Eidsvold Værks Skiklub Årsmøte 13. mars Innkalling til: årsmøte Eidsvold Værks Skiklub 13. mars 2019 Kl. 18:30 Skistua

Transkript

1 Innkalling til: årsmøte Eidsvold Værks Skiklub 13. mars 2019 Kl. 18:30 Skistua 1

2 Innkalling med dokumenter til årsmøte Eidsvold Værks Skiklub 2019 Innhold: Innkalling m/sakliste Vedlegg: 1. Lov for Eidsvold Værks Skiklub 2. Protokoll årsmøtet 2018 Eidsvold Værks Skiklub 3. Årsberetning 2018 Eidsvold Værks Skiklub 4. Årsregnskap med noter Eidsvold Værks Skiklub 5. Revisjonsrapport for årsregnskap Eidsvold Værks Skiklub 6. Organisasjonsplan Eidsvold Værks Skiklub 7. Årsmelding og noter fra eldres avdeling 8. Innstilling fra valgkomitéen 2

3 Årsmøte i Eidsvold Værks Skiklub Idet det vises til rettidig kunngjøring av årsmøte i Eidsvold Værks Skiklub (EVS) gjort kjent på vår Facebookside, på januar 2019 innkalles det herved til årsmøte i EVS 13. mars 2019 kl. 18:30. Fristen for å melde inn årsmøtesaker var 27. februar Saker meldt inn etter dette behandles ikke av årsmøtet. Årsmøtet innkalles med hjemmel i Lov for Eidsvold Værks Skiklub (Lov/Loven) 13, og dokumentene gjøres med dette kjent og tilgjengelig for medlemmene. Det vil ikke bli produsert papirdokumenter til årsmøtet, og de som ønsker dokumentene i papir må skrive de ut selv. Vel møtt! Styret i Eidsvold Værks Skiklub 3

4 Årsmøte 2019 i Eidsvold Værks Skiklub Skistua 13. mars 2019 Sakliste Sak 1) konstituering av årsmøte Godkjenne stemmeberettigede Godkjenne innkalling og sakliste Valg av dirigent, protokollfører, underskrivere Valg av tellekorps (valgstyre) og redaksjonskomité Forretningsorden...5 Sak 2) Protokoll fra årsmøtet Sak 4) Årsberetning 2018 for Eidsvold Værks Skiklub...6 Sak 5) Medlemskontingent 2019 og treningsavgift skisesongen Medlemskontingent...6 Treningsavgift...7 Sak 6) Årsregnskap med noter Sak 7) Budsjett Sak 8) Organisasjonsplan for Eidsvold Værks Skiklub Sak 9) Innkommet sak Sak 10) Valg i samsvar med EVS lov og organisasjonsplan mars 2018 Styret i EVS 4

5 Konstituering og forretningsorden Sak 1) konstituering av årsmøte 1. Godkjenne stemmeberettigede Utenom gjester invitert av årsmøtet i skiklubben kan ingen som ikke er medlem delta på årsmøtet. For å være stemmeberettiget må medlemskontingent være betalt, medlemmet må være over 15 år, og for øvrig oppfylle kravene i Lovens 6. Det er styret i skiklubben som inviterer gjester og foreslår disse for årsmøtet, som fatter vedtak om anledningen til å være tilstede. 2. Godkjenne innkalling og sakliste Årsmøtet ble kunngjort rettidig 24. januar Innen fristen 27. februar var det ikke innkommet andre saker enn de saker som er fremmet i saklisten. Innkallingen med saksdokumenter ble rettidig kunngjort. Kunngjøring og innkallingen er gjort ved oppslag på Skistua, publisering på skiklubbens internettside iht. Lovens 13 samt på klubbens Facebookside. 3. Valg av dirigent, protokollfører, underskrivere Det skal velges dirigent til å lede årsmøtet Det skal velges en protokollfører til å føre protokoll fra årsmøtet. I protokollen inntas talere, forslag, avstemninger og vedtak Der velges 2 medlemmer til å underskrive protokoll. 4. Valg av tellekorps (valgstyre) og redaksjonskomité Der velges tellekorps (valgstyre) bestående av 2 medlemmer Årsmøtet beslutter om det er behov for redaksjonskomite 5. Forretningsorden Under posten valg på dagsorden følges ordinær kutyme i organisasjonslivet. Årsmøtet avgjør om valg kan foregå ved akklamasjon, eller om det kreves skriftlig valg. a. Alle forslag skal settes frem skriftlig og være undertegnet av forslagsstiller b. Forslag som ikke støttes av minst ett medlem bortfaller, valgkomiteens forslag unntatt c. Ved valg av valgkomite m/varamedlem, skjer det enkeltvis, og bare ett navn skrives på hver stemmeseddel d. Den som får over halvparten av de avgitte stemmer ansees som valgt. Hvis ingen oppnår slikt flertall, foretas bundet omvalg mellom de tom som i den foregående avstemningen har oppnådd flest stemmer Dirigenten kan foreslå strek satt med anledning til å tegne seg på talerlisten. Det ekstraordinære årsmøtet stemmer over forslaget. Etter at strek er satt, kan nye forslag ikke fremsettes eller tidligere forslag trekkes tilbake dersom noen i forsamlingen opprettholder 5

6 disse Dirigenten skal på forhånd varsle om at han foreslår satt strek. De som da ønsker å sette frem forslag, skal gis prioritet på talerlisten Ved alle skriftlige avstemninger regnes blanke stemmer som avgitte stemmer. Forslag til vedtak i sak 1 konstituering av årsmøtet Årsmøtet godkjenner og protokollfører antall stemmeberettigede Årsmøtet godkjenner at innkallingen er lovlig, godkjenner saklisten og forretningsorden. Årsmøtet velger og protokollfører hvem som innehar de konstituerte roller. Årsmøtet velger redaksjonskomite dersom det oppstår behov for det under årsmøtets gang Sak 2) Protokoll fra årsmøtet 2018 Protokollen fra årsmøtet 2018 vedlegges som eget dokument. Protokollen er ikke til behandling av årsmøtet, kun som en orientering. Forslag til vedtak i sak 2) protokoll fra årsmøtet 2018 Protokollen anses som kjent for årsmøtet gjennom publisering som dokument vedlagt innkallingen. Protokollen tas til etterretning. Sak 4) Årsberetning 2018 for Eidsvold Værks Skiklub Årsberetningen for årsmøteperioden vedlegges som eget dokument, og tjener som innledning for årsmøtets beretningsdebatt. Forslag til vedtak i sak 4) årsberetning 2018 for Eidsvold Værks Skiklub Årsberetningen anses som kjent for årsmøtet gjennom publisering som dokument vedlagt innkallingen, samt ved oppslag på skistua. Hovedelementer fra årsberetningen er lest opp og beretningen tas til etterretning med de skriftlige merknader som er fremkommet. Sak 5) Medlemskontingent 2019 og treningsavgift skisesongen Medlemskontingent Ethvert medlem av Eidsvold Værks Skiklub skal betale gjeldende medlemskontingent, og det skilles ikke på kontingentpriser mellom aktive medlemmer og støttemedlemmer. Årsmøtet kan vedta at æresmedlemmer skal være fritatt for betaling av kontingent jfr. Lovens 4. De som ikke er knyttet til noen aktiv medlemsgruppe er støttemedlemmer i skiklubben. Som aktiv medlemsgruppe gjelder også jevnlig deltakelse i dugnadsarbeid. Det er aktive medlemsgrupper som telles i 6

7 idrettsregistreringen, og det er således av stor betydning både å rekruttere mange medlemmer i seg selv og å få medlemmer med i aktive grupper. For 2018 har medlemskontingenten vært 150 kr for alle medlemstyper, og årsmøtet i 2018 vedtok at medlemskontingenten for 2019 skulle være 170 kr. Medlemskontingenten er et viktig inntektsgrunnlag for drift av skiklubben, og er etter styrets skjønn for lav. Styret foreslår å sette kontingenten for 2019 til kr 300. Dette er lagt inn som en forutsetning i budsjettet beregnet ut fra et medlemstall på 500, og dersom årsmøtet vedtar en annen kontingent vil budsjettinntektene bli redusert. Treningsavgift For tiden betales det treningsavgift for aktive utøvere som deltar i skiklubben organiserte trening knyttet til langrenn og de som får konkurranser selv om de ikke deltar i organisert trening, mens det for hopp, kombinert og tur-, langløp- og mosjonsutøvere eller andre ikke er treningsavgift. Dette foreslås videreført. Treningsavgiften gjør det mulig å tilby organiserte treninger, sosiale tiltak, treningssamlinger og deltakelse i konkurranser for de aktive utøverne med et lavt egenandelsnivå. Treningsavgiften bør innrettes i forhold til det sportslige tilbudet, den samlede satsningen skiklubben velger og sees i sammenheng med hvilke fordeler skiklubben velger å inkludere i treningsavgiften. Det er det avgjørende at skiklubbens bygg og anlegg vedlikeholdes og skiklubben driftes i det daglige og gjennomgående hele året for, noe som ligger til grunn for å kunne ha et sportslig tilbud. Skiklubben baserer sin drift på dugnad, men de siste årene har det vist seg at svært få personer har deltatt i den daglige og gjennomgående driften av skiklubben, og en for stor byrde har således falt på noen få. Det vil derfor fremover være behov for å kjøpe flere tjenester enn tidligere. Det vil således være en rekke forhold nivået på treningsavgiften vil avhenge av og styret foreslår for årsmøtet at innretning og kostnadsnivå overlates til styret å beslutte. Forslag til vedtak i sak 5) Medlemskontingent 2019 og treningsavgift skisesongen Årsmøtet vedtar medlemskontingent på kr 300 for 2019 Årsmøtet vedtar at styret har fullmakt til å beslutte innretning og priser for treningsavgiften for skisesongen Årsmøtet gir styret fullmakt til å innføre treningsavgift for andre grupper av aktive utøvere enn de som til nå har betalt avgift dersom det er hensiktsmessig. Sak 6) Årsregnskap med noter 2018 Årsregnskap med noter vedlegges som eget dokumenter. Revisjonsberetning vedlegges når mottatt. Det er balanseregnskapet som kreves dokumentert på årsmøtet. Styret legger i tillegg frem resultatregnskap med hovedposter for årsmøtet. Regnskapet er revidert, og revisjonsrapport gjøres tilgjengelig for årsmøtet. 7

8 Skiklubbens økonomi er gjennom regnskapsåret under press, det har vært flere uforutsette utgifter. Skiklubben har totrinns signering av betalinger i nettbank, fullmaktsmatrise for kjøp på vegne av skiklubben og det er tegnet underslagsforsikring. Fullmaktsmatrisen skal oppdateres av nytt styre. Inngåelse av nye sponsor- og samarbeidsavtaler utgjør en viktig andel av skiklubbens inntekter. Forslag til vedtak i sak 6) Årsregnskap med noter 2018 Regnskap med revisjonsberetning og noter tas til etterretning og styret gis ansvarsfrihet. Sak 7) Budsjett 2019 I henhold til Lovens 12 skal årsmøtet fastsette et budsjett som inneholder alle hovedposter i resultatregnskapet. Budsjettet for 2019 er satt opp iht. kontoplan som tilfredsstiller kravene fra NIF. Årets budsjett inneholder både balanse og resultat, og avskrivinger er medtatt. Den totale inntektsdelen av resultatet er på omlag 1.48 mill. kroner og utgiftsdelen på omlag 1.48 mill. kroner, noe som gir et budsjett i balanse. I utgiftsdelen er også kr avskrivinger. Avskrivingene er et teknisk element i budsjett og regnskap. Det er krav om periodisering av budsjettet for bedre økonomikontroll og styring, men det er ikke krav til å fremlegge periodisert budsjett for årsmøtet. Dette overlates til nytt styre å sette opp som en del av fullmakten fra årsmøtet. Budsjettet er et rammebudsjett og styret kan ompostere innbyrdes mellom ulike poster (kontoer). Det budsjetteres med nettobeløp. Av godtgjørelser til styret har det tidligere kun styrets leder som har dette. Styreleders godtgjørelse er på kr. Dette foreslår styret å endre slik at følgende godtgjørelser gis: Leder: kr 6.000,-, Nestleder: kr 3.000,-, Eiendomsforvalter: kr 2.000,-, Markedsansvarlig: kr 2.000,-, Øvrige styremedlemmer: kr 1.000,-, Varamedlemmer: kr 500,-. Styrets forslag til budsjett følger nedenfor. 8

9 Hovedkonto Konto Hovedboksnavn Budsjett 2019 Balanse EIENDELER Tomter, bygninger og annen fast eiendom Aktiverte anleggsmidler Varelager - 15 Kortsiktige fordringer - 17 Forskuddsbetalt kostnad, påløpt inntekt etc - 18 Kortsiktige finansinvesteringer - 19 Bankinnskudd, kontanter og lignende EGENKAPITAL OG GJELD - 20 Egenkapital - 21 Avsetning for forpliktelser - 22 Annen langsiktig gjeld - 24 Leverandørgjeld - 26 Skattetrekk og andre trekk - 27 Skyldige offentlige avgifter - 29 Annen kortsiktig gjeld - RESULTAT 3 SALGS- OG DRIFTSINNTEKT Salgsinntekter, avgiftspliktig (totalsum > kr ,-) Salgsinntekter, utenfor avgiftsområdet Gaver, erstatninger/kompensasjon og andre inntekter - 34 Offentlige tilskudd Leieinntekter Annen driftsrelatert inntekt VAREKOSTNAD Varekostnader, varer for videresalg Investeringer, kjøretøy, nyttekjøretøy, driftsutstyr og driftsmateriell LØNNSKOSTNAD Lønn til ansatte - 52 Fordel i arbeidsforhold - 53 Annen oppgavepliktig godtgjørelse Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad - 55 Annen kostnadsgodtgjørelse Offentlig refusjon vedr. arbeidskraft - 59 Annen personalkostnad ANNEN DRIFTSKOSTNAD Avskrivninger Frakt og transportkostnad vedrørende salg - 62 kostnader drift m.v Kostnader lokaler og anlegg Leie maskiner, inventar, transportmidler etc - 65 Inventar, eksteriør, utstyr og maskiner Reparasjon og vedlikehold Fremmede tjenester Kontorkostnad, trykksak etc Telefon, porto o.l Kostnad transportmidler Kostnad og godtgj. for reiser, diett, bil etc Provisjonskostnad - 73 Salgs-, reklame- og representasjonskostn Kontingent og gave Forsikringspremier Prosjektkostnader - 77 Annen kostnad Tap - Driftskostnad Driftsresultat FINANSINNTEKT OG -KOSTNAD Finansinntekt Finanskostnad - 88 Årsresultat 692 9

10 Forslag til vedtak i sak 7) budsjett 2018 Årsmøtet vedtar budsjett som fremlagt, og gir styret fullmakt til å utvide utgiftsrammen tilsvarende eventuelle inntektsøkninger. Sak 8) Organisasjonsplan for Eidsvold Værks Skiklub Organisasjonsplanen for Eidsvold Værks Skiklub vedlegges som eget dokument, og gir overordnede bestemmelser og retningslinjer for driften av skiklubben mellom årsmøtene, og skal både reflektere skiklubbens samlede organisasjon og funksjon samt gi styret nødvendige fullmakter som ikke fremkommer at Lov eller enkeltvedtak fattet av årsmøtet. Organisasjonsplanen er nest etter Lov og årsmøteprotokoll det overordnede organisasjonsdokumentet for Eidsvold Værks Skiklub. Forslag til revisjon av organisasjonsplanen til skiklubben vedlegges som eget dokument. Forslag til vedtak i sak 8) Endring av organisasjonsplan for Eidsvold Værks Skiklub Årsmøtet vedtar foreslått organisasjonsplan for Eidsvold Værks Skiklub uten endringer. Sak 9) Innkommet sak Ingen innkommende saker Sak 10) Valg i samsvar med EVS lov og organisasjonsplan Når valg skal foretas er det rimelig å se hen til skiklubbens formål, visjon, verdier og hovedmål for å se til at en innretter seg etter dette i utøvelse av typer verv for skiklubben. Formål, visjon, verdier og hovedmål Eidsvold Værks Skiklubs formål er å drive skiidrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF). Eidsvold Værks Skiklub skal arbeide for at alle i Eidsvoll gis mulighet til å utøve skiidrett ut fra sine ønsker og behov. Eidsvold Værks Skiklubs visjon er: Mange, gode og glade skiløpere i Eidsvoll Eidsvold Værks Skiklubs virksomhet bygger på det samme verdigrunnlaget som NIF og Norges Skiforbund (NSF): Organisasjonen skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd All skiaktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. 10

11 Eidsvold Værks Skiklub skal være en positiv verdiskaper for individ og bygd og dermed styrke skiidrettens posisjon som folkebevegelse og drivkraft i bygda. Eidsvold Værks Skiklubs hovedmål er: Skiidrett skal være en av de største idrettene for både barn, ungdom og voksne i Eidsvoll. Eidsvold Værks Skiklub skal være en av de beste skiklubbene på Romerike med ungdom, juniorer og seniorer som hevder seg både i kretsen og på nasjonalt nivå. Eidsvold Værks Skiklub skal gjennom sin virksomhet bidra til gode oppvekstvillkår, fine naturopplevelser og god folkehelse. Vi skal være en viktig samfunnsaktør i bygda som tar hensyn til natur og miljø. Gode anlegg og løyper skal være tilgjengelig for alle som ønsker å bruke ski uavhengig av ferdighetsnivå. For å være i stand til å arbeide godt for å oppnå skiklubbens formål, visjon, verdier og hovedmål er det avgjørende at klubbens tillitsvalgtorganisasjon er hensiktsmessig satt opp og at det er personer valgt til alle verv. Kjønnsbalansen skal ivaretas både ved valg av tillitsvalgte, og ved oppnevnelse av utvalg og komitéer jfr. Lovens 5, samt NIFs lov 2-4. Kravet om kjønnsbalansen gjelder innad i styret, og innad i de enkelte utvalg og komitéer. Skiklubbens leder og nestleder velges enkeltvis, styremedlemmer og varamedlemmer velges samlet sammen med øvrige roller i henhold til organisasjonsplanen. Revisorer velges felles, og det samme med valgkomiteen. Dersom årsmøtet vedtar endringer som berører valget, foretas valg med roller i henhold til ny organisasjonsplan. 11

12 På årsmøtet i 2018 ble følgende valg foretatt i samsvar med EVS lover og organisasjonsplan: Tommy Løkken, leder for perioden Anette Bergseng, nestleder for perioden Ole Thorbjørn Fodstad, revisor for perioden Geir-Helge Sjaaeng ble valgt som styremedlem, Kenneth Smedsrud som varamedlem til styret, Thomas Nilsen som leder av Langrennsutvalget og Ola Erik Haugseth som leder for Eiendomsdriftsutvalget. Valgkomitéens leder May Bye og medlemmer Svein O. Brurud og Espen Jakobsen. Valgkomiteens innstilling fremlegges når mottatt. Årsmøtet må nominere personer til de roller det ikke er foreslått noen til. Forslag til vedtak i sak 10) Valg i samsvar med EVS lover og organisasjonsplan Valgkomiteen legger frem for årsmøtet til valg de som i henhold til Lov og vedtatt organisasjonsplan skal velges av årsmøtet Årsmøtet gir styret i EVS fullmakt til å utpeke personer til nødvendige supplerende roller til utvalgene og for å støtte driften av skiklubben, samt representanter for skiklubben i overordnede organisasjonsledd. Årsmøtet heves ved at leder i Skiklubben takker for gjennomført årsmøte. 12