Eidsvold Værks Skiklub Årsmøte 15. mars Innkalling til: årsmøte Eidsvold Værks Skiklub 15. mars 2017 Kl. 18:00 Skistua

Transkript

1 Innkalling til: årsmøte Eidsvold Værks Skiklub 15. mars 2017 Kl. 18:00 Skistua 1

2 Innkalling med dokumenter til årsmøte Eidsvold Værks Skiklub 2017 Innhold: Innkalling m/sakliste Vedlegg: Protokoll årsmøtet 2016 Protokoll ekstraordinært årsmøte 2016 Årsberetning EVS EVS regnskap og revisjonsrapport, samt revidert regnskap og noter fra Eldres avdeling Organisasjonsplan Eidsvold Værks Skiklub Langtidsplan eiendom, bygg og anlegg EVS 2

3 Årsmøte i Eidsvold Værks Skiklub Idet det vises til rettidig kunngjøring av årsmøte i Eidsvold Værks Skiklub (EVS) gjort kjent på vår Facebookside og på februar 2017 innkalles det herved til årsmøte i EVS. Fristen for å melde inn årsmøtesaker var 1. mars Saker meldt inn etter dette behandles ikke av årsmøtet. Årsmøtet innkalles med hjemmel i Lov for Eidsvold Værks Skiklub (Lov/Loven) 13, og dokumentene gjøres med dette kjent og tilgjengelig for medlemmene. Det vil ikke bli produsert papirdokumenter til årsmøtet, og de som ønsker dokumentene i papir må skrive de ut selv. Vel møtt! Styret i Eidsvold Værks Skiklub 3

4 Årsmøte 2017 i Eidsvold Værks Skiklub Skistua 15. mars 2017 Sakliste Sak 1) konstituering av årsmøte Godkjenne stemmeberettigede Godkjenne innkalling og sakliste Valg av dirigent, protokollfører, underskrivere Valg av tellekorps (valgstyre) og redaksjonskomité Forretningsorden... 5 Sak 2) Protokoll fra årsmøtet Sak 3) Protokoll fra ekstraordinært årsmøtet Sak 4) Årsberetning for Eidsvold Værks Skiklub... 6 Sak 5) Medlemskontingent og treningsavgift Medlemskontingent... 7 Treningsavgift... 7 Sak 6) Regnskap Sak 7) Budsjett Sak 8) Organisasjonsplan for Eidsvold Værks Skiklub Sak 9) Langtidsplan eiendom, bygg og anlegg for Eidsvold Værks Skiklub Sak 10) Snøproduksjonsanlegg for Eidsvold Værks Skiklub Sak 11) Valg i samsvar med EVS lov og organisasjonsplan mars 2017 Styret i EVS 4

5 Konstituering og forretningsorden Sak 1) konstituering av årsmøte 1. Godkjenne stemmeberettigede Utenom gjester invitert av årsmøtet i skiklubben kan ingen som ikke er medlem delta på årsmøtet. For å være stemmeberettiget må medlemskontingent være betalt, medlemmet må være over 15 år, og for øvrig oppfylle kravene i Lovens 6. Det er styret i skiklubben som inviterer gjester og foreslår disse for årsmøtet, som fatter vedtak om anledningen til å være tilstede. 2. Godkjenne innkalling og sakliste Årsmøtet ble kunngjort rettidig 13. februar Innen fristen 1. mars var det ikke innkommet andre saker enn de saker som er fremmet i saklisten. Innkallingen med saksdokumenter ble rettidig kunngjort. Kunngjøring og innkallingen er gjort ved publisering på skiklubbens internettside iht. Lovens 13 samt på klubbens Facebookside. 3. Valg av dirigent, protokollfører, underskrivere Det skal velges dirigent til å lede årsmøtet Det skal velges en protokollfører til å føre protokoll fra årsmøtet. I protokollen inntas talere, forslag, avstemninger og vedtak Der velges 2 medlemmer til å underskrive protokoll. 4. Valg av tellekorps (valgstyre) og redaksjonskomité Der velges tellekorps (valgstyre) bestående av 2 medlemmer Årsmøtet beslutter om det er behov for redaksjonskomite 5. Forretningsorden Under posten valg på dagsorden følges ordinær kutyme i organisasjonslivet. Årsmøtet avgjør om valg kan foregå ved akklamasjon, eller om det kreves skriftlig valg. a. Alle forslag skal settes frem skriftlig og være undertegnet av forslagsstiller b. Forslag som ikke støttes av minst ett medlem bortfaller, valgkomiteens forslag unntatt c. Ved valg av valgkomite m/varamedlem, skjer det enkeltvis, og bare ett navn skrives på hver stemmeseddel d. Den som får over halvparten av de avgitte stemmer ansees som valgt. Hvis ingen oppnår slikt flertall, foretas bundet omvalg mellom de tom som i den foregående avstemningen har oppnådd flest stemmer Dirigenten kan foreslå strek satt med anledning til å tegne seg på talerlisten. Det ekstraordinære årsmøtet stemmer over forslaget. Etter at strek er satt, kan nye forslag ikke fremsettes eller tidligere forslag trekkes tilbake dersom noen i forsamlingen opprettholder disse 5

6 Dirigenten skal på forhånd varsle om at han foreslår satt strek. De som da ønsker å sette frem forslag, skal gis prioritet på talerlisten Ved alle skriftlige avstemninger regnes blanke stemmer som avgitte stemmer. Forslag til vedtak i sak 1 konstituering av årsmøtet Årsmøtet godkjenner og protokollfører antall stemmeberettigede Årsmøtet godkjenner at innkallingen er lovlig, godkjenner saklisten og forretningsorden. Årsmøtet velger og protokollfører hvem som innehar de konstituerte roller. Årsmøtet velger redaksjonskomite dersom det oppstår behov for det under årsmøtets gang Sak 2) Protokoll fra årsmøtet 2016 Protokollen fra årsmøtet 2016 vedlegges som eget dokument. Protokollen er ikke til behandling av årsmøtet, kun som en orientering. Forslag til vedtak i sak 2) protokoll fra årsmøtet 2016 Protokollen anses som kjent for årsmøtet gjennom publisering som dokument vedlagt innkallingen. Protokollen tas til etterretning. Sak 3) Protokoll fra ekstraordinært årsmøtet 2016 Protokollen fra det ekstraordinære årsmøtet 2016 vedlegges som eget dokument. Protokollen er ikke til behandling av årsmøtet, kun som en orientering. Forslag til vedtak i sak 3) protokoll fra ekstraordinært årsmøtet 2016 Protokollen anses som kjent for årsmøtet gjennom publisering som dokument vedlagt innkallingen. Protokollen tas til etterretning. Sak 4) Årsberetning for Eidsvold Værks Skiklub Årsberetningen for årsmøteperioden vedlegges som eget dokument, og tjener som innledning for årsmøtets beretningsdebatt. Under årsberetningen følger beretning fra hovedstyret, samt vedlegg fra utvalgene. Forslag til vedtak i sak 4) årsberetning for Eidsvold Værks Skiklub Årsberetningen anses som kjent for årsmøtet gjennom publisering som dokument vedlagt innkallingen. Hovedelementer fra årsberetningen er lest opp og beretningen tas til etterretning med de merknader som er fremkommet. 6

7 Sak 5) Medlemskontingent og treningsavgift 2018 Medlemskontingent Utenom de som er unntatt av årsmøtet må ethvert medlem av Eidsvold Værks Skiklub betale gjeldende medlemskontingent, og det skilles ikke på kontingentpriser mellom aktive medlemmer og støttemedlemmer. Av praktiske hensyn blir de som ikke er knyttet til noen aktiv medlemsgruppe registrert som støttemedlemmer i medlemsregisteret. Som aktiv medlemsgruppe gjelder også jevnlig deltakelse i dugnadsarbeid. Det er aktive medlemsgrupper som telles i idrettsregistreringen, og det er således av stor betydning både å rekruttere mange medlemmer i seg selv og å få medlemmer med i aktive grupper. Eidsvold Værks Skiklub har tre ulike kategorier for medlemskontingent: 1) Barn under 18 år, 2) voksne og 3) pensjonister. Uføretrygdede regnes som pensjonister. Med bakgrunn i at det ikke er noen aldersmessig ensartethet for når en er pensjonist, må medlemmet selv melde inn dette til skiklubbens medlemsansvarlige. Dette må meldes inn innen 15. januar året for utsendelse av medlemskontingent for at dette skal inntas i grunnlaget for medlemskontingenten. Som en del av økonomistyringen i skiklubben er det fra 2017 gått over til elektronisk utsendelse av faktura for medlemskontingent. Dette gir økonomiske besparelser for skiklubben, har positiv virkning på miljøet og gir bedre mulighet for oppfølging av medlemmene. I medlemsregisteret er det fortsatt en rekke personer uten oppgitt e-postadresse eller mobiltelefonnummer (kilder for elektronisk utsendelse av faktura og medlemsinformasjon). Fra og med 2018 foreslås det at det innføres et gebyr for papirfaktura på samt at det innføres det purregebyr for å dekke merarbeidet for å kreve inn kontingenter som ikke betales. Foruten å støtte opp om drift og aktivitetstilbudet i skiklubben gir medlemskontingenten en rekke medlemsfordeler; rimelig leie av Skistua, medlemspriser på handel hos Montér Eidsvoll, Råholt Glassservice, B&O Forberg og G-sport Kløfta. For 2018 foreslås det følgende priser for medlemskap i skiklubben Barn under 18 år (til og med det året en fyller 18 år): kr 175,- Voksne kr 250,- Pensjonister kr 250,- Æresmedlemmer, grunneiere og hjemmeboende barn under 18 år av grunneiere betaler ikke medlemskontingent Beløp for gebyr for papirfaktura besluttes av styret Beløp for purregebyr besluttes av styret Styret skal årlig revidere hvem som er registrert som grunneier og hjemmeboende barn for de eiendommer, bygg og anlegg skiklubben har og oppdatere medlemsregisteret med korrekte opplysninger. Treningsavgift For tiden betales det treningsavgift for aktive utøvere som deltar i skiklubben organiserte trening knyttet til langrenn, mens det for hopp, kombinert og tur-, langløp- og mosjonsutøvere eller andre ikke er treningsavgift. Dette foreslås i hovedsak videreført. Treningsavgiften er en avgift både knyttet 7

8 til den organiserte treningen, og gjør at skiklubben dekker startkontingenten for deltakelse i konkurranser innen hopp, kombinert og langrenn (utenom turrenn). Treningsavgiften gjør det mulig å tilby organiserte treninger, sosiale tiltak, treningssamlinger og deltakelse i konkurranser for de aktive utøverne med et lavt egenandelsnivå. For utøvere som ikke deltar på skiklubbens organiserte treninger, men som likevel får dekket startkontingent (inkludert deltakere i team der skiklubben dekker startkontingent), foreslås det at ordinær treningsavgift ikke kreves inn. Det foreslås istedenfor en redusert treningsavgift. Bakgrunnen for dette er at disse ikke benytter skiklubbens trenerressurser med de godtgjørelser som gis der, og samtidig får dekket startkontingentene. Hopp/kombinert rekrutt og EVS hopp/kombinert (inntil eventuell overgang til Romerikshopp) ilegges ikke treningsavgift av årsmøtet. For alle treningsgrupper og skileik med treningsavgift inkluderes det klubblue. For juniorgruppa inkluderes det også klubbjakke (boblejakke), overtrekksdress, konkurransedress og pannebånd. Bruk av klubbtøy er et viktig element i profileringen av skiklubben og våre sponsor- og samarbeidspartnere. Det forutsettes derfor at utøvere som får klubbtøy bruker dette i konkurranser og i andre sammenhenger der en representerer klubben, og for utøvere på juniornivå og eldre vil dette inngå i utøveravtaler skiklubben og utøverne (og foresatte for mindreårige) For å delta på organiserte treninger i skiklubben forutsettes det at utøverne er registrert medlem av skiklubben. Søskenmoderasjon på 50 % foreslås videreført, dog ikke for flere søsken i juniorgruppe eller eldre idet dette ikke vil gi bærekraft for tildeling av klubbtøy og engasjement av klubbtrener. Søskenmoderasjonen innebærer at eldste utøver faktureres fullt ut, mens for øvrige søsken reduseres treningsavgiften med 50%. For 2018 foreslås det følgende treningsavgifter Skileik kr 750,- inkludert synlighetsvest, deltakelse i klubbmesterskap, skiklubblue og kveldsmat Treningsgruppe 1 (1.-2. klasse) kr 1.350,- Treningsgruppe 2 (3.-4. klasse) kr 1.350,- Treningsgruppe 3 (5.-6. klasse) kr 1.650,- Treningsgruppe 4 (7.-8. klasse) kr 2.150,- Treningsgruppe 5 ( klasse) kr 2.150,- Juniorgruppe kr 3.150,- Redusert treningsavgift kr 1.000,- (øvrige som får dekket startkontingent av skiklubben) Æresmedlemmer betaler ikke noen form for treningsavgift Forslag til vedtak i sak 5) Medlemskontingent og treningsavgift 2018 Årsmøtet vedtar foreslått medlemskontingent og treningsavgift 2018 Årsmøtet gir styret fullmakt til å innføre treningsavgift for andre grupper av aktive utøvere dersom det er hensiktsmessig 8

9 Sak 6) Regnskap 2016 Regnskap vedlegges som egne dokumenter. Det samme gjelder regnskap og noter til regnskap fra Eldres avdeling. Revisjonsberetning vedlegges når mottatt. Det er balanseregnskapet som kreves dokumentert på årsmøtet. Styret legger i tillegg frem detaljert resultatregnskap for årsmøtet. I forbindelse med nye regnskapsbestemmelser inneholder regnskapet nå også avskriving (for idrettslag gjelder fra 1.januar 2016 femårig avskrivningsregler). Regnskapet er revidert, og revisjonsrapport gjøres tilgjengelig for årsmøtet. Skiklubbens økonomi er gjennom regnskapsåret styrket, og en rekke tiltak er gjennomført for å etterkomme pålegg alle idrettslag har fått om bedret økonomistyring fra overordnet organisasjonsledd. Som eksempel kan det nevnes at det er utarbeidet standardiserte skjema for kostnadsrefusjon, kasseoppgjørsskjema, samt et ferdig utkast til klubbhåndbok og økonomihåndbok som skal ferdigstilles av nytt styre. I henhold til nye krav er totrinns signering av betalinger i nettbank innført, og fullmaktsmatrise for kjøp på vegne av skiklubben er utarbeidet. Fullmaktsmatrisen skal oppdateres av nytt styre. Inngåelse av nye sponsor- og samarbeidsavtaler har også styrket skiklubbens økonomi, samt et bedre resultat enn forventet fra Hurdagene og pakkedugnader for Orbit Arena. Forslag til vedtak i sak 6) regnskap 2016 Regnskap med revisjonsberetning og noter tas til etterretning og styret gis ansvarsfrihet. Sak 7) Budsjett 2017 I henhold til Lovens 12 skal årsmøtet fastsette et budsjett som inneholder alle hovedposter i resultatregnskapet. Budsjettet for 2017 er satt opp med ny kontoplan som tilfredsstiller kravene fra NIF. Årets budsjett inneholder både balanse og resultat, og avskrivinger er medtatt. Den totale inntektsdelen av resultatet er på 1,908 mill. kroner og utgiftsdelen på 2,286 mill. kr. I utgiftsdelen er også kr avskrivinger, og sett bort fra dette er budsjettet i balanse. Avskrivingene er et teknisk element i budsjett og regnskap, og for budsjettåret er den reelle inntektsdelen like stor som utgiftsdelen. Det er nå krav om periodisering av budsjettet for bedre økonomikontroll og styring, men det er ikke krav til å fremlegge periodisert budsjett for årsmøtet. Dette overlates til nytt styre å sette opp som en del av fullmakten fra årsmøtet. Budsjettet er et rammebudsjett og styret kan ompostere innbyrdes mellom ulike poster (kontoer). En annen endring med skiklubbens budsjett/regnskap er at vi er mva-pliktig som følge av våre inntekter fra annonsører, sponsor- og samarbeidspartnere, barteravtaler og betalte dugnader. Av godtgjørelser til styret er det kun styrets leder som har dette. Styreleders godtgjørelse er på kr. 9

10 Hovedkonto Konto Hovedboksnavn Resultat 2016 Budsjett 2017 Balanse EIENDELER Tomter, bygninger og annen fast eiendom , ,00 12 Aktiverte anleggsmidler , ,00 14 Varelager ,00 15 Kortsiktige fordringer ,24-17 Forskuddsbetalt kostnad, påløpt inntekt etc Kortsiktige finansinvesteringer Bankinnskudd, kontanter og lignende , ,00 Sum eiendeler , ,00 2 EGENKAPITAL OG GJELD , ,00 20 Egenkapital , ,00 21 Avsetning for forpliktelser Annen langsiktig gjeld - 40,00-24 Leverandørgjeld ,00-26 Skattetrekk og andre trekk Skyldige offentlige avgifter Annen kortsiktig gjeld - - Sum egenkapital , ,00 Sum gjeld ,00 - Resultat egenkapital og gjeld , ,00 RESULTAT 3 SALGS- OG DRIFTSINNTEKT , ,67 30 Salgsinntekter, avgiftspliktig (totalsum > kr ,-) ,00 31 Salgsinntekter, avgiftsfri (totalsum < kr ,-) ,00-32 Salgsinntekter, utenfor avgiftsområdet , ,67 33 Gaver, erstatninger/kompensasjon og andre inntekter ,00 34 Offentlige tilskudd , ,00 36 Leieinntekter , ,00 39 Annen driftsrelatert inntekt , ,00 4 VAREKOSTNAD , ,00 43 Varekostnader, varer for videresalg , ,00 45 Investeringer, kjøretøy, nyttekjøretøy, driftsutstyr og driftsmateriell ,00 5 LØNNSKOSTNAD , ,00 50 Lønn til ansatte , ,00 52 Fordel i arbeidsforhold Annen oppgavepliktig godtgjørelse , ,00 54 Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad Annen kostnadsgodtgjørelse ,00 58 Offentlig refusjon vedr. arbeidskraft Annen personalkostnad ANNEN DRIFTSKOSTNAD , ,00 60 Avskrivninger , ,00 61 Frakt og transportkostnad vedrørende salg kostnader drift m.v , ,00 63 Kostnader lokaler og anlegg , ,00 64 Leie maskiner, inventar, transportmidler etc ,00 65 Inventar, eksteriør, utstyr og maskiner , ,00 66 Reparasjon og vedlikehold , ,00 67 Fremmede tjenester , ,00 68 Kontorkostnad, trykksak etc , ,00 69 Telefon, porto o.l , ,00 70 Kostnad transportmidler - 570, ,00 71 Kostnad og godtgj. for reiser, diett, bil etc , ,00 72 Provisjonskostnad Salgs-, reklame- og representasjonskostn , ,00 74 Kontingent og gave , ,00 75 Forsikringspremier , ,00 76 Prosjektkostnader ,00 77 Annen kostnad , ,00 78 Tap FINANSINNTEKT OG -KOSTNAD , ,00 80 Finansinntekt 2 697, ,00 81 Finanskostnad ,41-88 Årsresultat , ,33 10

11 Forslag til vedtak i sak 7) budsjett 2017 Årsmøtet vedtar budsjett som fremlagt. Sak 8) Organisasjonsplan for Eidsvold Værks Skiklub Organisasjonsplanen for Eidsvold Værks Skiklub gir overordnede bestemmelser og retningslinjer for driften av skiklubben mellom årsmøtene, og skal både reflektere skiklubbens samlede organisasjon og funksjon samt gi styret nødvendige fullmakter som ikke fremkommer at Lov eller enkeltvedtak fattet av årsmøtet. Den fremlagte organisasjonsplan er forenklet fra tidligere dokument slik at det er på et mer overordnet nivå, delegerer nødvendige fullmakter til styret og kompletterer organisasjonsplanen med Olderkvinnelauget og Eldres avdeling. Organisasjonsplanen er nest etter Lov og årsmøteprotokoll det overordnede organisasjonsdokumentet for Eidsvold Værks Skiklub. Forslag til revisjon av organisasjonsplanen til skiklubben vedlegges som eget dokument. Forslag til vedtak i sak 8) Endring av organisasjonsplan for Eidsvold Værks Skiklub Årsmøtet vedtar foreslått organisasjonsplan for Eidsvold Værks Skiklub uten endringer. Sak 9) Langtidsplan eiendom, bygg og anlegg for Eidsvold Værks Skiklub Langsiktig planlegging er avgjørende for å kunne utvikle skiklubben for fremtiden både for å støtte opp under den sportslige satsningen, gi forutsigbarhet for drift av skiklubben og er sammen med sportslige mål avgjørende for drifts- og økonomiarbeidet i skiklubben. Vedlagte langtidsplan oppsummerer de fleste av de senere års diskusjoner knyttet til utvikling av eiendom, bygg og anlegg (EBA) i skiklubben. Det er viktig å se denne utviklingen over et flerårig perspektiv, og planen må være tilstrekkelig overordnet slik at den vil ha gyldighet i lang tid. Detaljer knyttet til prosjekt for utvikling og drift etter ferdigstilling skal ikke være en del av denne planen. Langtidsplan for EBA vedlegges som eget dokument. Forslag til vedtak i sak 9) Langtidsplan eiendom, bygg og anlegg for Eidsvold Værks Skiklub Årsmøtet vedtar foreslåtte langtidsplan for eiendom, bygg og anlegg for Eidsvold Værks Skiklub uten endringer, og gir fullmakt til styret i skiklubben å utrede videre de ulike mulighetene som ligger i planen og prioritere rekkefølgen av tiltak innenfor de vedtatte økonomiske rammer og andre vedtak fattet av årsmøtet. 11

12 Sak 10) Snøproduksjonsanlegg for Eidsvold Værks Skiklub Skisesongen 2016/2017 viser seg nok en gang å bli en meget utfordrende vinter for skiidrett, og både 1814-sprinten, Staviåsrennet og Eidsvollkarusellen skikarusell inneværende vinter har blitt avlyst på grunn av for lite snø. Skiklubben har gjennomført åpent klubbmesterskap i langrennscross med et minimum av snø. Vi arrangerte dette som et åpent klubbmesterskap slik at også andre idrettslag/klubber kunne delta. Til nå i skisesongen har vi ikke kunnet gjennomføre skihopping i Lysakerbakkene, og frem til mars har det så nær som en økt med løypemaskina kun vært mulig å preparere skiløypene i Staviåsen med snøscooter og valse på grunn av for liten snømengde. Eidsvold Værks Skiklub er et av de største idrettslagene i Eidsvoll kommune, og har i regional sammenheng en unik skistadion samt løypenett for langrenn både hva gjelder beliggenhet, stadionstørrelse og antall kilometer tur- og lysløypenett. Dette er et tilbud som alle i Eidsvoll kommune og omegn kan benytte seg av både sommer og vinter. Stadig snøfattige vintre gir økt risiko for frafall og vanskeliggjør rekrutteringen. Frafallet er mest utpreget blant utøvere i 5. klasse og eldre. I vinter måtte vi avlyse et trenings- og aktivitetstilbud for syns- og bevegelseshemmede der vi hadde kjøpt inn to piggekjelker til formålet. Dette tilbudet ønsker vi å ta opp igjen senere. Muligheter til å gå på ski på kunstsnø har vært diskutert i skiklubben en rekke ganger opp igjennom årene, og det har vært planer om etablering av en skitunell. Ingen av disse diskusjonene eller planene har blitt realisert. Vi er nå ved et veiskille der vi innen kort tid vil stå foran et være eller ikke være for hvilket skitilbud verdens eldste rene skiklubb kan tilby, og sågar om vi kommer til å ha rekruttering eller klare å beholde skiløpere, hoppere og kombinertløpere. Uten at det blir etablert et snøproduksjonsanlegg på skistadion til Eidsvold Værks Skiklub raskt vil utøvere som ønsker å satse på ski høyst sannsynlig søke overgang til andre klubber som kan tilby gode snøforhold, som f.eks. Nes Ski. Det samme vil gjelde for valg av skoler, som f.eks. NTG Lillehammer. Både Nes Ski og NTG Lillehammer har gode sportslige opplegg med tilnærmet snøgaranti. Eidsvold Værks Skiklub ønsker et samarbeid med Eidsvoll Idrettsråd og Eidsvoll kommune for å realisere etableringen av et snøproduksjonsanlegg på skistadion til skiklubben. Vi ser det også som formålstjenlig for øvrige idrettslag i kommunen som tilbyr langrenn og befolkningen for øvrig at det blir etablert et snøproduksjonsanlegg i Staviåsen. Andre idrettslag som tilbyr langrenn er viktige interessenter i planleggingen og gjennomføringen av prosjektet, og dette vil bli hensyntatt. Det bør også utredes muligheten for å opprette en stiftelse for etablering og drift av snøproduksjon samt løypekjøring. Siste tilbud på infrastruktur til snøproduksjonsanlegg er fra 2015 og med utgangspunkt i dette justert for prisutvikling, inkludering av helautomatisert anlegg, bygningsmasse for maskin-, materiell- og kontrollrom, samt annet utstyr/kjøretøy som bør være en del av et etableringsprosjekt og første driftsår viser et foreløpig estimat en kostnad på ,-. I denne prisen er det inkludert innkjøp av traktor for utlegging av snø ettersom prepareringsmaskinen vi har ikke er dimensjonert for utlegging av store mengder kunstsnø. Drift første år er estimert til kr ,- inkludert strøm, kjemikalier, drivstoff og teknologi og service. Mva-avgiften vil utgjøre ca ,- ved kjøp av alle tjenester og leveranser, og i estimatet ligger det inne 10% risiko. 12

13 Verdien av dugnadsinnsatsen er ikke beregnet ennå, og mye arbeid vil måtte gjøres av profesjonelle leverandører. Det presiseres at det ikke er laget en prosjektplan for dette ennå, og at de økonomiske estimatene er foreløpige. Finansiering av kostnadene til prosjekt og drift vil være en forutsetning for å kunne realisere etableringen av et snøproduksjonsanlegg. Finansieringen vil måtte bestå i både bruk av egenkapital, sponsormidler, gaver, kommunalt tilskudd og tippemidler. For å dekke inn fremtidig drift vil det være inntektsmuligheter ved utleie av anlegget, og eksempelvis koster det kr ,- å leie Nes Skistadion sitt anlegg til et skirenn og det tas leie for organisert trening på kunstsnøen. Driften bør likevel baseres på andre inntekter. Forslag til vedtak i sak 10) Snøproduksjonsanlegg for Eidsvold Værks Skiklub Årsmøtet gir styret fullmakt til å fortsette arbeidet med å planlegge et snøproduksjonsanlegg på skistadion til skiklubben. Årsmøtet delegerer til leder i Eidsvold Værks Skiklub å være prosjekteier for etablering av snøproduksjonsanlegg. Prosjektet skal organiseres i samsvar med DIFI sin prosjektveileder for å sikre god kontroll på prosjektgjennomføringen og økonomistyringen. Årsmøtet gir styret i skiklubben fullmakt til å bruke inntil ,- kr av egenkapital samt oppta lån på 1 mill. kroner inkludert renter for 2017 og 2018 forutsatt at øvrig finansiering skaffes, og innenfor en total kostnadsramme på kr 5.2 mill. kroner. Årsmøtet gir styret i Eidsvold Værks Skiklub fullmakt til å overskride vedtatt budsjett med inntil 5.2 mill. kroner til prosjekt snøproduksjonsanlegg med de forutsetninger som ligger i sakens øvrige vedtak. Det forutsettes kommunal godkjenning, og eventuelt godkjenning fra andre offentlige instanser. Sak 11) Valg i samsvar med EVS lov og organisasjonsplan Når valg skal foretas er det rimelig å se hen til skiklubbens formål, visjon, verdier og hovedmål for å se til at en innretter seg etter dette i utøvelse av typer verv for skiklubben. Formål, visjon, verdier og hovedmål Eidsvold Værks Skiklubs formål er å drive skiidrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF). Eidsvold Værks Skiklub skal arbeide for at alle i Eidsvoll gis mulighet til å utøve skiidrett ut fra sine ønsker og behov. Eidsvold Værks Skiklubs visjon er: Mange, gode og glade skiløpere i Eidsvoll Eidsvold Værks Skiklubs virksomhet bygger på det samme verdigrunnlaget som NIF og Norges Skiforbund (NSF): Organisasjonen skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd All skiaktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. 13

14 Eidsvold Værks Skiklub skal være en positiv verdiskaper for individ og bygd og dermed styrke skiidrettens posisjon som folkebevegelse og drivkraft i bygda. Eidsvold Værks Skiklubs hovedmål er: Skiidrett skal være en av de største idrettene for både barn, ungdom og voksne i Eidsvoll. Eidsvold Værks Skiklub skal være en av de beste skiklubbene på Romerike med ungdom, juniorer og seniorer som hevder seg både i kretsen og på nasjonalt nivå. Eidsvold Værks Skiklub skal gjennom sin virksomhet bidra til gode oppvekstvillkår, fine naturopplevelser og god folkehelse. Vi skal være en viktig samfunnsaktør i bygda som tar hensyn til natur og miljø. Gode anlegg og løyper skal være tilgjengelig for alle som ønsker å bruke ski uavhengig av ferdighetsnivå. For å være i stand til å arbeide godt for å oppnå skiklubbens formål, visjon, verdier og hovedmål er det avgjørende at klubbens tillitsvalgtorganisasjon er hensiktsmessig satt opp og at det er personer valgt til alle verv. Kjønnsbalansen skal ivaretas både ved valg av tillitsvalgte, og ved oppnevnelse av utvalg og komitéer jfr. Lovens 5, samt NIFs lov 2-4. Kravet om kjønnsbalansen gjelder innad i styret, og innad i de enkelte utvalg og komitéer. Skiklubbens leder og nestleder velges enkeltvis, styremedlemmer og varamedlemmer velges samlet sammen med øvrige roller i henhold til organisasjonsplanen. Revisorer velges felles, og det samme med valgkomiteen. Dersom årsmøtet vedtar endringer som berører valget, foretas valg med roller i henhold til ny organisasjonsplan. 14

15 Etter valg på årsmøtet og suppleringsvalg på ekstraordinært årsmøte 2016 har EVS hatt følgende tillitsvalgte: Rolle Valgtid Valgstatus Nytt navn Valgperiode HOVEDSTYRET EVS Leder Velges for 1 år På valg Tommy Løkken Nestleder Velges for 1 år På valg Ståle Årdal Sekretær Velges for 2 år På valg Ole Bakkehaug Styremedlem Velges for 2 år På valg Marianne Lie Styremedlem Velges for 1 år På valg Hanne Brun Leder marked Velges nedenfor Leder Langrenn Velges nedenfor Leder Hopp Velges nedenfor Leder Eiendom Velges nedenfor Varamedlem Velges for 1 år På valg Rita Milli Revisorer støttefunksjon hovedstyret Revisor 1 Velges for 2 år Ikke på valg Ole T Fodstad Revisor 2 Velges for 2 år På valg Karsten Tanem MARKEDSUTVALGET Leder marked Velges for 2 år Ny Ubesatt Medlem Velges for 1 år Ny Ubesatt LANGRENNSUTVALGET Leder Velges for 2 år På valg Thomas Nilsen Nestleder Velges for 2 år Ikke på valg Øystein B. Skeie Medlem Velges for 1 år På valg Ove Hansen HOPP- OG KOMBINERTUTVALGET Leder Velges for 2 år På valg Christoffer Brurud Medlem Velges for 2 år På valg Tore Hafting Medlem Velges for 2 år På valg Per Halvorsen Romerike bakkesenter Velges for 2 år Ikke på valg Torgeir Olsen EIENDOMSUVALGET Leder Velges for 2 år Ikke på valg Kjell Olafsen Leder Husstyret Velges for 1 år På valg Anne Marie Andersen Bakkekomité del av eiendomsutvalget Bakkesjef Velges for 2 år På valg Finn Berger Løypekomité del av eiendomsutvalget Leder Velges for 2 år Ikke på valg Jan Eriksen Medlem Velges for 2 år På valg Atle Sørensen Medlem Velges for 2 år Ikke på valg Ole T Forberg Medlem Velges for 1 år Ikke på valg Trond Alfarrustad Medlem Velges for 2 år Ikke på valg Jon Erik Johnsen Husstyret del av eiendomsutvalget Leder Velges for 1 år - På valg Anne Marie Andersen Oppsynsmann Velges for 2 år Ikke på valg Fridtjov Undseth Utleier Velges for 2 år Ikke på valg Marianne Lie Innkjøper Velges for 1 år På valg Elfrid Årdal VALGKOMITE Leder Velges for 2 år Ikke på valg Linda Børseth Medlem Velges for 1 år På valg Irene Myran Medlem Velges for 1 år På valg Svein Brurud Varamedlem Velges for 1 år På valg

16 For ordens skyld vises det til at styret har utpekt følgende personer til roller som nevnt i figur nedenfor. Disse personene skal støtte styrets arbeid, inngår i EVS sin organisasjon med de oppgaver og fullmakter som gis i organisasjonsplanen og fra styret. Rolle Merknad Navn Utpekt for periode Medlemsregister støttefunksjon hovedstyret Medlemsregister Arne G. Frank Arrangementskomité - støttefunksjon for hovedstyret Arrangementsansvarlig leder/vinter Fratrer Thom-Arne Nordheim Arrangementsansvarlig vinter Fortsetter Tom Roger Fossum Arrangementsansvarlig sommer Fratrer Øystein Bieltvedt Skeie Valgkomiteen fremmet valg av følgende personvalg for årsmøtet. Personer som ikke er på valg er for oversiktens skyld tatt med. I tabellen nedenfor er det bemerket de roller som ikke lenger blir å velges på årsmøtet iht. ny organisasjonsplan. 16

17 Rolle Valgstatus Valgstatus Nytt navn Valgperiode HOVEDSTYRET EVS Leder Velges iht Lov På valg Tommy Løkken Nestleder Velges iht Lov På valg Anette Bergseng Styremedlem, sekretær Velges iht Lov På valg Wenche Over Styremedlem Velges iht Lov På valg Marianne Lie Leder marked Velges nedenfor Leder Langrenn Velges nedenfor Leder Hopp Velges nedenfor Leder Eiendom Velges nedenfor Varamedlem Velges iht Lov På valg Geir Helge Sjåeng Revisorer støttefunksjon hovedstyret Revisor 1 Velges iht Lov Ikke på valg Ole T Fodstad Revisor 2 Velges iht Lov På valg Karsten Tanem MARKEDSUTVALGET Leder marked Velges iht org.plan På valg Ståle Årdal Medlem Oppnevnes av styret På valg LANGRENNSUTVALGET Leder Velges iht org.plan Ikke på valg Thomas Nilsen Nestleder/sportslig Oppnevnes av styret Ikke på valg Øystein B. Skeie leder Medlem Oppnevnes av styret På valg HOPP- OG KOMBINERTUTVALGET Leder Velges iht org.plan På valg Christoffer Brurud Medlem Oppnevnes av styret På valg Svein Brurud Medlem Oppnevnes av styret På valg Per Halvorsen Romerike bakkesenter Oppnevnes av styret Ikke på valg Torgeir Olsen EIENDOMSDRIFTSUVALGET Leder Velges iht org.plan Ikke på valg Kjell Olafsen Bakkekomité del av eiendomsdriftsutvalget Bakkesjef Oppnevnes av styret På valg Finn Berger Løypekomité del av eiendomsdriftsutvalget Leder Oppnevnes av styret Ikke på valg Jan Eriksen Medlem Oppnevnes av styret På valg Atle Sørensen Medlem Oppnevnes av styret Ikke på valg Ole T Forberg Medlem Oppnevnes av styret Ikke på valg Trond Alfarrustad Medlem Oppnevnes av styret Ikke på valg Jon Erik Johnsen Husstyret del av eiendomsdriftsutvalget Leder Oppnevnes av styret På valg Elfrid Årdal Oppsynsmann Oppnevnes av styret Ikke på valg Fridtjov Undseth Utleier Oppnevnes av styret Ikke på valg Marianne Lie VALGKOMITE Leder Velges iht Lov Ikke på valg Linda Børseth Medlem Velges iht Lov På valg Jens-Kristian Børseth Medlem Velges iht Lov På valg Svein Brurud Varamedlem Velges iht Lov På valg

18 Med endringer i organisasjonsplanen er de som er til valg på årsmøtet (og de som velges, men ikke er på valg i år) som følger: Rolle Valgstatus Valgstatus Nytt navn Valgperiode HOVEDSTYRET EVS Leder Velges iht Lov På valg Tommy Løkken Nestleder Velges iht Lov På valg Anette Berger Styremedlem, sekretær Velges iht Lov På valg Wenche Over Styremedlem Velges iht Lov På valg Marianne Lie Leder marked Velges nedenfor Leder Langrenn Velges nedenfor Leder Hopp Velges nedenfor Leder Eiendom Velges nedenfor Varamedlem Velges iht Lov På valg Geir Helge Sjåeng Revisorer støttefunksjon hovedstyret Revisor 1 Velges iht Lov Ikke på valg Ole T Fodstad Revisor 2 Velges iht Lov På valg Karsten Tanem MARKEDSUTVALGET Leder marked Velges iht org.plan På valg Ståle Årdal LANGRENNSUTVALGET Leder Velges iht org.plan Ikke på valg Thomas Nilsen HOPP- OG KOMBINERTUTVALGET Leder Velges iht org.plan På valg Christoffer Brurud EIENDOMSDRIFTSUVALGET Leder Velges iht org.plan Ikke på valg Kjell Olafsen VALGKOMITE Leder Velges iht Lov Ikke på valg Linda Børseth Medlem Velges iht Lov På valg Jens-Kristian Børseth Medlem Velges iht Lov På valg Svein Brurud Varamedlem Velges iht Lov På valg Årsmøtet må nominere personer til de roller det ikke er foreslått noen til. Forslag til vedtak i sak 11) Valg i samsvar med EVS lover og organisasjonsplan Årsmøtet velger de som i henhold til Lov og vedtatt organisasjonsplan skal velges av årsmøtet. Øvrige personer valgkomiteen har rekruttert til roller som i henhold til organisasjonsplanen skal utpekes av styret foreslås for styret for oppnevning. Endringer knyttet til valgte verv og oppnevning av roller iverksettes ved uten opphold. Årsmøtet velger leder henhold til valgkomitéens forslag Årsmøtet velger nestleder henhold til valgkomitéens forslag Årsmøtet velger revisor i henhold til valgkomitéens forslag Årsmøtet velger styremedlemmer henhold til valgkomitéens forslag Årsmøtet velger varamedlem henhold til valgkomitéens forslag Årsmøtet velger revisor som foreslått av valgkomitéen Årsmøtet velger valgkomité i henhold til det som er fremmet Årsmøtet gir styret i EVS fullmakt til å utpeke personer til nødvendige supplerende roller til utvalgene og for å støtte driften av skiklubben, samt representanter for skiklubben i overordnede organisasjonsledd. Årsmøtet heves ved at leder i Skiklubben takker for gjennomført årsmøte. 18