontingent. Dette gir økonomiske besparelser for skiklubben, har positiv virkning på miljøet og gir bedre mulighet for oppfølging av medlemmene. Foruten å støtte opp om drift og aktivitetstilbudet i skiklubben gir medlemskontingenten en rekke medlemsfordeler; rimelig leie av Skistua, medlemspriser på handel hos Montér Eidsvoll, Råholt Glass-service, B&O Forberg og Intersport Kløfta. For 2018 er medlemskontingenten 150 kr for alle medlemstyper, og for 2019 foreslås det å justere kontingenten til 175 kr. Treningsavgift For tiden betales det treningsavgift for aktive utøvere som deltar i skiklubben organiserte trening knyttet til langrenn, mens det for hopp, kombinert og tur-, langløp- og mosjonsutøvere eller andre ikke er treningsavgift. Dette foreslås i hovedsak videreført. Treningsavgiften er en avgift både knyttet til den organiserte treningen, og gjør at skiklubben dekker startkontingenten for deltakelse i konkurranser innen hopp, kombinert og langrenn (utenom turrenn). Treningsavgiften gjør det mulig å tilby organiserte treninger, sosiale tiltak, treningssamlinger og deltakelse i konkurranser for de aktive utøverne med et lavt egenandelsnivå. Treningsavgiften bør innrettes i forhold til det sportslige tilbudet, den samlede satsningen skiklubben velger og sees i sammenheng med hvilke fordeler skiklubben velger å inkludere i treningsavgiften. Det vil således være en rekke forhold nivået på treningsavgiften vil avhenge av og styret foreslår for årsmøtet at innretning og kostnadsnivå overlates til styret å beslutte. Forslag til vedtak i sak 5) Medlemskontingent 2019 og treningsavgift skisesongen Årsmøtet vedtar medlemskontingent på kr 175 for 2019 Årsmøtet vedtar at styret har fullmakt til å beslutte innretning og priser for treningsavgiften for skisesongen Årsmøtet gir styret fullmakt til å innføre treningsavgift for andre grupper av aktive utøvere enn de som til nå har betalt avgift dersom det er hensiktsmessig. Sak 6) Årsregnskap med noter 2017 Årsregnskap med noter vedlegges som eget dokumenter. Revisjonsberetning vedlegges når mottatt. Det er balanseregnskapet som kreves dokumentert på årsmøtet. Styret legger i tillegg frem resultatregnskap med hovedposter for årsmøtet. I forbindelse med nye regnskapsbestemmelser inneholder regnskapet fra 2017 også avskriving (for idrettslag gjelder fra 1.januar 2016 femårig avskrivningsregler). Regnskapet er revidert, og revisjonsrapport gjøres tilgjengelig for årsmøtet. Skiklubbens økonomi er gjennom regnskapsåret styrket, og pålegg alle idrettslag har fått om bedret økonomistyring fra overordnet organisasjonsledd følges opp. Skiklubben har totrinns signering av betalinger i nettbank, fullmaktsmatrise for kjøp på vegne av skiklubben. Fullmaktsmatrisen skal 7

8 oppdateres av nytt styre. Inngåelse av nye sponsor- og samarbeidsavtaler har også styrket skiklubbens økonomi. Forslag til vedtak i sak 6) Årsregnskap med noter 2017 Regnskap med revisjonsberetning og noter tas til etterretning og styret gis ansvarsfrihet. Sak 7) Budsjett 2018 I henhold til Lovens 12 skal årsmøtet fastsette et budsjett som inneholder alle hovedposter i resultatregnskapet. Budsjettet for 2018 er satt opp iht. kontoplan som tilfredsstiller kravene fra NIF. Årets budsjett inneholder både balanse og resultat, og avskrivinger er medtatt. Den totale inntektsdelen av resultatet er på 1,948 mill. kroner og utgiftsdelen på 2,089 mill. kr. I utgiftsdelen er også kr avskrivinger, og sett bort fra dette er budsjettet i balanse. Avskrivingene er et teknisk element i budsjett og regnskap, og for budsjettåret er den reelle inntektsdelen like stor som utgiftsdelen. Det er nå krav om periodisering av budsjettet for bedre økonomikontroll og styring, men det er ikke krav til å fremlegge periodisert budsjett for årsmøtet. Dette overlates til nytt styre å sette opp som en del av fullmakten fra årsmøtet. Budsjettet er et rammebudsjett og styret kan ompostere innbyrdes mellom ulike poster (kontoer). Det budsjetteres med nettobeløp. Av godtgjørelser til styret er det kun styrets leder som har dette. Styreleders godtgjørelse er på kr. 8

9 Hovedkonto Konto Hovedboksnavn Budsjett 2017 Budsjett 2018 Balanse EIENDELER Tomter, bygninger og annen fast eiendom , ,00 12 Aktiverte anleggsmidler , ,00 14 Varelager ,00-15 Kortsiktige fordringer Forskuddsbetalt kostnad, påløpt inntekt etc Kortsiktige finansinvesteringer Bankinnskudd, kontanter og lignende , ,00 Sum eiendeler , ,00 2 EGENKAPITAL OG GJELD ,00-20 Egenkapital ,00-21 Avsetning for forpliktelser Annen langsiktig gjeld Leverandørgjeld Skattetrekk og andre trekk Skyldige offentlige avgifter Annen kortsiktig gjeld - - Sum egenkapital ,00 - Sum gjeld - - Resultat egenkapital og gjeld ,00 - RESULTAT 3 SALGS- OG DRIFTSINNTEKT , ,00 30 Salgsinntekter, avgiftspliktig (totalsum > kr ,-) , ,00 32 Salgsinntekter, utenfor avgiftsområdet , ,00 33 Gaver, erstatninger/kompensasjon og andre inntekter 5 000, ,00 34 Offentlige tilskudd , ,00 36 Leieinntekter , ,00 39 Annen driftsrelatert inntekt , ,00 4 VAREKOSTNAD , ,00 43 Varekostnader, varer for videresalg , ,00 45 Investeringer, kjøretøy, nyttekjøretøy, driftsutstyr og driftsmateriell , ,00 5 LØNNSKOSTNAD , ,00 50 Lønn til ansatte , ,00 52 Fordel i arbeidsforhold Annen oppgavepliktig godtgjørelse , ,00 54 Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad Annen kostnadsgodtgjørelse , ,00 58 Offentlig refusjon vedr. arbeidskraft Annen personalkostnad ANNEN DRIFTSKOSTNAD , ,00 60 Avskrivninger , ,00 61 Frakt og transportkostnad vedrørende salg kostnader drift m.v , ,00 63 Kostnader lokaler og anlegg , ,00 64 Leie maskiner, inventar, transportmidler etc , ,00 65 Inventar, eksteriør, utstyr og maskiner , ,00 66 Reparasjon og vedlikehold , ,00 67 Fremmede tjenester , ,00 68 Kontorkostnad, trykksak etc , ,00 69 Telefon, porto o.l , ,00 70 Kostnad transportmidler , ,00 71 Kostnad og godtgj. for reiser, diett, bil etc , ,00 72 Provisjonskostnad Salgs-, reklame- og representasjonskostn , ,00 74 Kontingent og gave , ,00 75 Forsikringspremier , ,00 76 Prosjektkostnader , ,00 77 Annen kostnad , ,00 78 Tap ,00 Driftskostnad , ,00 Driftsresultat 8 FINANSINNTEKT OG -KOSTNAD 7 700, ,00 80 Finansinntekt 7 700, ,00 81 Finanskostnad Årsresultat , ,00 9

10 Forslag til vedtak i sak 7) budsjett 2018 Årsmøtet vedtar budsjett som fremlagt, og gir styret fullmakt til å utvide utgiftsrammen tilsvarende eventuelle inntektsøkninger. Sak 8) Organisasjonsplan for Eidsvold Værks Skiklub Organisasjonsplanen for Eidsvold Værks Skiklub vedlegges som eget dokument, og gir overordnede bestemmelser og retningslinjer for driften av skiklubben mellom årsmøtene, og skal både reflektere skiklubbens samlede organisasjon og funksjon samt gi styret nødvendige fullmakter som ikke fremkommer at Lov eller enkeltvedtak fattet av årsmøtet. Organisasjonsplanen er nest etter Lov og årsmøteprotokoll det overordnede organisasjonsdokumentet for Eidsvold Værks Skiklub. Forslag til revisjon av organisasjonsplanen til skiklubben vedlegges som eget dokument. Forslag til vedtak i sak 8) Endring av organisasjonsplan for Eidsvold Værks Skiklub Årsmøtet vedtar foreslått organisasjonsplan for Eidsvold Værks Skiklub uten endringer. Sak 9) Etablering av rekrutthoppbakker Det er innkommet følgende sak til årsmøtet 2018 i Eidsvold Værks Skiklub: Det etableres to hoppbakker i anlegget på Skistua. En K6-7 og en K Bakgrunn for forslaget er at hvis klubben ønsker å ha hopp og kombinert i fremtiden så må rekruttering skje gjennom skiskole på Skistua. Bakkene må være tilnærmet klare til start av trening. Miljøet må bygges opp fra bunn av igjen og det må satses helhetlig på dette. Vi er fortsatt noen få som brenner for hopp og kombinert sporten i klubben. Men har pr i dag ingen mulighet til å drifte Lysakerbakken uten hjelp. Det ønskes også at eventuelle penger fra salg av maskin øremerkes hopp og kombinert til opparbeidelse av nye bakker og utstyr til prep av Lysakerbakken K27 når vi har hoppere som er klare for å bruke den. Svein Olav Brurud Forslag til vedtak i sak 9) Etablering av rekrutthoppbakker Årsmøtet vedtar etablering av rekrutthoppbakke(r) i forbindelse med skistadion til Eidsvold Værks Skiklub. Årsmøtet ber styret skaffe finansiering til dette, og gir fullmakt til å bruke av egenkapital ut over budsjettert ramme til formålet. Sak 10) Valg i samsvar med EVS lov og organisasjonsplan Når valg skal foretas er det rimelig å se hen til skiklubbens formål, visjon, verdier og hovedmål for å se til at en innretter seg etter dette i utøvelse av typer verv for skiklubben. 10

11 Formål, visjon, verdier og hovedmål Eidsvold Værks Skiklubs formål er å drive skiidrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF). Eidsvold Værks Skiklub skal arbeide for at alle i Eidsvoll gis mulighet til å utøve skiidrett ut fra sine ønsker og behov. Eidsvold Værks Skiklubs visjon er: Mange, gode og glade skiløpere i Eidsvoll Eidsvold Værks Skiklubs virksomhet bygger på det samme verdigrunnlaget som NIF og Norges Skiforbund (NSF): Organisasjonen skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd All skiaktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Eidsvold Værks Skiklub skal være en positiv verdiskaper for individ og bygd og dermed styrke skiidrettens posisjon som folkebevegelse og drivkraft i bygda. Eidsvold Værks Skiklubs hovedmål er: Skiidrett skal være en av de største idrettene for både barn, ungdom og voksne i Eidsvoll. Eidsvold Værks Skiklub skal være en av de beste skiklubbene på Romerike med ungdom, juniorer og seniorer som hevder seg både i kretsen og på nasjonalt nivå. Eidsvold Værks Skiklub skal gjennom sin virksomhet bidra til gode oppvekstvillkår, fine naturopplevelser og god folkehelse. Vi skal være en viktig samfunnsaktør i bygda som tar hensyn til natur og miljø. Gode anlegg og løyper skal være tilgjengelig for alle som ønsker å bruke ski uavhengig av ferdighetsnivå. For å være i stand til å arbeide godt for å oppnå skiklubbens formål, visjon, verdier og hovedmål er det avgjørende at klubbens tillitsvalgtorganisasjon er hensiktsmessig satt opp og at det er personer valgt til alle verv. Kjønnsbalansen skal ivaretas både ved valg av tillitsvalgte, og ved oppnevnelse av utvalg og komitéer jfr. Lovens 5, samt NIFs lov 2-4. Kravet om kjønnsbalansen gjelder innad i styret, og innad i de enkelte utvalg og komitéer. Skiklubbens leder og nestleder velges enkeltvis, styremedlemmer og varamedlemmer velges samlet sammen med øvrige roller i henhold til organisasjonsplanen. Revisorer velges felles, og det samme med valgkomiteen. Dersom årsmøtet vedtar endringer som berører valget, foretas valg med roller i henhold til ny organisasjonsplan. 11

12 På årsmøtet 2017 ble følgende tillitsvalgte valgt: Rolle Valgstatus Valgstatus Nytt navn Valgperiode HOVEDSTYRET EVS Leder Velges iht Lov På valg Tommy Løkken Nestleder Velges iht Lov På valg Anette Bergseng Styremedlem, sekretær Velges iht Lov På valg Wenche Over Styremedlem Velges iht Lov På valg Marianne Lie Leder marked Velges nedenfor --- Leder Langrenn Velges nedenfor --- Leder Hopp Velges nedenfor --- Leder Eiendom Velges nedenfor --- Varamedlem Velges iht Lov På valg Geir Helge Sjaaeng Revisorer støttefunksjon hovedstyret Revisor 1 Velges iht Lov Ikke på valg Ole T Fodstad Revisor 2 Velges iht Lov På valg Karsten Tanem MARKEDSUTVALGET Leder marked Velges iht org.plan På valg Ståle Årdal LANGRENNSUTVALGET Leder Velges iht org.plan Ikke på valg Thomas Nilsen HOPP- OG KOMBINERTUTVALGET Leder Velges iht org.plan På valg Christoffer Brurud EIENDOMSDRIFTSUTVALGET Leder Velges iht org.plan VALGKOMITE Leder Velges iht Lov Ikke på valg Linda Børseth Medlem Velges iht Lov På valg Jens-Kristian Børseth Medlem Velges iht Lov På valg Svein Brurud Varamedlem Velges iht Lov På valg May Bye I løpet av årsmøteperioden har følgende endringer skjedd: Wenche Over har trukket seg og Geir Helge Sjaaeng rykket inn som fast styremedlem. Linda og Jens-Kristian Børseth har meldt seg ut av skiklubben og har ikke deltatt i valgkomiteen. Valgkomiteen fremmet valg av følgende personvalg for årsmøtet. Personer som ikke er på valg er for oversiktens skyld tatt med. 12

13 Rolle Valgstatus Valgstatus Nytt navn Valgperiode HOVEDSTYRET EVS Leder Velges iht Lov På valg Tommy Løkken Nestleder Velges iht Lov På valg Anette Bergseng Styremedlem, sekretær Velges iht Lov På valg Geir-Helge Sjaaeng Styremedlem Velges iht Lov Ikke på valg Marianne Lie Leder marked Velges nedenfor --- Leder Langrenn Velges nedenfor --- Leder Hopp Velges nedenfor --- Leder Eiendom Velges nedenfor --- Varamedlem Velges iht Lov På valg Revisorer støttefunksjon hovedstyret Revisor 1 Velges iht Lov På valg Ole Thorbjørn Fodstad Revisor 2 Velges iht Lov Ikke på valg Karsten Tanem MARKEDSUTVALGET Leder marked Velges iht org.plan Ikke på valg Ståle Årdal LANGRENNSUTVALGET Leder Velges iht org.plan På valg HOPP- OG KOMBINERTUTVALGET Leder Velges iht org.plan Ikke på valg Christoffer Brurud EIENDOMSDRIFTSUTVALGET Leder Velges iht org.plan På valg Ola Erik Haugseth VALGKOMITE Leder Velges iht Lov På valg Medlem Velges iht Lov På valg Medlem Velges iht Lov På valg Varamedlem Velges iht Lov På valg Årsmøtet må nominere personer til de roller det ikke er foreslått noen til. Forslag til vedtak i sak 10) Valg i samsvar med EVS lover og organisasjonsplan Årsmøtet velger de som i henhold til Lov og vedtatt organisasjonsplan skal velges av årsmøtet. Årsmøtet velger leder henhold til valgkomitéens forslag Årsmøtet velger nestleder henhold til valgkomitéens forslag Årsmøtet velger styremedlemmer, leder av LU og leder Eiendomsdrift henhold til valgkomitéens forslag Årsmøtet velger varamedlem henhold til valgkomitéens forslag Årsmøtet velger revisor som foreslått av valgkomitéen Årsmøtet velger valgkomité i henhold til det som er fremmet Årsmøtet gir styret i EVS fullmakt til å utpeke personer til nødvendige supplerende roller til utvalgene og for å støtte driften av skiklubben, samt representanter for skiklubben i overordnede organisasjonsledd. Årsmøtet heves ved at leder i Skiklubben takker for gjennomført årsmøte. 13