Sakskart til møte i Administrasjonsutvalget Møtested: Schweigaardsgt. 4, Oslo Møterom: Fylkestingssalen Møtedato:

Transkript

1 Møteinnkalling Sakskart til møte i Administrasjonsutvalget Møtested: Schweigaardsgt. 4, Oslo Møterom: Fylkestingssalen Møtedato: Tid: 09:00

2

3 Saksliste Saksnr PS 2/19 NOT 2/19 Tittel Hvordan opprettholde tjenestetilbudet best mulig frem til status på arbeidsbelastning i fylkesadministrasjonen Orientering om rengjøringstjenesten på de videregående skolene i Akershus

4

5 Saksframlegg Dato: Arkivref: / Saksnr Utvalg Møtedato Fylkesutvalg /19 Administrasjonsutvalget Hvordan opprettholde tjenestetilbudet best mulig frem til status på arbeidsbelastning i fylkesadministrasjonen Forslag til vedtak Saken tas til orientering. Sammendrag I sak 123/18 vedtok fylkestinget følgende: «I forbindelse med etableringen av Viken er det større arbeidsbelastning for fylkesadministrasjonen. Fylkesrådmannen bes gi fylkesutvalget en vurdering av status på arbeidsmiljøet og hvordan vi kan opprettholde tjenestetilbudet best mulig frem til » I styringsdokumentet for etablering av Viken fylkeskommune, vedtatt av fellesnemda den 4. september 2018, ble det forutsatt at de tre eksisterende fylkeskommuner hadde tilstrekkelig med ressurser for å sikre forsvarlig drift og avvikling av eksisterende organisasjoner. Saken belyser sider ved det komplekse bildet av belastninger for ansatte og forsvarlig drift. I sammenslåingsperioden er det økt behov for arbeidskraft for å drifte både gammel organisasjon, prosjektorganisasjonen og i den nye organisasjonen. Behovet for arbeidskraft har til en viss grad blitt dekket opp, men deler av organisasjonen er høyt belastet. I saken beskrives utfordringer i omstillingsprosesser mer generelt før status for Akershus og Viken mer konkret omtales.

6 Om saken Hva kan skje i organisasjoner under omstilling Generelt er fusjoner krevende å lykkes med. Forskere peker på at så mye som prosent av organisasjonene ikke lykkes i å nå målene de hadde satt seg før sammenslåing. På et strategisk nivå har forskerne pekt på forskjeller i organisasjonskultur, mangelfull kommunikasjon, ledelse, strategi og klar visjon som forhold som har bidratt til å redusere suksessraten til fusjoner (Nguyen & Kleiner, 2003). En annen og psykologisk del av forklaringen på at fusjoner sjelden lykkes fullt ut kan være at de er omfattende endringer som ansatte selv ikke har valgt og de kan utløse en krisereaksjon (Scott & Jaffe, 1998). Kaufman og Kaufman (2009) tar utgangspunkt i krisemodellen for å beskrive organisasjonsendringer: Figur 1 illustrerer hvordan en krisereaksjon bearbeides før den eventuelt tolkes som muligheter i framtiden. Organisasjonskultur og ikke minst ledelse vil påvirke dette generelle mønsteret. Norske forskere har trukket fram at mange endringstiltak som ikke fører til de forventede resultater har sin årsak i manglende fokusering på psykologiske aspekter (Saksvik, Nytrø & Tvedt, 2012). De mener at det er fem faktorer en bør være oppmerksom på under omstillinger: 1. Lokale normer; kultur og subkulturer: «Slik gjør vi det hos oss» 2. Arbeidsstokkens variasjon: Vi reagerer ulikt på endringer 3. Leders tilgjengelighet: Behovet for informasjon 4. Tidlig rolleavklaring 5. Konstruktiv konflikthåndtering: Atferd og virkelighetsforståelse Det arbeides med disse punktene i Viken: informasjon, tidlig rolleavklaring, felles organisasjonskultur og verdier. Det er likevel slik at mennesker reagerer ulikt på endringer og kultur tar tid og krever innsats for å endre. Håndtering av konflikt på et overordnet nivå er gjort ved sterk involvering av tillitsvalgte og vernetjenesten.

7 Bakgrunn og saksopplysninger Tendenser - ressursbruk i omstillingsarbeidet, sykefravær, overtid og temperaturmåling Det er ikke samlet inn tallmateriale som gir oversikt over ressursbruken i omstillingsprosessen for å kunne vurdere omfanget av den. Resultatet av «temperaturmålingen» som ble gjort av prosjektkontoret for Viken høsten 2018 er ikke sammenlignbart med medarbeiderundersøkelse som er foretatt i Akershus fylkeskommune. Tendensene fylkesrådmannen her presenterer er derfor basert på indikasjoner i tallmateriale som sykefravær, fleksitid, overtid og anslag over ressursforbruk. Anslag over ressursforbruk i AFKs arbeidsgrupper og prioritering av oppgaver Det er ikke etablert tidsregistreringssystem i Akershus fylkeskommune eller i hovedprosjektet for etablering av Viken fylkeskommune. Det er derfor vanskelig å si noe eksakt om omfang av ressursforbruket Akershus fylkeskommune har bidratt inn med, utover at alle fagmiljøer i fylkesadministrasjonen er involvert i prosessen. Det er per januar politiske og administrative arbeidsgrupper i arbeid, med til sammen 85 undergrupper knyttet til 160 leveranser. Alle arbeidsgrupper og undergrupper er bemannet med ressurser fra de tre fylkeskommunene som skal inngå i Viken fylkeskommune. Det vil si at ca. 30 prosent av arbeidstakerne er direkte involvert i arbeidsgruppene. Mange av deres arbeid med driftsoppgaver er fordelt på øvrige kollegaer i deres avdelinger. Men ikke alle oppgaver lar seg delegere. Derfor er enkelte personer sterkt belastet med oppgaver i Viken-prosjektet og driftsoppgaver. Belastningen på den enkelte vil normalt variere over tid Akershus fylkeskommune har avgitt en ressurs på heltid til hovedprosjektet, denne ressursen er ansatt ved prosjektkontoret og erstattet med vikar i fylkesadministrasjonen. I Akershus fylkeskommune er 7-8 personer 50 til 100 prosent utlånt til arbeid knyttet til prosjektkontoret. Det er foretatt en grundig vurdering av hvilke leveranser for hovedprosjektet som må ha prioritet 1, slik at drift av eksisterende fylkeskommuner kan bli ivaretatt på en forsvarlig måte. Denne prioriteringen er gjort for at merbelastning for ledere, mellomledere og medarbeidere kan holdes på et akseptabelt nivå. Som en konsekvens av merarbeid i fylkesadministrasjonen, er enkelte oppgaver delegert til medarbeidere ved fylkeskommunens virksomheter, både videregående skoler og tannhelse. Foretakene har også bidratt aktivt i aktuelle arbeidsgrupper i hovedprosjektet. Midlertidighet, overtid og fleksitid Bruk av fleksitid og overtid kan gi indikasjon på mer arbeid i forbindelse med omstillingsprosessen. I forhold til november 2017, brukte AFK seks prosent mer fleksitid. Overtidsbruken har økt vesentlig i samme periode 68 prosent. Uttaket var størst i avdeling for kultur frivillighet og folkehelse, avdeling for videregående opplæring, HR-avdelingen og lønnog regnskapsseksjonen. Bruken av midlertidige ansettelser har økt det siste året med 14 nye stillinger. Flere av disse stillingene er knyttet til å dekke opp for behov for ressurser i forbindelse med sammenslåingsprosessen. Andre er stillinger som er opprettet for å dekke opp for medarbeidere som har sluttet, men som man på grunn av prosessen i Viken ikke kan besette fast. Belastning anslått ved temperaturmålingen og medarbeiderundersøkelsen I temperaturmålingen som ble gjort av prosjektkontoret i november 2018 er det en påstand som måler belastning i forbindelse med sammenslåingsprosessen: «Jeg mestrer den totale arbeidsmengden». I den grad man kan legge vekt på ett enkelt spørsmål i en arbeidsmiljømåling, så viser målingen variasjon i opplevd mestring av arbeidsmengde mellom avdelingene. I

8 administrasjonsavdelingen, avdeling for kultur, frivillighet og folkehelse og avdeling for plan, næring og miljø er det rundt 10 prosent som indikerer at de i liten grad mestrer den totale arbeidsmengden. Hvis man sammenligner disse resultatene med medarbeiderundersøkelsen som ble gjennomført i januar 2018 kan det tyde på økt belastning. I medarbeiderundersøkelsen ble opplevelsen av mestring av total arbeidsbelastning målt med andre spørsmål og var svært høy (skåren var 4,2 til 4,8 av 5 som var høyeste skåre). Belastningen av arbeidsmengde er vesentlig høyere for medarbeidere nå, hvor tiden begynner å bli knapp før sammenslåing. Sykefravær og -nærvær Sykefravær kan være en indikator på stor belastning, men det har vist seg at i mange virksomheter synker sykefraværet i omstillingsprosesser, det har det også gjort i AFK. Sykefraværet har falt fra 5,5 prosent til 5,2 prosent fra fjerde kvartal 2017 til fjerde kvartal Sykefraværet har økt i administrasjonsavdelingen, avdeling for kultur, frivillighet og folkehelse og avdeling for plan, næring og miljø (de samme avdelingene hvor temperaturmålingen indikerte lav mestring av total arbeidsmengde). Begrepet sykenærvær viser til fenomenet at arbeidstakere går på jobb til tross for at de er syke. Det gjør de på grunn av redsel for å miste arbeidsoppgaver eller jobben. En skal derfor være varsom med å friskmelde organisasjonen selv om sykefraværet for tiden er lavt. I omstillingsprosesser med økt belastning kan man få reaksjoner i etterkant av omstillingen. En undersøkelse bygget på data fra ansatte i sykehusene i Norge viste at fraværet økte i forkant av fusjonen og i det andre, tredje og fjerde året etterpå. En mulig årsak er at det normalt tar noe tid før en fusjon virker fullt ut i driften. Derfor kan det ta tid før virkningen av omstilling og reaksjonen på den kommer (AFI Rapport 2018:03). Problemstilling og alternativer Belastning i avdelingene utover våren 2019 I en omstillingsprosess er ledere sentrale for å gi retning, motivere og skape trygghet og prioritere mål i en mer usikker situasjon. Lederfunksjonen i AFK er belastet ved at mange ledere etter hvert har fått to lederroller å ivareta, en i AFK og en ved å bygge Viken. Lederne vil derfor ha mindre tid til å dekke grunnleggende oppgaver i både gammel og ny organisasjon. Mye av arbeidet med å bygge Viken har så langt falt på medarbeidere som har vært spesielt engasjert den midlertidige organisasjonen og prosjektgrupper. Etter som tiden har gått har stadig flere blitt involvert. Denne situasjonen vil forsterkes ut over våren Særlig avdelinger som arbeider med infrastruktur for den nye organisasjonen har stor belastning (IT, lønn/regnskap, dokumentasjonsstab, HR-avdelingen). Ut fra erfaring fra forskning om psykologiske sider ved omstilling er det grunn til å være ekstra oppmerksom ut over våren 2019 når stillinger på alle nivåer blir besatt. I tillegg til ekstra arbeidsbelastning vil ansatte få nye kollegaer, ny organisering og kan få endret oppgaver, noe som også kan oppfattes belastende for enkelte. Tjenestetilbudet Utadrettede tjenester er forsøkt opprettholdt på samme nivå som før. Ytre virksomheter har gitt uttrykk for at de opplever at servicenivået fra fellesadministrasjonen er lavere. For å opprettholde driften har utvikling blitt nedprioritert. Videre er det tatt grep for å dekke opp behovet for arbeidskraft: - Bruk av midlertidighet og overtid har dekket opp for noe av behovet for ekstra arbeidskraft.

9 - Økt innleie av arbeidskraft og bruk av rammeavtaler: Rammeavtalene for innkjøp av konsulenttjenester er benyttet for å kunne dekke opp behov for kompetanse i forbindelse med Viken-arbeid. Politiske bestillinger Antall politiske møter i 2018 og våren 2019 er det samme, men saksmengden ser ut til å bli redusert etter hvert som arbeidet med Viken går framover og anslås nå til 70 prosent av vanlig saksmengde. Antall interpellasjoner og verbalforslag har økt. Vurderinger Sammenslåingen av de tre fylkeskommunene Akershus, Buskerud og Østfold samtidig som ca. 300 medarbeider skal overføres fra Statens vegvesen er en stor omstilling sett i nasjonal sammenheng. Omstillinger i denne størrelsesorden vil alltid være krevende. Fylkesrådmannen ser det som avgjørende at det holdes kontinuerlig oppmerksomhet rundt de ulike utfordringer som omstillingen skaper. Fylkesrådmannen viser til tiltak i arbeidet med informasjon, tidlig rolleavklaring og kultur som viktige bidrag til å håndtere forventede omstillingsreaksjoner. Stadig flere involveres i arbeidet med Viken. Fram til sommeren skal alle medarbeidere vite hvor de innplasseres i ny organisasjon. Det er gjort sterke prioriteringer for å holde belastningen og tjenesteleveransene på et akseptabelt nivå. Det er indikasjoner på at tjenestetilbudet for interne brukere oppleves som lavere. Bruk av midlertidighet, overtid og innleie har i noen grad dekket opp for behovet for ressurser. En "temperaturmåling" i november 2018 indikerte at belastningen opplevdes som ganske høy for om lag 10 prosent av medarbeiderne i de mest berørte avdelingene. Belastningen har økt utover våren 2019 som følge av tidspress knyttet til Viken-prosessen. Ledelsesfunksjonen er og vil være belastet til Viken er etablert fordi gammel, midlertidig og ny organisasjon skal ledes samtidig. Sykefraværet har slik det er vanlig i omstillingsprosjekter gått noe ned, men hvis det følger ordinær utvikling for slike prosesser vil det øke til over vanlig nivå i flere år etter at prosessen er ferdig. Antallet politiske bestillinger er moderat. Situasjonen med hensyn til tilgjengelige kapasitet gjør at AFK ikke bør sette i gang utredningsarbeid som kan avvente behandling i Viken. Fylkesrådmannen vil følge utviklingen nøye framover. Det vil også bli gjennomført en ny «temperaturmåling» i regi av prosjektkontoret som kan gi nyttig informasjon og grunnlag for eventuelle ytterligere tiltak. Det blir viktig å ha sterk oppmerksomhet om kulturbygging og beredskap for reaksjoner og håndtering av eventuelle konflikter når den nye organiseringen blir operativ. Fylkesrådmannen vil til slutt trekke fram det gode samarbeidet som er med tillitsvalgte og vernetjeneste. Dette er avgjørende for å lykkes med omstillingen. Oslo, Knut Sletta

10 Saksbehandler: Viggo Nilsen fylkesrådmann

11 Orienteringsnotat Dato: Arkivref: / Saksnr Utvalg Møtedato 2/19 Administrasjonsutvalget Orientering om rengjøringstjenesten på de videregående skolene i Akershus Notatet gjelder Orientering om hvordan renhold organiseres ved de videregående skolene i Akershus fylkeskommune. Redegjørelse I Akershus fylkeskommune har skolene ansvaret for renhold, enten med egne ansatte eller gjennom private firmaer. Det er kun 6 skoler av 36 som har innleid firma til fast renhold. Enkelte skoler leier inn hjelp fra firmaer ved sykefravær eller ved spesielle anledninger. Det er en gjennomgående positiv tilbakemelding fra skolene som har egne ansatte. Skolene opplever lojale medarbeidere som er stolte av arbeidsplassen sin. Rengjøringspersonalet er aktive bidragsytere på skolen og inkludert i virksomheten. Rengjøringspersonalet har god kjennskap til elevene og skolene opplever at deres tilstedeværelse er positiv med tanke på bl.a. aktivitetsplikten. Utfordringen med egne ansatte er sårbarheten ved fravær. Det faglige miljøet er lite og det kan være utfordrende i forbindelse med faglig utvikling. Tilbakemeldingen fra de seks skolene som har innleide firmaer er 50/50 positive og negative. De positive aspektene gjelder mindre ansvar for oppfølging av rengjøringsarbeidet og mindre oppfølging av sykefravær. De negative aspektene er tilsvarende og gjelder krevende oppfølging av rengjøringsarbeidet og utfordringer ved oppfølging av sykefravær. Språkproblemer er også en utfordring. Fylkesrådmannen setter pågående prosesser om endringer og eventuelle anskaffelser på vent til Viken etableres. Oslo, Knut Sletta fylkesrådmann

12 Saksbehandler: Ulrike Rode Vedlegg som ikke følger notatet