Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Kjetil Torp Leder KRF Ingeborg Karine Haugenes Medlem Anne Helene Espeland Medlem

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalg Møtested: Møterom 2, Administrasjonsbygget Dato: Tid: 09:00 Forfall meldes til kommunens ekspedisjon på tlf , eller sms til Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Kjetil Torp Leder KRF Ingeborg Karine Haugenes Medlem Anne Helene Espeland Medlem Baarøy Kirsten Helen Myren Medlem SP Lars Espeland Medlem H Ragnar Ettestøl Medlem SP John Geir Smeland Medlem AP Kjersti Fossing Medlem AP Kine Lorentzen Medlem Ingunn Landberg Rønningen Medlem H Ingunn L. Rønningen har meldt forfall. Lars Simonstad innkalles som vara. Med vennlig hilsen For ordfører Kjetil Torp Anne Helene E. Baarøy

2 Saksnr PS 1/15 PS 2/15 PS 3/15 PS 4/15 Innhold Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll Saksfremlegg sluttrapport sykefraværsprosjektet " sammen om en bedre kommune" Vegårshei Bo og omsorgssenter 2014 Orienteringssaker IA plan

3 PS1/15Godkjenningavsaksliste PS2/15Godkjenningavprotokoll

4 Saksframlegg Dato: Arkivref: / / 025 Anne Cecilie Guttormsen Saksnr Utvalg Møtedato 3/15 Administrasjonsutvalg SAKSFREMLEGG SLUTTRAPPORT SYKEFRAVÆRSPROSJEKTET " SAMMEN OM EN BEDRE KOMMUNE" VEGÅRSHEI BO OG OMSORGSSENTER 2014 Rådmannens innstilling Rådmannen anbefaler at årsrapport til Kommunal- og moderniseringsdepartementet tas til etterretning, og gjøres gjeldene som en sluttrapport for prosjektets arbeid ved Vegårshei Bo og omsorgssenter, slik den fremkommer i vedlegg til saken.

5 Vedlegg: 1. Årsrapport for Sammen om en bedre kommune 2014, Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Årsrapporten har blitt utarbeidet i samarbeid i prosjektgruppen, og det var enighet i gruppen at det er ønskelig at denne skal gjelde som en sluttrapport for prosjektgruppens arbeid med VBO. Dokumenter: 1. Milepælsplanen utarbeidet i prosjektgruppen Mandat fra kommunestyret vår 2013 Saksopplysninger: Innledning I 2011 ble det vedtatt at Vegårshei kommune skulle bli en del av utviklingsprogrammet sammen om en bedre kommune i regi av Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Hovedprosjektet gjaldt hele kommunen og fokus var tema: Sykefravær. I 2012 ble prosjektet spisset mot pleie- og omsorgsenhetene, som har det største fraværet. Våren 2013, ble oppmerksomheten rettet mot Vegårshei bo og omsorgssenter (heretter kalt VBO). Første kvartal 2012, var fraværsprosenten oppe i 18, 76 %, og økte ytterligere til 26 % i andre kvartal. Sykefraværet var i en kort periode nede i 7 %, men ved utgang 2013, var fraværet igjen økt Prosjekt mottok nytt mandat, forankret i kommunestyret april 2013, med bakgrunn i kartlegging fra Bedriftshelsetjenesten (høsten 2012). Prosjektet endret sammensetning høsten Ny prosjektgruppe med fast prosjektleder, politisk deltakelse, enhetsleder, tillitsvalgte og verneombud i enheten, samt rådgiver for Inkluderende Arbeidsliv. Bakgrunn Gjennom deltakelse i utviklingsprogrammet Sammen om en bedre kommune, har Vegårshei kommune satt som mål å redusere sykefraværet gjennom tiltak som setter fokus på helsefremmende arbeidsplasser og etablering av nærværskultur. Prosjektet har tatt sikte på å avdekke strukturelle og /eller kulturelle faktorer som kan påvirke fraværet. En ønsket å øke fokuset på at arbeidsplassen er hovedarena for et redusert fravær, og avklare om de strukturer og prosesser kommunen har, støttet opp under dette (vedlegg1). Mandatet fra kommunestyret april 2013 var tydelig, men det møtte motstand og utfordringer ved forankring blant både ledelse og ansatte i enheten. I 2014 endret dette seg. Tiltak fra mandatet- resultat Prosjektgruppen og ansatte fikk lagt grunnmuren etter et dypdykk i struktur, i form av opprydding av oversikt over ansatte, utarbeidelse av stillingsinstrukser, rolleavklaringer, strukturerte møteplasser, organisasjonskart og en oversikt over arbeidsoppgaver i forhold til de ulike faggruppene i organisasjonen. De ansatte uttaler at de ikke lenger opplever den samme følelsen av opplevd underbemanning,( opplevd underbemanning fremkom som en faktor i kartleggingsrapport fra Bedriftshelsetjenesten 2012), da det er flere faste og kjente ansatte nå er på jobb som følge av økte stillinger. Kun en ansatt har under 60 % stilling pr. dags dato. Det er kartlagt og utarbeidet behovet rundt så mange 100 % stillinger som vurderes som hensiktsmessig, jfr mandatet gitt av Kommunestyret. Videre har og tiltak vedrørende mangel på synlig ledelse, ført til tiltak hvor det er iverksatt delegert personalansvar til teamsykepleiere i de ulike avdelingene.

6 Det er og flere ansatte som er tilbake i arbeid etter langvarig sykdom hvor noe av fraværet er arbeidsrelatert, men overtall av faktisk sykdom. Disse faktorene uttaler de ansatte at har gitt en opplevelse av trygghet, forutsigbarhet og stabilitet i ansattgruppen (vedlegg 1). Involvering og medvirkning Arbeidet og prosessene i 2014 kjennetegnes av stor grad av involvering og medvirkning. Prosjektgruppa ønsker å tro at det er en sammenheng mellom involvering og medarbeidertilfredshet. Det kan bety at det tar lengre tid for å nå målene, samtidig som vi ser at forankring og felles forståelse for endring er nødvendig for at vi skal lykkes på sikt. Deltakelse i utviklingsprogrammet bidrar til økt kunnskap om forhold som påvirker sykefravær, hva som kjennetegner helsefremmende arbeidsplasser med høyt nærvær og gir samtidig mulighet for erfaringsutveksling med andre kommuner i samme pulje. Vegårshei kommune har, som det fremkommer av årsrapporten, iverksatt flere tiltak som skal bidra til økt fokus på nærvær. Innsats og fokus for prosjektet 2015 Innsatsen i prosjektet har som tidligere nevnt skiftet form etter oppstart. I 2014 har fokuset vært som tidligere beskrevet, mot VBO som til tider var oppe i hele 26 % sykefravær, og er nå nede i en prosent på 7,04. Prosjektets fokus mot VBO går fra over i drift, og enheten følger opp tiltakene og arbeidet fra prosjektet, som går over i generelt arbeid med sykefravær. Sykefravær i Vegårshei kommune generelt har gått ned fra 8,65 % i 2012, til 7,14 % i Fokus på HMS arbeid for kommunen generelt kan ha vært en faktor for lavere sykefravær generelt i kommunen. Fokus for kommune og prosjektet videre i 2015, er spissing til enhet for barnehage hvor man arbeider tett i forhold til prosess rundt arbeidsmiljøet, samt enhet for helse og omsorg hvor man har fokus på det strukturelle og kulturelle. Prosjektet har allerede brukt erfaringer fra arbeidet med VBO i de to andre enhetene og ser en raskere kartlegging og avklaring vedrørende sykefraværet enn om vi ikke hadde brukt vår erfaring fra VBO. Dette har ført til at enhetene kan sette inn tidligere tiltak og kan bidra til å forebygge ytterligere sykefravær og øke nærværet. Økonomiske konsekvenser: Dersom kommunen fortsetter i utviklingsprogrammet sammen om en bedre kommune, mottar kommunen kr ,- i tilskudd for å kunne opprettholde fokus på arbeid med arbeidsmiljø og sykefravær i Vegårshei kommune. Dette tilskuddet bortfaller dersom kommunen velger å ikke fortsette med programmet. Dette kan resultere i at det gode arbeidet med arbeidsmiljø og sykefravær som til nå har vært utført, ikke kan opprettholde samme fokus og ressurser. Rådmannens vurdering: Det har blitt utført et betydelig arbeid i prosjektgruppen, og prosjektet vurderes å være i samsvar med vedtatte mandat fra kommunestyret og prosjektets milepælsplan. Mål gitt i mandat fra kommunestyret vurderes som oppnådd. Rådmannen anbefaler at årsrapport til Kommunal- og moderniseringsdepartementet tas til etterretning, og gjøres gjeldene som en sluttrapport for prosjektets arbeid ved Vegårshei Bo og omsorgssenter, slik den fremkommer i vedlegg til saken. Anne Cecilie Guttormsen HR- og organisasjonsrådgiver

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22 PS4/15Orienteringssaker